La Administracin de Proyectos - CURSO DE MICROSOFT PROJECT GRATIS

Portal de Arquitectura y Construccin - www.arquitectuba.com.ar

La Administracin de Proyectos - Microsoft Project, Tringulo del Proyecto, Tiempo, Dinero, mbito,
Base de Datos de Microsoft Project, Ver los datos necesarios, Vistas, Tablas, Filtros, Vistas,
diagramas, hojas, formularios, Cmo programa Microsoft Project, Seguimiento y Cierre

La Administracin de Proyectos

La administracin de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para
alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de
proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en un
bloc de notas. O puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del
proyecto de millones de bolvares.

La mayora de los proyectos comparten actividades comunes, como la divisin del proyecto en tareas de
fcil manejo, la programacin de las tareas, la comunicacin entre los miembros del equipo y el seguimiento
de las tareas a medida que progresa el trabajo. Adems, todos los proyectos constan de tres fases
principales:

1. Crear el plan

2. Administrar y realizar un seguimiento del proyecto

3. Cerrar el proyecto


Microsoft Project

Microsoft Project es un programa o software para la gestin de proyectos. Esta aplicacin permite organizar
la informacin acerca de la asignacin de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de
trabajo como materiales, del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y
conseguir as los objetivos planteados.

Microsoft Project es una herramienta de administracin de proyectos eficaz y flexible que puede utilizar para
controlar proyectos simples o complejos. Le ayudar a programar y realizar un seguimiento de todas las
actividades para supervisar su progreso.


Tringulo del Proyecto

En Microsoft Project los tres factores que conforman cada proyecto son:

- Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programacin del mismo.

- Dinero: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y
materiales necesarios para realizar las tareas.

- mbito: los objetivos y las tareas del proyecto, as como el trabajo necesario para realizarlos.

Este tro de tiempo, dinero y mbito forman el tringulo del proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se
ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendr
ms influencia en el proyecto.

La relacin entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de problemas que
encontrar y las soluciones que puede implementar. Si sabe dnde encontrar delimitaciones y dnde
podr ser flexible, le ser ms fcil planear y administrar el proyecto.


Base de Datos de Microsoft Project

Microsoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su base de datos. Utiliza esa informacin
para calcular y controlar la programacin, los costos y otros elementos del proyecto, mediante la creacin
de un plan. Cuanto ms informacin se proporcione, ms preciso ser el plan.

Como si se tratara de una hoja de clculo, Microsoft Project muestra los resultados de los clculos
inmediatamente. Pero el plan del proyecto no se crea mientras no se introduce la informacin esencial
acerca de todas las tareas. Slo entonces se ver cundo finalizar el proyecto o las fechas en las que
estn programadas las tareas.

Microsoft Project coloca la informacin que se introduce y la que calcula en campos que contienen tipos de
informacin especficos, como nombres o duraciones de tareas. En Microsoft Project, generalmente cada
campo aparece en una columna.


Ver los datos necesarios

La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de informacin, pero en un momento dado slo
necesita una parte de la misma. Para tener acceso a la informacin, se utilizan las herramientas siguientes:

- Vistas, que presentan un subconjunto de informacin del proyecto en un formato fcil de interpretar. Por
ejemplo, el Diagrama de Gantt muestra informacin bsica de tareas en columnas y un grfico de barras.

- Tablas, que definen las columnas mostradas.

- Filtros, que permiten centrarse en tareas o recursos especficos.

Cada vista presenta una clase de informacin diferente. Las tablas y los filtros ajustan la informacin. El
cambio de vistas, tablas o filtros puede ocultar informacin, pero no la elimina. Seguir estando en la base
de datos y seguir actualizndose.


Vistas

Son las combinacin de una o ms vistas (Diagrama de Gantt, Hoja de recursos, etc.) y, si procede, una
tabla y un filtro. Las vistas permiten especificar, organizar y examinar la informacin en diversos formatos.
Existen tres tipos de vistas:

1. Los diagramas o los grficos representan la informacin grficamente. Las vistas Diagrama de Gantt,
Diagrama de red, Grfico de recursos y Calendario son diagramas o grficos.

2. Las hojas representan la informacin en filas y columnas. Cada fila contiene informacin acerca de tareas
o recursos especficos. Cada columna contiene un campo en el que se especifica informacin concreta
sobre las tareas o los recursos. En Microsoft Project, las columnas se denominan normalmente campos.

3. Los formularios representan la informacin en un formato similar al de un formulario de papel. Los
formularios muestran la informacin de una tarea o de un recurso individual.


Tablas

Son el conjunto de columnas que muestra informacin especfica de tareas, recursos y asignaciones en una
vista de hoja.


Filtros

Especifican la informacin de una tarea o de un recurso que se debe mostrar o resaltar en una vista. Por
ejemplo, cuando se aplica el filtro Tareas crticas, slo se muestran las tareas crticas.


Cmo programa Microsoft Project

Microsoft Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos factores, incluidas
las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como das festivos y vacaciones. Lo
que es ms importante, Microsoft Project programa cada tarea utilizando la frmula duracin = trabajo /
esfuerzo de recurso, donde:

- Duracin es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea est realizada.

- Trabajo es el esfuerzo necesario durante un perodo de tiempo para realizar una tarea.

- Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignacin.


Por ejemplo:

- Si tres pintores trabajan dos das en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas diarias, el trabajo de cada
recurso es 16 horas (2 das * 8 horas).

- El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al da (3 pintores * 8 horas).

- El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 das * 8 horas * 3 pintores).

La comprensin de esta frmula es importante para saber en qu forma los cambios que realiza en las
tareas afectan a la programacin del proyecto.


Seguimiento y Cierre

Una vez creada la lista de tareas y proporcionada la informacin de programacin, se genera el plan. Se
podr ver un modelo completo del proyecto, con su fecha de finalizacin y las fechas de comienzo y fin de
cada tarea. Los siguientes pasos son:

- Revisar el camino crtico para detectar posibles problemas. Un camino crtico es una serie de tareas
vinculadas que deben realizarse a tiempo para que el proyecto finalice en la fecha programada. Si se
retrasa cualquier tarea de un camino crtico, puede retrasarse la fecha de finalizacin del proyecto.

- Evaluar y optimizar el plan. Antes de iniciar el proyecto y de forma peridica durante su ejecucin, se
deber evaluar y ajustar el plan del proyecto considerando el mbito, los recursos y la programacin.

- Actualizar Microsoft Project en cuanto al progreso de las tareas. A cambio, mostrar el plan del
proyecto actualizado. Se puede actualizar el plan personalmente, o puede hacerlo el equipo con Microsoft
Project Central o mediante correo electrnico. Una vez que el plan ha sido actualizado, se revisa para
comprobar el efecto de los cambios. Est el proyecto por encima del presupuesto? Est programado que
algn miembro del equipo trabaje horas extra? Va a finalizar tarde el proyecto?

- Cierre del proyecto. Evaluar las lecciones que se han aprendido y las mejores prcticas.