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REDACCIN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Es toda comunicacin escrita de carcter formal que se utiliza tanto en la
administracinpblica como en la privada, con el propsito de garantizar las diferentes
accionesadministrativos en una empresa, oficina, centro educativo, etc.
2. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES que rigen la redaccin de documentos administrativos:
a) Formalidad.- Consiste en que los documentos administrativos se redactan teniendo
presente determinadas normas, pautas, esquemas o formatos establecidos por las
instituciones, con el fin de uniformizar su uso
b) Simplicidad.- Se refiere a que todo documento administrativo debe ser elaborado los ms
simple y breve posible, con un lenguaje sencillo y comn; despojado de trminos cientficos o
tcnicos innecesarios de palabras, de significacin desconocida y de siglas y abreviaturas que
pueden dificultar su comprensin.
c) Racionalidad.- Para elaborar un documento debemos tener presente el principio de la
racionalizacin de recursos, que consiste en eliminar toda exigencia o formalidad costosa. o
Flexibilidad.- No debe existir rigidez o exigencia extrema en la elaboracin ni en la evaluacin
de documentos, ya que nadie redacta igual que otro.
Diversidad de criterios.
Espritu democrtico.
Aceptar la gran variedad que existe en la redaccin de documentos.
Debemos considerar la diversidad de formatos, estilos, modelos, esquemas
d)Eficacia.-Todo documento debe ser capaz de persuadir o inducir a la accin, en el menor
tiempo y con el mnimo costo posible.
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA
Un buen grupo de documentos administrativos as como el oficio, solicitud,
informe,directiva, contrato etc., tienen de manera especfica o general las siguientes partes:
Encabezamiento Texto, y Trmino.
I. ENCABEZAMIENTO:
En esta parte se considera las siguientes partes:
1. Membrete: Es la inscripcin que identifica a las instituciones del sector pblico y
privado, se imprime en la parte superior izquierda o central de la hoja, o en el sobre a 1cm de
encabezamiento. El tamao de la fuente (letra) debe ser nico y todo con mayscula e
imprenta. Ejemplo: MINISTERIO DE EDUCACIN UNIDAD DE GESTIN EDUCATIVA
LOCAL CHANCHAMAYO INSTITUTO DE EDUCACIN SUPERIOR TECNOLGICO
PBLICO LA MERCED INSTITUCIN EDUCATIVA INTEGRADO SAGRADO CORAZN
DE JESS SAN RAMN - CHANCHAMAYO
2. Ao calendario: En esta parte se consigna el nombre del ao calendario establecido
por ley, debe escribirse en una fuente ms pequea que la del texto, va con mayscula,
imprenta y en la parte cntrica. Ejemplo: Ao de la Integracin Nacional y el Reconocimiento
de Nuestra Diversidad"
3. Lugar y fecha: Corresponde a este tem. En primer lugar debe escribirse el nombre
de la localidad, seguido de una coma la fecha, mes y ao. Ejemplo: La Merced, 09 de
setiembre del 201.. La Merced, 201. mayo 02 La Merced, octubre 26 201.. Se ubica en
algunos casos en la parte superior izquierda o inferior, respectivamente, segn la naturaleza
del documento.
4. Cdigo: Se utiliza en los oficios, informes, memorandos, etc., El cdigo individualiza
e identifica a la dependencia que remite el documento. Gracias a este elemento es posible
registrar de manera objetiva la cantidad de documentos emitidos. Consta de: nombre del
documento, la abreviatura de la palabra nmero (N), el nmero correlativo con tres dgitos,
las dos ltimas cifras del ao entre barras y las siglas del remitente, la institucin o
dependencia. Ejemplos: INFORME N016 12 JUA/IESTPLAM MEMORANDO N086 12
D/ESSALUD OFICIO N040 12 JAA/ IESTPLAM NO N CC MB A AA RE M RR ER
O GG O OO INSTITUCIN INSTITUCINOFICIO N025-12- D / IIEEJC
5. Destinatario: Es el nombre o identidad de la persona, entidad o dependencia a quien
dirigimos el documento. Se escribe en primer lugar el tratamiento seguido por dos puntos,
luego el ttulo profesional en abreviatura de acuerdo a la norma. Los nombres y apellidos
deben escribirse con letras maysculas. En la siguiente lnea a la altura de la anterior se
escribe el cargo alternando maysculas y minsculas, ejemplo: Tratamiento Ttulo profesional
Nombres y apellidos Seor : Dr. VLADIMIR CERRN ROJAS Presidente del Gobierno
Regional de la Regin Junn Cargo administrativo NOTA: En caso de no conocer el ttulo
profesional de la persona, se considera nicamente el nombre.
6. Asunto: Es el resumen o sntesis del contenido de un documento, debe ser claro y
preciso. As el destinatario podr conocer de manera rpida el tema o motivo de la
comunicacin:
Ejemplos: Asunto : Entrega de enseres donados. ASUNTO: Informe de evaluacin de
recuperacin. Asunto : Concurso de Plazas Vacantes.

