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Con respecto al proceso de controlar el alcance
Qu afirmacin es ms correcta?
La forma de controlar el alcance es
mediante el presupuesto.
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Tu proyecto tiene como objetivo desarrollar un ERP
para un cliente. Para darle un mayor control por
especialidades has decidido dividirlo en 4 fases:
Diseo==> desarrollo==> pruebas==> e
implementacin. Te encuentras en la 2 fase a
punto de finalizarla. A cul de los siguientes
procesos le prestars ms atencin para pasar a la
fase de pruebas?
Controlar el cronograma
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Un director de proyecto novel est tratando de
seguir la metodologa para gestionar su proyecto.
En el punto en que est es aquel en que debe
construir la lnea base del alcance. Qu elementos
no debe tener en cuenta como parte de esta lnea
base?
El diccionario de la EDT
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El cliente de tu proyecto cree que para completar
la solucin que le ests desarrollando debera
cambiarse una parte del alcance. El cambio se ha
tramitado a travs del comit de cambios que
decide no implementar el cambio tras un gran
anlisis. Al da siguiente del rechazo sabes que te
vas a encontrar al cliente por el pasillo. Qu
debes hacer?
Comentarle que apoyas su cambio
y que hablars con el comit para
conocer la razn del rechazo.
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En una reunin de seguimiento un miembro de tu
equipo, tras haber sufrido varios problemas por
malentendidos relativos a "qu est dentro o
fuera" del alcance del proyecto, considera que
mejorar la comunicacin si se utiliza como
herramienta para comunicar la EDT del proyecto.
En este caso Con quien consideras que puede ser
una ayuda efectiva de comunicacin?
Con el sponsor
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Usted dira que en un proyecto en el que
se debe elaborar el alcance del proyecto y
el producto de forma progresiva.
Si utiliza la EDT como herramienta
de comunicacin puede ahorrarle
tiempo y ser ms efectiva la
elaboracin progresiva.
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Tu equipo de proyecto se encuentra dividido en 4 pases
diferentes trabajando en un proyecto de desarrollo
financiado con fondos europeos. Necesitas asignar un
coordinador en cada uno de esos pases pero los candidatos
que has reportado a tu jefe para ser promovidos son
recibidos con dudas. Tu jefe te comenta que en uno de los
pases no est bien visto que una mujer ocupe un cargo
superior a los varones que forman el resto del equipo.
Teniendo en cuenta los comentarios de tu jefe tu .....
Promocionas otro miembro del
equipo de ese pas
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Brenda W. es una persona que est trabajando en
tu equipo y en particular tiene designada una
parte importante de la bsqueda de asunciones y
restricciones del proyecto en el que hace poco os
habis embarcado. Tu le dirs que debe buscar esa
informacin de:
Stakeholders, del proyect charter o
de la definicin de alcance
preliminar.
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Cundo realizas el anlisis de stakeholders?
Durante la evaluacin de los
riesgos identificados
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En una reunin de seguimiento un compaero del
equipo de tu proyecto comenta que "finalmente se
puede decir que el diseo del producto tiene
calidad ya que ha pasado todos los test
planificados". Tu debes matizarle que:
Un producto es de calidad en
funcin de la calidad de los
materiales que has utilizado
para desarrollarlo
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Defina cul de los siguientes elementos pertenece
a los factores medioambientales de la empresa y
se utiliza para asignar trabajo a las personas y
autorizarlo a los proveedores.
El sistema de informacin
de la direccin de
proyectos
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An sabiendo del estricto criterio de licitacin para
seleccionar a sus proveedores de materiales fungibles en
orden del precio exclusivamente, tu equipo considera
que en la lista de proveedores cualificados hay otro
proveedor que, aunque algo ms caro, trata a sus
clientes mucho mejor. Tu le debes contestar que:
Debemos seleccionar a ese
proveedor ms caro
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Cul es la tcnica de resolucin de conflictos
ms efectiva?
Confrontar
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Jaime S. es un Project Manager de una organizacin
matricial. Le han informado que en un mes debern empezar un
nuevo proyecto de construccin de una aplicacin informtica
acorde con los procesos ISO de que dispone la compaa y que
cubrir prcticamente el 80% de toda la gestin que se realiza
en los distintos departamentos de la empresa. Jaime se queja
que la falta de autoridad que se le deleg en el ltimo proyecto
que lider, y en el que particip en su equipo de proyecto
personal de numerosos departamentos, supuso numerosos
problemas de comunicacin y de incumplimiento de plazos y
alcance. No quiere que esto vuelva a suceder por lo que esta
vez prestar especial atencin a la elaboracin del:
Plan de gestin del Proyecto
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Necesitas urgentemente en tu equipo a dos personas
con conocimientos sobre pruebas en el contexto de tu
nuevo proyecto de desarrollo de sistemas autmatas
para una importante compaa internacional. Tu equipo
estar distribuido entre dos instalaciones en dos pases
diferentes. El gerente de QA te propone 2 personas que
estn disponibles pero que generarn problemas de
desempeo en tu equipo. Lo mejor que puedes hacer
inmediatamente es:
Darle las gracias al gerente de
QA por la informacin y
decirle que no quieres a esas
dos personas.
