Resumen El Business Process Management (BPM) ha evolucionado a partir de la automatizacin del enrutamiento de documentos y actividades entre personas, hasta la coordinacin y orquestacin automtica de los procesos, sistemas y recursos empresariales. BPM se perfila en la actualidad como una nueva tendencia para aumentar la eficiencia del negocio y generar las ventajas competitivas que exige el mercado. En la prctica, la adopcin de esta disciplina requiere de una dosis de pensamiento en trminos de procesos de negocio y la utilizacin de tecnologas de Informacin centradas en procesos. Palabras clave: Gestin de procesos de negocio, Metodologa para la automatizacin de procesos, Optimizacin de procesos, Abstract The Business Process Management (BPM) has evolved from the automation of document workflow and activities between people, even automatic coordination and orchestration of processes, systems and business resources. BPM is emerging today as a new trend to increase efficiency at business and create competitive advantages that market demands. In practice, the adoption of BPM as a discipline requires a dose of think in terms of business processes and the use of information technologies focused on processes. Keywords: Business Process Management, Methodology for process automation, process optimization 1. INTRODUCCIN La implementacin de BPM involucra la articulacin de la estrategia, los procesos y la tecnologa de una empresa para generar valor agregado al negocio. Basados en lo anterior el presente artculo aborda diferentes conceptos para el proceso de implementacin de una plataforma BPM, con el fin de dar a conocer los aspectos ms relevantes a tener en cuenta a la hora de su aplicacin, tales como el concepto de procesos de negocios, el cual apunta a un conjunto de actividades interrelacionadas que dan soporte a un producto o servicio; seguidamente se analizan los diferentes enfoques ligados a BPM los cuales permiten el potenciamiento de los procesos. Luego de tener el contexto de gestin de procesos, donde BPM constituye una de las tendencias en gestin que permite de manera deliberada y colaborativa, manejar sistemticamente todos los procesos de negocio de una empresa, se muestran los resultados acerca de la percepcin que tienen las empresas de la ciudad Medelln (Colombia), para a partir de estos poder establecer los requerimientos estndares para su implementacin y posteriormente definir sus caractersticas funcionales. 2. PROCESOS DE NEGOCIO Los Procesos de Negocio o Business Processes (BP) son formados por colecciones de actividades interrelacionadas. stas dan soporte a un producto o servicio, necesario para satisfacer las necesidades de un cliente; su importancia en las organizaciones radica en que stas se apoyan en la composicin de actividades que presenta comnmente problemas con el manejo de la informacin, el establecimiento de puntos de control para las actividades, la estandarizacin de procesos y la coexistencia de diferentes plataformas tecnolgicas para soportarlos. El proceso de BPM no es nuevo, hace al menos cuatro dcadas se ha observado la evolucin de su influencia frente al concepto de informacin y la manera en que esta es manejada. Puede tomarse como ejemplos la dcada de los 60 y 70, donde el objetivo principal era brindar solucin a clculos matemticos de forma rpida y precisa; En los aos 80 esta tendencia se orient hacia la gestin y optimizacin en el manejo y administracin de grandes repositorios de datos; y finalmente, tras el surgimiento del concepto de proceso de negocio, en los aos 90 el enfoque se orient hacia la necesidad de entenderlo y gestionarlo eficientemente [1]. De esta manera BPM dista de tener un enfoque nico, componindose principalmente de la interaccin de los flujos de trabajo (Workflows) y su integracin con las aplicaciones organizacionales (Enterprise Application Integration EAI); permitiendo incrementar sus niveles de productividad y de eficiencia, beneficiarse de la mejora continua en los procesos frente a su calidad, consistencia y confiabilidad; logrando como consecuencia la flexibilizacin y agilidad de los procesos organizacionales, que se deben de dar en tres etapas: La primera corresponde al surgimiento de las teoras de anlisis y mejora de procesos, conocido como reingeniera. La segunda obedece a la aparicin de nuevas teoras administrativas que permitieron edificar la comprensin de la organizacin como ser vivo. Entender a una organizacin de esta manera implica considerar los preceptos de la Administracin por Objetivos, descrita por Peter Drucker. En sta se indica que toda labor realizada obedece al establecimiento de metas y objetivos que abarquen todos los niveles de la organizacin. Adems, el concepto de cadena de valor de Michael Porter permite identificar las funciones vitales y de soporte de la organizacin como ser vivo que interacta con su ecosistema. La tercera etapa corresponde al destacamento que Thomas H. Davenport hace de las Tecnologas de Informacin y Comunicacin, mencionando el papel que estas cumplen como facilitadoras y conductoras de la innovacin de los procesos de negocio. As un ciclo de mejora continua podra ser implementado como una etapa de post reingeniera seguida de la innovacin. As, BPM retoma todas las tecnologas y tcnicas desarrolladas durante las tres estapas de su evolucin en un todo unificado, convirtindose a su vez en un nuevo fundamento sobre el cual se construye una organizacin ms sintonizada con la nueva naturaleza de los procesos de negocio y su administracin [2]. 