Agustn Cernuda del Ro, Enero de 2001

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Informtica - Microsoft Excel (I)
Versin 1.0
Agustn Cernuda del Ro, Enero de 2001


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Contenidos


Introduccin...................................................................................................................... 3
Hojas de clculo................................................................................................................ 3
Visualizacin .................................................................................................................... 3
Partes de la pantalla...................................................................................................... 3
Edicin.............................................................................................................................. 4
Manejo de los archivos................................................................................................. 4
Lneas de actuacin al utilizar una hoja de clculo ...................................................... 4
Elementos del documento: definiciones....................................................................... 5
Celdas ....................................................................................................................... 5
Filas .......................................................................................................................... 5
Columnas.................................................................................................................. 5
Rangos ...................................................................................................................... 5
Formato..................................................................................................................... 5
Elementos del documento: manejo............................................................................... 5
Seleccin de elementos............................................................................................. 5
Introduccin de valores ............................................................................................ 7
Repeticin de valores................................................................................................ 7
Ajuste de columnas....................................................................................................... 8
Columnas de ancho arbitrario................................................................................... 8
Igualar el ancho ........................................................................................................ 9
Ajustar el ancho........................................................................................................ 9
Ajustar los textos ...................................................................................................... 9
Formato de celdas....................................................................................................... 10
Frmulas ..................................................................................................................... 12
Escritura manual ..................................................................................................... 12
Insercin directa ..................................................................................................... 12
Escritura interactiva................................................................................................ 13
Copia de frmulas................................................................................................... 14
Hojas........................................................................................................................... 14
Grficos ...................................................................................................................... 14