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Tom es un jefe de un proyecto de construccin de unas
instalaciones para el Ayuntamiento de Mlaga. Ha
terminado y ya ha entregado las instalaciones. La
entrega de las mismas se ha formalizado en un acta de
entrega con el tcnico responsable por parte del
Ayuntamiento. Ahora quiere informar a los distintos
stakeholders de la finalizacin de los contratos
relacionados con el proyecto y el status final del
proyecto. La mejor forma de comunicar ser:
La comunicacin verbal formal
en una reunin es suficiente.
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La utilizacin de un componente ya construido de tu proyecto y
que era preciso para subsecuentes entregables y elementos a
desarrollar, est generando retrasos debido a que est
propiciando errores considerables sobre los cuales hay que
trabajar y dedicarle tiempo y presupuesto. Tu equipo ha estado
trabajando en alternativas distintas. La mejor es contratar a un
experto capaz de trabajar sobre dicho elemento para mejorarlo
de forma que deje ser fuente de problemas. Supone un coste
adicional de 15.500 pero evitar mayores retrasos de los 3
meses ya acumulados en desviacin en plazos. Lo siguiente que
debes hacer es:
Comenzar el proceso de
planificar las adquisiciones
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El comit de control de cambios est reunido. El
primer punto del da es la solicitud de cambio de
alcance remitida por el director del proyecto. Lo
siguiente que debe ocurrir es:
Se debe analizar el impacto de
dicho cambio
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El diagrama de barras que se utiliza para mostrar a
lo largo de tu proyecto el nmero y tipo de
recursos que precisas se llama
Organigrama
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Al realizar la planificacin "lo antes posible" de tu
proyecto te das cuenta que lo antes que lo puedes
terminar es el 30/4/2015 a ltima hora del da. Sin
embargo tu cliente te dice que debe ser entregado como
muy tarde el 21/5/2015 a primera hora del da. Sabes
por tanto que si empiezas lo antes posible:
Inicialmente todas las
actividades de los caminos
crticos que tenga tu proyecto
tendrn una holgura de 20
das.
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Ests en un proyecto con CV=10.531 , SV= -5.345. Tiene
mltiples stakeholders entre los que destacan 50 usuarios, 6
responsables de distintos organismos oficiales, 6 gerentes
funcionales, 1 cliente con dos interlocutores, 65 empleados
para el proyecto y un equipo de proyecto de 6 personas. Un
usuario te traslada su inquietud con la incompletitud del
alcance fijado inicialmente. Sera necesario aadir alcance para
que el proyecto estuviera bien definido. Una vez le comunicas el
procedimiento, el usuario traslada una solicitud de cambio y
usted y su equipo proceden con el proceso controlar el alcance
haciendo un anlisis del impacto en el alcance. Una vez hecho
esto qu es lo mejor que podra hacer?
Finalizar el proceso de realizar el
control integrado de cambios.
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Tu y tu equipo de proyecto ya habis tomado
requerimientos a los distintos interesados del
proyecto. Tu jefe y el cliente estn nerviosos y te
piden que cuanto antes se desarrolle la lnea base
del alcance del proyecto. Realmente sabes que el
desarrollo de la lnea base es responsabilidad de:
Tu jefe
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En qu grupo de procesos el director de
proyecto crea el enunciado del alcance?
El enunciado del alcance se crea
en el proceso de crear la EDT y
este proceso se realiza en la
planificacin
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Usted recuerda la expresa mencin que hizo su sponsor
durante la confeccin del acta de constitucin a NO
aadir un mdulo de "foros/blogs" al software que
queris construir relativo a una plataforma de formacin
elearning. Un da recibe una solicitud de ampliacin por
parte de un grupo de usuarios solicitando que se
implante tambin un mdulo de foros y blogs. Qu
debe hacer usted?
Escalar dicha solicitud a tu
sponsor.
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Un nuevo director de proyecto te pregunta por la
aprobacin del plan de proyecto al que est
asignado. Tu le tendrs que decir que:
El plan debe ser aprobado slo por l
como director de proyecto.
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Pedro es un joven ingeniero de telecomunicaciones que, a pesar
de su juventud lleva trabajando ya 10 aos en grandes proyectos de
instalaciones de antenas de comunicaciones. Se ha dado cuenta
que en los ltimos aos los procesos que utiliza su empresa est
causando algunos fallos en los proyectos que acometen. Decide
realizar un anlisis de espina de pez/Ishikawa para conocer la causa
que origina estos problemas para finalmente poder realizar
recomendaciones que puedan ser aplicadas a travs de los
procesos de gestin de cambios y no vuelvan a suceder en los
prximos proyectos. Pedro le explica a Juan, un director de
proyecto recin contratado, que est haciendo labores tpicas del
proceso:
Control de la calidad
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Has sido asignado como director de un proyecto de
integracin de dos sistemas de informacin
descentralizados de dos bancos que se van a fusionar. Tu
equipo de proyecto es de ms de 20 personas. Necesitas
comunicar de una forma sencilla los roles y
responsabilidades de todos ellos. Cmo lo haras?
