sinnimo de empresa y la otra como fase del proceso administrativo, sobre la cual nos vamos a ocupar. Veamos algunas definiciones sobre organizacin. ORGANIZACIN ORGANIZACIN La organizacin implica una estructura de funciones o puestos intencional y formalizada. ORGANIZACIN Consiste en dividir y relacionar el trabajo para alcanzar las metas fijadas: establecer las estructura organizacional, delinear las relaciones o lneas de enlace que faciliten la coordinacin, crear las descripciones de cada puesto, indicando atribuciones, relaciones, responsabilidades y autoridad, y fijar requerimientos o cualidades requeridas del personal para cada puestos. ORGANIZACIN La organizacin es el proceso de disponer y destinar al trabajo la autoridad y los recursos entre los miembros de una organizacin, en una forma tal que pueden lograr los objetivos organizacionales de manera eficiente. ORGANIZACIN Organizacin es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismos social, con el propsito de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados. Consiste en: Identificar las actividades requeridas, agruparlas en reas y puestos de trabajo, asignaturas y jerarquizar tantos los puestos como las funciones correspondientes. Su importancia radica: En su papel como promotora de la eficiencia administrativa Define la estructura correcta de la empresa IMPORTANCIA Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades. PRINCIPIOS Del Objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organizacin deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa. Especializacin: El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecucin de una sola actividad. Jerarqua: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicacin necesaria para lograr planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una lnea clara e ininterrumpida, desde el ms alto ejecutivo hasta el nivel ms bajo. PRINCIPIOS Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
Unidad de Mando: Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisin para cada funcin, debe asignarse un slo jefe, y que los subordinados no debern reportar a ms de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba rdenes de dos o ms jefes slo ocasionar fugas de responsabilidad, confusin e ineficiencia. PRINCIPIOS Difusin: Para maximizar las ventajas de la organizacin, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposicin de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relacin con las mismas.
Amplitud o Tramo de Control: Hay un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que ste pueda realizar todas las funciones eficientemente.
PRINCIPIOS De la coordinacin: Las unidades de la organizacin siempre debern mantenerse en equilibrio. La estructura organizacional debe propiciar la armona y la adecuada sincronizacin de los recursos que integran la empresa, para cumplir con los objetivos generales. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo comn; en esta forma, la organizacin funcionar como un sistema armnico en el que todas sus partes actuarn oportuna y eficazmente, sin ningn antagonismo. Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente. ORGANIZACIN Propsito y naturaleza de la organizacin. La estructuracin de las funciones y actividades organizacionales, mediante la generacin de reas funcionales, puestos y niveles jerrquicos que faciliten la coordinacin del esfuerzo de todos los miembros de la empresa y propicien mayores niveles de eficiencia en la distribucin y manejo de los recursos, as como en el logro de los objetivos organizaciones. Estos emitidos, estn implcito en lo denominado ORGANIGRAMA. ORGANIZACIN La organizacin define y orienta el trabajo en el interior de la empresa, por lo que principal objetivo es ayudar a que las metas de la empresa tengan significado y sean importantes para todos sus miembros, contribuyendo a incrementar la eficiencia organizacional. ORGANIZACIN Otros objetivos de la organizacin: 1. Establecer los departamentos o reas funcionales especializadas de la empresa. 2. Definir jerarquas, las que determinan el grado de autoridad y las responsabilidades inherentes a cada nivel de la empresa. 3. Definir qu labor debe desempear cada unos de los miembros de la organizacin mediante la elaboracin de descripciones y perfiles de puestos. ORGANIZACIN El organigrama describe grficamente los puestos en la compaa y cmo estn organizados. Muestra un retrato de la estructura de mandos y las diversas actividades que realiza cada persona. ORGANIZACIN Presidente Finanzas Recursos Humanos
Marketing Produccin Produccin 1 Produccin 2 Obrero 1 Obrero 2 Los cuadros representan trabajos distintos Los ttulos muestran el trabajo desempeado Las lneas representan la relacin superior- subordinado Los niveles de administracin estn indicados por el nmero de capas horizontales en la grfica. Todas las personas o unidades estn en el mismo rango y reportan a la misma persona estn en un nivel. ORGANIZACIN Qu entendemos por una organizacin formal y una organizacin informal? Organizacin formal. Es aquella que se establece de manera deliberada para alcanzar un objetivo especfico. Se caracteriza por tener una estructura claramente definida y contar con polticas y reglamentos de accin claros y conocidos por sus miembros que la conforman. Organizacin informal. Se refiere a las relaciones sociales y se desarrollan espontneamente entre los individuos libres y cuyas actividades no siguen reglamentos, ni estructuras especficas. Cmo se estructuran? La actividad humana organizada supone dos requerimientos: Divisin del trabajo Coordinacin de la tarea ESTRUCTURA DE UNA ORGANIZACIN DISTRIBUIR Actividades entre los recursos existentes DEFINIR
