PARA QU SIRVEN LOS ORGANIGRAMAS?

Herramienta de comunicacin
Al constituir una fuente de consulta oficial, le sirve al usuario para obtener una
imagen formal y de conocimiento general de la organizacin, ya que brinda
informacin sobre divisin de funciones, niveles jerrquicos, lneas de autoridad
y responsabilidad, relaciones de dependencia y de coordinacin canales
formales de comunicacin, la naturaleza lineal o staff de las unidades, entre
otros. Adicionalmente se emplean como instrumento de informacin para los
funcionarios de la institucin, ya que les permite ver la posicin relativa que
ocupan, la relacin que tienen con el resto de la estructura y las posibilidades
que tienen para ascender a otras posiciones dentro de la organizacin.
In!trumento de an"#i!i!
Sirven para diagnosticar y analizar las estructuras con miras a replantearlas y
adecuarlas a las necesidades del momento. Puesto que el organigrama
muestra lneas de autoridad para tomar decisiones, el simple eco de
presentar la organizacin en un organigrama, puede mostrar inconsistencias y
complejidades, sus puntos fuertes y d!biles y generar la necesidad de su
correccin. A los analistas organizacionales les sirve para aclarar sus ideas" se
puede apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo
mejor de lo que se podran obtener por medio de una larga descripcin.
Adems, le sirve como istoria de los cambios y gua para planear una
e#pansin o proyeccin de la entidad con planes a corto y largo plazo.
LIMI$A%IONES &E LOS ORGANIGRAMAS
$o son una representacin e#acta y completa de la realidad, ya que
%nicamente ilustra algunas relaciones en el nivel de la organizacin formal. As
por ejemplo, muestra las relaciones formales de autoridad y omite las m%ltiples
relaciones informales que se dan en una organizacin, ni cunta autoridad
e#iste en cualquier punto de la estructura. &as personas pueden confundir las
relaciones de autoridad con la posicin en la estructura. 'jemplo( el funcionario
ubicado en una unidad staff que depende del jerarca de la organizacin y que
se localiza en la parte superior del organigrama, no implica m#imo nivel de
autoridad" contrario a un funcionario de lnea regional que aparezca uno o dos
niveles por debajo y, sin embargo, poseer suficiente autoridad en su mbito de
accin. )ambi!n tiende a e#acerbar en las personas el sentimiento de ser
superiores o inferiores y a dar a las personas que ocupan un cuadro en el
mismo, una sensacin de *propiedad*. Aunque una buena elaboracin del
organigrama intenta acer que los niveles en la grfica est!n de acuerdo con
los niveles de importancia en la empresa, no siempre puede acerse as.
+ucos organigramas muestran las estructuras como se supone que deben
ser, o solan ser, y no cmo son en realidad. &os administradores olvidan que
las organizaciones son dinmicas y que las grficas deben redise,arse con
alguna periodicidad para estar permanentemente actualizada.
EL &ISE'O &EL ORGANIGRAMA
&a elaboracin de un organigrama puede obedecer a las siguientes
situaciones(
- la representacin de una organizacin nueva
- la representacin de una organizacin e#istente
- modificacin de la organizacin e#istente con miras a efectuar ajustes
bsicos, de alcance medio, o globales.
Por consiguiente, debe ser el resultado de un proceso integral o parcial de
reorganizacin administrativa y debe tomar en cuenta algunos elementos como
los que se detallan a continuacin(
a. )ipo de organigrama a elaborar. 'l organigrama elegido permite
visualizar el criterio con que se a procedido a la desagregacin" por
ejemplo, aplicando un criterio funcional o agrupacin de segmentos de
trabajo, procesos.
b. Procedimiento para la elaboracin y.o actualizacin de organigramas, lo
que conlleva autorizaciones internas para realizar el estudio, integracin
del equipo de trabajo, determinacin del programa de trabajo y
capacitacin.
c. /lasificacin, registro y anlisis de informacin(
&os datos a recoger deben proporcionar informacin sobre
unidades, relaciones, funciones, procesos, recursos umanos y
presupuestarios, normativa que rige el funcionamiento, tipo de
servicios que se brindan ya sean administrativos financieros de
apoyo o sustantivos, usuarios internos.e#ternos, mbito de accin
institucional, nacional o un sector de poblacin entre otros. Para
ello valorar las fuentes de informacin y los m!todos para
recogerlos.
0egistro de datos. 1ebern quedar registrados de tal manera que
permitan su tabulacin y anlisis.
Anlisis de datos. &a informacin recogida debe ser sometida a
un procedimiento de anlisis e interpretacin. Analizada,
interpretada y confirmada toda la informacin, se est en
condiciones de proceder con la elaboracin del organigrama
d. 1ise,o del organigrama( 1efinir los criterios y recomendaciones de
carcter t!cnico fundamentales para el dise,o, elaboracin y
actualizacin de organigramas.
e. 1ifusin interna y e#terna por los medios que se consideren
convenientes.
REQUISI$OS &E UN ORGANIGRAMA
a. &os organigramas deben ser, ante todo, muy claros para ayudar a
comprender la estructura administrativa de la organizacin.
b. 1eben contener nombres que caractericen las funciones, competencias o
procesos.
c. &os cuadros deben quedar separados entre s por espacios
d. 'l organigrama debe contener principalmente los siguientes datos(
)tulos de descripcin condensada de las actividades.
$ombre del funcionario o rea que formul el organigrama.
2eca de formulacin.
Aprobacin 3del jerarca respectivo4.
'n todo organigrama debe presentarse un recuadro que muestre la
simbologa empleada, con la e#plicacin de lneas y smbolos
especiales.
e. 1eben ser actualizados con alguna periodicidad
%LASES &E ORGANIGRAMAS
'#iste una variedad considerable de tipos de organigramas, los cuales se
pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos que son( por su naturaleza,
por su mbito, por su contenido y por su presentacin. A continuacin se
destaca una breve caracterizacin de cada uno de ellos, de modo que puedan
ser utilizados seg%n la variable o criterio que se desee resaltar. Sobre ellos se
presentan algunos de los ejemplos que ms se ajustan al anlisis
organizacional, particularmente al modelo vertical de organigramas.
Se()n !u natura#e*a+
Micro admini!trati,o!( /orresponden a una sola organizacin, pero pueden
referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman.
Macro admini!trati,o!( 5nvolucran a ms de una organizacin.
Me!o admini!trati,o!( /ontemplan a todo un sector administrativo, o a dos o
ms organizaciones de un mismo sector.
Se()n !u "m-ito
Genera#e!( /ontienen informacin representativa de una organizacin asta
determinado nivel jerrquico, dependiendo de su magnitud y caractersticas,
por lo tanto, presentan toda la organizacin y sus interrelaciones.
.i(ura Nro/+ 0 GENERALES
E!1ec23ico!( +uestran en forma particular la estructura de una unidad
administrativa o rea de la organizacin.
.i(ura Nro+ 4 ESPE%I.I%OS
Se()n !u contenido
Inte(ra#e!: 's la representacin grfica de todas las unidades administrativas
de una organizacin as como sus relaciones de jerarqua o dependencia
Direccin
Gerencial
Direccin Direccin Direccin.
Unidad Unidad Unidad
Unidad
Unidad Unidad
Geren
cia
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