3. ENFOQUES LIGADOS AL BPM Existen dos grandes subgrupos organizacionales cuyos enfoques son fundamentales para lograr una implantacin exitosa del modelo BPM: las reas de gestin administrativa y de tecnologas de informacin. 3.1 Enfoque Administrativo Alinear las organizaciones con las necesidades y deseos de sus clientes es cada vez ms complejo si se consideran los constantes cambios del medio, aspectos como la hipercompetitividad, el comercio electrnico, la gestin del conocimiento y las cadenas de valor extendidas se han convertido en factores que deben ser manejados correctamente para alcanzar el xito en la organizacin. BPM no condiciona la adopcin de un modelo o teora administrativa particular, ya que en realidad puede fusionarse con cualquiera de ellas y facilita la formalizacin y adopcin rpida de nuevas teoras en un negocio, siendo completamente indiferente a cada teora o mtodo administrativo, gestionando el proceso donde sea necesario aplicar cualquier prctica de negocio, que una compaa desee usar al establecer la secuencia de actividades que permitir la automatizacin de procesos administrativos, logrando definir la infraestructura tecnolgica necesaria y el modelo de desarrollo a ser empleado para tal fin [4]. 3.2 Enfoque Tecnolgico Una vez adoptado organizacionalmente como disciplina, BPM debe propender hacia la sinergia de las capacidades del software y la experiencia del negocio, de forma que se facilite su innovacin y mejoramiento como respuesta a las cambiantes necesidades del medio en que se desenvuelve. En el caso de la tecnologa, se hace necesario considerar aquellos elementos que permitirn ir ms all de la simple implementacin de servicios o la codificacin directa de las reglas de negocio; es necesario lograr un valor agregado real de la organizacin frente a sus clientes. En aos recientes, tecnologas como las orientadas al desarrollo de inteligencia de negocios han permitido que las organizaciones puedan monitorear no solo el comportamiento de sus clientes, sino la manera en que su organizacin est respondiendo en su diario rodaje, aspecto primordial para el mejoramiento continuo. Herramientas enfocadas al modelamiento, la simulacin de polticas y reglas de negocio, el trabajo con ambientes integrados de desarrollo, y la definicin de marcos de trabajo, son solo algunos de estos elementos tecnolgicos que permiten fusionar la experiencia con la definicin de los procesos de negocio que sern soportados en el uso de tecnologas de informacin. Podra decirse que los sistemas BPM crean una nueva categora de software, abriendo una nueva era en la infraestructura de las TI [5]. Tecnolgicamente, los sistemas BPM pueden ser vistos de dos formas: como una nueva plataforma sobre la cual sern construidas la prxima generacin de aplicaciones que darn soporte al negocio, o tambin como una nueva capacidad profundamente incrustada en las categoras existentes de sistemas de informacin al interior de la organizacin. Claro est que, sin importar el enfoque seleccionado, a travs de los sistemas BPM las empresas pueden tornar a su favor la gestin de los procesos y recursos, dndole a su vez mayor valor a sus sistemas y aplicaciones existentes, acelerando el logro de los objetivos del negocio. 4. PERCEPCIN DE BPM EN LAS EMPRESAS DE MEDELLN Con el fin de conocer la perspectiva de la plataforma BPM en Colombia y especficamente en esta ciudad, se realiz una encuesta en las grandes empresas, con el fin de probar la siguiente hiptesis: La mayor parte de las empresas de la ciudad de Medelln desconocen la metodologa BPM y no cuentan con sistemas o software para la gestin integral de sus procesos de negocio. De los resultados preliminares se estima que del total de empresas que ejercen actividades econmicas en la ciudad, el 89% son microempresas; el 9,7% se clasifican como PYMES (pequeas y medianas empresas) y el 1,3% grandes compaas. La densidad empresarial, se mide de acuerdo con el nmero de empresas por habitantes en un territorio. Esta medida, es de 30 empresas por cada 1.000 habitantes. 