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METODOLOGA DE LA GESTIN
DOCUMENTAL

Glosario de la Materia
Con la finalidad de exponer de manera prctica los principales trminos que
empelaremos en la cursada de la materia, a continuacin detallaremos una serie de
conceptos que emplearemos en las unidades que la componen.

ACCESO A LOS DOCUMENTOS: Posibilidad y condiciones de utilizacin de los
documentos de archivo, previsto en los actos normativos.

ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos que se custodian en una
institucin.

ARCHIVISTA: Profesional especializado en administracin de archivos. En algunas
latitudes como en el Per, se denomina Archivero.

ARCHIVO CENTRAL: Archivo que pertenece a los rganos de gobierno,
organismos de la administracin central que guarda los documentos transferidos por
los archivos de gestin de su organizacin, una vez finalizado su trmite y cuando su
consulta no es constante. Son fuente de completamiento de los archivos histricos.

ARCHIVO DE GESTIN: Archivo de la oficina productora de los documentos en
los que se rene la documentacin en trmite o sometida a continua utilizacin y
consulta administrativa por las mismas oficinas. Con carcter general y salvo
excepciones no podrn custodiar documentos que superen los cinco aos de
antigedad.
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ARCHIVO HISTRICO: Archivo que conserva los documentos de valor
permanente.

ARCHIVO PERIFERICO: Se constituye cuando la complejidad de funciones, nivel
de especializacin o ubicacin fsica de las unidades orgnicas as lo requieran. Es
responsable del mantenimiento y uso de la documentacin proveniente de los
archivos de gestin as como de la transferencia de la misma al Archivo Central.

ARCHIVOS PBLICOS: Los pertenecientes a las Entidades del Estado, cualquiera
fuere su naturaleza, rgimen legal y dependencia, sean regionales o locales, y
archivos notariales.

CATLOGO: Instrumento de bsqueda que describe con mayor profundidad todos y
cada uno de los documentos seleccionados, de uno o varios fondos, tomando en
cuenta un criterio determinado. Los catlogos pueden ser onomsticos, geogrficos,
cronolgicos.

CENSO GUA DE ARCHIVO: Documento de control y difusin, actualmente
automatizado que recoge datos sobre la historia del archivo, los fondos, la cantidad,
estado y condiciones de almacenamiento de los expedientes, composicin del aparato
de bsqueda informativa, los servicios que se prestan as como el personal del
archivo, y sobre su accesibilidad, entre otros.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Etapas por las que sucesivamente pasan
los documentos desde que se producen en el archivo de oficina hasta su disposicin
final.

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CONSERVACIN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas tomadas para
garantizar el buen estado de los documentos. La conservacin puede ser preventiva o
curativa, etc.

CONFIDENCIAL: Documentos que no pueden ser divulgados a todos los usuarios
por motivos polticos, morales, de seguridad, etc.

CONSULTA DE DOCUMENTOS: Derecho de los ciudadanos (y usuarios
especficos) a consultar los documentos emitidos o custodiados por la entidad dentro
del marco de ley y sus disposiciones administrativas.

CUADRO DE CLASIFICACIN: Esquema grfico que muestra la clasificacin y
jerarquizacin dada a la documentacin de un archivo. Instrumento tcnico que
refleja la estructuracin de los grupos documentales, aporta los datos esenciales sobre
dicha estructura, al contener divisiones clasificatorias por las cuales se distribuyen los
documentos y la informacin contenida en ellos.

CUSTODIA: Responsabilidad jurdica (temporaria o definitiva) del cuidado,
proteccin y conservacin de documentos de los cuales no se conserva la propiedad.

DEPSITO: (1) Local especialmente equipado y destinado para la conservacin de
los documentos de archivo. (2) Almacn.

DEPURACIN: Destruccin del documento al cumplirse los plazos de conservacin
y carecer ste de significacin histrica.

DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS: Fase del tratamiento archivstico destinada a
la elaboracin de los instrumentos de informacin para facilitar el conocimiento y
consulta de los fondos documentales.
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DESCRIPCIN MULTINIVEL: Conjunto coherente de descripciones relacionadas
entre s como parte de una estructura descriptiva y que, basada en el principio de
procedencia, organiza la informacin en niveles.

DOCUMENTO: (1) Representacin de la informacin sobre los objetos de la realidad
objetiva y la actividad intelectual del hombre por medio de la escritura, la grfica, la
fotografa, la grabacin u otro medio en cualquier portador. (2) Escrito que sirve para
justificar o acreditar algo. Desde el punto de vista jurdico el documento es un
testimonio escrito, redactado de acuerdo con los requisitos que establece la ley y que
tiene por fin un acto jurdico.

DOCUMENTO ARCHIVSTICO: Es aquel que contiene una informacin de
cualquier fecha, forma y soporte, producido o recibido por persona natural o jurdica,
institucin pblica o privada en el ejercicio de su actividad y cualquier otro que se
genere como resultado del avance tecnolgico.

