INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL DE

CONTROL INTERNO (PROCEDIMIENTOS)

INTRODUCCIN
Las entidades dentro del proceso de disear el Sistema de Control Interno, tienen
que elaborar sus procedimientos integrales (Manuales de Control Interno), los
cuales son la base primordial para poder desarrollar adecuadamente sus
operaciones o actividades, establecer responsabilidades de los funcionarios,
informacin, medidas de seguridad y obetivos que participen en el cumplimiento
con la misin institucional propuesta
!l Sistema de Control Interno aparte de ser una pol"tica de gerencia y siendo una
e#igencia constitucional y legal, se constituye en las directrices principales de
cualquier empresa para moderni$arse, cambiar y producir los meores resultados,
con calidad y e%ciencia&
!n ra$n de esta importancia que adquiere el Sistema de Control Interno para
cualquier entidad, se 'ace necesario 'acer el levantamiento de procedimientos
actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo
los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcan$ar y rati%car la
e%ciencia, efectividad, e%cacia y econom"a en todos los procesos&
DEFINICIN DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO (PROCEDIMIENTOS)
!l manual de control interno ((rocedimientos) es un elemento del Sistema de
Control Interno, el cual es un documento detallado e integral que contiene, en
forma ordenada y sistem)tica, instrucciones, responsabilidades e informacin sobre
pol"ticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o
actividades que reali$an en una entidad, en todas sus )reas, secciones,
departamentos, servicios, etc&
*equiere identi%car y sealar +ui,n-, cuando-, como-, donde-, para qu,- , por
qu,- de cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos&
OBJETIVOS, POLTICAS Y COMPONENTES DEL MANUAL DE CONTROL
INTERNO
!l desarrollo y mantenimiento de una l"nea funcional de autoridad para
complementar los controles de organi$acin&
.na de%nicin clara de las funciones y las responsabilidades de cada
departamento, as" como la actividad de la organi$acin, esclareciendo todas las
posibles lagunas o )reas de responsabilidad inde%nida&
.n sistema contable que suministre una oportuna, completa y e#acta
informacin de los resultados operativos y de organi$acin en el conunto&
.n sistema de informacin para la direccin y para los diversos niveles
eecutivos basados en datos de registro y documentos contables y diseado
para presentar un cuadro lo su%cientemente informativo de las operaciones, as"
como para e#poner con claridad, cada uno de los procedimientos&
La e#istencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido
como evaluacin y autocontrol que asegure un an)lisis efectivo y de m)#ima
proteccin posible contra errores, fraude y corrupcin&
La e#istencia del sistema presupuestario que estable$ca un procedimiento de
control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestin
proyectada y los obetivos futuros&
La correcta disposicin de los controles validos, de tal forma que se estimulen la
responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno
reconocimiento de su eercicio evitando la necesidad de controles super/uos as"
como la e#tensin de los necesarios&
CONTENIDO DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO SEGN LOS ELEMENTOS
DE LA LEY 87 DE 199
*elacin con literales
del art& 0 de la ley 12
de 3&445&
C678!7I96 9!L M:7.:L 9! C678*6L I78!*76
c, d&
a&
b, ;, l&
b, ;, l&
&
d
f, '&
', l&
', &
3& 8itulo <<<<<<<<<<<<< Cdigo <<<<<<<<<<<<<
=& Introduccin (!#plicacin)
5& 6rgani$acin& (!structura Micro y Macro de la entidad)
0& 9escripcin del (rocedimiento >
4.1. 6betivos de (rocedimiento
4.2. ?ase Legal (7ormas aplicables al
procedimiento)
4.3. *equisitos, documentos y arc'ivo&
4.4. 9escripcin rutinaria del procedimiento u
operacin y sus participantes (pasos que se deben
'acer, cmo y porqu,)
4.5. @r)%ca o diagrama de /uo del procedimiento
(Aer /uograma)
B& *esponsabilidad, autoridad o delegacin de funciones del
proceso las cuales entraran a formar parte de los C
manuales de funciones C en los que es establecer) como
parte de las labores asignadas la responsabilidad
establecida individualmente en los diferentes procesos&
D& Medidas de seguridad y autocontrol, aplicables al
procedimiento&
2& Informe> !conmicos, %nancieros, estad"sticos, de labores
y autocontrol (*ecomendaciones propias)
1& Supervisin, evaluacin y e#amen, :uto control de
o%cinas y entidades de control&
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SU JUSTIFICACIN CON
EL CONTENIDO
DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO.
