Creación y gestión de pedidos de venta en SAP SD

Programa de
Entrenamiento
a Usuarios Finales
Mdulo:
Capacitador:
Curso:
SD
J os Miguel Fernndez
Pedido de Ventas
Programa de Entrenamiento a Usuarios Finales
AGENDA
AGENDA
Introduccin
Objetivos
Conceptos del Proceso
Flujo del proceso
Transacciones/Temas
Conceptos Bsicos
Glosario de trminos utilizados
Clases de Pedido
Transacciones
VA01: Crear Pedido de Venta
VA31: Crear Plan de Entrega
Transacciones adicionales: VA02, VA03, VA31, VA32
Desbloqueo: VA02, VA32, V.23
Conclusin del curso
INTRODUCCIN
OBJ ETIVOS
OBJ ETIVOS
Usted ser capz de:
Entender el proceso de Pedidos de Venta SAP
Explicar los cambios de transacciones especficas
luego de la implementacion de SAP
Ejecutar las siguientes funciones:
Crear Pedidos de Venta
Modificar Pedidos de Venta
Visualizar Pedidos de Venta
Desbloquear Pedidos de Venta
Anular y borrar Pedidos de Venta
Recordemos: Flujo Bsico de Ventas SD
Pedido de Venta
Picking Salida Mercancas
Facturacin
Pedido de Venta Factura Entrega de Mercancas
Datos
Cliente
Material
Precio
Manejo mercanca:
Entrega a cliente
Gua despacho
Contabilizacin Costos
Contabilizacin
Impresin factura
Aprobacin
de la venta
(SOX)
Aprobacin
FLUJ O DE VENTAS
FLUJ O DE VENTAS
Recordemos que:
Pedido de Venta
Pedido de Venta
Datos
Cliente
Material
Precio
Aprobacin
de la venta
(SOX)
Aprobacin
El Pedido de Ventas determina la venta
que se realizar.
Todo proceso de venta se inicia con un
Pedido:
Ventas con todas su variantes
Ajustes de Facturas: ND y NC
Retorno de Mercancas (Devoluciones)
El Pedido de
Venta es el
coraznde SD
FLUJ O DE VENTAS: PEDIDO
Pedido de Ventas
Pedido de Venta
Pedido de Venta
Datos
Cliente
Material
Precio
Aprobacin
de la venta
(SOX)
Aprobacin
En este proceso se definen, entre otras cosas:
Cliente
Materiales de venta
Para materiales de stock, o que requieran
gua de despacho, se determina el centro,
expedicin
Precios, tipo cambio
Glosa que acompaar la factura
Se determina el tipo de factura: factura,
factura exenta y boleta (adems de NC y ND)
Los Pedidos para materiales de stock deben
tener una orden CO para definir CeCo
Pedido de Ventas
Pedido de Venta
Pedido de Venta
Datos
Cliente
Material
Precio
Aprobacin
de la venta
(SOX)
Aprobacin
Tener en cuenta:
TODO pedido de venta debe ser aprobado
Cualquier modificacin en un pedido requiere
una nueva aprobacin
El sistema permite crear un pedido de ventas
a partir de un documento de ventas anterior.
Esto se llama creacin con referenciay
ahorra mucho tiempo!
La referencia puede ser un pedido de ventas
o una factura (importante para crear notas de
ajuste)
Si un pedido de ventas no se utilizar, hay
que borrarlo del sistema! Esto evitar que se
facture por error.
Entrega
Picking Salida Mercancas
Entrega de Mercancas
Manejo mercanca:
Entrega a cliente
Gua despacho
Contabilizacin Costos
La entrega toma los datos del
pedido. En este proceso:
Se realiza la entrega de
mercancas
Se imprime la gua de
despacho, si corresponde
Se contabiliza el costo de la
venta
FLUJ O DE VENTAS: ENTREGA
FLUJ O DE VENTAS: ENTREGA
Factura
Facturacin
Factura
Contabilizacin
Impresin factura
La factura toma los datos desde la entrega, y en los
casos en que no exista entrega, directamente desde
el pedido de ventas.
