Lecciones aprendidas de los proyectos de ingeniera

civil aplicadas a los proyectos de tecnologa

Juan Carlos Crdenas, PMP
Cardenas_juan@advantiscg.com
Agenda
I. Cules son las caractersticas de los proyectos de construccin?
II. Caso: recuperacin de un proyecto de obras civiles
III. Reflexiones finales acerca de los proyectos de construccin y los proyectos
de TI
I. CARACTERSTICAS DE LOS
PROYECTOS DE CONSTRUCCIN
Los proyectos de construccin tienen caractersticas
particulares
La construccin es un oficio que acumula experiencias de miles de aos
Sus productos son tangibles
Facilita su medicin y control
El lenguaje de comunicacin con el cliente es un comn e.g., todo el mundo
sabe qu es un edificio, una casa y sus principales componentes
Las fases del proyecto y sus entregables estn claramente definidas
Los roles dentro del proyecto estn claramente definidos
Son altamente demandantes en materiales, herramientas y mano de obra
El negocio de la construccin funciona bajo un modelo altamente tercerizado la
administracin de contratos es crtica
Los proyectos en general estn sujetos a gran cantidad de riesgos factores
climticos, tcnicos, ambientales, jurdicos
Tienen una alta tasa de retrasos y sobre costos
Las fases del proyecto y sus entregables estn claramente
definidas
Demanda del
mercado o
necesidades
percibidas
Conceptualiz
acin y
anlisis de
factibilidad
Diseo e
ingeniera
Compras y
construc-
cin
Entrega
Operacin y
manteni-
miento
Disposicin
final de la
obra
Definicin del
proyecto
objetivos y
alcance
Plan
conceptual y
diseo
preliminar
Plan de
construccin y
especificacion
es
Obra
construida
Acta de
entrega y
aceptacin de
la obra
Cumplimiento
del ciclo de
vida de la
obra
Ciclo de vida de un proyecto de construccin
Las fases de conceptualizacin y estudios de factibilidad
son fundamentales para influenciar los costos y utilidades
del proyecto
Tomado de Fundamental Concepts for Owners, Engineers, Architects and Builders , by Chris Hendrickson, Carnegie
Mellon University
Los roles dentro del proyecto estn claramente definidos y
llegan a tener una alta especializacin
Arquitecto
Ingeniero residente
Ingeniero hidrulico
Ingeniero de suelos
Ingeniero elctrico
Ingeniero estructural
Ingeniero mecnico
Albail
Plomero
Electricista
Pintor
Soldador
Carpintero
Son altamente demandantes en materiales, uso de
herramientas y mano de obra el control de la obra se
reduce a controlar estos insumos
Anlisis de Precios Unitarios como
herramienta de presupuestaran
Mtodo de estimacin de tiempos y
costos
Listas de tems categorizados
Cada tem es medible fcilmente
e.g., M2 de pared, M2 de pavimento
flexible
Incluyen costos directos, indirectos,
depreciacin y utilidad
Se calcula el uso de c/insumo por
tem
Hay bases de datos comerciales de
APUs
Beneficios de los APUs
Los APUs estandarizan los costos de
construccin de cualquier obra
Simplifican el costeo y la estimacin de
tiempos
Permiten hacer comparables
cotizaciones entre diferentes
proveedores
En TI adolecemos de ese tipo de herramientas !!
Hay diferentes tipos de proyectos sus caractersticas
tambin son diferentes
E.g., vivienda, comercial o institucional
Proyectos sujetos al mercado y a la normatividad urbana
El manejo de portafolios de proyectos es crtico
E.g., Plantas, refineras, molinos, siderrgicas
Proyectos sujetos a requerimientos especializados de los clientes y a
normas de medio ambiente
El timing es crtico para responder a los requerimientos del negocio
e.g., la demanda de un producto industrial puede tener una corta vida
E.g., carreteras, puentes, tneles, presas
Proyectos sujetos a contratacin gubernamental y normatividad de medio
ambiente
Demanda de herramientas especializadas y tecnologas de punta
Edificios
Industrial
Pesada e
infraestructura
Por qu hay problemas en los proyectos de construccin?