Un histograma de recursos
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Jorge P. es un nuevo miembro del equipo de direccin del
proyecto contratado para desarrollar un mdulo de facturacin
para una importante cadena hotelera. Tu, como cliente, participas
del comit de cambios. Ayer a ltima hora de la tarde tuviste una
sesin de dicho comit donde se aprob un cambio. El cambio se
deba a que en las estimaciones iniciales no se identific una parte
del alcance, en particular una funcionalidad del software. Por
tanto, se haba solicitado aadir dicha parte al alcance as como
cambiar el cronograma que se vea afectado por dicho cambio de
forma significativa. Hoy, a primera hora de la maana, acabas de
ver a Jorge P. que est en su mesa muy concentrado en su pantalla
del ordenador. Debe estarlo ya que debe estar haciendo ......
El anlisis del impacto del cambio.
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Paula es parte de tu equipo de proyecto y participa
contigo directamente en elaborar algunas partes de plan
de gestin del proyecto. Acabas de revisar lo que lleva y
percibes que existe un error de concepto que decides
aclararlo con ella. Le comentas que:
Es en el plan de recursos humanos
donde debe quedar reflejado los
procesos que sern usados para
mantener informada a toda la gente que
participe en el proyecto.
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Myriam G. est realizando labores de revisin de la
documentacin del proyecto para comprobar que todo
el trabajo est realizado as como aquellas necesarias
para transferir el producto elaborado al departamento
de operaciones del cliente. En qu proceso se
encuentra?
Verificar el alcance
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Eres jefe de un proyecto de desarrollo de software en el cual
han sucedido algunos fallos que han generado cierta tensin con el
cliente y aunque se han solucionado, lo cierto es que el cliente est
algo descontento. En una reunin de seguimiento un miembro de
tu equipo comenta que en su tiempo libre ha aadido una
funcionalidad que har que el trabajo del cliente sea mucho ms
sencillo en el software una vez est en produccin. Asegura que l
conoce bastante bien al cliente y que le alegrar que esta
funcionalidad exista aunque no lo haya pedido. Comenta que
puede cambiar su actitud ante el proyecto y adems lo ha hecho en
su tiempo libre sin coste para el proyecto. Tu le comentas que esto
es un claro ejemplo de :
Gold plating
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Juan P. es el director de un importante proyecto de I+D+I. Hace
2 horas se celebr una reunin con diferentes stakeholders
relevantes donde se aprob el acta de constitucin. Juan, ya en su
despacho ha comenzado a realizar un anlisis de todos los
stakeholders pero debe parar de realizar esta actividad al menos
durante 30 minutos ya que ha quedado con el director de
ingeniera para hablar de algunos recursos clave que ya sabe que va
a necesitar. Ya en la propia firma del acta de constitucin le
coment al director de ingeniera que estaba pensando en un
ingeniero en particular que sera de enorme valor que se
incorporara al proyecto. El le emplaz a esta reunin que va a tener
en unos minutos. Juan "tratando de influir" para conseguir recursos
est trabajando en qu proceso?
Estimar los recursos de las
actividades
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Estas desarrollando el cronograma y para ello sabes que
debes conocer el calendario de recursos con mayor
detalle que el que proporciona la informacin que hasta
ahora has obtenido del plan para la direccin del
personal. Qu proceso/s necesitas comenzar a realizar
para obtener un calendario de recursos que te ayude a
terminar tu cronograma?
Adquirir el equipo y efectuar
las adquisiciones
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Dentro de una semana Sonia B. tiene una reunin de
aceptacin de un entregable mayor del proyecto. Durante todo
el proyecto ha tratado de reunirse con el cliente para detectar
inquietudes, aclarar y resolver incidentes, etc. con el fin, entre
otras cosas, de maximizar las probabilidad de aceptacin de los
distintos entregables. Siguiendo su forma de actuar ha quedado
con el cliente maana para hablar sobre la prxima reunin de
aceptacin de esta parte del proyecto y tratar de detectar
previamente inquietudes del cliente que no haya sido ella capaz
de detectar antes. En que proceso est trabajando?
Verificar alcance
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La entrega de unos documentos de tu proyecto se deben
hacer en 30 minutos presencialmente en un
emplazamiento que est a 50 minutos en coche. Tu
equipo no ha podido terminarlos hasta hace unos
segundos. Bajo contrato se establecen penalizaciones
importantes para tu compaa si no se cumple estricta y
puntualmente la entrega. Adems tu compaa perdera
la homologacin para trabajar otra vez con este cliente.
Qu es lo mejor que puedes hacer?
Entregar los documentos aunque
sea con 20 minutos de retraso y
asumir las consecuencias.
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Ests dirigiendo 4 proyectos a la misma vez y tu jefe te
indica que debes optimizar la cargabilidad de todos los
miembros que participan en tus proyectos de forma que
puedan pasar de un proyecto a otro en momentos de
ocio sea planificado o sobrevenido por algn tipo de
situacin. Qu documentos especficos debers tratar
conjuntamente entre los 4 proyectos para detectar
oportunidades de este tipo de sinergias?
