Gobierno en Linea Manual-3.1

PG.
Manual para la implementacin de la Estrategia

de Gobierno en lnea en las entidades del orden
nacional de la Repblica de Colombia.
Estrategia Gobierno en
lnea
Para el orden nacional
Para el orden territorial
Colombia, agosto de 2012
Liberta y Orden
PG.
La Estrategia de Gobierno en lnea.
Manual 3.1 para la Implementacin
de la Estrategia de Gobierno en lnea
para entidades del Orden Nacional.
PG.
1. Por qu Gobierno en lnea? 3
2. La Estrategia Gobierno en lnea en Colombia y su evolucin 4
3. Gobierno en linea 3.0: la Estrategia de Gobierno en lnea se renueva de cara al futuro 5
3.1. Componentes: 6
3.2. Cmo implementar el nuevo modelo de Gobierno en lnea? 9
3.2.1. Planeacin y plazos 8
3.2.2. Monitoreo y evaluacin 10
4. Apoyo para implementar Gobierno en lnea 12
PG.
En el mundo se estn produciendo una serie de cambios
en la manera en que operan los Estados y en su
responsabilidad frente a la sociedad, lo cual ha exigido
que la bsqueda de la efciencia, efcacia, visibilidad y
publicidad, sigan siendo un gran imperativo, no solo en
temas asociados con la gestin interna de las entidades,
sino en la solucin de problemas relacionados con el
desempleo, la pobreza, la salud, el medio ambiente, y
en general, todos aquellos asociados con la actividad
estatal y la satisfaccin de necesidades y mejora en la
calidad de vida de los ciudadanos.
Del mismo modo, el rol de los ciudanos tambin ha
venido transformndose, las formas de expresin son
diversas y se basan en mecanismos ms directos y
ms poderosos, la mayora apoyados en el uso de las
Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones-TIC.
La ciudadana tiene un conocimiento importante que
puede ser aprovechado en benefcio de las sociedades
y el Estado puede servir de plataforma para canalizar
y potenciar dicho conocimiento. Asimismo, son los
ciudadanos los benefciarios directos de las polticas
pblicas y de la toma de decisiones, lo que hace cada
vez ms imperante involucrarlos activamente en su
construccin y validacin.
En cuanto a la industria de la tecnologa, los avances
tambin son vertiginosos, no solo en lo que respecta
al desarrollo de aplicaciones o servicios, tambin en lo
relacionado con la gestin de la tecnologa al interior
de las organizaciones, hecho que ha transformado los
procesos y actividades del mismo Estado.
En este contexto, la Estrategia de Gobierno en lnea
permite potenciar los cambios que se han presentado
en la forma de operar de las naciones, aprovechando
los avances de la tecnologa para garantizar una mejor
comunicacin e interaccin con la ciudadana, que
permita adems la prestacin de ms y mejores servicios
por parte del Estado, dando respuesta satisfactoria a los
siguientes interrogantes:
Cmo hacer ms fcil la relacin del
Estado con la ciudadana?
Cmo proteger y optimizar los
recursos pblicos?
Cmo hacer ms efciente la gestin
pblica?
Cmo innovar ante los retos
institucionales?
Cmo mejorar la satisfaccin
de los usuarios?
Cmo promover y hacer ms y mejor
control social?
Colombia es el prximo pas que se instalar, defnitivamente, en las tecnologas del futuro para construir una mejor realidad.
Presidente Juan Manuel Santos.
PG.
Conscientes de que la administracin pblica colombiana
NO puede quedarse atrs de los avances tecnolgicos,
especialmente cuando contribuyen a mejorar la
transparencia y efciencia en la gestin estatal, desde
fnales del siglo XX el Gobierno Nacional ha promulgado
diversas directrices que han impulsado y guiado a las
instituciones del Estado en la incorporacin efectiva de
las TIC en su operacin.
La poltica pblica de Gobierno en lnea en Colombia
que inici en el ao 2000 con la directiva presidencial
02 de dicho ao y continu de manera decidida desde
el 2008 con la expedicin del Decreto 1151 que defni
los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno
en lnea, ha evolucionado de forma permanente en el
pas, tanto en su alcance hacia un mayor nmero de
entidades, como en su implementacin por parte de
las mismas, pues cada vez ms las Tecnologas de la
Informacin y las Comunicaciones se han convertido en
una herramienta por excelencia para mejorar la gestin
de lo pblico y la relacin Estado-ciudadano.
Es as como la Estrategia de Gobierno en lnea es
considerada un eje estratgico del Buen Gobierno,
porque procura un Estado ms efciente, ms
transparente y participativo que preste mejores servicios
con la colaboracin de toda la sociedad.
La implementacin de esta Estrategia en Colombia por el
conjunto de entidades pblicas ha generado logros muy
importantes tales como el incremento en la provisin de
trmites y servicios por medios electrnicos, la mejora en
la calidad de la informacin de las entidades pblicas en
sus sitios web y la apertura de espacios de participacin,
entre otros. Gracias al Gobierno en lnea, los colombianos
tienen acceso a la informacin pblica en los sitios web
del Estado, lo cual incluye a entidades de todas las
ramas del poder pblico del orden nacional y al 100% de
los municipios y departamentos de Colombia. Asimismo,
el pas ha mejorado en las mediciones internacionales,
relacionadas con la implementacin de servicios en lnea
y en participacin electrnica
1
.
Considerando estos avances y tambin los nuevos
retos que impone la evolucin de la misma sociedad en
temas tales como el gobierno abierto, la multicanalidad,
la conciencia del ambiente, la seguridad, cambios
normativos subyacentes, el ciudadano como centro de
la gestin pblica, entre otros. La Estrategia de Gobierno
en lnea liderada por el Ministerio de Tecnologas de la
Informacin y las Comunicaciones-Ministerio TIC, en
coordinacin con el Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica, el Departamento Nacional de Planeacin
y la Alta Consejera para el Buen Gobierno y la Efciencia
Administrativa, inici un proceso de evolucin hacia un
nuevo modelo que exige a las entidades esfuerzos cada
vez mayores que permitan, no solo aumentar el nmero y
uso de servicios en lnea, sino tambin mejorar la calidad
y el acceso a los mismos, as como el acceso a mayor
informacin y datos, y que permita el involucramiento
de forma directa de los dems actores de la sociedad
en su construccin. Todo lo anterior a travs del uso
efciente de las TIC para el cumplimiento de los objetivos
del Gobierno Nacional de: disminuir pobreza, aumentar
seguridad y aumentar empleo.

De igual manera la implementacin del nuevo modelo de
Gobierno en lnea implica para las entidades la alineacin
de actividades con otros temas esenciales de la gestin
pblica en Colombia, como lo son: la Poltica Antitrmites,
la Poltica Nacional del Servicio al Ciudadano, la Poltica
de Rendicin de Cuentas a la Ciudadana, la Poltica
Nacional Anticorrupcin, la Poltica Nacional de Archivo y
Gestin Documental, entre otras.
1
De acuerdo con el ms reciente Reporte Global de las Naciones Unidas (2012), Colombia es el mejor pas en servicios en lnea y en
participacin electrnica de Amrica Latina y el Caribe (puestos 10 y 6 respectivamente a nivel mundial) y el No. 43 del mundo en gobierno
electrnico.
PG.
En el ao 2015 la ciudadana en general tendr acceso de forma oportuna a ms y mejor informacin
bajo un esquema de comunicacin en doble va y de rendicin de cuentas permanente y en tiempo
real, lo cual permitir una mejor participacin en el proceso de toma de decisiones y un mejor
ejercicio del control social. De igual forma, la ciudadana no tendr la necesidad de hacer flas ni
asistir personalmente a las entidades para llevar a cabo sus trmites y recibir los servicios del Estado,
generando una relacin ms fcil, con menores costos y que genere mayor confanza y satisfaccin.
Lo anterior ser logrado gracias a que las entidades se habrn transformado en entidades digitales
abiertas, pues habrn incorporado las TIC de forma transversal en su operacin tradicional,
transformando su funcionamiento interno y la relacin con sus usuarios.
Para esto las entidades contarn con sedes electrnicas, en donde se dispondr de acceso
multicanal a toda la informacin, as como a la gestin en lnea de trmites y servicios, observando
permanentemente las condiciones de accesibilidad, usabilidad, calidad, seguridad, reserva y
privacidad.
Igualmente, se habr creado una cultura de colaboracin y participacin, en donde se intercambiar
activamente informacin por medios electrnicos entre entidades, se construirn polticas y
estrategias con la participacin electrnica de actores clave, y existirn las condiciones para que
terceros creen nuevos servicios que generan valor a la ciudadana.
Asimismo, la entidad habr reducido al menos el 30% de su consumo de papel a la vez que
aumentar su efciencia debido a la optimizacin y uso de medios electrnicos en sus procesos y
procedimientos.
Lo anterior estar sustentado en el conocimiento de las necesidades de los usuarios, la adopcin
de nuevas tendencias tecnolgicas y la implementacin de buenas prcticas, generando as un
esquema de innovacin y mejoramiento permanente.
De conformidad con los nuevos retos que se deben abordar, la Estrategia Gobierno en lnea se renueva y proyecta
la siguiente visin a 2015 para las entidades de nivel nacional, y para el 2016 y 2017 para las entidades de nivel
territorial:
Para el logro de la visin y de los objetivos del Gobierno en lnea, el Ministerio TIC desde la expedicin del Decreto
1151 de 2008 ha venido publicando los Manuales para la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea,
los cuales son concebidos como herramientas de autoayuda, que buscan proporcionar a las entidades pblicas
de las diferentes ramas y niveles, y a los privados que ejercen funciones administrativas, el enfoque, lineamientos y
herramientas de apoyo que faciliten sus avances y mejoras, ya sea a travs de las directrices incluidas en el mismo o
mediante documentos complementarios a los que se hace referencia en el Manual.
PG.
En el ao 2012, con el objeto de impulsar el Gobierno en lnea, se ha defnido un nuevo mtodo a seguir por parte
de las entidades, el cual est compuesto por 6 componentes que agrupan defnidos en el Decreto 2693 de 2012
que se derivan de la evolucin. actividades que deben ser implementadas por las entidades para avanzar en la
implementacin de la Estrategia. Dichos componentes estn enfocados en los ciudadanos y/o usuarios, quienes
determinan la calidad de la informacin y servicios que el Estado presta y habilita.
Los componentes de la Estrategia de Gobierno en lnea defnidos en el Decreto 2693 de 2012 que se derivan de
la evolucin de las Fases de Gobierno en lnea contempladas en el Decreto 1151 de 2008, se adiciona un nuevo
componente que contempla temas y actividades transversales, as:
Elementos Transversales: comprende las actividades que deben implementar las entidades para
conocer sus diferentes grupos de usuarios, identifcar sus necesidades e investigar permanentemente
sobre los cambios en las tendencias de comportamiento, para aplicar este conocimiento a sus
diferentes momentos de interaccin. De igual forma, se promueve que las entidades cuenten con
una caracterizacin actualizada de la infraestructura tecnolgica y establezcan un plan de ajuste
permanente.
En este componente tambin se describen actividades orientadas a que cada entidad cuente con
una poltica de seguridad que es aplicada de forma transversal y mejorada constantemente; y que se
garantice la incorporacin del Gobierno en lnea como parte de la cultura organizacional y elemento de
soporte en sus actividades misionales.
Para alcanzar los objetivos de este componente, las entidades debern desarrollar las siguientes
actividades: 1. Institucionalizar la Estrategia de Gobierno en lnea; 2. Centrar la atencin en el usuario;
3. Implementar un sistema de gestin de Tecnologas de Informacin; 4. Implementar un sistema de
gestin de seguridad de la informacin (SGSI).
Informacin en lnea: comprende todas las actividades a desarrollar para que las entidades dispongan
para los diferentes tipos de usuarios de un acceso electrnico a toda la informacin relativa a su
misin, planeacin estratgica, trmites y servicios, espacios de interaccin, ejecucin presupuestal,
funcionamiento, inversin, estructura organizacional, datos de contacto, normatividad relacionada,
novedades y contratacin, observando las reservas constitucionales y de Ley, cumpliendo todos los
requisitos de calidad, disponibilidad, accesibilidad, estndares de seguridad y dispuesta de forma tal
que sea fcil de ubicar, utilizar y reutilizar.
Las actividades de este componente estn concentradas principalmente en dos aspectos: 1.
Publicacin de informacin y 2. Publicacin de datos abiertos.
Interaccin en lnea: comprende todas las actividades para que las entidades habiliten herramientas
de comunicacin de doble va entre los servidores pblicos, organizaciones, ciudadanos y empresas.
Igualmente, este componente promueve la habilitacin de servicios de consulta en lnea y de otros
mecanismos que acerquen a los usuarios a la administracin pblica, que les posibiliten contactarla y
hacer uso de la informacin que proveen las entidades por medios electrnicos.
Las actividades estn concentradas en dos aspectos: 1. Habilitar espacios electrnicos para interponer
peticiones y 2. Habilitar espacios de interaccin.
PG.
Transaccin en lnea: comprende todas las actividades para que las entidades dispongan sus trmites
y servicios para los diferentes tipos de usuarios, los cuales podrn gestionarse por diversos canales
electrnicos, permitindoles realizar desde la solicitud hasta la obtencin del producto sin la necesidad
de aportar documentos que reposen en cualquier otra entidad pblica o privada que cumpla funciones
pblicas. Lo anterior haciendo uso de autenticacin electrnica, frmas electrnicas y digitales,
estampado cronolgico, notifcacin electrnica, pago por medios electrnicos y actos administrativos
electrnicos.
La actividad a adelantar por parte de las entidades para dar cumplimiento al Componente de
Transaccin en lnea est relacionada principalmente con la posibilidad del ciudadano de realizar
trmites y servicios en lnea, lo cual implica: 1. Formularios para descarga y/o diligenciamiento en lnea,
2. Expedicin en lnea de certifcaciones y constancias, 3. Automatizacin de trmites y servicios, 4.
Ventanillas nicas Virtuales, 5. Pagos en lnea, 6 . Uso de frmas electrnicas y digitales, entre otros.
Transformacin: comprende todas las actividades para que las entidades realicen cambios en la manera
de operar para eliminar lmites entre sus dependencias y con otras entidades pblicas, intercambiando
informacin por medios electrnicos haciendo uso del lenguaje comn de intercambio de informacin,
liderando o participando en cadenas de trmites en lnea. Asimismo, establece las pautas para que
la entidad automatice sus procesos y procedimientos internos e incorpore la poltica de Cero Papel.
Las actividades se clasifcan en dos grupos: 1. Actividades para hacer uso de medios electrnicos en
procesos y procedimientos internos, y 2. Actividades para intercambiar informacin entre entidades.
Democracia en lnea: comprende todas las actividades para que las entidades creen un ambiente para
empoderar a los ciudadanos e involucrarlos en el proceso de toma de decisiones. Con estas actividades
se propicia que el ciudadano participe activa y colectivamente en la toma de decisiones de un Estado
totalmente integrado en lnea. Igualmente, se promueve que las entidades pblicas incentiven a la
ciudadana a contribuir en la construccin y seguimiento de polticas, planes, programas, proyectos,
la toma de decisiones, el control social y la solucin de problemas que involucren a la sociedad en un
dilogo abierto de doble va.
Este componente establece las indicaciones para que las entidades lleven a cabo sus ejercicios de
participacin en lnea a travs de un proceso ordenado y de realimentacin permanente tanto al
interior, como hacia sus ciudadanos y/o usuarios. Son 4 los grupos de actividades de democracia
en lnea que se desarrollan en este componente: 1. Defnir la estrategia de participacin; 2. Construir
de forma participativa las polticas y planeacin estratgica; 3. Abrir espacios para el control social; 4.
Abrir espacios de innovacin abierta.
PG.
La Estrategia de Gobierno en Lnea debe ser incorporada por parte de las entidades de forma transversal dentro
de sus planes estratgicos sectoriales e institucionales, y anualmente dentro de los planes de accin, en donde se
deben defnir las actividades, responsables, metas y recursos presupuestales que les permitan dar cumplimiento
a los lineamientos que se establecen en el Decreto de Gobierno en lnea, en los Manuales para la implementacin
de la Estrategia y en el presente documento. En este sentido, el Gobierno en lnea se encuentra incluido en Modelo
Integrado de Planeacin y Gestin como una herramienta dinamizadora para el cumplimiento de las metas de las
Polticas de Desarrollo Administrativo, las cuales permiten enmarcar el quehacer misional y el de apoyo, tomando
como referentes las metas de Gobierno establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo y las competencias normativas
asignadas a cada entidad.
Para orientar la planeacin de la Estrategia de Gobierno en lnea en cada sector, departamento y entidad, el Ministerio
de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones ha defnido pesos ponderados para cada una de las
actividades contenidas en los Componentes de la Estrategia antes enunciados, segn la importancia o complejidad
para su desarrollo. Igualmente ha establecido unos plazos para la implementacin de la Estrategia y unos porcentajes
mnimos de avance para los diferentes grupos de entidades que conforman la administracin pblica, desde el ao
2013 hasta el ao 2015 para entidades del orden nacional y desde el ao 2013 hasta el ao 2017 para entidades
del orden territorial. Estas actividades y respectivos pesos estn plasmadas en la versin 3.1 del Manual para la
Implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea.
Los plazos para la implementacin de la Estrategia establecidos en el Decreto 2693 de 2012 de Gobierno en
lnea son los siguientes:
a. Para entidades del orden nacional:
Informacin
en lnea
2014
2013
2015
Transaccin
en lnea
Democracia
en lnea
Interaccin
en lnea
Transformacin Transversales
95% 2014 95% 95% 95% 95% 95%
80% 2013 80% 70% 70% 80% 75%
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 2015
PG.
b. Para gobernaciones de categora especial y primera; alcaldas de categora especial, la administracin pblica y
dems sujetos obligados en el mismo orden.
c. Para gobernaciones de categora segunda, tercera y cuarta; alcaldas de categora primera, segunda y tercera, la
administracin pblica y dems sujetos obligados en el mismo orden.
d. Para alcaldas de categora cuarta, quinta y sexta, la administracin pblica y dems sujetos obligados en el mismo
orden.
Informacin
en lnea
2012
2014
2013
2015
Transaccin
en lnea
Democracia
en lnea
Interaccin
en lnea
50% 2013 60% 20% 30% 55% 50%
95% 2015 95% 90% 95% 95% 95%
80% 2014 70% 45% 70% 80% 75%
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 2016
Informacin
en lnea
2012
2014
2013
2015
Transaccin
en lnea
Democracia
en lnea
Interaccin
en lnea
40% 2013 25% 15% 15% 40% 35%
80% 2015 75% 70% 70% 85% 85%
55% 2014 60% 40% 35% 65% 60%
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 2016
Informacin
en lnea
2012
2014
2013
2015
Transaccin
en lnea
Democracia
en lnea
Interaccin
en lnea
40% 2013 25% 15% 15% 40% 35%
80% 2016 75% 60% 70% 95% 85%
55% 2014 50% 35% 35% 65% 60%
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 2017
PG.
Las entidades pblicas deben adelantar las acciones pertinentes para realizar el monitoreo y evaluacin del
cumplimiento de la Estrategia de Gobierno en lnea, igualmente debern adelantar las mediciones de impacto del
uso y benefcio del Gobierno en lnea en sus usuarios y/o ciudadanos, lo anterior de acuerdo con las metodologas y
lineamientos respectivos defnidos por el Ministerio TIC. Asimismo, y como complemento a la tarea de autoevaluacin
realizada por cada entidad, el Ministerio TIC adelantar acciones que permitan medir el avance en la implementacin
de la Estrategia de Gobierno en lnea, as como el uso, calidad e impacto de la prestacin de los ms importantes
trmites y servicios en lnea del Estado colombiano.
Como resultado de este proceso de monitoreo y evaluacin adelantado por cada entidad y por el Ministerio TIC,
el Ministerio publicar peridicamente el ndice de Gobierno en lnea, instrumento cuantitativo que mide el estado
de avance de las entidades en la implementacin de la Estrategia Gobierno en lnea, teniendo como referencia los
criterios defnidos en el Manual para la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea.
El ndice de Gobierno en lnea se calcula de la sumatoria de los pesos ponderados de cada uno de los diferentes
criterios defnidos en el Manual, los cuales estn agrupados en los 6 componentes del nuevo modelo de Gobierno
en lnea y contemplan elementos de insumos, procesos y resultados que al sumarse completan 100 puntos por
componente. Los resultados de cada componente, a su vez, se ponderan para obtener un resultado agregado total
sobre 100 puntos, puntaje que se denomina ndice de Gobierno en lnea.