La impresin general es que los proyectos de construccin pocas veces se cancelan o
abortan
Sin embargo, estos proyectos sufren frecuentemente de sobre costos y retrasos
Algunas causas observadas
Los proyectos de construccin en general no cuentan con un rol de gerente de
proyecto, como lo conocemos
Hay in ingeniero residente y en algunos casos un director de obra
No cuentan con conocimientos de administracin de proyectos se enfocan
en la parte tcnica de la obra
Son proyectos sujetos a riesgos altos y su administracin es en general pobre
El proceso de contratacin y administracin de contratos es complejo y con
frecuencia es deficiente
La gestin de riesgos en los proyectos de construccin son
un factor clave de xito
Los proyectos de construccin
generalmente involucran mltiples
participantes (terceros)
Los riesgos generalmente involucran a
mltiples participantes
Cada participante al tratar de minimizar
sus riesgos, puede entrar en conflicto con
otros dificultad para delimitar
responsabilidades

(1) E. D'Appolonia, "Coping with Uncertainty in Geotechnical Engineering and Construction,"

Ejemplo categoras de riesgo en
proyectos de construccin
(1)
Factores socioeconmicos
Proteccin del medio ambiente
Regulaciones de seguridad
Inestabilidad econmica
Fluctuaciones en la tasa de cambio
Relaciones organizacionales
Relaciones contractuales
Actitud de los participantes
Comunicacin
Problemas tecnolgicos
Supuestos de diseo
Condiciones del sitio
Procedimientos de construccin
Salud ocupacional
II. CASO: RECUPERACIN DE UN
PROYECTO DE OBRAS CIVILES
Caractersticas del proyecto
Situacin encontrada
Retomando el control del proyecto
El proyecto era te tamao grande con un esquema de
contratacin riesgoso
Una empresa de obras civiles se gan un contrato para la construccin de un
alcantarillado de aguas lluvias
El objeto del contrato era construir una red de alcantarillado de 11.8 KM
El valor del contrato era de USD 15 MM
El plazo del contrato tena un plazo de 15 meses ya haban transcurrido 11 meses
El contrato tena definidas las cantidades de obra y los precios unitarios
Los diseos no estaban completos
No se consideraron riesgos del proyecto
Los precios unitarios estaban desactualizados y eran inconsistentes -- e.g., el
precio de excavar un metro de zanja era muy bajo, mientras el precio de
pavimentacin de un m2 era muy alto
que utilizaba una tecnologa nueva de construccin de
acueductos (tenchless)
Se estaba utilizando una tecnologa nueva para la instalacin de tubera trenchless
Esta tecnologa no requera la excavacin de zanjas abierta, por lo cual se reduce
el impacto sobre el entorno
Requera maquinaria especializada y costosa que no exista en el pas
Se requiri capacitacin en el exterior para poder emprender el proyecto
Un porcentaje pequeo de tramos de construccin se haran con la tcnica tradicional
zanja abierta
La tecnologa trenchless era muy reciente y no se haba
probado en el pas no haba experiencia aplicando esta
tecnologa en entornos como el colombiano
Mquina tuneladora
Pozo de entrada
Pozo de recepcin
Gua
Tramo
La tecnologa trenchless era muy reciente y no se haba
probado en el pas no haba experiencia aplicando esta
tecnologa en entornos como el colombiano (Cont.)
Tnel excavado
Pozo de entrada
Pozo de recepcin
Tubera instalada
Tramo
El proyecto implicaba hincar una serie de tramos de tubera
divididos en ramales cada pozo tiene un conjunto de
sumideros y conexiones con stos
Ramal 1
Ramal 2
Ramal 3
El proceso implica el
traslado de las
mquinas de pozo en
pozo
En algunos casos se
pueden hincar varios
pozos consecutivos
La programacin de
hincado es
fundamental
El hincado de tubera es un proceso delicado y lento
La velocidad de hincado es baja
Cualquier error en la operacin puede causar daos a la maquinaria
La posibilidad de hincar tramos consecutivos sin necesidad de trasladar la mquina
est limitada
Existen distancias mximas de hincado tramos no mayores a 200 Mts.