!stos Manuales de Control Interno, se desarrollaran para cada una de las
actividades, )reas u operaciones que tengan que ver con los procesos
administrativos y operativos, de acuerdo con los lineamientos y e#igencias
establecidas en el art"culo 0to de la ley 12 de 3445, dependiendo de estos
elementos la aplicacin del contenido sealado anteriormente y por ente la
usti%cacin y que se resumen as">
3) !stablecer obetivos&
=) 9e%nir pol"ticas, gu"as, procedimientos y normas&
5) Sistema de organi$acin&
0) Limitacin de autoridad y responsabilidad&
B) 7ormas de proteccin y utili$acin de los recursos
D) Sistema de m,ritos y sanciones para administracin del personal
2) :plicacin de recomendaciones&
1) Sistemas de informacin&
4) (rocedimientos y normas&
3E) M,todos de Control y !valuacin de la gestin&
33) (rogramas de induccin y capacitacin del personal&
3=) Simpli%cacin de normas y tr)mites de los procedimientos&
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
(ara la representacin gr)%ca de la secuencia de los procedimientos o actividades
que conforman el manual se utili$ar) los siguientes signos universales&
INICIO O FIN Iniciacin o terminacin del
procedimiento al interior del
s"mbolo&
FUNCIONARIO
RESPONSABLE !
DEPENDENCIA
!n la parte Superior nombre del
cargo del responsable de la
eecucin de la actividad, en la
parte inferior el nombre de la
dependencia a que pertenece&
DESCRIPCIN DE LA
ACTIVIDAD
Se describe en forma literal la
operacin a eecutar&
DECISIN (regunta breve sobre la cu)l se
toma alguna decisin&
ARC"IVO :rc'ivo del documento&
CONECTOR DE
ACTIVIDADES
Indicando dentro del procedimiento
el paso siguiente a una operacin&
(lleva en el interior la letra de la
actividad)&
CONECTOR DE FIN DE
P#GINA
.tili$ado para indicar que el
procedimiento continFa en la p)gina
siguiente&
FLEC"A INDICADORA DE
FRECUENCIA
Glec'a utili$ada para indicar la
continuidad de las actividades
dentro del procedimiento&
DOCUMENTO (ara indicar por eemplo un pedido,
requisicin, factura, recibo,
comprobante, correspondencia, etc&
BLO$UE DOCUMENTOS (ara indicar copias mFltiples&
REMISIN A OTRO
PROCEDIMIENTO
Lleva el cdigo del procedimiento a
seguir&
CINTA MAGN%TICA .tili$ado cuando se genera un
documento en disco blando
(dis;ette)&
TIRA DE SUMADORA Informacin que genera una
sumadora como parte de un
proceso&
$UIENES DEBEN UTILI&AR EL MANUAL DE CONTROL INTERNO
(PROCEDIMIENTOS)
8odos los funcionarios de la entidad deber)n consultar este Manual para conocer
sus actividades y responsabilidades, evaluando su resultado, eerciendo
apropiadamente el autocontrolH adem)s de presentar sugerencias tendientes a
meorar los procedimientos&
Los efes de las diferentes dependencias porque podr)n evaluar obetivamente el
desempeo de sus subalternos y proponer medidas para la adecuacin de
procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y
e#terno de la empresa para anali$ar resultados en las distintas operaciones&
Los organismos de control tanto a nivel interno como e#terno, que facilitan la
medicin del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que
'an sido establecidos para prevenir p,rdidas o desv"os de bienes y recursos,
determinando los niveles de e%ciencia y e%cacia en el logro de los obetivos
institucionalesH estableciendo bases slidas para la evaluacin de la gestin en
cada una de sus )reas y operaciones&
RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE LAS #REAS FRENTE AL MANUAL DE
CONTROL INTERNO
Corresponder) a los Iefes de )reas funcionales, frente a los Manuales de Control
Interno>
9irigir su diseo, establecimiento, aplicacin y control&
(ropender por el cumplimiento y actuali$acin de los Manuales establecidos&
9etectar las necesidades de creacin y actuali$acin de procedimientos de
acuerdo a nuevas normas y tecnolog"as, por medio de un seguimiento
permanente&
(roponer a las o%cinas encargadas, los cambios necesarios que lleven a la
reestructuracin de las )reas y al cumplimiento de los obetivos&
O'()*+,-. /)0 L),12*13+)2*- /) P4-5)/+3+)2*-.
