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Guia Contable Bsica para tu

Negocio
Qu es lo que debes
saber??
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Requisitos para un Negocio Exitoso
Tener por escrito un plan de negocios (Business Plan )
Es una herramienta administrativa muy importante que
le ayudar a llevar a cabo su idea comercial y a
responder las siguientes preguntas:
De qu se trata su negocio? Qu servicios o
productos ofrecera?
Cmo financiar su empresa?
Ser un negocio redituable? Generar ganancias?

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Requisitos para un Negocio Exitoso
Tendr suficientes fondos: tener capital de
inversin, particularmente en los aos de
crecimiento. Las fuentes de financiamientos
incluyen: ahorros personales, prstamos de amigos,
familiares, bancos.
Ubicacin: considere los datos demogrficos de sus
clientes, estacionamiento, trfico y la ubicacin de
la competencia.
Mantenimiento de records comerciales:
(bookkeeping), mantenga los recibos de ventas, de
nomina, etc

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Requisitos para un Negocio Exitoso
Regulaciones: obtenga los permisos de
salud y del departmento de bomberos, y
todas las licencias obligatorias.
Seguros: obtenga seguro contra daos a
terceros y el seguro de los trabajadores
(workers compensation)
Publicidad y promocin: desarrolle un plan
de marketing e invierta en publicidad.

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Primeros Pasos para Comenzar tu
Propia Empresa
Tener experiencia en el tipo de negocio/industria o
tener conocimiento de como es la dinmica del
sector.
Saber si estas preparado para lanzarte solo
Sacar el nmero de identificacin patronal
(EIN)www.irs.gov
Decida la estructura legal: si decide ser una LLC,
registrela en Wisconsin Department of Financial
Institutions. Si decide ser una corporacion o sociedad
consulte con un abogado o contador.



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Primeros Pasos para Comenzar tu
Propia Empresa
Sacar el nmero de permiso a las ventas si se requiere
(seller permit) Wisconsin Department of Revenue
Abra una cuenta en el banco (business checking):
seleccione su banco cuidadosamente.
Licencias: para comidas, para vender alcohol, para
establecimientos de cuidados de nios, para
remodelacin de casas, etc
Seguros: sobre la propiedad, de riesgo, de mala
practica, de error y omisin, de autos, bono de
cumplimiento, para los empleados, de incapacidad, etc


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Bookkeeping System Sistema
Contable
Chequera: se tiene que tener una
chequera para el negocio separada de
la personal. Los ingresos de dinero se
deben depositar en la chequera del
comercio y todos los gastos de la
compania se seben pagar con la
chequera comercial.
Recibos de pagos: mantenga un
sumario en una planilla de los gastos
mensuales.
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Bookkeeping System Sistema Contable
Sistema contable: trate de tener un
sistema computarizado para
ingresar la informacin contable
diaria. Algunos programas
contables: Quick Books, Peachtree, CSA,
Great Plains, etc.
Establezca un sistema de caja
chica (petty cash) para pagar
gastos mnimos. Guarde la
documentacin o recibos de pagos
de todos los gastos pagados en
efectivo.
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Bookkeeping System Sistema Contable
Mantenga sus records: mantenga los records de sus
libros y documentos contables al dia y disponibles para
cualquier inspeccin por el Internal Revenue Service
(IRS).
Clasifique sus cuentas: agrupe sus cuentas en 5
grupos: ingresos, gastos, bienes activos, deudas o
pasivos y capital (inversin de los dueos a la
compaa) Para los activos, registre la fecha de
compra, costo, depreciacin, etc.

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Bookkeeping System Sistema Contable
Archive su documentacin: guarde en forma ordenada y
en un lugar seguro los cheques cancelados, facturas pagadas, los
formularios de depositos bancarios, recibos de compras y
cualquier otro tipo de documentacin contable que soporte las
entradas en los libros contables. No se aceptan estimados y
documentacion sin los originales.
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Record Keeping Por cunto tiempo retener o
guardar la informacin?