Adicional a este ndice, el Ministerio TIC y las entidades podrn identifcar el grado de madurez en la implementacin
de lo establecido en los Manuales de Gobierno en lnea, los cuales estn determinados por el cumplimiento de la
implementacin de la Estrategia, as como por la obtencin de resultados, y la generacin de impacto y benefcios
para los ciudadanos y usuarios.
Los niveles de madurez que se enuncian a continuacin se defnen como un estado de evolucin de la implementacin
de la Estrategia y sirven como referente para establecer el avance en trminos generales en cada uno de los
componentes:
Inicial: nivel en el cual se cuenta con las condiciones institucionales, en trminos tecnolgicos,
humanos, normativos, presupuestales y de planeacin para habilitar cada uno de los componentes.
Bsico: nivel en el cual hay evidencia de prestacin de trmites y servicios en lnea. Existe entendimiento
dentro de la entidad pblica sobre los objetivos y benefcios del uso de las Tecnologas de la Informacin
y las Comunicaciones en la apertura de informacin, en los procedimientos administrativos y en la
interaccin y prestacin de servicios efcientes a los usuarios y ciudadanos que han sido caracterizados.
Avanzado: nivel en el cual se masifca la prestacin de trmites y servicios en lnea de acuerdo con las
necesidades identifcadas de los ciudadanos y usuarios. El Gobierno en Lnea est institucionalizado,
es parte de la rutina diaria y la cultura del sujeto obligado y los procesos de rendicin de cuentas y
participacin ciudadana en lnea para la toma de decisiones que se realizan con frecuencia.
Mejoramiento permanente: nivel en el cual hay interiorizacin, innovacin y rplica de experiencias exitosas
en cuanto al Gobierno en lnea. La entidad cuenta con datos abiertos a partir de los cuales se han
generado servicios de valor agregado para los ciudadanos; implementa permanentemente acciones
de mejora para garantizar la satisfaccin de las necesidades de sus usuarios y de la ciudadana en
general, tanto en la prestacin de servicios como en la discusin de polticas y promocin del control
social.
PG.
Mejoramiento
permanente
Innovacin
Avanzado
Bsico
Inicial
Condiciones institucionales
Fig. 1. Niveles de madurez de la Estrategia Gobierno en lnea.
Satisfaccin
del usuario
Conocimiento
de necesidades
Ajustes basados
en necesidades
Apropiacin estatal
y masifcacin
Trmites y servicios
ndice GEL
PG.
Con el fn de dinamizar el proceso de evolucin a travs de los niveles de madurez, el Ministerio TIC liderar e impulsar
ciertos elementos habilitantes de la Estrategia, que debern ser adaptados y posteriormente implementados por las
entidades. Dentro de estos elementos habilitantes se encuentran los siguientes:
Polticos y de regulacin: comprende la defnicin de lineamientos, metodologas, estndares y dems
desarrollos normativos que se requieran para que las entidades comprendan e implementen acciones
en temas como apertura de datos, accesibilidad, usabilidad, estndares de TI, interoperabilidad,
mercado abierto de servicios, cero papel, notifcacin electrnica, autenticacin electrnica, servicios
compartidos, entre otros.
Capacitacin y acompaamiento: hace referencia a las acciones que deben ser impulsadas desde el
Ministerio TIC para difundir la Estrategia, acompaar y orientar su ejecucin en las diferentes entidades
y la capacitacin de servidores pblicos y ciudadanos para la apropiacin y uso de los servicios
implementados. Asimismo implica acciones de fortalecimiento de la industria de TI de forma tal que
esta se encuentre alineada con la Estrategia al momento de ofrecer soluciones para las entidades.
Infraestructura tecnolgica: implica el desarrollo y administracin de las soluciones comunes y
plataformas tecnolgicas transversales para el uso de las entidades dispuestas por el Ministerio de
Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.
Herramientas de apoyo para implementar Gobierno en lnea
VISIN ENTIDAD DEL
ORDEN NACIONAL
Acceso a la informacin
Transparencia
Capacidad de innovacin
Participacin
Seguridad. Gestin del TI, Cultura
El usuario como centro
Competitividad, colaboracin servicios, calidad de vida Efciencia
100%
Informacin Interaccin Transaccin Democracia Transversales Transformacin
0
ndice
GEL
2015
2013
2014
2012
2012
2014
2013
2015
100% 100% 100%
100% 100%
80%
70% 80% 70% 80%
95%
95%
95% 95%
95%
50% 60%
40%
55%
25%
50%
100%
95%
75%
@
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A
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S
MANUAL
PARA LA IMPLEMENTACIN DE LA
ESTRATEGIA DE
GOBIERNO EN LNEA
EN LAS ENTIDADES DEL ORDEN
NACIONAL DE LA REPBLICA DE
COLOMBIA
2012-2015
Liberta y Orden
COLABORADORES
El Ministerio de Tecnologas de la Informacin y
las Comunicaciones a travs de la Direccin de
Gobierno en lnea construy entre 2011 y 2012
el presente documento con base en el anlisis
estratgico y prospectivo del futuro del Gobierno
en lnea en Colombia. De igual forma este trabajo se
enriqueci con los aportes generados por diferentes
entidades gubernamentales del orden nacional, as
como con insumos provistos por las otras ramas del
poder y la ciudadana.
IMPORTANTE
El presente documento determina los lineamientos que deben seguir las entidades pblicas y los
particulares que desempean funciones pblicas en la implementacin de la Estrategia de Gobierno
en lnea en Colombia.
Dada la dinmica propia de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC), la
informacin de este Manual se actualizar peridicamente, con la colaboracin de las entidades
pblicas y de otros actores relacionados con la Estrategia, con el fn de mantener a los responsables
de impulsar y desarrollar la Estrategia de Gobierno en lnea en las diferentes entidades pblicas:
Informados sobre los contenidos y servicios que deben ofrecer a la ciudadana a travs
de medios electrnicos,
Siempre al da en las ltimas tendencias relacionadas con el Gobierno en lnea,
Articulados con el enfoque estratgico para implementar la Estrategia de Gobierno en
lnea de la Repblica de Colombia.
Por esta razn, la informacin de este Manual ha sido y ser objeto de revisin constante. Las
nuevas versiones se publicarn en los medios informativos con que cuente la Estrategia de
Gobierno en lnea.
Cualquier referencia en este documento a un producto, proceso o servicio especfco, no debe
entenderse ni constituye un reconocimiento, aceptacin, aval, endoso de responsabilidad por
calidad, idoneidad o cualquier otro atributo o condicin de este producto, proceso o servicio, o
de la idoneidad, profesionalismo o cualquier otro atributo o condicin de productor o proveedor.
Ni la Estrategia de Gobierno en lnea, ni cualquiera de los funcionarios, empleados, contratistas,
o vinculados a ella, otorgan ningn tipo de garanta, expresa o implcita, incluyendo las de
comercializacin o de aptitud para una fnalidad particular, o asume alguna responsabilidad legal
por la exactitud, integridad, o utilidad de informacin que se obtenga de este documento. En
ningn momento la Estrategia de Gobierno en lnea ser responsable por cualquier dao legal,
indirecto, consiguiente, incidental, o perjudicial que surja por el uso del material escrito en este
documento, o de sus referencias a otras fuentes de informacin.
Este documento est dirigido a todos los organismos y entidades que conforman las ramas del
poder pblico en el orden nacional, en sus distintos sectores y niveles, a los rganos autnomos e
independientes del Estado y a los particulares, cuando cumplan funciones administrativas y en tal
sentido, los criterios y prcticas incorporados en las versiones anteriores del Manual, que no estn
expresamente consignados en esta versin, no se aplican y no son vinculantes. En el caso de las
entidades territoriales deber hacerse referencia al Manual para la implementacin de la Estrategia
en el orden territorial.
En cada Componente se especifcan los criterios que se deben cumplir en los sitios web adicionales
al principal de la entidad. Los sitios web correspondientes a sistemas de informacin, debern
cumplir por lo menos los criterios correspondientes a usabilidad y accesibilidad de la Actividad
Centrar la atencin en el ciudadano del Componente de Elementos Transversales.
ELEMENTOS QUE INTEGRAN CADA COMPONENTE.
COMPONENTE
OBJETIVO
CRITERIO
PARTICIPACIN DE
LA ACTIVIDAD
EN EL COMPONENTE
APORTE DEL CRITERIO
A LA ACTIVIDAD
METAS
ANUALES
Componente de
INTERACCIN
EN LNEA
A
V
A
N
C
E
1
0
0
%
2012 2013 2014 2015
6
0
%
8
0
%
9
5
%
Anteriormente las personas se conectaban a internet
solamente para consumir informacin. No obstante, de
la mano con los avances tecnolgicos se han presentado
modifcaciones en el comportamiento de la gente. Es as
como la tecnologa habilit los espacios de comunicacin
en doble va y la poblacin comenz a hacer uso masivo
de stos. De forma natural la sociedad entendi que
la interaccin con el Estado podra benefciarse de la
implementacin de tecnologa en estos procesos y
es cuando se abre una ventana de oportunidad para
implementar soluciones basadas en la tecnologa para
atender uno de los momentos de mayor interaccin
entre las entidades y el Estado: las peticiones.
De esta forma el canal electrnico para adelantar una
peticin (solicitud de informacin, queja, reclamo o
denuncia) se ha posicionado como un espacio que
permite mayor agilidad y transparencia en la interaccin,
generando un contexto en donde la ciudadana cuenta
con mejores condiciones para la exigencia de sus
derechos.
Objetivo
Habilitar, implementar e integrar diferentes espacios
de interaccin con los usuarios a travs de la sede
electrnica y disponer de opciones de consulta
interactiva de informacin y de soporte en lnea.
Actividades
Para alcanzar la situacin expuesta en la visin, la
entidad deber desarrollar las siguientes actividades:
1
ACTIVIDADHABILITAR ESPACIOS DE INTERACCIN.
50%
Consulta Interactiva de informacin Servicios de interaccin
20% 30%
2
ACTIVIDADHABILITAR ESPACIOS ELECTRNICOS
PARA INTERPONER PETICIONES.
50%
Sistema de Contacto y PQRD Sistema integrado de PQRD
28% 11% 11%
Sistema mvil de
contacto y PQRD
ACTIVIDADES
Figura 3. elementos del manual 3.1
CRITERIO
RECOMENDADO
@
D
E
R
E
C
H
O
S

R
E
S
E
R
V
A
D
O
S
ELEMENTOS TRANSVERSALES
19
PG.
Componente de
ELEMENTOS
TRANSVERSALES
A
V
A
N
C
E
1
0
0
%
2012 2013 2014 2015
5
0
%
7
5
%
9
5
%
La implementacin de la Estrategia de Gobierno en
lnea requiere que se desarrollen actividades que no
estn asociadas a un solo Componente, pues implican
consideraciones o anlisis que impactan las diferentes
reas temticas y sirven de soporte a stas. Por esta
razn se conforma un Componente de Elementos
Transversales que da respuesta a las siguientes
necesidades:
Las entidades, a travs de sus trmites, servicios
y espacios de interaccin y participacin, atienden
una poblacin conformada por diferentes tipos de
usuarios. Algunas entidades atienden ciudadanos,
otras solamente empresas, algunas atienden a
la misma administracin pblica y otras cuentan
con una mezcla de todos estos grupos como
parte de sus clientes. El comportamiento y las
necesidades de cada grupo es particular y diferente
para cada entidad, por esto se convierte en un
elemento determinante y transversal establecer una
caracterizacin de usuarios, de forma tal que se
puedan identifcar las necesidades a ser atendidas
por el Estado.
Las entidades poseen en la informacin un activo
de gran importancia que debe ser protegido, para
lo cual se deben tener en cuenta los riesgos en los
diferentes espacios y momentos en los que sta
se manipula. La proteccin de datos personales,
el manejo de la reserva, la gestin segura de la
tecnologa son elementos cruciales en la proteccin
de la relacin del Estado con sus usuarios, razn por
la cual las entidades requieren del establecimiento
de sistemas de seguridad de la informacin que les
permitan manejar los riesgos identifcados.
El planeta entero ha tornado su atencin en los
temas ambientales, buscando sostenibilidad en el
manejo de los recursos y la tecnologa no es ajena
a esta situacin, incluso puede ser un elemento que
potencialice la obtencin de resultados. Por esta
razn la gestin de tecnologa en la entidad, durante
todo el proceso de implementacin de la Estrategia
de Gobierno en lnea, debe inclinarse por soluciones
que impactan de forma positiva el ambiente.
La sostenibilidad y mejoramiento de la implementacin
de la Estrategia de Gobierno en lnea depende
de elementos institucionales y de planeacin que
permitan articular el uso de la tecnologa con los
objetivos misionales de las entidades. As mismo, se
requiere toda una estrategia de monitoreo, de forma
tal que se puedan establecer avances y correctivos
que permitan la adopcin de buenas prcticas y
tendencias tanto locales como globales.
Objetivo
Incorporar el Gobierno en lnea como parte de la cultura
y de la estrategia de innovacin organizacional. Conocer
las necesidades, tendencias de comportamiento y
preferencias de los diferentes grupos de usuarios y aplicar
este conocimiento a todos los momentos de interaccin
con stos, a la vez que se defnen e implementan
procesos de mejoramiento permanente en la gestin de
tecnologa y en la aplicacin de un Sistema de Gestin
de Seguridad para la proteccin de los activos de
informacin.
Actividades
Para alcanzar la situacin expuesta en la visin, la entidad
deber desarrollar las siguientes actividades:
1
ACTIVIDADINSTITUCIONALIZAR LA ESTRATEGIA
DE GOBIERNO EN LNEA.
30%
Comit o Intancia
responsable de Gel
Estrategia de Apropiacin Monitoreo y Evaluacin
Planeacin del
Gobierno en lnea
7,5% 7,5% 7,5% 7,5%
20
PG.
2
ACTIVIDADCENTRAR LA ATENCIN EN EL USUARIO.
30%
Accesibilidad Usabilidad
Estrategia
de Promocin
Caracterizacin
de usuarios
15% 5% 5% 5%
3
ACTIVIDADIMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIN DE T.I.
15%
Protocolo IPv6 Planear el ajuste tecnolgico
10% 5%
4
ACTIVIDADIMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIN DE
SEGURIDAD DE LA INFORMACIN (SGSI).
25%
Sistema de Gestin de Seguridad de la informacin
25%
@
D
E
R
E
C
H
O
S

R
E
S
E
R
V
A
D
O
S
INFORMACIN EN LNEA
22
PG.
Componente de
INFORMACIN
EN LNEA
A
V
A
N
C
E
1
0
0
%
2012 2013 2014 2015
5
0
%
8
0
%
9
5
%
El acceso a la informacin es un derecho constitucional
y una condicin bsica para la reduccin de los riesgos
de corrupcin, pues eleva los niveles de transparencia
en la gestin pblica. La transparencia a su vez aporta
elementos al cuidado de los recursos pblicos y genera
condiciones de fortalecimiento de la confanza de los
diferentes actores en su relacin con la administracin
pblica, la cual se convierte en un elemento clave para la
gobernabilidad y la creacin de capital social.
Adicionalmente la informacin que poseen las entidades
conforma un bien pblico, el cual puede ser utilizado
por terceros en la creacin de valor para la ciudadana
en general a travs de esquemas de datos abiertos,
los cuales ofrecen una ventana de oportunidad para la
generacin de ms y mejores servicios apalancados en
las condiciones del mercado.
Objetivo
Garantizar, a travs de la sede electrnica, el acceso
de la ciudadana a toda la informacin relativa a temas
institucionales, misionales, de planeacin, espacios
de interaccin, datos abiertos y gestin en general
observando las reservas constitucionales y de ley,
cumpliendo todos los requisitos de calidad, disponibilidad,
accesibilidad y estndares de seguridad. La informacin
mencionada estar dispuesta de forma tal que sea fcil
de ubicar y utilizar.
Actividades
1
ACTIVIDADPUBLICACIN DE INFORMACIN.
57%
Poltica Editorial Publicacin de informacin Acceso multicanal
8% 40% 9%
2
ACTIVIDADPUBLICACIN DE DATOS ABIERTOS.
43%
Inventario de informacin Apertura de Datos
12% 31%
@
D
E
R
E
C
H
O
S

R
E
S
E
R
V
A
D
O
S
INTERACCIN EN LNEA
24
PG.
Componente de
INTERACCIN
EN LNEA
A
V
A
N
C
E
1
0
0
%
2012 2013 2014 2015
6
0
%
8
0
%
9
5
%
Anteriormente las personas se conectaban a internet
solamente para consumir informacin. No obstante,
de la mano con los avances tecnolgicos se han
presentado modifcaciones en el comportamiento de la
gente. Es as como la tecnologa habilit los espacios
de comunicacin en doble va y la poblacin comenz
a hacer uso masivo de stos. De forma natural la
sociedad entendi que la interaccin con el Estado
podra benefciarse de la implementacin de tecnologa
en estos procesos y es cuando se abre una ventana
de oportunidad para implementar soluciones basadas
en la tecnologa para atender uno de los momentos de
mayor interaccin entre las entidades y el Estado: las
peticiones.
De esta forma el canal electrnico para adelantar una
peticin (solicitud de informacin, queja, reclamo o
denuncia) se ha posicionado como un espacio que
permite mayor agilidad y transparencia en la interaccin,
generando un contexto en donde la ciudadana cuenta
con mejores condiciones para la exigencia de sus
derechos.
Objetivo
Habilitar, implementar e integrar diferentes espacios
de interaccin con los usuarios a travs de la sede
electrnica y disponer de opciones de consulta
interactiva de informacin y de soporte en lnea.
Actividades
1
ACTIVIDADHABILITAR ESPACIOS DE INTERACCIN.
50%
Consulta Interactiva de informacin Servicios de interaccin
20% 30%
2
ACTIVIDADHABILITAR ESPACIOS ELECTRNICOS
PARA INTERPONER PETICIONES.
50%
Sistema de Contacto y PQRD Sistema integrado de PQRD
28% 11% 11%
Sistema mvil de
contacto y PQRD
@
D
E
R
E
C
H
O
S

R
E
S
E
R
V
A
D
O
S
TRANSACCIN EN LNEA
26
PG.
Componente de
TRANSACCIN
EN LNEA
A
V
A
N
C
E
1
0
0
%
2012 2013 2014 2015
4
0
%
7
0
%
9
5
%
Si bien la penetracin del internet en 2012 an dista
de ser la ideal, las conexiones de banda ancha vienen
incrementando gradualmente y en mayo de este ao ya
llegaban a 5,2 millones
1
. De forma paralela los usuarios
de las entidades cada vez ms hacen parte la generacin
digital (el 66% de los internautas son menores de 35
aos
2
) y a su vez reconocen en los medios electrnicos
una oportunidad para obtener de forma gil servicios
del Estado (el 88% de los ciudadanos y el 89% de las
empresas sabe que puede relacionarse con el Estado
haciendo uso del internet. Por otra parte el 47% de los
ciudadanos y el 73% de las empresas han hecho uso
de trmites en lnea
3
).
Esta situacin ofrece el contexto ideal para masifcar
la prestacin de trmites y servicios por medios
electrnicos, buscando una serie de objetivos
interdependientes, relacionados con la reduccin de
1
Las metas del Ministerio de TIC estiman 8,8 millones de conexiones a Internet en el 2014. Plan Vive Digital www.vivedigital.gov.co
2
Cifras del Ministerio TIC de mayo del 2012
3
Resultados de la implementacin de la metodologa de monitoreo y evaluacin en ciudadanos y empresas a 2011
costos tanto emocionales como de transaccin, no
solamente para los ciudadanos sino tambin para las
entidades. Esto quiere decir que la relacin entre usuario
y Estado se optimiza, elevando niveles de satisfaccin,
transparencia, confanza y efciencia.
Objetivo
Ofrecer a travs de la sede electrnica todos los trmites
y servicios que por su relacin costo benefcio puedan
ser automatizados y organizar los servicios a travs de
ventanillas nicas, permitiendo a los usuarios realizar
desde la solicitud hasta la obtencin del producto de
forma totalmente virtual.
Actividades
1
ACTIVIDADDISPONER TRMITES Y SERVICIOS EN LNEA.
100%
Trmites y servicios Ventanillas nicas
Certifcaciones
y constancias
Formularios
para descarga
5% 15% 65% 15%
@
D
E
R
E
C
H
O
S

R
E
S
E
R
V
A
D
O
S
TRANSFORMACIN
28
PG.
Componente de
TRANSFORMACIN
A
V
A
N
C
E
1
0
0
%
2012 2013 2014 2015
2
5
%
7
0
%
9
5
%
En abril de 2012 Colombia se adhiri a la alianza de
Gobierno Abierto, la cual contempla como uno de sus ejes
transversales la colaboracin entendida de dos formas
diferentes: i) entre entidades y ii) entre las entidades y
la ciudadana en general. La primera interpretacin es
abordada desde este Componente, mientras la segunda
se aborda en el Componente de Democracia.
La colaboracin entendida como parte del componente
de Transformacin hace referencia directamente a los
procesos de intercambio de informacin, es decir a
la interoperabilidad. La interoperabilidad resulta de la
necesidad de las entidades de contar con los datos
que son responsabilidad de otras entidades para el
cumplimiento de su objeto misional.
De forma predominante, el esquema de comunicacin
en la administracin pblica gener que los usuarios
de los servicios del Estado sirvieran como canal de
transporte de la informacin entre entidades, generando
una sobre carga innecesaria para la ciudadana, una
inefciencia administrativa, descuidando el concepto
de una cara unifcada del Estado frente a sus usuarios.
Este elemento se vio profundamente infuenciado por
la falta de automatizacin de una serie de procesos y
procedimientos internos, lo cual solamente aport a
profundizar la situacin.
Actualmente la tecnologa y la normatividad impulsan el
avance tanto en la automatizacin de procesos internos
como en la interoperabilidad entre las entidades.
Objetivo
Incrementar la efciencia en la ejecucin de todos los
procesos internos crticos de la entidad a travs del uso
de medios electrnicos y reducir por lo menos en un
30% el consumo de papel gracias a la implementacin
de la poltica de Cero Papel, as como implementar el
intercambio de toda la informacin relacionada con
cadenas de trmites y los requerimientos de otras
entidades para el desarrollo de sus funciones.
Actividades
1
ACTIVIDADHACER USO DE MEDIOS ELECTRNICOS EN
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS.
45%
Buenas prcticas
Sistema de gestin
de documentos
Automatizacin de procesos
9% 13% 23%
2
ACTIVIDADINTERCAMBIAR INFORMACIN
ENTRE ENTIDADES.
55%
Cadenas de trmites Servicios de intercambio de informacin
27,5% 27,5%
@
D
E
R
E
C
H
O
S