Con el levantamiento de procedimientos por parte de los funcionarios se pretenden
alcan$ar los siguientes obetivos>
Cumplir con el mandato constitucional y legal de implementar m,todos y
procedimientos de Control Interno&
Identi%car los tramites de cada operacin&
Identi%car las funciones del personal en cada actividad, tramite, proceso,
operacin o transaccin&
9eterminar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer la
duracin total del procedimiento& !emplo> cuanto tiempo se gasta el tramite
de un contrato, una cuenta, recepcin de suministros, etc&-
!stablecer controles para fomentar la descentrali$acin y desconcentracin de
funciones por medio de una adecuada segregacin y planeacin de las cargas
de trabao&
Gomentar la moderni$acin y simpli%cacin de los tramites, evitando demoras,
pasos innecesarios y sobre todo costos inusti%cados&
!stablecer tiempos est)ndar o promedio para cada paso de un procedimiento,
con el %n de detectar las dependencias que demoran los tramites sin usta
causa&
Sentar la base documental para la elaboracin de los manuales de Control
Interno ((rocedimientos y Gunciones)&
!stimular la innovacin, el constante perfeccionamiento y actuali$acin de los
procedimientos
!stablecer indicadores, est)ndares, "ndices o ra$ones v)lidos para evaluar la
gestin
T%CNICAS PARA REALI&AR EL LEVANTAMIENTOS DE PROCEDIMIENTOS
(ara 'acer el levantamiento de los procedimientos que forman parte del Manual de
Control Interno, se pueden utili$ar una o varias de las siguientes t,cnicas, as">
3) !l efe de o%cina, de las distintas dependencias de la empresa, en forma
simult)nea, se reFne con todos los funcionarios de la misma, y nombrando un
relator, comen$ar)n a describir en orden ascendente ( 3J& , =J& K&&), cada una
de las actividades que se reali$an bao la responsabilidad individual, para cada
uno de los procesos o tareas y se diligencia un LGormato MnicoN en borrador,
por cada uno, de esta manera quedar) registrado el respectivo procedimiento
en esa o%cina, el que podr) continuar en una u otras o%cina 'asta su
culminacin, distinguiendo claramente el inicio y el %nal de los mismos,
seal)ndose un pla$o o fec'a %a para ser entregados a los asesores o
coordinadores de los manuales, paralelamente se anotaran los obetivos, las
medidas de seguridad y de proteccin, la base legal, los informes a elaborar
para cada procedimiento, de orden %nanciero, econmico estad"stico o de
labores del personal yOo usti%cacin de las tareas, sealando el 9ocumento
base o que es elaborado en el mismo momento, con sus respectivas copias y
distribucin de las mismas, sealando su utili$acin que se 'ace de ,stas en las
otras dependencias, se acompaar) una fotocopia, adem)s se indican los
puntos de control, como se indica en este instructivo y se anali$ar)n
sugerencias para simpli%car el respectivo procedimiento, en sus distintos pasos
o tareas, estos formularios ser)n revisados al %nal por los efes de o%cina en
coordinacin con los asesores o coordinadores de estas tareas 'asta llegar al
de%nitivo que se transcribir) por computadora y posteriormente se elaborar) la
respectiva gr)%ca o /uograma e integrando con los dem)s elementos del
Manual de Control Interno&
=) Se designar) a un funcionario dentro de la o%cina quien conformar) tambi,n el
grupo de apoyo, con un per%l de%nido por su destacada colaboracin, inter,s,
criterios de estar de acuerdo con el cambio, etc& quien asumir) la tarea de
'acer el levantamiento de los procedimientos en colaboracin con el
coordinador o asesores, aplicando los par)metros sealados en el punto
anterior, utili$ando siempre el formato Fnico, el cual 'a prestado magn"%cos
resultados, necesitando una revisin m)s detallada para evitar desviaciones o
mentiras de las tareas que componen el procedimiento&
5) Los :sesores o Coordinadores mediante Lentrevistas y encuestasN a cada uno
de los funcionarios va diligenciando el formato Fnico , describiendo las tareas,
buscando el orden y la base lgicas del mismo y aplicando todas las
e#plicaciones sealadas en el primer punto de este tema&
0) (aralelamente se utili$ar) la Poa de *uta, como se e#plica m)s adelante del
presente documento con car)cter obligatorias, sea la que fuere la t,cnica
utili$ada, como elemento de con%rmacin y comprobacin del respectivo
procedimiento, y como resultado se podr)n 'acer austes, previas las
e#plicaciones usti%cadas del caso&
F625+-2). /)0 G467- D+4)5*+,-8 /) A7-9- 9 A.).-4 )2 )0 P4-5).- /)
L),12*13+)2*-, R),+.+:2, A5*610+;15+:2 ) I370)3)2*15+:2 /) 0-.