Bank Statements 6 years
Record relating to revenue 6 years
Employee expense reports 6 years
Cancelled checks 4 years
Copies of tax returns para siempre
Tax and legal notices para siempre
Financial reports para siempre
Record relating to expenses 4 years
W-2s para siempre
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Tipos de Estructuras Legales
Diferentes entidades legales disponibles.
Principales ventajas y desventajas de cada
estructura.
Principales consecuencias impositivas.
Criterios para seleccionar cada tipo de
entidades.

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Tipos de Estructuras Legales
Sole Proprietorship = Empresa Unipersonal o
Unico Dueo
Partnerships = Sociedades Limitadas
Corporation = Corporacin (S-Corporation and
C-Corporation)
Limited Liability Company (LLC) = Sociedad de
Responsabilidad Limitada


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Empresa Unipersonal o Unico Dueo/a
Sole Proprietorship
VENTAJAS
Es muy fcil, econmica y rpida de registrar
Puede usarse para comenzar y luego siempre puedes
cambiar de estructura legal
Preparacin del Formulario de Impuestos my simple
(Schedule C in 1040) Anexo C
Un solo nivel de impuestos
Puede emplear a la esposo/a y deducir 100% el
seguro mdico
Puede elegir ser una LLC
Muy fcil descontinuar el negocio

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Empresa Unipersonal o Unico Dueo/a
Sole Proprietorship
DESVENTAJAS
No escudo corporativo : desproteccin legal sin lmites
por deudas, prdidas y pasivos del negocio sino se lo
registro como LLC.
Un solo dueo/a (limitacin para conseguir ms capital)
Dueo tiene que pagar trimestralmente impuestos por
el FICA and Medicare sobre el ingreso neto ganado.
El negocio termina si el dueo queda incapacitado o
muere. No se puede vender el negocio

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Sociedad de Responsabilidad Limitada
Limited Liability Company
Escudo corporativo: Al ser una entidad legal separada de los
dueos, significa que frente a un juicio o deuda, los miembros
sern solo responsables por el capital que aporto a la compaa.
Es sencilla de armar y registrar: Artculos de Organizacin
Este tipo de negocio no paga impuestos especiales. Las
ganancias o prdidas de la compaa se reportan en los
impuestos (taxes) personales de los miembros, por lo tanto no
hay duplicacin impositiva como ocurre en la corporacin C.
Taxabilidad es transferida a los miembros (dueos/as).
Estructura legal que ms se usa: nico dueo (single member) o
una sociedad (Partnership Form 1065 or S-Corp 1120S)
Costo: alrededor de $130. Renovacin annual: $25
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Sociedades or Partnerships
Dos o ms socios.
Tener un socio puede significar ms capital para
invertir, una persona con quien compartir la toma de
decisiones, una mano ms para trabajar
El ingreso de la sociedad es taxado en el formulario de
impuestos de cada socio (Form1040) a travs del
formulario K-1
Se puede elegir ser LLC.

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Sociedades or Partnerships
DESVENTAJAS
Los dueos o socios sern responsables por las deudas o juicio
de la compaa y debern responder con sus bienes personales
(sino se registro como LLC)
Preparacin anual de los impuestos de la sociedad (Form 1065).
Otro gasto extra, es costoso.
Toma de decisiones es compartida entre los socios.
Los socios deben hacer sus pagos de impuestos estimados
trimestralmente.
Los socios no son considerados empleados de la sociedad.
Los socios se pagan un pago garantizado

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Corporaciones or Corporations
VENTAJAS
Puede ser vista como una empresa ms seria que las otras.
Escudo corporativo para los dueos: Tu patrimonio personal
estar separado del patrimonio de la empresa. Frente a un juicio,
demanda o deuda, la corporacin deber pagar con su propio
capital (excepto que sea un fraude)
Fcil transferencia de acciones .
Habilidad de conseguir dinero de inversin ms fcilmente.
Unlimited Life (vida comercial perpetua)
Uno o ms dueos.
Se utiliza cuando hay varios socios, especialmente socios
capitalistas (los que invierten dinero en la empresa pero no
necesariamente trabajan en ella.)