R
E
S
E
R
V
A
D
O
S
DEMOCRACIA EN LNEA
30
PG.
Componente de
DEMOCRACIA
EN LNEA
A
V
A
N
C
E
1
0
0
%
2012 2013 2014
5
5
%
8
0
%
9
5
%
La participacin en la construccin de polticas y en
la defnicin de lineamientos estratgicos, as como
el control social a la gestin pblica y la solucin de
problemas con el aporte de la ciudadana hacen parte
de los derechos ciudadanos as como de la concepcin
de un Estado democrtico. Los benefcios asociados
con estos espacios de colaboracin tienen relacin
con la sostenibilidad, la gobernabilidad, la capacidad
de innovacin y la posibilidad de dar respuesta a las
necesidades expresas de la ciudadana.
Por otra parte, las nuevas tendencias de colaboracin,
provenientes del sector privado, parten de la base de
reconocer que las instituciones no son omnipotentes,
pues cuentan con recursos limitados en tiempo, dinero,
creatividad y personal. Este principio es aplicable
directamente al Estado como conjunto de instituciones.
Por esta razn, basados en las tendencias de
comportamiento social que tienden a la colaboracin,
as como en los derechos ciudadanos a participar en la
construccin de lo pblico, las organizaciones empiezan
a abrir sus problemas a la sociedad en general, buscando
actores que tengan soluciones disponibles en menor
tiempo y a mejores costos.
Objetivo
Incrementar la legitimidad, focalizacin y respuesta a las
necesidades de la ciudadana a travs de la conformacin
de espacios virtuales de participacin en la construccin
de polticas, planes, programas, proyectos, en la
toma de decisiones y en la solucin de problemticas
particulares, en un marco de innovacin permanente y
colaborativa.
Actividades
1
ACTIVIDADDEFINIR LA ESTRATEGIA DE PARTICIPACIN.
15%
Estrategia de participacin por medios electrnicos
15%
2
ACTIVIDADCONSTRUIR DE FORMA PARTICIPATIVA
LAS POLTICAS Y PLANEACIN ESTRATGICA.
40%
Normatividad Planeacin Estratgica
20% 20%
31
PG.
3
ACTIVIDADABRIR ESPACIOS PARA EL CONTROL SOCIAL.
20%
Rendicin de cuentas
20%
4
ACTIVIDADABRIR ESPACIOS DE INNOVACIN ABIERTA
25%
Promocin de Datos Abiertos Solucin de problemas
8% 17%
32
PG.
CONSEJOS PARA
ACELERAR LA
IMPLEMENTACIN DE LA
ESTRATEGIA UTILIZANDO
EL MANUAL 3.1
El Manual de Gobierno en lnea es una herramienta para que las entidades identifquen un camino consistente para
imprimir permanentemente nuevas tecnologas en su actividad de forma articulada con sus objetivos misionales. Para
sacar el mayor provecho y acelerar la implementacin estratgica del Gobierno en lnea, a continuacin se presentan
algunos consejos tiles para hacer un uso ms efciente del Manual 3.1:
Reconozca que el Gobierno en lnea es un medio para lograr sus objetivos misionales de forma
ms efciente.
Acuda al Comit de Gobierno en lnea de su entidad para organizar y dinamizar la implementacin
de la Estrategia.
Si no ha ledo el captulo de Estrategia de Gobierno en lnea de este documento, le recomedamos
leerlo. Le tomar 10 minutos.
Reconozca el valor que tiene cada uno de los seis Componentes para su entidad. Para esto
imagine su entidad a travs de los Objetivos que se plantean en los captulos correspondientes a
cada Componente (Ver Figura 3).
No olvide incluir, en la planeacin anual para la implementacin de la Estrategia de Gobierno en
lnea, la visin de cmo ve a su entidad un ao ms adelante.
Recuerde que para tener un mayor nivel de madurez en la implementacin de la Estrategia no solo
basta con implementar lo establecido en este Manual, sus estrategias deben estar generando un
impacto positivo en terminos de transparencia, prestacin de servicios, efciencia, y participacin.
Identifque la meta a alcanzar en cada ao por cada Componente (Ver Figura 3).
Defna cmo va a alcanzar esa meta. Para esto identifque que cada Componente tiene una serie
de Actividades Eje. Cada Actividad Eje tiene un peso porcentual dentro del Componente, el cual
est conformado por la suma de los porcentajes que implica cumplir con una serie de Criterios.
Si usted logra obtener esos porcentajes por el cumplimiento de los Criterios ir avanzando en la
implementacin de la Estrategia (Ver Figura 3).
Priorice y seleccione las Actividades y Criterios a desarrollar. Para esto siga tres criterios principales:
Cul es el valor generado para la entidad y para sus usuarios. Para esto piense cmo la
tecnologa aporta en el desarrollo de las actividades que su entidad realiza.
Cules recomienda el Manual 3.1 por ser estratgicas. Reconzcalas por tener una estrella.
Cules le aportan el porcentaje indicado para cumplir con la meta de cada ao en cada uno
de los Componentes.
Recuerde que lo que su entidad ha implementado hasta le fecha cuenta y que su planeacin de
este ao sigue siendo vlida, pero tenga en cuenta que para una implementacin ptima de la
Estrategia es posible que requiera algunos ajustes.
1
2
3
4
33
PG.
Identifque cmo puede desarrollar las Actividades y cumplir con los Criterios que ha priorizado.
Para esto dirjase al ANEXO 1 y ubquelas por Componente, all encontrar la descripcin de lo
que debe hacer. Tenga en cuenta que algunos Criterios estan divididos en sub criterios, por lo que
deber cumplir con stos para obtener el puntaje total.
Identifque que cada Criterio cuenta con una lista de herramientas que usted puede utilizar
relacionadas con temas como normatividad, lineamientos, metodologas y formatos entre otros.
Ese espacio tambin le indica si ese criterio tiene relacin directa con otro en el Manual.
Si tiene dudas comunquese con el Centro de Contacto Ciudadano a la lnea 100 (desde Bogot
o dispositivos mviles) y al 018000 952525 (desde culquier lugar del pas).
5
6
34
PG.
1. Componente de Elementos Transversales.
2. Componente de Informacin en lnea.
3. Componente de Interaccin en lnea.
4. Componente de Transaccin en lnea.
5. Componente de Transformacin.
6. Componente de Democracia en lnea.
ANEXO 1
ACTIVIDADES, CRITERIOS
Y HERRAMIENTAS
35
PG.
1. Componente de
Actividad: institucionalizar la Estrategia de Gobierno en lnea.
Porcentaje: 30%
ELEMENTOS
TRANSVERSALES
Dado el alcance de la Estrategia de Gobierno en lnea, su
cumplimiento por parte de cada entidad requiere el liderazgo
de los representantes legales. Por ello, cada entidad cuenta
con un Comit o Instancia responsable de la implementacin
de la Estrategia al interior de la entidad el cual est formalmente
constituido a travs de un acto administrativo frmado por el
representante legal.
El Comit o Instancia responsable de la implementacin de
la Estrategia al interior de la entidad deber estar integrado,
como mnimo por:
Un representante de la alta direccin.
El lder de Gobierno en lnea, el cual es designado
ofcialmente por el representante legal (puede ser el
mismo lder de efciencia administrativa).
El jefe de la ofcina responsable de Planeacin o su
delegado, del nivel asesor.
El jefe de la ofcina responsable de Atencin al Ciudadano
o su delegado, del nivel asesor.
El jefe de la ofcina responsable de Comunicaciones y/o
Prensa o su delegado, del nivel asesor.
El jefe de la ofcina responsable de Sistemas y/o
Informtica y/o su delegado, del nivel asesor.
El jefe de la ofcina responsable de Control Interno o su
delegado, del nivel asesor.
El jefe de la ofcina responsable de Archivo o su delegado,
del nivel asesor.
El jefe de la ofcina Jurdica o su delegado, del nivel asesor.
El responsable de seguridad de la informacin (de ser
distinto del responsable de Sistemas).
El responsable de interoperabilidad (de ser distinto del
responsable de Sistemas).
El responsable de administrar la informacin de los
trmites y servicios (de ser distinto de los cargos
nombrados anteriormente).
Los representantes de cada Direccin y/o rea y/o
Programa de la entidad como invitados, de acuerdo con
las temticas a tratar.
Las funciones de este Comit tambin pueden ser asumidas
por otras instancias de coordinacin con que cuentan las
entidades como el Comit de Desarrollo Institucional, el Comit
de Coordinacin Estratgico, el Comit de Coordinacin del
Sistema de Gestin de Calidad y Control Interno o aquellos
de carcter estratgico, casos en los cuales debe incorporar
en sus funciones la direccin de la implementacin de la
Estrategia de Gobierno en lnea, as como la representacin
alguna(s) dependencia(s) de las establecidas para el comit
de Gobierno en lnea.
Comit o Intancia
responsable de
la implentacin
del Gobierno en
lnea
Normativa
Resolucin de creacin del
Comit.
Directiva Presidencia 04
de 2012 (lder de efciencia
administrativa).
CRITERIO DESCRIPCIN HERRAMIENTAS
36
PG.
De igual forma, el Comit deber articular su gestin a nivel
institucional con los temas y espacios destinados para el
Servicio al Ciudadano y a nivel sectorial con los Comits
Sectoriales e Institucionales de Desarrollo Administrativo
consagrados en el Decreto 2482 de 2012
Planeacin sectorial e institucional de GEL
(2,5%)
Cada entidad debe tener en cuenta el Gobierno en lnea en
planeacin con el fn de garantizar la institucionalizacin de
la Estrategia.
Las entidades cabeza de sector incluyen dentro de su
planeacin, a travs de los planes estratgicos o de
desarrollo, y de los planes de accin, la Estrategia de
Gobierno en lnea, sealando los proyectos, las metas,
indicadores, responsables, recursos necesarios y los
mecanismos de seguimiento para todas las entidades de
dicho sector.
De igual manera, cada Ministerio o cabeza de sector, defne
un esquema de acompaamiento y seguimiento sectorial,
el cual se ofcializa mediante actas, cronogramas o planes
de trabajo defnidos al comienzo de cada ao.
Plan de accin (5%)
Con base en los lineamientos y tiempos defnidos en el
Decreto 2693 de 2012 de Gobierno en lnea y el presente
Manual, cada entidad deber incluir la Estrategia de
Gobierno en lnea de forma transversal dentro de sus
planes de accin anuales de acuerdo con lo establecido en
el Modelo Integrado de Planeacin y Gestin de que trata
el Decreto 2482 de 2012. En estos documentos se deben
defnir las actividades, responsables, metas y recursos
presupuestales que les permitan dar cumplimiento a los
lineamientos que se establecen.
Capacitacin en Gobierno en lnea (4%)
Con el fn de institucionalizar el conocimiento en temas de
Gobierno en lnea en todos los servidores pblicos, cada
entidad incluye dentro de su plan de capacitacin para los
servidores pblicos, la Estrategia de Gobierno en lnea.
Dicho plan debe contener acciones sobre, mnimo las
siguientes temticas:
Estrategia de Gobierno en lnea.
Transparencia y publicidad de la informacin.
Datos abiertos y servicios de valor agregado
4
Planeacin del
Gobierno en
lnea (7,5%)
Estrategia de
Apropiacin
(7,5%)
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Lineamientos para la elab-
oracin de la planeacin
de la implementacin de
Gobierno en lnea disponi-
ble en
www.programa.gobiernoen-
linea.gov.co
Publicidad
Sitio web de la entidad
Normatividad
Poltica (agregar debajo)
Decreto 2482 de 2012
Apoyo de GEL
Oferta de cursos y seminarios
de Gobierno en lnea disponi-
ble en la opcin Preprese en
linea.gov.co
Enlace con otras Actividades
y Componentes
4
La publicacin, mantenimiento y actualizacin de los datos publicados y la apertura de nuevos datos, involucra a los servidores pblicos de
diversos procesos y no slo a las reas de tecnologa pues los responsables de tales procesos donde se generan los datos quienes conocen
la naturaleza de los mismos y es necesario un entendimiento del alcance, el objeto y los benefcios de publicar datos abiertos. Por esta razn la
entidad debe implementar las acciones defnidas en su plan de capacitacin, en el componente de datos abiertos, dirigidas a los responsables
de dichos datos.
37
PG.
Cultura del servicio.
Calidad de los servicios.
Participacin y control ciudadano.
Optimizacin de procesos.
Seguridad informtica y seguridad de la informacin.
Medios electrnicos en el procedimiento administrativo
y Poltica de Cero Papel.
Estndares de TI.
Tecnologa verde.
Accesibilidad y usabilidad.
Interoperabilidad y colaboracin interinstitucional.
Ciudadano digital.
Las acciones de capacitacin podrn ser acordadas con el
Ministerio de TIC pero es necesario que las mismas queden
incluidas dentro del plan de capacitacin de la entidad.
Promocin y divulgacin en la entidad
(2,5%)
En la medida en que se va implementado la Estrategia de
Gobierno en lnea la entidad requiere de una divulgacin
focalizada en diferentes temas.
Por ello la entidad realiza acciones de promocin y
divulgacin en temas como:
Transparencia y publicidad de la informacin.
Datos abiertos y servicios de valor agregado.
Cultura del servicio.
Calidad de los servicios.
Participacin y control ciudadano.
Optimizacin de procesos.
Seguridad informtica y seguridad de la informacin.
Medios electrnicos en el procedimiento administrativo
y Poltica de Cero Papel.
Estndares de TI.
Tecnologa verde.
Accesibilidad y usabilidad.
Interoperabilidad y colaboracin interinstitucional.
Mejoramiento (1%)
Con base en los resultados de la implementacin del
Esquema de monitoreo y evaluacin en la entidad y de los
avances reportados al Ministerio de TIC, la entidad realiza
acciones de mejoramiento en su estrategia de apropiacin
de la Estrategia de Gobierno en lnea.
Gobierno como
Plataforma
Sitio web de monitoreo de
Gobierno en lnea, disponible
a travs de
linea.gov.co
Colaboracin
Comunidad de Gobierno en
lnea, disponible a travs de
linea.gov.co
MONITOREO Y
EVALUACIN
Esquema de monitoreo y evaluacin (5,5%)
La entidad implementa un esquema que le permita realizar
el monitoreo y la evaluacin. Para esto debe defnir las
metodologas, los indicadores, los responsables, las
herramientas y la periodicidad en que realizar dicho
monitoreo y evaluacin y realizar el levantamiento de la
lnea de base, de manera que permita evidenciar el ahorro
en tiempos y costos tanto para los usuarios como para la
entidad en la implementacin de servicios de Gobierno en
lnea.
38
PG.
Casos exitosos documenta-
dos por Gobierno en lnea o
por las entidades.
Normatividad/
Poltica
Ley 872 de 2003. Artculo 4.
Como mnimo, se deben establecer las siguientes variables:
Disminucin porcentual ponderada en el tiempo
promedio para procesar los trmites y servicios en
lnea, tanto para la entidad como para los usuarios.
Porcentaje de trmites y servicios procesados en lnea
(parcial y totalmente) con relacin al total de trmites
procesados en lnea y de manera presencial.
Incremento porcentual de los trmites y servicios
procesados en lnea.
Porcentaje de trmites y servicios totalmente en lnea
disponibles.
Porcentaje de usuarios satisfechos con la prestacin
de trmites y servicios en lnea frente al total de
usuarios que los califcan.
Seguridad ante los ataques informticos.
Ahorro anual en COP$ para la entidad y para los
usuarios derivado de la prestacin de los trmites y
servicios en lnea prestados.
Disminucin porcentual para las entidades pblicas
en los costos de procesamiento originado por la
prestacin de los trmites y servicios en lnea.
Porcentaje de las normas polticas, planes, programas
y proyectos que se han discutido en lnea en el ao en
curso.
Porcentaje de consultas pblicas a travs de medios
electrnicos.
Porcentaje de servicios de intercambio de informacin
implementados (tanto al interior de cadenas de trmites
as como los relacionados con suplir la necesidad de
informacin de otras entidades)
Para ello, la entidad puede hacer uso de los siguientes
mecanismos, entre otros:
Encuestas aplicadas a sus usuarios por diversos
medios.
Grupos focales con usuarios.
Realimentacin por medios sociales.
Las encuestas y dems herramientas de evaluacin
pueden ser tomadas del sistema de calidad o del Programa
Nacional de Servicio al Ciudadano. Se recomienda que
dentro de dicho esquema se habiliten herramientas de
interaccin, como mecanismos complementarios, para
recibir observaciones de los ciudadanos.
La periodicidad de las mediciones pueden seguir lo
establecido en el sistema de calidad y los resultados deben
ser publicados por la entidad.
Reporte de la implementacin de la
Estrategia GEL (2%)
Con el objeto de contar con indicadores que permitan la
toma de decisiones en cuanto a la implementacin de la
Estrategia de Gobierno en lnea, la entidad reporta sus
avances en el instrumento de Monitoreo y Evaluacin del
Ministerio de TIC trimestralmente.
39
PG.
El objetivo de esta actividad es que la entidad conozca de
una manera mucho ms detallada a sus usuarios, de forma
tal que sus actividades de diseo, rediseo, comunicacin
y mejoramiento de trmites y servicios (de informacin,
interaccin y participacin) giren en torno a la solucin de
las necesidades del pblico objetivo.
Para lograr lo anterior, cada entidad realiza estudios que
permitan conocer como mnimo los siguientes elementos
de los diferentes grupos de usuarios:
Caractersticas geogrfcas, demogrfcas, intrnsecas
y de comportamiento (o su equivalente cuando
se trate de grupos de usuarios conformados por
organizaciones).
Necesidades en la interaccin con la entidad.
Para esto se puede tener como referencia y apoyo la
Gua para caracterizacin de usuarios desarrollada por el
Ministerio de TIC.
Para el desarrollo de los ejercicios de caracterizacin se
recomienda que sean adelantados gradualmente frente a
los procesos activos de diseo, rediseo, comunicacin y
mejoramiento de trmites y servicios.
Los estudios deben ser actualizados peridicamente con
base en un anlisis de tendencias en cuanto a tecnologa,
comportamiento de los usuarios, preferencias e intereses,
experiencias y buenas prcticas del sector a nivel local y
global.
La entidad implementa acciones de promocin dirigidas a
los usuarios, en donde se den a conocer:
Los servicios implementados y los cambios realizados.
Los espacios de participacin.
La oferta de informacin disponible en el sitio web.
Los conjuntos de Datos Abiertos disponibles.
Para esto, la entidad implementa las acciones o estrategias
de comunicacin defnidas en su plan de comunicaciones,
para dar a conocer a todos los ciudadanos, por diversos
medios la informacin enunciada.
Nivel de conformidad A (2%)
La entidad cumple el nivel de conformidad A en todos
sus desarrollos web, de acuerdo con lo establecido en la
Norma NTC 5854 y los hace exigibles en los contratos
con terceros.
Para el caso de sub titulacin de videos y transcripcin de
audios la entidad podr realizar una priorizacin y establecer
un plan de trabajo para dar cumplimiento a estos criterios.
Caracterizacin
de usuarios
(15%)
Estrategia de
Promocin (5%).
Accesibilidad
(5%)
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Gua para caracterizacin
de usuarios disponible en
linea.gov.co
Gobierno como
Plataforma
Centro de Innovacin de
Gobierno en lnea.
Normatividad/
Poltica
Artculo 4 de la Ley 872 de
2003
Publicidad
Sitio web de la entidad.
Redes sociales de la enti-
dad.
Estrategia de mercadeo de
la entidad.
Lineamientos
Nacionales
NTC 5854 sobre Accesibi-
lidad
Enlace con otras
Actividades y Com-
ponentes
Anexo 3: Accesibilidad
nivel de cumplimiento AAA
(triple A)

