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TEORIA
ADMINISTRATIVA

II UNIDAD
PLANIFICACIN


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TEMARIO UNIDAD:
I.- Conceptualizaciones
1.1 Generalidades
1.2 Objetivos de la Planeacin
1.3 Caractersticas de los objetivos o planes
1.4 Ventajas de un proceso de Planeacin

II. Etapas del proceso de planificacin
1.1 Etapas bsicas
1.2 Otras consideraciones

III. Tipos de Planes

IV. Niveles estratgicos y operativos

V. Principios de la planificacin y limitaciones

VI. La Administracin por objetivos
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PROCESO DE TOMA DE
DECISIONES


PROPSITOS FODA / PORTER


PRETENDE? ESTADO ACTUAL?









DEF. OBJETIVOS
REQUISITOS
TIPOS
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PROCESO DE TOMA DE
DECISIONES










DEF. OBJETIVOS
REQUISITOS:

Tiempo
Jerarquizados
Alineamiento organizacional
Verificables
Controlables
TIPOS:

Estratgicos / Operativos
Misin
Programa (metas; polticas;
reglas; cronograma;
Presupuesto)



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Jerarqua de Objetivos
Propsito
Misin
Objetivos largo plazo
Objetivos especficos
Objetivos divisionales
Objetivos departamentales y de unidades

Objetivos Individuales

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QU ES PLANIFICAIN?

FUNCIN ADMINISTRATIVA QUE DA DIRECCIN A LA EMPRESA

REQUISITOS:
Definir objetivos jerarquizados y verificables
Integracin de variables micro y macro ambientales
Define recursos implementacin - control

VENTAJAS:
Permite tomar decisiones
Reduce la incertidumbre
Aumenta la rentabilidad
Mantiene mentalidad futurista



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1.1 Generalidades
La planificacin es la primera funcin de la
administracin y consiste en determinar las metas u
objetivos a cumplir.

La planificacin es bsica para el buen
funcionamiento de toda organizacin.

A partir de ella, se desprenden otras funciones
administrativas que define qu organizar, a quin
dirigir y qu controlar.

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Todo proceso de planeacin se caracteriza por:


Determinar el objetivo deseado (qu es lo que se
quiere).

Evaluar cursos alternativos de accin (plan A, B, C, etc.)
para lograr objetivos.

Seleccin de la decisin ms acertada.

Preparase para hechos inciertos y trazar actividades
futuras.


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En consecuencia, todo proceso de
planeacin implica:


Una seleccin de misiones, objetivos y acciones
necesarias.

Tomar de decisiones permanente de cursos de accin.

Innovacin administrativa.

Revisin y modificacin permanente (flexibilidad)




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1.2 OBJETIVOS DE LA PLANEACIN
(Diagrama)
Llevar a la organizacin de una situacin actual a una
situacin futura deseada (factor tiempo),

Dirigir y alinear actividades organizacionales en un contexto
determinado (variables internas y externas)

Determinar los cursos de accin disponibles.

Definir los recursos necesarios para su implementacin

Evaluar y controlar el desempeo de la organizacin.

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1.3 Caractersticas de los objetivos
Para cumplir con las metas organizaciones, se requiere que los
objetivos sean:

Claros y alcanzables

Verificables y medibles dentro de un plazo establecido y por
tanto controlables.

Jerarquizados (principales y secundarios)

Adecuada implementacin, considerando el factor ambiental
para lograr un alto desempeo de la organizacin.

Orientacin comn entre los objetivos de la empresa, de los
administradores y de los individuos.
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1.4 VENTAJAS DE UNA BUENA PLANEACIN:
Disminuir riesgos en la toma de decisiones y aprovechar al
mximo las oportunidades.

Favorecer la rentabilidad.

Organizar y dirigir con confianza a personas y recursos.

Propicia el desarrollo de las empresas, al establecer mtodos
para utilizar racionalmente los recursos.

Reduce los niveles de incertidumbre que se puedan presentar en
el futuro.

Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias.


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1.4 VENTAJAS DE UNA BUENA PLANEACIN:


Mantiene mentalidad futurista teniendo una visin del
porvenir y un afn de lograr y mejorar las cosas.

Promueve la eficiencia ya que elimina la improvisacin.

Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en
todos los niveles de la empresa.

Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.

Permite evaluar alternativas, antes de tomar decisiones.