El plan de direccin de
personal
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Tu equipo acaba de desarrollar un importante sistema de
navegacin area y estis haciendo la presentacin y
demostracin a vuestro sponsor, clientes y dems stakeholders.
Varios clientes le comentan a vuestro sponsor una vez
terminada la demostracin que existen algunas necesidades
que el sistema no satisface y que por tanto es necesario
desarrollar las funcionalidades necesarias que cubran esas
necesidades. En que proceso probablemente no hemos hecho
un buen trabajo?
Recabar requisitos
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Tu jefe te acaba de reenviar un email de una
solicitud de oferta de un cliente en la que hay una
descripcin narrativa de los productos y servicios
que debes completar en un nuevo proyecto que te
ha sido asignado. Qu es lo que te ha enviado
exactamente?
El enunciado del alcance
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Mara J. ha sido contratada para un proyecto internacional que,
segn le ha comentado su sponsor en la misma llamada en la que le
comunic su asignacin, cuenta con 10 clientes diferentes entre los
cuales hay 4 estados de 2 continentes diferentes. Los sistemas de se
deben utilizar sern utilizados por ms 3.000 personas de diferentes
niveles, atribuciones, lenguajes y organizaciones. Adems tu empresa
es de tipo matricial y debes reportar a 3 superiores de distintos
departamentos. Los recursos humanos que aproximadamente
debers tomar pertenecen a 6 departamentos diferentes de tu
empresa con sus responsables correspondientes. La mayor parte del
proyecto ser subcontratada a proveedores de servicios de diseo,
ingeniera y produccin. Qu permitir que Mara se concentre en
establecer las relaciones necesarias para asegurar el xito del
proyecto?.
Los procesos relativos al rea
de conocimiento de la gestin
de las comunicaciones
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Necesitas conocer una nueva fecha estimada de
terminacin de uno de tus proyecto ms estables.
Necesitars conocer:
EV y AC
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T proyecto est a punto de terminar. Ya has liberado
algunos recursos, has realizado casi todos los procesos
de control de calidad requeridos con xito, ya no quedan
incidencias o temas por resolver pendientes y tu jefe te
ha comunicado que debo proceder ya con la verificacin
del alcance para maana como tarde. El cliente a ltima
hora de ese da se acerca a tu puesto y te comenta que
quiere introducir un cambio de alcance mayor. Qu
debes hacer en esta situacin?
Convencerle de no introducirlo ya que
puede ser perjudicial habida cuenta del
estado casi finalizado del proyecto.
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El contrato que sostiene tu proyecto es de reintegro de
los costes ms una prima adicional. Tu cliente necesita
saber cuanto ms te vas a gastar en el proyecto. El
presupuesto inicial era de 180.000 . El CPI es de 0,95.
Actualmente ya llevas gastados 55.551.
189.473,68
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Tienes que encargarte de un proyecto en un pas donde es
importante proveer de seguridad de tu equipo. En este pas es
costumbre pagar a la polica por servicios privados de
proteccin. En una reunin con jefe y el director del
departamento legal de tu empresa te comentan que en otro
pas eso es soborno. Cmo debes proceder?
Escalar a tu jefe tu
preocupacin por la seguridad
para que quede en su mbito
de responsabilidad decidir
sobre esta cuestin.
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Si ests trabajando con entregables, checklist e
informacin sobre el desempeo del trabajo y
pretendes generar un informe de reparaciones de
defectos recomendadas en qu procesos ests
trabajando?
Aseguramiento de la calidad
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Le acabas de enviar a tu cliente el entregable para
su aceptacin. Inmediatamente te enva un email
dicindote que al entregable le faltan algunas
funcionalidades que estaban esperando. Qu
debes hacer?
Lo primero que debes hacer es
reunirte con el cliente para tratar
de entender que ha ido mal y por
qu considera inaceptable el
entregable.
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Ests dirigiendo un proyecto para el gobierno de los EEUU
relacionado con sistemas de seguridad. Mantienes reuniones de
seguimiento todas las semanas con tu equipo. Un miembro de
tu equipo te llama para comentarte que existe un riesgo
importante ya que un stakeholder podra estar plantendose
realizar algn cambio que podra ser admitido y aprobado por el
comit de control de cambios sobre una funcionalidad
importante del entregable y que puede impactar a otras partes
del proyecto de forma considerable. Tu debes:
Eliminar ese riesgo de forma que
debes emplazar al miembro de tu
equipo a que se familiarice con
dicha funcionalidad a la que podra
referirse el cambio.
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Acabas de definir el alcance de tu proyecto y ahora te
propones realizar la WBS del mismo. Tu compaa tiene
un fondo documental con proyectos pasados y al revisar
dicho fondo encuentras un proyecto bastante parecido
al que ests realizando. Si tomas la WBS de este
proyecto pasado para ayudarte a realizar tu WBS ests
aplicando la tcnica:
Plantillas
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Cul de los siguientes contratos es ms arriesgado
para el cliente/comprador?
