EXCEL 2007 LIFAU - UNT 24

LECCION 2
FORMULAS Y FUNCIONES
FRMULAS
Esta es una de las caractersticas ms importantes de una planilla de clculos. Permite
establecer relaciones entre constantes, funciones y referencias a celdas de una forma
fcil y accesible.
Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos pudiendo utilizar los valores de las
hojas de clculo. Una frmula siempre comienza por un signo igual (=). Por ejemplo: si
la celda activa es B6 y all escribimos =2+4, el resultado ser 6 y es el valor que
quedar almacenado en esa celda.
Una frmula puede contener funciones, referencias, operadores y constantes.
INGRESAR DATOS EN UNA FRMULA
Veamos un ejemplo:
A B C D E
1

2 10 20

3

4

5

6

7


1. En la planilla que se muestra, se ubica el cursor en la celda C2 y se escribe el
signo =.
2. Se pica con el mouse en la celda A2. El usuario notar que automticamente
en la celda C2 Excel escribi A2.
3. Se escribe el signo +
4. Se pica con el mouse en la celda B2. El usuario notar que automticamente
en la celda C2 Excel escribi B2.
5. La frmula se ha completado (=A2+B2). Finalmente se pulsa Enter o Intro y
Excel mostrar el resultado de la frmula, en este caso 30.
En la celda C2 se muestra el resultado de la frmula escrita. Este es el mtodo ms
cmodo y ms utilizado para ingresar frmulas de estas caractersticas. Tambin
pueden ser ingresadas escribiendo con el teclado la totalidad de los caracteres, lo cual
no es tan prctico y es mayor la probabilidad de cometer errores.
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Si se cambia el valor de una de las celdas A2 o B2, automticamente cambiar el valor
de la celda C2, dado que su valor depende de los valores de estas celdas. Este
reclculo automtico es una caracterstica muy importante en una planilla de clculos.

COMPONENTES DE UNA FRMULA
La siguiente imagen muestra los componentes de una frmula:

1. Signo igual: toda frmula comienza con un signo igual.
2. Funciones: se pueden incluir en una frmula. En el ejemplo de la figura, la
funcin Raz(144) calcula la raz cuadrada de 144.
3. Operadores: establecen las relaciones entre los componentes de una frmula.
El operador ^ eleva un nmero a la potencia que indique el nmero que se
encuentre a su derecha. En el ejemplo es 3. El operador * (asterisco)
multiplica.
4. Referencias: es posible incluir referencias. B6 representa el valor de la celda
B6.
5. Constantes: son nmeros o textos escritos directamente en una frmula, por
ejemplo: 2.
Las funciones, como se explica en un apartado posterior, son frmulas predefinidas
que se incluyen en Excel para facilitar al usuario los clculos que desee hacer.
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculos e
indica a Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que se utilizarn en
una frmula.

= Raz(144) * B6^3

3
1
2
4
5
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OPERADORES
Operadores aritmticos: Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como
suma, resta o multiplicacin, combinar nmeros y generar resultados numricos, se
utilizan los siguientes operadores aritmticos:
Operador aritmtico Significado (Ejemplo)
+ (signo ms) Suma (6+2)
- (signo menos)
Resta (6-2)
Negacin (-1)
* (asterisco) Multiplicacin (6*2)
/ (barra oblicua) Divisin (6/2)
% (signo de porcentaje) Porcentaje (20%)
^ (acento circunflejo) Exponenciacin (6^2)

El orden en que se ejecutan las operaciones en una frmula o funcin es la normal en
matemticas, pudindose alterar con el uso de los parntesis.

Operadores de comparacin: se pueden comparar valores con los siguientes
operadores:

Operador de comparacin Significado (Ejemplo)
= (signo igual) Igual a (A1=B1)
>(signo mayor que) Mayor que (A1>B1)
<(signo menor que) Menor que (A1<B1)
>= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1>=B1)
<= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1)
<>(signo distinto de) Distinto de (A1<>B1)

Cuando se comparan valores utilizando estos operadores, el resultado es un
valor lgico: VERDADERO o FALSO.