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Corporaciones or Corporations
DESVENTAJAS
Es ms costosa de registrar. Seguramente necesitaras contador
y abogado que te ayuden a armar toda la documentacin
necesaria
Necesitas nombrar directores quienes deben elegir las
autoridades del negocio, deben realizar reuniones de directorio
peridicamente, llevar actas.
Doble Taxation (si es una C-Corporation) : duplicacin impositiva:
a nivel de la compana y personal.
Preparacin del Impuesto de la compaa anualmente (costoso)
vencimiento Marzo 15.
Preparacin y pago de impuestos de nmina o salarial
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Cmo Decidir cual Estructura Legal es
Conveniente
Proteccin Legal
Consideraciones y Consecuencias Impositivas
Inversin/Capital
Nmero de socios/dueos

En trminos generales debes considerar:
Cmo te afectar impositivamente las diferentes estructuras legales que
puedes elegir?
Que tan fciles o difciles son los tramites iniciales? Y luego los tramites
regulares que debes cumplir?
Que tipo de proteccin frente a demandas o deudas te ofrece cada
estructura? Es el tipo de proteccin que te deja ms seguro?
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10 Cosas que Debes Hacer en Tu Negocio
1. Tome un curso de contabilidad bsica
2. Consulte y elija un contador familiar con su industria.
3. Determine que programa de contabilidad necesita
4. Al principio, registre usted mismo su contabilidad
5. Fije polticas de inventarios y controles internos
6. Reconcilie la cuenta del banco mensualmente
7. Mantenga al da su planilla de control de flujo de caja
8. Contrate una compana de payroll para el pago de salarios y
declaracin de los impuestos de nmina.
9. Prepare estados financieros mensualmente
10. Retenga los records del negocio separados de los personales.

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10 Cosas que No Debes Hacer en Tu Negocio
1. No delegue la capacidad de firmar cheques ni rdenes de compra.
2. No use el dinero retenido en impuestos a las ventas y de salarios para
otros fines.
3. No mezcle sus bienes personales con los del negocio
4. No sea optimista en la proyecciones de venta ni demasiado
conservador con el clculo de los gastos.
5. No confie en un acuerdo oral para ningn tipo de operacin comercial.
6. No pague una factura de compra si no concuerda con la orden de
compra.
7. No delegue su relacin con sus proveedores.
8. No deje para ltimo momento la bsqueda de prstamos or crditos.
9. No espere en buscar consejo a ltima hora de su contador y abogado
ante una situacin financiera importante y delicada e
10. No se deje llevar por lo que dicen los dems.

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ESTADOS FINANCIEROS
BALANCE GENERAL: ME INDICA CUANTO VALE EL
NEGOCIO EN UN DETERMINADO MOMENTO.

ESTADOS DE RESULTADOS: ESTADO DE GANANCIAS Y
PERDIDAS: ME INDICA SI EL NEGOCIO ES RENTABLE O NO.

FLUJO DE CAJA: PREDICEN LAS PROYECIONES DE CAJA O
EFECTIVO EN EL FUTURO.


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EL BALANCE GENERAL
BALANCE SHEET
ACTIVOS (assets): son todos los bienes que el
negocio posee o que le deben.

PASIVOS (liabilities): son las obligaciones a pagar o
deudas del negocio.

PATRIMONIO NETO (Owner equity, Capital): el
capital aportado a la empresa y las ganancias
retenidas.

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ESTADO DE RESULTADOS
ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS
Muestra la actividad financiera sobre un perodo de
tiempo, mensual, trimestral, anual.
Registro de los ingresos (dinero generado por las
ventas de productos y/o servicios)
Registro de los gastos: son los costos de los recursos
usados en el proceso para generar u obtener los
ingresos: seguros, publicidad, renta, impuestos,
salarios, costo de la mercaderia, etc.
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Referencias:
Internal Revenue Service: www.irs.gov
Wisconsin Department of Financial Institutions:
www.wdfi.org
Wisconsin Department of Revenue:
www.revenue.wi.gov
Small Business Administration:
www.sba.gov/smallbusinessplanner
Libro: Tu Propia Empresa by Alexandra Arata
www.hispanic-resources.com