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LECCIN 5
Validacin de datos y reglas de validacin

Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnologa Informtica, Leccin 5 / Pgina

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Contenido
1. Mtodos de validacin de datos .......................................................................................... 2
2. Tipos de reglas de validacin .............................................................................................. 3
2.1 Dnde usar las reglas de validacin ................................................................................. 3
2.2 Lo que se puede incluir en una regla de validacin ......................................................... 3
3. Validar datos al escribirlos en los campos de una tabla ...................................................... 4
3.1 Validar los datos de un campo ......................................................................................... 4
3.2 Validar los datos de un registro ........................................................................................ 4
3.3 Probar las reglas de validacin ......................................................................................... 5
3.4 Probar las reglas de validacin mediante una consulta .................................................... 5
4. Validar datos al escribirlos en un formulario ...................................................................... 5
4.1 Crear una regla de validacin ........................................................................................... 6
4.2 Bloquear un control .......................................................................................................... 7
5. Validar datos durante las operaciones de importacin ....................................................... 7
6. Referencia a las reglas de validacin .................................................................................. 7
6.1 Ejemplos de reglas de validacin ..................................................................................... 7
6.2 Sintaxis de las reglas de validacin comunes ................................................................... 8



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Las reglas de validacin restringen lo que los usuarios pueden escribir en un campo determinado y,
adems, ayudan a asegurar que los usuarios de la base de datos especifiquen el tipo o la cantidad de
datos correctos.

1. Mtodos de validacin de datos
Una regla de validacin limita o controla lo que los usuarios pueden escribir en un campo de tabla o
un control (como un cuadro de texto) de un formulario. Microsoft Office Access 2007 permite validar
los datos de diversas maneras y, a menudo, se usan varias de esas tcnicas para definir una regla de
validacin. Las reglas de validacin se pueden considerar como un conjunto de capas y se pueden
usar algunas o todas esas capas para asegurar que los usuarios escriben correctamente los datos.
Tipos de datos - En general, los tipos de datos representan la primera capa de validacin.
Cuando se disea una tabla de base de datos, se define un tipo de datos para cada campo de
la tabla y ese tipo de datos restringe lo que los usuarios pueden escribir. Por ejemplo, los
campos de tipo Fecha/Hora aceptan nicamente fechas y horas, un campo de tipo Moneda
acepta nicamente datos monetarios, etc.
Tamaos de campo - Los tamaos de campo son otra capa de validacin. Por ejemplo, si se
crea un campo que almacene nombres, se puede configurarlo de modo que acepte un
mximo de 20 caracteres. De este modo, se puede evitar que usuarios malintencionados
peguen grandes cantidades de texto incoherente en el campo, o bien, que un usuario sin
experiencia escriba por error un nombre y un apellido en un campo diseado para que slo
pueda contener un nombre.
Propiedades de tabla - Las propiedades de tabla proporcionan tipos de validacin muy
especficos. Por ejemplo, se puede establecer la propiedad Requerido en S y, como
resultado, obligar a los usuarios a escribir un valor en un campo.
Se puede usar asimismo la propiedad Regla de validacin para requerir que se escriban
valores especficos, y la propiedad Texto de validacin para informar a los usuarios de los
errores. Por ejemplo, si se escribe la regla >100 Y <1000 en la propiedad Regla de validacin,
se obliga a los usuarios a especificar valores comprendidos entre 100 y 1.000. La regla
[FechaFin]>=[FechaInicio] obliga a los usuarios a escribir una fecha de finalizacin igual o
posterior a la fecha de inicio. Si se escribe el texto "Especifique valores comprendidos entre
100 y 1.000" o "Especifique una fecha de finalizacin igual o posterior a la fecha de inicio" en
la propiedad Texto de validacin, se indica a los usuarios que han cometido un error y se
indica cmo corregirlo.
Mscaras de entrada Se puede usar una mscara de entrada para validar los datos
obligando a los usuarios a escribir los valores de una manera determinada. Por ejemplo, una
mscara de entrada puede obligar a los usuarios a escribir las fechas en un formato europeo,
como 14.04.2007.
Puedes usar algunas o todas estas tcnicas para validar los datos. Algunas de estas caractersticas,
como los tipos de datos, forman parte de la base de datos de forma predeterminada, pero otras
tcnicas, como las propiedades de campo, las reglas de validacin y las mscaras de entrada, las
puedes usar a tu discrecin.

