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Por qu implementar una Oficina
de Direccin de Proyectos
(PMO)?
Lorenzo Armenta Fonseca
lorenzo_kila
laf@dharma.mx
Qu desea la Alta Direccin?
RESULTADOS!!!
Qu desea la Alta Direccin?
Estudios mostrados por publicaciones de Harvard Business
Review muestran que cerca del 90% de las
organizaciones fallan en implementar efectivamente su
estrategia.
Asimismo, otros estudios muestran que 7 de 10
proyectos fracasan en su ejecucin. Y las razones
principales de esto es la falta de metodologa para
gestionar proyectos y la falta de profesionales en
gestin de proyectos
Qu necesitamos... qu falta?
Para cumplir con los objetivos y
estrategias es necesario:
Entender la estrategia corporativa.
Definir los criterios y parmetros para la
justificacin, seleccin y priorizacin de las
iniciativas.
Traducir efectivamente la estrategia en
una cartera de proyectos y programas
relevantes, ejecutables y medibles.
Dirigir los proyectos bajo las buenas
prcticas, procesos y metodologas de
gestin de proyectos.
Gestionar el conjunto de proyectos,
programas y portafolios bajo una PMO.
Qu es una PMO?
Estructura de gestin que estandariza los
procesos de gobierno relacionados con el
proyecto y hace ms fcil compartir
recursos, metodologas,
herramientas y tcnicas.
Una PMO puede abarcar desde el suministro
de funciones de soporte para la direccin de
proyectos hasta la responsabilidad de la
propia direccin de uno o ms proyectos.
Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge
(PMBOK Guide) Fifth Edition
Qu es una PMO?
Integra toda la informacin de los proyectos
estratgicos.
Evala hasta qu punto se cumplen los
objetivos de negocio de alto nivel.
Constituye el vnculo natural entre los
Proyectos, Programas y Portafolios de la
organizacin.
Tipos de estructuras de PMOs
Tipo de
PMO
Rol Proporciona Descripcin
Grado de
Control
De
Apoyo
Consultivo
Plantillas
Mejores prcticas
Capacitacin
Acceso a la informacin
Lecciones aprendidas
Brinda apoyo en forma de suplir
experiencias segn la demanda de
plantillas, mejores prcticas, acceso
a informacin y experiencias de
otros proyectos similares
Reducido
De
Control
Soporte
Adopcin de marcos o
metodologas
Plantillas y formularios
Herramientas
Conformidad con trminos
Brinda apoyo a las reas, pero
tambin exige que la metodologa
se use y se cumpla con las reglas
Moderado
Directiva Control Todo lo anterior y ms
Se aduea de los proyectos
proporcionando la experiencia en
direccin de proyectos y los
recursos para manejar los mismos
Elevado
Funciones clave de una PMO
Gestionar recursos compartidos a travs de todos los
proyectos dirigidos por la PMO.
Identificar y desarrollar una metodologa, mejores
prcticas y estndares para la direccin de proyectos.
Vigilar el cumplimiento de los estndares, polticas,
procedimientos y plantillas de la direccin de proyectos
mediante auditoras de proyectos.
Funciones clave de una PMO
Instruir, orientar, capacitar y supervisar.
Desarrollar y gestionar polticas, procedimientos,
plantillas y otra documentacin compartida de los
proyectos (activos de los procesos de la organizacin).
Coordinar la comunicacin entre proyectos.
Objetivos de una PMO
Gestionar los cambios significativos relativos al alcance de un
programa, que pueden considerarse como oportunidades
potenciales para alcanzar mejor los objetivos de
negocio.
Optimizar el uso de los recursos de la organizacin
compartidos entre todos los proyectos.
Gestionar las metodologas, estndares,
