2 CAPITULO

RELACIONAR TABLAS
Una vez creadas tablas independientes para cada tema de la base de datos, se necesita una forma de
indicar a Access cmo debe combinar la informacin. El primer paso de este proceso consiste en definir
relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operacin, ya se puede comenzar a crear otros tipos
de objetos, como consultas, formularios e informes para mostrar informacin de varias tablas a la vez.
En una relacin se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo
nombre en ambas tablas). En la mayora de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal
de una tabla, ue proporciona un identificador !nico para cada re"istro, y una clave e#terna de la otra
tabla. $or ejemplo, una tabla con informacin sobre empleados puede relacionarse con otra con datos
de pedidos a trav%s de un campo com!n ue podra ser id. de empleado.
A la hora de establecer relaciones entre tablas pueden presentarse tres situaciones diferentes&
Relacin uno a varios
'a relacin uno a varios es el tipo de relacin m(s com!n. En este tipo de relacin, un re"istro de la
)abla A puede tener muchos re"istros coincidentes en la )abla *, pero un re"istro de la )abla * slo tiene
un re"istro coincidente en la )abla A.
Relacin uno a uno
En una relacin uno a uno, cada re"istro de la )abla A slo puede tener un re"istro coincidente en la
)abla +, y viceversa. Este tipo de relacin no es habitual, debido a ue la mayora de la informacin
relacionada de esta forma estara en una sola tabla. $uede utilizar la relacin uno a uno para dividir una
tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de se"uridad o para almacenar
informacin ue slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. $or ejemplo, puede crear una tabla
ue re"istre los empleados aco"idos a un determinado plan de jubilacin.
Definir relaciones
$ara definir una relacin es necesario a"re"ar a la ventana ,elaciones las tablas ue se desea relacionar
y, a continuacin, arrastrar el campo clave de una tabla y colocarlo sobre el campo clave de la otra tabla.
El tipo de relacin ue crea Access con este procedimiento depende de cmo est(n definidos los
campos relacionados.
-e crea una relacin uno a varios si uno de los campos relacionados es una clave principal o tiene un
ndice !nico.
-e crea una relacin uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o tienen
ndices !nicos.
Una relacin varios a varios es, en realidad, dos relaciones uno a varios con una tercera tabla cuya
clave principal consta de dos campos& las claves e#ternas de las otras dos tablas.
$ero veamos cu(les son los pasos a se"uir para definir una relacin entre tablas&
.. /ierre todas las tablas ue est%n abiertas. 0o es posible crear ni modificar relaciones entre tablas
abiertas.
1. -i se encuentra en otra ventana, c(mbiese a la ventana *ase de datos. $uede pulsar 2.. para
cambiar a la ventana *ase de datos desde cualuier otra ventana.
3. $ulse en el botn ,elaciones de la barra de herramientas.
4. $ueden darse los si"uientes casos&
-i la base de datos no tiene nin"una relacin definida, se mostrar( autom(ticamente el cuadro de
di(lo"o 5ostrar tabla
-i necesita a"re"ar las tablas ue desea relacionar y no aparece el cuadro de di(lo"o 5ostrar
tabla, pulse en el botn 5ostrar tabla de la barra de herramientas.
-i las tablas ue desea relacionar ya est(n a la vista en el cuadro 5ostrar tabla, contin!e en el
paso 6
7. $ulse dos veces en los nombres de las tablas ue desea relacionar y, a continuacin, cierre el cuadro
de di(lo"o 5ostrar tabla. Esto le situar( en el cuadro de di(lo"o ,elaciones
6. Arrastre el campo ue desea relacionar de una tabla al campo relacionado de la otra tabla. -i desea
arrastrar en una sola operacin varios campos, manten"a pulsada la tecla /),' mientras pulsa en
cada uno de los campos para seleccionarlos antes de efectuar el arrastre. A la hora de asociar
campos, ten"a esto en cuenta
En la mayora de los casos, se arrastra el campo de clave principal (mostrado en te#to en ne"rita) de
una tabla a un campo similar (normalmente con el mismo nombre) denominado la clave e#terna de la
otra tabla.
'os campos relacionados no tienen ue tener los mismos nombres, pero deben tener el mismo tipo
de datos (con dos e#cepciones, como se e#plica en el punto cuatro) y deben contener el mismo tipo
de informacin.
/uando los campos coincidentes son campos 0um%ricos, deben tener el mismo valor de la propiedad
)ama8o del campo.
'as dos e#cepciones a los tipos de datos coincidentes son ue se pude hacer coincidir un campo
Autonum%rico con un campo 0um%rico si ambos campos tienen la propiedad )ama8os de campo
establecida en id. de r%plica.
9. Aparecer( el cuadro de di(lo"o ,elaciones.
/ompruebe los nombres de los campos mostrados en las dos columnas para ase"urarse de ue son
correctos. $uede cambiarlos si es necesario. -i es necesario, establezca las opciones de relacin.
$ara obtener informacin acerca de un elemento especfico del cuadro de di(lo"o ,elaciones, pulse
en el botn de si"no de interro"acin y despu%s en el elemento en cuestin.
:. $ulse en el botn /rear para establecer la relacin de forma efectiva.
;. ,epita los pasos del 7 al : para cada pareja de tablas ue desee relacionar.
Al cerrar la ventana ,elaciones, Access pre"unta si desea "uardar el dise8o. <ndependientemente de si lo
"uarda o no, las relaciones creadas se "uardan en la base de datos.
En la ventana ,elaciones puede realizar lo si"uiente&
-i necesita ver todas las relaciones definidas en la base de datos, pulse en 5ostrar todas las
relaciones en la barra de herramientas. $ara ver slo las relaciones definidas para una tabla
determinada, pulse en la tabla y despu%s en el botn 5ostrar relaciones directas en la barra de
herramientas.
-i necesita realizar un cambio en el dise8o de una tabla. $uede pulsar con el botn secundario del
ratn en la tabla ue desea modificar y seleccionar =ise8o de tabla en el men! conte#tual.
$ara crear una relacin entre una tabla y si misma, a"re"ue esa tabla dos veces. Esto resulta !til en
situaciones en las ue necesita realizar una b!sueda dentro de la misma tabla.
Definir una relacin varios a varios entre tablas
-i necesita definir una relacin varios a varios entre tablas, si"a estos pasos&
.. /ree las dos tablas ue tendr(n una relacin varios a varios.
1. /ree una tercera tabla, denominada tabla de unin, y a"re"ue a %sta los campos con las mismas
definiciones ue los campos de clave principal de cada una de las otra dos tablas. En la tabla de
unin, los campos de clave principal funcionan como claves e#ternas. )ambi%n puede a"re"ar otros
campos a la tabla de unin, e#actamente i"ual ue lo hara con cualuier otra tabla.