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En esta leccin artculo se explica cmo usar las propiedades Texto de validacin y Regla de
validacin en los campos de tabla, consultas y controles de formulario. En esta leccin, no se
abordan las dems herramientas de validacin, como son los tipos de datos y los tamaos de campo
(ya abordados en las lecciones 2 y 3) y las mscaras de entrada (abordadas en la leccin 5).

2. Tipos de reglas de validacin
Se pueden crear dos tipos bsicos de reglas de validacin:
Reglas de validacin de campo - Usa una regla de validacin de campo para comprobar el
valor especificado en un campo al salir del campo. Por ejemplo, supn que tienes un campo
de fecha y especificas >=#01/01/2007# en la propiedad Regla de validacin de ese campo. La
regla obliga a los usuarios a escribir fechas que coincidan o sean posteriores al 1 de enero de
2007. Si especificas una fecha anterior a 2007 e intentas ir a otro campo, Access evitar que
salgas del campo hasta que soluciones el problema.
Reglas de validacin de registro (o tabla) Usa una regla de validacin de registro para
controlar cundo puede guardar un registro (una fila de una tabla). A diferencia de las reglas
de validacin de campo, las reglas de validacin de registro hacen referencia a otros campos
de la misma tabla. Las reglas de validacin de registro sirven para comprobar los valores de
un campo con respecto a los valores de otro campo. Por ejemplo, supn que tu compaa te
obliga a enviar los productos en un plazo de 30 das y, si no lo haces, debers reembolsar al
cliente parte del precio de compra. Podrs definir una regla de validacin de registro como
[FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30 para evitar que alguien especifique una fecha de
envo (el valor del campo FechaObligatoria) demasiado lejana.

2.1 Dnde usar las reglas de validacin
Se pueden definir reglas de validacin para las tablas y los controles de formularios. Cuando se
definen reglas para tablas, esas reglas se aplican cuando se importan los datos. Para agregar reglas
de validacin a una tabla, se abre la tabla en la vista Diseo y se configuran varias propiedades de la
tabla. Para agregar reglas de validacin a un formulario, se abre el formulario en la vista Diseo y se
agregan las reglas a las propiedades de los controles individuales.

2.2 Lo que se puede incluir en una regla de validacin
Las reglas de validacin pueden contener expresiones, es decir, funciones que devuelven un solo
valor. Las expresiones se pueden usar para realizar clculos, manipular caracteres o comprobar
datos. Cuando se crean reglas de validacin, se usan las expresiones principalmente para comprobar
datos. Por ejemplo, una expresin puede comprobar si existe un valor de una serie de valores, como
"Tokio" O "Mosc" O "Pars" O "Helsinki". Las expresiones tambin pueden realizar operaciones
matemticas. Por ejemplo, la expresin <100 obliga a los usuarios a especificar valores menores que
100. La expresin ([FechaPedido] - [FechaEnvo]) calcula el nmero de das transcurridos entre la
fecha en que se hizo el pedido y la fecha de envo.

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3. Validar datos al escribirlos en los campos de una tabla
Los pasos descritos en esta seccin explican cmo crear reglas de validacin para campos y registros,
y explican cmo probar una nueva regla de validacin con datos existentes.
Se pueden especificar reglas de validacin para todos los tipos de datos, salvo Autonumrico, Objeto
OLE, Datos adjuntos y campos de tipo Nmero definidos como Id. de rplica.