Operador de concatenacin de texto: se utiliza el signo (&) para unir o
concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de
texto.

Operador de texto Significado (Ejemplo)
& ("y" comercial)
Conecta o concatena dos valores para generar un valor de
texto continuo ("Tucumn"&"Salta")

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Operadores de referencia: Combinan rangos de celdas para los clculos con los
siguientes operadores:
Operador de referencia Significado (Ejemplo)
: (dos puntos)
Operador de rango que genera una referencia a todas
las celdas entre dos referencias, stas incluidas
(B5:B15)
, (coma)
Operador de unin que combina varias referencias en
una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))
(espacio)
Operador de interseccin que genera una referencia a
celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)
; (punto y coma) Separador de argumentos en funciones.

ALGUNOS EJEMPLOS DE FRMULAS
Frmula Resultado Descripcin
= 100+5 105 Suma
= 100-5 95 Resta
= 100*5 500 Multiplicacin
= 100/5 20 Divisin
= 100^2 10.000 Exponenciacin
= A2*5 50 Suponemos A2=10
= (A2+B2+C2)/3 20 Promedio. Suponiendo A2=15,
B2=20, C2=25

Importante: Una de las caractersticas ms importantes y poderosas de las planillas
de clculos es el reclculo automtico que se realiza cuando el valor de una
referencia involucrada en una frmula cambia. Si se toma el ejemplo de la frmula
A2*5, y se cambia el valor en la celda A2 por 2, automticamente el valor del resultado
de la frmula se recalcular y ser 10. Esto se aplica desde los ms simples
esquemas hasta los ms complejos, y permite al usuario, entre otras cosas, hacer
variaciones con los datos para comprobar la incidencia en los resultados finales.
Lgicamente, cualquier cambio sobre datos que se utilicen para realizar clculos,
implicar que Excel recalcular todas las operaciones que deriven de esos datos,
relevando al usuario de esta tarea.
EJERCICIO: realice el ejercicio de la hoja Frmulas que se encuentra en el archivo
Leccin 2 Ejercicio 1.xls

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MODIFICAR FRMULAS
Ubicando el cursor en la celda que contiene la frmula a modificar, Excel mostrar en
la barra de frmulas la expresin en esa celda, como se muestra en la siguiente figura:

Colocando el puntero del mouse en la barra de frmulas, podremos modificarla
escribiendo los cambios necesarios. Se debe notar que cuando se modifica una
frmula se marcan con un recuadro de color a todas las celdas involucradas,
pudindose ir a modificar directamente, en forma grfica, a esos recuadros y
desplazarlos o modificarlos de manera de cambiar las referencias por medio del
mouse, como se muestra a continuacin:

Ver las celdas involucradas puede ayudar a detectar posibles problemas en la frmula.
Ms adelante se estudiar que se puede recurrir a herramientas para realizar
revisiones con ms detalle.

EJERCICIO: realice el ejercicio de la hoja Frmulas que se encuentra en el archivo
Leccin 2 Ejercicio 1.xls
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FUNCIONES
Las funciones son frmulas predefinidas que se incluyen en Excel para ser utilizadas
directamente por los usuarios. Sirven para realizar clculos usando valores
especficos, denominados argumentos. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar
operaciones simples o complejas:
Ejemplo de suma: si las celdas A2=4, B2=10 y C2=7, aplicando la funcin suma:
suma(A2;B2;C2) se obtendr como resultado 21.
Ejemplo de raz cuadrada: si la celda A5 contiene el nmero 16, raz(A5) ser igual a
4
ESTRUCTURA DE UNA FUNCIN

La estructura de una funcin comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de
la funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por
puntos y comas (;) y un parntesis de cierre.
1. Signo igual. Toda funcin comienza con un signo igual.
2. Nombre de funcin. Para obtener una lista de funciones disponibles, se debe
seleccionar una celda y presionar MAYSC+F3 o hacer un clic en el botn fx
que se encuentra en la barra de frmulas. Tambin desde la barra de mens
se puede seleccionar Insertar y luego Funcin.
3. Argumentos. Los argumentos pueden ser nmeros, textos, valores lgicos
como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o
referencias a celdas. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas
u otras funciones.
4. Parntesis de apertura y de cierre.
5. Separadores de argumentos.
Se puede obtener Informacin sobre los argumentos escribiendo el nombre de la
funcin seguido del parntesis de apertura. Aparece entonces una informacin sobre
las herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba en cualquier
celda =SUMA( . La informacin sobre herramientas slo aparece para las funciones
integradas que se incluyen en Excel y no para aquellas definidas por el usuario.
= Suma(A2;B2;C2)