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II.- Etapas del proceso de planificacin


1 Determinacin de Objetivos (verificables, jerarquizados, etc.)


- Recopilacin de antecedentes
2 (FODA)
- Anlisis de antecedentes


- Formulacin de supuestos

3 - Formulacin de planes alternativos

- Determinacin del plan definitivo (Implementacin)


4 Control de avance del plan
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ATENCION A LAS
OPORTUNIDADES
A la luz de:

Mercado
Competencia
Deseos de los clientes
Nuestras fortalezas
Nuestras debilidades
ESTABLECIMIENTO DE
OBJETIVOS O METAS
Dnde quisiramos estar y qu
deseamos hacer y cundo.

CONSIDERACIN DE
PREMISAS DE PLANEACIN
En qu condiciones operarn
nuestros planes?
IDENTIFICACIN DE
ALTERNATIVAS
Cules son las alternativas ms
promisorias para el cumplimiento
de nuestros objetivos?
COMPARACIN EN
ALTERNATIVAS CON BASE EN
LAS METAS PROPUESTAS
Qu alternativa nos ofrece
mayores posibilidades de cumplir
nuestras metas al menor costo y
mayor ganancia?

ELECCIN DE UNA
ALTERNATIVA
Seleccin del curso de accin que
seguiremos.

FORMULACIN DE PLANES DE
APOYO
Compra de equipo y de materiales
Capacitaciones
CONVERSIN DE PLANES EN
CIFRAS MEDIANTE LA
REALIZACIN DE PRESUPUESTOS
Volumen y precio de veta
Gastos de operacin necesarios
Inversin en bienes de capital
2.2 Otras consideraciones en el proceso de Planificacin (Koontz):
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Como conclusin, Planificar:

Es el camino entre el punto donde se est y aquel a
donde se quiere llegar.


Es la anticipacin racional de una accin, como
resultado de una evaluacin de fines y medios.


Es una labor permanente en toda la organizacin.


Requiere: seleccionar, relacionar los hechos,
plantear supuestos, efectuar predicciones, etc.

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TEMARIO UNIDAD:
III. Tipos de Planes:
3.1 Misin o propsito (tarea bsica)
3.2 Meta u objetivos (fines concretos en un plazo)
3.3 Polticas (criterios de accin)
3.4 Reglas (enunciados explcitos)
3.5 Procedimientos (mtodo y cronograma)
3.6 Programas (inclusivo)
3.7 Presupuestos (en trminos financieros)

IV. Planeacin estratgicos y operativa
V. Principios de la planificacin y limitaciones
VI. La Administracin por Objetivos (APO)


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III.- TIPOS DE PLANES
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3.1 Misin o propsito:
Se relaciona con la funcin o tarea bsica de una
organizacin o de una parte de sta (producir bienes y
servicios; aplicar las leyes; enseanza, etc.)
Sin embargo, la manera de cumplirlo alude a la misin de
la empresa:

Por ejemplo:
Ser la institucin lder en la prestacin de servicios de salud.
Satisfacer las necesidades de nuestros usuarios a travs de
una administracin profesional, con productos de calidad y
servicios oportunos.
Fomentar un clima laboral de confianza y desarrollo de
nuestros colaboradores, participando en el desarrollo de
nuestro pas.

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3.2 Metas u objetivos:
Se refiere a los resultados que se esperan
lograr dentro de un tiempo determinado.

Explicita los fines por medio de diversas
actividades (organizacin, direccin y control)

Ejemplos:
Metas de produccin y ventas esperadas en un ao.
Apertura de tres nuevas sucursales en un plazo de dos
aos, etc.
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Factor tiempo: caracterstica
fundamental de los objetivos


Inmediatos: Ejecutados antes de
6 Meses.
Corto Plazo:
Mediatos: Ejecutados entre 6 y
12 Meses.


Mediano Plazo: Realizables en un plazo de 1 a 3 aos


Largo Plazo: Realizables en un plazo mayor de 3 aos.

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Jerarqua de objetivos:
Los objetivos conforman una jerarqua, por
ejemplo:

Misin
Objetivos largo plazo (estratgicos)
Objetivos divisionales
Objetivos departamentales
Objetivos individuales (de desempeo, de
desarrollo personal, etc.)
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Jerarqua de Objetivos
Propsito
Misin
Objetivos largo plazo
Objetivos especficos
Objetivos divisionales
Objetivos departamentales y de unidades

Objetivos Individuales

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ADMINISTRACIN
RR. HH.
PRODUCCIN
FINANZAS
MARKETING

APLICAR NUEVOS
SISTEMAS DE
SELECCIN Y PLAN
DE CARRERA EN 2
SEMESTRE

INCREMENTAR EL
VOLUMEN DE
PRODUCCIN EN UN
25 %.

OBTENER UNA
GANANCIA DEL 75%


INCREMENTAR EL VOLUMEN DE VENTAS DE $ 15,000 A $25,000 PARA DIC. 2009.
INTRODUCIR AL MENOS 2 NUEVOS PRODUCTOS.

