MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SGI

INTRODUCCION:

DEFINICION DE PROCESO
Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos
organizados interrelacionados, orientadas a obtener un resultado especfico y
predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las
fases que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que
desarrollan las funciones de acuerdo con su estructura orgnica.


DEFINICION DE PROCEDIMIENTOS
Mdulos homogneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman
un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente
en relacin con los responsables de la ejecucin, que deben cumplir polticas y
normas establecidas sealando la duracin y el flujo de documentos. Por ejemplo:
procedimiento para pago de nmina, cobro de cuentas por servicios prestados,
compra y suministro de materiales, etc.


DIFERENCIA ENTRE PROCESO Y PROCEDIMIENTO
Al analizar las definiciones de proceso y procedimiento se encuentran algunas
similitudes y muchos autores utilizan indistintamente dichos trminos, cuando se
trata de manuales que orienten la ejecucin del trabajo, es ms generalizado el uso
de procedimientos, por razones de orden jurdico, confirmado por la Constitucin y
las Leyes. En este instructivo para tener didcticos los trminos "proceso y
procedimiento" se emplea en forma anloga, especialmente por que se est
describiendo el trabajo de una persona responsable y de all se origina la
descripcin del Manual de Funciones.


DEFINICIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual
es un documento instrumental de informacin detallado e integral, que contiene, en
forma ordenada y sistemtica, instrucciones, responsabilidades e informacin sobre
polticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o
actividades que se deben realizar individual y colectivamente en una empresa, en
todas sus reas, secciones, departamentos y servicios.
Requiere identificar y sealar quin?, cuando?, como?, donde?, para qu?, por qu?
de cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos.



OTRAS DEFINICIONES APLICADAS A LOS PROCEDIMIENTOS

Poltica: Se define como la orientacin, marco de referencia o directriz que rige las
actuaciones en un asunto determinado.


Norma: Disposicin de carcter obligatorio, especfico y preciso que persigue un fin
determinado enmarcado dentro de una poltica.
Reglamento: Conjunto de polticas, normas y procedimientos que gua el
desarrollo de una actividad.
Formato o Documento: Instrumento que facilita el registro de la informacin
necesaria para realizar los procedimientos y/o para dejar evidencia de que ste se
realiz de acuerdo a los lineamientos previamente establecidos.
Puntos de Control: Prevenciones que hace un empleado en el desarrollo de un
procedimiento para ejecutar la accin o tarea de acuerdo con las normas
establecidas en los reglamentos.


OBJETIVOS, POLITICAS Y COMPONENTES DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS:

El desarrollo y mantenimiento de una lnea funcional de autoridad y
responsabilidad para complementar los controles de la organizacin.

Una definicin clara de las funciones y las responsabilidades de cada
departamento, as como la actividad de la organizacin, esclareciendo todas las
posibles lagunas o reas de responsabilidad indefinida.

Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta
informacin de los resultados operativos y de organizacin en el conjunto.

Un sistema de informacin para la direccin y para los diversos niveles
ejecutivos basados en datos de registro y documento contable y diseado para
presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, as como
para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.

La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido
como evaluacin y autocontrol que asegure un anlisis efectivo y de mxima
proteccin posible contra errores, fraude y corrupcin.

La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de
control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestin
proyectada y los objetivos futuros.

La correcta disposicin de los controles validos, de tal forma que se estimulen la
responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno
reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos as
como la extensin de los necesarios.

Elementos esenciales para practicar auditoras, interventoras y en general
evaluaciones internas e independientes o externas.