3.1 Validar los datos de un campo
1. En el panel de exploracin, haz clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la tabla que
desees cambiar y, a continuacin, haz clic en Vista Diseo.
2. En la columna Nombre del campo, selecciona el campo que desees cambiar.
3. En la seccin inferior del diseador de consultas, en la ficha General, selecciona el cuadro de
la propiedad Regla de validacin y, a continuacin, escribe la regla de validacin.
Tambin se puede hacer clic en la ficha Datos de la hoja de propiedades, haz clic en a
continuacin para iniciar el Generador de expresiones y crear una expresin.
Puedes escribir una regla de validacin que se aplique nicamente al campo. Por ejemplo,
puedes escribir >0 para obligar a los usuarios a especificar valores positivos. Recuerda que las
reglas de validacin de un campo no hacen referencia a otros campos de la tabla. Si la regla
hace referencia a otros campos, se trata de una regla de validacin de registro.
4. Selecciona el cuadro de propiedad Texto de validacin y escribe un mensaje de validacin.
Este mensaje depende de la regla de validacin. Escribe un mensaje breve e intenta explicar
el error que ha cometido el usuario. En el ejemplo anterior, podras usar Escribe slo
nmeros positivos como texto de validacin.
5. Guarda el trabajo.

3.2 Validar los datos de un registro
1. Repite los pasos 1 y 2 de la anterior seccin para abrir una tabla en la vista Diseo.
2. En la ficha General, escribe una regla de validacin de registro en el cuadro de propiedad
Regla de validacin.
Tambin puedes hacer clic en a continuacin para iniciar el Generador de expresiones y
crear una expresin.
Una regla de validacin de registro hace referencia a varios campos de tabla. Por ejemplo, la
regla [FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30 hace referencia a dos campos de tabla,
FechaObligatoria y FechaPedido, y asegura que los usuarios especifiquen fechas de envo que
no sean posteriores a un plazo de 30 das a partir de la fecha del pedido.
3. Guarda los cambios.



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3.3 Probar las reglas de validacin
1. Abre la tabla que contiene la regla de validacin en la vista Diseo.
2. En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haz clic en Probar reglas de validacin.
3. Haz clic en S para cerrar el mensaje de alerta e iniciar la prueba.
4. Puede que aparezcan varios mensajes de alerta. Lee las instrucciones de cada mensaje y, a
continuacin, haz clic en S o No, segn proceda, para realizar o detener la prueba.

3.4 Probar las reglas de validacin mediante una consulta
Puede probar las reglas de validacin escribiendo una consulta que compruebe si hay registros que
no cumplen la regla de validacin. Los resultados de esa consulta muestran exactamente los registros
que no cumplen los requisitos de validacin. Por ejemplo, si estableces la propiedad Requerido en S
o en No es Nulo, comprobar los campos cuyo valor no sea nulo.
1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haz clic en Diseo de consulta.
Access abre una nueva consulta en la vista Diseo y muestra el
cuadro de dilogo Mostrar tabla.
2. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, selecciona las tablas que desees usar en la consulta,
haz clic en Agregar para agregarlas a la consulta y, a continuacin, haz clic en Cerrar.
Las tablas seleccionadas aparecen como ventanas en la seccin superior del diseador de
consultas.
3. En cada tabla, haz doble clic en los campos que desees incluir en la consulta.
Tambin puedes arrastrar los campos de la tabla y colocarlos en una celda en blanco de la fila
Campo situada en la parte inferior de la cuadrcula de diseo.
Asegrate de agregar el campo que contiene la regla de validacin.
4. En la celda Criterios del campo que contiene la regla de validacin, escribe lo contrario de
esa regla.
Por ejemplo, si usas ENTRE 100 Y 1000, escribe <100 O >1000.
5. En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haz clic en Ejecutar.

4. Validar datos al escribirlos en un formulario
La manera ms fcil y ms rpida de aplicar una regla de validacin a un formulario es agregar
primero la regla al campo de la tabla y, a continuacin, usar las herramientas de creacin de
formulario automatizada incluidas en Access para crear un formulario. Por ejemplo, en la ficha Crear,
en el grupo Formularios, puedes optar por la creacin de un formulario simple, un formulario
dividido, un formulario de varios elementos, etc. Cuando usas una de estas herramientas, los
controles del formulario heredan las propiedades de la tabla, incluidas las reglas de validacin y el
texto de validacin.