El traslado de la maquinaria es delicado y difcil
Se requiere al meno un da para trasladar la mquina de un pozo a otro
Cada mquina pesa entre 5 a 10 toneladas
Riesgo de accidentes

II. CASO: RECUPERACIN DE UN

PROYECTO DE OBRAS CIVILES
Caractersticas del proyecto
Situacin encontrada
Retomando el control del proyecto
El proyecto enfrent dificultades desde su inicio
Los primeros meses del proyecto se dedicaron a adquirir la mquinas y capacitar al
personal en su utilizacin
Se presentaron dificultades en la importacin de las mquinas hubo retrasos
importantes
Tuvieron que disear mquinas para poder hacer los traslados
Las mquinas se adquirieron a dos fabricantes diferentes
La tuneladora de 16 y 36 se adquirieron a un fabricante estadounidense
La tuneladora de 24 se adquiri a un fabricante alemn esta mquina tena
mejor rendimiento que las estadounidenses
El plazo del proyecto no se determin teniendo en cuenta aspectos tcnicos
En el momento de la contratacin no eran claras las condiciones tcnicas de las
tecnologas a utilizar
El rendimiento terico de las mquinas dado por los fabricantes era de 200 Mts.
por mes, sin embargo el rendimiento real era de aprox. 150 Mts. por mes
durante la ejecucin el principal problema radicaba en
las filtraciones de aguas negras a los pozos
El alcantarillado de aguas negras esta de gres y tena ms de 70
aos
Presentaba filtraciones que elevaban de manera muy
significativa el nivel fretico del suelo aledao
Los pozos de entrada y recepcin se inundaban la probabilidad
de inundacin era de ms del 80%
Estas inundaciones generaban retrasos y dificultades en el
hincado de las tuberas
Era necesario realizar drenajes
Derrumbes en los pozos
Malos olores
Problemas
filtraciones
de aguas
negras
pero tambin presentaba serios problemas de gestin
del proyecto
El ingeniero residente era el encargado de la gestin del proyecto
Tena buenos conocimientos tcnicos y experiencia en obras de tamao semejante
Sus habilidades y conocimientos en gerencia de proyectos eran precarias su
gestin era basada en su experiencia
Exista un cronograma general de hitos del proyecto
No haba un cronograma detallado del proyecto
Se haca planeacin mensual del trabajo del proyecto
Aunque el proyecto enfrentaba riesgos importantes, no haba una gestin alrededor de
ese tema
Se estaba planeando solicitar una prrroga de 6 meses, sin embargo no haba un
clculo serio del tiempo requerido
Se llevaba un control de las compras versus el presupuesto del proyecto, sin embargo
no era claro cunto ms haba que comprar para completar el proyecto
El registro de los costos se haca con el software Construcontrol
Sin embargo, no todos los costos estaban registrados all
pero tambin presentaba serios problemas de gestin
del proyecto (Cont.)