riesgos/oportunidades globales, mtricas e
interdependencias entre proyectos a nivel de empresa.
Algunas interrogantes
Cmo sabemos si NECESITAMOS
una PMO?
Cul es el VALOR de la PMO en
una organizacin?
Cmo lograr que la PMO sea
EXITOSA?
Algunos problemas comunes
Gestin de informacin y documentacin de proyectos
individuales sin adecuada visin global de la cartera.
Sin una visin global, los proyectos demandan y
requieren de recursos como si fueran propios y
exclusivos.
Conflictos por una pobre existencia y apego a procesos
de direccin y gestin bien definidos.
Cmo saber si necesitas una PMO?
Necesidad de vincular los proyectos a los objetivos de negocio y a la
estrategia de la organizacin.
Muchos proyectos no agregan valor estratgico a la organizacin.
Se inician demasiados proyectos y se finalizan muy pocos o solo
algunos de ellos son exitosos.
Falta de priorizacin de los proyectos.
Se realizan muchas actividades y se dan pocos resultados.
Los proyectos no terminan a tiempo ni dentro del presupuesto.
Falta de coordinacin entre los proyectos.
Cmo saber si necesitas una PMO?
El rol del Director de Proyectos no es reconocido o no cuenta con la
autoridad suficiente.
No existe una cultura organizacional que apoye la gestin de
proyectos.
Hay competencia interna para obtener los presupuesto y recursos
para los proyectos.
Los proyectos fracasan y el xito es aleatorio y no repetible.
Se utilizan herramientas no estndares para el control de los
proyectos.
No existen mtricas definidas.
Cmo saber si necesitas una PMO?
Entorno poco propicio para el desarrollo de proyectos.
Equipos de proyecto poco integrados y sin cohesin, por lo tanto
poco comprometidos.
Los proyectos son vistos como una carga adicional al trabajo
ordinario.
Poca visibilidad del avance, estatus y resultados de los proyectos
hacia el equipo y la organizacin.
Por qu implementar una PMO?
Una PMO es bsicamente la impulsadora de la cultura de
Direccin de Proyectos en una organizacin.
Centraliza la informacin de los proyectos de la
organizacin y la reporta de forma consolidada.
Coordina y controla de diferentes formas los proyectos.
Se desempea como gestor del conocimiento de la
organizacin en Direccin de Proyectos.
Sirve como puente entre la Planificacin Estratgica y la
implantacin de la estrategia.
Por qu implementar una PMO?
Puede que los proyectos que la PMO apoya o dirige no
guarden ms relacin entre s que la de ser gestionados
conjuntamente.
La forma, la funcin y la estructura especficas de una PMO
dependen de las necesidades de la organizacin a la que
sta da soporte.
La gestin de la cartera de proyectos permite organizar,
controlar y apoyar en forma centralizada a un conjunto de
proyectos, con el fin de contribuir al logro de los objetivos
estratgicos de la organizacin.
La PMO surge por la necesidad de la empresa, de elevar el
nivel de madurez organizacional para el manejo de
proyectos.
Por qu implementar una PMO?
Una PMO puede tener la autoridad para actuar como un
interesado integral y tomar decisiones clave a lo largo de
la vida de cada proyecto, hacer recomendaciones,
poner fin a proyectos o tomar otras medidas, segn sea
necesario, a fin de mantenerlos alineados con los
objetivos de negocio.
Asimismo, la PMO puede participar en la seleccin,
gestin e utilizacin de recursos de proyectos
compartidos o dedicados.
Modelos para disear e implementar
una PMO
Project Management Institute (PMI)
Organizational Project Management Maturity
Model (OPM3