En este Proceso:
Se contabiliza la venta (integracin con FI)
Se imprime el documento legal de venta
FLUJ O DE VENTAS: FACTURA
FLUJ O DE VENTAS: FACTURA
TRANSACCIONES / TEMAS
A nivel de transacciones, los pedidos de venta se dividen en dos grupos:
Pedido de Venta
VA01: Crear Pedidos de Venta
VA02: Modificar Pedidos de Venta
VA03: Visualizar Pedidos de Venta
V.23: Desbloquear Pedidos de Venta
Pedido de venta tipo Plan de Entrega
VA31: Crear Plan de Entrega
VA32: Modificar Planes de Entrega
VA33: Visualizar Planes de Entrega
Adems de la transaccin auxiliar
VA05: bsqueda de pedidos de venta
VA35: bsqueda de planes de entrega
CONCEPTOS DEL PROCESO
Todo documento de ventas posee dos tipos de campos:
Cabecera: campos vlidos para todo el documento
Posicin: campos vlidos para cada posicin. En las posiciones se
ingresarn los materiales que se vendern
Pos 3
Pos 2
Material 1
Precio 1
Pos 1
Cabecera
Datos cliente
Glosa Factura
Posicin
Datos vlido para cada
material
C
a
b
e
c
e
r
a
Pos 3
Pos 2
Material 1
Precio 1
Pos 1
Cabecera
Posicin
C
a
b
e
c
e
r
a
Tanto el la Cabecera como en la Posicin existen campos que deben ser
completados de manera obligatoria, llamados datos incompletos. Muchos de
estos datos son trados automticamente del los Datos Maestros:
DI: Datos Incompletos que debe ser llenado cada vez que se crea un pedido
Ej: cliente, material, precio
DIDM: Datos Incompletos que vienen de los Datos Maestros
Ej: grupo imputacin cliente, condiciones de pago
DO: Datos que no son necesarios para que funcione el sistema
Ej: glosas
Conceptos bsicos de los Pedidos de Venta: Cabecera
Solicitante (DI)
Nmero de cliente al cual se le realizar la venta
Grupo imputacin cliente (DIDO)
Grupo de imputacin que posee el cliente por defecto en el
Maestro de Clientes.
Condiciones de Pago (DIDO)
Corresponde al plazo de pago que se le extiende al cliente
Cada cliente tiene asociada uma condicin de pago en el
Maestro de Clientes. Sin embargo, ests condiciones se pueden
modificar dependiendo de cada venta.
GLOSARIO DE T
GLOSARIO DE T
RMINOS
RMINOS
Nmero de Pedido (DI)
Referencia alfanumrica para indicar el nmero de pedido,
contrato o solicitud de venta empleada en el rea que realiza la
venta
Cada rea debe desarrollar una nomenclatura propia para
manejar el nmero de pedido.
Textos de Cabecera (DO)
Se definen 4 diferentes textos de cabecera para la Glosa que
ser impresa en la factura
Texto1: Texto para la Glosa principal
Perodo Facturado: Texto para el perodo facturado
Tipo de Cambio: Texto para incluir tipo de cambio
Texto2: Texto para incluir datos anexos
GLOSARIO DE T
GLOSARIO DE T
RMINOS
RMINOS
Datos Adicionales A (DO)
Dentro de la cabecera del documento de pedido existe un menu
para incluir datos adicionales en el Pedido de Ventas.
Grupo de Clientes 1: Permite seleccionar la opcin de boleta de
ventas em vez de facturas. til para venta de tipo retail.
Moneda (DO)
Permite cambiar la moneda de la venta y asignar tipos de
cambio definidos por FI
Incoterm(DI)
Corresponde a las condiciones de expedicin (traslado) de las
mercancas; por ejemplo CIF y FOB.
Para materiales que nos sean de stock utilizamos UN
GLOSARIO DE T
GLOSARIO DE T
RMINOS
RMINOS
Conceptos bsicos de los Pedidos de Venta: Posicin
Centro de expedicin (DI)
Lugar fsico en el cual se almacenan los materiales.