P4-5)/+3+)2*-. <6) 5-2=-4312 )0 M12610 /) C-2*4-0 I2*)42->
: continuacin se indican las funciones de los grupos utili$ados en estas labores de
levantamiento, elaboracin, revisin, moderni$acin y actuali$acin de los Manuales
de Control Interno o de procedimientos integrales, as">
G.7CI67!S 9!L @*.(6 9I*!C8IA6>
La @erencia, incluy,ndose, designar) un grupo de nivel directivo para que supervise
todas las tareas que esto origine como el levantamiento, la revisin, austes de los
procedimientos y posteriormente su mantenimiento, de acuerdo con las
orientaciones de :sesores o Coordinadores encargados de estas labores y sus
funciones son>
9irigir y supervisar el cumplimiento del levantamiento de los procedimientos por
parte del @rupo de :poyo, de los Iefes de 6%cina u otro m,todo que se utilice&
Sealar las directrices y pol"ticas para el levantamiento de los procedimientos
actuales&
Controlar la eecucin y cumplimiento del levantamiento de los procedimientos
mediante un plan de trabao, teniendo en cuenta el tiempo y la calidad de las
labores
Canali$ar la recoleccin de los distintos procedimientos por cada )rea en las
fec'as o pla$os establecidos
G.7CI67!S 9!L @*.(6 9! :(6Q6>
!star) integrado por un representante de cada )rea de la !mpresa segFn su
organigrama, con un per%l del funcionario, as"> +ue se destaque por su
colaboracin, inter,s, actitud positiva al cambio y la moderni$acinH las funciones
de este grupo son>
Con los Iefes de 6%cina yOo el funcionario respectivo levantar mediante formato
Fnico los procedimientos actuales efectuando las veri%caciones y correcciones
de los mismos (en borrador)&
:catar y suetarse a la metodolog"a y orientaciones emanadas por los :sesores
y por estas instrucciones&
(roporcionar sugerencias y recomendaciones para la simpli%cacin,
meoramiento y moderni$acin de los procedimientos, as" como el sealamiento
de puntos de control&
Llevar un registro e informar por escrito sobre los procedimientos que est)n bao
su cargo&
(roponer obetivos, normas legales o base legal medidas de seguridad e
informes a elaborar por cada uno de los procedimientos que conformen el
Manual&
G.7CI67!S 9!L @*.(6 :S!S6* 6 C66*9I7:96*!S>
Integrado por profesionales en diversas )reas, con e#periencia en la elaboracin e
implantacin de Manuales de Control Interno, tendr) como funciones>
!stablecer la metodolog"a, coordinar el levantamiento de procedimientos
t,cnicos a cargo de los miembros del @rupo de :poyo, as" como coordinar su
actuali$acin, evaluacin, modi%cacin y posterior integracin en los Manuales
de (rocedimientos respectivos&
METODOLOGA
Con el obeto de 'acer e#pl"cita la metodolog"a para el Levantamiento de los
(rocedimientos, se indica a continuacin adicionalmente las reglas y los Gormatos,
con su uso, diseados para tal %n y que son de obligatorio cumplimiento, en ra$n a
que se deben uni%car en toda la entidad&
REGLAS PARA EL LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS
(ara el levantamiento de procedimientos se deben tener en cuenta las siguientes
reglas>
3& DEFINIR EL LIMITE DEL PROCEDIMIENTO? !l inicio del procedimiento y el %n
o terminacin& !emplo> *ecibo de la madera para fabricacin del mueble (Inicio)
y terminacin del producto para la Aenta (Gin del (rocedimiento)&
=& NOMBRE DEL CARGO? 7ombre del cargo del funcionario responsable de
acuerdo a la planta de personal&
5& Siempre iniciando la frase se debe usar el verbo en tercera persona&
0& !n los pasos de decisin se utili$a el verbo en in%nitivo&
B& Se debe estudiar el nFmero de copias y su distribucin ER0dando su usti%cacin
especialmente por la utili$acin que se les d, en cada o%cina&
D& EL GRUPO DE APOYO O LDER? Coordina a efes y funcionarios que tienen
a su cargo el levantamiento de los procedimientos y se 'acen equipos, con
grupos especiali$ados&
2& DETERMINACIN DE OBJETIVOS Y METAS? Lo que se espera del respectivo
procedimiento&
1& Los procedimientos se 'acen relacionar y referenciar utili$ando el formulario
LFnicoN&
4& !l grupo de apoyo entregar) el procedimiento ya veri%cado con sus L9ocumentos
:ne#osN o Iusti%cativos&
3E& E@70+515+:2 /) 01. A4BC51.? !laboracin de /uogramas en borrador para
pasar a revisar, estudiar y simpli%car pasos o tr)mites&
33& Se reali$an entrevistas con los funcionarios que manean los distintos
aspectos o que participan en el procedimiento para veri%car, conocer, aclarar
dudas, recoger formatos, recomendaciones, obetivos, clase de arc'ivos,
conductas, usti%cacin de los tr)mites mediante la respuesta a los siguientes
interrogantes L!L (6*+.!- , C.:796-, 9679!-, +.!-, C6M6-&
3=& 9esarrollar y eecutar las 'oas de ruta para cada uno de los procedimientos,
estableciendo las actividades, tr)mites y tiempo de eecucin, acompaados de
los documentos originales& (Aer> Poa de *uta)
35& 9eterminar si cada paso del procedimiento est) usti%cado y esta agregando
valor, as" que no sea repetitivo&
COMO REVISAR LOS PROCEDIMIENTOS
.na ve$ levantados los procedimientos y 'ec'as las veri%caciones, observaciones y
entrevistas pertinentes, se procede a su revisin bao el cumplimiento de estos
pasos>
3& 8ener claridad de la estructura de la entidad a 7ivel @eneral y a 7ivel Individual,
estudiar el organigrama&
=& :nali$ar la secuencia del proceso y la relacin que se tenga con una o varias
dependencias& !emplo > contabilidad, tesorer"a, etc&
5& :nali$ar la segregacin de funciones& Lo cual se lleva a cabo mediante la
solucin al siguiente interrogante > C.:796 76 S! S!@*!@:7 G.7CI67!S-
C.:796 L6 P:C! 8696 .7: S6L: (!*S67: :.86*IS:, :(*.!?:, *!AIS:,