40
PG.
Adicionalmente las entidades debern implementar de
forma transversal un lenguaje claro al ciudadano, para lo
cual deben seguir las recomendaciones que se establezcan
al respecto, que por el momento corresponden al
documento de trabajo Gua de Lenguaje Ciudadano para
la Administracin Pblica Colombiana del Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica.
Nivel de conformidad AA (Doble A) (2%)
La entidad cumple el nivel de conformidad AA, de acuerdo
con lo establecido en la Norma NTC 5854 y los hace
exigibles en todos sus desarrollos que contrate con
terceros.
Para el caso de sub titulacin de videos en directo y uso de
lenguaje de seas la entidad podr realizar una priorizacin
y establecer un plan de trabajo para dar cumplimiento a
estos criterios, teniendo en cuenta la caracterizacin de
sus usuarios.
Nivel de conformidad AAA (Triple A) (1%)
La entidad cumple el nivel de conformidad AAA, de acuerdo
con lo establecido en la Norma NTC 5854 y el Anexo 3
sobre Accesibilidad contenido en el presente manual y los
hace exigibles en todos sus desarrollos que contrate con
terceros.
Para verifcar este aspecto se debern utilizar herramientas
de validacin automtica y validaciones manuales.
Es recomendable utilizar ms de una herramienta para
validar la accesibilidad. Se sugiere tener en cuenta aquellas
que son referenciadas en el sitio Web de la Web Accesibility
Initiative (http://www.w3.org/WAI/) de la W3C, las cuales
se encuentran en la seccin denominada Evaluating
Accesibility
Los diferentes espacios en lnea con los que cuenta la
entidad, a travs de los cuales presta trmites y servicios
(incluyendo los de informacin, interaccin y participacin),
conforman la sede electrnica de la entidad. Por lo
tanto, debe haber una estandarizacin en la prestacin
de servicios por los diferentes canales, as como una
integracin de espacios de interaccin.
Directrices bsicas (2%)
El sitio web de la entidad cumple con las siguientes
directrices de usabilidad que se encuentran en el
documento denominado Lineamientos y metodologas en
usabilidad para el Gobierno en lnea:
Arquitectura de Informacin
Todas las directrices de impacto 4 y 5 excepto el
captulo de Pruebas de Usabilidad
Directrices complementarias (1%)
El sitio web de la entidad cumple con las directrices de
usabilidad de impacto 1, 2 y 3 que se encuentran en el
documento denominado Lineamientos y metodologas en
usabilidad para el Gobierno en lnea. Igualmente, aplica las
pruebas de usabilidad contempladas en el captulo 5 del
mencionado documento.
Usabilidad (5%)
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Lineamientos y metodologas
en Usabilidad para Gobierno
en lnea disponible en
linea.gov.co
Lineamientos grfcos de
Presidencia de la Repblica.
Normatividad/
Poltica
Ley 1437 de 2011.
Enlace con otras
Actividades y
Componentes
Criterio Servicios de
interaccin de la Actividad
Habilitar espacios de
interaccin del Componente
de Interaccin.
Anexo 2 Informacin
mnima a publicar.
41
PG.
Estndares del sitio Web (2%)
Dominio
El nombre de dominio de la entidad debe tener el formato
.gov.co, .edu.co o .mil.co. Las Empresas Industriales
y Comerciales del Estado, las Sociedades de Economa
Mixta y las Instituciones de Investigacin, pueden tener
dominio .com o .org, pero deben habilitar adicionalmente
el dominio .gov.co.
Escudo de Colombia
El escudo de la Repblica de Colombia deber ubicarse
en la parte superior derecha y debe cumplir con los
lineamientos de imagen que establezca la Alta Consejera
para las Comunicaciones. Este se debe mantener, de
manera esttica y siempre disponible en cualquier nivel de
navegacin.
Imagen Institucional
La imagen de identidad institucional deber estar ubicada
en la parte superior izquierda, a la misma altura del escudo
de la Repblica de Colombia. Esta se debe mantener, de
manera esttica y siempre disponible en cualquier nivel de
navegacin. Igualmente, esta debe enlazar a la pgina de
inicio desde cualquier lugar de navegacin.
Actualizacin
En la pgina inicial debe aparecer la fecha de la ltima
actualizacin del sitio Web. Tambin es vlido que cada
seccin tenga su fecha de actualizacin.
Mapa del sitio
Se debe incluir un mapa del sitio Web en la pgina de inicio
a travs del cual se permita acceder como mnimo a todas
las secciones y subsecciones del mismo. Al mapa, se debe
tener acceso directo desde cualquier pgina del sitio.
Navegacin
Se debe tener acceso directo y claro a la pgina de inicio,
desde cualquier pgina de la sede electrnica.
Motor de bsqueda
En la pgina inicial se debe habilitar un mecanismo de
bsqueda de los contenidos del sitio web. Se recomienda
el uso de herramientas que permitan el refnamiento por
palabras clave y combinaciones. Se recomienda utilizar
bsqueda federada (no limitada nicamente al propio
portal). El motor de bsqueda interno debe aparecer en
todas las pginas y ubicado preferiblemente en la parte
superior derecha.
Atencin al ciudadano
Con el objeto de hacer ms fcil la bsqueda y el uso de
aquellos servicios o canales de interaccin con cualquier
entidad, por parte de los ciudadanos, en la parte superior
de la pgina inicial del sitio web de la entidad, debe existir
una seccin denominada Atencin al Ciudadano en la
cual se ubique como mnimo lo siguiente:
Enlace a preguntas y respuestas frecuentes
Enlace al Calendario de actividades
Enlace a un glosario o diccionario de trminos usados
en el sitio web y los documentos publicados.
Enlace a ayudas para navegar en el sitio
Enlace al sistema de contacto, peticiones, quejas,
reclamos y denuncias
Enlace a los servicios de atencin en lnea
Enlace a la opcin de suscripcin a servicios de
informacin,
Enlace a la oferta de empleos.
42
PG.
Anlisis y caracterizacin de la
infraestructura (4%)
Con el fn de determinar las condiciones tecnolgicas
de cada entidad y defnir los ajustes a que haya lugar
para garantizar el soporte y la prestacin de servicios
por medios electrnicos y la interoperabilidad,
cada entidad realiza un anlisis de la infraestructura
tecnolgica, los riesgos sobre seguridad fsica y del
entorno y seguridad informtica y el crecimiento de la
capacidad de la infraestructura, incluyendo un plan para
la recuperacin ante desastres. Para esto puede tomar
como insumo el Anexo 2 del documento Lineamientos
para la implementacin del modelo de seguridad de la
informacin 2.0.
La caracterizacin debe contemplar la evaluacin de
los sistemas que soportan la operacin y prestacin de
servicios de la entidad.
Planeacin
del ajuste tec-
nolgico (10%)
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Anexo 2 del documento
Lineamientos para la imple-
mentacin del modelo de
seguridad de la informacin
2.0 disponible en www.
programa.gobiernoenlinea.
gov.co.
Enlace con otras
Actividades y
Componentes
Actividad de Implementar
un sistema de gestin de
del Componente de
Elementos Transversales.
Actividad: Implementar un sistema de gestin de tecnologa
Porcentaje: 15%
Enlace a la oferta de trmites y servicios.
Enlace a la opcin de seguimiento a trmites y
servicios.
Enlace al espacio para notifcaciones a terceros
(referente a lo establecido en el artculo 73 de la Ley
1437 de 2011).
Atencin al Ciudadano
La entidad crea en su sitio web una seccin especfca
denominada Participacin ciudadana
5
en donde publica
el listado todas las instancias formales de participacin
que, por norma, deben existir, as como otros espacios
de participacin ciudadana habilitados por la entidad para
interactuar con los usuarios.
Estrategia estandarizacin gubernamental
En cuanto a la diagramacin y diseo grfco, la Alta
Consejera para las Comunicaciones podr determinar
los lineamientos de estandarizacin que deben seguir las
entidades del gobierno sin detrimento a lo establecido por
el presente Manual (a excepcin de la ubicacin del escudo
de Colombia y de la imagen institucional).
Los anteriores Criterios aplican a sitios web adicionales.
Para el caso de la seccin de Atencin al Ciudadano,
depender del contexto en el que se desarrolla el sitio web.
5
Para las entidades que no cuenten con atencin al ciudadano, podrn denominar la seccin como Atencin al usuario o Atencin al cliente
43
PG.
Planeacin (4%)
Con base en el anlisis de infraestructura y tomando
en cuenta los trmites y servicios que ya presta hacia el
ciudadano por medios electrnicos y aquellos nuevos
que optimizar y automatizar y considerando, adems,
los procesos internos que optimizar dentro de la poltica
de cero papel, la entidad debe disear una estrategia para
mejorar dicha infraestructura (hardware, software, redes,
conectividad). Esta planeacin debe verse refejada en la
que se haga para la implementacin de la Estrategia de
Gobierno en lnea.
Tecnologa verde (2%)
La entidad implementa un programa de correcta
disposicin fnal de los residuos tecnolgicos incluyendo
las opciones de reutilizacin a travs de otros programas
institucionales con los que cuente el Gobierno nacional.
La entidad implementa estrategias de computacin en
la nube, hace uso de esquemas de computacin por
demanda o usa centros de datos centralizados que
generen ahorros de consumo de energa.
Planeacin (1%)
La entidad defne su plan de transicin de IPv4 a IPv6 en
coordinacin con lo que defna el Ministerio de Tecnologas
de la informacin y las Comunicaciones.
Implementacin (3%)
La entidad inicia la transicin al protocolo IPv6 en
convivencia con IPv4. Esta actividad debe iniciar a mas
tardar en 2013.
Monitoreo (1%)
La entidad monitorea, evala y mejora la adopcin de Ipv6.
Protocolo de In-
ternet IPv6 (5%)
Normatividad/
Poltica
Resoluciones 1511 y 1297
de 2010 del Ministerio de
Ambiente y Desarrollo Sos-
tenible.
Recursos Web
http://www.mintic.gov.co/
ipv6/
La entidad debe establecer su Sistema de Gestin de
Seguridad de la Informacin tanto para sus procesos
misionales como para los de apoyo. De igual forma,
dicho sistema debe contemplar el anlisis de riesgos y las
medidas a implementar en el modelo de apertura de datos
de la entidad.
Planear (2,5%)
La entidad planea la implementacin del SGSI siguiendo
las siguientes actividades:
Defnir el alcance del SGSI
Defnir la poltica de seguridad de la informacin para
la entidad.
Defnir el inventario de activos de informacin.
Realizar el anlisis de riesgo
Seleccionar los controles a implementar
Defnir el plan de tratamiento del riesgo
Preparar la Declaracin de aplicabilidad
Sistema de
Gestin de
Seguridad de la
Informacin
SGSI (25%)
Lineamientos internos
Sistema de gestin de cali-
dad de la entidad.
Modelo Estndar de Con-
trol Interno
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Lineamientos y anexos para
la implementacin del mod-
elo de seguridad de la infor-
macin 2.0 disponible en
www. programa. gobi er-
noenlinea.gov.co
Actividad: implementar un Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin
Porcentaje: 25%
44
PG.
Hacer (15%)
La entidad pone en marcha el Sistema de Gestin de
Seguridad de la Informacin segn la planeacin y
desarrollando las siguientes actividades:
Ejecutar el plan de tratamiento del riesgo
Documentar los controles
Implementar las polticas
Implementar entrenamiento
Gestionar la operacin y los recursos
Implementar las respuestas a incidentes
Verifcar (3,75%)
Una vez puesto en marcha el SGSI, la entidad da inicio a
una fase en la que se realiza seguimiento y
medicin del funcionamiento del mismo, para esto se
debern desarrollar las siguientes actividades:
Ejecutar el Plan operacional
Verifcar el inventario de activos de informacin
Realizar revisiones de efciencia
Realizar revisiones del nivel de riesgo residual
Realizar la revisin interna del SGSI
Realizar la revisin por la direccin del SGSI
Registrar el impacto en el SGSI
Actuar (3,75%)
La entidad establece unas condiciones de sostenibilidad
del SGSI, para lo cual deber desarrollar las siguientes
actividades:
Implementar las mejoras identifcadas
Tomar medidas preventivas y correctivas
Aplicar lecciones aprendidas
Comunicar los resultados
Garantizar el objetivo del SGSI
Revisar la Poltica de Seguridad, el Alcance del SGSI,
los Activos de informacin, el Riesgo residual.
Enlace con otras
Actividades y
Componentes
Criterio de Estrategia de
Apropiacin de la Activi-
dad de Institucionalizar la
Estrategia de Gobierno en
lnea del Componente de
45
PG.
2.Componente de
Actividad: publicacin de informacin
Porcentaje: 57%
INFORMACIN EN LNEA
L a provisin de informacin a travs de medios electrnicos,
hace necesario que al interior de cada entidad se defna
una poltica que permita tener claro e institucionalizado
este proceso.
Por ello, la entidad implementa la poltica editorial y
de actualizacin sobre los contenidos de sus sitios
Web incluyendo la periodicidad de actualizacin y la
dependencia responsable, teniendo en cuenta lo que
establece el presente Manual al respecto. Dicha poltica
debe estar documentada y aprobada ofcialmente por el
director de la entidad.
Publicacin de informacin bsica (27%)
La entidad publica en su sitio web:
Informacin General
Datos de Contacto
Servicios de informacin
Normatividad, polticas y lineamientos
Informacin fnanciera y contable
Informacin sobre planeacin, gestin y control
Informacin sobre la Contratacin
Informacin sobre Trmites y Servicios
Informacin sobre el recurso humano
Para ello, debe seguir los lineamientos sealados en el
Anexo 2 de este Manual denominado Informacin mnima
a publicar.
Dicha informacin debe publicarse en un formato que
permita reutilizarla.
Informacin en audio y/o video (2%)
Con el objeto de que la informacin pueda ser consultada
por diversos pblicos y de manera mucho ms fcil e
interactiva, es conveniente que se haga uso de diferentes
formatos.
Para esto, la entidad debe ofrecer informacin relevante
para sus usuarios en audio y/o video, considerando que los
archivos deben ser de calidad. Los archivos deben incluir:
Una breve descripcin de su contenido
Fecha de elaboracin
La informacin relevante a que se hace referencia puede
ser determinada a partir de consulta a los usuarios o del
anlisis de las estadsticas de uso del sitio web.
Las caractersticas de accesibilidad para este tipo de
elementos, sern validadas en el criterio de accesibilidad
del Componente de Elementos Transversales.
Implementacin
de la Poltica
editorial y de
actualizacin
(8%)
Publicacin de
informacin
(40%)
Enlace con otras Activi-
dades y Componentes
Criterio de Publicacin de
informacin de la Actividad
Publicacin de Informacin
del Componente de Infor-
macin.
Enlace con otras
Actividades y
Componentes
Anexo 2: Informacin mnima
a publicar.
Criterios de Caracterizacin
de Usuarios, Accesibilidad
y Usabilidad de la Actividad
Centrar la atencin en el
usuario del Componente de
Criterio de SGSI de la Actividad
Implementar un sistema de
gestin de seguridad de la
informacin del Componente
de Elementos Transversales.
Criterio de Monitoreo y
Evaluacin, de la Actividad
Institucionalizar la Estrategia
de Gobierno en lnea, del
Componente de Elementos
Transversales.
Normatividad/Poltica
Artculo 8 de la Ley 1437
de 2011
Ley vigente de acceso a la
informacin.
46
PG.
Informacin principal en otro idioma (4%)
La informacin principal de la entidad debe estar disponible
en ingls: informacin General, datos de Contacto,
informacin sobre trmites y servicios.
En el caso de aquellas entidades cuya poblacin objetivo
incluye comunidades tnicas, deben disponer toda la
informacin dirigida directamente a ellas en las lenguas de
dichas comunidades. Para esto debe tener en cuenta la
Caracterizacin de sus usuarios.
Informacin adicional en otro idioma (3%)
Toda la pgina principal y las principales secciones (segn
la caracterizacin de sus usuarios) deben estar disponibles
en otro idioma, mnimo en ingls.
El uso de traduccin automtica podr ser utilizado cuando
dichas herramientas ofrezcan una calidad semntica y
gramatical sufciente como para ofrecer informacin ofcial
en otro idioma. La entidad deber validar dicha calidad en
cada caso.
Para el caso de la informacin mnima a publicar ver el
detalle en el Anexo 2 Informacin mnima a publicar
Mejoramiento (4%)
acciones de mejoramiento en el proceso de publicacin de
informacin, satisfaciendo las necesidades de los usuarios
frente a sta.
Para llevar a cabo una estrategia de mejoramiento la
entidad deber revisar la realimentacin que obtenga de
sus usuarios frente a la informacin publicada, as como
tener en cuenta buenas prcticas, y documentar las
propias para que otras entidades hagan uso de stas. De
igual forma deber guiar sus acciones de mejoramiento
dentro de un marco de innovacin en el uso de tecnologa
al interior de la entidad y en la relacin con sus usuarios.
Acceso va mvil (8%)
La entidad dispone de un sitio para acceso va mvil o una
aplicacin para dispositivos mviles con la informacin de
la entidad, de acuerdo con el anlisis y caracterizacin de
usuarios realizado.
Los contenidos a ser provistos pueden ser defnidos a
travs de mecanismos como consultas a los usuarios o
revisando las estadsticas de monitoreo del sitio web en
donde aparece la informacin ms consultada.
Acceso va televisin digital (1%)
La entidad provee informacin a travs de Televisin Digital
Terrestre de acuerdo con el anlisis y caracterizacin de
usuarios realizado.
Ley vigente de proteccin de
informacin personal.
Ley 1474 de 2011
Artculo 2.2.5 Decreto 734 de
2012
Ley 734- 2002 Articulo 34
Numeral 36.
Lineamientos
nacionales
NTCGP 1000:2009 (Calidad
en la Gestin pblica)
Enlace con otras
Actividades y
Componentes
Anexo 2: Informacin mnima
a publicar.
de usuarios, Accesibilidad
Acceso
Multicanal (9%)
47
PG.
Criterio de SGSI de la Activi-
dad Implementar un sistema
de gestin de seguridad de la
informacin del Componente
de Elementos Transversales.
Recursos Web
http://www.w3.org/TR/mo-
bile-bp/
http://www.w3.org/stand-
ards/webdesign/mobilweb
http://merkur.fundacionctic.
org/index.php.es
Actividad: publicacin de datos abiertos
Porcentaje: 43%
Elaboracin del Inventario (7,2%)
Para avanzar en la publicacin de datos abiertos no
sensibles por parte de las entidades, se requiere realizar
previamente un inventario de la informacin que est bajo
la responsabilidad de cada entidad para posteriormente
determinar aquellos que se van a publicar en formatos
abiertos reutilizables (Ver Glosario). Para esto debe hacer
uso del instrumento proporcionado por el Ministerio de TIC
para el efecto.
Dado que existen restricciones legales para publicar cierto
tipo de informacin, se requiere hacer una revisin jurdica
sobre estos aspectos. Por ello, la entidad debe identifcar
las limitaciones de tipo legal para publicar la informacin
que administra y refejar este anlisis en el Inventario.
Publicacin del inventario de informacin (4,8%)
La entidad debe publicar el Inventario en su sitio web, en la
seccin denominada Atencin al ciudadano.
Inventario de
informacin
(12%)
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
mentacin de Datos Abiertos
en Colombia.
Gua para la Apertura de Da-
tos en Colombia.
Formato de Inventario de In-
formacin.
Marco jurdico actual para la
implementacin de Datos
Abiertos en Colombia.
Disponibles en
linea.gov.co
Constitucin poltica, artculo
20.
Ley vigente de acceso a la in-
formacin.
Ley 1273 de 2009 sobre pro-
teccin de la informacin y de
los datos.
Leyes especfcas sobre clasi-
fcacin, confdencialidad y
reserva.