3. En la tabla de unin, establezca una clave principal ue incluya los campos de clave principal de las
otras dos tablas. >e au un resumen de los pasos a se"uir para conse"uir esto&
Abra la tabla de unin en la vista =ise8o.
-eleccione los campos ue desea definir como clave principal (utilice /),' para seleccionar
ambos campos).
$ulse en el botn /lave principal de la barra de herramientas.
4. =efina una relacin uno a varios entre cada una de las dos tablas principales y la tabla de unin,
como se ha visto en el apartado anterior.
/uando necesite a"re"ar datos a las tablas, tiene dos opciones&
/rear una consulta basada en ambas tablas.
/rear un formulario basado en las dos tablas.
Modificar una relacin existente
Una vez definidas las relaciones, pueden modificarse %stas si"uiendo estos pasos&
.. /ierre todas las tablas abiertas. )en"a presente ue no se pueden modificar relaciones entre tablas
ue se encuentren abiertas.
1. /ambie a la ventana *ase de datos (2..), si no estuviese ya en ella.
3. $ulse en le botn ,elaciones de la barra de herramientas.
4. -i las tablas cuya relacin desea modificar no est(n a la vista en la ventana ,elaciones, pulse en el
botn 5ostrar tabla en la barra de herramientas y pulse dos veces en cada una de las tablas ue
desee a"re"ar.
7. $ara eliminar una relacin, pulse dos veces en la lnea correspondiente a la misma en la ventana
,elaciones.
6. Establezca en el cuadro de di(lo"o ,elaciones las nuevas opciones de las relaciones y pulse
finalmente en el botn Aceptar.
CONSLTAS
'as consultas son un tipo de objeto de Access ue puede utilizarse para distintas tareas. Entre las m(s
habituales est(n las de e#aminar, modificar y analizar los datos de una o varias tablas de una base de
datos. $or otro lado, las consultas pueden utilizarse tambi%n a modo de tablas, como ori"en de re"istros
para crear formularios e informes. As, las tablas ori"inales conservan su funcin de almac%n de datos
b(sico, mientras ue las consultas permiten crear tablas virtuales personalizadas para cada tipo de tarea.
El tipo de consulta m(s com!n es la consulta de seleccin. Una consulta de seleccin recupera datos de
una o m(s tablas usando los criterios de seleccin especificados (de forma parecida a los filtros) y los
muestra en un orden determinado en una hoja de datos, ue puede utilizarse incluso para actualizar los
datos de las tablas ori"inales (au hay una diferencia sustancia con los filtros donde no es posible editar
los datos de las tablas de ori"en). )ambi%n puede utilizar una consulta de seleccin para a"rupar los
re"istros y calcular sumas, promedios y otros tipos de resultados.
CREAR NA CONSLTA DE SELECCION
5icrosoft Access permite crear consultas de forma autom(tica, evitando de este modo ue el usuario
deba definirla desde el principio. Estos son los dos procedimientos b(sicos ue proporciona Access para
definir consultas de seleccin&
$ara crear f(cilmente consultas para ejecutar de forma independiente o en las ue desea basar
formularios e informes, pruebe a utilizar uno de los asistentes para consultas. 'os asistentes para
consultas realizan todo el trabajo b(sico autom(ticamente una vez obtenidas respuestas a una serie
de pre"untas. <ncluso aunue est% acostumbrado a crear consultas, tal vez desee utilizar un
asistente para dise8ar r(pidamente la consulta. A continuacin, puede cambiar a la vista =ise8o para
personalizarla
$ara crear consultas sobre filtros creados usando 2iltro por formulario, 2iltro por seleccin o 2iltro por
entrada.
Crear una consulta a !artir de un filtro
En lu"ar de dise8ar una consulta desde el principio en la ventana =ise8o de la consulta o utilizar el
Asistente para consultas, puede crearla autom(ticamente "uardando un filtro definido sobre una tabla
(tambi%n sobre un formulario u otra consulta) como una consulta.
El inter%s de esta operacin radica en ue una consulta ofrece una mayor fle#ibilidad ue los filtros. A
modo de resumen, estas son al"unas operaciones ue pueden realizarse con consultas y no con filtros.
+isualizar el subconjunto de re"istros sin antes abrir una tabla o formulario especfico.
Ele"ir las tablas ue contienen los re"istros con los ue desea trabajar y a"re"ar m(s tablas
posteriormente si es necesario.
'levar a cabo c(lculos sobre los valores de los campos.
Especificar u% campos desea presentar en los resultados del subconjunto de re"istros.
Aparecen como objetos individuales en la ventana *ase de =atos.
-i"a estos pasos para crear una consulta a partir de un filtro e#istente&
.. /on el filtro en la ventana 2iltro por formulario (o en la ventana 2iltro u orden avanzado), pulse en el
botn ?uardar como consulta en la barra de herramientas.
1. Escriba un nombre para la consulta y pulse en Aceptar.
'a nueva consulta aparecer( a partir de ahora en la ventana *ase de datos e incluir( autom(ticamente
todos los campos de la tabla base, debido a ue la propiedad 5ostrar todos los campos de la consulta
est( establecida autom(ticamente a -i, pero puede cambiar el dise8o de la consulta si es necesario.
Crear una consulta de seleccin sencilla "ediante un asistente
El Asistente para consultas sencillas crea consultas ue recuperan datos de los campos especificados en
una o m(s tablas o consultas. -i lo desea, el asistente tambi%n puede sumar, contar y obtener el
promedio de los valores de "rupos de re"istros o de todos los re"istros y puede calcular el valor mnimo o
m(#imo de un campo. 0o obstante, el asistente no ofrece la oportunidad de limitar los re"istros
recuperados mediante el establecimiento de criterios. $ara esto deber( recurrir a dise8ar la consulta
desde el principio, como se describe en el si"uiente apartado.
.. /ambie la ventana *ase de datos (2..) y active la ficha /onsultas
1. $ulse en botn 0uevo, para hacer aparecer el cuadro de di(lo"o 0ueva consulta
3. En el cuadro de di(lo"o 0ueva consulta, pulse en Asistente para consultas sencillas y despu%s en
Aceptar. Esto har( aparecer la primera p("ina del Asistente
4. Elija en la lista desple"able )ablas@/onsultas el nombre de la tabla o consulta en la ue desea basar
la consulta y seleccione a continuacin en la lista /ampos disponibles auellos cuyos datos desee
recuperar.