Ejemplos de objetivos departamentales:
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Objetivos cuantitativos y cualitativos:
Los objetivos cuantitativos son medibles y por tanto
verificables (cundo, cunto, calidad o
caractersticas del producto, costo, etc.)

Los objetivos cualitativos son apreciaciones
generales.

Ejemplo:
Obtener ganancias razonables
Mejorar la comunicacin
Elevar la produccin
Instalar nuevas tecnologas, etc.
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Resumen:
El establecimiento de objetivos requiere que
stos:

Sean Jerarquizados

Contemplen el factor tiempo

Sean Verificables
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3.3 Polticas:
Son enunciados, criterios generales que encauzan
el pensamiento en la toma de decisiones.

Lmites dentro de los cuales deber desenvolverse
una accin. Pueden ser o no explcitas.

Ejemplos:
Contratacin exclusiva de enfermeras/os con grado
universitario de universidades privadas
Inclusin de las sugerencias de los empleados para elevar
eficiencia.
Con estricto apego a un elevado estndar de tica
empresarial.

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Se exponen acciones o prohibiciones especficas,
no sujetas a la discrecionalidad de cada persona.

La esencia de una regla es reflejar una decisin
administrativa en cuanto a la obligacin,
realizacin u omisin de una accin.

Ej.: NO FUMAR, es una regla que no permite
ninguna desviacin.
3.4 Las Reglas:
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3.5 Procedimientos:
Es un medio para alcanzar los objetivos
establecidos.

Son guas de accin que detalla o describe el
mtodo o la manera exacta la realizacin de
ciertas tareas.

Contempla secuencias cronolgicas de las
tareas requeridas (cronograma).

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3.6 Programas:
Las metas deben ser distribuidas en el tiempo, de
modo que su logro resulte de un paulatino
cumplimiento de metas parciales con una exacta
dimensin del tiempo.

Integra el conjunto de metas, polticas,
procedimientos, reglas, asignaciones de tareas,
pasos a seguir, recursos a emplear, y otros
elementos necesarios para llevar a cabo un curso
de accin dado, habitualmente se apoyan en
presupuestos.

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3.7 Presupuesto:
Son metas o programas expresados en trminos de
dinero requerido para concretar el programa.

Contempla por ejemplo la relacin hora/hombre,
hora/mquina, etc.

Obliga a la empresa a la recopilacin de datos de
flujo de dinero, ingresos, egresos, etc.-

El presupuesto es necesario para el control, pero
sera intil si no es un reflejo fiel de lo planes.

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IV.- Planeacin Estratgica y
Operativa

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Planeacin estratgica:
Es una declaracin de objetivos con visin de
futuro.
Planes u objetivos bsicos de largo plazo
(niveles gerenciales)
Considera factores externos e internos
Adopcin de cursos de accin.
Asignacin de recursos necesarios para su
cumplimiento.

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Planeacin operativa:
Formulacin de planes especficos de la
empresa.

Especifica:

El tiempo que contempla (programa)
El dinero que requiere (presupuesto)
Tipo de trabajo (procedimientos y mtodos)

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V.- Principios de la planificacin:
Anticipar los cambios y as los neutraliza
Facilitar la coordinacin.
Permitir el control.
Flexibilidad, especialmente ante los cambios
Generar compromiso o motivacin de todos los
integrantes de la organizacin
Contribuir a un propsito central.



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Limitaciones:

Algunas de los factores que coartan la utilidad y
validez de la planificacin son:


Dificultad en establecer planes claros y explcitos.

Poca exactitud en relacin a los resultados

Falta de antecedentes estadsticos en que basar el plan

El costo en tiempo (exceso de planificacin)

Su rigidez (que no se adapta a los cambios)

La incertidumbre del entorno (incontrolable)




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VI.- La Administracin por
objetivos (APO)
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La administracin por objetivos:
La APO se refiere que a todos los miembros de una
organizacin se les asignen una serie de objetivos que
deben alcanzar durante un perodo de tiempo.

Estos objetivos se fijan en conjunto y se acuerdan con
los trabajadores y sus jefes.

Se dan recompensas o sanciones a los empleados con
base al grado de cercana de los objetivos
comprometidos.
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Beneficios y deficiencias de una APO:

Beneficios:

Mejoras en la administracin gracias a la planeacin
orientada a resultados
Precisin de roles para alcanzar los objetivos
Compromiso personal
Desarrollo de controles eficaces, lo que permite medir
resultados y realizar acciones correctivas.

Deficiencias:

Socializar al personal en la definicin de una APO
Descansa en conceptos de autocontrol y autodireccin