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EL_CODIGO_DEL_GRAN_JUEGO._desprotegido

EL_CODIGO_DEL_GRAN_JUEGO._desprotegido

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¿Qué es el tiempo? El tiempo es el material del que está hecho nuestra
vida. Si Usted es capaz de administrar mejor su tiempo en el trabajo,
vivirá mejor, menos estresado y más feliz. También hará más felices a
los suyos. Es cuestión de tiempo...

Trucos

Actividades de bajo rendimiento. Deléguelas, negócielas con algún otro,
sistematícelas, ignórelas, pague a alguien por hacerlas, agrúpelas y hágalas
de inmediato.
Atascos de tráfico. Escuche cintas, lleve material de lectura con usted si
va en transporte público, dicte en su coche, piense. NO SE IRRITE, SAQUE
PROVECHO
Citas. Llame con antelación
para asegurarse de que las personas con las
que tiene usted una cita estarán a la hora convenida; si cancelan la cita,
tenga previsto un plan alternativo para ocupar ese hueco de tiempo.
Colas. Lleve con usted algo para leer, no se enfade (la cola no va a avanzar
más deprisa por eso), sea paciente.
Comunicación. Use recados en primera persona, respete las horas punta
de los demás, respete los hábitos de los demás, alabe a los demás, ordene
prioridades, exprésese sin poner a los demás a la defensiva, respete los esti-
los de comunicación, estimule las opiniones ajenas, establezca prolongados
contactos visuales, mantenga la mente abierta a los diferentes puntos de
vista, interésese verdaderamente por los demás, comparta las estrategias
de administración del tiempo.
Dar largas a las cosas. Ponga sus metas por escrito, créese motivación,
desee hacer las cosas que tiene que hacer, relacione los beneficios de que
disfrutará por haber alcanzado una meta, relacione las consecuencias que
se derivarán de no alcanzarla, hágase el propósito de terminar las cosas,
córtese las retiradas, quédese en la proximidad, llegue hasta los sitios en
que sea natural parar, ¡empiece –no importa qué– pero empiece!

Carlos Martín Pérez

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LibrosEnRed

Delegar. Aclare las expectativas, divida los proyectos en segmentos y
ponga una fecha límite a cada uno de ellos, señale el grado de autori-
dad, deje márgenes de tiempo, establezca puntos de control a lo largo
de toda la duración del proyecto, evalúe el factor de riesgo, demore la
crítica, sea generoso con los elogios a los subordinados, evite la delega-
ción ascendente, pida al personal que le venga con soluciones y no con
problemas.
Desplazamiento al trabajo y a casa. Organice el tiempo que dedica a des-
plazamientos, comparta los viajes, ensaye conferencias y entrevistas, prac-
tique
las presentaciones, dicte, escuche cintas, seleccione las mejores rutas,
use carreteras secundarias para los desvíos, trabaje a tiempo flexible, viva
cerca del trabajo o cerca de las principales rutas de transporte público,
manténgase relajado.
Interrupciones. Escóndase, trate por teléfono las citas cuando sea posi-
ble, disponga reuniones periódicas con su equipo para tratar asuntos de
la empresa, pida al personal que agrupen las consultas que tengan que
hacerle, exprésese con honradez, sea decidido, resérvese una hora de
tranquilidad
, reúnase con los demás en sus mesas (será Ud. quién decida
cuándo acabar la conversación), reduzca el contacto personal mientras tra-
baja, desarrolle con sus compañeros de trabajo señales secretas para que
le rescaten si le están interrumpiendo, quédese de pie cuando alguien le
interrumpa (están menos rato).
Interrupciones telefónicas. Use el sistema de rotación, no formule pre-
guntas abiertas, diga que está ocupado a quien le llama, sugiera una
hora mejor para que le llamen, haga que los demás sepan cuándo se le
puede localizar mejor, use un buen sistema de devolución de llamadas,
delegue las llamadas triviales, ponga un límite de tiempo a sus llamadas
telefónicas.
Lectura. Lectura rápida, examen previo, guíese según lee, reduzca la subvo-
calización, centre la lectura, aplique lo que ha aprendido, sepa dónde está
la información importante
, lea selectivamente, dé prioridades a la lectura,
limite las subscripciones, establezca citas consigo mismo para leer, inter-
cambie lecturas, saque jugo al tiempo de lectura, lea a mordiscos, bórrese
de las listas de correo.
Listas de cosas que hacer. Escriba la lista de cosas que hacer a diario, pro-
grame con realismo, sea consciente de las limitaciones de tiempo, deje
márgenes de tiempo, delegue cuando sea posible, revise la lista a lo largo
del día, haga una tarea importante al día como mínimo, céntrese en sus

