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El Dashboard

Qu es un Dashboard?
El Dashboard (tablero o cuadro
de mandos) es un documento en
el que se reflejan las principales
mtricas de un proyecto.
Herramienta de reporting utilizada por las empresas, para hacer un
seguimiento/monitoreo de los principales factores que contribuyen al funcionamiento y
xito de su proyecto.

Es importante que los datos y las mtricas que se reflejen en el dashboard estn
vinculadas con el crecimiento o el avance del proyecto.


Para qu se utiliza?
Tipos de Dashboard
Distinguir principalmente tres tipos de dashboard, que serian:
Estratgicos: soportan la alineacin organizacional con los objetivos estratgicos de una
organizacin. Suelen ser informes de alto nivel de agregacin que incluyen los indicadores
de rendimiento alineados con los objetivos estratgicos de la empresa .
Tcticos: soportan la medida del progreso de un proyecto o iniciativa en concreto. Nos
permitirn realizar el seguimiento de estos proyectos o la validacin de cumplimiento de
iniciativas en concreto con respecto a un objetivo.
Operacionales: soportan la monitorizacin de actividades de negocio especificas. Son
normalmente los utilizados por los mandos intermedios o por los gestores departamentales.
por ejemplo, ventas por departamento y mes con comparativa con el mes anterior, tablas
de satisfaccin de empleados, numero de llamadas gestionadas por el call center en el
periodo, etc).
Los dashboards deben realizar tres tareas
bsicamente.:
Primero, deben responder a preguntas fundamentales acerca del negocio o unidad de la
empresa, como por ejemplo: han aumentado las ventas este mes?, cunto vendamos el
ao pasado en esta fecha?, nuestra fbrica est produciendo lo adecuado para el nivel de
ventas?, cmo est el nivel de ganancias comparado con el trimestre o el mes pasado?
Segundo, deben alertar al usuario cuando surge algn inconveniente, especialmente en las
reas de produccin o ventas. As, por ejemplo, el dashboard debe alertar de anomalas en el
desarrollo productivo, bajo nivel de ventas, riesgo de no cumplimiento de metas, etctera.

El dashboard debe ayudar a tomar mejores decisiones que impacten en el negocio, ya que la
informacin provista por el tablero debe impulsar al gerente o ejecutivo a tomar medidas
oportunas de manera de revertir o profundizar una coyuntura negativa o favorable,
respectivamente. As, debe contribuir a que se tomen decisiones como, por ejemplo,
aumentar o disminuir el nivel de produccin, cambiar o mantener el mix de productos y
aumentar la fuerza de venta, entre muchos otros.
Convertir datos en conocimiento


Una de las caractersticas principales que ha de tener un dashboard es la capacidad de
convertir datos en conocimiento, mediante la ayuda a la interpretacin de la informacin.
Esto se consigue incluyendo en los dashboards, no slo informacin de los sistemas de gestin
sino comparativas con informacin de referencia como:
Objetivos
Umbrales de tolerancia (indicadores semafricos)
Comparacin con otros elementos similares (meses anteriores, mercados de referencia, etc)
Clculos de tendencia
Profundizar en la informacin

En contra de lo que pueda parecer a simple vista, un dashboard no es
simplemente un conjunto de grficos bonitos, sino una potente herramienta de
anlisis que ha de permitir al usuario identificar el origen del posible problema
mediante la exploracin y profundizacin de los datos.
Es decir, aquellos valores que estn fuera de los umbrales de tolerancia o por
debajo de los objetivos, pueden ser analizados.
El dashboard perfecto es aquel que se adapta a
cualquier modelo de negocio


No existe un nico dashboard perfecto, sino que cada empresa
debe encontrar cul es el dashboard perfecto de acuerdo a su
modelo de negocio.


