LIBRO DIARIO

DEFINICIN:

Es un libro contable destinado a recoger la totalidad de los asientos
contables realizados por la empresa.
Segn los artculos 32 al 34 del Cdigo de Comercio:

Obligatoriamente se debe llevar la contabilidad en idioma Castellano.
No pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados a
Tribunal o Registrador Mercantil.
Se asentarn, da por da, las operaciones que haga el comerciante, de modo que
cada partida exprese claramente quin es el acreedor y quin el deudor, en la
negociacin a que se refiere.
El libro y sus comprobantes deben ser conservados durante (10) diez aos, a
partir del ultimo asiento de cada libro.
ASIENTOS CONTABLES:
Cada una de las anotaciones registradas en el libro diario se denomina asiento.
Los asientos pueden ser:
Segn su estructura:

Simples: una
anotacin en el debe
y otra en el haber
Compuestos: una
anotacin en el debe
y dos o ms en el
haber o viceversa
Complejas: dos o
ms anotaciones
tanto en el debe
como en el haber

Segn su Objetivo:


Los libros contables reflejan la situacin de la empresa y deben dar una imagen
fiel de la misma.
USO Y DISEO DEL LIBRO DIARIO
El registro de las operaciones del libro diario debe hacerse de manera que
presenten un estado claro de los hechos y faciliten los pases a las cuentas del
libro mayor el diseo del diario debe contener los siguientes espacios y elementos:
1. Folio: debe numerarse correlativamente cada una de sus paginas a fin de
facilitar los pases al libro mayor
2. Columna de fechas: en esta anota el ao en la primera lnea. No es
necesario repetirlo en el mismo folio a menos que cambie el ao. El mes se
escribe en la lnea inmediata inferior, tampoco se vuelve a anotar hasta el
folio siguiente a no ser que empiece oro mes. El dia se escribe en la misma
lnea del mes si en el mismo dia se suceden varias operacines la fecha del
dia debe repetirse.
De Apertura: bien por
inicio de actividad
(constitucin) o por inicio
de ejercicio
De Gestin: reflejan las
operaciones del diario.
De Periodificacin: se
separan los ingresos y los
gastos del periodo actual
de los periodos siguientes.
Correccin de errores
De Cierre: al final del
ejercicio.
De Regulacin: Son los
que determinan el
resultado.



3. Columnas para cuentas y detalles: cada registro de operaciones esta
precedido por una lnea en la que se anota en forma consecutiva el numero
el nmero correspondiente de cada asiento el titulo de la cuenta deudora
se escribe pegada al margen junto a la columna de la fecha. El titulo de la
cuenta acreedora se escribe unos dos centmetros mas hacia a la derecha.
En la lnea siguiente a la cuenta o cuentas acreedoras se registra la
explicacin del asiento, la cual consiste en una justificacin narrativa de la
operacin.
4. Columna para referencia: en esta se escribe el nmero de folio del libro
mayor, al cual fue pasada la partida que aparece en la misma lnea.
5. Columna del debe: en esta columna se registra las cantidades que se
cargan. El importe monetario de dichos cargos se registra en la misma lnea
correspondiente a la cuenta deudora
6. Columna del haber: en esta columna se registra las cantidades que se
abonan. El importe monetario de dichos abonos se registra en la misma
lnea correspondiente a la cuenta acreedora
7. En la ltima lnea de las pginas del libro diario se totaliza parcialmente los
importes monetarios de las columnas debe y haber. Estos totales parciales
deben ser iguales como prueba de la igualdad matemtica de los cargos y
delos abonos. Los totales deben estar precedidos de la palabra VAN.
8. Las sumas anteriores se registra tambin en la primera lnea de la pgina
siguiente precedidas de la palabra VIENEN. Seguidamente se contina
registrando las operaciones con sus respectivos importes.
9. En caso de notarse que las lneas disponibles al final e l pgina no dan
cabida a un asiento estas debern inutilizarse con una lnea diagonal que
atraviese la parte no utilizada.
DISEO DEL LIBRO DIARIO:
fecha Cuentas y detalles (3) Ref
(4)
Debe (5) Haber (6)
Ao Vienen (8) 4000,00 4000,00
Mes Da
(2) vehculo 6 110000,00
caja 1 110000,00
Compra de vehculo al
contado





Van (7) 114000,00 114000,00

PARTES DE UN ASIENTO:
1. Numero del asiento: se refiere al numero correlativo que le corresponde a
cada asiento este se coloca en el centro entre guiones.
2. Fecha: se refiere al ao, mes y dia en que se realiza la operaciones
3. Cuentas deudoras: es la cuenta o cuentas que se cargan
4. Cuentas acreedoras: son las cuentas que se abonan
5. Cantidades: son los importes monetarios que se registran en el debe y en el
haber
6. Explicacin: es una redaccin pero clara que indica el origen de la
operacin que se registra.
Fecha
2000
Cuentas y detalles ref debe haber
Mayo 02 (2) Mobiliario (3) m-
3
(5) 10000,00
Caja (4) m-
2
(5) 10000,00
Compra de mobiliario al
contado (6)


EJEMPLO DE UN MANUAL DE COMO SE PUEDEN MANEJAR LOS INGRESOS
Y EGRESOS DE LA FUNDACION
Procedimiento

Asunto: Manejo de Ingresos.
Objetivo: Brindar una herramienta informativa que permita mantener un criterio
unificado en cuanto al manejo administrativo y contable de los ingresos.
Alcance: Este procedimiento es aplicable a todas las reas que manejen los
procesos de ingresos.
Responsable: El departamento de contabilidad, ser el responsable de la
supervisin, manejo y cumplimiento de los aspectos contenidos en este
procedimiento, adems de velar por su constante actualizacin.
Lineamientos: Todo movimiento de ingreso bancario, entre otros, deber ser
enviado a la atencin del departamento de contabilidad.
Ingresos:
Se deben realizar OBLIGATORIAMENTE los cierres diariamente.
Verificar en que el cuadre del cierre de caja estn a los soportes (facturas,
comprobantes, depsitos), debe estar sellado y firmado por la gerencia de
administracin en seal de recibido.

