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BREVE ENSAYO SOBRE LA GESTIN DE PROYECTOS ORIENTADO A

RESULTADOS


CURSO: PROJECT MANAGEMENT FOR RESULTS
ENTIDAD: INDES BID

ALUMNO: ECON. GERMN A. LPEZ HERENCIA


LA GOBERNABILIDAD Y EL USO DE UNA JUNTA DEL PROYECTO
PARA APOYAR AL DESEMPEO Y TOMA DE DECISIONES DEL
PROYECTO.

Conceptualmente se seala que la Gobernabilidad del Proyecto est
relacionada con aquellas condiciones que permiten una estructura clara de
toma de decisiones, sobre todo de alto nivel, as como de establecer
mecanismos transparentes para la rendicin de cuentas de las personas
claves involucradas en el Proyecto. As mismo permite establecer el nexo y
mantener el alineamiento del Proyecto con el Programa y el Portafolio que
maneja la Institucin donde reside el Proyecto.

En este marco institucional, cobra especial importancia la Junta Directiva
del Proyecto, por el nivel de sus integrantes, de sus decisiones y del apoyo
que puede recibir el Proyecto en algunos momentos crticos de la Gestin,
como en el inicio del Proyecto, para la priorizacin de los recursos
presupuestales de arranque dentro de un Portafolio de Proyectos y
Programas que estn en disputa de estos recursos escasos, o cuando se
presentan variaciones en algunas de las restricciones principales del
Proyecto, principalmente en lo referido a tiempos y costos, que requieren
de decisiones de ampliacin o de recortes de metas en el marco de los
objetivos del proyecto.

En el caso del PROCOES
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, es muy importante el rol del Comit Tripartito
del Programa como instancia de mxima gobernabilidad del Proyecto,
porque participan altos representantes de los entes financiadores (BID y
Cooperacin Espaola), de la APCI, el Ministerio (Viceministro) y de la
Unidad Ejecutora (Director Ejecutivo). En la actualidad, este Comit tratar
sobre una variacin importante del costo del Proyecto y sus decisiones,
sern fundamentales para la marcha del mismo.



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PROCOES: Programa de Mejoramiento y Ampliacin de los Servicios de Agua y
Saneamiento en Per Financiado con recursos de la Cooperacin Espaola
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LA INTEGRACIN DE LA EDT EN TODOS LOS PLANES DEL
PROYECTO

La EDT es una de las principales herramientas para la planificacin del
Proyecto, al descomponer los objetivos del mismo en productos,
entregables y paquetes de trabajo que se desarrollan para alcanzarlos. Es
una herramienta que muestra el detalle y al mismo tiempo la integralidad
del Proyecto.

Este desglose, su jerarquizacin y ordenamiento, la secuencia de su
desarrollo, los costos asignados, las adquisiciones de recursos, los riesgos
de su obtencin, las relaciones y comunicaciones con los stakeholders y el
establecimiento de responsabilidades de su obtencin, constituye el eje de
integracin que se plasma en la Matriz de Planificacin del Proyecto.

Tal como se muestra en el Anexo 01, la EDT condiciona el cronograma del
proyecto y de manera combinada, constituyen entradas de informacin
obligatoria en todo el resto de herramientas de planificacin del Proyecto,
as como de monitoreo y control.

En PROCOES hemos descompuesto el Programa en 3 Componentes ms el
de Gestin. Luego identificamos los productos, los entregables y los
paquetes de trabajo que se debern desarrollar a lo largo de la
implementacin. Las ventajas de haber definido el EDT es que nos ha
permitido simplificar la complejidad del Programa y a comprender los
elementos bsicos sobre los que tenemos que planificar, llevndonos
tambin a replantear los dems instrumentos de planificacin. La
desventaja de no contar con un EDT, es que no permite plantear una
gestin de proyectos por resultados, al desconocerse los entregables que
van agregando valor a los diferentes productos y perderse en una
planificacin slo de actividades.


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HERRAMIENTAS DE MAYOR BENEFICIO PARA UN PROYECTO

Definitivamente para el PROCOES, haber definido el EDT del Programa ha
contribuido enormemente a comprender la estructura de entregables del
Programa y replantearnos otros instrumentos de planificacin que se
haban diseado bajo un enfoque de actividades y no de resultados. Esta
herramienta conjuntamente con la Matriz de Planificacin, nos ha
permitido tener un panorama estructurado de qu es lo que debemos
planificar y controlar as como detectar aquellas zonas de mayor riesgo en
el Programa.

El haber definido el EDT, nos ha permitido correlacionar la planificacin
operativa con la estratgica planteada en la Matriz de Resultados del
Programa y mejorar los otros instrumentos de planificacin con que se
contaban: hemos replanteado la matriz de stakeholders y con ello, nuestra
matriz de comunicaciones, hemos ajustado nuestro cronograma del
Proyecto, visualizndose que con el actual nivel de ejecucin, ser
prcticamente imposible concluir el Programa en el plazo establecido.
Hemos replanteado la curva S y se estn efectuando los anlisis del Valor
Ganado y preliminarmente se ha determinado que los recursos asignados y
el nivel de ejecucin de los entregables conllevar a un significativo
incremento del presupuesto total del Programa o en su defecto, un recorte
en el Alcance del Programa, lo cual ser un tema de agenda del Comit
Tripartito que constituye el ms alto nivel de Gobernabilidad del Programa.

