BREVE GUIA PARA LA ELABORACION DE PROCESOS

UNIDAD DE RECTORADO Y APOYO A GERENCIA

Definicin de Proceso: Conjuno de !ci"id!des #uu!#ene re$!cion!d!s o %ue iner!c&!n'
$!s cu!$es r!nsfor#!n e$e#enos de enr!d! en resu$!dos(
P!r! c!d! )roceso *!+ %ue re!$i,!r $os si-uienes )!sos
.( /u0 !ci"id!des *!+ %ue re!$i,!r + en %u0 secuenci! )!r! su#inisr!r o )res!r $os )roducos
+ ser"icios !cord!dos 1#isin2( 1re!$i,!do +! 2
3( /ui0n de4e re!$i,!r c!d! un! de $!s !ci"id!des(
5( C#o *!+ %ue re!$i,!r c!d! !ci"id!d(
6( C#o #edir $! efic!ci! + eficienci! de c!d! )roceso(
L! fin!$id!d de nuesros )rocesos es s
u#inisr!r o )res!r $os )roducos + ser"icios %ue nos *!n enco#end!do de #!ner! efic!, +
eficiene + con $! 7c!$id!d8 co#)ro#eid!(
9C#o idenific!r $os )rocesos:
A$-unos de $os )!r;#eros ser<!n $os si-uienes:
= Inf$uenci! en $! s!isf!ccin de$ 7c$iene8(
= Los efecos en $! c!$id!d de$ ser"icio(
= Inf$uenci! en $os f!cores c$!"e de$ 0>io(
= Inf$uenci! en $! #isin + esr!e-i!(
= Cu#)$i#ieno de $os re%uisios $e-!$es + re-$!#en!rios(
= Los ries-os econ#icos + de ins!isf!ccin(
= Ui$i,!cin inensi"! de recursos(
Un! "e, idenific!dos de4e#os re)resen!r -r;fic!#ene $os )rocesos + $! secuenci! e
iner!ccin enre $os #is#os' en e$ #!)! de )rocesos
En e$ #!)! de )rocesos de4e#os inc$uir:
= Procesos de )$!nific!cin co#o !%ue$$os )rocesos %ue es;n "incu$!dos !$ ;#4io de $!s
res)ons!4i$id!des de $! direccin(
= Procesos de -esin de recursos co#o !%ue$$os )rocesos %ue )er#ien deer#in!r'
)ro)orcion!r + #!nener $os recursos neces!rios 1recursos *u#!nos' infr!esrucur! +
!#4iene de r!4!jo2(
= Procesos de re!$i,!cin de$ )roduco?ser"icio co#o !%ue$$os )rocesos %ue )er#ien $$e"!r !
c!4o $! )roduccin +?o $! )res!cin de$ ser"icio(
= Procesos de #edicin' !n;$isis + #ejor! co#o !%ue$$os )rocesos %ue )er#ien *!cer e$
se-ui#ieno de $os )rocesos' #edir$os' !n!$i,!r$os + es!4$ecer !cciones de #ejor!
Nosoros cenr!re#os $! !ci"id!d en e$ )uno ercero )ueso %ue re!$i,!#os un ser"icio )ero
no nos enc!r-!#os de $! )$!nific!cin
Los )rocesos son de res i)os
.( Procesos esr!0-icos co#o !%ue$$os )rocesos %ue es;n "incu$!dos !$ ;#4io de $!s
res)ons!4i$id!des de $! direccin +' )rinci)!$#ene' !$ $!r-o )$!,o( Se refieren
fund!#en!$#ene ! )rocesos de )$!nific!cin + oros %ue se consideren $i-!dos ! f!cores
c$!"e o esr!0-icos(
3( Procesos o)er!i"os co#o !%ue$$os )rocesos $i-!dos direc!#ene con $! re!$i,!cin de$
)roduco +?o $! )res!cin de$ ser"icio( Son $os )rocesos de 7$<ne!8(
5( Procesos de !)o+o co#o !%ue$$os )rocesos %ue d!n so)ore ! $os )rocesos o)er!i"os( Se
sue$en referir ! )rocesos re$!cion!dos con recursos + #ediciones(
Incidire#os en e$ )uno 3@(
Smbolos en los diagramas de procesos
S!s
Nuesr! !re! ser; re!$i,!r $!s fic*!s de $os )rocesos #!s i#)or!nes #edi!ne $! si#4o$o-<!(
L! fic*! de )rocesos se )uede consider!r co#o un so)ore de infor#!cin %ue reco-e od!s
!%ue$$!s c!r!cer<sic!s re$e"!nes )!r! e$ conro$ de $!s !ci"id!des definid!s en e$ di!-r!#!'