1 Es decir, si la poblacin en Medelln y el rea metropolitana es de aproximadamente 3,312.165 habitantes entonces el nmero total de empresas que ejercen actividades econmicas en la misma rea es de 99.365, de estas 88.435 son microempresas, 9.638 pertenecen a las PYMES y 1.292 son grandes compaas. Del anlisis de los datos se puede concluir que El 94% de las empresas encuestadas manifiestan que si tienen conocimiento sobre el enfoque de Gestin por Procesos de Negocio, mientras que el 6% manifiesta que no. Por otro lado El 100% de las empresas encuestadas consideran importante el tema de la Gestin de Procesos de Negocio, pero solo el 85% de las empresas encuestadas tienen actualmente en su empresa los procesos de negocio estandarizados y documentados, mientras que el 15% no. Las principales causas por las que no desarrollan este trabajo son las siguientes: Cambios rpidos en los procesos, falta de personal calificado para la documentacin de procesos, falta de capacitacin, es un proyecto que aun no se ha realizado, falta de presupuesto, falta de organizacin y procesos desactualizados. El 56% de las empresas encuestadas han escuchado hablar de alguna metodologa para la Gestin de Procesos de Negocio, entre las cuales mencionan las siguientes: Unidades Estratgicas de Negocios (UEN), BPM de Microsoft, Estandarizacin y Documentacin de Procesos, Diagramas y flujo gramas de procesos, Sistema de Gestin de Calidad ISO 9000 para procesos, ISO 9001, Netweaver (BPM), Filenet y Oracle BPM; mientras que el 44% no han escuchado hablar de ninguna metodologa para la Gestin de Procesos de Negocio. Finalmente slo el 35% de las empresas sondeadas conocen y emplean BPM para definir, modelar, automatizar y medir sus procesos de negocio, mediante el uso de un sistema BPM de tipo comercial que les permita manejar transversalmente sus procesos de negocio. Esto
1 Disponible en Internet: http://www.medellin.gov.co/.../4%20MEDELLIN%20Y%20SU%20PO BLACION.pdf Visitada agosto 01 de 2009 puede traducirse como una baja penetracin en el tejido empresarial debido al desconocimiento de este tipo de soluciones. Dentro de las los aspectos organizacionales mayormente soportados por tecnologas BPM se encuentran la automatizacin de procesos de negocio, monitoreo de procesos, y anlisis en el comportamiento de los procesos de negocio; mientras que en aquellas medianamente soportadas se encuentran la integracin de reas de negocio, el control de flujos de trabajo o la automatizacin al seguimiento de las reglas de negocio, ya que estas ltimas se fundamentan en la adquisicin de tecnologa de corte propietario o son desarrolladas bajo las necesidades particulares del cliente. Uno de los sistemas BPM mas aceptados por las organizaciones y quizs con mayor expectativa de crecimiento es el conformado por la suite SAP, en gran parte por el boom derivado de su implementacin en las compaas de mayor tradicin comercial a nivel nacional, sin mencionar que su amplio espectro de accin permite abarcar casi todas las reas operacionales de la organizacin. Otras tecnologas BPM mencionadas en el sondeo fueron, en su orden, Ultimus, Oracle BPM, Fujitsu, Bizagi, Adobe Systems, Filenet, CIO, BEA Systems e Isolution; las cuales son utilizadas en el 35 % de las empresas encuestada. El 65% restante expres desconocer total o parcialmente los conceptos bsicos de BPM, manifestndose en un desdn hacia la temtica, y por tanto no tienen un sistema o plataforma que les permita gestionar transversalmente sus procesos de negocio. Sin embargo, preguntarse el porqu de este desconocimiento va ms all de la simple apropiacin de informacin, llegando al cuestionamiento de un inters real por conocer; como diran en trminos populares: aunque la informacin est disponible, no ser usada hasta que alguien desee tomarla. Para ello, lo primero sera identificar si BPM es simplemente otro tema de turno para las organizaciones, una moda, o tan solo un enigma para quienes tienen la responsabilidad de orientar los destinos de la organizacin. Posteriormente debe ampliarse la visin que stos puedan tener, mostrando que BPM es algo ms que desarrollar software que automatice actividades o procesos aislados del negocio, ste es un error comn al pensar que el software es el fin para dar solucin a los problemas organizacionales en lugar de considerarlo el medio para llevarlo a cabo. Finalmente, se debe analizar un error comn en quienes ofrecen las soluciones BPM: presentarlas como algo simple, trivial, que reemplaza las soluciones existentes hasta el momento con un solo clic; all el error radica en que mas que reemplazar componentes se busca su integracin, aspecto por el cual la complejidad tiende a ser cada vez mayor [6]. El costo es otra de las barreras que limitan la implantacin de sistemas BPM, ya que en su mayora corresponden a sistemas estndar complejos, desarrollados por grandes casas de software que buscan abarcar la mayor cantidad de reas funcionales con fin de facilitar la integracin operacional; mientras que aquellos aspectos particulares del da a da de la organizacin podrn (y debern) ser desarrollados a la medida, siendo un incremento considerable si se tiene en cuenta variables como el lenguaje de programacin requerido y el nivel de especializacin de las labores a ser automatizadas. 