4

2

5

1
3

4

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ESCRIBIR UNA FUNCIN
Cuando se desea utilizar una funcin, esta se puede escribir directamente, lo cual
tiene el inconveniente que requiere del usuario conocer la sintaxis exacta. Para ayudar
a los usuarios que no cumplen este requisito se puede utilizar el Asistente para
insertar funciones. Las funciones se encuentran agrupadas en categoras:
Financieras
Fecha y hora
Matemticas y trigonomtricas
Estadsticas
Bsqueda y referencia
Base de datos
Texto
Lgicas
Informacin
Cubo

Tambin se incluyen en la lista

Usadas recientemente
Todas

Cuando se elige utilizar una funcin por el mtodo descripto en el prrafo anterior, se
abrir un cuadro de dilogo llamado Asistente insertar funciones, que es particular
para cada funcin. Este asistente ayudar y guiar al usuario para escribir los datos en
forma correcta. Asimismo, se suministra informacin sobre los datos que deben ser
ingresados en cada campo del asistente
CMO UTILIZAR EL ASISTENTE PARA INSERTAR FUNCIONES
Es importante entender el funcionamiento de este asistente ya que se utiliza con
mucha frecuencia. Para mostrar su funcionamiento utilizaremos el siguiente ejemplo:
A B C D E
1

2 10

3 20

4 30

5 10

6 40

7 60

8


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Se desea calcular el promedio de los nmeros contenidos en las celdas desde la A2
hasta la A7 y el resultado colocarlo en la celda A8. Primeramente se debe seleccionar
la celda A9. Luego se debe oprimir el botn fx en la barra de frmulas. A continuacin
se presentar el asistente para insertar funciones:



En este primer cuadro de dilogos se debe indicar la funcin a utilizar. Para ello se
tienen varias alternativas:
1. En el campo buscar se puede escribir una palabra que describa a la funcin. Si
la palabra escrita es promedio, el cuadro de dilogos presentar, entre la lista
de funciones, la funcin promedio. Seguidamente se debe picar sobre el
nombre de esta funcin y luego en el botn aceptar.
2. Desplegar la lista para seleccionar una categora. Una vez seleccionada la
categora, en la lista de funciones se presentarn todas aquellas pertenecientes
a esa categora. Se debe picar en el nombre de la funcin elegida y luego en el
botn aceptar.

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A continuacin, se presentar un segundo cuadro de dilogos como el siguiente:

Este cuadro de dilogos, es particular para la funcin promedio, pero tiene
componentes que son similares a la mayora de las funciones:
Campos en donde se escribirn los datos para los argumentos de la
funcin. La cantidad de campos y el tipo de datos que se debern escribir
en ellos variar para cada funcin. A la derecha de cada campo se describe
el tipo de dato.
Una descripcin de lo que realiza la funcin.
Una descripcin del campo que se actualiza a medida que es desplazado el
cursor entre los campos.
El resultado de la funcin segn los datos ingresados. Conocer el
resultado a medida que se ingresan los datos, puede ser til si el usuario
tiene una idea global del resultado que debera encontrar o si se comete un
error en los datos y Excel no puede calcular la funcin.
Un enlace para solicitar ayuda sobre la funcin.


