Guia - Papeles - de - Trabajo-Direcc Gral de Aud. Tucuman

- Departamento de Apoyo Tcnico y Capacitacin -
MINISTERIO DE ECONOMA
Direccin General de Auditora
Provincia de Tucumn

GUA PRCTICA PARA LA ELABORACIN, ORGANIZACIN Y ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO
La prctica debe ser siempre
edificada sobre la buena teora.

Leonardo Da Vinci

Lo que se oye se olvida,
lo que se ve se recuerda,
lo que se hace se aprende.

Annimo

Gua prctica para la elaboracin,
organizacin y archivo de Papeles de Trabajo

Aprobada por Resolucin N 70/07
de la Direccin General de Auditora
de fecha 12 de octubre de 2007.

Trabajo preparado por el Departamento de Apoyo Tcnico y Capacitacin
de la Direccin General de Auditora

Publicacin 2/2007

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San Miguel de Tucumn, 12 de octubre de 2007.

RESOLUCION N 70/07

VISTO lo dispuesto por el Decreto Acuerdo 11/1 (ME), cuyo primer apartado de funciones asignadas a la
Direccin General de Auditora expresa que deber emitir y mantener permanentemente actualizadas las
Normas de Auditora Interna, y

CONSIDERANDO que el Manual de Procedimientos de Auditora, aprobado Resolucin D.G.A. del N 31
del 11 de junio de 2007, fij el marco conceptual para la organizacin y ejecucin de los trabajos que
realice la Direccin General de Auditora, y que en consecuencia resulta necesario instrumentar una
herramienta que facilite la preparacin, manejo y archivo de la documentacin vinculada a tales trabajos,

Por ello,
EL DIRECTOR GENERAL DE AUDITORIA

RESUELVE:

ARTCULO 1: Aprobar el uso en todos los trabajos de auditora que realice la Direccin General de
Auditora, de la Gua Prctica para la elaboracin, organizacin y archivo de Papeles de Trabajo, que
como anexo forma parte de la presente.

ARTCULO 2: La Gua Prctica para la elaboracin, organizacin y archivo de Papeles de Trabajo ser de
aplicacin obligatoria a partir del 1 de noviembre de 2007.

ARTICULO 3: Comunquese por Secretara y oportunamente archvese.

C.P.N. Oscar Humberto Fiorito
Director General de Auditora
Ministerio de Economa

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INDICE

Comentario Preliminar... 1

1. Marco Conceptual
1.1. Concepto ..... 2
1.2. Objetivo . 2
1.3. Lineamientos Especficos... 2
1.4. Estructura . 3
1.5. Propiedad y exhibicin 5
1.6. Conservacin y resguardo 5

2. Modelos y utilizacin de Papeles de Trabajo
2.1. Papeles de Trabajo elaborados a travs de aplicativos informticos ... 6
2.2. Papeles de Trabajo preimpresos para su confeccin manual. 8

3. Clasificacin y Archivo de Papeles de Trabajo
3.1. Clasificacin . 13
3.1.1. Legajo Permanente . 13
3.1.1.1. Concepto . 13
3.1.1.2. Contenido .. 13
3.1.1.3. Armado ... 14
3.1.2. Legajo Corriente .. 16
3.1.2.1. Concepto ... 16
3.1.2.2. Contenido .. 17
3.1.2.3. Armado ...... 17
3.2. Archivo ................ 19
3.2.1. Legajo Permanente ................. 19
3.2.2. Legajo Corriente... 20
Bibliografa consultada 21

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Comentario preliminar

Con la preparacin de la Gua Prctica para la elaboracin, organizacin y archivo de Papeles de Trabajo,
nuestro grupo de tareas est cumpliendo una primera etapa de planificacin, proyectada para el
desarrollo de metodologas de trabajo formalizadas aplicables a la organizacin y ejecucin de proyectos
de auditora.

Esta gua, complementaria del Manual del Procedimientos de Auditora, tiene por finalidad ofrecer a los
auditores integrantes de la Direccin General de Auditora, una herramienta esencialmente prctica,
debidamente probada en tareas de campo realizadas durante el perodo de investigacin y preparacin
del contenido.