!s< co#o )!r! $! -esin de$ )roceso( P!r! e$$o ene#os unos for#!os nor#!$i,!dos %ue nos
*!n )ro)orcion!do(
Informacin a incluir en la Ficha de Proceso
Aisin u o4jeo: Es e$ )ro)sio de$ )roceso( B!+ %ue )re-un!rse 9cu;$ es $! r!,n de ser de$
)roceso: 9)!r! %u0 e>ise e$ )roceso:( L! #isin u o4jeo de4e ins)ir!r $os indic!dores + $!
i)o$o-<! de resu$!dos %ue ineres! conocer(
Decisin
Decisin
Inicio o fin de un
)roceso
Inicio o fin de un
)roceso
Aci"id!d
Aci"id!d
Se sue$e ui$i,!r ese s<#4o$o )!r! re)resen!r e$ ori-en de un! enr!d!
o e$ desino de un! s!$id!( Se e#)$e! )!r! e>)res!r e$ co#ien,o o e$ fin
de un conjuno de !ci"id!des(
Denro de$ di!-r!#! de )roceso' se e#)$e! )!r! re)resen!r un!
!ci"id!d' si 4ien !#4i0n )uede $$e-!r ! re)resen!r un conjuno de
!ci"id!des(
Re)resen! un! decisin( L!s s!$id!s sue$en ener !$ #enos dos f$ec*!s
1o)ciones2
Re)resen!n e$ f$ujo de )roducos' infor#!cin' ((( + $! secuenci! en %ue
se ejecu!n $!s !ci"id!des(
Docu#eno
Docu#eno
Re)resen!n un docu#eno( Se sue$e ui$i,!r )!r! indic!r e>)res!#ene
$! e>isenci! de un docu#eno re$e"!ne(
B!se de d!os
B!se de d!os
Re)resen!n ! un! 4!se de d!os + se sue$e ui$i,!r )!r! indic!r $!
inroduccin o re-isro de d!os en un! 4!se de d!os 1*!4iu!$#ene
infor#;ic!2
Pro)ie!rio de$ )roceso: Es $! funcin ! $! %ue se $e !si-n! $! res)ons!4i$id!d de$ )roceso +' en
concreo' de %ue 0se o4en-! $os resu$!dos es)er!dos 1o4jei"os2( Es neces!rio %ue en-!
c!)!cid!d de !cu!cin + de4e $ider!r e$ )roceso )!r! i#)$ic!r + #o"i$i,!r ! $os !cores %ue
iner"ienen(
L<#ies de$ )roceso: Los $<#ies de$ )roceso es;n #!rc!dos )or $!s enr!d!s + $!s s!$id!s' !s<
co#o )or $os )ro"eedores 1%uienes d!n $!s enr!d!s2 + $os c$ienes 1%uienes reci4en $!s
s!$id!s2( Eso )er#ie refor,!r $!s inerre$!ciones con e$ reso de )rocesos' + es neces!rio
!se-ur!rse de $! co*erenci! con $o definido en e$ di!-r!#! de )roceso + en e$ )ro)io #!)! de
)rocesos( L! e>*!usi"id!d en $! definicin de $!s enr!d!s + s!$id!s de)ender; de $!
i#)or!nci! de conocer $os re%uisios )!r! su cu#)$i#ieno(
A$c!nce de$ )roceso: Aun%ue de4er<! es!r definido )or e$ )ro)io di!-r!#! de )roceso' e$
!$c!nce )reende es!4$ecer $! )ri#er! !ci"id!d 1inicio2 + $! &$i#! !ci"id!d 1fin2 de$ )roceso'
)!r! ener nocin de $! e>ensin de $!s !ci"id!des en $! )ro)i! fic*!(
Indic!dores de$ )roceso: Son $os indic!dores %ue )er#ien *!cer un! #edicin + se-ui#ieno
de c#o e$ )roceso se orien! *!ci! e$ cu#)$i#ieno de su #isin u o4jeo( Esos indic!dores
"!n ! )er#iir conocer $! e"o$ucin + $!s endenci!s de$ )roceso' !s< co#o )$!nific!r $os "!$ores
dese!dos )!r! $os #is#os(
V!ri!4$es de conro$: Se refieren ! !%ue$$os )!r;#eros so4re $os %ue se iene c!)!cid!d de
!cu!cin denro de$ ;#4io de$ )roceso 1es decir' %ue e$ )ro)ie!rio o $os !cores de$ )roceso
)ueden #odific!r2 + %ue )ueden !$er!r e$ funcion!#ieno o co#)or!#ieno de$ )roceso' + )or
!no de $os indic!dores es!4$ecidos( Per#ien conocer ! )riori dnde se )uede 7oc!r8 en e$
)roceso )!r! conro$!r$o(
Ins)ecciones: Se refieren ! $!s ins)ecciones sise#;ic!s %ue se *!cen en e$ ;#4io de$
)roceso con fines de conro$ de$ #is#o( Pueden ser ins)ecciones fin!$es o ins)ecciones en e$
)ro)io )roceso(
Docu#enos +?o re-isros: Se )ueden referenci!r en $! fic*! de )roceso !%ue$$os docu#enos o
re-isros "incu$!dos !$ )roceso( En concreo' $os re-isros )er#ien e"idenci!r $! confor#id!d
de$ )roceso + de $os )roducos con $os re%uisios(
Recursos: Se )ueden !#4i0n ref$ej!r en $! fic*! 1!un%ue $! or-!ni,!cin )uede o)!r en
descri4ir$o en oro so)ore2 $os recursos *u#!nos' $! infr!esrucur! + e$ !#4iene de r!4!jo
neces!rio )!r! ejecu!r e$ )roceso(