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Introduccin
El presente documento es una descripcin a nivel bsico de la hoja de clculo Microsoft
Excel. En primer lugar se realiza una introduccin general a las hojas de clculo y su
utilidad, y despus se entra en detalles sobre la hoja de clculo Microsoft Excel. Se
asume un conocimiento bsico del sistema operativo Windows.
Hojas de clculo
Los procesadores de textos permiten, entre otras cosas, la inclusin de tablas en los
documentos que manejan. No obstante, estas tablas contienen informacin esttica; si en
las tablas se incluye un valor que depende de otros (por ejemplo, la suma o la media de
los elementos de una columna) dicho valor debe ser calculado por quien escribe y se
convierte en informacin textual como otra cualquiera. Si el clculo ha sido errneo, el
procesador de textos no lo detectar.
Si la informacin de las tablas se modifica, de modo que alguno de los valores cambie,
los resultados que dependan de ese valor tampoco se actualizarn de manera
automtica; de este modo, el mantener un documento que evoluciona puede convertirse
en una tarea muy compleja y susceptible de introducir errores. Tngase en cuenta que
pueden existir multitud de informes que se generen semanal o mensualmente, y habra
que estar constantemente actualizando los datos y volviendo a realizar manualmente
todos los clculos.
Ms an, existen ocasiones en las que un documento nace precisamente con la
vocacin de que su usuario introduzca datos y el documento realice los clculos; por
ejemplo, un documento que calcule el precio final de un equipo informtico, basndose
en los componentes que un usuario elige. Con un procesador de textos, como mucho se
escribira un documento con las instrucciones pertinentes y la informacin numrica
sobre diversos coeficientes, descuentos, precios... Sin embargo, sera mucho ms
cmodo para quien utiliza el documento que no fuese necesario esto, sino evitar que
viese todos estos detalles y solicitarle simplemente la informacin imprescindible.
Las hojas de clculo nacen para abordar esta problemtica. Los programas de hoja de
clculo manejan documentos que, de forma anloga a los procesadores de textos, son en
realidad ficheros con un formato determinado; estos documentos se llaman tambin
hojas de clculo. Un documento de hoja de clculo puede verse bsicamente como
una tabla, pero en ella el contenido de una celda puede no ser un simple texto o nmero
(como ocurre con las tablas en los procesadores de textos) sino que puede ser una
frmula, de modo que el contenido de esa celda depende del de otras celdas.
Libros y hojas: Con frecuencia, el documento de hoja de clculo responde en realidad
al concepto de libro, de modo que contiene varias hojas (cada una de las cuales es
una tabla como las descritas). Las frmulas que hay en una hoja pueden hacer referencia
a valores de celdas que estn en otra hoja dentro del mismo libro.
Visualizacin
Partes de la pantalla
La ventana principal de Microsoft Excel tiene, como es habitual, unas zonas
caractersticas:
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Barra de ttulo, barras de herramientas, barra de mens, barra de estado. Son las
tpicas en cualquier aplicacin Windows.
rea de documento. Es donde se ve realmente la tabla cuyo contenido se va a
editar. Cuenta con barras de desplazamiento, pero la barra horizontal est
comprimida para dejar sitio a otros elementos.
Cabeceras de fila y columna. Independientemente de las cabeceras que
escribamos para las filas y columnas de la tabla, existen unas cabeceras
externas, identificables porque aparecen de color gris y con forma de botones.
Solapas. Al lado de la barra de desplazamiento horizontal (parte inferior) hay
unos trapecios, unas solapas que permiten activar las diversas hojas del
documento. Tambin hay pequeos botones que permiten ir cambiando de hoja
por orden, ir a la primera y la ltima, etc. y que son tiles si el libro que se est
manejando tiene muchas hojas.
Edicin
Manejo de los archivos
El manejo de los archivos (abrir, cerrar, guardar) es similar al de otras aplicaciones
Windows; por ejemplo, se puede recurrir a los conocimientos que se tengan sobre
manejo de archivos en Word.
En el caso de Excel 2000, tambin valen las consideraciones hechas respecto a Word y
las ventanas MDI.
Lneas de actuacin al utilizar una hoja de clculo
Al trabajar con Excel se pueden sealar ciertas ideas bsicas que conviene tener
presentes.
En principio, el usuario debe centrarse en el contenido de su documento, es
decir, en la informacin; el aspecto que finalmente tendr esa informacin se
resuelve posteriormente.
Hay que tener claro qu informacin es arbitraria (los datos en s mismos) y
qu informacin se calcula a partir de esta. No se debe introducir como
arbitraria informacin que no lo sea (por ejemplo, anotar un total de una
columna con el nmero). Las celdas que se calculan a partir de otras, deben
expresarse como dependientes, por medio de frmulas.
En el caso de una hoja de clculo, la impresin puede ser un poco menos
obvia que en un procesador de textos. La tabla que se maneja puede tener
muchas filas o columnas, y no caber en una pgina; al trabajar con la hoja de
clculo no se est trabajando sobre papel, no es tan WYSIWYG como los
procesadores de textos (muchas hojas de clculo ni siquiera se pretende que
acaben siendo impresas). Al imprimir tablas grandes, saldrn en varias pginas.
Si la hoja se pretende imprimir, conviene recurrir con ms frecuencia a la
presentacin preliminar.
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Elementos del documento: definiciones
Celdas
Una celda es uno de los componentes elementales de la tabla. Las celdas no son simples
textos inertes; son datos, son elementos que en cierto modo estn activos. Una celda
puede contener texto o puede contener una fecha, y se comportar de manera diferente
segn sea el caso. Si no se le dice a la hoja de clculo qu contiene una celda, esta
intentar deducirlo por s misma.
La informacin que contiene una celda se puede presentar de diversas maneras (siendo
la informacin la misma) o formatos de celda. Ms adelante se habla sobre esto.
Filas
Una fila es el conjunto de todas las celdas que se encuentran contiguas en sentido
lateral. Cada fila se puede manejar como una unidad. Las filas se designan mediante
nmeros.
Columnas
Concepto anlogo al de las filas, pero en sentido vertical. Se designan mediante letras.
Rangos
Un rango es un conjunto de celdas. El rango ms elemental sera una sola celda, y se
designa mediante la combinacin de sus ndices de columna y fila; por ejemplo, B2.
Si el rango abarca varias celdas, se introducen la celda inicial y la final separadas por
dos puntos; por ejemplo, B2:D2 B2:B5. Si hay que elegir varias celdas o rangos, se
pueden concatenar separados por punto y coma; por ejemplo, la celda B2, el rango de
B4 a B6 y el rango de B9 a B10 se pueden especificar conjuntamente como
B2;B4:B6;B9:B10
En Excel es frecuente elegir los rangos interactivamente, con el ratn, sin necesidad de
escribir las letras y nmeros de ndice.
Formato
En primer lugar, cabe hablar de formato en un sentido similar al de los procesadores de
textos: el formato de una celda afecta a su apariencia en cuanto a tipos de letra, lneas de
borde, color de textos y fondos, etc.
En segundo lugar, hay aspectos del formato que tienen especial importancia. Por un
lado, el tipo de datos que contiene la celda (texto, nmero, fecha, hora, etc.) que influye
en cmo interpreta la celda lo que tecleamos y cmo lo representa. Pero una vez que se
elige el tipo de datos (lo que Excel llama Categora), por otro lado hay que elegir
cmo se presenta el dato en cuestin (lo que en otros mbitos se llama la mscara).
Por ejemplo, se puede decir que una celda contiene un nmero, pero hecho esto, el
nmero puede aparecer con dos decimales, tres, ninguno, con el signo a la derecha o a la
izquierda, etc.
Elementos del documento: manejo.
Seleccin de elementos
La seleccin de elementos del documento puede realizarse de varias formas.
Para seleccionar una sola celda, basta con hacer clic sobre ella. La celda seleccionada
aparece enmarcada con una lnea gruesa.
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Para seleccionar un rango de celdas, se puede realizar un arrastre del ratn
(empezando en una celda cualquiera). Ver Fig. 1.

