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INSTITUTO BOLIVARIANO

ESDISEOS

MARA ANGLICA MOLINA PEARANDA


C.C 1090433108

ASISTENTE ADMINISTRATIVO
SAN JOS CCUTA
2014

QU ES UNA SECRETARIA ?
DEL
LATN SECRETARUS,
UNA SECRETARIA O
UN SECRETARIO ES UNA PERSONA QUE SE ENCARGA DE
RECIBIR Y REDACTAR LA CORRESPONDENCIA DE UN
SUPERIOR JERRQUICO, LLEVAR ADELANTE LA AGENDA DE
STE Y CUSTODIAR Y ORDENAR LOS DOCUMENTOS DE UNA
OFICINA. EL CARGO QUE OCUPA UNA SECRETARIA SUELE
CONOCERSE COMO AUXILIAR ADMINISTRATIVO.

LA SECRETARIA DEBE DE ESTAR DOTADA DE


CIERTAS CUALIDADES PROFESIONALES Y
HUMANAS.
ENTRE ELLAS SE ENCUENTRAN:
1. INICIATIVA: Para qu esperar hasta que se le ordene.
2.

SUPERACIN: Crecer en todos los aspectos y motivarse


por ello.

3. CAPACIDAD DE APRENDIZAJE: Sentirse segura de lo que


se es y de lo que se sabe.
4. DECISIN: Clave en diversas ocasiones.
5. AUTOCRTICA: Conocerse a s misma y corregirse.
6. NATURALIDAD: No aparentar lo que no es.
7. SENCILLEZ: Cualidad de las personas valiosas.
8. DISCRECIN: Secretaria y secreto son casi sinnimos.

9.

EFICIENCIA: Hacerlo una vez, en corto tiempo y con


calidad.

10.

ENTUSIASMO:
Llevar
esa
desbordarla en el trabajo.

11.

RESPONSABILIDAD:
trabajo.

12.

PUNTUALIDAD: Practicarla como filosofa.

13.

ORGANIZACIN: Es una cualidad indispensable en


una secretaria.

14.

INTERS: En el trabajo y en el mejoramiento de ste.

15.

TOLERANCIA: Hacia
circunstancias.

16.

TACTO: Ser diplomtica en todo momento.

En

el

energa

todos

jefe,

los

otras

interior

aspectos

personas

del

FUNCIONES DE LA SECRETARIA
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
FUNCIONES BSICAS

Representa a su
entidad y a su
jefe

Ayuda a
simplificar el
trabajo del jefe

Sirve de enlace y
coordinacin en
la comunicacin
interna y externa

FUNCIONES BSICAS
REPRESENTACIN DE SU JEFE
La secretaria es, adems la primera imagen
que se muestra de la entidad y de su
superior, por ser la primera persona con la
que se relacionan.
La impresin que reciban en un primer
contacto depender muchas veces de la
eficacia con que se desenvuelva la
secretaria.

ORGANIZAR Y FACILITAR EL TRABAJO


DEL JEFE

Una secretaria eficiente es la que


facilita la labor del directivo y lo
descarga de todo tipo de obligaciones
que no sean las propias de su cargo,
para que pueda dedicar todo su
esfuerzo al mismo.

COORDINAR LAS
COMUNICACIONES QUE SE
PRODUCEN EN EL CENTRO, YA SEA
DE ORDEN INTERNO O EXTERNO.

La secretaria ejerce una labor de


enlace y coordinacin del centro,
en la medida que facilita las
comunicaciones de la institucin
tanto internas como externas.

COORDINACIN Y ENLACE

Gestiones de los compromisos del director y


acogida de las visitas.
Organizacin de eventuales viajes, reuniones y
almuerzo o cena de trabajo del director.

Relaciones con otras instituciones y las internas


del centro.

Cmo facilitar el trabajo del


jefe:
Desviar o anular visitas inoportunas y organizar las
que sean de su inters, facilitndoles entrevistas
para fecha y hora convenientes.
Filtrar las llamadas telefnicas
Preparar las llamadas a las personas precisas y en
el momento oportuno.
Mantener al jefe informado sobre los compromisos
internos y externos.

Planificar, ordenar y actualizar la agenda de


trabajo de su jefe y la suya para evitar omisiones y
reiteraciones.
Organizar el puesto de trabajo del jefe.
Solicitar (materiales de oficinas) y Servicios
generales.
Organizar y supervisar el trabajo de otros
empleados.

Librar al jefe del papeleo administrativo, del


archivo y de la correspondencia asumiendo ella
estas actividades.

ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS
La entrada y salida de correspondencia:
control y clasificacin de los correos que
y envo de la correspondencia de salida.

llegan, control

- La redaccin y gestin de la correspondencia, dossier,


memorias, informes.
- Gestin y control del archivo.
- Atencin de las llamadas telefnicas.
- Extender las actas de las reuniones.
- Custodiar los documentos de la oficina.

PRINCIPIOS TICOS DE LA
SECRETARIA
Objetividad
Cuidadosa de la imagen
Lealtad
No divulgar ninguna informacin
Honestidad
Modestia
Maquillaje discreto
Discrecin
Tolerancia

El xito no se logra slo con cualidades


especiales. Es sobre todo un trabajo de
constancia, de mtodo y de organizacin.
J.P. Sergent