Consideramos que el marco terico conceptual de Papeles de Trabajo fue suficientemente tratado en el
Manual del Procedimientos de Auditora, por lo que intentamos evitar la repeticin de conceptos y
lineamientos generales ya desarrollados. En consecuencia, tratamos de orientar el contenido a la
aplicabilidad y al desarrollo de ejemplos, con especial cuidado en la estandarizacin de formatos.

Adems, entendemos que los trabajos no solo deben ser efectivos y eficientes sino parecerlos, razn
por la que pusimos nfasis en la esttica de los modelos propuestos.

Por ltimo, como habitualmente expresamos, solicitamos disculpas por los errores u omisiones
involuntarias que pueda contener este trabajo, al cul pusimos todo nuestro empeo y expectativas.

San Miguel de Tucumn, agosto de 2007.

Cr. Jorge Luis Miranda
Cra. Sonia Miranda Montejo
Cra. Mara Constanza Cainzo

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1. Marco Conceptual

Concepto

Es el conjunto de cdulas
1
y documentos que contienen los datos e
informacin obtenida por el auditor en su revisin, en los cuales se
describen las pruebas realizadas, los procedimientos aplicados y los
resultados con los que se sustentan y apoyan las observaciones,
recomendaciones, acciones, opiniones y conclusiones del informe
correspondiente
2
.

Objetivo

El objetivo principal de los papeles de trabajo es el de brindar
evidencias que respaldan el trabajo realizado por el auditor y de los
hechos precisos en que basa sus conclusiones e informes.

Lineamientos especficos

Los auditores debern preparar sus papeles de trabajo considerando los siguientes aspectos:

Deben ser claros, completos, concisos y prolijos, de modo que para su comprensin no se
requiera de otras explicaciones complementarias.
Aprovechar la informacin proporcionada por el rea auditada.
Escribir todos los datos que sean necesarios.
Anotar la informacin conforme se obtenga.
Cruzar datos que aparecen simultneamente en dos o ms cdulas de auditora.
Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las pruebas
realizadas.
No repetir las cdulas ya realizadas para optimizar tiempos y esfuerzos.
Las cdulas de auditora deben formularse preferentemente en impresiones claras de
computadora y estar firmadas por el auditor.

1
Son las hojas en las que se vuelcan los procedimientos de auditora efectuados durante la revisin, as como los resultados
obtenidos.
2
Concepto tomado de www.consi.org.mx.

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El auditor deber conservar la confidencialidad de su contenido.
Se debe supervisar su formulacin y contenido, dejando evidencia del hecho.

Estructura
Los papeles de trabajo elaborados internamente (cdulas de auditora) constan de tres partes:
encabezado, cuerpo y pie. El contenido bsico de cada uno de ellos es el siguiente:
Encabezado
- Nombre de la entidad y/o reparticin pblica, dependencia u oficina en la que se realiza
el trabajo.
- Ttulo de la auditora.
- Referencia de pgina que permita verificar su localizacin en el legajo y en el conjunto
de todos los papeles de trabajo.
- Perodo que abarca la auditora.
- Tarea a realizar: nombre especfico del procedimiento a realizar.

Ejemplo:

Infografa N 1: Encabezado de Papel de Trabajo

Cuerpo:
- Informacin obtenida: cifras o conceptos sobre los que se trabaj.
- Tildes: seales que indican de forma sinttica los procedimientos aplicados.
- Referenciacin: cdigo de pgina de papeles de trabajo relacionados.
- Tarea realizada.
- Significado de los tildes utilizados.

B - 1

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- Notas aclaratorias: comentarios que clarifican el contenido de los papeles.
- Observaciones: descripcin de las deficiencias, irregularidades, desviaciones u
oportunidades de mejora en la cuestin evaluada.
- Conclusin: grado razonable de convencimiento a que llegue el auditor, principalmente
sobre los aspectos positivos de la operacin, ya que respecto a los negativos slo bastar
con referenciarlos a las observaciones correspondientes.

Ejemplo:

Infografa N 2 Cuerpo de Papel de Trabajo

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Pie:
- Iniciales y/o firma de quienes elaboraron y supervisaron el papel (margen inferior
izquierdo).
- Fecha de realizacin (margen inferior derecho).
- Fuente: indicacin de la manera de cmo se ha obtenido la informacin, o referencia a
los documentos bases y a las pruebas llevadas a cabo para su consecucin (margen
inferior derecho).