7. -eleccione una tabla o consulta adicional, si lo desea, y contin!e seleccionando campos de la misma
para a8adir a la consulta actual. ,epita este paso hasta ue dispon"a de todos los campos ue
necesite.
6. -i"a las instrucciones de los restantes cuadros de di(lo"o del Asistente. En el !ltimo de ellos, puede
seleccionar si desea ejecutar la consulta o ver la estructura de la consulta en la vista =ise8o.
-i la consulta resultante no es e#actamente como deseaba, puede volver a ejecutar el Asistente o
cambiar la consulta en la vista =ise8o. $ara obtener m(s informacin acerca de cmo cambiar una
consulta en la vista =ise8o, consulta el si"uiente apartado.
Crear una consulta de seleccin sin un asistente
-i nin"uno de los m%todos ue acabamos de describir fueran suficientes para el tipo de consulta ue
desea crear, o bien tuviera ue realizar cambios en una consulta creada autom(ticamente, puede se"uir
estos pasos para trabajar en la vista =ise8o de la consulta.
.. Active la ficha /onsultas de la ventana *ase de datos y pulse en el botn 0uevo.
1. Elija la opcin +ista =ise8o en el cuadro de di(lo"o 0ueva consulta y pulse en Aceptar, para hacer
aparecer el cuadro de di(lo"o
3. -eleccione en el cuadro de di(lo"o 5ostrar tabla la ficha ()ablas, /onsultas o Ambas) ue conten"a
los objetos con cuyos datos desea trabajar.
4. $ulse dos veces en cada objeto ue desee a"re"ar a la consulta y elija despu%s /errar. +er(
entonces la ventana /onsulta de seleccin
7. -i ha insertado varias tablas o consultas en la nueva consulta, ase"!rese de ue est(n conectadas
entre s mediante una lnea de combinacin, para ue Access sepa cmo est( relacionada la
informacin. -i no est(n conectadas, cree usted mismo la lnea de combinacin, como se e#plica
m(s adelante en el apartado A2ormas de combinar datos de m!ltiples tablas o consultasB.
6. A"re"ue campos a la consulta arrastrando los nombres de los campos desde la lista de campos
hasta las columnas de la cuadrcula de dise8o en la parte inferior de la ventana.
9. $ersonalice la consulta introduciendo criterios, especificando un orden, creando campos calculados,
etc. /onsulte el apartado A5odos de personalizar una consultaB, para m(s informacin.
:. $ara "uardar la consulta, pulse en el botn ?uardar de la barra de herramientas. Escriba un nombre
para la consulta y pulse en Aceptar.
;. $ara ver el resultado de la consulta, pulse en el botn +ista de la barra de herramientas.
#or"as de co"binar datos de "$lti!les tablas o consultas
El poder de las consultas reside en su capacidad para combinar datos de varias tablas o consultas o para
realizar acciones con ellos. $or ejemplo, puede interesar ver la informacin de un cliente junto con los
pedidos ue %ste ha realizado. En este caso se necesitaran datos de las tablas /lientes y $edidos.
/uando se a"re"a m(s de una tabla o consulta a una consulta, es necesario ase"urarse de ue sus listas
de campos est(n relacionadas entre s con una lnea de combinacin de forma ue Access pueda saber
cmo vincular la informacin.
-i las tablas de una consulta no est(n combinadas unas con otras, ya sea directa o indirectamente.
Access no sabe u% re"istros est(n asociados entre s, por lo ue presenta todas las combinaciones de
re"istros entre las dos tablas (lo ue se denomina Cproducto cruzadoC o Aproducto cartesianoB). $or tanto,
si cada tabla tiene .D re"istros, el resultado de la consulta contendra .DD re"istros (.D#.D). Esto
tambi%n implica ue la consulta puede tardar mucho tiempo en ejecutarse y producir resultados de menor
inter%s.
-i previamente ha creado relaciones entre las tablas en la ventana ,elaciones, Access muestra
autom(ticamente lneas de combinacin al a"re"ar tablas relacionadas en la vista =ise8o de la consulta.
<ncluso si no ha creado relaciones, Access muestra autom(ticamente lneas de combinacin al a"re"ar
tablas relacionadas en la vista =ise8o de la consulta.
<ncluso si no ha creado relaciones, Access crea combinaciones de forma autom(tica si se a"re"an dos
tablas a una consulta y cada una de las tablas tiene un campo con el mismo tipo de datos o con un tipo
de datos compatible y si uno de los campos combinados es una clave principal.
-i no se han definido relaciones previamente, puede crear sus lneas de combinacin arrastrando un
campo de una tabla al campo euivalente en la otra tabla.
)ambi%n es importante tener presente el tipo de combinacin definido, pues afecta de forma fundamental
al resultado de la consulta. El tipo de combinacin indica ue re"istros ha de seleccionar la consulta.
/on el tipo de combinacin predeterminado se seleccionan !nicamente auellos re"istros de las tablas o
consultas combinadas ue tienen los mismos valores en los campos de combinacin. /uando los valores
son los mismos, la consulta combina los dos re"istros coincidentes de ambas y los muestra como su
!nico re"istro en los resultados de la consulta. -i una tabla no tiene nin"!n re"istro coincidente en la
otra, no aparecer( nin"!n re"istro en los resultados de la consulta.
$ara cambiar los tipos de combinacin&
.. Active el cuadro de di(lo"o $ropiedades de combinacin pulsando dos veces en la lnea de
combinacin, en la parte superior de la ventana de dise8o /onsulta de seleccin, para activar el
cuadro de di(lo"o
1. $ulse dos veces en la propiedad correspondiente al tipo de seleccin ue desee llevar a cabo.
Cuando se ca"bia la confi%uracin de co"binacin !or defecto a uno de los otros dos ti!os de
co"binaciones& la consulta selecciona todos los re%istros de una tabla !articular& tanto si
coinciden co"o si no con los de la otra tabla'
Modos de !ersonali(ar una consulta
Esta son las operaciones habituales ue se llevan a cabo para personalizar una consulta.
A"re"ar tablas. $ara a"re"ar otra tabla o consulta a la consulta, pulse en el botn 5ostrar tabla de la
barra de herramientas y pulse dos veces en la tabla o consulta ue desee a8adir.
A"re"ar o eliminar campos. $ara a"re"ar un campo a la cuadrcula de dise8o, se puede arrastrar el
campo desde la lista de campos a una columna de la cuadrcula de dise8o, o bien pulsar dos veces
en el nombre del mismo en la lista de campos. $ara uitar un campo de la cuadrcula de dise8o,
pulse en el selector de la columna y pulse -U$,.
