Normas Icontec Si alguna vez ha presentado un trabajo escrito de seguro le han exigido con cumplir ciertos requisitos a la hora de entregarlo, algunos de los comunes son la portada, contra portada y tambin exigen manejar un sistema de mrgenes con unas medidas preestablecidas, estas especificaciones estn mencionadas dentro de las normas Icontec, manejadas por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin. Generalidades de las Normas Icontec Mrgenes: Se deben conservar los siguientes mrgenes en el documento: Superior: 3 cm Izquierdo: 4 cm Derecho: 2 cm Inferior: 3 cm En caso de ser impreso por ambas caras todas las mrgenes deben ser de 3 cm. Los ttulos de cada captulo deben estar en hojas independientes a 3 cm del borde superior. Redaccin: Se deben seguir las reglas ortogrficas de la lengua espaola. La redaccin debe ser en tercera persona. Papel: La calidad del papel debe ser ptima para facilitar la lectura y la impresin del trabajo escrito. El tamao del papel deber ser seleccionado de acuerdo con el tipo de trabajo o en base a los requisitos que establezca la institucin. Desde la ltima actualizacin de las normas Icontec (NTC 1486) se permite la impresin del documento por las dos caras de la hoja (slo desde la pgina del contenido). Numeracin: La numeracin de las pginas debe hacerse de forma consecutiva con nmero arbigos a excepcin de la cubierta y la portada que no se enumeran (pero se deben tener en cuenta).
Tipo de letra: Se recomienda el uso de la fuente Arial con un tamao de 12. Partes de un trabajo escrito con las normas Icontec Las partes del trabajo escrito se dividen en tres: Los preliminares, el cuerpo del documento y los complementarios. Preliminares
En los preliminares deben ir cada uno de los elementos que preceden al cuerpo del trabajo y adems no deben llevar una numeracin. Cuerpo del documento
El cuerpo del documento es la parte central del documento:
Conclusiones Normas Icontec Introduccin: Se describe de forma concisa los alcances del documento, sus objetivos, limitaciones, metodologas empleadas y sus aplicaciones.
Captulos: Divisiones mayores del trabajo.
Conclusiones: Se presentan los resultados del trabajo que deben dar respuesta a los objetivos y propsitos descritos en los preliminares.
Recomendaciones: Sugerencias sobre cualquier situacin especfica del trabajo.
Complementarios
Dentro de los complementarios se puede encontrar:
Bibliografa: Fuentes consultadas para sustentar el trabajo. Es obligatorio en todo trabajo de investigacin.
ndice: Lista opcional con diversos trminos precisos que se incluyen en el documento para facilitar su ubicacin.
Para presentar un trabajo con normas APA se debe tener ciertas consideraciones respecto al formato, a continuacin se describe el formato para un artculo cientfico. Tenga en cuenta que su institucin puede variar algunos de estos parmetros.
Tipo de papel
Tamao: Carta (Letter) / papel 21.59 cm x 27.94 cm (8 1/2 x 11). Mrgenes
Hoja: 2.54 cm (1 pulgada) en cada borde de la hoja (Superior, inferior, izquierda, derecha). Sangria: Es necesario dejar 5 espacios en la primera lnea de cada prrafo. Fuente o tipo de letra
Fuente: Times New Romn Tamao: 12 pts. Alineamiento: Izquierda Interlineado: 2. Numeracin de pginas
Este estilo tiene reglas especficas para la numeracin de pginas. Los nmeros comienzan en la pgina del ttulo o portada del documento y deben estar ubicados en la esquina superior derecha. Documentos comerciales.
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.
Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compaa o empresa.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa el comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad. La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente: En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones.
Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos de comercio.
Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas operaciones.
Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad.
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos pblicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depsito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una registracin contable, es fuente de informacin (planillas de sueldos, informes).
Orden de compra: Es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderas al proveedor indicando condiciones de pago y forma de entrega. Tambin es llamado nota de pedido.
Remito: Es el documento que confecciona el vendedor y que acompaa la entrega de las mercaderas vendidas.
Factura: Es el documento que el proveedor entrega al comprador comunicndole el importe de las mercaderas vendidas a crdito o al contado. Es el comprobante de compra.
Ticket: Cumple la misma funcin que la factura al contado y se utiliza en operaciones de escasos importes.