Ejemplo:

Efectuado por: Sebastin Abaca Fecha: 05/03/2004
Supervisado por: Rosa Corti Fuente: Planilla de recaudacin diaria

Infografa N 3: Pie de Papel de Trabajo

Propiedad y exhibicin
La propiedad de los papeles de trabajo le corresponde a la Direccin General de Auditora.
Los papeles de trabajo debern estar adecuadamente resguardados y su exhibicin es limitada.
No obstante, dadas las funciones que cumplen o los intereses relacionados con la revisin, su
exhibicin se limita a solicitud de:
- Auditados
- Organismos de Control
- Autoridades

Conservacin y resguardo
El legajo permanente tiene una vigencia prolongada en el tiempo, actualizndose en cada
auditora realizada. El legajo corriente ser archivado por el perodo de guarda general de 10
aos.

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2. Modelos y utilizacin de Papeles de Trabajo

Como ya se mencion en apartados anteriores, los papeles de trabajo pueden ser de elaboracin
propia o bien documentos suministrados por el auditado o por terceras fuentes de informacin.
Los documentos de elaboracin propia pueden ser confeccionados por medio de aplicativos
informticos (hoja de clculo, base de datos o procesador de texto) o a travs de formularios
preimpresos para su llenado en forma manual.

2.1. Papeles de Trabajo elaborados a travs de aplicativos informticos

Los papeles confeccionados a travs de aplicativos informticos habitualmente son utilizados para
preparar notas, actas, memorandos, formularios anexos predefinidos en el manual de
procedimientos de auditora, base de datos, cuadros, grficos y clculos numricos.

Infografa N 4: Papel de trabajo confeccionado por medio de una planilla de clculo.

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En el caso de utilizacin de planillas de clculo para volcar datos que requieran la realizacin de
operaciones numricas, se deber respetar los datos de identificacin del membrete de la
Direccin General de Auditora. En razn de la dificultad para insertar fcilmente
3
el membrete
como encabezado de una hoja, sugerimos ubicar los datos (logos e identificacin) en la parte
superior de la hoja de clculo utilizada.

Infografa N 5: Papel de trabajo confeccionado por medio de un procesador de texto.

Cabe aclarar que estos lineamientos son aplicables a los distintos tamaos de papel habitualmente
utilizados en los trabajos de auditora (oficio, A4, carta, legal, etc.)

3
Nos referimos concretamente a las imgenes de los logos de la Direccin General de Auditora y del Ministerio de Economa.

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2.2. Papeles de Trabajo preimpresos para su confeccin manual

Se definieron cuatro modelos de formularios preimpresos para su confeccin manual.
Consideramos que estos papeles sern utilizados con mayor frecuencia cuando se efectan tareas
de campo en la sede del organismo auditado, en razn de que la mayor parte de trabajo
actualmente se realiza por medio de aplicativos informticos.

A fin de reducir costos, la impresin de estos formularios prediseados est prevista realizarse en
imprenta, en resmas engomadas de papel tamao oficio. Los modelos definidos son los
siguientes:

Formulario 1 Anotaciones varias: se trata de una hoja en blanco que permite la
inclusin de informacin en diversos formatos, tales como texto, cuadros, grficos,
organigramas, etc.

Formulario 2 Notas: se trata de una hoja diseada con lneas punteadas que permite
anotaciones de texto de manera ordenada y prolija. Por ejemplo: actas, notas, memorandos,
etc.

Formulario 3 Flujograma: su diseo se realiz en una hoja de dos columnas con formato
vertical. Por las caractersticas de este formulario, su utilizacin est prevista para diagramas
de flujo verticales con el narrativo correspondiente. Este formato de hoja se puede adaptar a
flujogramas de tipo horizontal que involucren pocos departamentos, como se muestra en el
modelo presentado en la infografa Nro. 8.

Formulario 4 Clculos: su diseo se realiz con columnas separadas y lneas punteadas
que facilitan el ingreso de nmeros y datos encolumnados, como por ejemplo comparaciones
de conciliaciones bancarias, anlisis de cuentas contables, extracciones de datos de diversos
formularios (libramientos, boletas de depsito, facturas, recibos, rdenes de compra, etc.).