Ele"ir un c(lculo. $ara realizar un c(lculo predefinido con los valores de un campo, pulse en el botn
)otales en la barra de herramientas para hacer ue aparezca la fila )otal en la cuadrcula de dise8o.
Especificar un orden. -i especifica un orden para m(s de un campo, Access ordenar( en primer
lu"ar el campo situado m(s a la izuierda, por lo ue deber( or"anizar los campos ue desee
ordenar de izuierda a derecha en la cuadrcula de dise8o.
Especificar criterios. $ara limitar los re"istros ue deben presentarse en los resultados de una
consulta, especifiue criterios en la fila /riterios para uno o m(s campos.
$ara especificar criterios alternativos para el mismo campo, a"re"ue los criterios alternativos a la
fila E de la cuadrcula de dise8o.
$ara especificar criterios para distintos campos, a"re"ue criterios a cada uno de los campos de la
cuadrcula de dise8o.
CONSLTA DE )ARAMETROS
>ay otra modalidad de consultas ue ofrecen a!n una mayor fle#ibilidad a la hora de utilizarlas. -e trata
de las /onsulta de par(metros con las ue se pueden dar respuestas a diferentes problemas sin tener
ue modificar el dise8o ori"inal de la consulta.
/uando se ejecuta una consulta de seleccin, muestra su propio cuadro de di(lo"o ue solicita
informacin, como por ejemplo criterios para recuperar re"istros o un valor ue desea insertar en un
campo. $uede dise8ar la consulta para ue solicite m(s de un dato& por ejemplo, puede dise8arla para
ue solicite dos fechas y conse"uir en este caso ue Access recupere, por ejemplo, los re"istros ue se
ajusten a dichas fechas. Al especificar los par(metros, se confi"ura una consulta personalizada para
cada tipo de situacin.
'as consultas de par(metros tambi%n son !tiles cuando se emplean como base para los formularios e
informes. $or ejemplo, puede crear un informe de in"resos mensuales basado en una consulta de
par(metros. Al imprimir el informe, Access podra mostrar un cuadro de di(lo"o en el ue se pide al
usuario ue solicite el mes sobre el ue desea crear el informe. Una vez facilitado este dato, Access
procedera de inmediato a imprimir el informe apropiado.
Crear una consulta de !ar*"etros
Una consulta de par(metros muestra uno o m(s cuadros de di(lo"o predefinidos ue solicitan el valor del
par(metro (criterio).
.. /ree una consulta de seleccin utilizando cualuiera de los procedimientos ue ha visto
anteriormente.
1. /ambie a la vista =ise8o de la consulta y arrastre los campos desde la lista de campos de la consulta
a la cuadrcula de dise8o de la consulta.
3. En la celda /riterios, escriba entre corchetes el te#to de peticin de par(metro para cada campo ue
desee utilizar como par(metro. Access mostrar( este te#to cuando se ejecute la consulta. El te#to
de la solicitud debe ser diferente del nombre del campo, aunue puede incluir el nombre del campo.
$or ejemplo, para un campo ue conten"a un apellido, podra introducir (introduzca el apellido).
4. $ara visualizar los resultados, pulse en el botn +er en la barra de herramientas y escriba el valor del
par(metro. $ara volver a la vista =ise8o de la consulta, pulse de nuevo en el botn +er en la barra
de herramientas.
ABRIR O E+ECTAR NA CONSLTA
'as consultas creadas pueden abrirse de nuevo en la ventana =ise8o, si se necesita modificar su
definicin, o bien en una ventana >oja de datos, para ver los resultados de la misma. Esto !ltimo
correspondera a ejecutar la consulta.
Abrir una consulta en la ,ista Dise-o
$ara abrir una consulta en la vista =ise8o, si"a estos pasos&
.. Active la ficha /onsulta en la ventana *ase de datos.
1. $ulse en la consulta ue desea abrir y pulse en el botn =ise8o.
,er los resultados de una consulta de seleccin
Access muestra los resultados de una consulta de seleccin en una hoja de datos. $uede acceder a
dicha hoja de datos desde la vista =ise8o de la consulta o desde la ventana *ase de datos.
$ara ejecutar la consulta desde la vista =ise8o de la consulta, pulse en el botn +er ue se encuentra
situado en la barra de herramientas.
$ara ejecutar una consulta desde la ventana *ase de datos, pulse en la ficha /onsultas y pulse dos
veces en el nombre de la consulta, o bien seleccione la consulta y pulse en Abrir.
-i desea detener la ejecucin de la consulta antes de ue finalice, pruebe a pulsar /),'F E0)E,.
#ORMLARIOS
'os formularios son un tipo de objeto de Access ue pueden utilizarse para diferentes fines, aunue una
de sus utilidades principales es la creacin de dise8os personalizados para la entrada y visualizacin de
datos de las tablas. 'a mayor parte de la informacin de un formulario proviene de los re"istros ori"inales
de una tabla, aunue normalmente e#isten al"unos otros elementos ue forman parte del dise8o mismo
del formulario y no pueden ser modificados mientras no se cambie el dise8o. Es el caso, por ejemplo, de
elementos "r(ficos o de te#to ue hayan sido a8adidos para identificar la finalidad o propiedad de
formulario, o simplemente como elementos decorativos, como te#to e#plicativo, un lo"otipo de la
empresa, lneas y dem(s objetos de dibujo, etc.
El vnculo entre un formulario y su ori"en de re"istros se crea utilizando objetos "r(ficos denominados
controles. El tipo m(s com!n de control ue se usa para mostrar datos es un cuadro de edicin (tambi%n
denominado cuadro de te#to), aunue, como ver(n, %ste es tan slo uno de los muchos tipos de
controles e#istentes.
CREAR N #ORMLARIO
A la hora de crear un formulario, como es habitual en 5icrosoft Access, e#isten b(sicamente dos
alternativas& utilizar un asistente ue se encar"ue de automatizar la mayor parte del proceso y "uiarle
paso a paso durante el desarrollo del mismo, o bien crearlo desde el principio, manualmente, debiendo
recurrir en este caso a la correspondiente ventana de dise8o.
El asistente acelera el proceso de creacin de un formulario, ya ue realiza autom(ticamente todo el
trabajo b(sico, en el ue normalmente se invierte una buena cantidad de tiempo. /uando se utiliza un
asistente para formularios, 5icrosoft Access solicita informacin al usuario acerca del tipo de formulario
ue desea conse"uir y crea un dise8o basado en dicha informacin. Aunue ten"a e#periencia en la
creacin de formularios, puede ue desee utilizar un asistente para formularios para or"anizar
r(pidamente todos los controles en el formulario y proceder despu%s a cambiar a la vista =ise8o para
introducir modificaciones menores ue sirvan para terminar de personalizar el dise8o b(sico creado.