Descripcin del
campo
Campos para
ingresar argumentos
Botn contraer. Sirve para minimizar el
cuadro y acceder a la hoja para elegir los
datos
Descripcin de
la funcin
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INGRESAR DATOS EN LOS CAMPOS DEL ASISTENTE PARA INSERTAR
FUNCIONES:
Los datos se pueden escribir teclendolos en forma directa o marcando las celdas en
la hoja de clculos por medio del mouse. En caso de utilizar este ltimo mtodo, se
debern seguir los siguientes pasos:
Picar en el botn contraer que se encuentra a la derecha del campo que se
est utilizando, de manera de minimizar el cuadro de dilogo y acceder a la
hoja.
Sobre la hoja, se debern seleccionar con el mouse (picando y/o
arrastrando) las celdas requeridas. Una vez seleccionadas
convenientemente, se debe oprimir Enter. Luego se reestablecer el cuadro
de dilogo, mostrando el resultado de la accin anterior.
Si fuese necesario, se ingresarn otros datos en los restantes campos del
cuadro de dilogo.
Al finalizar el ingreso de datos se picar en el botn Aceptar.
Para nuestro ejemplo, se seleccionar el grupo de celdas contiguas entre A2 hasta A7,
de modo que el cuadro de dilogo contenga los siguientes datos:

Picando en el botn Aceptar del cuadro, en la celda A9 se obtendr el valor promedio
de las celdas elegidas. (promedio=30 en este caso)

EJERCICIO: realice el ejercicio de la hoja Funciones 1 que se encuentra en el
archivo Leccin 2 Ejercicio 2.xls


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MODIFICAR UNA FUNCIN
Para modificar una funcin se puede seguir el siguiente procedimiento:
Seleccionar la celda en donde se encuentre la funcin. La funcin aparecer en la
barra de frmulas. Se podr modificar ahora a la funcin de varias maneras
3. Llevando el cursor a la barra de frmulas se pueden realizar los cambios que
sean necesarios.
4. Haciendo doble clic en la celda, en lugar del valor aparecer la funcin,
pudindose corregir la expresin que se encuentra en la misma celda.
5. Oprimiendo el botn fx que se encuentra en la barra de frmulas.
Seguidamente se abrir el asistente para insertar funciones, ver figura anterior.
All se podrn modificar los valores en los campos tal cual se indic en el
apartado Cmo utilizar el asistente para insertar funciones.
6. Llevando el cursor a la barra de frmulas o haciendo doble clic sobre la celda
en donde se encuentra la funcin, Excel marcar con unos recuadros a todas
las celdas involucradas en la funcin. Dichos recuadros pueden modificarse
moviendo los ajustadores de tamao. Esto provocar la modificacin de las
celdas que participen en la funcin.
El botn autosuma
En las fichas Inicio y Frmulas se encuentra el botn autosuma cuyo cono es .
Es otra forma de utilizar la funcin Suma y Excel lo llama autosuma. Cuando se
oprime este botn, se ingresa la funcin sumatoria o autosuma que es una de las ms
utilizadas. Esta funcin permite sumar el contenido de un rango de celdas. Tiene la
particularidad de proponer al usuario el rango de celdas que se encuentra ms
cercano a la celda en donde se insertar esta funcin. El rango propuesto se muestra
dentro de un recuadro de lneas de trazos en movimiento. Si es necesario, se puede
modificar este rango arrastrando las lneas con el mouse. Finalmente se debe oprimir
Enter.
A la derecha del botn autosuma, se ha incluido un botn cuyo cono es una flecha
hacia abajo, el cual permite desplegar un men de funciones de uso frecuente: suma,
promedio, cuenta, mximo y mnimo. La inclusin de esta opcin permite acceder
rpida y directamente a esas funciones de manera de agilizar el trabajo.
Nota: cuando alguna funcin detecta que a su criterio, no se han incluido todas las
celdas adyacentes posibles, muestra un mensaje de advertencia mediante una
llamada. Picando en esta llamada se accede a una descripcin del posible error y la
forma de solucionarlo.