Cabe sealar que la estructura de estos 4 modelos de formularios respeta el mismo encabezado y
pi.

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Infografa N 6: Modelo de formulario Nro. 1 Anotaciones Varias

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Infografa N 7: Modelo de formulario Nro. 2 Notas

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Infografa N 8: Modelo de formulario Nro. 3 Flujograma

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Infografa N 9: Modelo de formulario Nro. 4 Clculos

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3. Clasificacin y archivo de Papeles de Trabajo

3.1. Clasificacin

Existen diversos criterios para clasificar y agrupar los papeles de trabajo. A fines operativos y
teniendo en cuenta el tipo de documentacin que en ellos se archiva, como as tambin su
frecuencia de utilizacin, consideramos apropiado su separacin en dos grupos principales:

Legajo Permanente Legajo Corriente

3.1.1. Legajo Permanente

3.1.1.1. Concepto

Est integrado por un conjunto de documentos que por sus caractersticas tienen una alta
posibilidad de ser consultados durante el transcurso de distintas auditoras. Debe contener toda
la informacin relevante que conserve inters en el futuro, por ello, es necesaria su peridica
actualizacin, con el fin de dejar constancia del historial de la entidad y/o reparticin auditada.

3.1.1.2. Contenido

El proceso de preparacin y armado del archivo permanente se inicia en la etapa de
planeamiento.
Por lo general cada trabajo de auditora es diferente, lo que implica que variar la informacin
contenida en este tipo de archivo.
A continuacin, a modo de ejemplo, se detalla la documentacin primordial que debe incluirse
en este legajo:

Antecedentes y organizacin de la dependencia auditada.
Documentos legales, contratos, convenios y acuerdos.
Sistema de informacin y control.

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Rgimen fiscal.
Documentos de auditora (informes de auditoras).

Queremos destacar que el concepto de legajo permanente no se limita a documentacin en
papel, sino que es mucho ms amplio, en razn de que los papeles de trabajo pueden estar
contenidos en otro tipo de formato, como ser disquetes, CD, u otros medios de
almacenamiento.

3.1.1.3. Armado

Los papeles de trabajo que se incluirn en este legajo debern ordenarse en un bibliorato
tamao oficio habilitado a tal efecto, el que contendr un lomo de identificacin de 20,5 cm.
de alto y 6,5 cm. de ancho, de acuerdo al siguiente modelo:

Infografa N 10: Lomo de Bibliorato del Legajo Permanente
Identificacin de la Direccin General de Auditora
Denominacin del legajo
Entidad y/o reparticin auditada

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Una vez habilitado el bibliorato, en primer lugar, se deber incorporar una tapa de cartulina
color verde tamao oficio con la denominacin de la entidad y/o reparticin a la que
corresponde el legajo, segn se detalla en la siguiente infografa:

Infografa N 11: Tapa del Legajo Permanente

A continuacin, para completar el armado, se proceder a aadir una primera hoja tamao
oficio que contendr el ndice
4
de la documentacin incorporada, de acuerdo a lo previsto
en la siguiente infografa:

4
Se sugiere que la referencia de las hojas de este legajo se efecte con nmeros romanos y letras para diferenciarla de la
referenciacin prevista para el legajo corriente, desarrollada en el Manual de Procedimientos de Auditora de la Direccin.
Identificacin de la Direccin General
de Auditora

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Infografa N 12: 1 Hoja del Legajo Permanente

3.1.2. Legajo Corriente

3.1.2.1. Concepto

Este legajo comprende los documentos que se preparan y se obtienen durante el transcurso de
la auditora. Fundamentan y respaldan la ejecucin de los procedimientos realizados y la opinin
del auditor.

Logo de la Direccin General de Auditora

ndice del contenido y la referencia
de pgina

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3.1.2.2. Contenido

Su contenido es diverso y variable, segn la entidad y/o reparticin que se audite, y an en un
mismo organismo puede cambiar de una auditora a otra.
A continuacin, a modo de ejemplo, se detalla la documentacin primordial que debe incluirse
en este legajo:

Orden de trabajo actas, notas, y formularios internos.
Memorando de planeacin.
Programa de trabajo.
Documentacin suministrada por el auditado.
Papeles analticos.
Resumen de observaciones.
Opinin del auditado.
Borrador del Informe de auditora.