Crear un for"ulario "ediante Autofor"ulario
E#iste una frmula a!n m(s r(pida y cmo da incluso ue el asistente para crear un formulario
predeterminado. -e trata de la caracterstica Autoformulario. Autoformulario crea un formulario en el ue
se presentan todos los campos y re"istros de la tabla o consulta seleccionada. /ada campo aparece en
una lnea diferente, con la correspondiente etiueta a la izuierda
$ara utilizar la caracterstica Autoformulario, si"a estos pasos&
.. Active las fichas )ablas o /onsultas en la ventana *ase de datos.
1. -eleccione la tabla o consulta en la ue desea basar el formulario, o bien abra dicha tabla o consulta
en cualuier de las vistas disponibles.
3. $ulse en la flecha situada junto al botn 0uevo en la barra de herramientas y pulse en
Autoformulario. En unos instantes ver( en pantalla el formulario predeterminado creado por Access.
Crear otros ti!os de autofor"ularios
Adem(s del dise8o de autoformulario ue est( disponible a trav%s del botn de la barra de herramientas.
Access dispone de otros dise8os alternativos ue permiten i"ualmente crear formularios predeterminados
de forma totalmente autom(tica, en un solo paso. Este es el procedimiento a se"uir&
.. Active la ficha 2ormularios de la ventana >oja de datos.
1. $ulse en el botn 0uevo para acceder al cuadro de di(lo"o
3. Elija una de las opciones de autoformulario. En la parte izuierda del cuadro de di(lo"o puede ver
una descripcin del dise8o ue se consi"ue con cada opcin&
Autoformulario& columnas.
Autoformulario& tabular
Autoformulario& hoja de datos.
4. -eleccione en el cuadro de lista de la parte inferior la tabla o consulta en la ue desea basar el
autoformulario.
7. $ulse en Aceptar.
En unos instantes ver( aparece en pantalla el formulario creado autom(ticamente con el tipo de dise8o
ele"ido.
Si el for"ulario creado no tiene el as!ecto deseado& c*"bielo en la vista Dise-o'
Crear un for"ulario con un asistente
Utilizar el asistente para formularios es la forma m(s simple y r(pida de crear un formulario ue combine
datos de m(s de una tabla. /omo se dijo anteriormente, el Asistente para formularios acelera el proceso
de creacin de un formulario porue realiza autom(ticamente todo el trabajo b(sico. En la primera
pantalla del Asistente para formularios, puede seleccionar los campos ue desea incluir en el formulario.
Estos campos pueden proceder de una o de varias tablas.
$uede utilizar un asistente para formularios para crear un formulario ue presente datos de varias tablas,
ya sea en formato Aformulario planoB, o Aformulario jer(ruicoB. El formulario jer(ruico se diferencia del
formulario plano o tradicional en ue consta de uno o m(s subformularios. 'os subformularios son !tiles
si desea mostrar datos de tablas ue contienen una relacin uno a varios.
+eamos cuales son los pasos para crear un formulario a partir del asistente&
.. Active la ficha 2ormularios en la ventana *ase de datos.
1. $ulse en el botn 0uevo, para acceder al cuadro de di(lo"o
3. -eleccione Asistente para formularios para hacer aparecer el primer cuadro de di(lo"o del Asistente
4. -eleccione en la lista )ablas@/onsultas la tabla o consulta de donde desea tomar los datos. +er( en
la lista /ampos disponibles todos los campos e#istentes en la tabla o consulta seleccionada. Utilice
los botones A"re"ar (G), A"re"ar todos (GG), Huitar (I) y Huitar todos (II) para determinar los
campos ue han de pasar a la lista /ampos seleccionados.
7. ,epita el paso 4 para seleccionar campos adicionales en otras tablas o consultas y pulse en el botn
-i"uiente.
6. En las si"uientes p("inas del Asistente para formularios puede ele"ir un tipo b(sico de dise8o (En
columnas, )abular, >oja de datos, justificado), as como un estilo de presentacin, en una lista de
estilos predefinidos (utilice la ventana de muestra de la izuierda para hacerse una idea de a u%
corresponde cada una de las opciones).
9. En la !ltima p("ina del Asistente puede especificar el nombre del formulario, as como determinar si
desea abrirlo para ver o introducir datos, o bien abrirlo en la ventana dise8o para modificar la
estructura creada por el Asistente. Elija la opcin apropiada y pulse en )erminar.
Crear un for"ulario sin un asistente
-i nin"una de las opciones para la creacin autom(tica de formularios le resulta suficiente, o bien desea
acudir a la ventana de dise8o para modificar la estructura u or"anizacin de formularios creados por el
Asistente o de autoformulario, si"a estos pasos.
.. Active la ficha 2ormularios en la ventana *ase de datos.
1. $ulse en el botn 0uevo.
3. En el cuadro de di(lo"o 0uevo formulario elija la opcin en +ista =ise8o.
4. 'leve a cabo una de las si"uientes acciones, dependiendo del tipo de formulario ue se dispone a
crear.
-eleccione el nombre de la tabla o consulta individual ue contiene los datos en los ue desea
basar el formulario.
-i desea crear un formulario ue utilice datos de m(s de una tabla, base el formulario en una
consulta ue incluya las tablas ue desee utilizar.
-i el formulario no va a contener datos (por ejemplo, si desea crear un formulario para utilizarlo
como panel de control para abrir otros formularios o infrmese o si desea crear un cuadro de
di(lo"o personalizado), no seleccione nada en la lista.
$ulse en Aceptar.
5icrosoft Access mostrar( entonces la ventana 2ormulario en la vista =ise8o, junto con el cuadro de
herramientas de formulario.
)ERSONALI.ACION DE N #ORMLARIO
Una vez dise8ada la estructura b(sica del formulario, puede utilizar la vista =ise8o para personalizarla
introduciendo, uitando o modificando elementos. )ambi%n puede utilizar las herramientas de la ventana
=ise8o para construir un formulario desde el principio.
'a ventana =ise8o es slo una de las tres opciones de vistas ue e#iste para un formulario. 'as otras
dos son vista 2ormulario y vista >oja de =atos. $ara cambiar entre vistas no tiene m(s ue pulsar en el
botn +ista de la barra de herramientas. En la vista >oja de datos puede ver los re"istros en formato de
filas y columnas, y as puede visualizar muchos re"istros al mismo tiempo. En la vista 2ormularios puede
ver los re"istros de uno en uno. Utilice los botones de desplazamiento en las vistas 2ormulario y >oja de
datos para desplazarse r(pidamente entre los re"istros.