En el caso de los materiales que no sean de stock, los
materiales se almacenan en un solo Centro ficticio por cada
compaa.
Puesto de Expedicin (DIDO)
Punto fsico em el cual se realizan actividades de carga de
productos. Um Centro puede tener ms de un Puesto de
Expedicin.
Elemento PEP (DO)
Elemento PEP asociado a la venta. Entregado por PS
GLOSARIO DE T
GLOSARIO DE T
RMINOS
RMINOS
Orden (DI)
Orden interna de ventas. Por ejemplo, para vender activos fijos
se utilizar uma orden interna de FI
Tambin es necesario para venta que sean de materiales de
stock. En este caso se utiliza uma orden CO para definir el
Centro de Costo.
Textos de Posicin (DO)
Se definen 2 textos de posicin para la Glosa que ser impresa en la
factura
Texto ventas material: Texto para describir el material
Precio Unitario: Texto para incluir el precio unitario del material
GLOSARIO DE T
GLOSARIO DE T
RMINOS
RMINOS
Datos Adicionales A (DO)
Dentro de la posicin del documento de pedido existe un menu
para incluir datos adicionales para el material.
Grupo de Clientes 1: Permite seleccionar la opcin de no
imprimir la cantidad del producto en la factura.
GLOSARIO DE T
GLOSARIO DE T
RMINOS
RMINOS
Precio (DI)
Existen tres tipos de precios que pueden ser aplicados a
cada material:
Precio Manual Unitario: PR00
Precio que se ingresa al momento de realizar el pedido de ventas.
Este precio se define fuera del sistema SAP.
Precio Manual por el Total: YPR1
Precio vlido por la cantidad total del material vendido. Este precio
se define fuera del sistema SAP.
Precio por Tabla: YPR0
Precio definido previamente en los Datos Maestros de Precio
GLOSARIO DE T
GLOSARIO DE T
RMINOS
RMINOS
La factura toma los datos de la Cabecera y Posicin para incluirlos en la
glosa. Esta informacin corresponde entre otros a:
Datos Cliente: nombre, direccin, RUT (CUIT), giro
Datos Posicin: Materiales y precios
Datos adicionales A Grupo material es 1: determina si se imprime la
cantidad del material en esa posicin
Textos de Cabecera
Textos de Posicin
Manejo de Textos para
Factura, Factura
Exenta, ND y NC:
Pos 1, precio PR00
Pos 3, precio YPR1
Pos 4, precio YPR1,
texto Precio Unitario
Pos 5, precio YPR1,
no imprime cantidad
Pos 2, precio YPR0
Datos Cliente
Texto1 (cabecera)
Perodo facturado (cabecera)
Tipo de cambio (cabecera)
Texto2 (cabecera)
Txt. Ventas material
PR00
Material 1 Cantidad
Material 3 Cantidad YPR1
Material 4 Cantidad
YPR1
Precio Unitario
Material 5
YPR1
Material 2
YPR0 x Cant. YPR0
PR00 x Cant.
Total
Tipos de Pedido
Existen diferentes tipos o clases de pedido que se adecuan a las
necesidades de cada tipo de venta
Clases
Clases
de Pedido
de Pedido
Pedido sin Entrega YOR
Ventas de materiales que no sean de stock, como es el caso de
los servicios, energa, potencia, cenizas, gas, etc.