EJERCICIO: realice el ejercicio de la hoja Funciones 2 que se encuentra en el
archivo Leccin 2 Ejercicio 2.xls
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Copiar datos
La opcin ms fcil y directa es en primer lugar seleccionar las celdas que contienen
los datos a copiar. Seguidamente, oprimiendo el botn derecho del mouse se debe
elegir la opcin Copiar. Las celdas seleccionadas se mostrarn ahora con un recuadro
de lneas de trazo en movimiento. Luego, se debe seleccionar la celda a partir de la
cual se copiarn los datos y oprimir el botn derecho del mouse. En el men
contextual que se abre se debe elegir la opcin Pegar.
Otro mtodo es seleccionando las celdas donde se encuentran los datos a copiar.
Seguidamente se oprime el botn Copiar que se encuentra en la ficha Inicio de la
Cinta de Opciones. Se lleva el puntero del mouse a la celda a partir de la cual se
copiarn los datos y se oprime el botn pegar. Aparecer una etiqueta llamada
etiqueta inteligente. Pulsando en ella, se podr elegir el tipo de copiado a realizar. Los
distintos tipos de copiado se analizarn en secciones posteriores. Al finalizar se oprime
la tecla escape ESC.
Nota: se puede copiar el mismo dato de una celda en varias otras celdas. Tambin se
pueden copiar los datos marcados, varias veces en distintos lugares de la hoja o en
otras hojas.
Copiar frmulas
Excel permite copiar o propagar una frmula hacia otras celdas de la hoja. Salvo que
se le indique lo contrario, esta propagacin se realiza actualizando las referencias a
las celdas involucradas, lo cual es una accin muy utilizada. Por ejemplo, supongamos
la siguiente tabla. En ella se desean calcular en las celdas de la columna D el producto
de los contenidos de celdas de las columnas B y C a lo largo de todas las filas:

En lugar de escribir una por una las frmulas en cada una de las celdas D, se puede
escribir la frmula en la primera celda D, es decir, se escribe en D2 la expresin
=B2*C2. Luego de oprimir Enter se ver el resultado de la frmula, en este caso 450.
Ahora se copiar, o propagar, la frmula (no el resultado) hacia las restantes celdas
D. Para ello hay que situarse en la celda D2. Se notar que esta celda tiene a su
alrededor un recuadro con una lnea ms gruesa y que en su vrtice inferior derecho
hay un pequeo cuadrado negro llamado el controlador de celda o controlador de
relleno.
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Situando el puntero del mouse sobre el controlador de relleno, se notar que la forma
del puntero cambia de una cruz blanca a una negra. Esto significa que podemos
propagar la frmula de la celda, simplemente arrastrando el controlador de celda para
abarcar otras celdas (en este caso el rango desde D3 hasta D5). Inmediatamente en
las celdas mencionadas veremos el resultado del producto de las celdas B y C de su
misma fila. Seleccionando las celdas de la columna D, se notar que la frmula de
cada celda, que aparece en la barra de frmulas, es la misma frmula de producto de
la primera celda, pero han cambiado los nmeros de referencia. Es decir que
seleccionando la celda D4, la frmula que se ver ser =B4+C4. Este tipo de copiado
se debe a lo que se llama en Excel direccionamiento relativo.
Se puede copiar una frmula en otra celda mediante los botones de copiar y pegar.
Este tipo de copia se realizar utilizando el direccionamiento relativo mencionado
anteriormente. Es decir: si la celda D2 contiene la frmula =B2+C2 y es copiada a la
celda D10, esta ltima celda contendr la frmula =B10+C10.

EJERCICIO: realice el ejercicio de la hoja Funciones 3 que se encuentra en el
archivo Leccin 2 Ejercicio 2.xls

Direccionamiento absoluto
Ya hemos visto que el direccionamiento relativo tiene ventajas y se puede utilizar en
diversas situaciones. Pero en otras ocasiones, es necesario que la referencia a una
celda sea siempre la misma. En ese caso la celda debe escribirse con signos $ antes
de cada coordenada. Por ejemplo si deseamos referenciar con direccionamiento
absoluto a la celda F8 deberemos escribirla como $F$8. Excel, para facilitar esta
escritura permite que escribamos la referencia normalmente, F8 en nuestro caso, y
luego oprimamos la tecla de funcin F4. Eso transforma a F8 en $F$8.

EJERCICIO: realice el ejercicio de la hoja Funciones 4 que se encuentra en el
archivo Leccin 2 Ejercicio 2.xls