En "eneral, la tarea de dise8o de un formulario se basa en las si"uientes acciones&
Utilizar la barra de herramientas y el men! 2ormato para cambiar las fuentes, alinear te#to, cambiar
el ancho de bordes o lneas, y aplicar colores o efectos especiales.
Alinear los controles con las re"las.
-ituar los controles en la seccin =etalle o en cualuier otra seccin del formulario.
Utilizar el cuadro de herramientas para a"re"ar controles, cuadros de edicin, etiuetas, casillas de
verificacin, etc.
El n!mero de opciones disponibles a la hora de personalizar el dise8o "eneral y los controles especficos
de un formulario es realmente impresionante. 0os ocuparemos en este apartado de describir al"unos
procedimientos "enerales para utilizar las opciones m(s sencillas, a muchas de las cuales se accede por
medio del men! 2ormato o la barra de herramientas homnima. El control !ltimo sobre el aspecto y
funcionalidad de los objetos de la ventana =ise8o se encuentra en las hojas de propiedades de los
objetos (el propio formulario es un objeto m(s). $or tanto, puede consultar el apartado AEstablecer
propiedadesB, para ver cuales son los pasos a se"uir para realizar este tipo de modificaciones.
$ara cambiar el aspecto de un control (por ejemplo, un cuadro de te#to)&
.. $ulse en el control para seleccionarlo.
1. -eleccione en la barra de herramientas 2ormato la fuente, tama8o de fuente y otra opcin de
formato.
$ara a"re"ar una ima"en de fondo a un formulario&
.. Active la hoja de propiedades del formulario
1. Utilice para ello cualuiera de estos dos procedimientos&
$ulse dos veces en el selector del formulario (esuina superior izuierda, interseccin de las dos
re"las).
$ulse con el botn derecho en el selector o la barra de ttulo del formulario y elija $ropiedades en
el men! conte#tual.
3. Active la ficha 2ormato y especifiue el nombre del archivo "r(fico en el cuadro de la propiedad
ima"en, o bien pulse en el botn ?enerar ue se encuentra junto al cuadro de la propiedad para abrir
el cuadro de di(lo"o inserta ima"en.
$ara dar formato a un formulario o control utilizando formatos predefinidos&
.. Ase"!rese de estar en la vista =ise8o.
1. ,ealice uno de estos procedimientos&
$ara formatear el formulario completo, pulse en el selector de formulario.
-i desea dar formato a una seccin individual, pulse en el selector de seccin (por ejemplo&
encabezado o pie).
-i desea dar formato a uno o m(s controles, seleccione los controles.
3. $ulse en el botn Autoformato en la barra de herramientas, para acceder al cuadro de di(lo"o
Autoformato
4. $ulse en uno de los formatos predefinidos.
7. $ara aplicar atributos especficos. (fuente, color o borde), pulse en Epciones.
A%re%ar un ca"!o o un control
'a tarea principal en el dise8o de formularios se basa en a8adir los campos y controles necesarios a las
distintas secciones de la ventana.
$ara a"re"ar campos del ori"en de re"istros del formulario&
.. $ulse en 'ista de campos, en la barra de herramientas para obtener una lista de los campos
disponibles en el ori"en de re"istros.
1. $ulse en el campo en la lista y arr(strelo directamente al formulario para crear un cuadro de te#to ue
muestre el contenido del campo.
)ambi%n pude a"re"ar controles, tales como rtulos y botones de orden, usando el cuadro de
herramientas. E#isten au dos alternativas& a"re"ar controles con asistente o sin asistente.
$ara insertar un control, pulse en el elemento correspondiente en el cuadro de herramientas y
despu%s pulse o arrastre el puntero en el formulario.
-i prefiere usar un asistente para crear un control, ase"!rese de ue se encuentra pulsada la
herramienta Asistentes para controles en el cuadro de herramientas y pulse en la herramienta del
control ue desea crear.
-e puede cambiar un control de un tipo a otro diferente despu%s de haberlo creado. $or ejemplo, puede
cambiar un botn de opcin a una casilla de verificacin. $ara cambiar un control a otro tipo&
.. $ulse en el control para seleccionarlo.
1. Elija cambiar en el men! 2ormato.
3. $ulse en el nuevo tipo de control.
Crear un for"ulario con varias !*%inas o fic/as
E#isten dos formas de crear un formulario con m(s de una p("ina o ficha (al estilo de los cuadros de
di(lo"o multip("ina)J puede utilizar un control ficha o un control de saldo de p("ina.
Un control ficha es la forma m(s efectiva y sencilla de crear un formulario de varias p("inas. /on un
control ficha, todas las p("inas independientes se incorporan a un control $ara cambiar de p("ina,
no tiene m(s ue hacer clic, en la ficha correspondiente.
El control de saldo de p("ina se utiliza para marcar un salto horizontal entre los controles de un
formulario. Al pulsar las teclas ,e $(" o Av $(". se desplaza la visualizacin a la p("ina anterior o
posterior al control de saldo de p("ina.
$ara crear un formulario de varias p("inas a8adiendo un control de ficha&
.. $ulse en la herramienta /ontrol ficha en el cuadro de herramientas y pulse a continuacin en el
formulario. Access a"re"ar( un control de ficha con dos p("inas. 'a primera p("ina se encuentra en
la parte superior.
1. $ara a"re"ar controles al control ficha, pulse en la ficha de la p("ina apropiada, y utilice los
procedimientos descritos anteriormente (para insertar campos o controles de otro tipo).
3. $ara cambiar el nombre de una ficha, pulse dos veces en la p("ina ue desea cambiar para abrir su
hoja de propiedades y especifiue un nuevo nombre en la propiedad )tulo. -i no especifica un
nombre en la propiedad. Access utilizar( el valor de la propiedad 0ombre.
4. $ara a"re"ar, eliminar o cambiar el orden de las fichas, pulse en el borde del control ficha con el
botn secundario del ratn y elija insertar p("ina. Eliminar p("ina y Erden de las p("inas.
7. $ara cambiar el nombre de la fuente, el tama8o de la fuente, etc. de las p("inas, pulse dos veces en
el borde del control ficha para abrir su hoja de propiedades y establezca las propiedades
correspondientes. 0o es posible especificar confi"uraciones diferentes para cada p("ina.
6. $uede ajustar el tama8o del control ficha se"!n las necesidades. $ulse en cada ficha para
ase"urarse de ue todos los controles tienen cabida en ella.
Access no recorta los controles al a0ustar el ta"a-o del control fic/a' Tal ve( ten%a 1ue trasladar
los controles !ara !oder reducir el ta"a-o del control fic/a'
9. /ambien a la vista 2ormulario si desea probar el control ficha.