Contratos por tiempo y
materiales
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La construccin ests dirigiendo necesita que se le
aplique una solucin qumica que necesita 2 das para
secarse y que durante ese tiempo no puede mojarse
pues perdera las propiedades deseadas y ocasionara
retrasos y algn sobrecoste. Una vez identificado el
riesgo decides inmediatamente para el mismo una
estrategia de eliminacin aadiendo a las lneas bases
recursos para construir un techado sobre el rea de
aplicacin. Un project manager con ms experiencia te
hace caer en la cuenta que:
Quizs se podra invertir
menos con alguna estrategia
de mitigacin.
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Con el fin de mejorar la interaccin entre los miembros
del equipo, el ambiente y las competencias del equipo
del proyecto, que actualmente trabaja en 3
emplazamientos distintos, decides acudir a una
estrategia que muchas veces te dio resultado: la
reubicacin. Claramente ests trabajando en qu
proceso?
Planificar los recursos
humanos
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Como director de proyecto de una importante iniciativa
de mejoras en tu compaa ests a punto de enviar una
RFP a distintos proveedores de servicios de consultora
para implantacin de sistemas de gestin (en particular
la ISO 21500 de direccin de proyectos). Entre los
proveedores que quieres invitar al concurso hay uno que
tiene especial reputacin y que siempre trabaj muy
bien para tu compaa. Recientemente fue contratado
en este proveedor tu primo. Cmo debes proceder?
No debes hacer nada ya que no
sabes siquiera si tu primo estara
implicado en el proyecto as que
procurars invitarles tambin a
una reunin donde se clarifique el
objeto de la subcontratacin.
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Te acaba de comunicar que el proyecto que diriges
debe ser cerrado inmediatamente. Hasta este
momento el proyecto haba completado con xito
hasta un 50% del avance total. Debes investigar y
documentar las causas por las que se ha cerrado
antes de tiempo. En que proceso vas a trabajar?
Cierre de proyecto o fase
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Pedro F. es miembro del equipo de un proyecto. Su
director de proyecto le pide que registre la informacin
de contacto de un proveedor en:
La agenda de contactos
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En relacin a la sensibilidad de la informacin
tratada en la estrategia de gestin de interesados,
el nivel de detalle y tipo de informacin que debe
ser compartido debe ser establecido en base a:
El buen juicio del director de
proyecto
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Acabas de estar trabajando en la iniciacin de tu
proyecto en la que, junto a unos riesgos iniciales,
restricciones y supuestos inicialmente determinados con
la ayuda de la informacin que te han proporcionado tus
sponsors, quieres tambin determinar una estimacin
de orden de magnitud (ROM) de lo que puede suponer
el presupuesto de tu proyecto con un rango de
incertidumbre que vara entre:
-5% a +5%
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Marisa A. sabe que durante el ciclo de vida del
proyecto sus equipos afrontarn normalmente las
siguientes fases o etapas de desarrollo de equipo.
Formacin, turbulencia,
normalizacin, desempeo y
disolucin
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Para mitigar el riesgo de romperse o deteriorarse unos
elementos estructurales que debes transportar de
Madrid a Barcelona decides protegerlos con un embalaje
especial capaz de absorber mejor los impactos. La
implementacin de esta medida se ubica en qu
proceso?
Dirigir y gestionar la
ejecucin del proyecto
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Durante la ejecucin del proyecto de construccin de
una fbrica de automviles toda la informacin relativa
al desempeo de las distintas actividades que se van
ejecutando relativa al estado de los entregables, el
avance del cronograma, los costes incurridos se van
almacenando sistemticamente. Esta informacin sobre
el desempeo del trabajo es un output claramente del
proceso:
Dirigir y gestionar la ejecucin
del proyecto
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En que proceso se obtienen los
entregables producidos?
Dirigir y gestionar la
ejecucin del trabajo del
proyecto
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En un inicio habas estimado que tu proyecto te
llevara 45 das de 3 programadores y un jefe de
equipo full time. El SPI es de 1,09. Ahora sabes que
si el desempeo es parecido tu proyecto durar:
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Un compaero de tu empresa quiere comenzar
con buen pie un proyecto y te pregunta cual es el
resultado directo que ms valora un PMP del
desarrollo y construccin de una EDT. Tu
respondes:
Un diagrama de gantt
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Maite T. es miembro del equipo de un proyecto de produccin
de un videojuego. El proyecto est retrasado. Le comentas a un
project manager de tu empresa la situacin y te aconseja que
utilices un Software que agilizar la produccin y podris
recuperar el tiempo en que ya est retrasado el proyecto. Te
deja una copia en CD. Tu director de proyecto te ha comentado
que la compra de ese software no est autorizado como parte
del presupuesto. Tampoco hay capacidad de obtener
presupuesto de otras partidas del proyecto. Qu te contestar
tu director de proyecto a tu sugerencia de utilizar la copia del
Software?
Por el bien del proyecto y
recuperar el plazo retrasado te
dar el Ok para utilizarlo.
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En la reunin de seguimiento has calculado que el
avance de tu proyecto es del 23% cuando debera
ser del 25%. El presupuesto es de 356.400 y ya
llevas gastados 80.100. Tu sponsor te llama y te
pide que en 5 segundos le resumas que tal va el
proyecto. Qu le dirs?