48
PG.
Enlace con otras
Actividades y
Componentes
Actividad de Implementar un
Sistema de Gestin de Se-
guridad de la Informacin del
Transversales.
Publicidad
Sitio web de la entidad
Priorizacin y plan de apertura de datos (3%)
Luego de la realizacin del inventario de informacin y la
publicacin del mismo, se deben determinar aquellos
datos prioritarios o que generan un mayor valor para los
usuarios de los mismos.
Para esto, la entidad realiza ejercicios de priorizacin con
el inventario de informacin publicado, para determinar
su plan de apertura. Esto lo debe hacer con el apoyo
de los usuarios quienes pueden ayudar a determinar los
datos ms importantes para ellos. Por tanto, la entidad
se apoya en herramientas de interaccin u otros canales
y mecanismos que permitan preguntar a los usuarios sus
necesidades frente a los datos.
Adicionalmente debe tener en cuenta la difcultad que
implica conformar los conjuntos de datos.
Documentacin de los datos (5%)
La entidad debe describir los datos identifcados en la
priorizacin de manera que sean comprensibles para
todos los usuarios. Para esto deber avanzar ao a ao
segn su plan de apertura.
El resultado esperado de esta etapa es la fcha con la
descripcin de los metadatos comunes de cada de los
conjuntos de datos a publicar.
Estructuracin de los datos (5%)
La entidad adelanta la preparacin del archivo con el
conjunto de datos a cargar en un formato estructurado.
Para realizar dicha estructuracin la entidad deber tener
en cuenta las siguientes actividades:
1. Elegir el formato para la publicacin de los datos
2. Diligenciamiento del encabezado del archivo a cargar
3. Generacin de archivo estructurado
Publicacin de los conjuntos de datos (15%)
Con base en la priorizacin realizada, la entidad carga y
publica los conjuntos de datos en la plataforma dispuesta
para ello por el Ministerio de TIC y bajo los estndares y
lineamientos defnidos por el mismo. De igual forma la
entidad podr hacer la publicacin en catlogos de datos
regionales, sectoriales o institucionales, referencindolos
en el Catlogo de Datos del Estado Colombiano (www.
datos.gov.co).
Apertura de
datos (31 %)
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
mentacin de Datos Abiertos
en Colombia.
Gua para la Apertura de Da-
tos en Colombia.
Lenguaje Comn de Inter-
cambio de Informacin en el
contexto de los Datos Abier-
tos en Colombia.
Disponibles en
linea.gov.co
Enlace con otras Activi-
dades y Componentes
Actividad de Implementar
un Sistema de Gestin de
Seguridad de la Informacin
del Componente de
Promocin de la Actividad
Transversales.
49
PG.
Mejoramiento (3%)
acciones de mejoramiento en el proceso de publicacin
de conjuntos de datos abiertos, buscando satisfacer la
demanda de datos de la entidad.
sus usuarios frente a los conjuntos de datos abiertos,
de forma tal que pueda realizar nuevos procesos de
priorizacin.
Recursos Web
www.datos.gov.co
www.aplicaciones.gov.co
Lineamientos na-
cionales
50
PG.
3.Componente de
Actividad: habilitar espacios de interaccin
Porcentaje: 50%
INTERACCIN EN LNEA
Consulta a bases de datos (13%)
La entidad habilita servicios de consulta en lnea a bases
de datos que contengan informacin relevante para el
ciudadano, garantizando la proteccin de la informacin y
los datos personales de los usuarios y la seguridad de la
informacin.
Este tipo de servicios de consulta facilita el acceso a la
informacin pblica ya que no requiere que el ciudadano
realice una solicitud para ello y debern ser defnidos de la
mano con las necesidades de los usuarios del sitio web.
Informacin interactiva (7%)
La entidad implementa aplicativos interactivos para la
consulta de informacin, como mapas, grfcas, sistemas
de informacin geogrfca u otros. Dicha informacin
puede ser buscada y presentada de acuerdo con diferentes
criterios de bsqueda y organizacin, por parte del usuario.
En cuanto a mapas web, visores geogrfcos, servicios web
geogrfcos y sistemas de informacin geogrfca -SIG la
entidad deber implementar los requerimientos mnimos
que garanticen su consulta y su uso, basado en conceptos
de estandarizacin, de proteccin y de interoperabilidad
en concordancia con lo que establezca la Infraestructura
Colombiana de Datos Espaciales ICDE.
Tenga en cuenta que la implementacin de estas
aplicaciones interactivas debe cumplir con los estndares
de accesibilidad para elementos no textuales defnidos en
la norma de accesibilidad NTC 5854.
Soporte en lnea (6%)
La entidad habilita chats o salas de conversacin, medios
sociales o video chats como mecanismos de atencin al
usuario en lnea. La entidad defnir las condiciones para su
operacin, las cuales debern ser plenamente visibles para
los usuarios y se debe garantizar su correcto funcionamiento
en los periodos establecidos, estableciendo las asignaciones
de recurso humano requeridas.
El uso de asistencia en lnea a travs de herramientas como
el chat, tiene ventajas que pueden ser aprovechadas por las
entidades y por los ciudadanos. Algunas de ellas son:
Libertad para relaciones de cualquier tipo.
Sincronizacin en las conversaciones (en tiempo real).
Posibilidad de anonimato.
Ausencia de censura tcnica.
Sensacin inmediata de atencin al cliente y reduce los
costos operativos como el telfono, el personal y fax.
Para determinar el uso de esta herramienta, es recomendable
hacerlo con base en el anlisis y caracterizacin de usuarios
que realiza la entidad.
La interaccin por este espacio debe dar cuenta de un
lenguaje claro para el ciudadano.
Consulta
interactiva de
informacin
(20%)
Servicios de
Interaccin
(30%)
Lineamientos
nacionales
Lineamientos de la Infraes-
tructura Colombiana de Datos
Espaciales (ICDE) en temas
de gestin y publicacin de
informacin geogrfca.
Enlace con otras
Actividades y
Componentes
Centrar la atencin en el usu-
ario del Componente de El-
ementos Transversales.
Transversales.
Enlace con otras
Actividades y
Componentes
Transversales.
51
PG.
La entidad debe garantizar la proteccin de los datos
personales de los usuarios, conforme con las leyes sobre
esta materia.
Suscripcin a servicios de informacin al
correo electrnico o RSS (4%)
La entidad debe ofrecer la posibilidad de suscribirse a
servicios de informacin en el sitio Web que permitan el
acceso a contenidos como por ejemplo noticias, boletines,
publicaciones, eventos, avisos de resultados entre otros.
Dicha suscripcin debe tener en cuenta lo siguiente:
Al momento de realizar dicha suscripcin, se proveen
mensajes electrnicos que indiquen la recepcin de
la solicitud respectiva. Esto para el caso del correo
electrnico.
La suscripcin debe indicar claramente el tipo de
informacin a enviar por parte de la entidad y las
condiciones para ello.
Debe permitir suspender la suscripcin cuando el
usuario as lo considere.
personales de los usuarios, conforme con las leyes
sobre esta materia e informar al ciudadano sobre la
manera de hacerlo.
Base de datos de correos autorizados para
comunicaciones y notifcaciones (3%)
La entidad crea un servicio de registro unifcado de
usuarios y correos electrnicos en donde stos pueden
autorizar el recibo de comunicaciones y notifcaciones
sobre sus actuaciones frente a la entidad. Lo anterior en
concordancia con lo dispuesto en el Artculo 54 de la Ley
1437 de 2011.
Esta base de datos debe estar alimentada por los campos
de registro de correo electrnico que para este efecto se
hayan incluido en formularios de peticiones, trmites y
servicios.
Suscripcin a servicios de informacin al
mvil (5%)
La entidad debe ofrecer la posibilidad de suscribirse para
recibir informacin a travs de telefona mvil, de aquella
informacin que la entidad considere de mayor impacto y
de acuerdo con el anlisis y caracterizacin de los usuarios,
realizados previamente. Dicha suscripcin debe tener en
cuenta lo siguiente:
Al momento de realizar dicha suscripcin, se proveen
mensajes electrnicos que indiquen la recepcin de la
solicitud respectiva.
La suscripcin debe indicar claramente el tipo de
informacin a enviar por parte de la entidad y las
condiciones para ello.
Debe permitir la autorizacin del usuario para recibir
mensajes
Se debe garantizar la proteccin de los datos
personales de los usuarios, conforme con las
Leyes 1266 de 2008, Ley 1273 de 2009, como
procedimientos para proteger la informacin personal.
Debe permitir suspender la suscripcin cuando el
usuario as lo considere.
Encuestas de opinin (3%)
La entidad dispone encuestas de opinin, con sus
respectivos resultados, sobre temas relacionados con la
fnalidad
Anexo 2 Informacin mnima
a publicar.
Normatividad
/Poltica
2011.
Lineamientos
nacionales
en la Gestin Pblica)
52
PG.
de la entidad y de inters de los particulares, con el objeto
de recolectar la percepcin de los usuarios como insumo
para la toma de decisiones de la entidad. Se recomienda
mantener un histrico de las encuestas y sus resultados.
Dichas encuestas pueden ser habilitadas a travs del sitio
web de la entidad o mediante mecanismos a travs de
telefona mvil.
esta materia e informar al ciudadano sobre la manera de
hacerlo.
Avisos de confrmacin (6%)
Cada vez que el usuario interacte con la entidad a travs
de solicitudes o suscripciones en lnea, se deben proveer
mensajes electrnicos que indiquen la recepcin de las
solicitudes respectivas.
De igual forma la entidad debe disear un mensaje de error
para cuando las aplicaciones por las cuales se prestan los
trmites y servicios presenten fallos.
Los anteriores Criterios aplican a sitios web adicionales,
respondiendo al contexto en el que se desarrolla cada
sitio web.
Mejoramiento (3%)
Con base en las necesidades de los usuarios de la
entidad, los resultados de la implementacin del Esquema
de monitoreo y evaluacin de la entidad y de los avances
reportados al Ministerio de TIC, la entidad realiza acciones
de mejoramiento en la prestacin de servicios de
interaccin.
sus usuarios frente a los espacios existentes, as como
tener en cuenta buenas prcticas, y documentar las
Actividad: Habilitar espacios para interponer peticiones
Porcentaje: 50%
Espacio para contacto, peticiones, quejas,
reclamos y denuncias (26%)
En la seccin de Atencin al Ciudadano se debe ofrecer
un botn o enlace de contacto, peticiones, quejas,
reclamos y denuncias mediante un formulario que permita
identifcar el tipo de solicitud. Esto, en concordancia con
lo establecido en el artculo 76 de la Ley 1474 de 2011
(Estatuto Anticorrupcin), el Ttulo II de la Ley 1437 de
2011 (Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo) o la Ley Estatutaria que sobre
derecho de peticin genere el Congreso de la Repblica.
Sistema de
contacto, peti-
ciones, quejas,
reclamos y
denuncias. (28%)
Normatividad
/Poltica
Ley 1437 de 2011.
Ley 1474 de 2011.
Decreto 019 de 2012.
Ley estatutaria que se expida
sobre el derecho de peticin.
53
PG.
El sistema de contacto, peticiones, quejas, reclamos y
denuncias debe cumplir con las caractersticas mnimas
descritas en el Anexo No.4 Alcance y caractersticas del
sistema de peticiones, quejas, reclamos y denuncias.
De igual forma el formulario debe poder ser diligenciado por
nios y adolescentes en concordancia con lo planteado
por el Artculo 12 del Decreto 019 de 2012 y las ayudas
deben dar cuenta de esta poblacin objetivo.
La entidad debe contemplar la integracin de otros
espacios de comunicacin electrnica, tales como correos
electrnicos, foros, salas de conversacin y redes sociales,
entre otros, segn lo establecido en la Ley 1437 de 2011,
la cual permite que las peticiones puedan ser interpuestas
por cualquier medio idneo.
Este Criterio aplica a sitios web adicionales. En este caso
debe establecerse un enlace con el sistema unifcado con
el que cuente la Entidad.
Mejoramiento (2%)
Con base en la realimentacin de los usuarios del sistema
de contacto y PQRD, los resultados de la implementacin
del Esquema de monitoreo y evaluacin de la entidad y
de los avances reportados al Ministerio de TIC, la entidad
realiza acciones de mejoramiento en sus sistema de
contacto y PQRD.
entidad deber revisar la normatividad que se expida al
respecto, la realimentacin que obtenga de sus usuarios
frente a la informacin publicada, as como tener en cuenta
buenas prcticas, y documentar las propias para que otras
entidades hagan uso de stas. De igual forma deber guiar
sus acciones de mejoramiento dentro de un marco de
innovacin en el uso de tecnologa al interior de la entidad
y en la relacin con sus usuarios.
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Gua de uso del lenguaje
comn de intercambio de in-
formacin disponible en www.
programa.gobiernoenlinea.
gov.co
Lineamientos
nacionales
Enlace con otras
Actividades y Com-
ponentes
Anexo 4 Alcance y caracters-
ticas mnimas del sistema de
peticiones, quejas y reclamos.
Criterio de Caracterizacin de
Usuarios de la Actividad Cen-
trar la atencin en el usuario
del Componente de Elemen-
tos Transversales.
Transversales.
El sistema de contacto, peticiones, quejas, reclamos
y denuncias puede ser utilizado a travs de dispositivos
mviles. La plataforma y esquema de operacin a utilizar
depender de la caracterizacin de los usuarios de la
entidad.
Sistema mvil de
contacto,
peticiones,
quejas,
reclamos y de-
nuncias (11%)
Enlace con otras
Actividades y
Componentes
Criterio de Caracterizacin de
Usuarios de la Actividad Cen-
trar la atencin en el usuario
del Componente de Elemen-
tos Transversales.
Recursos Web
http://www.w3.org/TR/mo-
bile-bp/
http://www.w3.org/stand-
ards/webdesign/mobilweb
http://merkur.fundacionctic.
org/index.php.es
54
PG.
Integracin de canales de comunicacin
(6%)
El sistema centraliza todas las solicitudes, peticiones,
quejas y reclamos que ingresan por los diversos medios
o canales.
Integracin con organismos de control y
superintendencias. (5%)
El sistema de peticiones, quejas, reclamos y denuncias
se encuentra integrado con las plataformas unifcadas
de quejas y/o denuncias que hayan desarrollado los
organismos de control y las superintendencias.
Sistema
integrado de
peticiones,
quejas, recla-
mos y denun-
cias (11%)
Normatividad
/Poltica
Constitucin poltica, artculo
23.
Ley 1437 de 2011.
la informacin personal.
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Marco de interoperabilidad
para Gobierno en lnea.
Gua de uso del marco de in-
teroperabilidad.
formacin.
Disponibles en
linea.gov.co
55
PG.
4. Componente de
Actividad: disponer trmites y servicios en lnea
Porcentaje: 100%
TRANSACCIN EN
LNEA
La entidad, en concordancia con el artculo 26 del Decreto
Ley 019 de 2012, pone a disposicin gratuita de los
particulares, a travs del Portal del Estado Colombiano
PEC (haciendo uso del SUIT), todos los formularios cuya
diligencia se exija para la realizacin de los trmites y
servicios de acuerdo con las disposiciones legales.
Los formularios se deben acompaar de un demo, gua o
ayuda de diligenciamiento y debe contar con mecanismos
que permitan a los usuarios la verifcacin de los errores
cometidos en el proceso de diligenciamiento.
Para el diseo de formularios se deben utilizar los
conceptos y formatos del lenguaje comn de intercambio
de informacin. Los formularios del orden nacional
que se utilicen en entidades del orden territorial o entes
autnomos deben conservar el logotipo del Ministerio al
cual pertenezcan.
La entidad habilita mecanismos electrnicos que
permitan obtener totalmente en lnea, las certifcaciones
y constancias que se expidan y que no constituyan un
trmite de acuerdo con el Sistema nico de Trmites del
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica - SUIT.
Las certifcaciones y constancias que puedan ser
consultadas por terceros debern garantizar la proteccin
de la informacin y los datos personales de los usuarios.
Las certifcaciones y constancias a implementar pueden ir
dirigidas a los ciudadanos, las empresas o los servidores
pblicos de otras entidades o de la misma entidad.
Formularios
para descarga
(5%)
Certifcaciones
y constancias
en lnea (15%)
Normatividad
/Poltica
Artculo 26 Decreto Ley
019 de 2012.
Lineamientos
nacionales
NTC 5854
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
comn de intercambio de
informacin disponible en
linea.gov.co
Enlace con otras
Actividades y
Componentes
Normatividad
/Poltica
Artculo 26 Decreto Ley
019 de 2012
Ley 1437 de 2011.
Enlace con otras Ac-
tividades y
Componentes
Transversales.
56
PG.
La entidad automatiza y presta en lnea todos sus trmites
y servicios que cuenten con una relacin costo/benefcio
< 1 (lo cual implica que los benefcios son mayores a los
costos). Cuando el impacto no pueda verse en una unidad
monetaria, tambin podr hacer uso de una relacin costo/
efectividad.
Cuando la entidad decida no automatizar un trmite o
servicio (al igual que alguna de sus etapas) deber justifcar
la razn por la cual no lleva a cabo el desarrollo requerido.
Para la automatizacin deber realizar las siguientes
actividades:
Caracterizacin, anlisis y priorizacin de
los trmites y servicios de la entidad (7,5%)
El objetivo de estas actividades es el de identifcar y
priorizar las acciones o proyectos a implementar para la
optimizacin y automatizacin de trmites y servicios, la
implementacin de polticas y estndares de seguridad de
la informacin y para planear la ruta crtica a seguir en la
automatizacin.
Para adelantar estas tareas la entidad deber seguir
los lineamientos establecidos por el Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP) en la Gua
Nacional para la simplifcacin, el mejoramiento y la
racionalizacin de procesos, procedimientos y trmites.
Adicionalmente se debe tomar como referencia el Plan
de Accin de racionalizacin de trmites enviado al DAFP
y complementar la informacin con los servicios de la
entidad.
Se debe tener en cuenta que en los requisitos para el
desarrollo de los trmites y servicios, la entidad deber
observar lo establecido en el Artculo 9 del Decreto 019
de 2012 y contemplar su implementacin en coordinacin
con el Ministerio de TIC.
Adicionalmente, durante el anlisis la entidad deber
establecer si las etapas resultantes del proceso de
racionalizacin son automatizables y cul es la mejor
opcin para hacerlo. Para esto podr tener como
referencia el documento de Lineamientos detallados
para la implementacin de procesos administrativos
electrnicos desarrollados por el Ministerio de TIC as
como otros documentos que publique el Programa y
que permitan establecer la equivalencia funcional entre el
proceso fsico y el electrnico.
Tenga en cuenta que de forma adicional, el artculo 28
del Decreto Ley 019 de 2012 faculta a las entidades para
enviar certifcaciones de descuentos realizados en pagos a
la direccin electrnica que haya registrado el benefciario,
al igual que invita a implementar en el sitio web, un
mecanismo para que los benefciarios puedan consultar
y descargar los comprobantes de pago con el detalle de
los descuentos y retenciones que le fueron practicados. Lo
anterior debe verse de forma alineada con lo establecido
por la Ley 1437 de 2011 frente a la necesidad de una
aceptacin por parte del ciudadano del envo al correo
electrnico de notifcaciones.
Trmites y
servicios en
lnea (65%)
Lineamientos
nacionales
Gua Nacional para la simpli-
fcacin, el mejoramiento y la
racionalizacin de procesos,
procedimientos y trmites dis-
ponible en www.dafp.gov.co
seccin de Publicaciones.
NTC 5854 de Accesibilidad
Lineamientos defnidos por el
Programa Nacional de Servi-
cio al Ciudadano disponible
en www.servicioalciudadano.
gov.co seccin Herramientas.
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
formacin.
Lineamientos detallados para
la implementacin de pro-
cesos administrativos elec-
trnicos.
Gua de atencin al ciudadano
cliente por mltiples canales.
Gua de Diseo e Implemen-
tacin de Servicios por Mlti-
ples Canales
Disponibles en
linea.gov.co
57
PG.
Automatizacin (35%)
Dentro del proceso de automatizacin la entidad deber
contemplar, segn sea requerido, la implementacin de las
siguientes herramientas que permiten el desarrollo en lnea
de trmites y servicios:
Formulario en lnea
Deben acompaarse de un demo o gua de
diligenciamiento y deben contar con mecanismos que
permitan a los usuarios la verifcacin de los errores
cometidos en el proceso de diligenciamiento.
Para el diseo o automatizacin de nuevos formularios
se deben utilizar los conceptos y formatos del lenguaje
comn de intercambio de informacin.
personales de los usuarios, conforme con las leyes
sobre esta materia e informar al ciudadano sobre la
manera de hacerlo.
Deben tener en cuenta lo sealado para ellos en la
norma NTC 5854 sobre accesibilidad y los lineamientos
de usabilidad.
Adicionalmente stos debern tener un espacio para
inscribir el correo electrnico del usuario y una opcin para
que ste indique si desea o no utilizar este canal para recibir
comunicaciones y notifcaciones frente al trmite o servicio
solicitado. Lo anterior en concordancia con lo expuesto en
el Artculo 54 de la Ley 1437 de 2011.
Los formularios del orden nacional que se utilicen en
entidades del orden territorial o entes autnomos deben
conservar el logotipo del Ministerio al cual pertenezcan.
Plazos de respuesta
Al gestionar un trmite y/o servicio en lnea, el usuario debe
ser informado sobre el plazo de respuesta a su solicitud, el
cual debe ser consistente con la informacin que la entidad
publica en el Sistema nico de Informacin de Trmites -
SUIT.
En este caso se pueden usar varios mecanismos de
respuesta:
Mensaje al correo electrnico.
Ventanas que se despliegan al momento de realizar la
transaccin.
Mensaje al mvil o cualquier otro dispositivo una vez
realizada la transaccin.
Informacin en la web previa a la ejecucin del trmite.
Autenticacin electrnica
Se deben disponer de mecanismos de autenticacin
electrnica de los usuarios con base en la caracterizacin
de trmites y servicios realizada y los requerimientos
normativos de cada caso. Para cumplir con este criterio
se podr hacer uso de herramientas transversales que se
utilicen en el Estado para este efecto. Tenga en cuenta
que debe incluir un campo de correo electrnico para que
el usuario autorice las comunicaciones y notifcaciones
por esta va, articulado con la Base de datos de correos
autorizados para comunicaciones y notifcaciones
mencionada en el Componente de Interaccin.
Avisos de confrmacin
Cada vez que el usuario interacte con la entidad a travs
de solicitudes o envos de informacin en lnea, se deben
proveer mensajes electrnicos que den acuse de recibo.
Decreto Ley 019 de 2012.
Ley 1437 de 2011.
Ley 872 de 2003. Artculo 4.
Ley 527 de 1999.
Enlace con otras
Actividades y
Componentes
Transversales.
Criterio de Estrategia de Apro-
piacin de la Actividad de In-
stitucionalizar la Estrategia de
Gobierno en lnea del Compo-
nente de Elementos Transver-
sales.
Criterio de Monitoreo y Eval-
uacin, de la Actividad In-
Gobierno en lnea, del Com-
ponente de Elementos Trans-
versales.
Criterio de Cadenas de
trmites, de la Actividad In-
tercambiar informacin entre
entidades del Componente
de Transformacin.
58
PG.
De igual forma la entidad debe disear un mensaje de error
para cuando las aplicaciones por la cuales se prestan los
trmites y servicios presenten fallos.
Consulta del estado
La entidad habilita un mecanismo para que el usuario
pueda consultar y hacer seguimiento al estado de sus
trmites y servicios, sin importar el canal mediante el cual
se realiz el proceso. Signifca que no slo se trata de
aquellos trmites electrnicos sino de todos los que se
realizan ante la entidad. Lo anterior implica que el trmite o
servicio debe contar con la opcin de generar un nmero
de radicacin.
Pago electrnico
La entidad debe habilitar mecanismos para el pago en lnea,
cuando los trmites o servicios as lo requieran. Dentro de
tales mecanismos se pueden incluir el dbito, crdito,
tarjetas prepago y otros que se encuentran disponibles en
el mercado, tomando en cuenta la normatividad vigente al
respecto.
Estampado cronolgico
En todas las transacciones que se realicen de manera
electrnica, se debe garantizar el registro de la fecha y la
hora en la cual sucede la transaccin para su archivo y
conservacin y la posterior consulta de los documentos
electrnicos, teniendo en cuenta las polticas de archivo y la
conservacin de las transacciones electrnicas, defnidas
por la entidad o por el Archivo General de la Nacin y la
Ley 527 de 1999 y la normatividad que al respecto emita
el gobierno.
Firmado (digital o electrnico)
La entidad debe hacer uso de la frma digital o electrnica
dentro de los servicios generados por la entidad en medios
electrnicos, dando estricta aplicacin a lo dispuesto por
la Ley 527 de 1999, segn lo requerido en cada caso, y la
normatividad que al respecto emita el gobierno.
Para garantizar las transacciones electrnicas, se debe
tener en cuenta que no todas las transacciones deben
tener frma digital, ya que el virtud de la Ley 527 de 1999,
el uso de mensaje de datos sin frma tiene plena validez
jurdica.
Se debe usar mecanismos de frma que utilicen medios
electrnicos en la generacin de documentos, cuando el
documento requiera garantizar su autenticidad, integridad
y no repudio.
Acto Administrativo Electrnico
Cuando un trmite o un servicio produzca un acto
administrativo, la entidad debe contemplar la posibilidad
de emitirlo de forma electrnica. Para esto debe tener en
cuenta lo establecido sobre el tema en la Ley 1437 de
2011 y la normatividad que al respecto emita el gobierno.
Notifcacin electrnica
La entidad debe habilitar un mecanismo de notifcacin
electrnica para los trmites y servicios implementados de
manera electrnica, de acuerdo con la caracterizacin y
teniendo en cuenta lo establecido en la Ley 1437 de 2011
en cuanto a notifcacin en sus diferentes modalidades
y aplicaciones y la normatividad que al respecto emita el
gobierno. Para cumplir con este criterio se podr hacer uso
de herramientas transversales que se utilicen en el Estado
59
PG.
para este efecto.
Punto unifcado del ciudadano/empresa
La entidad debe contemplar que el resultado de la ejecucin
de trmites y servicios en lnea deber ser dispuesto, para
consulta por parte del usuario, en el punto unifcado de
relacin con el Estado una vez ste haya sido desarrollado
y se encuentre en produccin. Lo anterior se realizar con
base en los lineamientos del Marco de interoperabilidad y
los que se generen para el efecto.
Defnir el esquema de atencin por
mltiples canales (4%)
La prestacin de servicios, la ejecucin de trmites, la
realizacin de ejercicios de participacin y la publicacin de
informacin y datos, requieren de un soporte institucional
que garantice la integracin de procesos para la atencin al
ciudadano. Por ello, la entidad debe defnir un esquema de
atencin al ciudadano, por diferentes canales electrnicos,
sealando como mnimo:
Dependencias o instancias responsables de la gestin
de los diferentes canales.
Medios de atencin: listado y descripcin de los
canales presenciales y electrnicos de atencin,
funcionalidades, horarios y caractersticas.
Estndares y lineamientos de atencin a travs de los
diferentes canales.
Procedimiento para la actualizacin de la informacin
por los diferentes canales, que incluya actividades,
periodicidad, responsables, y gestin de excepciones.
La entidad debe tener en cuenta que debe disponer de
mecanismos para el acceso gratuito a medios electrnicos
para la realizacin de procedimientos y trmites
administrativos segn lo establecido por el artculo 53 de la
Ley 1437 de 2011.
Para defnir el esquema de atencin por mltiples canales
la entidad debe tener en cuenta la Caracterizacin de sus
usuarios, pues cada nuevo canal defnido debe partir de
las necesidades identifcadas. Adicionalmente puede usar
como soporte la Gua de atencin al ciudadano - cliente
por mltiples canales desarrollada por Gobierno en lnea.
Finalmente, la entidad debe contemplar la inclusin de
medidas para atender a las personas en situacin de
discapacidad y las poblaciones vulnerables.
Implementacin de canales alternativos
para la prestacin de trmites y servicios
(13,5%)
Partiendo del esquema de atencin por mltiples canales, la
entidad implementa canales alternativos para la prestacin
de trmites y servicios.
Para este proceso la entidad puede utilizar la Gua de
Diseo e Implementacin de Servicios por Mltiples
Canales desarrollada por Gobierno en lnea.
Adicionalmente, segn lo defnido en el esquema de
atencin por mltiples canales y lo que establece el artculo
53 de la Ley 1437 de 2011, para la atencin por medios
electrnicos la entidad deber asegurar mecanismos
sufcientes y adecuados de acceso gratuito.
60
PG.
Mejoramiento (5%)
Esquema de monitoreo y evaluacin de la entidad, de los
niveles de satisfaccin de los usuarios y de los avances
reportados al Ministerio de TIC, la entidad realiza acciones
de mejoramiento en prestacin de trmites y servicios,
buscando satisfacer permanentemente las necesidades
de los usuarios.
sus usuarios frente a los trmites y servicios prestados, as
como tener en cuenta buenas prcticas, y documentar las
La experiencia para el usuario al desarrollar trmites y
servicios en lnea puede verse optimizada gracias a la
agrupacin de los procedimientos segn temticas,
intereses, o poblaciones afnes en ventanillas nicas,
logrando una reduccin de requisitos y presentando una
cara unifcada del Estado.
Por esta razn la entidad organiza la totalidad de sus
trmites y servicios en lnea en ventanillas nicas, para lo
cual deber desarrollar las siguientes actividades:
Priorizacin y planeacin (5%)
La entidad realiza ejercicios de organizacin y agrupacin
de los trmites y servicios, tomando en cuenta lo siguiente:
Focalizacin en un grupo de usuarios.
Concentracin en temticas comunes.
Momentos esenciales del ciudadano (MECs).
Con base en lo anterior y tomando en cuenta la
caracterizacin y anlisis de sus usuarios, la entidad defne
su estrategia y determina los trmites, servicios, cadenas
de trmites a agrupar, sealando los tiempos, recursos,
actividades y responsables.
Dentro de dicha estrategia se incluye un esquema unifcado
de identifcacin, seguimiento, notifcacin, historial de
interaccin, entre otros.
Implementacin (10%)
La entidad debe implementar las soluciones para
ventanillas nicas priorizadas que van hacia el ciudadano,
el empresario o el servidor pblico y que generan impacto
en la competitividad del pas o mejora de calidad de vida.
De igual forma la entidad debe tener en cuenta el desarrollo
que soporte la implementacin de lo establecido por el
Artculo 9 del Decreto 019 de 2012, en coordinacin con el
Gobierno en lnea.
hacerlo.
Para el caso de las ventanillas nicas, en donde existe un
Ventanillas
nicas (15%)
Lineamientos nacionales
NTC 5854 de Accesibilidad
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
formacin.
Disponible en www.progra-
ma.gobiernoenlinea.gov.co
Normatividad
/Poltica
Ley 1437 de 2011.
Enlace con otras
Actividades y
Componentes
Transversales.
Criterio de Estrategia de Apro-
piacin de la Actividad de In-
Gobierno en lnea del Compo-
nente de Elementos Transver-
sales.
61
PG.
nico registro para acceder a varios trmites y/o servicios se
debe ofrecer el espacio para registrar el correo electrnico,
en el cual se debe disponer de la opcin para que el usuario
autorice las notifcaciones o comunicaciones de la entidad
a travs de ste medio. Lo anterior en concordancia con lo
expuesto en el Artculo 54 de la Ley 1437 de 2011
62
PG.
5. Componente de
Actividad: hacer uso de medios electrnicos en procesos y procedimien-
tos internos y estrategia de Cero Papel.
Porcentaje: 45%
TRANSFORMACIN
Si bien la estrategia de Cero Papel tiene un componente de
gestin documental y tecnolgico importante, se pueden
alcanzar reducciones signifcativas con los recursos que
actualmente disponen las entidades (Buenas prcticas
para reducir el consumo de papel).
La entidad reduce el consumo de papel a travs de la
implementacin de buenas prcticas. Para esto se debe
tener como referencia el documento de Buenas Prcticas
para reducir el consumo de papel elaborado por el
Ministerio de TIC y desarrollar las siguientes actividades:
Hacer un diagnstico y establecer la lnea base:
cunto papel se consume?
Identifcar oportunidades clave
Adoptar buenas prcticas y promover el cambio de
cultura organizacional
Seguimiento y monitoreo
La entidad incorpora esquemas de gestin de documen-
tos electrnicos, con base en el anlisis de los procesos y
negocios de la entidad. Para esto se deben desarrollar las
siguientes actividades:
Identifcar requisitos y necesidades.
Evaluar sistemas existentes.
Defnir estrategias y disear el sistema.
Implementar el esquema de gestin de documentos.
Implementar seguimiento y mejoramiento.
Buenas
Prcticas (9%)
Documentos
electrnicos
(13%)
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Buenas prcticas para reducir
el consumo de papel.
Cmo comenzar una estrate-
gia de Cero Papel en su enti-
dad.
Cuestionarios Uso de papel
en la entidad y Reduccin
del consumo de papel en
ofcinas.
Disponibles en
linea.gov.co
Directiva presidencia 04 de
2012.
Enlace con otras
Actividades y
Componentes
Apropiacin de la Actividad de
de Gobierno en lnea del
Transversales.
Lineamientos
nacionales
NTC/ISO 15489-1
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
para Gobierno en lnea.
63
PG.
La entidad automatiza todos los procesos y procedimientos
crticos en la entidad, para lo cual deber desarrollar las
siguientes actividades:
Caracterizacin de procesos y procedimientos
(4%)
El objetivo de esta actividad es el de servir de base
para identifcar y priorizar las acciones o proyectos a
implementar para la incorporacin de la poltica de cero
papel y la automatizacin de procesos.
Con base en el MECI y el Sistema de Calidad que haya
implementado, la entidad identifca lo siguiente:
Procesos Misionales
Procesos Estratgicos
Procesos de Apoyo
Procesos de Evaluacin
Adicionalmente, en cada uno de dichos procesos identifca
lo siguiente:
Entradas
Procedimientos
Salidas
Registros, formatos y dems documentos asociados
Roles y responsables de la informacin
Estado de automatizacin
Trmites y servicios asociados a dichos procesos
Grado en que se han reemplazado los documentos en
papel por electrnicos
Elementos tecnolgicos que intervienen en el proceso
Se deben tener en cuenta los elementos defnidos en la ley
1437 de 2011, especialmente en lo referente al expediente
electrnico.
Procesos y
procedimientos
internos
electrnicos
(23%)
Lineamientos nacionales
MECI
Gua Nacional para la simpli-
fcacin, el mejoramiento y la
racionalizacin de procesos,
procedimientos y trmites dis-
ponible en www.dafp.gov.co
seccin de Publicaciones.
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Lineamientos detallados
para la implementacin de
procesos administrativos
electrnicos.
2.0.
Disponibles en www.progra-
2.0.
Disponibles en
www. programa. gobi er-
noenlinea.gov.co
Ley 1437 de 2011.
Circular Externa 02 de
2012 Archivo General de la
Nacin.
Circular Coinfo 04 de 2010.
Enlace con otras
Actividades y
Componentes
Criterio de Tramites y servi-
cios en lnea, Actividad de
Disponer trmites y servicios
en lnea del Componente
de Transaccin (en espacial
el resultado de la caracteri-
zacin de procesos).
64
PG.
(aplicaciones, servidores, equipos de red, equipos de
seguridad de red, etc.) y grado de implantacin
Existencia de herramientas para la gestin
documental como Tablas de Retencin (y su grado
de implementacin), Plan de Gestin Documental,
Gestin de seguridad de la informacin
Esta informacin debe consignarla en los formatos que
disponen las entidades, de acuerdo con su sistema de
calidad.
Anlisis, priorizacin y racionalizacin de
procesos (4%)
El insumo para esta actividad es la caracterizacin de
procesos y lo que se busca con este anlisis es tener
los insumos necesarios para realizar una priorizacin de
procesos internos que se optimizarn y automatizarn.
Por ello, en ste anlisis debe llevar a la identifcacin de
lo siguiente:
Procesos que impactan la efciencia en la organizacin.
Procesos dentro de los cuales se produce intercambio
de informacin con otras entidades o entre
dependencias de la misma entidad, bien sea como un
requisito (entrada) o como un producto (salida).
Procesos con los cuales se iniciar la implementacin
de Cero Papel y los actos administrativos que podrn
manejarse de manera electrnica.
Se debe tener en cuenta el plan de accin construido
frente a la directiva 04 de 2012 de Efciencia Administrativa.
Para lo anterior es necesario tener en cuenta lo establecido
en la Ley 1437 de 2011 en cuanto a los documentos
electrnicos, el expediente electrnico y las notifcaciones.
Automatizacin (12%)
La entidad automatiza los procesos y procedimientos
crticos haciendo uso de los medios electrnicos en
concordancia con las defniciones establecidas por la
normatividad vigente e implementando los Lineamientos
detallados para la implementacin de procesos
administrativos electrnicos del Ministerio de TIC.
Para el caso de los procesos relacionados con la
contratacin la entidad debe vincularse al Sistema
Electrnico para la Contratacin Pblica, conforme con lo
establecido en la normatividad vigente en cuanto al uso del
mismo de forma transaccional.
Mejoramiento (3%)
Esquema de monitoreo y evaluacin de la entidad y de los
acciones de mejoramiento en la automatizacin de sus
procesos y procedimientos internos.
Para llevar a cabo una estrategia de mejoramiento la entidad
deber tener en cuenta buenas prcticas, y documentar
las propias para que otras entidades hagan uso de stas.
De igual forma deber guiar sus acciones de mejoramiento
Normatividad
/Poltica
Directiva Presidencia 04 de
2012.
Ley 1437 de 2011.
Ley 527 de 1999.
Enlace con otras
Actividades y
Componentes
Criterio de SGSI de la Activi-
dad Implementar un sistema
de gestin de seguridad de
la informacin del Compo-
nente de Elementos Trans-
versales.
Transversales.
65
PG.
Actividad: intercambiar informacin entre entidades.
Porcentaje: 55%
Para que la experiencia de los usuarios sea completamente
en lnea, es necesario que cuando un trmite automatizado
requiere del producto de otra entidad, este ltimo se pueda
gestionar en lnea tambin de forma sincronizada. Para
lograr lo anterior la entidad debe desarrollar las siguientes
actividades,
Lenguaje comn de intercambio (5%)
La entidad debe implementar el lenguaje comn de
intercambio en todos los trmites y servicios en los que se
efecte intercambio de informacin.
En caso de no encontrarse defnido el elemento de dato
requerido, debe incluir la actividad de conceptualizacin
dentro de sus planes de implementacin.
Identifcacin, anlisis, priorizacin y
optimizacin de cadenas de trmites (5%)
La entidad identifca, analiza, prioriza y optimiza las cadenas
de trmites que lidera.
Las entidades que participan de una cadena pero no la
lideran deben aportar al proceso de optimizacin.
Automatizacin (12,5%)
La entidad debe implementar las soluciones para las
cadenas de trmites que lidera o en las que participa luego
de un proceso de identifcacin y priorizacin.
Para hacer optimizacin y automatizacin de las cadenas
de trmites se puede usar la Gua de optimizacin de
cadenas de trmites que desarroll el Programa de
Gobierno en lnea.
Igualmente, puede apoyarse en el documento denominado
Marco para la Interoperabilidad del Gobierno en lnea.
De igual forma la entidad debe tener en cuenta el desarrollo
que soporte la implementacin de lo establecido por el
Artculo 9 del Decreto 019 de 2012, en coordinacin con el
Gobierno en lnea.
hacerlo.
Publicacin de los servicios en el catlogo
(5%)
Los servicios de intercambio de informacin que sean de
inters para ms de una entidad deben publicarse en el
catlogo de servicios de intercambio. Para esto debe seguir
el procedimiento establecido por el Ministerio de TIC.
Cadenas
de trmites
(27,5%)
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Guas de identifcacin, priori-
zacin y optimizacin de ca-
denas de trmites.
para Gobierno en lnea y su
Gua de uso.
formacin.
mentacin del modelo de se-
guridad de la informacin 2.0.
Disponibles en www.progra-
Ley 962 de 2005.
Gobierno como
Plataforma
Plataforma de interoperabili-
dad de Gobierno en lnea.
Red de alta velocidad del Es-
tado Colombiano - RAVEC.
66
PG.
El intercambio de informacin entre entidades es vital para
el cumplimiento de la misin de la administracin pblica.
No obstante los sistemas de informacin no hablan siempre
el mismo lenguaje, existe informacin sometida a reserva y
en algunas ocasiones se concib que la informacin es un
activo institucional que se debe preservar bajo el control de
quien lo ostenta.
Para lograr los niveles de colaboracin que requiere
el Estado para actuar como uno solo, la entidad debe
desarrollar las siguientes actividades orientadas hacia la
prestacin de servicios de intercambio de informacin:
Identifcacin (3%)
La entidad identifca los diferentes escenarios de
interoperabilidad segn el tipo de intercambio de
informacin a realizar. Para identifcar el escenario la
entidad debe hacer uso de la Gua para el uso del Marco
de Interoperabilidad.
Conceptualizar los elementos de dato (4%)
Una vez identifcados los intercambios de informacin a
realizar, la entidad conceptualiza los elementos de dato que
no hagan parte an del Lenguaje comn de intercambio.
Para realizar esta tarea la entidad puede apoyarse en
la Gua de uso del Lenguaje comn de intercambio de
informacin.
Automatizar los servicios (12%)
La entidad desarrolla los servicios de intercambio prioritarios
siguiendo lo establecido en el Marco de Interoperabilidad
en los diferentes dominios y niveles.
Publicar los servicios en el catlogo (4%)
La entidad publica los servicios automatizados en el
Catlogo de servicios provisto por el Ministerio de TIC.
La entidad debe contemplar lo establecido en el artculo
227 de la Ley 1450 de 2011 y el artculo 27 de la Ley 1437
de 2011 sobre el intercambio de informacin.
RAVEC (2%)
Para el intercambio de informacin, la entidad debe hacer
uso de la RAVEC y contar con un esquema de provisin de
infraestructura adecuado. De no disponer del servicio de la
RAVEC, deber hacer uso de una canal equivalente.
Mejoramiento (2,5%)
Esquema de monitoreo y evaluacin de la entidad y de los
acciones de mejoramiento en el intercambio de informacin
con otras entidades.
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
para Gobierno en lnea y su
Gua de uso.
Gua para el uso del Marco
de Interoperabilidad.
comn de intercambio de
informacin.
2.0.
Disponibles en
linea.gov.co
de 2011.
Ley 1437 de 2011.
Ley vigente de proteccin
de informacin personal.
Gobierno como
plataforma
Plataforma de interoperabili-
dad de Gobierno en lnea.
Catlogo de servicios (http://
tramitador.gov.co)
RAVEC.
Enlace con otras
Actividades y
Componentes
Transversales.
Lineamientos
nacionales
Servicios de
intercambio
de informacin
(27,5%)
67
PG.
6. Componente de
Actividad: defnir la estrategia de participacin
Porcentaje: 15%
DEMOCRACIA EN
LNEA
Planeacin (2%)
Para impulsar la participacin ciudadana, es conveniente
que cada entidad realice un ejercicio previo que permita
planear las iniciativas que apoyarn este componente.
Para ello, la entidad debe identifcar las iniciativas o
temticas que va a implementar con el apoyo de medios
electrnicos, defniendo cmo realizar la implementacin
(Cronograma, responsables, recursos, actividades, canales
electrnicos a utilizar). Esta planeacin puede hacerse de
manera anual o con un horizonte mayor y deber hacer
parte de la estrategia de participacin con la que cuente
la entidad.
La estrategia de participacin por medios electrnicos
debe incluir temas de rendicin de cuentas, consulta de
normatividad, consulta sobre la planeacin, apertura de
datos y los espacios para poner a consideracin otras
situaciones que se puedan abordad desde el enfoque de
innovacin abierta.
Para realizar este ejercicio debe basarse en la caracterizacin
de sus usuarios.
Adicionalmente la entidad identifca las normas que regulan
la participacin ciudadana en materia de:
Control y rendicin de cuentas
Formulacin de polticas, planes, programas y
proyectos
Igualmente, la entidad identifca otros espacios de
participacin ciudadana relacionados con:
Toma de decisiones
Solucin de problemas que afecten a sus grupos de
inters.
Datos para establecer contacto para la
participacin (1%)
La entidad cuenta con bases de datos que contienen
informacin discriminada de las organizaciones sociales y
grupos de inters relacionados con su misin, as como de
cada uno de sus usuarios/clientes para convocarlos para
la participacin.
Esta informacin es importante pues los ejercicios de
participacin requieren realizar convocatorias masivas o
especfcas y para esta tarea es conveniente identifcar el
pblico objetivo.
Estrategia de
participacin
por medios
electrnicos
(15%)
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
Gua para el desarrollo de
ejercicios de participacin.
Lineamientos y recomenda-
ciones para el uso de me-
dios sociales en el Estado
colombiano.
Disponibles en
linea.gov.co
Lineamientos
nacionales
Enlace con otras
Actividades y
Componentes
Apropiacin de la Actividad
de Institucionalizar la
Estrategia de Gobierno en
lnea del Componente de
Criterio de Caracterizacin
de Usuarios, de la Actividad
Transversales.
68
PG.
Actividad: construir de forma participativa las polticas y planeacin
estratgica.
Porcentaje: 40%
Convocatoria (5%)
La entidad debe publicar todos aquellos proyectos
de normatividad que se estn tramitando. Esto aplica
para aquellas normas que afecten directamente a los
ciudadanos, usuarios o clientes de los servicios de cada
entidad (se excepta de convocatoria la normatividad de
emergencia).
La entidad convoca a los interesados a participar en el
proceso de consulta, segn la caracterizacin de sus
usuarios.
Convocatoria (2%)
Con el fn de que los ciudadanos conozcan las iniciativas
y temas que se adelantarn en participacin ciudadana,
la entidad publica en su sitio web la estrategia para la
implementacin de los espacios de participacin y convoca
(por medios electrnicos) a los interesados a participar en
el proceso de consulta.
Discusin (3%)
Esquema de monitoreo y evaluacin de la entidad, de la
retroalimentacin de los usuarios dentro de los procesos
de participacin y de los avances reportados al Ministerio
de TIC, la entidad realiza acciones de mejoramiento en los
procesos y espacios de participacin para la construccin
de polticas, planeacin, solucin de problemas y control
social.
Realimentacin y resultados (2%)
La entidad publica el documento defnitivo de la estrategia
de participacin en la seccin denominada Participacin
ciudadana as como las respuestas y resultados de la
discusin de la estrategia. Estos documento debe ser
estructurados haciendo uso de un lenguaje claro para el
ciudadano.
Mejoramiento (5%)
Esquema de monitoreo y evaluacin de la entidad, de la
realimentacin de los usuarios dentro de los procesos de
participacin y de los avances reportados al Ministerio de
TIC, la entidad realiza acciones de mejoramiento en los
procesos y espacios de participacin para la construccin
de polticas, planeacin, solucin de problemas y control
social.
Las acciones de mejoramiento identifcadas derivan
en ajustes y actualizaciones de la estrategia para la
participacin.