$ara crear un formulario de varias p("inas utilizando controles salto de p("ina, si"na estos pasos&
.. $ulse en la herramienta -alto de p("ina en el cuadro de herramientas.
1. $ulse en el lu"ar del formulario donde desee situar el saldo de p("ina. -it!e el fin de p("ina por
encima o por debajo de un control para evitar cortar los datos de ese control. Access marca el fin de
p("ina en el borde izuierdo del formulario con una peue8a lnea de puntos.
3. $ulse dos veces en el selector de formularios para abrir la hoja de propiedades y active la p("ina
Etras (o )odas).
4. -eleccione la opcin $("ina activa en el cuadro de la propiedad /iclo.
/uando la propiedad /iclo est( establecida a $("ina activa, no se puede utilizar la tecla )A* para
desplazarse entre p("inas.
7. Huite la barra de desplazamiento vertical estableciendo la propiedad *arras de =esplazamiento en
-lo horizontal o a 0in"una, en la p("ina 2ormato (o todas).
6. /ambie a la vista 2ormulario para probar el formulario y cambiar su tama8o de modo ue, cada vez,
slo pueda ver una p("ina. $uede utilizar las teclas ,E $A? o A+ $A?. $ara desplazarse por las
distintas p("inas.
ESTABLECER )RO)IEDADES
En 5icrosoft Access se utilizan las propiedades para determinar las caractersticas de las tablas,
consultas, campos, formularios e informes. /ada control de un formulario o informe tiene tambi%n
propiedades. 'as propiedades del control determinan su estructura, aspecto y comportamiento, as como
las caractersticas del te#to o los datos ue contiene. 'as propiedades se establecen mediante la hoja de
propiedades.
Aunue ya hemos visto al"unos ejemplos concretos de cmo establecer propiedades de distintos
elementos de un formulario o del formulario en su totalidad, a continuacin se describe cual es el
procedimiento "eneral a se"uir para modificar propiedades.
$ara establecer las propiedades de un formulario, seccin o control.
.. Abra un formulario en la vista =ise8o.
1. ,ealice una de las si"uientes acciones&
$ara establecer las propiedades de un formulario, pulse dos veces en el selector de formularios
para abrir la hoja de propiedades del formulario.
$ara establecer las propiedades de una seccin de un formulario, pulse dos veces en el selector
de secciones para abrir la hoja de propiedades del formulario.
$ara establecer las propiedades de un control ase"!rese de ue el control est% seleccionado y
pulse en $ropiedades en la barra de herramientas. )ambi%n puede pulsar dos veces
directamente en un control.
3. En la hoja de propiedades, seleccione la propiedad ue desea establecer y, a continuacin, realice
una de las si"uientes operaciones&
-i aparece una flecha en el cuadro de la propiedad, pulse y seleccione un valor de la lista.
Escriba un valor o e#presin en el cuadro de la propiedad.
-i aparece un botn ?enerar junto al cuadro de la propiedad, pulse en %l para presentar un
"enerador o un cuadro de di(lo"o ue contiene una lista de "eneradores. $or ejemplo, puede
utilizar el ?enerador de consultas para cambiar el dise8o de la consulta base de un formulario.
4. -i necesita m(s espacio para introducir o modificar una confi"uracin de propiedades, pulse
5ay!sF21 (o pulse con el botn secundario del ratn y elija Koom) para abrir el cuadro Koom.
7. $ara obtener Ayuda acerca de cualuier propiedad de la hoja de propiedades, pulse en la propiedad y
despu%s 2..
Ca"biar el ta"a-o de un for"ulario !ara 1ue se a0uste a su contenido
-e puede cambiar el tama8o de un formulario y conse"uir ue se ajuste al contenido, si"uiendo estos
pasos&
.. Abra un formulario en la vista 2ormulario.
1. Elija Ajustar al formulario en el men! +entana.
IM)ORTANTE2 Si la ventana #or"ulario est* "axi"i(ada& la orden A0ustar al for"ulario no estar*
dis!onible'
3. $ulse en ?uardar en la barra de herramientas para "uardar el tama8o del formulario.
CREAR N #ORMLARIO A )ARTIR DE RE3ISTROS #ILTRADOS'
$ara terminar, mencionaremos otra t%cnica m(s ue permite crear formularios de forma autom(tica. -e
trata del procedimiento para crear un formulario a partir de los re"istros obtenidos al aplicar un filtro. -i"a
estos pasos&
.. /on los re"istros filtrados a la vista, pulse en la flecha del botn 0uevo objeto en la barra de
herramientas.
1. Elija las opciones Autoformulario o 2ormulario y si"a las indicaciones dadas anteriormente respecto
de las opciones disponibles al ele"ir cada uno de estos dos elementos. El nuevo objeto utilizar(
como ori"en de re"istros la tabla o la consulta en la ue se cre el filtro y heredar( este filtro.
3. /omplete el dise8o o realice otros cambios en el formulario y "u(rdelo a continuacin en el disco.
$ara terminar, ten"a en cuenta estas dos cosas&
-i especific un orden en la tabla o la consulta base, el nuevo formulario lo usar(.
-i posteriormente cambia el filtro de una tabla o una consulta, el cambio no afectar( a un formulario
basado en un filtro creado anteriormente en esa tabla o consulta.
IN#ORMES
/omo se ha visto, Access dispone de una potente herramienta, los 2ormularios, ue permiten obtener
presentaciones en pantalla realmente impactantes para la introduccin o e#amen de los datos de una
tabla o consulta. -in embar"o, aunue los formularios solucionan completamente el problema de
presentar los datos en pantalla para su mantenimiento interno, no ofrecen m%todos eficaces para realizar
la impresin de la informacin en papel. Esto es precisamente lo ue se consi"ue con los informes.
Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso. /on los informes se puede
controlar el tama8o y aspecto de todos los elementos ue aparecen en el mismo, lo ue permite
determinar con total e#actitud la forma en ue ha de presentarse la informacin en pantalla o en las
p("inas impresas.
-e pueden utilizar informes para crear etiuetas de correo, a"re"ar lo"otipos o im("enes, a"rupar
re"istros en cate"oras, calcular totales o incluso representar dichos totales en un "r(fico.
'a mayor parte de la informacin en un informe proviene de una tabla o consulta, ue es el ori"en de los
datos del informe. El resto de la informacin es est(tica, no variable y se almacena como parte del
dise8o del mismo.
El vnculo entre un informe y su ori"en de datos se crea mediante controles, como en el caso de los
formularios. 'os controles pueden ser cuadros de te#to ue muestran te#to o n!meros, etiuetas ue
muestran ttulos, o lneas decorativas ue or"anizan "r(ficamente los datos y hacen m(s atractivos los
informes, por poner slo unos pocos ejemplos.