Proyecto retrasado y por encima de
presupuesto
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Mara T. est realizando la verificacin de alcance
del entregable final con el cliente. Anteriormente a
la reunin te coment que "esta reunin
significara dejar de destinar recursos a numerosos
procesos como el de controlar el alcance". A esto
tu le respondiste que:
El control del alcance puede
realizarse despus de la
verificacin.
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Hace 1 hora, tu equipo te acaba de informar que todo el trabajo
de un proyecto de diseo de un hotel est terminado. Adems,
hace 30 minutos, acabas de hablar con tu director
departamental, muy involucrado en el proyecto en cuestin, y
tambin considera finalizado todo el trabajo. Acabas de salir de
tu despacho y recibes una llamada de un stakeholder dicindote
que no est de acuerdo con que todo el trabajo haya
terminado. Uno de los entregables no es aceptable. Cul de las
siguientes opciones es la mejor a seguir?
Revisas el contrato por si
existe un procedimiento de
resolucin de quejas que
puedas seguir.
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En la zona donde vas a construir un edificio ha habido
muchos robos ltimamente as que convienes en
identificarlo como riesgo. Has contratado seguridad
suficiente para cuidar las instalaciones. Decides que no
es un riesgo significativo pero que monitorizars con
alguna frecuencia por si cambia esta percepcin del
mismo. El miembro de tu equipo que gestionar los
riesgos te comenta que va a registrar:
El riesgo en una lista de
supervisin de riesgos de baja
prioridad (watchlist)
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Cul de las siguientes no es una caracterstica del
Plan de Gestin del Proyecto?
Es un diagrama de gantt en el
que podemos ver las
actividades en orden y con los
recursos asignados.
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Eres un project manager junior y tu responsable directo
te pide todos los planes subsidiarios que vayas
elaborando para revisarlos. Cuando revisa las tcnicas
que vas a utilizar para estimar los costes del proyecto en
sus distintas partes (estimaciones ascendentes, suma de
costes/agregacin de costes, estimaciones paramtricas
y estimaciones por analoga) te llama la atencin en que:
Debes utilizar slo una de esas
tcnicas.
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Ya ests a punto de cumplir 9 meses en un
proyecto que debe terminar en aproximadamente
1 semana. Para proceder con el cierre de un
proyecto informas a tu equipo que deben pasar
todos los entregables por el control de calidad
inmediatamente antes de producirse la entrega y
transicin de los mismos. Es correcto?
SI
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Quin puede elaborar el acta de
constitucin?
La PMO, el patrocinador, el
Comit ejecutivo del portfolio,
puede ser delegada al Director
de proyecto.
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Los procesos de iniciacin se encuentran
al inicio de cada proyecto pero no en el
inicio de una nueva fase en un proyecto ya
comenzado.
No es correcto
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Aunque tu equipo de direccin de
proyecto han participado activamente en
la redaccin del acta de constitucin del
proyecto que vas a dirigir..
la autorizacin del proyecto y
el financiamiento del mismo
se realizan fuera de los lmites
del proyecto.
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En que documento puedes encontrar
mtodos de mejora continua de los
procesos?
En el plan de calidad del
proyecto
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Acabas de regresar de vacaciones y los miembros de tu equipo
de direccin de un proyecto de construccin de una turbina
industrial para una importante empresa internacional te
comentan que existe mal ambiente entre una gran parte de los
trabajadores, el avance del proyecto no est comportndose
como estaba planificado y hay problemas severos con la calidad
de algunos elementos. Parece que son muchos frentes pero
ests seguro que las causas comunes de los problemas y
conflictos de tu proyecto es ms probable que provengan de
conflictos en:
Planificacin, recursos y
prioridades
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El departamento de calidad de tu compaa acaba de
terminar una auditora donde ha detectado que una importante
maquina de corte no ha tenido su proceso de calibracin
mensual y que por tanto es posible que existan piezas que ya
hayan salido con algn defecto por lo que en el futuro prximo
es posible que, si no son detectadas en los procesos de control
de calidad, le lleguen al cliente con el consecuente rechazo. El
equipo de auditora adems te recomienda que se realicen
inmediatamente labores de calibrado y que se asigne un equipo
para detectar piezas con defectos evitando as que le lleguen al
cliente. Lo siguiente que debes hacer es:
Realizar el calibrado del
equipo y buscar las piezas
defectuosas
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Dos miembros de tu equipo de proyecto acuden a ti ya
que tienen un conflicto que se ha "enquistado" causado
por una diferencia de opinin de tipo tcnico. Ambos
pertenecen al departamento de ingeniera que te a
cedido otros 6 ingenieros ms. El problema ya ha
ocasionado medio da de retraso en tu proyecto y no
quieres que haya ms retrasos por este tema. qu es lo
siguiente que debes hacer?
En este caso el problema deben
tratar de solucionarlo entre ellos
ya que tiene que ver con un tema
tcnico. Proponles que traten de
resolverlo y si maana no lo han
hecho deben acudir de nuevo a tu
despacho.