Este pedido tiene bloqueo para factura
Pedido YOR Factura Desbloqueo Factura
TX:
VA01 Crear
VA02 Modificar
VA03 Visualizar
TX:
VA02 Modificar
V.23 Desbloquear
Pedido Estndar o Pedido con Entrega YORD
Este tipo de pedido genera una Entrega. En la Entrega el
material puede ser entregado en partes (varas GD)
Se utilizar este Pedido en dos casos:
Para la venta de productos de stock
Para la generacin de guas de despacho. Por ejemplo, si se
vende cenizas y se requieren guas de despacho para
trasladar el producto
Pedido est bloqueado para Entrega y Factura
Pedido YORD Entrega Desbloqueo Entrega y Factura
TX:
VA01 Crear
VA02 Modificar
VA03 Visualizar
TX:
VA02 Modificar
V.23 Desbloquear
Factura
Clases
Clases
de Pedido
de Pedido
Solicitud de Abono o Nota de Dbito YDR
Permite realizar la nota de ajuste del tipo ND
No requiere del proceso de Entrega
Bloqueo para Factura
Creacin con Referencia
Pedido YDR Factura Desbloqueo Factura
TX:
VA01 Crear
VA02 Modificar
VA03 Visualizar
TX:
VA02 Modificar
V.23 Desbloquear
Factura Original
Clases
Clases
de Pedido
de Pedido
Solicitud Nota de Cargo o nota de Crdito YCR
Generacin de NC
No requiere del proceso de Entrega
Bloqueo para Factura
Creacin con Referencia
Pedido YCR Factura Desbloqueo Factura
TX:
VA01 Crear
VA02 Modificar
VA03 Visualizar
TX:
VA02 Modificar
V.23 Desbloquear
Factura Original
Clases
Clases
de Pedido
de Pedido
Devolucin o Retorno de Mercancas YRE
Tipo de Nota de Crdito asociada a la devolucin de mercancas
Este pedido de venta tiene Entrega asociada
Pedido YRE Entrega Desbloqueo
TX:
VA01 Crear
VA02 Modificar
VA03 Visualizar
TX:
VA02 Modificar
V.23 Desbloquear
Factura Factura Original
Clases
Clases
de Pedido
de Pedido
Venta Retenedor de Impuestos ZFC
Pedido de venta que inicia un flujo de venta en el cual no se
imprime una factura (la factura la enva el cliente)
En este tipo de flujo se requiere aprobar la factura del cliente
antes de contabilizar la venta
Bloqueo para Entrega, Factura y Contabilizacin
Pedido ZFC Entrega Factura
Desbloqueo
Contabilizacin
TX:
VA01 Crear
VA02 Modificar
VA03 Visualizar
TX:
VA02 Modificar
V.23 Desbloquear
Desbloqueo Entrega y Factura
Clases
Clases
de Pedido
de Pedido
Tipos de Plan de Entrega
El Plan de Entrega es un tipo de Pedido de Ventas que permite calendarizar
Entregas bajo un programa predeterminado.
Los Planes de Entrega estn disponibles solo para casos muy particulares
Ventajas:
La mayor ventaja de este tipo de pedido para nosotros es que permite
aprobar varios pedidos de una vez.
Desventajas:
Si se programan Entregas a largo plazo puede ser necesario modificar el
Pedido, lo que implicar que se tenga que aprobar de nuevo.
Los datos de cabecera para todas las Entregas debe ser el mismo. Esto
es, mismo cliente, condiciones de pago, incoterms, etc.
Clases
Clases
de Pedido
de Pedido
Plan de Entrega YLP
Permite planificar varias entregas segn un calendario
Cada Entrega queda especificada en una posicin
Se define la fecha de la entrega
Se comporta igual que un Pedido con Entrega (YORD) en todo
otro respecto
Pedido YLP Entregas Desbloqueo Entrega y Factura
TX:
VA01 Crear
VA02 Modificar
VA03 Visualizar
TX:
VA02 Modificar
V.23 Desbloquear
Factura
Clases
Clases
de Pedido
de Pedido
Plan de Entregas con bloqueo de contabilizacin YDS
Plan de Entrega que permite modificar le precio directamente en
la factura. til en los casos en los cuales se debe realizar una
entrega al cliente ANTES de conocerse el precio final de la venta
Por ello requiere de una nueva aprobacin para contabilizacin
En caso de utilizarse, se recomienda utilizar este tipo de pedido
para programar entregas unitarias, es decir, como si fuera un
pedido YORD con una sola Entrega
Se desaconseja utilizar esta alternativa
Pedido YDS Entregas Factura
Desbloqueo
Contabilizacin
TX:
VA01 Crear
VA02 Modificar
VA03 Visualizar
TX:
VA02 Modificar
V.23 Desbloquear
Desbloqueo Entrega y Factura
Clases
Clases
de Pedido
de Pedido
TRANSACCIONES
PEDIDO PEDIDO
Objetivo de la Transaccin VA01:
Esta transaccin permite crear Pedidos de Venta en el sistema
Concepto de la Transaccin VA01:
Los tipos de pedido asociado a esta transaccin son:
YOR, YORD, YCR, YDR, YRE, ZFC
Para cada tipo de pedido es necesario ingresar los datos
incompletos. Los principales son cliente, material y precio
Cada material que se vende corresponde a una posicin
Em la cabecera se incluye la informacin que es vlida para
todas las posiciones
En esta transaccin se completa la informacin que se utilizar
en la glosa
Todo pedido requiere aprobacin. Si se modifica un pedido, debe
ser aprobado nuevamente.