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Asimismo, puedes aplicar una regla de validacin a un control de formulario abriendo el formulario
en la vista Diseo y agregando una regla a la propiedad Regla de validacin y el texto del mensaje a
la propiedad Texto de validacin del control. Se pueden agregar reglas de validacin a algunos
controles de formulario, no a todos. La manera ms fcil de determinar si se puede agregar una regla
de validacin a un control es abrir el formulario en la vista Diseo y seguir los pasos descritos en esta
seccin.
Recuerda que un control puede tener otra regla de validacin que el campo de tabla al que est
enlazado. Cuando existe un conflicto entre las reglas de validacin, la regla definida para el campo de
tabla tiene prioridad. Asimismo, recuerda que las reglas de controles y campos de tabla pueden
cancelarse mutuamente y, por lo tanto, impedir que se introduzcan datos. Por ejemplo, supn que
aplicas la siguiente regla a un campo de fecha de una tabla:
<#01/01/2007#
Y, a continuacin, aplicas esta regla al control de formulario enlazado al campo de tabla:
>=#01/01/2007#
El campo de tabla requiere ahora valores anteriores al ao 2007, pero el control de formulario te
obliga a especificar fechas posteriores a ese ao, por lo que no puedes especificar ningn dato. Si lo
intentas en estas condiciones, Access te indicar que especifiques fechas anteriores y posteriores a
las definidas por las reglas de validacin en conflicto, por lo que no podrs introducir ningn dato.
En los siguientes pasos se explica cmo agregar reglas de validacin a los controles, cmo bloquear
los controles y, por consiguiente, evitar que los usuarios cambien los datos.

4.1 Crear una regla de validacin
1. En el panel de exploracin, haz clic con el botn secundario del mouse en el formulario que
desees cambiar y, a continuacin, haz clic en Vista Diseo.
2. Haz clic con el botn secundario en el control que desees cambiar y, a continuacin, haz clic
en Propiedades para abrir la hoja de propiedades del control.
3. Haz clic en la ficha Todas y, a continuacin, escribe la regla de validacin en el cuadro de
propiedad Regla de validacin.
Tambin puedes hacer clic en a continuacin para iniciar el Generador de expresiones y
crear una expresin.
4. Escribe un mensaje en el cuadro de propiedad Texto de validacin.
5. Guarda los cambios.



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4.2 Bloquear un control
1. Sigue los pasos 1 y 2 descritos en la seccin anterior para abrir la hoja de propiedades del
control que desees bloquear.
2. Haz clic en la ficha Todas, busca los cuadros de propiedad Activado y Bloqueado y, a
continuacin, sigue uno de estos procedimientos:
Para deshabilitar el control (de modo que aparezca atenuado y no est disponible para
tener el foco), establece el valor de la propiedad Activado en No.
Para que se puedan leer los datos del control pero los usuarios no puedan cambiarlos,
establece la propiedad Bloqueado en S. Si estableces la propiedad Activado en No y la
propiedad Bloqueado en S, el control no aparecer atenuado pero no podrs tener el foco.

5. Validar datos durante las operaciones de importacin
Cuando se agregan reglas de validacin a una tabla y, a continuacin, se importan datos a esa tabla,
Access aplica las reglas de validacin a los datos importados. La misma regla se aplica cuando se
vincula a datos.

6. Referencia a las reglas de validacin
En las siguientes tablas se muestra informacin de referencia sobre las reglas de validacin, incluida
la sintaxis usada por las reglas ms comunes, vnculos a informacin sobre el uso de los caracteres
comodn en las reglas y ejemplos que se pueden adaptar para usarlos con datos propios.