DOCUMENTO PBLICO: Es el documento otorgado o extendido por instituciones
o personas en el ejercicio de una actividad o funcin pblica con el que se afirma,
prueba o justifica algn hecho y que sirve para la defensa de derechos.

DOCUMENTO ELECTRONICO: Documento producido, recibido o reunido por una
persona fsica o jurdica de modo involuntario, natural y espontneo en el transcurso,
y como apoyo, de su actividad, de la que es testimonio, haciendo uso de la
electrnica; que se conserva y transmite tambin mediante medios electrnicos en
depsitos de conservacin permanente, tras efectuar una seleccin a partir de la
identificacin y valoracin de las series, con medidas de autentificacin y de
preservacin adecuadas y con una organizacin respetuosa con su modo de
produccin (Principios Archivsticos), con el fin de garantizar su valor informativo,
legal y cultural, as como de permitir su acceso y uso tambin mediante las
tecnologas de la informacin.
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DOCUMENTO DE APOYO: Documento generado por la misma oficina o por otras
oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de
utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

DOCUMENTO DE VALOR PERMANENTE: Documento que por su valor
pertenece al Fondo Estatal de Archivo y no puede ser destruido.

DOCUMENTO DE VALOR TEMPORAL: Documento cuyo plazo de conservacin
se encuentra limitado en el tiempo y que vencido ste se destruye.

ELIMINACION DOCUMENTAL: Actividad resultante de la disposicin final
sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental para aquellos
documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de
conservar su informacin en otros soportes.

ENTIDAD PRODUCTORA: Es el ente que produce el documento: puede ser de la
Administracin Pblica, de la Privada, una familia o una persona.

EXPEDIENTE: Unidad de conservacin formada por un conjunto de documentos
generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de
un mismo asunto.

EXPURGO: Seleccin, anlisis que se hace unidad por unidad para determinar cules
documentos se eliminan y cules no. (2) Eliminacin planificada de documentacin,
que carece de valor testimonial, histrico o cultural para ser conservadas.
Normalmente esta eliminacin suele corresponder a la segunda edad del documento
(Archivo Intermedio) donde el documento ya perdi su utilidad administrativa.

FECHAS EXTREMAS: La fecha ms antigua y ms reciente del expediente o fondo.
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FLUJOGRAMA: Grficos que indican el movimiento del trabajo, tales como el
trmite de un formulario, la confeccin o transformacin de un objeto o los pasos de
un procedimiento.

FOLIAR: (1) Poner el nmero a los folios de un documento. (2) Numerar
consecutivamente los folios de un expediente por medio de sello foliador.

FOLIO: (1). Hoja de libro, cuaderno, expediente. A cada folio corresponden dos
pginas. (2). Nmero que indica el orden consecutivo de las pginas de un libro,
folleto, revista.

FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de archivos de toda naturaleza
reunidos por una persona fsica o moral o una institucin dentro del ejercicio de sus
actividades.

GESTION: Origen o proceso de formacin de los documentos cuando se encuentran
en los archivos de gestin de las oficinas, secciones o departamentos de una
institucin, y su utilizacin es constante.

GESTIN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas,
tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilizacin y conservacin.

GUA: Instrumento de bsqueda informativa que suministra una panormica del
conjunto o parte de los fondos de uno o varios archivos.

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IDENTIFICACIN: Fase del tratamiento archivstico que consiste en la
investigacin y sistematizacin de las categoras administrativas y archivsticas en
que se sustenta la estructura de un fondo.

NDICE: Conjunto de referencias ordenadas de encabezamientos onomsticos,
toponmicos, de materia, cronolgicas y de conceptos contenidos, tanto en los propios
documentos, como en instrumentos de referencia y descripcin.

INSTRUMENTO DE DESCRIPCIN: Presentacin de un conjunto de unidades de
descripcin que se muestran normalmente impresas de manera secuencial, dispuestas
de una forma determinada y aplicando criterios de seleccin, agregacin, ordenacin,
formalizacin y presentacin.

INVENTARIO: Instrumento de bsqueda que relaciona o puede describir todos y
cada uno de los elementos (expediente, legajo, libro) que forman un fondo o
coleccin y que refleja la sistematizacin y localizacin de los mismos.

LEGISLACION: Es el conjunto de leyes de un pas.

NORMALIZACION ARCHIVISTICA: Actividad colectiva encaminada a unificar
criterios en la aplicacin de la prctica archivstica.

ORGANIZACION DE ARCHIVOS: Conjunto de operaciones tcnicas y
administrativas cuya finalidad es la agrupacin documental relacionada en forma
jerrquica con criterios orgnicos o funcionales.

ORGANIZACION DOCUMENTAL: (1) Es la forma como se disponen los
documentos para su localizacin y recuperacin inmediata de la informacin. (2) La
organizacin de documentos archivsticos, consiste en el desarrollo de un conjunto de
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reemplazan a los nombres o ttulos, representndolos, lo que permite su inmediata
localizacin.