7. Referencia:Se considera como un antecedente, es decir, se menciona el cdigo de
un documento que ha ingresado y en respuesta a ese documento se enva el presente.
Ejemplo: Ref. : Of. N123-109 - D / ISTPLAM REF. : Of. N123-09 - CG / UPLAIII.

TXTO:

Es la parte esencial, fundamental del documento, comprende el desarrollo ordenado del
mensaje que se desea comunicar. En el texto se observa el nivel del vocabulario, dominio
idiomtico y personalidad de la persona que redacta, por ello hay la necesidad de mejorar.
CUALIDADES DEL TEXTO:

SENCILLEZ.- Escribir con palabras conocidas y de uso comn; pues los vocablos pedantes y
rebuscados oscurecen el pensamiento. Por ser sencillo no significa caer en el vulgarismo y la
trivialidad expresiva.

PRECISION.- Incidir directamente en el tema, sin palabras ni frases innecesarias. Las ideas
se trasmitirn sin rodeos, en forma directa.

CLARIDAD.- No debe prestarse a falsas interpretaciones. Las oraciones y los prrafos deben
ser de poca extensin para evitar dudas o ambigedades en el mensaje.

ORIGINALIDAD.- Cuando se busca nuevas formas de decir las cosas, sin imitar a nadie, es
decir, ser original; pues, cada persona tiene un estilo inconfundible, y no siente ni piensa igual
que otras.

RESPETO Y CORTESA.- El tono de la redaccin debe ser respetuoso, cordial, capaz de
persuadir positivamente al lector. Aunque hay circunstancias que obligan a ser duro en la
exposicin, siempre se guardar mesura y buen tino para no herir la susceptibilidad de las
personas.

TRMINO:

1. Antefirma: Es la frase de cortesa que se coloca en algunos documentos despus de haber
concluido el texto y el pargrafo de la despedida, la primera letra va en alta y las dems en
bajas, seguido de una coma. Ejemplo: Atentamente, Afectuosamente,

2. Firma.: Es la anotacin textual del nombre o apellido con algunos rasgos caractersticos, en
algunos casos tambin se pone la rbrica que es un conjunto de grafas que identifican a la
persona y debe ser contrastado con su Documento Nacional de Identidad.

3. Post-firma:En esta parte se considera literalmente el grado o ttulo acadmico del remitente,
en abreviatura, que antecede a los nombres y apellidos que deben escribirse con mayscula.
En la lnea siguiente se pone el cargo que desempea y el cdigo de su colegiatura si tuviera,
va en altas y bajas. Ejemplo: ............................................................... Ing. RAUL HIDALGO
RIVAS Gerente General de ELECTROCENTRO View slide

4. El sello: Es un instrumento que permite especificar los documentos y encauzar el adecuado
tratamiento, es un distintivo formal que caracteriza a cada institucin. El sello circular se
emplea para dar autenticidad al documento que se remite, es decir, refrenda la firma del
responsable. Lo utilizan los funcionarios con responsabilidad directiva. Por otro lado, es
necesario mencionar que existen los sellos de legalizacin, cuya funcin es de vital
importancia y estn relacionados con el campo jurdico.
5. Anexo: Constituyen el conjunto de fotografas, copias fotostticas, modelos de documentos,
plan, proyecto, etc. que sustentan el documento, se considera fundamentalmente en los
informes.
6. Con copia: Sirve para indicar la cantidad de copias que tiene el documento y en que
dependencias se archiva. Ejemplo: c.c. : Archivo Secretara Direccin
7. Distribucin: Sirve para sealar las dependencia a las que llegar el documento. Se escribe
con mayscula subrayado, seguido de las dependencias. Ejm. DISTRIBUCIN: Secretara
General Jefatura de rea Acadmica. 8. Pie de pgina: En esta parte se indica el responsable
del documento, por un lado se considera a la persona que firma (iniciales de su nombre, con
mayscula) y a la persona que digita (iniciales de su nombre con minscula). Ejm. EMM/asc
remitente digitadora