Se conformaron tres frentes de trabajo uno por mquina tuneladora (16, 24, 26)
Se estaba trabajando a dos turnos y se planeaba adicionar un tercer turno sin
embargo, haba inconvenientes con la comunidad por el ruido
Haba problemas de coordinacin de los equipos de trabajo
Las cuadrillas de perforacin de pozos excavaban pozos a un ritmo mayor al
necesario e.g., los pozos quedaban abiertos durante semanas aumentando la
probabilidad de derrumbe y generando molestias a la comunidad
El trmite de los permisos para cerrar las calles era demorado haba momento
en los cuales se deba cambiar el plan de trabajo por falta de permisos
El nmero de sumideros instalados era incierto
La recuperacin del espacio pblico estaba retrasada las calles permanecan
cerradas un mayor tiempo del previsto
Como resultado el proyecto tena un retraso evidente y no
era claro cundo concluira haba riesgo inminente de
cancelacin del contrato
Presupuestado Ejecutado a la fecha
Tiempo 15 meses 10 meses
Tubera instalada 11.8 KM 2.8 KM
Costos del proyecto USD 15 MM USD 5.3 MM
II. CASO: RECUPERACIN DE UN
PROYECTO DE OBRAS CIVILES
Caractersticas del proyecto
Situacin encontrada
Retomando el control del proyecto
Estrategia para la toma de control
Determinar el
estado actual
del proyecto
Determinar la
viabilidad del
proyecto
Generar un
plan de
trabajo real
Implantar
mecanismos
de control del
proyecto
Gestionar
cambios
necesarios al
contrato
Implementar
mecanismos de
seguimiento y
control del proyecto
Implementar un
proceso de gestin
de riesgos
Afinar el proceso
de contratacin
Solicitar plazos
adicionales
Gestionar controles
de cambio al
alcance
Afinar presupuesto
del proyecto
Construir un
cronograma
completo del
proyecto
Proyectar el costo
final del proyecto y
su fecha de
terminacin
Evaluar alternativas
de solucin
Determinar el costo
actual
Determinar el
avance real de la
obra
1 2 3 4 5
Para determinar el estado actual, se revisaron las bitcoras
de las mquinas y se realiz una inspeccin de la obra
Dieron informacin acerca de los tramos hincados
As mismo, arrojaron informacin acerca del rendimiento de las
mquinas, tiempos muertos y tiempos de desplazamiento de las
mquinas
Finalmente, evidenciaron problemas de coordinacin de los
equipos de trabajo
La inspeccin arroj informacin del avance en los frentes de
trabajo diferentes al hincado de tubera
Construccin de pozos
Tubera a zanja abierta
Instalacin de sumideros
Recuperacin del espacio pblico
Bitcoras de
mquinas
Inspecciones
1
Iniciamos con la generacin del plan de trabajo preliminar
del proyecto con base en el desempeo histrico
Clculo velocidad promedio de hincado de tubera (36, 24 y 16) teniendo en
cuenta tiempos de mantenimiento e imprevistos
Determinacin de tiempo promedio de traslado de equipos (36, 24 y 16)
Clculo tiempo promedio de la perforacin de los pozos incluyendo retrasos
por inundacin de aguas negras y hallazgos de redes de servicios pblicos no
previstas
Clculo tiempos de recuperacin del espacio pblico sumideros,
pavimentacin, andenes
Clculo de tiempos promedio de instalacin de tubera a zanja abierta
Cuantificar el trabajo restante por realizar y definir los paquetes de trabajo
(tramos de tubera por hincar)
Identificar de todas las actividades necesarias para completar c/paquete -
-traslado de equipos, perforacin de pozos, hincado, recuperacin
Calcular tiempo y recursos necesarios RRHH, materiales, equipos
28
Generacin
de
WBS
Modelo de
clculo
duracin de
actividades
2
El cronograma de trabajo inicial se extendera 17 meses
ms la ruta crtica est dada por el hincado de tubera de
36 pulgadas
29
Actividades
2008 2009
4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8
Hincado de
tubera 16
Hincado de
tubera 24
Hincado de
tubera 36
Instalacin
tubera a zanja
abierta
Pozos,
conexiones,
sumideros,
recuperacin de
espacio pblico
Ruta crtica
2
Se determin el costo estimado para completar el proyecto
(ETC) y el costo final (EAC)
30
Tipo de costo Rubro Valor
Administracin del Proyecto
+ Recursos Humanos $ 839 MM
+ Alquileres $ 280.5 MM
+ Servicios Generales $ 238 MM
+ Depreciacin Maquinaria y Equipo $ 3,105.5 MM
Ejecucin de obra