Si puede, cree el pedido con referencia
PEDIDO PEDIDO
Puntos importantes a ser considerados para la ejecucin de esta
transaccin
Se debe tener claridad respecto del tipo de venta que se desea
realizar
Recuerde que no se pueden crear pedidos de venta si el cliente
o el material no est creado en los Datos Maestros
El texto de Precio Unitario permite escribir el precio como texto
en la glosa em los casos que nos sea posible incluir el precio por
PR00
Recuerde que si se desea imprimir uma boleta es necesario
indicarlo en el pedido.
En el pedido es posible manejar campos que afectan la
imputacin de la venta.
Antes de grabar el pedido asegrese de que los datos quepan en
la factura impresa!
!
DESBLOQUEO DESBLOQUEO
Desbloqueo
VA02: desbloqueo para Entrega en Pedido
V.23: desbloqueo para factura
Concepto de la transaccines V.23:
La transaccin que permite eliminar el bloqueo para facturacin.
Esta transccin permite buscar em el sistema pedidos bloqueados
para facturacin
Concepto de la transaccines VA02:
La transaccin para desbloquear entregas es la misma que la usada
para modificar el pedido. De hecho, para desbloquear un pedido se
debe modificarsu estado.
Solo los aprobadores podrn utilizar esta transaccin para modificar el
campo de bloqueo para entrega.
Esta transaccin tambin permite eliminar el bloqueo para facturacin
transaccin
Solo los aprobadores tendrn acceso a las transacciones de
desbloqueo mediante un Perfil de aprobador
Es importante delegar este perfil si el aprobador no se
encontrar disponible para eliminar bloqueos
Demostraci
Demostraci
n
n
Crear Pedido/Pedido sin entrega
Demo 5.1
Ejercicio
Ejercicio
Crear Pedido/Pedido sin entrega
Ejercicio 5.1
Demostraci
Demostraci
n
n
Crear Pedido/Pedido con entrega
Demo 5.2
Ejercicio
Ejercicio
Crear Pedido/Pedido con entrega
Ejercicio 5.2
PLAN ENTREGA PLAN ENTREGA
Objetivo de la Transaccin VA31:
Esta transaccin permite crear Pedidos del tipo Plan de Entrega
Concepto de la Transaccin VA31:
Los tipos de pedido asociado a esta transaccin son:
YLP, YDS
Para cada tipo de pedido es necesario ingresar los datos incompletos.
Los principales son cliente, material, precio y fechas entregas
Cada material que se vende corresponde a una posicin
En la cabecera se incluye la informacin que es vlida para todas las
posiciones
En esta transaccin se completa la informacin que se utilizar en la
glosa
Todo pedido requiere aprobacin. Si se modifica un pedido, debe ser
aprobado nuevamente.
Si puede, cree el pedido con referencia
Evite utilizar este tipo de ventas
PLAN ENTREGA PLAN ENTREGA
transaccin
Se debe tener claridad respecto del tipo plan de entrega que se
desea realizar
Recuerde que no se pueden crear pedidos de venta si el cliente
o el material no est creado en los Datos Maestros
El texto de Precio Unitario permite escribir el precio como texto
en la glosa em los casos que nos sea posible incluir el precio por
PR00
Recuerde que si se desea imprimir uma boleta es necesario
indicarlo en el pedido.