Los diversos instrumentos alcanzados a travs del curso, son de gran
importancia y nos ha replanteado el enfoque de planificacin del Programa
e influir en la ejecucin y monitoreo del mismo.


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LAS BARRERAS QUE LIMITAN A LAS UNIDADES EJECUTORAS LA
IMPLEMENTACIN DE LAS HERRAMIENTAS DE LA GERENCIA DE
PROYECTOS

Una de las primeras barreras que encuentran los proyectos para
implementar una Gestin de Proyectos por Resultados, radica en su
ubicacin en Unidades Ejecutoras (Anexo 02) orientadas al desarrollo de
actividades y que cuentan con algunos proyectos bajo su mbito, por lo
cual, plantear este tipo de gestin, no es de su inters, por lo cual se
presiona a que el Proyecto se restrinja a una gestin por actividades. Con
la actual dinmica de las inversiones pblicas, en todas las instituciones
pblicas debera manejarse el concepto de portafolio o de programas de
proyectos y crear Unidades Ejecutoras orientadas a la implementacin de
proyectos y en ellas, implementar la Gestin de Proyectos por Resultados.

Aqu se presenta la segunda barrera o limitante. La poca disponibilidad de
personal con conocimientos de gestin de proyectos en general y de
enfoques por resultados en particular. Parece un tema sencillo, pero de
repente es el ms profundo. En muchos proyectos se encuentran desde
Gerentes de Proyectos hasta personal responsable de paquetes de trabajo,
con un mnimo o nulo conocimiento de gestin por resultados, deviniendo
en una gestin tradicional que tiene su propia cultura organizacional
basada en fechas, documentos, limitaciones de responsabilidades, etc., o
generando una gestin en que los cargos se ven como feudos,
generndose desarticulacin al interior del Proyecto y fuera de l.

Por ello, la seleccin del personal para los proyectos debera contar como
requisito bsico, el conocimiento acreditado de Gestin de Proyectos Por
Resultados o disear programas de capacitacin para dicho objetivo.


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ANEXO 01

Elaboracin Propia
Nota: La columna del lado izquierdo de cada instrumento muestra las entradas de informacin para el desarrollo del proceso. Est compuesto
por nmeros correspondiente a documentos de la etapa anterior a la implementacin del proyecto y por letras correspondiente a cada
instrumento que se constituye en pre requisito para otro.


1. Matri z de Resul tados A C J
2. Perfi l del Proyecto 1 1 1
3. Documento de Aprobaci n del Proyecto 2 3 3
4. I nformaci n Hi stri ca 3 4 4
5. Restri cci ones 14
6. Dependenci as Externas C-I
7. Cal endaro de Recursos
8. I nformaci n Fi nanci era
9. Contrato B D K
10. Normas y Regul aci ones A C D
11. Condi ci ones del Mercado 1 3 12
12. Presupuesto 2 5 15
13. Factores Organi zaci onal es 3 6 16
14. Pl anes del Proyecto 7
E
C
D
3
5
8
F
C
D
9
10
11
G
A
C
D
4
12
H
A
D
13
I
C
D
G
13
GESTION DE LA IMPLEMENTACIN DEL PROYECTO
MATRI Z DE
I DENTI FI CACI N DE
STAKEHOLDERS
ACTA DE
CONSTI TUCI N DEL
PROYECTO
ESTRUCTURA
DESGLOSADA DE
TRABAJO
CRONOGRAMA DEL
PROYECTO
INICIO PLANIFICACIN
MATRI Z DE RI ESGOS
MATRI Z DE
COMUNI CACI ONES
MATRI Z DE
ASI GNACI N DE
RESPONSABI LI DADES
MATRI Z DE
PLANI FI CACI N
ANLI SI S DEL
VALOR GANADO
15. I nformaci n contabl e sobre l os
productos compl etados
16. I nformaci n sobre l os Productos
Compl etados
MAPA DE INSTRUMENTOS DE GESTION DE PROYECTOS PARA RESULTADOS
CREACI N DE LA
CURVA "S"
MATRI Z DE
ADQUI SI CI ONES
MONITOREO Y CONTROL
DOCUMENTOS PROVENIENTES DE LA ETAPA
DE ESTUDIOS Y DISEO DEL PROYECTO O
PROPORCIONADOS POR LA ORGANIZACIN
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ANEXO 02
TIPO DE UNIDADES EJECUTORAS POR LA UBICACIN DE LOS PROYECTOS DE INVERSIN









Unidades Ejecutoras Orientadas a Actividades


Unidades Ejecutoras Orientadas a Proyectos


Proyecto constituido en Unidad Ejecutora


Elaboracin propia
UNIDAD
EJECUTORA
ACTIVIDAD 001
ACTIVIDAD 002
ACTIVIDAD 003
ACTIVIDAD 004
ACTIVIDAD ... n
PROYECTO 001
UNIDAD
EJECUTORA
ACTIVIDAD 001 PROYECTO 001
PROYECTO 002
PROYECTO 003
PROYECTO 004
PROYECTO... n
UNIDAD
EJECUTORA
PROYECTO 001
1 2 3
1
2
3