Fig. 1. Seleccin de rangos. Antes de seleccionar, al hacer clic en B2, y al terminar el arrastre en B7.
Para seleccionar una fila, se pulsa sobre el nmero de fila, en la parte exterior. Despus
de hacerlo, la fila queda seleccionada (Fig. 2).

Fig. 2. Seleccionando la fila 2. La figura con forma de cruz es el cursor.
La seleccin de columnas se realiza de manera anloga a la de filas.
Seleccin de la tabla completa: asimismo, se puede seleccionar la tabla completa
pulsando el pequeo botn sin etiqueta que hay en la interseccin entre la cabecera de
columnas y la de filas (Fig. 3).

Fig. 3. Seleccionar toda la tabla
Seleccin de celdas no consecutivas: Para seleccionar celdas no consecutivas, basta
con ir seleccionando las celdas o rangos correspondientes mientras se mantiene pulsada
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la tecla CTRL. Al estar pulsada esta tecla, cada nueva seleccin no sustituye a las
anteriores, sino que se aade a ellas.
Introduccin de valores
De forma directa: Basta con pulsar en una celda y escribir, pulsando INTRO cuando se
termina de escribir el valor. Recurdese que Excel intentar deducir el tipo de dato que
se introduce, y si lo hace errneamente, puede que lo que queda en la celda al pulsar
INTRO no sea lo que pretendamos. En este caso, ser necesario dar formato a la celda
(vase ms adelante).
Otro elemento a tener en cuenta es que al introducir los valores puede que estos ocupen
ms (a lo ancho) que la columna en la que estn. Esto tiene el efecto de que mientras se
escribe el valor se sale de la columna (Fig. 4), y cuando se acepta, puede aparecer
cortado por el valor de la siguiente columna (Fig. 5). Esto no es problema; la
informacin sigue estando en las celdas correspondientes. El problema de apariencia se
solucionar como se muestra ms adelante.

Fig. 4. Introduciendo valor muy largo.

Fig. 5. El nuevo valor parece cortar al anterior.
Con la barra de frmulas: En ocasiones, resulta ms cmodo introducir valores
utilizando la llamada barra de frmulas aunque lo introducido no sean frmulas (Fig.
6). Una vez que se ha seleccionado una celda, se puede hacer clic en la caja de edicin
de la barra de frmulas, y escribir el contenido. Si se da por bueno lo escrito, se pulsa el
smbolo . Si se descarta, se pulsa . El botn sirve para introducir frmulas, cosa
que se ver ms adelante.

Fig. 6. Utilizando la barra de frmulas para introducir valores.
Repeticin de valores
Puesto que la introduccin de informacin en las celdas es una accin frecuente, existen
algunos recursos que sirven de ayuda para acelerar dicha tarea.
Rellenado de celdas con el mismo valor por arrastre: Si se va a rellenar multitud
de celdas con el mismo valor, se puede introducir este valor en una sola celda y
posteriormente extender este valor hacia sus vecinas. Para ello, se desplaza el
pequeo cuadrado que hay en la esquina del rectngulo de seleccin. Al situar el cursor
del ratn sobre este cuadrado, el cursor cambia y queda con forma de una cruz ms
pequea y negra; en ese momento, se pulsa, se inicia un arrastre, y se agranda el
rectngulo de seleccin como convenga.
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Fig. 7. Introduciendo un valor mltiples veces
Rellenado de celdas con el mismo valor con CTRL+INTRO: Otra forma de rellenar
varias celdas con el mismo valor es seleccionarlas, escribir el valor en una de ellas (o
directamente en la barra de frmulas), y pulsar CTRL+INTRO.
Sugerencia de valores usados anteriormente: Otra utilidad para la introduccin de
valores es que Excel asume que los valores utilizados anteriormente en una columna
pueden volver a teclearse, y cuando comenzamos a teclear algo busca en los elementos
precedentes alguno similar, sugirindolo. Si seguimos escribiendo, la sugerencia se
descarta (se escribe lo que decidamos), pero si en ese momento pulsamos INTRO (o
simplemente abandonamos la celda de cualquier forma), el valor sugerido se adoptar.