Nota de dbito: Es el comprobante que enva el proveedor al comprador, comunicndole que aumento su deuda por motivos que en l se especifica.
Nota de crdito: Es el comprobante escrito que el proveedor entrega al comprador como constancia de haber recibido dinero, cheque, pagare u otros valores.
Pagare: Es el documento por el cual una persona se compromete a pagar a otra una suma de dinero en un plazo determinado.
Cartas comerciales Es una comunicacin que tiene carcter documental y utilizan las empresas para ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc. Tiene importancia ya que contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales. Se realizan cartas para ofrecer productos, notificar promociones, realizar pedidos, solicitudes, demandas de pagos, presentacin de personas, etc.
Proceso de elaboracin de la carta comercial Para lograr cartas eficaces, tendremos que escribirlas con cuidado, poniendo atencin en lo que hacemos. Con un escrito rutinario, mal redactado, inadecuado puede lograrse un efecto contrario al que pretendemos. La redaccin de las cartas comerciales no tiene por qu ser una tarea aburrida o carente de creatividad. Podemos dar a nuestras cartas un aire diferente; slo necesitamos poner atencin y aprender practicando; es una habilidad que se adquiere con el tiempo. Para empezar, distinguiremos tres etapas en el proceso de elaboracin: Los pasos previos La redaccin del borrador La revisin Antes de comenzar a escribir
La improvisacin raras veces resulta bien. En el caso de las cartas comerciales se cumple plenamente esta regla. Para evitarlo, vamos a estructurar y disear el contenido de nuestros escritos siguiendo estos pasos: Recopilar datos sobre el asunto o materia que vamos a tratar. Tenemos que saber de qu estamos hablando. Establecer el objetivo, aquello que pretendemos conseguir por medio de la carta: obtener un crdito, realizar una venta, formular una queja, etc. Documentarse sobre el destinatario. Necesitaremos saber algo sobre la persona o la empresa a la que nos estamos dirigiendo. Una carta puede ser buena o mala dependiendo de si se adapta, o no, a las circunstancias del destinatario.
Actas de reuniones
Instrucciones para actas de reuniones
1. Escribe el nombre, la fecha y hora de la reunin antes de que comience. Si esto no es una reunin en curso con un nombre oficial, haz una lista de temas generales. Por ejemplo, si ests tomando acta de la reunin para la planificacin de un nuevo servicio, su nombre podra ser "Nueva reunin de planificacin de productos".
2. Registra los nombres de los asistentes al comienzo de la reunin. Si hay asistentes desconocidos anota su ttulo o su rol cuando se presenten. Esto sera como referencia si hubiera alguna pregunta ms adelante en el desarrollo de la junta.
3. Escribe los temas principales que se discuten. Usa vietas y abreviaturas para registrar los detalles de la reunin. Si alguna pregunta se plantea escribe la pregunta y anota la solucin.
4. Haz una lista de todos los elementos de accin. Los puntos de accin son los temas que tendr que seguir. Puedes hacer una lista en un rea separada en la parte inferior de la pgina o utilizar un indicador que sea claro para escribir las actas despus de la reunin. Por ejemplo, coloca una estrella al lado de cada elemento de accin a medida que escribes, as sers capaz de identificar cada punto al escribir el acta de la reunin.
5. Escribe tu acta despus de la reunin cuando la memoria de todos los temas est en su mejor momento. Distribuye la versin final del acta a todos los asistentes. En algunos casos, necesitars la aprobacin del jefe antes de su distribucin; de ser as, asegrate de presentar tu versin de las actas de las reuniones antes de su distribucin.
Memorando
Hacer un memorando es muy fcil, justamente porque es una forma de comunicacin muy resumida en una organizacin; se suelen hacer para comunicar sobre alguna reunin, nueva poltica en la empresa, un nuevo procedimiento, etc...
Yendo al grano, se comienza con un encabezado:
Memorando
Para: (El destinatario, con su cargo o rol) De: (nombre y cargo de quien lo enva) Fecha: Asunto:
Luego se plantea el problema o asunto en cuestin, de manera breve y al grano. Despus vienen los detalles relevantes, para finalizar con alguna directiva o recomendacin concreta de accin.