)
http://www.pmi.org/en/PMBOK-Guide-and-Standards/Standards-Library-of-PMI-Global-
Standards.aspx
A Guide to the
Project
Management
Body of
Knowledge
(PMBOK Guide)
- Fifth Edition
The Standard
for Program
Management
- Third Edition
The Standard
for Program
Management
- Third Edition
Modelos para disear e implementar
una PMO
Cabinet Office's
Portfolio, Programme, and Project Management
Maturity Model (P3M3

)
http://www.p3m3-officialsite.com/P3M3Model/P3M3Model.aspx
P3M3

Project
Model
P3M3


Portfolio
Model
P3M3


Programme
Model
Modelos para disear e implementar
una PMO
International Organization for
Standardization (ISO)
ISO 21500:2012 - Guidance on project
management
ISO/TC 258 Project, programme and portfolio
management
ISO/CD 21502 Project and Programme Portfolio Management
http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=50003
Ms sobre la ISO 21500: http://www.iso-21500.es
Beneficios de una PMO
Impacto de los proyecto hacia los objetivos de negocio/estratgicos.
Una visin ms clara y objetiva de los de cada proyecto y su relacin con la
estrategia de la organizacin.
Mejor comunicacin en los equipos y de stos hacia la organizacin.
Ms y mejor informacin para toma de decisiones tcticas, operativas y
estratgicas.
Seguimiento y control adecuado y oportuno del estatus y avance de los proyectos.
Implementacin de tcnicas y herramientas de supervisin permanentes y
detalladas, con procedimientos estandarizados.
Implementacin ms rpida y efectiva de la estrategia.
Algunos puntos a considerar
Las organizaciones no cambian de la noche a la
maana, mucho menos la cultura organizacional
Realizar una implementacin gradual y con metas claras.
Centrarse en las personas, y ver el Proyecto de
implementacin de la PMO como un cambio de cultura
organizacional.
Siempre ser ms sencillo si comenzamos en un rea o
departamento especfico (Proyecto Piloto) y
posteriormente en el resto de la organizacin.
Algunos puntos a considerar
PMO
Plan
Estratgico
Recursos
Tecnologa
Procesos
Qu debemos evitar con las PMOs?
Implementar cualquier tipo de PMO en la organizacin.
Convertir la PMO en un ente burocrtico que slo audita y
controla y que no entrega valor a los Directores de proyectos.
Querer que la PMO gestione todos los proyectos de la
organizacin.
Entender que NO se trata solamente de un software o sistema.
Implementarla sin el apoyo de las dems reas funcionales o
de la Direccin.
Implementar toda la metodologa en la primera etapa.
Esperar resultados inmediatos.
Retos en la implantacin de una PMO
Identificar las necesidades de gestin y la cultura de la
organizacin para definir el tipo de PMO a implementar.
Mantener un enfoque colaborativo y de entrega de
valor, y no slo un ente de auditora y control.
Obtener el apoyo de la Alta Direccin y de las Gerencias.
Gestionar adecuadamente a los Interesados y sus
expectativas.
Seleccin y adopcin de las herramientas adecuadas.
Gestin del cambio.
Recomendaciones
Definir los objetivos especficos de la PMO para que todos
estn alineados en los resultados a obtener.
Establecer el tipo de PMO ms apropiado manteniendo
siempre un enfoque colaborativo.
Entender la cultura organizacional para gestionar el cambio
efectivamente.
Adaptar las BPs y estndares a las necesidades especficas
de la organizacin.
Enfocarse en los proyectos relacionados a los objetivos y
estrategias de la organizacin.
Evidenciar y mostrar el valor de la PMO con los resultados de 1
2 Proyectos pilotos.
Recomendaciones
Involucrar y capacitar a los Interesados.
Definir los objetivos de la organizacin y los proyectos que
contribuyen al logro de los mismos.
Priorizar los proyectos conformando una cartera adecuada.
Establecer y difundir de los objetivos, metas e iniciativas
estratgicas de la organizacin y cmo los proyectos aportan
a todas estas.
Involucrar a toda la organizacin en las definiciones de los
objetivos y estrategias, as como en la ejecucin de los
proyectos.
Preguntas
@lorenzo_kila
Qu ms deseas aprender sobre
las PMOs?
Cmo disear e implantar una PMO?
Modelos de Madurez (P3M3/OPM3) para PMOs
Cmo usar el PMBOK para implantar una PMO
Cmo usar la ISO 21500 para implantar una PMO
Herramientas para la automatizacin de PMOs
Enven sus comentarios!!!
Vanessa Amaya
vanessa@sg.com.mx
Lorenzo Armenta
laf@dharma.mx
Preguntas
Muchas Gracias
Nos vemos en el prximo Webinar!!!
@lorenzo_kila
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