Los modos de Coordinacin entre puestos ELABORAR Procedimientos, Flujos de tareas que seguirn las actividades PROCESO LOGICO DE DISEO DEFINICION ACTIVIDADES DEFINICION RRHH DEFINICION RECURSOS Y MEDIOS DEFINICION SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS DEFINICION RELACIONES
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Cmo se disean? SISTEMAS DE LA ORGANIZACION Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social; las ms usuales son: Lineal o militar Funcional o de Taylor Lineo - Funcional Estaf Por comits ORGANIZACIN LINEAL O MILITAR (I) Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona quien toma las decisiones y tiene la responsabilidad bsica del mando. Se le conoce como organizacin lineal o militar porque, se utiliza en instituciones militares, siendo aconsejable tambin su aplicacin en pequeas empresas. A u t o r i d a d R e s p o n s a b i l i d a d Mdico Jefe de Departamento Director General ORGANIZACIN LINEAL O MILITAR (II) VENTAJAS Mayor Facilidad en la toma de decisiones y en la ejecucin de las mismas No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad. Es claro y sencillo Util en pequeas empresas La disciplina es fcil de mantener. DESVENTAJAS Es rgida e inflexible La organizacin depende de hombres clave, lo que origina trastornos. No fomenta la especializacin. Los ejecutivos estn saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a labores directivas sino de operacin simplemente. ORGANIZACIN FUNCIONAL O DE TAYLOR (I) La organizacin funcional consiste en dividir el trabajo y establecer la especializacin de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor nmero posible de funciones. Capacitacin Constante Mantenimiento del Consultorio Auditora Mdica Historia Clnica Firma y Sello del Mdico Medicos Abastecimiento de Medicamentos Horario de Citas Protocolos de atencin ORGANIZACIN FUNCIONAL O DE TAYLOR (II) VENTAJAS Mayor Especializacin Se obtiene la ms alta eficiencia de cada persona. La divisin del trabajo es planeada y no incidental. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual. Disminuye la presin sobre un solo jefe por el nmero de especialistas con que cuenta la organizacin. DESVENTAJAS Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradiccin aparente o real de las rdenes. Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusin y conflictos. La no clara definicin de la autoridad da lugar a rozamientos entre los jefes. ORGANIZACIN LINEO - FUNCIONAL En sta se combinan los dos tipos de organizacin antes vistos, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, ya que conserva. De la organizacin lineal o militar, la autoridad y responsabilidad que se tramite a travs de un solo jefe para cada funcin en especial. De la funcional, la especializacin de cada actividad en una funcin. Medicina Externa Medicina Interna Pediatra Jefe de Medicina Jefe de Enfermera Jefe de Odontologa Jefe de Servicios de Diagnstico Director General ORGANIZACIN ESTAF (I) Surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnologa, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de proporcionar informacin experta y de asesora a los departamentos de lnea. Director General Director de Departamento Superintendente Mdico Jefe de Medicina Consultor del Director Asesor Jurdico ORGANIZACIN ESTAF (II) VENTAJAS Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de direccin. Hace posible el principio de la responsabilidad y la autoridad indivisible, y al mismo tiempo permite la especializacin del estaf. DESVENTAJAS Si los deberes y responsabilidades de la asesora no se delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede producirse una confusin considerable en toda la organizacin. Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones, o por falta de un respaldo inteligente en la aplicacin de sus recomendaciones. Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organizacin lineal. ORGANIZACIN POR COMITES (I) Este tipo de organizacin consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se renen y se comprometen para discutir y decidir en comn los problemas que se les encomiendan. Comit de Medicina Comit de Auditora Mdica Medicina Enfermera Odontologa Servicios de Diagnstico Director General ORGANIZACIN POR COMITES (II) CLASIFICACION Directivo: Representa a los accionistas de una empresa que se encargan de deliberar y resolver los asuntos que surgen de la misma. Ejecutivo:Es nombrado por el comit directivo, para que se ejecuten los acuerdos que ellos toman. De vigilancia: Personal de confianza que se encarga de inspeccionar las labores de los empleados de la empresa. Consultivo: Integrado por especialistas, que por sus conocimientos o estudios, emiten dictmenes sobre asuntos que les son consultados. ORGANIZACIN POR COMITES (III) VENTAJAS Las soluciones son ms objetivas, ya que representan la conjuncin de varios criterios. Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el comit, no recayendo aquella sobre una sola persona. Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen. Se aprovechan al mximo los conocimientos especializados. DESVENTAJAS Las decisiones son lentas, ya que les deliberaciones son tardas. Una vez constituido un comit, es difcil disolverlo. En ocasiones, los gerentes se desligan de su responsabilidad y se valen del comit para que se haga responsable de sus propias actuaciones.