Estrategia y mente

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LibrosEnRed

objetivos de alto rendimiento1

, minimice el aplastamiento de objetivos de

bajo rendimiento1

, esté preparado para revisar los planes si surgen cosas
inesperadas, agrupe las actividades que guarden relación entre sí, escriba
siempre los planes con lapicero.
Malos hábitos de administración del tiempo. Anote el hábito que desea
eliminar, escriba la meta en forma de logro ya cumplido, haga medibles
los resultados, relacione los problemas que se crea con el hábito, relacione
los beneficios que se derivan de eliminar el hábito, empiece a eliminar el
hábito en la primera oportunidad posible, exagere los rasgos positivos que
desee desarrollar, use afirmaciones, ensaye visualmente su nuevo compor-
tamiento, recompénsese a sí mismo.
Papeleo. Establezca un cajón vertedero, ponga en marcha un sistema de
depósito para todo lo que entre en su despacho, cuando tenga dudas:
tírelo, planee una sesión de trivialidades, demórelo, deléguelo, hágalo;
telefonee siempre que sea posible, decida qué es lo que va a archivar: no
guarde todo; despache los papeles a la primera, no lo pida, conteste con
brevedad la correspondencia, use postales cuando sea posible, reduzca el
volumen de los archivos, marque limites al tiempo durante el que se guar-
dará la información, use archivos para materias, prepare un archivo recor-
datorio, regálelo, úselo, tírelo, alguien lo comprará.
Perfeccionismo. Lo que está por debajo de la media para un perfeccionista
suele ser perfectamente aceptable para los demás, deje que sea el objeto
de la tarea lo que determine el tiempo que va a emplear en hacerla, esta-
blezca el punto en que aparecen rendimientos decrecientes, adquiera una
visión general de las cosas, aprenda de los errores.
Reuniones. Busque alternativas a la celebración de reuniones, envíe en su
lugar comunicados, envíe a alguien que le represente en lugar de acudir
a todas las reuniones, celebre conferencias simultáneas, tenga siempre un
orden del día, establezca limites de tiempo para las reuniones, empiece
puntualmente, termine a la hora establecida, celebre reuniones “de pie”
(duran menos por causas evidentes), cambie el estilo de las presentaciones,
use medios visuales, haga que los asistentes participen, provoque la “ocu-
rrencia acrítica”, intervenga si la conversación se sale de las cuestiones.
Tensión física. Haga ejercicio, aliméntese correctamente. Estírese, haga
yoga o algo similar.

1

Regla del 80/20: el 80% del trabajo rinde el 20% de resultados y el 20% de las activi-
dades, el 80% de rendimiento.

Carlos Martín Pérez

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Tensión psicológica. Alimentación correcta; concentración, respiración y
meditación
; mantenga la perspectiva. No se obsesione.
Toma de decisiones. Establezca metas, clarifique sus valores, al investigar
utilice tanto las fuentes primarias como las secundarias, evite la parálisis
por análisis, ¡decida algo!
Toma de notas y recados.
Use la escritura rápida (abreviaturas)
Viajes. Decida si el viaje es necesario, use una buena agencia de viajes, haga
una lista de lo que ha de poner en el equipaje, tenga planes alternativos
para el viaje, viaje ligero de equipaje (lleve la mitad de lo que suele llevar,
de todas formas, nunca emplea esa mitad), prepare el equipaje para que
sea cómodo de manejar, lleve con usted los números importantes, entérese
del tiempo que hace en el lugar que vaya a visitar, prevea las demoras
inesperadas
, lleve cosas para picar, nunca suponga nada, lleve una oficina
portátil en el portafolios.

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