Las cajas de ingreso, deben ser diarias y enviadas al departamento de
contabilidad semanalmente. Las mismas deben contener.
Original del depsito bancario, transferencia o la forma de pago actualizada.
Cobro respectivo
Factura amarilla o segn sea el color que avale el cobro.
En relacin al formulario del cierre de Caja:
El (la) analista debe identificar la caja de ingreso respectiva.
Debe contener: La cantidad de donaciones y su distribucin.
Los ingresos deben ser depositados el hbil da siguiente al cual fue recibido en
administracin.
Contabilidad:
El departamento de contabilidad velara por el fiel cumplimiento de los lineamientos
y procedimientos establecidos en este documento.
Las cajas de ingresos recibidos en este documento.
Las cajas de ingreso recibidas de administracin deben contener:
- deposito correspondiente
- deber revisar el total depositado y cada uno de los soportes
correspondientes.
- Deber ser firmado en seal de recibido y conformidad.





Elaborado por: Revisado por



Lic. XXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXX
Contador Gerente de
Administracin




Responsable Aprobado
por:


Encargado de cuentas por cobrar presidente(a) de la
Fundacin.

Procedimiento

Asunto: Manejo de Egreso de la Fundacin.
Objetivo: Brindar una herramienta informativa que permita mantener un criterio
unificado en cuanto al manejo administrativo y contable de los egresos de la
fundacin.
Alcance: Este procedimiento es aplicable a todas la reas que manejen los
procesos de egresos.
Responsable: el departamento de contabilidad, ubicado en xxxxxxxx ser el
responsable de la supervisin, manejo y cumplimiento de los aspectos contenidos
en este procedimiento, adems de velar por su constante actualizacin.
Lineamientos:
1. Todo soporte de movimientos de egresos bancarios, deberan ser enviados
Directamente al Departamento de Contabilidad.
2. Todo movimiento bancario debe estar soportado con sus facturas o
cualquier aval que justifique la salida de dinero.
3. Todo desembolso debe incluir OBLIGATORIAMENTE: Formato de pago
o formato de orden de pago dependiendo del cas, en la que se identifiquen
los siguientes aspectos:
Datos generales del proveedor o beneficiario en donde este indique el
Nombre, CI O RIF, Direccion fiscal y telfonos.
El tipo de transaccin efectuada: cheque o transferencia.
Numero de documento
Banco y cuenta que esta siendo debitada.
Monto a cancelar.
Igualmente debe incluirse toda retencin que se efectue.
4. Todo desembolso debe venir soportado OBLIGATORIAMENTE por COPIA
DE CHEQUE EMITIDO, COPIA DEL ARCHIVO BANCARIO y/o
COMPROBANTE DE TRANSFERENCIA, o cualquier otro aval que
muestre monto y beneficiario del pago efectuado.
5. Todo desembolso efectuado deber estar soportado por facturas originales.
6. Las facturas deben ser a nombre de la fundacin.
7. Todo soporte de pago debe ir sin tachadura ni enmendaduras.
8. En caso que existan compras de equipos, mobiliarios y cualquier otro activo
a ser propiedad de la fundacin,
CONTABILIDAD:
El departamento de contabilidad velara por el fiel cumplimiento de los lineamientos
y procedimientos establecidos en este documento.
La Caja de egresos recibida de administracin debe contener:
Resumen general de los cheques emitidos por banco en el da recibido.
Reporte de cheques anulados, con su fsico correspondiente. El cheque debe
estar sellado en seal de anulado.
Reporte de notas de dbito con su soporte fsico.
Resumen especifico de movimientos bancarios por nmeros de cheques.
Los egresos, dependiendo de su tipo vendrn soportados con lo siguiente:
Pagos, deben contener loa soportes relacionados a todo pago.
Pagos de servicio en general: Pagos de servicios bsicos, (Agua, luz, Telfono,
condominio, entre otros), deben estar soportados por los recibos
correspondientes.


Elaborado por: Revisado p



Contador Gerente



Responsable Aprobado por:



Jefe de Cuentas por Pagar Presidente(a) de la
fundacin

















Conclusin.
Recomendaciones para el manejo de efectivo.

1) Efectuar todos los pagos, a partir de cierta cuanta, mediante queques
autorizados, revisados y firmados por personas distintas.
2) Evitar la manipulacin demasiado frecuente y el acceso de muchas
personas del efectivo.
3) Que nunca sean las mismas personas, quienes reciban dinero o efecten
pagos, sean las que realicen las anotaciones en los libros de contabilidad.
4) Depositara en el banco todos los ingresos de efectivo, ntegros, lo antes
posible