Fig. 8. Introduciendo valores; se ha tecleado slo la "B" y el sistema sugiere "Blues"
Ajuste de columnas
Una vez que se han introducido los valores, puede ser necesario ajustar el ancho de las
columnas; puede que haya valores de ancho superior a la columna en la que estn. Se
explican a continuacin las acciones ms frecuentes ante este problema.
Columnas de ancho arbitrario
La primera posibilidad es simplemente cambiar el ancho de una columna concreta, de
forma manual. Esto se consigue colocando el cursor en la lnea de separacin que hay
entre los encabezados de las columnas involucradas (con lo que cambiar de aspecto) y
realizando un arrastre, de forma similar a como se hace con las tablas de Word (Fig. 9).
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Fig. 9. Arrastrando el borde de una columna para cambiar el ancho
Igualar el ancho
Si lo que se desea es dejar varias columnas con el mismo ancho, se puede conseguir de
la forma siguiente. Lo primero es seleccionar las columnas correspondientes; por
ejemplo, pulsando sobre el encabezado de la primera y realizando un arrastre hasta el
encabezado de la ltima. Una vez seleccionadas, se acude al men Formato / Columna /
Ancho..., con lo que aparecer un dilogo donde se puede introducir el ancho que se
desea para esas columnas.
Ajustar el ancho
Si lo que se desea es que el ancho de las columnas sea el mnimo para que se respete el
contenido de cada una, se seleccionan las susodichas columnas y se acude al men
Formato / Columna / Autoajustar a la seleccin.
Ajustar los textos
Otra posibilidad es que lo que se desee sea que el texto de una celda pueda cortarse en
varias lneas, como ocurre con los procesadores de textos. Para ello, hay que acudir a las
opciones de formato de la celda o celdas en cuestin (se ve ms adelante), y poner
Texto como categora de los datos que contiene la celda, para luego acudir a las
opciones de alineacin del texto y elegir Ajustar texto. Con esto se puede conseguir
un resultado como el que aparece en la Fig. 10.

Fig. 10. Ajuste de texto en una celda.
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Formato de celdas
Como se ha ido viendo, el formato de celdas permite realizar operaciones importantes:
Dirigir el comportamiento de una celda por lo que se refiere al tipo de datos que
contiene y cmo se interpreta la informacin.
Establecer la forma en que se presenta la informacin, por lo que se refiere a su
aspecto esttico.
Para dar formato a las celdas, basta con seleccionar las celdas en cuestin, pulsar con el
botn derecho sobre ellas y elegir la opcin Formato de celdas... en el men de
contexto que aparece. Esto hace que se muestre el dilogo de formato (Fig. 11).

Fig. 11. Formato de celdas.
La solapa Nmero es importante porque permite elegir la categora del dato que
contiene la celda. Aunque dicha solapa se llame nmero, lo cierto es que se puede
elegir que esa celda sea un texto, una fecha, etc. Dependiendo de qu categora se elija,
el resto de la solapa cambia para poder elegir opciones especficas. Por ejemplo, si se
elige nmero en la lista de la izquierda, a la derecha habr opciones para presentar el
nmero con cierto nmero de decimales, que los nmeros negativos salgan en rojo, etc.
(Fig. 12)
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Fig. 12. Formato especfico para el caso de una celda numrica.
En el formato tambin se pueden elegir opciones de alineacin del texto (incluyendo el
poner el texto en vertical, lo que puede ser til para los ttulos de las columnas; ) o de
fuentes y colores.

Fig. 13. Formato de celdas: alineacin.
Y merece mencin especial la solapa de bordes. Aunque la tabla siempre tiene unos
bordes tenues, se puede hacer que cada celda o grupo de celdas aparezca (y se imprima)
con diversos tipos de bordes en los lugares adecuados (Fig. 14). Para elegir un tipo de
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borde para las celdas seleccionadas, primero hay que elegir en el cuadro de la derecha el
estilo y color de lnea, y luego en los botones de la izquierda aplicarlo al borde
correspondiente (izquierdo, derecho, contorno, etc.)