!I!C.8:, !8C&-
0& :nali$ar la responsabilidad de cada paso que se reali$a por cada funcionario&
B& !studiar el listado de problemas R soluciones que recogieron en las encuestas y
que tengan que ver con los procedimientos y cru$an dic'a informacin con los
nuevos procedimientos&
D& :nali$ar los documentos> formas que se utili$an, informacin que contiene,
nFmero de copias, distribucin, usos, arc'ivo, consulta, cuanti%cacin de la
cantidad de documentos procesados, formas de manipulacin, %rmas, sellos,
personas que intervienen usti%cando su participacin, respondiendo que
informes se producen con base en la informacin de los mismos&
2& !studiar que los espacios usados para los equipos sean su%cientes y se adapten
a las necesidades t,cnicas, por eemplo computadoras o equipos especiales
1& Identi%cacin de los procesos> s" son manuales o por computadora, evalu)ndolos
especialmente con tendencia a que al m)#imo las labores se sistematicen&
4& :nali$ar los resultados que produ$can las Poas de *uta las cuales se pondr)n en
funcionamiento a partir del levantamiento de los procedimientos&
3E& Se elabora un ?anco de datos sobre>
Medidas de Control Interno y de Seguridad por )reas& (rocesos o grupos&
Cuestionarios> base para la evaluacin del Control Interno como apoyo de
un verdadero autocontrol&
33& 9e%nicin de informacin que se producir), de orden %nanciero, estad"stico,
econmico y t,cnico&
3=& Sistemati$acin que se est) aplicando en el procedimiento en la !ntidad&
35& *eali$ar eercicios de Llluvia de ideasN con los funcionarios para conocer
formas o sugerencias que lleven a la simpli%cacin y meoramiento de los
procedimientos&
T%CNICAS PARA EL DISEDO Y MANEJO DE LOS PUNTOS DE CONTROL EN
CADA UNO DE LOS PROCEDIMIENTOS
La tendencia actual en el maneo de los procedimientos es eliminar por todos los
medios ese paradigma originado en el famoso control previo, que esta mandado a
recoger o sea mediante el control c'equeador y revisiones con c'ulos y sellos, es
decir donde otro funcionario revisa al anterior para determinar si se reali$aron las
tareas o labores correctamente o se cumplieron los requisitos tanto de documentos,
como de %rmas, sellos o dem)s elementos erradamente utili$ados en el pasado, por
el contrario lo que se debe aplicar en una gestin administrativa moderna es e#igir
que cada funcionario asuma con autoridad, seriedad sus obligaciones y funciones,
responsabili$)ndose de lo que le toca 'acer, y 'aci,ndolo bien, a tiempo, con
calidad y productividad es decir que las cosas se cumplieron con e%ciencia&
(or estas ra$ones es que en el sealamiento de los (untos de Control, adem)s de
las Medidas de Seguridad o (reventivas, se deben cumplir las siguientes
recomendaciones>
3& .na buena t,cnica de control es e#igir dentro del respectivo procedimiento,
datos o informes que se puedan comprobar y recon%rmar para un an)lisis de
resultados, por eemplo diseando metas en cifras, "ndices o indicadores y
compararlos con los mismos datos reales o eecutados, determinando
variaciones e investigando sus causas y efectos, manteniendo una permanente
informacin estad"stica de los mismos y sus tendencias&
=& 6tro elemento de Control es veri%car o cru$ar los datos e informes entre sus
distintas fuentes& para comprobar su e#istencia real y su legalidad, por eemplo,
(:*: !G!C8.:* !L 8*TMI8! 9! .7 @I*6 6 C:7C!L:CIU7 , se debe confrontar o
cru$ar los datos y cuentas con el :lmac,n o Inventarios para determinar que los
elementos se recibieron o llegaron realmente y comprobar que e#iste la cuenta
por pagar actualmente por que no se 'a pagado y una ve$ 'ec'as estas tareas
se proceder) a continuar con el tr)mite correspondiente&
5& !n todo procedimiento se debe anali$ar y reali$ar la segregacin de funciones
para que un solo funcionario sea e#clusivamente el que registre, autorice, gire y
controle f"sicamente los bienes o elementos de la empresa, con el %n de
garanti$ar la globalidad y comprobacin autom)tica de las tareas como se indic
en el punto anterior, rompiendo as" e#clusividades o dictaduras administrativas
en los procedimientos administrativos y operativos en general debi,ndose
segregar m)s especialmente en aquellos casos en que se tengan incidencias en
el maneo de recursos y bienes de f)cil vulnerabilidad, por eemplo> dinero,
bienes, elementos de altos costos o precios en el mercado, etc&
0& Incluirse dentro de la obligacin de elaborar informes de labores, la
cuanti%cacin o sea, en cifras de las diferentes tareas que reali$a cada uno de los
funcionarios, lo cual permitir) obtener datos estad"sticos como tendencias,
variantes, "ndices, indicadores, indicadores de productividad y calidad de las
diferentes tareas, as" como de los servicios, y de esta informacin se 'ar)n
evaluaciones por parte de los superiores o efes que sirvan de base para
determinar resultados y muestras que lleven a reconocimientos como premios,
tanto en especie como en dinero tales como> primas de rendimiento de
productividad, seleccin del meor empleado, etc&
B& *eali$ar permanentemente reuniones de los efes con sus respectivos
funcionarios, en una din)mica de Llluvia de ideasN, que originen medios para
establecer medidas de seguridad y de control, las cuales ser)n seleccionadas,
entre las meores ideas, las cuales igualmente ser)n base para el reconocimiento
de premios, m,ritos, ascensos, reconocimientos, etc&, aclar)ndose que las ideas
seleccionadas deber)n ser comprobadas o veri%cadas para ponerlas en
funcionamiento&
PLANILLA N-> 1? F-431*- 2+5- 7141 )0 L),12*13+)2*- /) 0-.