Tambin en este tipo de legajo pueden existir evidencias contenidas en distintos formatos, como
ser disquetes, CD, u otros medios de almacenamiento.

3.1.2.3. Armado

Los papeles de trabajo que se incluirn en este legajo debern agruparse con una tapa de
cartulina color celeste tamao oficio, unidos por un broche metlico tipo nepaco perforado en el
centro del margen izquierdo del papel.

En caso de que la documentacin exceda la capacidad del broche, corresponder habilitar un
segundo ejemplar, indicando en el margen inferior de la tapa el nmero de volumen respectivo.
Es decir, la documentacin agrupada en el primer broche habilitado se identificar con el
Volumen I, la del segundo con el Volumen II y as sucesivamente.

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A continuacin de la tapa, en la primera hoja del legajo se deber incluir el ndice, indicando
expresamente la referencia de pgina
5
correspondiente, a fin de localizar rpidamente la
documentacin incorporada.

Sugerimos que el armado de este legajo coincida con el inicio de las tareas de auditora,
facilitndose de este modo la organizacin de la documentacin recopilada y elaborada.
Las siguientes infografas presentan los modelos previstos, tanto para la tapa de cartulina, como
para la primera hoja del legajo:

Infografa N 13: Tapa del Legajo Corriente

5
Es la clave con la que se identifica cada documento a fin de localizar su lugar exacto en el legajo corriente.
Identificacin de la Direccin General
de Auditora
Ao
N del volumen

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Infografa N 14: 1 Hoja del Legajo Corriente

3.2. Archivo

3.2.1. Legajo Permanente

El bibliorato que contiene el legajo permanente ser guardado en el armario biblioteca del
grupo de auditora que tenga bajo su responsabilidad la auditora de la entidad y/o reparticin
a la que corresponde la documentacin.
Sugerimos que se ordenen alfabticamente a medida que se vayan incorporando, con el objeto
de facilitar su rpida bsqueda para su posterior utilizacin.
Logo de la Direccin General de Auditora
ndice

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Consideramos conveniente que el supervisor del equipo de auditora instrumente una base de
datos con el detalle de la documentacin de cada organismo, de modo tal de facilitar consultas
internas, como as tambin de otros grupos de auditora que eventualmente puedan requerir la
referida documentacin.

3.2.2 Legajo Corriente

Una vez finalizado el trabajo de auditora, se deber guardar los papeles y documentacin
contenidos en este legajo en cajas archivo estndar, preferentemente plsticas de color azul,
para hoja tamao oficio con las siguientes medidas: 36,5 cm. de largo, 25,5 cm. de ancho y 11
cm. de alto
6
.
La identificacin de cada caja archivo se realizar por medio de un rotulo preimpreso, de 17
cm. de ancho por 8 cm. que ser engomado en el lateral izquierdo de la caja, segn el modelo
presentado a continuacin:

Infografa N 15: Rotulo de Caja Archivo para Legajo Corriente

6
Estas medidas son las ms adecuadas para el tamao del legajo corriente y las posibilidades de guardado del mobiliario de la
Direccin General de Auditora.

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Bibliografa Consultada

Manual de Control Interno, Rubn Oscar Rusenas, Ediciones Macchi, ao 1999.

Papeles de Trabajo, Sindicatura General de la Nacin, norma aprobada por Res. N 103/00
SGN.

Normas de Auditora Externa, Auditora General de la Nacin, aprobadas por Resolucin N
145/93 AGN.

Normas de Auditora Interna Gubernamental, Sindicatura General de la Nacin, aprobadas por
Res. N 152/02 SGN.

Manual de Auditora Gubernamental Tomo I Auditora Financiera y Exmenes Especiales, 2
Edicin, El Salvador, ao 2002.

Manual de Auditora Gubernamental Tomo II Auditora Operativa o de Gestin El Salvador,
ao 2001.

Compendio de Auditora Contable Mario Lomazzi Fondo Editorial de Derecho y Economa,
ao 2001.

www.consi.org.mx, consulta realizada el 3 de agosto de 2007.

www.sgcba.gov.ar, consulta realizada el 6 de agosto de 2007.

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