Uso de medios
electrnicos en
el proceso de
construccin de
normatividad
(20%)
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
colombiano.
69
PG.
La convocatoria debe realizarse informando las condiciones
de dicha participacin y suministrando los materiales,
datos, documentos o soportes necesarios.
La convocatoria no debe entenderse como un momento
previo, sino como un espacio permanente de promocin
para la participacin en todo el proceso. Los medios
usados para realizar dicha promocin incluyen, sitio
web, correo electrnico, telefona mvil, redes sociales,
mensajes de texto y video clips educativos para motivar la
participacin en el proceso, complementarios a estrategias
de comunicacin a travs de la radio o prensa.
Consulta (5%)
La entidad habilita mecanismos electrnicos para consultar
a sus usuarios sobre la normatividad publicada para
consulta. Dichos mecanismos pueden ser foros, chats,
blogs, mensajes de texto, redes sociales o cualquier otro.
hacerlo.
Realimentacin (5%)
La entidad publica los resultados de la consulta anterior,
identifcando frecuencias y prioridades establecidas por los
ciudadanos.
Con base en ello, determina los ajustes en los documentos
puestos a consulta.
Resultados (5%)
La entidad pblica el documento de normatividad defnitivo
que incorpora observaciones y recomendaciones recibidas.
La entidad difunde por medios electrnicos a los
participantes en el proceso de participacin el documento
de normatividad defnitivo.
La entidad debe tener en cuenta el documento Gua:
desarrollo de ejercicios de participacin.
Disponibles en
linea.gov.co
Enlace con otras
Actividades y
Componentes
Criterio de Estrategia de Ap-
ropiacin de la Actividad de
Transversales.
de Usuarios y Estrategia de
promocin, de la Actividad
2011.
Convocatoria (5%)
La entidad debe publicar temas de planeacin que abre
para consulta, segn lo establecido en su estrategia de
participacin. Esto aplica para aquellos planes, programas
o proyectos que afecten directamente a los ciudadanos,
usuarios o clientes de los servicios de cada entidad.
proceso de consulta, segn la caracterizacin de sus
usuarios.
Uso de medios
electrnicos
en el proceso
de planeacin
de la entidad.
(20%)
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
colombiano.
Disponibles en
linea.gov.co
Enlace con otras
Actividades y Com-
ponentes
Criterio de Estrategia de Ap-
ropiacin de la Actividad de
70
PG.
Consulta (5%)
La entidad habilita herramientas electrnicas para consultar
a sus usuarios sobre la planeacin. Dichas herramientas
pueden ser foros, chats, blogs, mensajes de texto, redes
sociales o cualquier otro.
hacerlo.
Realimentacin (5%)
ciudadanos.
Con base en ello, determina los ajustes en los documentos
y/o decisiones puestos a consulta.
Resultados (5%)
La entidad pblica el documento de planeacin defnitivo
que incorpora observaciones y recomendaciones recibidas.
participantes en el proceso de participacin el documento
de planeacin defnitivo.
Transversales.
Actividad: Abrir espacios para el control social.
Porcentaje: 20%
Convocatoria (4%)
La entidad convoca a los interesados a participar en los
espacios y procesos de rendicin de cuentas, segn la
caracterizacin de sus usuarios.