P4-5)/+3+)2*-.
FEC"A DEL LEVANTAMIENTO? PAGINA NO>? CDIGO?
PROCEDIMIENTO?
PASO
N->
FUNCIONARIO
RESPONSABLE
DEPENDENCI
A
DESCRIPCIN FORMATO
!ste formato Fnico, ya probado en diferentes entidades, con magn"%cos resultados,
se recomienda utili$arlo obligatoriamente para uni%carlos en toda la empresa, su
implantacin facilita la consulta de informacin y control sobre los procedimiento&
!st) integrado por las siguientes casillas>
D)7)2/)25+1>
7ombre de la dependencia que tiene bao su responsabilidad la eecucin del
procedimiento&
N-3'4) /)0 P4-5)/+3+)2*->
7ombre o denominacin que permite al usuario obtener una idea general de la
naturale$a del procedimiento y su respectivo cdigo&
P1.- N-> >
Se de%ne el orden lgico que ocupa cada actividad dentro de la estructura del
procedimiento 3o, =o,&7o&
F625+-214+- R).7-2.1'0)>
!l cargo, del funcionario que tiene bao su responsabilidad la eecucin de una o
varias actividades del procedimiento&
D)7)2/)25+1>
.nidad organi$acional a la que pertenece el funcionario responsable de la eecucin
de la actividad que conforma el procedimiento&
D).54+75+:2 /) 01. A5*+,+/1/).>
:cciones que agregan valor y que en su conunto conforman la estructura del
procedimiento& Cada una de estas actividades es reali$ada por el funcionario
responsable de%nido anteriormente y se diligencia de acuerdo con las pautas que
se dan a continuacin>
Limitar el procedimiento> Indicar como paso 7o& 3 el procedimiento anterior o
actividad que precede y como ultimo paso el procedimiento o actividad
subsiguiente& !emplo > paso 7o& 3 y 7o&3E de la planilla 7o&3
7omenclatura> (ara indicar el origen y las copias de un documento se usaran
las siguientes convenciones (ERn)& !emplo> recibo de caa en original y
cuatro copias se indicar) como (ER0) *ecibo de Caa& Copia cuarta de
comprobante de pago se indicar) (0) Comprobante de pago&
Comen$ar la descripcin del paso con verbo en tercera persona del singular&
!emplo> diligencia, veri%ca, arc'iva, etc&
!structura de ()rrafos @enerales> Son aquellos que corresponden a pasos o
tramites normales o regulares> !laboracin de un documento,
diligenciamiento de un formato, etc& La redaccin de estos p)rrafos se
iniciar) con un verbo en tercera persona del singular, y si es necesario
modi%car o especi%car la accin, se utili$aran los gerundios correspondientes&
!emplo> LSelecciona coti$aciones para la adudicacin enviando
oportunamente los soportes a la @erencia&
!structura de un p)rrafo de decisin> !n su primera parte es similar a un
p)rrafo general, terminando con la frase y VdeterminaW& La segunda parte
describe las dos alternativas de la decisin& Se inicia con verbo en in%nitivo y
se indica la situacin y la condicin de cada una& !emplo > (indicando el
tiempo utili$ado)
PASO
NO>
FUNCIONARIO
RESPONSABLE
DEPENDENCIA DESCRIPCIN FORMATO
5 Iefe de 6%cina de
@estin y
:utocontrol
6%cina de
@estin y
:utocontrol
Mantener actuali$adas
las bases de datos sobre
los indicadores
necesarios en cada )rea
de la Secretar"a
!structura de un p)rrafo de distribucin de documentos> Cumple con las
mismas reglas del p)rrafo general, solo que se mencionaban las copias
de los documentos y sus destinatarios& !emplo> (indicando el tiempo
utili$ado)
PASO N-> FUNCIONARIO
RESPONSABLE
DEPENDENCIA DESCRIPCIN FORMATO
0 9irector de 8alento
Pumano
9ireccin de
8alento Pumano
!#pedir certi%cados de
servicio y salario que le
soliciten
F-431*-?