5. REQUERIMIENTOS ESTNDARES PARA IMPLEMENTAR UNA PLATAFORMA BPM Considerando la complejidad para implementar un sistema BPM, se ha generado una lista de pasos que permitir orientar a las organizaciones en esta labor; stos consideran aquellos requerimientos y estndares ms relevantes para una organizacin a la hora de implementar un sistema de gestin por procesos de negocio. El primero de ellos es definir los objetivos del proyecto, esto con el fin de alinear el uso de BPM con la estrategia de la organizacin involucrando la cultura organizacional y el entorno competitivo. Para lograrlo la organizacin debe planificar claramente el proyecto considerando en todo momento los objetivos definidos. Posteriormente se realiza un modelamiento de los procesos, basndose en la definicin y entendimiento de cada uno de ellos; de esta manera se logran identificar aquellos que son crticos y que se convierten en reas de alto impacto en el resultado final de la implementacin. Luego se determina la estructura del equipo de BPM que permita organizar los perfiles para la implementacin, siendo fundamental para su xito, la madurez de la disciplina al interior de la empresa. Despus se realiza un trabajo de simulacin del modelo definido, considerando cada una de las variables que posiblemente puedan interferir de forma positiva o negativa a los procesos de negocio Por ltimo, se recomienda utilizar una lista de chequeo y documentar el plan de implementacin, para garantizar un seguimiento apropiado de cada uno de los pasos a seguir dentro del proceso. El apoyo en esta lista de chequeo permite contar con un enfoque integral del proyecto y garantizar su xito en la implementacin. Por medio de esta herramienta se logran identificar las necesidades de equipo, gobernabilidad y posibles puntos crticos. Esto abonar el terreno para realizar una implantacin exitosa, la cual ser verificada minuciosamente empleado herramientas de monitoreo y control de la ejecucin, evidenciando aquellos puntos de mayor coyuntura y que requieren especial cuidado en su integracin a la totalidad del sistema. 6. CARACTERSTICAS FUNCIONALES DE LA GESTIN SISTEMTICA DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO En BPM, se aplican las caractersticas funcionales de la gestin sistemtica de los procesos de negocio, comenzando por la definicin de la situacin inicial con el objetivo de conocer y analizar el ambiente de la organizacin, para descubrir las necesidades que tienen y las oportunidades de mejora potenciales que se pueden encontrar, se identifican: los sistemas actuales, ambiente global del proceso a optimizar, descripcin general de las etapas de dicho proceso, sus actividades, los requerimientos sobre el proceso a ser diseado, la solucin planteada, arquitectura del sistema, mapas de procesos, diseo del flujograma, modelado del proceso con su caracterizacin y descripcin de las macro actividades. Finalmente se modela el proceso en la plataforma BPM y se integran las diferentes aplicaciones que tenan asociadas sus correspondientes actividades. 7. CONCLUSIONES Y TRABAJO FUTURO La Gestin por Procesos hoy en da es posible gracias a las Tecnologas, que empezaron a surgir con los primeros flujos de trabajo en los aos 90 y luego con tecnologas separadas que se han integrado exitosamente con los aos. Para implementar la gestin por procesos y automatizarlos es necesario identificarlos adecuadamente, entendiendo su propsito a travs del uso de tecnologas para el modelamiento bajo una Arquitectura Empresarial y con el respectivo anlisis para el rediseo de procesos. Lo anterior conlleva a automatizar los procesos y orquestarlos de principio a fin. Es en este punto que intervienen las distintas tecnologas, siendo BPM Workflow la principal, porque es la que precisamente orquesta todos los procesos. Implementar un sistema BPM, implica reunir algunos requerimientos obligatorios: alta flexibilidad, fiabilidad, elevados niveles de seguridad, y se considera vital poseer capacidades de escalabilidad, alto rendimiento, tolerancias a fallos y calidad de servicio, de forma tal que puedan ser considerados como un componente de misin crtica de la infraestructura, trascendiendo de esta manera las fronteras de la organizacin hacia el exterior. 8. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
[1] The View From The Field: BPM Survey Results. Forrester Research. DOI= http://www.accelacomm.com/jaw/ifwcib/11/50390134/ [2] http://bdigital.eafit.edu.co/bdigital/PROYECTO/P005369CDV4 94A/marcoTeorico.pdf [3] H. Smith & P. Fingar (2002): Business Process [4] Management The Third Wave [5] PECTRA Technology (Versin 4.5.9): Architectural Over View, PECTRA BPM Suite [6] [V] Jeston John and Nelis Johan, (2008), Business Process Management, Second Edition: Practical Guidelines to Successful Implementations, ISBN 978-0-75-068656-3