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Uno de los miembros de tu equipo ha desarrollado su
trabajo de forma admirable y querras recompensarle.
No tienes presupuesto para gratificarle con algn bonus
o cualquier otra medida de recompensa econmica .Te
acaba de pedir un da de vacaciones. Revisas en el ERP
de tu empresa y observas que ya no le quedan das de
vacaciones. Cuando se lo comentas te pide poder coger
un da por enfermedad. Aunque no es verdad que est
enfermo quieres recompensarle. Qu debes hacer?
No puedes darle el da.
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La labor de uno de los miembros de tu equipo en un proyecto
de construccin de una autova es la de certificar que los
trabajos desarrollados por los subcontratistas son satisfactorios.
Esta validacin libera el pago por las distintas certificaciones
que van aconteciendo en cada parte subcontratada. Adems
este miembro del equipo en caso de conflicto debe tratar de
evitar litigios en favor de resoluciones mutuamente
satisfactorias para ambas partes a travs de procesos de
negociacin. Estos son ejemplos de:
Administrar adquisiciones
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Un usuario que ha sido nombrado responsable por parte de tu
cliente de ir validando el trabajo que ests realizando tu equipo
decide comentarte que deseara introducir una nueva
funcionalidad en el sistema. Como el alcance de la
funcionalidad no es mayor, tienes delegada la autoridad de
decidir si introducirla en el proyecto. Pero viendo lo justo de
plazo con lo que avanza la fase en la que te encuentras decides
proponerle que se realice en la siguiente fase. El cliente est de
acuerdo. Has trabajado en el proceso de
Realizar el control integrado
de cambios
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En una parte del diagrama de red de tu proyecto te
encuentras que la actividad J va seguida
exclusivamente de la actividad K. La actividad K dura
3 das y su inicio lo antes posible se produce el
25/1/13 a las 10:00 am y su fin lo ms tarde posible
se produce el 31/1/13 a las 11:00 am. Cul es el fin
lo ms tarde posible de la actividad J?
28/1/13 a las 10:00 am
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Ha llegado la hora de obtener la aceptacin del
cliente de un mdulo que se pretende entregar.
Con que proceso est ms relacionado las
actividades de verificar la aceptacin?
Con el proceso de desarrollar
el project charter
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Pedro J. Es el miembro de tu equipo que se
encargar fundamentalmente del desarrollo del
control de calidad. En una reunin de seguimiento
alguien se da cuenta revisando la documentacin
generada sobre ese proceso que le falta como
herramienta/tcnica las auditoras de calidad.
Qu crees que contestar Pedro J.?
Las auditoras de calidad son una
herramienta de los procesos de
aseguramiento de la calidad.
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Despus de evaluar el desempeo de uno de los
miembros de tu equipo en una de las 3 actividades
en las que participa decides que podra ser bueno
sacarle del proyecto y subcontratar esa parte del
trabajo. Qu es lo siguiente que debes hacer?
Tramitar una solicitud de
cambio
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Acaba de ser despedido el director de proyecto y te han
contratado para sustituirlo. Debes revisar toda la
documentacin pero maana ya tienes una reunin de
seguimiento y quieres saber al menos el estado del
proyecto. Te han comentado que los plazos son muy
importantes. Donde debes mirar el avance real en
plazos con respecto al planificado?
Informacin sobre el
desempeo del trabajo
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El documento que desde un punto de vista
econmico-comercial determina la viabilidad del
proyecto es:
El presupuesto
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Robert D. es responsable de asignaciones en una compaa de
proyectos de consultora. Debe tener muy claro que perfiles de
personas deben ser asignadas a cada proyecto, conseguirlas,
asignarlas, realizar seguimientos de su permanencia en el proyecto
y conocer el momento de su salida del proyecto para poder asignar
de nuevo a cada recurso a otros proyectos con necesidades. Has
sido asignado a un proyecto en que un recurso en particular resulta
imprescindible por su conocimiento (muy escaso en el mercado).
En el contrato aparece claramente la necesidad de este perfil y la
vinculacin de su disponibilidad al xito del proyecto. An no has
comenzado con el anlisis de interesados. Qu es lo mejor que
puedes hacer?
La metodologa marca una
secuencia de procesos lineal. An
no has realizado el anlisis de
interesados. Debes esperar a
realizar todos los procesos que hay
antes de empezar con las
actividades de adquirir el equipo
del proyecto.
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Dnde deben quedar claramente reflejados los
criterios de aprobacin del proyecto?