Para esto debe tener en cuenta lo establecido por el
CONPES 3654 de 2010 y los documentos tcnicos que
se deriven de ste.
Consulta (4%)
La entidad habilita herramientas electrnicas para consultar
a sus usuarios sobre los temas que deben ser incluidos en
los espacios y procesos de rendicin de cuentas. Dichas
herramientas pueden ser foros, chats, blogs, mensajes de
Uso de medios
electrnicos en los
espacios y pro-
cesos de rendicin
de cuentas (20%)
Lineamientos Na-
cionales
Manual nico de Rendicin
de Cuentas del DAFP y DNP.
Lineamientos en la
Arquitectura de GEL
colombiano.
Disponibles en
linea.gov.co
CONPES 3654 de 2010
71
PG.
texto, redes sociales o cualquier otro.
El objetivo de esta actividad es el de conocer los temas
sobre los cuales quieren recibir respuesta los ciudadanos
y de esta manera incluirlos en la audiencia de rendicin de
cuentas.
hacerlo.
Realimentacin (4%)
ciudadanos.
Con base en ello, incluye dentro de los espacios y
procesos de rendicin de cuentas, los temas propuestos y
priorizados por la ciudadana en la consulta.
Discusin (4%)
La entidad realiza jornadas de rendicin de cuentas.
Durante dicha jornadas la entidad habilita cualquiera de
los siguientes canales: chat, lnea telefnica, mensajes de
texto, redes sociales, foro o blog.
hacerlo.
Resultados (4%)
La entidad pblica los resultados de las jornadas de
rendicin de cuentas, incluyendo la participacin por
diversos medios realizada durante el ejercicio, as como el
informe respectivo.
participantes de los procesos de rendicin de cuentas los
resultados de dichas jornadas.
Enlace con otras
Actividades y
Componentes
Apropiacin de la Actividad de
Transversales.
Actividad. Abrir espacios de innovacin abierta.
Puntaje: 25%
Los conjuntos de datos que publica la entidad cobran
valor en la medida en que sean utilizados por terceros.
Para promocionar que dichos conjuntos sean utilizados la
entidad habilita espacios tanto fsicos como electrnicos
para presentar los datos que posee e invitar a los posibles
interesados a que hagan uso de stos. Dichos mecanismos
pueden ser ferias y eventos de desarrolladores, as como
foros virtuales, chats, blogs, mensajes de texto, redes
sociales o cualquier otro.
Promocin del
uso de datos
abiertos (8%)
Lineamientos en la
Arquitectura GEL
colombiano.
72
PG.
Convocatoria (5%)
Con base en la estrategia de participacin, la entidad debe
publicar los temas a los cuales quiere buscar solucin a
travs de espacios de innovacin abierta.
proceso de consulta para la solucin de problemas, segn
la caracterizacin de sus usuarios.
La convocatoria debe realizarse informando las
condiciones de dicha consulta (recursos involucrados,
estmulos, derechos de autor, tipo de vinculacin, entre
otras) y suministrando los materiales, datos, documentos
o soportes necesarios.
Espacios para la propuesta de soluciones
(6%)
La entidad habilita espacios tanto presenciales como
electrnicos para adelantar los procesos de solucin de
problemas. Dichos mecanismos pueden ser centrales
de desarrollo, eventos de creativos y desarrolladores,
foros, chats, blogs, mensajes de texto, redes sociales,
plataformas especializadas o cualquier otro.
Consulta para la
solucin de
problemas (17%)
Lineamientos en la
Arquitectura GEL
colombiano.
Disponibles en
linea.gov.co
Enlace con otras
Actividades y
Componentes
Gobierno como
Plataforma
Centro de innovacin de
Gobierno en lnea.
Disponibles en
linea.gov.co
Enlace con otras
Actividades y
Componentes
de 2011
Gobierno como
Plataforma
Centro de innovacin de
Gobierno en lnea.
73
PG.
Resultados (6%)
La entidad publica los resultados obtenidos del proceso.
participantes los resultados de los procesos de innovacin
abierta adelantados.
74
PG.
ANEXO 2
INFORMACIN MNIMA A
PUBLICAR
75
PG.
Informacin bsica en el Portal
del Estado Colombiano
Misin y visin
Objetivos y funciones
Organigrama
Directorio de entidades
Directorio de agremiaciones,
asociaciones y otros grupos de
inters.
Telfonos y lneas gratuitas y
fax
Correo electrnico de contacto
o enlace al sistema de atencin
al ciudadano con que cuente la
entidad.
Correo electrnico para notif-
caciones judiciales
La entidad publica su informacin general y los canales de atencin al
ciudadano en www.gobiernoenlinea.gov.co. As mismo, el vnculo al sitio
Web de la entidad es vlido y la informacin bsica de la entidad disponible
coincide con la informacin publicada en el sitio Web de la entidad.
Este Criterio aplica a sitios web adicionales:
El enlace de los sitios web adicionales debe publicarse en la seccin de
informacin de inters de cada entidad en el Portal del Estado Colombiano.
La entidad publica su misin y visin, de acuerdo con la norma de
creacin o reestructuracin o segn lo defnidas en el sistema de gestin
de calidad de la entidad.
La entidad publica sus funciones, de acuerdo con la norma de creacin o
reestructuracin. Si alguna norma le asigna funciones adicionales, stas
tambin se deben incluir en este punto.
Este Criterio aplica a sitios web adicionales: Se deben publicar los obje-
tivos y funciones en el contexto del propsito del sitio web.
La entidad publica, de una manera grfca y legible, la estructura organi-
zacional de la entidad.
La entidad publica el listado de entidades que integran el mismo sector/
rama/organismo, con enlace al sitio Web de cada una de stas, en el caso
de existir.
La entidad publica el listado de las principales agremiaciones o asocia-
ciones relacionadas con la actividad propia de la entidad, con enlace al
sitio Web de cada una de stas. As mismo publica los datos de contacto
de los principales grupos de inters y/u organizaciones sociales o pobla-
cionales.
Telfonos, lneas gratuitas y fax, incluyendo el indicativo nacional e
internacional, en el formato (57+Nmero del rea respectiva).
Correo electrnico de contacto o enlace al sistema de atencin al
ciudadano con que cuente la entidad.

La entidad debe establecer los responsables de manejar este correo
electrnico.
Direccin de correo electrnico para notifcaciones judiciales (ley 1437 de
2011 y Directiva presidencial 05 de 2012).
Este correo debe estar de igual forma disponible en el Portal del Estado
Colombiano, en el campo correspondiente de los datos de contacto de
la entidad.
El correo para notifcaciones judiciales debe estar confgurado de forma tal
ASPECTOS
Informacin General de la Entidad: La siguiente informacin debe estar publicada y agrupada en una sola seccin:
Datos de Contacto: La entidad debe publicar en el pie de pgina los siguientes datos para establecer contacto. Este
Criterio aplica a sitios web adicionales segn el contexto del propsito del sitio web.
DESCRIPCIN
76
PG.
Horarios y das de atencin al
pblico.
Localizacin fsica
Sucursales o regionales
Datos de contacto con fun-
cionarios
Polticas de seguridad de la in-
formacin y proteccin de da-
tos personales
Preguntas y respuestas
frecuentes
Glosario
Noticias
Informacin para nios
Calendario de actividades
Leyes/ Ordenanzas / Acuerdos
que enve acuse de recibo al remitente de forma automtica.
La entidad debe establecer los responsables de manejar este correo
electrnico.
Horarios y das de atencin al pblico.
Localizacin fsica, incluyendo ciudad y departamento.
Enlace a los datos de contacto de las sucursales o regionales que tenga
la entidad.
Enlace a la informacin a los datos de contacto de la planta de personal.
la entidad.
La entidad debe tener un enlace que dirija a las polticas de seguridad de
la informacin y proteccin de datos personales.la entidad.
La entidad ofrece una lista de respuestas a preguntas frecuentes
relacionadas con la entidad, su gestin y los servicios y trmites que
presta. Esta informacin deber estar contenida en la seccin de Atencin
al Ciudadano de acuerdo con los criterios defnidos para el componente
de Interaccin.
La entidad ofrece un glosario que contenga el conjunto de trminos que
usa la entidad o que tienen relacin con su actividad. Esta informacin
deber estar contenida en la seccin de Atencin al Ciudadano, de
acuerdo con los criterios defnidos para el componente de Interaccin.
La entidad habilitar, una seccin que contenga las noticias ms rele-
vantes para la entidad y que estn relacionadas con su actividad.
La entidad disea y publica informacin dirigida para los nios sobre la entidad y sus activi-
dades, de manera didctica y en una interfaz interactiva. En este ltimo caso, deben seguirse
los lineamientos establecidos en la norma NTC 5854 sobre elementos no textuales.
Adicionalmente, la entidad debe disponer en un lugar visible de la seccin un enlace al buzn
de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias.
La entidad habilita un calendario de eventos y fechas clave relacionadas
con los procesos misionales de la entidad.
Esta informacin debe ser descargable y estar organizada por temtica,
tipo de norma y fecha de expedicin de la ms reciente hacia atrs. De lo
contrario, deber habilitar un buscador avanzado teniendo en cuenta los
fltros de palabra clave, tipo de norma y fecha de expedicin.
De igual forma el listado de normatividad disponible deber contar con la
identifcacin de la norma y la descripcin corta de la misma.
ASPECTOS
Normatividad, polticas y lineamientos: Se deben publicar la normatividad que rige a la entidad, la que determina su
competencia y la que es aplicable a su actividad o producida por la misma. De igual forma se deben publicar las
polticas, manuales o lineamientos que produzca la entidad. Este Criterio aplica a sitios web adicionales segn el
contexto del propsito del sitio web (en este caso es vlido hacer el enlace al sitio web principal, siempre y cuando
sea clara la relacin de la norma con la temtica desarrollada por el sitio web adicional).
DESCRIPCIN
Atencin al Ciudadano. Este Criterio aplica a sitios web adicionales segn el contexto del propsito del sitio web.
77
PG.
Decretos
Resoluciones, Circulares y/u
otros actos administrativos de
carcter general
Informacin histrica de
presupuestos
Estados fnancieros
Polticas/ lineamientos/
manuales
Presupuesto aprobado en
ejercicio
Se deben publicar dentro de los siguientes 5 das de su expedicin de
acuerdo con los principios de oportunidad y publicidad.
En la medida en que el Sistema nico de Informacin Normativa vaya ha-
bilitando las funcionalidades de consulta focalizada, las entidades debern
hacer uso de dicho sistema.
Se deben publicar dentro de los siguientes 5 das de su expedicin.
En la medida en que el Sistema nico de Informacin Normativa vaya
habilitando las func ionalidades de consulta focalizada, las entidades
debern hacer uso de dicho sistema.
Se deben publicar dentro de los siguientes 5 das de su expedicin.
En la medida en que el Sistema nico de Informacin Normativa vaya
habilitando las funcionalidades de consulta focalizada, las entidades
debern hacer uso de dicho sistema.
La entidad debe publicar la informacin detallada del presupuesto de
ingresos y gastos, aprobado y ejecutado, de dos (2) aos anteriores al
ao en ejercicio, con corte a diciembre del periodo respectivo.
La entidad debe publicar los estados fnancieros de las dos ltimas
vigencias, con corte a diciembre del ao respectivo.
tipo de documento y fecha de expedicin de la ms reciente hacia atrs.
De lo contrario, deber habilitar un buscador avanzado teniendo en cuenta
los fltros de palabra clave, tipo de norma y fecha de expedicin.
El listado deber contener una breve descripcin de los documentos.
La entidad debe publicar el presupuesto en ejercicio detallado, que es
el aprobado de acuerdo con las normas vigentes aplicables por tipo de
entidad. Se deben publicar los presupuestos de ingresos y gastos.
Se debe publicar igualmente, la ejecucin, mnimo cada 3 meses.
ASPECTOS DESCRIPCIN
Informacin Financiera y Contable. Este Criterio aplica a sitios web adicionales segn el contexto del propsito del
sitio web (en este caso es vlido hacer el enlace al sitio web principal, siempre y cuando sea clara la identifcacin
de la informacin relativa al sitio web adicional).
78
PG.
Polticas, planes o lneas
estratgicas
Plan de accin
Programas y proyectos en
ejecucin
Entes de control que vigilan a
la entidad
Informes de Gestin
Metas e indicadores de gestin
Las entidades deben publicar sus polticas, planes o lneas estratgicas y
como mnimo su plan estratgico vigente.
La entidad debe publicar el plan de accin en el cual se especifquen
los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables,
los planes generales de compras y la distribucin presupuestal de sus
proyectos de inversin junto a los indicadores de gestin, de acuerdo
con lo establecido en el artculo 74 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto
Anticorrupcin).
Se debe publicar su avance, mnimo cada 3 meses.
Este Criterio aplica a sitios web adicionales segn el contexto del propsito
del sitio web (en este caso es vlido hacer el enlace al sitio web principal,
siempre y cuando sea clara la identifcacin de la informacin relativa al
sitio web adicional).
La entidad debe publicar, como mnimo, el plan operativo anual de
inversiones o el instrumento donde se consignen los proyectos de
inversin o programas que se ejecuten en cada vigencia. Los proyectos
de inversin deben ordenarse segn la fecha de inscripcin en el Banco
de Programas y Proyectos de Inversin nacional, segn lo establecido en
el artculo 77 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupcin).
Se debe publicar el avance en su ejecucin, mnimo cada 3 meses.
La entidad debe publicar la relacin de todas las entidades que vigilan la
entidad y los mecanismos de control que existen al interior y al exterior
para hacer un seguimiento efectivo sobre la gestin de la misma. Para
ello se debe indicar, como mnimo, el tipo de control que se ejecuta al
interior y exterior (fscal, social, poltico, etc.) y la forma como un particular
puede comunicar una irregularidad ante la entidad responsable de hacer
el control sobre ella (direccin, correo electrnico, telfono o enlace al
sistema de denuncias si existe).
La entidad publica, como mnimo, los siguientes informes del periodo en
vigencia y del inmediatamente anterior:
* Informe enviado al Congreso/Asamblea/Concejo, segn aplique. Se
debe publicar dentro del mismo mes de enviado.
* Informe de rendicin de la cuenta fscal a la Contralora Nacional, de
acuerdo con la periodicidad defnida. Se debe publicar dentro del mismo
mes de enviado.
* Informe de rendicin de cuentas a los Ciudadanos, incluyendo la
respuesta a las solicitudes realizadas por los ciudadanos, antes y durante
el ejercicio de rendicin. Se debe publicar dentro del mismo mes de
realizado el evento.
siempre y cuando sea clara la identifcacin de la informacin relativa al sitio
web adicional).
La entidad publica la informacin relacionada con metas, indicadores de
gestin y/o desempeo, de acuerdo con su planeacin estratgica.
Se debe publicar su estado, mnimo cada 3 meses.
ASPECTOS
Planeacin, Gestin y Control.
DESCRIPCIN
79
PG.
Planes de Mejoramiento
Otros Planes
Reportes de control interno
Informes de empalme
Informacin para poblacin
vulnerable
Programas sociales
Defensa judicial
siempre y cuando sea clara la identifcacin de la informacin relativa al
sitio web adicional).
La entidad publica los Planes de Mejoramiento vigentes (exigidos por los
entes de control internos o externos)
Los planes de mejoramiento de acuerdo con los hallazgos de la Contralora,
se deben publicar de acuerdo con la periodicidad establecida por la sta,
dentro del mismo mes de su envo.
Se cuenta con un enlace al sitio web del organismo de control en donde
se encuentren los informes que ste ha elaborado sobre la entidad.
La entidad publica otros planes relacionados con temas anticorrupcin,
rendicin de cuentas, servicio al ciudadano, antitrmites y los dems que
solicite la normatividad vigente.
Si la entidad realiza un plan de accin unifcado es vlido la publicacin
de ste.
La entidad publica el informe pormenorizado del estado del control interno
de acuerdo con lo sealado en el artculo 9 de la Ley 1474 de 2011
(Estatuto Anticorrupcin).
Dicho informe se debe publicar cada cuatro meses segn lo establecido
por el Sistema Integrado de Gestin del Departamento Administrativo de
la Funcin Pblica.
La entidad publica el informe de empalme del representante legal, cuando
haya un cambio del mismo.
Se debe publicar cuando haya un cambio del representante legal y antes
de desvincularse de la entidad.
La entidad publica las normas, la poltica, los programas y los proyectos
dirigidos a poblacin vulnerable (madre cabeza de familia, desplazado,
personas en condicin de discapacidad, familias en condicin de pobreza,
nios, adulto mayor, etnias, desplazados, reinsertados), de acuerdo con
su misin.
Cuando se trate de programas o proyectos, debe publicar el avance de
los mismos, cada 3 meses.
La entidad publica el listado de benefciarios de los programas sociales,
incluyendo, como mnimo: madre cabeza de familia, desplazado, personas
en condicin de discapacidad, familias en condicin de pobreza, nios, adulto
mayor, etnias, desplazados, reinsertados, de acuerdo con su misin.
Las entidades deben publicar, trimestralmente un informe sobre las demandas
contra la entidad, incluyendo:
Nmero de demandas.
Estado en que se encuentra.
Pretensin o cuanta de la demanda.
Riesgo de prdida
La entidad podr hacer enlace a la informacin que publique la Agencia
de Defensa Jurdica de la Nacin siempre y cuando sta permita identifcar
claramente los elementos enunciados anteriormente.
ASPECTOS DESCRIPCIN
80
PG.
Informe de archivo
Plan de compras
Publicacin de los procesos
contractuales en el Sistema
Electrnico para la Con-
tratacin Pblica
Informe de peticiones, quejas y
reclamos
Listado de trmites y servicios
La entidad publica la Tabla de Retencin Documental y el Programa de
Gestin Documental.
La entidad publica el Plan de compras de la vigencia respectiva.
Se debe publicar su ejecucin, de acuerdo con la periodicidad de los
reportes que establezca Colombia Compra Efciente.
La entidad debe publicar en el SECOP todos sus procesos de contratacin
segn lo establecido en el artculo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012.
Para facilitar el acceso a esta informacin la entidad debe contar con una
seccin de contratacin que permita al usuario identifcar la informacin
publicada en el SECOP.