CREAR N IN#ORME.
$ara crear un informe, como es costumbre en Access, e#isten dos alternativas, utilizar un asistente ue
se encar"ue de automatizar el proceso y "uiarle paso a paso durante el desarrollo del mismo, o bien
crearlo desde el principio, manualmente, recurriendo a la correspondiente ventana de dise8o.
El Asistente acelera el proceso de creacin de un informe, ya ue realiza autom(ticamente todo el trabajo
b(sico, en el ue normalmente se invierte una buen cantidad de tiempo. /uando se utiliza un asistente
para informes, 5icrosoft Access solicita informacin al usuario acerca del tipo de informe ue desea
conse"uir y crea un dise8o basado en dicha informacin. Aunue ten"a e#periencia en la creacin de
informes, puede ue desee utilizar un asistente para informes para or"anizar r(pidamente todos los
controles en el informe y proceder despu%s a cambiar a la vista =ise8o para introducir modificaciones
menores ue sirvan para terminar de personalizar el dise8o b(sico creado.
Crear un infor"e usando Autoinfor"e
E#iste una frmula a!n m(s r(pida y cmoda incluso ue el Asistente para crear un informe
predeterminado. -e trata de la caracterstica Autoinforme. Autoinforme crea un informe en el ue se
presentan todos los campos y re"istros de la tabla o consulta seleccionada.
-i"a estos pasos para utilizar la caracterstica Autoinforme&
.. Active la ficha <nformes en la ventana *ase de datos.
1. $ulse en 0uevo, para acceder al cuadro de di(lo"o 0uevo informe
3. -eleccione uno de los si"uientes asistentes para conse"uir la creacin autom(tica del informe.
Autoinforme en columnas. /ada campo aparece en una lnea distinta con una etiueta a su
izuierda.
Autoinforme& tabular. 'os campos de cada re"istro aparecen en una lnea y las etiuetas se
imprimen una vez en la parte superior de cada p("ina.
1. -elecciones en la lista de la parte inferior la tabla o consulta ue contiene los datos en los ue desea
basar el informe
2. $ulse en Aceptar.
Access aplicar( el !ltimo autoformato utilizado en la creacin de informes (consulte el si"uiente apartado
para m(s informacin sobre autoformato). -i todava no ha utilizado el Asistente para informes para crear
el informe ni ha usado la orden Autoformato en el men! 2ormato, Access utilizar( el autoformato
est(ndar.
)ambi%n se puede crear un informe de una sola columna basado en la tabla o consulta abierta o en la
tabla o consulta seleccionada en la ventana *ase de datos.
Elija Autoinforme en el men! insertar, o en la lista emer"ente ue aparece al pulsar en la flecha del
botn 0uevo Ebjeto, en la barra de herramientas.
'os informes creados con este m%todo slo constan de re"istros de detalle, y no incluyen encabezado de
informe ni encabezado de p("ina ni pie de p("ina.
Crear un infor"e con un asistente
Utilizar el Asistente para informes es la forma m(s simple y r(pida de crear un informe ue combine datos
de m(s de una tabla. /omo se dijo anteriormente, el Asistente para informes acelera el proceso de
creacin de un informe porue realiza autom(ticamente todo el trabajo b(sico. En la primera pantalla del
Asistente para informe puede seleccionar los campos ue desea incluir en el informe. Estos campos
pueden proceder de una o de varias tablas.
+eamos a continuacin cuales son los pasos para crear un informe a partir del asistente&
.. Active la ficha <nformes en la ventana *ase de =atos.
1. $ulse en el botn 0uevo parra acceder al cuadro de di(lo"o 0uevo informe
3. En el cuadro de di(lo"o 0uevo informe, elija la opcin Asistente para informes.
4. -eleccione en la parte inferior la tabla o consulta ue contiene los datos en los ue desea basar su
informe.
Access utili(a esa tabla o consulta co"o el ori%en de datos !redeter"inado !ara el infor"e' Sin
e"bar%o& !uede ca"biar el ori%en de datos del asistente 4 seleccionar ca"!os de otras tablas 4
consultas'
7. $ulse en aceptar para hacer aparecer el primer cuadro de di(lo"o del Asistente
6. -eleccione en la lista )ablas@/onsultas la tabla o consulta de donde desea tomar los datos. +er( en
la lista /ampos disponibles todos los campos e#istentes en la tabla o consulta seleccionada. Utilice
los botones A"re"a (G), A"re"ar todos (GG), Huitar (I) y Huitar todos (II) para determinar los campos
ue han de pasar a la lista /ampos seleccionados.
9. ,epita el paso 7 para seleccionar campos adicionales e#istentes en otras tablas o consultas y pulse
despu%s en el botn si"uiente.
:. En las si"uientes p("inas del Asistente para informes puede ele"ir un tipo de ordenacin para los
re"istros (basado hasta en cuatro campos diferentes), tipo b(sico de dise8o (En columnas, )abular o
Lustificado), orientacin (+ertical u horizontal), as como un estilo de presentacin, en una lista de
estilos predefinidos (utilice la ventana de muestra de la izuierda para hacerse una idea de a u%
corresponde cada una de las opciones).
;. En la !ltima p("ina del Asistente puede especificar el nombre ue desea asi"nar al informe, as como
determinar si desea obtener una vista previa del informe, o bien abrirlo en la ventana de dise8o para
modificar la estructura creada por el Asistente. Elija la opcin apropiada y pulse en )erminar.
Crear un infor"e sin asistente
-i nin"una de las opciones para la creacin autom(tica de informes resultara apropiada para sus
necesidades, o bien deseara acudir a la ventana de dise8o para modificar la estructura o or"anizacin de
informes creados por el Asistente o de autoinforme, si"a estos pasos&
.. Active la ficha <nformes en la ventana *ase de datos.
1. $ulse en el botn 0uevo para acceder al cuadro de di(lo"o 0uevo <nforme
3. Elija +ista =ise8o en el cuadro de di(lo"o nuevo informe.
4. 'leve a cabo una de las si"uientes acciones, dependiendo del tipo de informe ue se dispone a crear.
Elija el nombre de la tabla o consulta ue contiene los datos en los ue desea basar el informe
-i desea crear un informe ue utilice datos de m(s de una tabla, base su informe en una
consulta.
-i desea confeccionar un informe independiente, no seleccione nada de esta lista.
7. $ulse en Aceptar.
5icrosoft Access presenta la ventana informe en la vista =ise8o, junto con el cuadro de herramientas.