En la matriz de requisitos
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Acabas de ser contratado en un proyecto en el que los
trabajadores no tienen unas condiciones saludables en
su trabajo. Las quejas histricas nunca se trataron ya que
cualquier mejora de las condiciones supondra costes
que, segn la anterior direccin, nunca van a ser
valorados positivamente. Un miembro de tu equipo te
propone aplicar polticas de reconocimiento a los
trabajadores para mejore el ambiente de trabajo. Sabes
que las teoras motivacionales de Herzberg dice que:
Mientras los factores
higinicos no sean cubiertos,
los empleados no apreciarn
los factores de motivacin
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Fruto de la planificacin de respuestas a los riesgos
acabas de subcontratar los trabajos de seleccin y
contratacin de personal a una compaa
especialista en estos procesos ya que puede
realizarlos con mejor calidad, acierto y en menos
tiempo. Claramente ests aplicando una estrategia
de:
Aceptacin
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Ests cerrando uno de los primeros proyectos que
ha ejecutado la nueva lnea de negocio de tu
compaa. Fuiste contratado por tu acreditacin
PMP para liderar los primeros proyectos de esta
nueva unidad de los cuales no existen en la
compaa experiencia pasada. Debes prestar
especial inters en actualizar....
Los activos de los procesos
de la organizacin
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Una empresa de cableado ha contratado para que dirijas un
gran proyecto de tendido de cable de luz e instalacin de
puntos de luz en un nuevo barrio que se est construyendo. El
presidente se encarg directamente de tu contratacin y te
comenta que el anterior director de proyecto no le reportaba el
estado y avance de la ejecucin presupuestaria. Como primera
informacin que deseara recibir es la cantidad de dinero
gastado realmente que excede a lo que estaba planificado
gastar segn el avance a fecha de ayer. Claramente tu nuevo
jefe te est pidiendo que le reportes:
BAC
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Relativo a la gestin de conflictos qu
diras que es correcto?
Cuando las diferencias de opinin
se convierten en un factor
negativo los miembros del equipo
no son inicialmente responsables
de resolverlas.
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Como miembro del equipo de gestin de riesgos de tu
proyecto quieres obtener opinin annima de expertos
que identifiquen riesgos organizacionales de tu propia
empresa. Necesitas un feedback honesto y que se
alcance cierto nivel de consenso entre varios expertos
sobre los riesgos que generar la forma de trabajar de tu
propia empresa en el proyecto en el que ahora te
encuentras trabajando. La mejor forma ser que trabajes
la tcnica:
De las entrevistas
personales
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Ests planificando el proyecto de diseo y produccin de
componentes estructurales para unas instalaciones de una compaa
petroqumica. Una parte del trabajo es susceptible de ser subcontratado.
De proyectos pasados e informacin histrica de tu empresa has
deducido que existe un importante riesgo de problemas de integracin de
estas partes subcontratadas as como de generacin de defectos y re-
trabajo (20 % de probabilidad y -25.500 de impacto econmico derivado
de retrasos y esfuerzos derivados). Sin embargo tambin te das cuenta
que existe una oportunidad interesante de esta subcontratacin. La
mayor experiencia del proveedor supone desempeos ms rpidos y
abaratamientos generales (40% de probabilidad valorada en 35.000
euros). Cual sera la mejor decisin (sin ms datos)?Hacer esos
elementos o subcontratarlos?
El EMV es positivo por
lo que mejor es no
subcontratarlo.
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Un miembro de tu equipo ha estado en las instalaciones de
un subcontratista de tu proyecto. Te comenta que las condiciones
econmicas de la empresa son malas y que estn previstas varias
huelgas precisamente en los centros de trabajo en los cuales se estn
desarrollando la parte de tu proyecto subcontratada. Les contrataste por
falta de recursos tcnicos con determinadas conocimientos especficos
tcnicos pero ahora el mercado est mejor para contratarlos. Decides
hacerlo y rescindir el contrato con el subcontratista. Claramente has
eliminado el riesgo de no cumplimiento de tu subcontratista pero ahora
tu cliente rescinde el contrato con tu empresa por incumplimiento de
contrato. Ahora recuerdas que la contratacin de este proveedor fue por
designacin del cliente. Qu proceso ha fallado?
Planificar la respuesta a
los riesgos
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Mario G. es un nuevo jefe de proyectos que tu
compaa ha contratado pero no tiene
conocimientos de la metodologa que utilizan los
directores de proyectos acreditados PMP. Es por
ello que te pregunta qu debe incluir el diccionario
de la EDT. Tu le explicas que entre otras cosas debe
incluir:
NPV
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Qu te puede preocupar ms de un
proyecto que tiene EV=27.500,
PV=27.650 y AC=15.000?
El avance en el cronograma
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Tu jefe y el cliente se han reunido de forma imprevista.
En un momento dado tu jefe sale de la sala de reuniones
y te pide un informe del proyecto que diriges y que no
est recogido en el plan de comunicaciones. Tardas
aproximadamente 5 minutos en confeccionarlo y
entregrselo. Has estado trabajando en el proceso de
Controlar y monitorizar el
trabajo del proyecto
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Ests dirigiendo el trabajo definido en el plan de
gestin del proyecto para cumplir con los objetivos
del mismo. Cules de los siguientes elementos
que debes utilizar para desempear correctamente
tus funciones no es un activo de los procesos de la
organizacin?
Base de datos con el estado
histrico de defectos e
incidentes
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Qu es una directiva documentada para ejecutar
el trabajo del proyecto y poder de este modo
alinear el desempeo futuro previsto de trabajo
del proyecto con el plan para la direccin de
proyectos?
Una instruccin de trabajo