Se podr presentar un listado de procesos de contratacin (con la
identifcacin y objeto del proceso) en el que cada proceso se enlace con
la informacin respectiva publicada en el SECOP. Es vlido de igual forma
generar un enlace que direccione a la informacin publicada por la entidad
en el SECOP.
El ingreso a esta seccin debe estar ubicado en la pgina de inicio.
De igual forma, las entidades debern contar con un espacio ubicado
en la misma seccin donde se debern publicar los avisos de apertura
de licitacin siguiendo lo establecido en el numeral 3 del artculo 30 de la
Ley 80 de 1993, modifcado por el artculo 32 de la Ley 1150 de 2007 y
el artculo 224 del Decreto 019 de 2012. Lo anterior sin perjuicio de poder
hacer una mayor publicidad en otras secciones del sitio web.
Aquellas entidades que tienen un rgimen de contratacin especial
debern publicar sus procesos en el sitio Web de la entidad, incluyendo
los documentos soportes respectivos, en un lugar visible o en el Sistema
Electrnico para la Contratacin Pblica.
La entidad publica semestralmente un informe de todas las peticiones
recibidas y los tiempos de respuesta relacionados, junto con un anlisis
resumido de este mismo tema.
La entidad publica, en un lugar plenamente visible de la pgina inicial, un enlace
a la seccin de trmites y servicios, donde se proporcione un listado con el
nombre de cada trmite o servicio, enlazado a la informacin sobre ste en
el Portal del Estado Colombiano (PEC), en el cual cada entidad debe subir,
a travs del SUIT, los formatos que exige para cada trmite o servicio. En los
casos en que el trmite o servicio pueda realizarse en lnea, deber existir junto
a su nombre un enlace al punto exacto para gestionarlo en lnea. Este enlace
debe estar disponible de igual forma en el PEC.
La informacin de los trmites y servicios que se publica en el Sistema nico
de Informacin de Trmites SUIT, debe estar actualizada, de acuerdo con los
lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica.
Este Criterio aplica a sitios web adicionales segn el contexto del propsito del
sitio web (en este caso es vlido hacer el enlace al sitio web principal, siempre y
cuando sea clara la identifcacin de la informacin relativa al sitio web adicional).
ASPECTOS DESCRIPCIN
Contratacin
Trmites y Servicios
81
PG.
Manual de funciones
Perfles de los servidores pbli-
cos principales
Asignaciones salariales
Datos de contacto
Evaluacin del desempeo /
Acuerdos de Gestin
Ofertas de empleo
La entidad publica en su sitio web el manual de funciones y competencias.
La entidad publica estos documentos cada vez que se cambian o ajustan.
La entidad publica en su sitio web el perfl y hoja de vida de sus servidores
pblicos principales, segn su organigrama. La entidad debe actualizar
esta informacin cada vez que hay ingresa un funcionario o cada vez que
se desvincula.
Es vlido hacer el enlace con la informacin que dispone el DAFP a travs
del sistema SIGEP a este respecto, siempre y cuando el enlace lleve
directamente a la informacin del servidor.
La entidad publica en su sitio web la escala salarial correspondiente
a las categoras de todos los servidores que trabajan en la entidad,
independientemente de su calidad de empleados, asesores, consultores
o cualquier otra modalidad de contrato. Igualmente, se debe publicar la
escala de viticos Se actualiza cada vez que hay cambios en la escala
salarial.
Es vlido hacer el enlace con la informacin que publique el DAFP a este
respecto en sus portales o sistemas de informacin, siempre y cuando el
enlace lleve directamente a la informacin de la entidad.
La entidad publica los datos de contacto de toda la planta de personal,
incluyendo contratistas. Los datos a publicar son: Nombre completo,
profesin, cargo, correo electrnico, nmero de telfono. Se actualiza
cada vez que hay cambio de servidores pblicos.
La entidad publica los resultados de la evaluacin a funcionarios, as como
el seguimiento a los acuerdos de gestin de los funcionarios principales.
La publicacin se har de acuerdo con la periodicidad defnida para este
tipo de procesos al interior de la entidad.
Es vlido hacer el enlace con la informacin que publique el DAFP a este
respecto en sus portales o sistemas de informacin, siempre y cuando el
enlace lleve directamente a la informacin de la entidad.
La entidad publica la oferta de empleos, e incluye en esta seccin la
convocatoria para los de prestacin de servicios. Igualmente, debe
publicar los resultados de los procesos de oferta de empleos, incluyendo
los de prestacin de servicios. Se actualiza cada vez que se terminan los
procesos de seleccin, dentro de la semana respectiva.
Si los empleos son provistos a travs de concursos liderados por la
Comisin Nacional del Servicio Civil, la entidad deber especifcar el listado
de cargos que estn en concurso y el enlace respectivo a la Comisin
Nacional del Servicio Civil para obtener mayor informacin.
ASPECTOS
Recurso Humano.
DESCRIPCIN
ANEXO 3
ACCESIBILIDAD NIVEL DE
CUMPLIMIENTO AAA (TRIPLE A)
83
PG.
REQUISITO DESCRIPCIN ENTIDADES
3.1.2.7. Auto descripcin ampliada
(grabada)
3.1.2.8. Medio alternativo (grabado).
3.1.2.9. Slo audio (en directo)
3.1.4.6. Contraste (mejorado)
3.1.4.7. Sonido de fondo bajo o aus-
ente
3.1.4.8. Presentacin visual
3.1.4.9. Imgenes de texto (sin excep-
ciones)
3.2.1.3. Teclado (sin excepciones)
3.2.2.3. Sin tiempo
3.2.2.4. Interrupciones
Opcional
Opcional
Opcional
Opcional
Obligatorio
Obligatorio
Obligatorio
Obligatorio
Obligatorio
Recomendado para entidades que
cuenten en gran medida dentro de
sus usuarios con poblacin con dis-
capacidad visual o entidades que
voluntariamente quieran acoger este
requisito para benefcio o ampliacin
de su poblacin destino en la po-
blacin con discapacidad visual.
sus usuarios con poblacin sorda
usuaria de castellano escrito o enti-
dades que voluntariamente quieran
acoger este requisito para benefcio
o ampliacin de su poblacin destino
en la poblacin sorda.
blacin con baja visin.
sus usuarios con poblacin con
hipoacusia o entidades que volun-
tariamente quieran acoger este req-
uisito para benefcio o ampliacin de
su poblacin destino en la poblacin
con hipoacusia
Todas las entidades.
Opcional. Recomendado para entidades que
blacin con discapacidad visual.
A continuacin se presentan los criterios de la NTC 5854 para el nivel de
cumplimiento AAA (triple A), detallando cules son de obligatorio cumplimiento
y cules opcionales.
84
PG.
3.2.2.5. Re-autentifcacin
3.2.3.2. Tres destellos
3.2.4.8. Ubicacin
3.2.4.9. Propsito de los enlaces
(slo enlaces)
3.2.4.10. Encabezados de seccin
3.3.1.3. Palabras inusuales
3.3.1.5. Nivel de lectura
3.3.1.4. Abreviaturas
3.3.2.5. Cambios a peticin
3.3.3.5. Ayuda
3.3.3.6. Prevencin de errores
3.3.1.4. Pronunciacin
Obligatorio
Obligatorio
Obligatorio
Obligatorio
Obligatorio
Obligatorio
Obligatorio
Opcional
NA
Obligatorio
Obligatorio
Obligatorio
su poblacin con poblacin con
niveles educativos de Bsica, con
problemas para la lectura, con def-
ciencia cognitiva o para las cuales el
castellano sea su segunda lengua,
o para las entidades que voluntari-
amente quieran acoger este requisito
para benefcio o ampliacin de su
poblacin destino en la poblacin
con estas caractersticas.
NA
REQUISITO DESCRIPCIN ENTIDADES
ANEXO 4
ALCANCE Y CARACTERSTICAS DEL
SISTEMA DE PETICIONES QUEJAS,
RECLAMOS Y DENUNCIAS
86
PG.
NOTA: tenga en cuenta lo que establece la Ley 1437 de 2011 sobre las peti-
ciones y el uso de medios electrnicos.
El sistema debe tener un responsable de su administracin, el cual debe
estar claramente identifcado en el documento de Poltica Editorial y de
Actualizacin.
El sistema debe manejar una asignacin de turnos segn lo establecido
en el artculo 7 de la Ley 1437 de 2011 sin perjuicio de lo establecido en
el numeral 6 del artculo 5 y el artculo 20 de la misma Ley y el artculo 13
del Decreto 0019 de 2012.
Se debe habilitar un espacio para que los usuarios del sistema enven
documentos o archivos (texto, hoja de clculo, video, audio, imgenes,
entre otros) de soporte de sus actuaciones ante la entidad. Para esto la
entidad debe establecer un sistema de seguridad en la recepcin de di-
chos documentos.
Con el objeto de que el ciudadano que interpuso una solicitud, peticin,
queja, reclamo o denuncia, pueda realizar seguimiento a su estado y a
la respuesta, la entidad debe habilitar un mecanismo a travs del cual el
ciudadano pueda hacer seguimiento en.
Para esto la entidad debe contemplar que las peticiones pueden llegar
por diversos canales y el usuario debe poder hacer seguimiento indepen-
diente del medio que utiliz.
Igualmente, al interior de la entidad se debe contar con mecanismos de
monitoreo para la recepcin y respuesta oportuna de las peticiones, que-
jas, reclamos y denuncias.
El registro de la solicitud debe hacerse a travs de formularios electrnicos
que permitan identifcar y seleccionar el tipo de solicitud. Dichos formu-
larios deben habilitar su uso por parte de nios y adolescentes.
Los formularios de peticiones, quejas y reclamos deben hacer uso del
lenguaje comn de intercambio de informacin.
Debe permitir al ciudadano elegir el medio por el cual quiere recibir la
respuesta.
Los formularios no debern establecer requisitos adicionales a lo estipu-
lado en la ley. En cuanto a las peticiones se deber observar lo establecido
en la Ley 1437 de 2011 o en la Ley estatutaria que para el efecto expida
el Congreso de la Repblica.
Los formularios debern contar con una validacin de campos que per-
mitan indicar al ciudadano si le hace falta incluir alguna informacin. Si el
ciudadano insiste en la radicacin con elementos faltantes, el formulario
debe permitir la radicacin y dejar constancia, en el acuse de recibo, de
los requisitos o documentos faltantes en los trminos del artculo 15 de la
Ley 1437 de 2011.
Para el uso adecuado de las solicitudes, peticiones, quejas y reclamos,
debe existir un enlace de ayuda en donde se detallen las caractersticas,
requisitos y plazos de respuesta de cada tipo de solicitud. Estas ayudas
deben dar cuenta del uso que pueden dar nios y adolescentes del sis-
tema
Los formularios deben estar acompaados de un demo o gua de diligen-
ciamiento y deben contar con mecanismos que permitan a los usuarios
la verifcacin de los errores cometidos en el proceso de diligenciamiento.
Responsable del sistema
Asignacin de turnos
Archivos de soporte
Seguimiento en lnea
Uso de formularios estandarizados
Ayudas
ASPECTOS DESCRIPCIN
87
PG.
ASPECTOS DESCRIPCIN
Se deben indicar otros medios a travs de los cuales se pueden hacer so-
licitudes, los requisitos y condiciones para ello y el funcionario responsable
ante el cual se puede hacer la solicitud, de acuerdo con la ley.
De igual forma la entidad debe publicar la direccin y los datos de con-
tacto y el horario de atencin de las ofcinas o dependencias en donde
se pueda realizar la totalidad de la actuacin administrativa que implique
la presencia del peticionario, de acuerdo con lo establecido en Decreto
1122 de 1999.
Al momento de realizar una solicitud se debe generar un mensaje de con-
frmacin del recibido por parte de la entidad, indicando la fecha y hora de
la recepcin as como el nmero de registro de la peticin y la copia de la
peticin realizada con el detalle de los archivos de soporte enviados.
En dado caso de presentarse una falla en el sistema, ste deber arrojar
un mensaje propio del aplicativo que indique el motivo de la misma y la
opcin con la que cuenta el peticionario. La entidad debe tener en cuenta
que este acuse de recibo debe incluir la constancia de falta de documen-
tos en los casos estipulados en el artculo 15 de la Ley 1437 de 2011.
Se debe garantizar la proteccin de los datos personales de los usuarios,
conforme con las leyes sobre esta materia.
Acuse de recibido
Seguridad de la informacin y los datos
personales
88
PG.
ANEXO 5
GUAS Y ESTNDARES
PARA EL GOBIERNO EN
LNEA EN COLOMBIA
89
PG.
Hacen referencia a una serie de orientaciones que se requieren para dinamizar el proceso de evolucin de las entidades
en la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea. Dichos habilitantes son de tipo poltico, normativo, de
monitoreo y evaluacin y su gestin est a cargo del Programa Gobierno en lnea. La construccin de los mismos
ser un proceso gradual es decir, que se irn construyendo segn se requieran.
Transversales
Ministerio de TIC debe publicar la metodologa para la realizacin de diagnsticos que permitan determinar la
lnea de base de las entidades a las cuales va dirigido este Manual en cuanto al cumplimiento del mismo.
Ministerio de TIC debe publicar la metodologa para la realizacin de la planeacin para dar cumplimiento a la
Ministerio de TIC disea un esquema de acompaamiento y capacitacin, de acuerdo con las necesidades de
las entidades, los ciudadanos y las empresas y los pone en ejecucin.
Ministerio de TIC disea o ajusta el sistema de monitoreo y evaluacin para determinar el avance, uso, calidad e
impacto del Gobierno en lnea en Colombia y lo pone en marcha.
Ministerio de TIC defne y divulga los lineamientos de accesibilidad a ser aplicados por las entidades del Estado
Colombiano y los privados que ejercen funciones pblicas.
Ministerio de TIC defne y divulga los lineamientos de usabilidad a ser aplicados por las entidades del Estado
Colombiano y los privados que ejercen funciones pblicas.
Ministerio de TIC defne y divulga los lineamientos de seguridad de la informacin a ser aplicados por las entidades
del Estado Colombiano y los privados que ejercen funciones pblicas.
Informacin
Ministerio de TIC defne el esquema para la implementacin de Datos Abiertos.
Interaccin
Ministerio de TIC defne lineamientos para medios sociales.
Transformacin
Ministerio de TIC defne un esquema de notifcacin electrnica.
Ministerio de TIC defne un esquema de implementacin de la autenticacin electrnica.
Ministerio de TIC defne un esquema para la implementacin de la poltica de Cero Papel.
Ministerio de TIC defne lineamientos para documentos y procedimientos electrnicos.
Ministerio de TIC defne lineamientos para digitalizacin certifcada.
Ministerio de TIC defne lineamientos para el intercambio de comunicaciones ofciales.
Ministerio de TIC defne lineamientos para aplicaciones de gestin de documentos electrnicos de archivo.
Ministerio de TIC defne lineamientos para la prestacin de servicios por mltiples canales.
Ministerio de TIC defne los lineamientos para el Estado Colombiano en cuanto a: Plataformas comunes, es-
tndares de TI, Seguridad, Arquitectura.
Ministerio de TIC defne los lineamientos para la interoperabilidad.
ANEXO 6
GLOSARIO
91
PG.
Accesibilidad: Acceso universal a la Web, independientemente del tipo de hardware, software, infraestructura de
red, idioma, cultura, localizacin geogrfca y capacidades de los usuarios (W3C World Wide Web Consortium). En
el contexto colombiano, ha venido asumindose como las condiciones que se incorporan en sitios y herramientas
web que favorecen el que usuarios en condiciones de defciencia tecnolgica, fsica o sensorial o en condiciones
particulares de entornos difciles o no apropiados, puedan hacer uso de estos recursos de la Web.
Activo: Cualquier cosa que tiene valor para la organizacin NTC-ISO /IEC 27001
Anlisis de Riesgo: Uso sistemtico de la informacin para identifcar las fuentes y estimar el riesgo NTC-ISO /IEC
27001
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso
natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel
orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos,
o como fuentes de la historia.
Archivamiento Web: Proceso de recoleccin de fracciones o partes de la World Wide Web y la garanta de que la
coleccin se conserva en un archivo o sistema de informacin para futuros investigadores, historiadores y pblico
en general.
Automatizar: Hace referencia a la incorporacin de herramientas tecnolgicas a un proceso o sistema.
Back Offce: En trminos empresariales, hace referencia a la parte donde tienen lugar las tareas destinadas a la
gestin de la propia empresa y con las cuales el cliente no tiene un contacto directo. En el mbito tecnolgico, se
refere a los sistemas automticos que respaldan las acciones que acompaan a una transaccin.
Cadena de Trmites: La relacin que se establece entre los trmites en funcin de los requisitos exigidos para su
realizacin, los cuales se cumplen a travs de otros trmites o servicios prestados por otras entidades, genera
las cadenas de trmites.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o
recepcin en los archivos de gestin y archivos administrativos y su conservacin temporal, hasta su eliminacin
o integracin a un archivo permanente.
Chief Technology Offcer CTO: Dentro de una organizacin, es el encargado de realizar procesos de transformacin
de procesos y recursos en tecnologa con el fn de apoyar el cumplimiento de los objetivos de la misma. Usualmente
combina un fuerte conocimiento tcnico y cientfco con habilidades gerenciales e involucra la realizacin de
actividades de investigacin y desarrollo tecnolgico y la formulacin de estrategias de largo plazo.
Confdencialidad: Propiedad de la informacin que determina que est disponible a personas autorizadas
Conjunto de datos: Es un conjunto de variables y datos asociados
Control ciudadano: El Control Ciudadano es una modalidad de participacin ciudadana en los asuntos pblicos
con contenidos de vigilancia, crtica, seguimiento, evaluacin, deliberacin y sancin social, condicionada a
la autonoma e independencia de los actores sociales y a los poderes sociales que disponga para producir
consecuencias
6
.
Datos abiertos: Son todos aquellos datos primarios (sin procesar) que se encuentran en formatos estndar e
interoperables que facilitan su acceso y reutilizacin, los cuales estn bajo la custodia de las entidades pblicas
y que son puestos a disposicin de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fn de que
terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.
Las principales caractersticas de los datos abiertos son:
Completos: Los datos pblicos no deben estar sujetos a privacidad u otras limitaciones. Adems, deben
estar electrnicamente almacenados.
Primarios: Signifca que debe haber una disponibilidad de la fuente primaria, sin procesamientos y sin
formas agregadas.
Oportunos: Ello para preservar su valor.
Accesibles: La disponibilidad debe ser lo ms amplia posible para los usuarios y para propsitos diversos.
Procesables: Deben estar razonablemente estructurados para permitir su automatizacin por diversas
herramientas.
Acceso indiscriminado: Implica su disponibilidad para cualquier usuario, sin necesidad de su registro.
No-propietarios: Deben estar disponibles en un formato donde nadie deba tener la exclusividad de su
control.
Libres de licencias: No deben estar sujetos a copyright, patentes, o regulaciones secretas. Una razonable
privacidad, seguridad y restricciones puede ser aplicada por el gobierno u otros estamentos.
6
Tomado de la Corporacin Transparencia por Colombia. www.transparenciacolombia.org.co
92
PG.
Disponibilidad: Propiedad de que la informacin y sus recursos relacionados deben estar disponibles y utilizables
cuando se los requiera.
Documento de Archivo: Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn a sus
actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fscal o legal, o valor cientfco, econmico, histrico o
cultural y debe ser objeto de conservacin.
Documento electrnico: Documento cuyo soporte material es algn tipo de dispositivo electrnico y en el que el
contenido est codifcado mediante algn tipo de cdigo digital que puede ser ledo o reproducido mediante el
auxilio de detectores de magnetizacin.
Evaluacin del riesgo: Proceso de comparar el riesgo estimado contra criterios de riesgo dados, para determinar
la importancia del riesgo. NTC-ISO /IEC 27001.
Front Offce: Es el lugar donde el usuario entra en contacto con la entidad y se refere al conjunto de estructuras
que gestionan la interaccin con dicho ciudadano o usuario.
Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planifcacin, manejo y
organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino fnal
con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
Gestin electrnica de documentos (sistema GED): Un sistema GED es un software que le posibilita conservarla
informacin de la institucin; por un lado la que procede de archivos fsicos en papel y por otro la contenida en
archivos electrnicos.
Innovacin abierta: son los procesos de innovacin que convocan a actores externos para que aporten soluciones
a problemas identifcados por la entidad.
Integridad: Propiedad de salvaguardar la exactitud de la informacin y sus mtodos de procesamiento deben ser
exactos.
Interoperabilidad: El ejercicio de colaboracin entre organizaciones para intercambiar informacin y conocimiento
en el marco de sus procesos misionales, con el propsito de facilitar la entrega de servicios en lnea a ciudadanos,
empresas y a otras entidades. (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en lnea, Versin 2010).
Ipv6: El Protocolo de Internet versin 6, es la versin del Protocolo de Internet (IP por sus siglas en ingls) que
fue diseada para suceder al Protocolo versin 4. Ipv6 ha sido desarrollado por la Internet Engineering Task
Force (IETF http://www.ietf.org), para hacer frente al agotamiento de las direcciones Ipv4, y se describe en el
documento estndar de Internet RFC 2460, publicado en diciembre de 1998. Aunque Ipv4 de 32 bits permite
una direccin de Protocolo de Internet, y por lo tanto puede soportar 232 direcciones, Ipv6 utiliza direcciones de
128 bits, por lo que el nuevo espacio de direcciones compatible con 2128. Esta expansin permite muchos ms
dispositivos y usuarios en Internet, as como una mayor fexibilidad en la asignacin de direcciones y la efciencia
para el direccionamiento de trfco.
Marco de Interoperabilidad: es un conjunto de elementos que orientan el intercambio de informacin a nivel pblico
y est constituido por:
Principios y polticas que orientan los esfuerzos polticos, legales y organizacionales de las entidades, con
el fn de facilitar la interoperabilidad.
Un modelo de administracin, compuesto por un modelo de madurez, un modelo de administracin y un
modelo de medicin.
Un conjunto de recomendaciones, protocolos, estndares y guas metodolgicas, necesarias para que las
entidades compartan informacin a travs de servicios de intercambio de informacin, con el propsito
de facilitar la prestacin de sus servicios a ciudadanos, empresas y otras entidades pblicas en Colombia.
Personalizacin: Se refere al proceso mediante el cual los servicios electrnicos responden a las necesidades o
deseos particulares de los usuarios a quienes se destinan tales servicios. El tal caso, los servicios son adaptados
de manera que toman en cuenta las particularidades de los ciudadanos o usuarios e incluso, son ellos quienes
pueden realizar dicha adaptacin.
Racionalizar: Organizar los trmites, procesos y procedimientos de tal manera que se reduzcan a su mnima
expresin, con el menor esfuerzo y costo para el ciudadano, a travs de estrategias efectivas de simplifcacin,
estandarizacin, mejoramiento continuo, supresin y automatizacin de los mismos
7

Registro: Acto por el que se adjudica a un documento un identifcador nico en el momento de su entrada en el
sistema.
Reutilizacin: El uso de documentos que obran en poder de organismos del sector pblico por personas fsicas o
7
Fuente: Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
93
PG.
jurdicas con fnes comerciales o no comerciales distintos del propsito inicial que tenan esos documentos en la
misin de servicio pblico para la que se produjeron
8
.
Sede electrnica: Es el espacio virtual multicanal integrado y multiplataforma a travs del cual la entidad presta
servicios de informacin, interaccin, transaccin, interoperabilidad y participacin
9
.
Servicio: Es el conjunto de acciones o actividades de carcter misional diseadas para incrementar la satisfaccin
del usuario, dndole valor agregado a las funciones de la entidad
10
.
Servicio de intercambio de informacin: Forma en la que dos o ms entidades coordinan su actuar desde el dominio
poltico-legal, sociocultural, organizacional, semntico y tcnico para garantizar que el intercambio de informacin
entre ellas se realiza de forma legal, correcta y efciente.
Servicios de valor agregado: Son aquellas aplicaciones que desarrollan los particulares (terceros), a partir de los
datos abiertos publicados por las entidades estatales y que benefcian a los ciudadanos o usuarios.
Servicio en lnea: Servicio que puede ser prestado por medios electrnicos a travs del portal de una entidad.
Simplifcar. Adoptar estrategias que implican: reduccin de costos operativos en la entidad, reduccin de costos
para el usuario, reduccin de documentos, reduccin de pasos, reduccin de pasos en el trmite interno,
reduccin de requisitos, reduccin del tiempo de duracin del trmite, reduccin del tiempo en los puntos de
atencin, aumento en la vigencia del trmite, aumento de puntos de atencin, fusin del trmite
11
.
Sistema de Gestin Documental: Sistema de informacin que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos
a lo largo del tiempo.
Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT: Es un sistema electrnico de administracin de informacin de
trmites y servicios de la administracin pblica Colombiana que opera a travs del Portal del Estado Colombiano
y cuyo funcionamiento es coordinado por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, por mandato
legal. Este sistema permite integrar la informacin y actualizacin de los trmites y servicios de las entidades de
la administracin pblica para facilitar a los ciudadanos la consulta de manera centralizada y en lnea.
Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales o medios tecnolgicos
empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotogrfcos, flmicos, informticos,
orales y sonoros.
Trmite: Conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para
adquirir un derecho o cumplir con una obligacin prevista o autorizada por la ley. El trmite se inicia cuando ese
particular activa el aparato pblico a travs de una peticin o solicitud expresa y termina (como trmite) cuando
la administracin pblica se pronuncia sobre ste, aceptando o denegando la solicitud.
Trmite en lnea: Trmite que puede ser realizado por medios electrnicos a travs del portal de una entidad, ya
sea de manera parcial, en alguno de sus pasos o etapas, o total, hasta obtener completamente el resultado
requerido.
Usabilidad: La usabilidad es un atributo relacionado con la facilidad de uso. Ms especfcamente, se refere a la
rapidez con que se puede aprender a utilizar algo, la efciencia al utilizarlo, cun memorable es, cul es su grado
de propensin al error, y cunto le gusta a los usuarios. Si una caracterstica no se puede utilizar o no se utiliza
es como si no existiera. (Nielsen)
Ventanilla nica Virtual: Sitio virtual desde el cual se gestiona de manera integrada la realizacin de trmites que
estn en cabeza de una o varias entidades, proveyendo la solucin completa al interesado.
Valoracin del riesgo: Proceso global de anlisis y evaluacin del riesgo. NTC-ISO /IEC 27001
Nota: Cuando un trmino haga referencia a temas de archivo electrnico o Cero Papel, remitirse al Glosario creado por
la iniciativa de Cero Papel, disponible en www.programagobiernoenlinea.gov.co
8
Directiva 2003/98/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 17 de noviembre de 2003 relativa a la reutilizacin de la informacin del sector
pblico..
9
El artculo 60 de la Ley 1437 de 2011 presenta elementos adicionales sobre la sede electrnica.
10
DAFP. Ibd.
11
dem
Portal del Estado Colombiano, www.gobiernoenlinea.gov.co.
Portal nico de Contratacin, Sistema electrnico para la contratacin pblica. www.contratos.gov.co
Ley 527 de 1999.
Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo)
Ley 962 de 2005.
Ley 1341 de 2009.
Ley 1273 de 2009.
Ley 1437 de 2011.
Ley 1450 de 2011.
Ley 1474 de 2011.
Decreto 0019 de 2012
Metodologas para la elaboracin de Diagnsticos y Planes de Accin de Gobierno en lnea, 2010.
Metodologa de monitoreo y evaluacin de Gobierno en lnea, 2010.
Lenguaje comn de intercambio de informacin.
Concepto sobre exigibilidad de criterios triple A (AAA) a entidades del Estado del Instituto Nacional para Cie-
gos INCI. 2011.
Manual para la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea de la Repblica de Colombia Versin 2010.
Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en lnea.
Audiencias Pblicas en la Ruta de la Rendicin de Cuentas a la Ciudadana de la Administracin Pblica Na-
cional. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, Contralora General de la Repblica. Bogot agosto
de 2009 Publicado por la ESAP.
Carta Iberoamericana de Participacin Ciudadana en la Gestin Pblica. Adoptada en Cumbre Iberoamericana
de Jefes de Estado. Estoril, Portugal, diciembre de 2009.
Conpes 3654 de 2010 Poltica de Rendicin de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos. DNP, DAFP,
PPLCC.
REFERENCIAS

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