+ Transporte equipos $85 MM
+ Materiales $10,200 MM
+ Mano de obra $2,500 MM
Total por ejecutar
$ 17,248,5 MM
Total ejecutado hasta la fecha
$ 10,500.0 MM
Presupuesto total
$ 27,748.5 MM
Costos del proyecto
2
Adicionalmente se determin la cantidad de materiales
requeridas para completar el proyecto
31
Tipo de costo Cantidad Unidad
Tubera de 12 765 ML
Tubera de 14 2,566 ML
Tubera de 16 1,670 ML
Tubera de 24 2.023 ML
Tubera de 36 1.993 ML
Tubera de 48 94 ML
Sumideros 880 Unidad
Pavimento Flexible 32,546 M2
Pavimento Rgido 679 M2
Cantidades de obra por ejecutar
2
Estructura inicial del Work Breakdown Structure (WBS)
32
Proyecto
Contrato 2 Contrato 1
Ramal 1 Ramal 2
Perforacin
pozo
entrada
Perforacin
pozo Salida
Hincado de
tubera
Recuperaci
n de espacio
pblico
Traslado
maquinaria

Administra-
cin
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3 (Paquetes de trabajo)
Nivel 4
(Actividades)
Tramo 1
Instalacin
sumideros
3
Con base en el WBS, se gener el cronograma inicial del
proyecto con todo el trabajo faltante
3
El cronograma se desarroll con algunos supuestos
La velocidad de hincado de las mquinas ser igual la velocidad promedio que han
tenido en el proyecto incluyendo los problemas que se han presentado
Tuneladora de 16: 0.54 ML/hora
Tuneladora de 24: 0.39 ML/hora
Tuneladora de 36: 0.29 ML/hora
Los tiempos de perforacin de pozos ya tienen en cuenta las demoras por inundacin
de aguas negras e interferencias de otras redes
Los sumideros sern prefabricados en su totalidad
Teniendo en cuenta el nivel de informacin y de riesgos, se deber estimar una
contingencia en tiempos de entre 10% y 15% y en costos ente 5% y 10%
Durante todo el tiempo que resta del proyecto
Debe construirse 8 sumideros, cada 3 das
Debe construirse simultneamente en promedio al menos 2 pozos
Debe pavimentarse simultneamente en promedio mnimo 4 pozos
34
3
No era factible hacer compresin del cronograma para
cumplir con los plazos
La ruta crtica estaba definida por la mquina de hincado de 36
No era factible conseguir una mquina adicional no haba en el pas y los costos de
comprar una adicional haran inviable el proyecto
La nica alternativa viable era solicitar una prrroga del contrato
4
En una primera instancia, se deben mejorar los procesos
ms crticos Marco metodolgico del PMI
(1) PMBOK -- Project Management Body of Knowledge
(2) PMI Project Management Institute 36
Primera Fase Fases subsiguientes
5
El objetivo era contar con un plan base del proyecto y un
esquema de seguimiento integral
37
Alcance Tiempo Costos Riesgos
Planeacin
+ Generacin del
Work
Breakdown
Structure (WBS)
+ Definicin del
cronograma del
proyecto
tiempos y
recursos
+ Definicin de
hitos
+ Estimacin de
contingencia
+ Detalle del
presupuesto
materiales,
recursos
humanos, gastos
e imprevistos
+ Estimacin de
contingencia
+ Identificacin de
riesgos
+ Calificacin y
valoracin de
riesgos
+ Definicin de
planes de
prevencin y
mitigacin
Control
+ Revisin y
aprobacin de
cambios
+ Clculo de
indicadores de
valor ganado
tiempo
+ Clculo de
indicadores de
valor ganado
costos
+ Monitoreo de
riegos
+ Ejecucin de
planes
(prevencin/miti
gacin)
+ Mecanismos de seguimiento del proyecto
G
r
u
p
o
s

d
e

P
r
o
c
e
s
o
reas de Conocimiento
Plan
de
proyecto
Informe
de
Avance
Acciones
correctivas
Controles de
cambio
5
Se identificaron doce riesgos en el proyecto para los cuales
se definieron planes de mitigacin
38
ENUNCIADO DEL RIESGO
PROBABI
LIDAD
IMPAC
TO
EXPOSI
CIN PLAN DE PREVENCIN/MITIGACIN
El terreno es una arcilla blanda y con un nivel fretico
muy alto, por lo tanto se pueden presentar derrumbes al
interior de los pozos. Esto traera traumatismo a las obras
y generara retrasos y mayores costos. 70.0% Medio 1.4
+Definir un procedimiento tcnico para prevenir
esta situacin o mitigarla cuando esto ocurra
Las tuneladoras son maquinas grandes y pesadas,
por lo tanto en sus traslados pueden presentarse
accidentes graves que daen la maquinaria. Esto
traera retrasos en las operaciones de hincado de
tubera. 15.0% Alto 0.5
+Capacitacin del equipo de trabajo
+Revisin de el proceso de traslado para
identificar mejoras que disminuyan el
riesgo de accidente.