!s la columna donde se relacionan los documentos que se generan en la actividad
desarrollada conforme a la nomenclatura e#plica& Se deben incluir todos los
formatos, fotocopias, desprendibles de sumadora, tiquetes, reportes de fa#,
dis;ettes y cualquier soporte escrito o magn,tico descrito en el procedimiento&
Con la %nalidad de agili$ar la lectura, el an)lisis del procedimiento y destacar las
actividades que conforman los puntos o momentos de control, se 'an diseado las
convenciones que a continuacin se presentan>
P>C> P62*- /) C-2*4-0>
:ctividad del procedimiento encaminado al logro de los obetivos propuestos,
mediante la veri%cacin y evaluacin del cumplimiento de los requisitos
establecidos por la(s) autoridad (es) competente (s), y que generalmente debe ser
mediante comprobacin, o veri%cacin autom)tica (eemplo> Listado de (roveedores
pendientes para cancelar una cuenta por pagar y evitar doble pago&
(O>N>)>
6riginal y 7o& de copias del documento que se genera en la eecucin de la
actividad&
FORMATO N-> E? F62/13)2*15+:2 BB.+51 /)0 74-5)/+3+)2*-
FUNDAMENTACIN DEL PROCEDIMIENTO
1> PROCEDIMIENTO ?
E> OBJETIVOS ?
> BASE LEGAL ?
F> MEDIDAS Y POLTICAS DE SEGURIDAD Y DE AUTOCONTROL ?
G> INFORMES?
H> FORMATOS Y DOCUMENTOS?
Se registrar) en este formato informacin b)sica del procedimiento, que incluye los
siguientes aspectos>
D)7)2/)25+1>
7ombre del )rea que tiene bao su responsabilidad la eecucin del procedimiento&
P4-5)/+3+)2*->
7ombre o denominacin que permite al usuario tener una idea general de la
naturale$a del procedimiento&
O'()*+,-.>
9escripcin del (los) %n (es) que se persigue (n) a trav,s de la eecucin del
procedimiento&
B1.) L)A10>
Leyes, 9ecretos, *esoluciones y normas que soportan legalmente la eecucin del
procedimiento& Su consulta es necesaria si se quiere profundi$ar en los aspectos de
tipo legal que lo conforman el procedimiento y para reali$ar reformas a la estructura
del mismo&
M)/+/1. 9 P-0I*+51. /) S)A64+/1/ 9 /) A6*-5-2*4-0>
Medidas que permiten salvaguardar los bienes y recursos de la entidad de
situaciones irregulares como el despilfarro, la malversacin y el 'urto& :s" mismo,
todas las pol"ticas tendientes a incrementar la e%ciencia y e%cacia del
procedimiento&
I2=-43).>
*eportes o datos que permitan detallar el empleo de los recursos y el alcance de las
actividades reali$adas, incluyendo "ndices, ra$ones aplicables&
F-431*-. 9 D-563)2*-.>
9e trabao que se elaboran o participan para desarrollar el procedimiento&
FORMATO N-> ? S6A)4)25+1. ) +/)1. 7141 3-/)42+;14 )0 74-5)/+3+)2*-
15*610>
SUGERENCIAS E IDEAS PARA MODERNI&AR EL PROCEDIMIENTO ACTUAL
N-> DESCRIPCIN
!n este formato se anotar) en forma numerada las sugerencias que los funcionarios
consideren convenientes para meorar, moderni$ar y simpli%car los diferentes
procedimientos levantados&
REGISTRO DE PROCEDIMIENTO LEVANTADOS
RESPONSABLE? JJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJ
CARGO ? JJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJ FEC"A DE ENTREGA? JJJJJJJJJJJJ
N-> NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
1> N-3'4) /)0 4).7-2.1'0)? 7ombre del funcionario que adquiri el compromiso
de levantar los procedimientos&
E> C14A- /)0 4).7-2.1'0)? 7ombre del cargo de la persona que fue encargada
para levantar el procedimiento&
> F)5K1 /) )2*4)A1? Gec'a en la cual se presentan los procedimientos al grupo
de Control Interno&
F> N-3'4) /)0 74-5)/+3+)2*-? Indicar el nombre de todos los procedimientos
levantados&
HOJA DE RUTA
D)C2+5+:2?
!s un documento diseado para efectuar el seguimiento evaluacin y control de las
diferentes operaciones o procedimientos (ingresos, contratos, ventas, pago de
facturas, produccin, etc&,), reali$adas en una o varias dependencias, relacionando
las )reas y los funcionarios participantes, el tiempo del tr)mite respectivo y las
recomendaciones y observaciones reali$adas al mismo&
OBJETIVOS?