En el pedido es posible manejar campos que afectan la
imputacin de la venta.
Cada entrega tiene los mismos datos de cabecera y por ende, de
glosa.
Antes de grabar el pedido asegrese de que los datos quepan en
la factura impresa!
!
Demostraci
Demostraci
n
n
Crear Pedido/Plan de Entrega con
bloqueo contabilizacin
Demo 5.3
TRANSACCIONES ADICIONALES TRANSACCIONES ADICIONALES
Transacciones adicionales:
VA02: modificar Pedido
VA03: visualizar Pedido
VA32: modificar Plan de Entregas
VA33: visualizar Plan de Entregas
Concepto de la transaccines VA02 y VA32:
Las transaccin de modificacin permiten modificar datos em
pedidos de venta ya creados.
Son tiles para actualizar o corregir datos
Cada vez que se grabe uma modificacin, el pedido de ventas
se bloquear automticamente.
Estas transacciones solo permiten visualizar um pedido, sin tener
la posibilidad de efectuar cambios.
TRANSACCIONES ADICIONALES TRANSACCIONES ADICIONALES
transaccin
No se puede modificar los datos de cliente, material, precios si la
venta toca la contabilidad. Esto sucede en dos puntos, al
contabilizar la salida de mercanca y al contabilizar la factura.
Solo el usuario de Pedido podr modificar pedidos de venta.
Tanto los aprobadores como los usuarios pueden utilizar las
transacciones de visualizacin
Desbloqueo
VA02: desbloqueo para Entrega en Pedido
VA32: desbloqueo para Entregas en Plan de Entregas
V.23: desbloqueo para factura
Concepto de la transaccines V.23:
La transaccin que permite eliminar el bloqueo para facturacin.
Esta transccin permite buscar em el sistema pedidos bloqueados
para facturacin
La transaccin para desbloquear entregas es la misma que la usada
para modificar el pedido. De hecho, para desbloquear un pedido se
debe modificarsu estado.
Solo los aprobadores podrn utilizar esta transaccin para modificar el
campo de bloqueo para entrega.
Esta transaccin tambin permite eliminar el bloqueo para facturacin
transaccin
Solo los aprobadores tendrn acceso a las transacciones de
desbloqueo mediante un Perfil de aprobador
Es importante delegar este perfil si el aprobador no se
encontrar disponible para eliminar bloqueos
B B SQUEDA SQUEDA
Transacciones de bsqueda:
VA05: bsqueda de Pedidos
VA35: bsque da Planes de Entrega
Estas transacciones permiten realizar bsqueda de pedidos em
el sistema
El sistema proporciona filtros para acotar las bsquedas
transaccin
Por control cada usuario y aprobador solo podr realizar
bsquedas de pedidos por rea de venta
RESUMEN RESUMEN
Resumen
El Pedido de Ventas
determina TODO el flujo
de venta.
Existen dos tipos de
pedido: Pedido y Plan
de Entrega
Posee datos
incompletos
Posee datos
opcionales
Todo Pedido debe ser
aprobado
El desbloqueo es
equivalente a modificar
el pedido
AREA DE VENTA
Org. de Vta
Sector
Canal
Datos
Maestros
C
l
i
e
n
t
e
s
M
a
t
e
r
i
a
l
e
s
Precios
Plan E.
Factura
Entrega
Datos
Incompletos:
Cliente
Material
Precio
Pedido
Desbloqueo
Datos
Opcionales:
Glosa
Boleta
PEP, etc
CONCLUSIONES DEL CURSO
CONCLUSI
CONCLUSI
N
N
Desde este momento usted debe ser capz de:
Entender el proceso de Pedido de Venta
Utilizar las diferentes clases de Pedidos
Entender como el Pedido de Ventas afecta a los
procesos de Entrega y Factura
Ejecutar las siguientes transacciones:
VA01, VA02, VA03
VA31, VA32, VA33
VA05, VA35
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