Fig. 14. Formato de celdas: bordes.
Frmulas
Una capacidad fundamental de las hojas de clculo es precisamente el uso de frmulas.
Esto consiste simplemente en asignar a una celda no un contenido especfico, sino el
resultado de cierta operacin cuyos parmetros son los contenidos de otras celdas. Estas
pueden a su vez contener otras frmulas (resultados), y adems cada frmula puede ser
todo lo compleja que se quiera.
Existen cuatro formas fundamentales de introducir frmulas en una celda, que se
explican a continuacin.
Escritura manual
Si el valor de una celda es un texto que empieza por el carcter de asignacin =, el
sistema interpreta que se trata de una frmula. Por ejemplo, es una frmula vlida
=SUMA(B2:B5)
que calcula el sumatorio de los valores que hay en las celdas B2, B3, B4 y B5.
Esta forma de introducir las frmulas exige un cierto conocimiento de las funciones
disponibles y los parmetros que estas necesitan.
Insercin directa
En algunos casos, puede haber botones o comandos que inserten directamente una
frmula dependiendo del rango que est seleccionado. Por ejemplo, el sumatorio cuenta
con el botn en la barra de herramientas.
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Escritura interactiva
La forma ms habitual de proceder es la construccin interactiva de la frmula. Una
posible lnea de actuacin es:
Seleccionar la celda en la que ir la frmula.
Pulsar el botn de funcin, . Eso desplegar el cuadro de dilogo donde se
puede elegir con comodidad la funcin correspondiente (Fig. 15). Las funciones
estn organizadas en grupos o categoras y el dilogo ofrece una breve ayuda
sobre su cometido y parmetros.

Fig. 15. Dilogo de seleccin de funcin.
Una vez elegida la funcin (por ejemplo, SUMA) el sistema ya sabe qu
parmetros necesita, y mostrar el dilogo correspondiente.

Fig. 16. Dilogo de seleccin de rangos
En este dilogo se podra teclear el rango o rangos correspondientes, pero hay
una forma ms fcil; el dilogo se puede apartar (pinchando en el fondo del
mismo y arrastrando) y acto seguido se selecciona el rango en cuestin con el
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ratn. El dilogo tomar ese rango como valor; se acepta el dilogo, y la frmula
ya est construida.
Copia de frmulas
Tal como se explic en el apartado Repeticin de valores, si se arrastra la esquina
correspondiente del rectngulo de seleccin el valor que haba en la seleccin se copiar
a las dems celdas. En el caso de que lo que se copie sea una frmula, los rangos a los
que la frmula haca referencia se actualizan convenientemente para que sean relativos a
la nueva ubicacin. Es decir, si por ejemplo se tena una frmula en la celda E3, que
haca referencia al rango A3:D3, al copiar esta frmula a la celda D4 har referencia al
rango A4:D4.
Hojas
Como se ha sealado ms arriba, cada documento de Excel es en realidad un libro que
consta de hojas. En el rea inferior de la ventana aparece, a la derecha, la barra de
desplazamiento horizontal, y a la izquierda, las solapas de las diversas hojas (Fig. 17).

Fig. 17. Hojas de un libro de Excel
Pulsando en las diversas solapas, se activar la hoja correspondiente. Utilizando los
botones de la izquierda se pueden activar las diversas hojas por turno, ir a la primera o a
la ltima, etc.
Pulsando con el botn derecho sobre una solapa aparecer un men de contexto que
permite eliminarla, cambiarle el nombre, etc. as como insertar nuevas hojas. Adems, si
se pulsa en la solapa y se arrastra, se puede cambiar su ubicacin (su orden).
Grficos
Excel ofrece funciones de creacin de grficos que pueden resultar muy tiles tanto para
analizar la informacin como para presentarla. Adems se puede hacer uso de esta
opcin a travs de asistentes que facilitan mucho su uso.
Basta con seleccionar las celdas a partir de cuya informacin se va a generar el grfico
(Fig. 18) y pulsar el botn de asistente para grficos, . Esto har aparecer un
dilogo en el que se van eligiendo las distintas opciones del grfico a crear y pulsando el
botn Siguiente cuando se completa cada paso (Fig. 19). Finalmente, el grfico puede
quedar en una nueva hoja aparte, o como un simple objeto dentro de la hoja actual (Fig.
20). Huelga decir que, nuevamente, si la informacin original cambia, el grfico
tambin se actualiza automticamente.
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Fig. 18. Seleccionando celdas para construir un grfico

Fig. 19. Seleccionando el tipo de grfico
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Fig. 20. Resultado de la creacin del grfico