SISTEMA DE ARCHIVOS: Conjunto de centros archivsticos de las diversas
instituciones pblicas y privadas (que lo deseen) de una regin en concreto. Su
incidencia se manifiesta en aquellos pases que tienen una organizacin poltico-
administrativa descentralizada. Dispondr de sus propios preceptos legales y su
regulacin tiene repercusin nicamente en el mbito regional que le corresponde.

SOPORTE: Material donde se encuentra la informacin escrita, audiovisual, grfica,
que puede ser papel, cinta, banda magntica u otro.

SUBFONDO: Subdivisin del fondo consistente en un conjunto de documentos
relacionados entre s que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la
institucin u organismo de lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones
geogrficas, cronolgicas, funcionales o similares de la propia documentacin.

SUBSECCION: Conjunto de documentos que forman parte de las secciones.

SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus caractersticas
especficas.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia
en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

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TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental producida por un organismo en el
desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y
cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogneos.

TRANSFERENCIA: (1) Es el paso de los documentos del archivo administrativo al
archivo Histrico y tiene lugar despus de un plazo ms o menos largo, una vez
concluida la vigencia administrativa y haber sido valorados y seleccionados, en el
archivo central o en el intermediario, para conservacin permanente y utilidad
cientfica. (2) Es la operacin por la cual la documentacin que no se necesita en una
oficina o archivo, se enva a otro archivo para que en l cumpla los cometidos que
han sido asignadas a su funcin, de forma que su objetivo de proporcionar testimonio
e informacin se cumpla est donde sea, pues es el cometido del documento.

TRATAMIENTO ARCHIVSTICO: Conjunto de fases que componen el proceso de
control intelectual y material de los fondos a lo largo del ciclo vital de los
documentos.

UNIDAD DOCUMENTAL: (1) Conjunto de piezas comunes integradas fsicamente
para formar una unidad distinta de las dems. (2) Elemento indivisible de una serie
documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que
formen un expediente.

UNIDAD DE CONSERVACION: Se refiere a las cajas que contienen varios
documentos. Tambin se conocen como sinnimos las unidades de instalacin y
unidades archivables.

USUARIO: Se refiere a las personas que en general visitan un archivo, en busca de la
informacin que contienen sus documentos.

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VALOR ADMINISTRATIVO: Es la vala que tienen los documentos que estn en
plena vigencia administrativa.

VALOR CIENTIFICO-CULTURAL: (1) Es la vala que tienen los documentos
textuales, manuscritos o impresos, grficos, audiovisuales y legibles por mquina.
que por su contenido, sirven como testimonio y reflejan el desarrollo de una cultura.
(2) Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas,
hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hbitos, valores, modos de vida o
desarrollos econmicos, sociales, polticos, religiosos o estticos propios de una
comunidad y tiles para el conocimiento de su identidad.

VALOR CONTABLE: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto
de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos econmicos de
una entidad pblica o privada.

VALOR FISCAL: Es el valor que presentan los documentos que tratan de entradas,
salidas y controles de los dineros que se manejan en una institucin.

VALOR HISTORICO: Permite conocer la situacin social, econmica, poltica y
cultural de una poca o de una regin.

VALOR INFORMATIVO: Es el valor que presentan los documentos cuando sirven
de instrumento de informacin para el usuario, la entidad productora y como fuente
para la investigacin poltica, econmica, social, demogrfica.

VALOR INMEDIATO: Es el valor que tienen aquellos documentos que estn siendo
utilizados en forma constante, para llevar a cabo un trmite administrativo.

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VALOR JURIDICO: Cuando los documentos se utilizan para probar y salvaguardar
los derechos de los gobiernos, de las instituciones y de los individuos en general.

VALOR PERMANENTE O SECUNDARIO: Cualidad atribuida a aquellos
documentos que, por su importancia histrica, cientfica y cultural, deben conservarse
en un archivo.

VALOR PRIMARIO: Son los valores que tienen los documentos cuando se
encuentran en la dependencia originadora. Se subdivide en: valor administrativo,
fiscal, legal, jurdico, probatorio e informativo.

VALOR PROBATORIO: Cualidad por la cual un documento evidencia la existencia
o la veracidad de un hecho.

VALOR SECUNDARIO: Tambin denominado histrico o permanente y se refiere
al documento que una vez cumplido su periodo vital adquiere el valor acrecentado
por el tiempo, y sirve como fuente para la investigacin histrica y para la accin
cultural.

VALOR TECNICO: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una
institucin en virtud de su aspecto misional.

VALORACIN: (1) Es el desarrollo de un procedimiento documentado que permite
la identificacin, almacenamiento, acceso, recuperacin, proteccin y destino final de
los documentos. (2) Fase del tratamiento archivstico que consiste en analizar y
determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los
plazos de transferencia, acceso y conservacin o eliminacin total o parcial.