+Disear un plan de revisin peridica de los
equipos
Los equipos como bombas de agua y plantas
elctricas son propensas a presentar daos, por
lo tanto se pueden presentar retrasos en las obras.
Esto traera mayor tiempo y costo del proyecto. 15.0% Medio 0.3
+Disear un plan de mantenimiento y
revisin peridica de los equipos
+Contar con equipo de respaldo
Hay una gran cantidad de subcontratistas pequeos
(los volmenes subcontratados a cada uno de ellos
son bajos) por lo tanto sus costos unitarios pueden
ser altos y habra una alta carga administrativa y de
control. Esto traera alto costo para su administracin
y dificulta el control y mayor costo del proyecto. 20.0% Bajo 0.2
+Buscar subcontratistas con mayor
capacidad de ejecucin a los cuales se les
pueda contratar un mayor volumen de
trabajo
5
III. REFLEXIONES
Los proyectos de construccin y de TI tienen algunas
diferencias
Caractersticas proyectos de TI
En general el insumo ms
importante es trabajo humano e.g.
desarrollo de software,
implementacin de software
En general son proyectos de alto
riesgo
Recursos humanos con niveles
educativos altos y medios
El impacto en general se
circunscribe a la empresa
El control del proyecto se realiza
controlando los tiempos
Caractersticas proyectos de
construccin
El insumo ms importante son los lotes
y/o los materiales para la construccin
Recursos humanos principalmente con
niveles educativos bajos
En general son proyectos de alto
riesgo
Por su naturaleza pueden impactar a
grandes comunidades
El control del proyecto se realiza
controlando los materiales
La administracin de portafolios de
proyectos es importante
especialmente en los proyectos
inmobiliarios
Por qu se percibe que hay una mayor tasa de xito
(1)
en
los proyectos de construccin que en los de TI?
Para los constructores, son muy claras las etapas y los roles de cada persona en el
proyecto
Han aceptado que los proyectos tienen riesgos y que por ende no es posible hacer
planes con un nivel de precisin alto, especialmente en las etapas tempranas del
proyecto
Saben que los presupuestos, plazos y recursos pueden cambiar a medida que se
analizan ms en detalle los planes
Sus planes los realizan teniendo en cuenta estas incertidumbres
Los esquemas de contratacin se basan en cantidades de obra y en algunos casos
reconocen econmicamente los riesgos
Los contratos se negocian por cantidades de obra, lo cual es un mecanismo
expedito para manejar los cambios en el alcance y algunos riesgos
Se reconoce abiertamente la existencia de riesgos y quin es el responsable de
pagar por ellos
En TI no hemos podido convencer a los contratantes de adoptar una figura similar
Hay mtodos ms precisos y prcticos para presupuestar los proyectos
(1) Entendiendo por xito que el proyecto se realice
Qu podramos aplicar en nuestros proyectos de TI?
Definir ms claramente los roles de nuestra profesin
ACIS en asocio con Fedesoft y PWC han realizado un estudio de salarios de
profesionales de TI
Mejorar los esquemas de contratacin
Contratar por fases e.g., requerimientos, diseo, construccin, implantacin
Buscar esquemas de contratacin que reconozcan el riesgo como un elemento
inherente en los proyectos de TI e.g., contratos de riesgo compartido
Esto implica administrar adecuadamente los riesgos
Continuar en la bsqueda de mtodos de estimacin de tiempos y costos ms
confiables
Los mtodos deben reconocer que entre ms temprano se est en el proyecto,
menos informacin hay para estimar y mayor margen de error hay
Utilizar y afinar mtodos estndares de estimacin e.g., para el caso de
desarrollo de software utilizar puntos funcionales
I. PREGUNTAS?