Un Dashboard sin KPI`s no es un dashboard
Un dashboard debe ser accionable, si no es posible contextualizar la data
(informacin) general, hacer comparaciones, establecer valorizaciones
de positivo / negativo; no estara cumpliendo con el concepto principal
de un dashboard:
Los KPI`s forman parte de este esfuerzo, entender relaciones de calidad-
cantidad respecto de los principales indicadores de xito.

KPI, del ingls Key Performance Indicators, o Indicadores Clave de Desempeo,
Una sola hoja bastar para el dashboard
perfecto

No pareciera ser una regla obvia, pero si un dashboard no cabe
en una nica pgina, tendremos un REPORTE y no un dashboard.
Muy til para evitar sobrecargar el dashboard de informacin,
facilita la presentacin de la misma y en consecuencia, el
entendimiento por parte de los lectores.

CARACTERISTICAS DASHBOARD
1. Cubrir todos los objetivos de
informacin en un solo Dashboard
Posibles Objetivos de un Dashboard:
- Facilitar el anlisis
- Comunicar Insights
- Llamar la atencin de su destinatario

Identific tu objetivo y disea as tu
dashboard
2. S a la data, NO a los Insights
Los grficos y el soporte visual se
complementan perfectamente.

Los Insights NO se desprenden
simplemente viendo grficos.
3. Mala relacin Tiempo-Costo



- Consistencia de data en el tiempo
- Evaluar herramientas para automatizacin
- Integracin de mltiples fuentes de informacin
4. No contextualizar la
informacin

- Incluir Rankings

- Benchmarks (contra otro
perodo de tiempo, contra otro
fuente/medio)

- Relacin Tamao/Importancia
Relevancia
Relevancia
Trend
Evolution
Ranking
&
Benchma
rk
5. Desarrollarlo antes de
Disearlo
- Planificar qu cantidad de
informacin incluirs

Planifico y Diseo. Luego existo
6. KPI`s distanciados de sus
Objetivos
- KPI`s deben estar cercanos y
bien identificados con el
objetivo que representan.

- Un objetivo claro es un
recordatorio constante hacia
tu destinatario acerca de
qu preocuparse

Cmo construir
Dashboard?
1. A quin est dirigido el Dashboard?

Categorizar a los Destinatarios:

Marketing department
Sales department
IT department
Top management

El propsito del dashboard?
Mientras ms enfocado sea, mayor relevancia para los destinatarios tendr.



2. Qu KPIs debera considerar?

Pensemos en un viaje en auto:

El objetivo a alcanzar: llegar a destino
Tiene un momento y un lugar de partida
Normalmente, existe ms de un camino para llegar a destino
Se consumen recursos: el tiempo, gasolina
Existen incentivos: llegar a tiempo, que no te hagan una multa, conducir
de forma segura



El benchmarking provee al Dashboard cierto contexto, donde
es importante incluir informacin que explique los KPI`s principales.

Idealmente un Dashboard debe consistir en una serie de
visualizaciones de data que se complementan unas a otras.

Deben mostrar el punta pie que alienta a profundizar un anlisis.

Insight-Free Dashboards : NO se trata simplemente de volcar
una coleccin de nmeros y diversos grficos; dejando a
criterio del lector la interpretacin de la informacin reflejada.


3. Cmo entender la
informacin?

4. Cmo disearlo?

La mente humana funciona mucho mejor entendiendo formas y estmulos
visuales, que procesando nmeros en crudo y abundante texto
(premisa Psicologa Gestalt)



Y por ltimo



Caractersticas comunes
Todo en Una Hoja
Slo Factores Clave
Inclusin de Insights
Visual, visual, visual
Mi Paso a Paso
1. Targetizar los destinatarios
2. Construccin y Seleccin de los KPI`s
3. Soporte Visual
4. Benchmarks
5. Insights
No existe una formula mgica para crear un Dashboard.
El Dashboard Perfecto es aquel que le funciona a uno mismo
Ejemplo
http://ingproyectos.eypsystem.com/