En el ejemplo que sealas sobre un trabajador que lleg tarde, puedes poner como asunto "atraso del da...." (Se debe ser especfico, o sea no sera muy apropiado sencillamente poner "atraso" en este campo). Luego en el cuerpo del mensaje puedes poner algo como "Estimado, se me ha comunicado que el (o los) da(s).... se ha presentado atrasado a cumplir con sus funciones. Le recuerdo que es fundamental presentarse a la hora para poder cumplir con las tareas asignadas. Espero su comprensin". Con eso debera bastar. En este caso el memo est dirigido al empleado en cuestin, y si se desea hacer un recordatorio general de puntualidad, con copia a toda la organizacin, entonces no deberas nombrar al empleado en cuestin, para no exponerlo pblicamente.
Circular Aqu los pasos: 1. Vas a ir a "WordArt" que esta designado por una letra "A". 2. Al pulsar esta letra te va a surgir una ventana en la cual vas a escoger el semicrculo, "wordart style 3". 3. Al pulsar sobre el estilo escogido va a aparecer una nueva pantalla, como la que ves a continuacin. 4. Escogers el Font que deseas utilizar y escribes el mensaje que quieras. Tienes que recordar al finalizar la ltima palabra dejar un espacio, pues al volverlo un crculo debe existir un espacio entre la ltima palabra y la primera palabra. 5. Luego vas a ir a "Change Shape" y escogers el crculo.
6. Vas a ir al rea de "Size" y escogers el tamao en que deseas. Aqu les sugiero que asignes un tamao un poco menor del tamao del ponchador o nestability que vayas a utilizar.
Certificados 1. Compra el tipo de papel en el que quieras imprimir. El papel de color o tal vez la cartulina pueden adaptarse a tus necesidades. Elige algo que sea un poco especial para la ocasin.
2. Abre Microsoft Word, haz clic en "Archivo" y "Configuracin de pgina". Selecciona la pestaa "Mrgenes" y luego dentro de la seccin "Orientacin del papel" elige "Paisaje" y selecciona "OK". A continuacin elige "Vista" del men superior y marca la casilla que se encuentra a un lado de "Regla". La regla de la parte superior de la pgina te ayudar a ver mejor el centro de la hoja.
3. Inserta una lnea de texto seleccionando "Insertar", "Cuadro de texto" desde los mens. Esta ser la primera lnea del certificado de reconocimiento. Ajusta el cuadro alrededor del texto usando el ratn y arrastrando el cuadro para hacerlo ms grande o ms pequeo. Arrastra el cuadro a la ubicacin que quieras haciendo clic en uno de sus lados y arrastrndolo.
4. Selecciona el texto y haz clic con el botn derecho. Elige "Fuente" y aparecer una ventana completa con opciones. Desde dicha ventana puedes elegir tu fuente, el color y tamao. Juega con las opciones y luego haz clic en "OK" cuando te guste lo que has hecho. Dependiendo del tamao de fuente quiz necesites ajustar el tamao del cuadro.
5. Agrega las otras lneas en el certificado de la misma forma en la que creaste la primera. Elige la misma fuente y color o una diferente. En muchas ocasiones el nombre que aparece en un certificado se pone en negritas con una fuente diferente a la del resto de la pgina. Esto permite que el nombre destaque del reconocimiento.
6. Elige la opcin "Vista previa de impresin" antes de imprimir. Ah puedes ver si el centrado y las letras se ven como pensaste que lo haran.
7. Imprime en una hoja simple de papel para verificar nuevamente si el color es correcto y si el papel se encuentra en la impresora de la forma en la que lo necesitas. Coloca el papel de tu certificado en la bandeja de alimentacin de la impresora y elige "Imprimir" desde los mens de Microsoft Word. Imprime primero una copia para estar seguro. Recuerda eliminar y agregar nombres diferentes antes de imprimir cada copia si ests haciendo certificados para una clase o grupo.
Acta de grado
Son documentos gratuitos con los que el Ministerio de Educacin (MINEDUC) certifica que una persona aprob un determinado curso u obtuvo su licencia de enseanza media.
El interesado tiene la opcin de descargar:
Un certificado anual de estudio: certifica que un alumno curs un ao especfico. El aplicativo en lnea slo permite obtener este documento a quienes cursaron sus estudios durante o despus de 2002.