6.1 Ejemplos de reglas de validacin
La siguiente tabla incluye ejemplos de reglas de validacin de campo y de registro, adems de texto
de validacin explicativo. Estos ejemplos se pueden adaptar a los datos propios.
Regla de validacin Texto de validacin
<>0 Especifica un valor que no sea cero.
>=0 El valor debe ser igual o mayor que cero o especifica un
nmero positivo.
0 o >100 El valor debe ser igual que cero o mayor que 100.
ENTRE 0 Y 1 Especifica un valor con un signo de porcentaje. (Se usa
con los campos que almacenan los valores numricos
como porcentajes).
<#01/01/2007# Especifica una fecha anterior a 2007.


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Regla de validacin Texto de validacin
>=#01/01/2007# Y <#01/01/2008# La fecha debe ser del ao 2007.
<Fecha() La fecha de nacimiento no puede ser una fecha futura.
CompCadena(Mays([Apellidos]),
[Apellidos],0) = 0
Los datos del campo Apellidos deben escribirse en
maysculas.
>=Int(Ahora()) Especifica la fecha de hoy.
H O M Escribe H para hombre o M para mujer.
COMO "[A-Z]*@[A-Z].com" O "[A-
Z]*@[A-Z].net" O "[A-Z]*@[A-Z].org"
Escribe una direccin de correo electrnico vlida que
termine en .com, .net u .org.
[FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30 Escribe una fecha obligatoria que no sea posterior a un
plazo de 30 das a partir de la fecha de pedido.
[FechaFin]>=[FechaInicio] Escribe una fecha de finalizacin que sea igual o
posterior a la fecha de inicio.

6.2 Sintaxis de las reglas de validacin comunes
Las expresiones en las reglas de validacin no tienen ninguna sintaxis especial. En este apartado se
explica la sintaxis de algunos de los tipos ms comunes de reglas de validacin.
Ten en cuenta estas reglas cuando crees expresiones:
1. Escribe los nombres de los campos de tabla entre corchetes; por ejemplo:
[FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30.
2. Escribe las fechas entre signos de almohadilla (#); por ejemplo: <#01/01/2007#.
3. Escribe los valores de texto entre comillas dobles; por ejemplo: EN
("Tokio","Pars","Mosc"). Adems, observa que los elementos van separados con una coma
y las listas aparecen entre parntesis.


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Adems de estas reglas, en la siguiente tabla se muestran los operadores aritmticos comunes y
ejemplos de cmo usarlos.
Operador Funcin Ejemplo
NO Comprueba si hay valores opuestos. Se puede usar delante
de cualquier operador de comparacin, salvo NO ES NULO.
NO > 10 (es lo mismo que <=10).
EN Comprueba si hay valores iguales a los elementos de una
lista. El valor de comparacin debe ser una lista de valores
separados por comas que aparece entre parntesis.
EN ("Tokio","Pars","Mosc")
ENTRE Comprueba si hay un intervalo de valores. Deben haber dos
valores de comparacin (un valor alto y un valor bajo) y esos
valores deben ir separados por el separador Y.
ENTRE 100 Y 1000 (es lo mismo
que >=100 Y <=1000)
COMO Busca cadenas modelo coincidentes en los campos de tipo
Texto y Memo.
COMO "Geo*"
NO ES
NULO
Obliga a los usuarios a escribir valores en el campo. Equivale
a establecer el valor de la propiedad de campo Requerido
en S. Sin embargo, cuando se habilita la propiedad
Requerido y un usuario no especifica un valor, Access
muestra un mensaje de error poco descriptivo. En general,
el uso de las bases de datos resulta ms fcil si se utiliza NO
ES NULO y se escribe un mensaje descriptivo en la propiedad
Texto de validacin.
NO ES NULO
Y Especifica que todos los datos que se especifiquen deben ser
verdaderos o estar dentro de los lmites especificados.
>= #01/01/2007# Y
<=#06/03/2008#
Nota Se puede usar Y tambin
para combinar reglas de
validacin. Por ejemplo: NO
"Reino Unido" Y COMO "R*".
O Especifica que uno o varios datos pueden ser verdaderos. enero O febrero
< Menor que.
<= Menor o igual que.
> Mayor que.
>= Mayor o igual que.
= Igual que.
<> Distinto de.