!l establecimiento de la Poa de *uta se propone los siguientes obetivos>
3& Identi%car los tr)mites de cada operacin
=& Indicar las funciones de los empleados relativas a determinadas operaciones&
5& !stablecer las responsabilidades de los funcionarios frente a una actividad&
0& 9eterminar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer el
tiempo total en proceso& !emplo> Cu)nto tiempo se gasta en el tr)mite de una
cuenta desde el momento en que es presentado por el interesado 'asta el giro y
entrega de la misma&
B& Servir de base para establecer controles como la segregacin funcional y el
establecimiento de responsabilidades para cada empleado que participe en los
procedimientos&
LA "OJA DE RUTA E INSTRUCCIONES PARA SU DILIGENCIAMIENTO
"OJA DE RUTA (1)
(=) (*6C!9IMI!786 (5) C69I@6 (0) G!CP: I7ICI:L
(B) G!CP: GI7:L
(D) 96C.M!786 ?:SIC6 7o
8*:MI8! (3=) M!9ICI67 9!L 8*:MI8!
(2) :C8IAI9:9 (1) 9!(!79!7CI: (3E) I7@*!S6 R *!8I*6
(aso 9escripci Cdigo Cargo
(4)
Gec'a
(mmOdd)
Pora
(''Omm)
(33)
Girma del
funcionario
responsable
8iemp
o real
Da
Hora
8iemp
o
normal
Da
Hora
9ependenci
a
Da
Hora
(13)
Observaciones y
recomendacione
s
3
=
5
0
B
D
2
1
4
3E
NOTA?
+.I!7 !78*!@: C6L6C: L: GI*M: Q +.I!7 *!CI?! GI*M:
(1G) REVISADO POR? JJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJ
(1H) APROBADO POR? JJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJ
(17) V>B> RESPONSABLE? JJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJ
1> NL3)4-? Coloque el nFmero consecutivo de las diferentes 'oas de ruta&
E> P4-5)/+3+)2*-? Seale el nombre del procedimiento&
> C:/+A-? Seale el cdigo o nFmero de identi%cacin del respectivo
procedimiento&
F> F)5K1 /) I2+5+15+:2? Indique el d"a, mes y ao en el cual se inicia el
procedimiento&
G> F)5K1 /) T)43+215+:2? Indique el d"a, mes y ao en el cual se termina el
procedimiento&
H> D-563)2*- 'B.+5- 2L3)4-? Seale el documento b)sico con su nFmero&
!emplo> Comprobante de caa 7o& EEE3H factura comercial 7o& E=55&
7> A5*+,+/1/? 9escriba la accin que reali$a en el tr)mite respectivo& ((aso del
procedimiento)& Con la implantacin de los nuevos procedimientos se
imprimir)n 'oas de ruta con el procedimiento incluido&
8> D)7)2/)25+1? *elaciona el nFmero que corresponda de acuerdo con la
codi%cacin interna&
9> C14A-? Indique el cargo del funcionario principal que efectFa la operacin&
1M> I2A4).-N4)*+4-? :note el d"a, mes y 'ora en que se recibe yOo retira el
documento base del proceso con la 'oa de ruta&
11> F+431 /)0 =625+-214+- 4).7-2.1'0)? Se anota como garant"a que la labor y
los registros corresponden a las anotaciones 'ec'as&
1E> M)/+5+:2 /)0 T4B3+*)? !ste campo ser diligenciado por la o%cina asignada
para tal %n, anotando el tiempo real (d"as y 'oras) frente a los tiempos
normales previamente determinando cuanto dura cada actividad y la
operacin total&
1> O'.)4,15+-2). 9 R)5-3)2/15+-2).? Se indican las observaciones que el
funcionario considere necesarias& !emplo> Las e#plicaciones al procedimiento
por sus demoras, devoluciones, sealando las causas y formulando las
recomendaciones para 'acer m)s )gil y e%ciente la tramitacin&
1F> T-*10? !ste campo ser) diligenciado a nivel interno, por la o%cina asignada
para tal %n (6%cina de 6rgani$acin y M,todos), a nivel e#terno por los
organismos de planeacin y control& Se anotar) la sumatoria de los tiempos
de tramitacin&
1G> R),+.1/- 7-4? Muestra la %rma del funcionario que aprueba el contenido y
diligenciamiento del procedimiento que re/ea en la 'oa de ruta&
1H> A74-'1/- 7-4? Muestra la %rma del funcionario que aprueba el contenido y
diligenciamiento del procedimiento que re/ea en la 'oa de ruta&
17> R).7-2.1'+0+/1/? La responsabilidad del tr)mite de la 'oa de ruta es del
efe de la o%cina donde se inicia el proceso, quien debe dar las instrucciones
para el adecuado uso de la misma& !l efe de la dependencia donde %nali$a el
tr)mite o procedimiento estar) a cargo de remitir la 'oa de ruta a la
dependencia que sea asignada&