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Guia No.2 Base de Datos I

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CENTRO DE ESTUDIOS EMSSANAR CETEM

Resolución 0136 de 2007, 26 enero de 2007 Secretara de Educación Municipal
FORMACION PARA EL TRABAJO Y DESARROLLO HUMANO

GUIA DE AULA No. 2 – OPERACIONES CON TABLAS PROGRAMA: Sistemas y computación MATERIA : Bases de Datos I SEMESTRE: Segundo RESPONSABLES: Juan Agreda y Francisco Caicedo N. I.H.S 4 T.H 64

ESTANDARES   Identificar las diferentes formas de crear una tabla en Access 2003. Conocer como se introduce y modifican los datos en una tabla

RECUPERACION DE SABERES Y EXPERIENCIAS PREVIAS Elementos básicos de Access 2003: Lo primero que se debe tener en cuenta es la ubicación de Microsoft Access 2003. Como primera opción puede haber un icono tanto en el escritorio como en el inicio rápido (ubicado en la barra de tareas) que permita abrir el programa instantáneamente. Como segunda opción nos ubicamos en InicioProgramasMicrosoft OfficeMicrosoft Access 2003. Una vez iniciado Access 2003 podemos efectuar el cierre del programa de tres formas: 1. Clic en el botón cerrar, ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla. 2. Clic en el menú archivo y escoger la opción salir. 3. Pulsando conjuntamente las teclas ALT + F4

Para el desarrollo de esta guía es necesario tener previo conocimiento de los elementos básicos de Access 2003. Así como también la creación, apertura y cierre de una base de datos.

INCORPORACION DE NUEVA INFORMACION Crear una tabla de datos Para crear una tabla de datos es necesario tener abierta una base de datos. Posicionarse en el objeto tablas, y hacer clic en el icono crear una tabla: . Inmediatamente se abre una ventana con las distintas formas que existentes para

Vista Hoja de datos consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.

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Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación de la tabla utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas.

Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en otra base de datos.

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Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla almacenada en otra base de datos.

Vista diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla es decir definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves etc...

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En la barra de título se observa el nombre de la tabla, y debajo los campos donde se definen las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna. En la parte inferior izquierda se encuentran dos fichas (General y Búsqueda) para definir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que se está definiendo. Y a la derecha hay un recuadro con un texto que brinda algún tipo de ayuda sobre lo que hay que hacer. Clave Principal: La potencia de un sistema de base de datos relacional como Microsoft Access reside en su capacidad para encontrar y reunir rápidamente información almacenada en tablas independientes mediante consultas, formularios e informes. Para ello, cada tabla debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifican exclusivamente cada registro almacenado en la tabla. Esta información se denomina clave principal de la tabla. Una vez designada una clave principal para una tabla, Access impedirá que se incluyan valores duplicados o Nulo en los campos de la clave principal. Clases de Claves:    Claves de Auto numérico Claves de Campo Simple Claves de Campos Múltiples

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Modificar el diseño de una tabla Si una vez creada una tabla, se quiere cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) se tiene que realizar una modificación en su diseño: 1. Seleccionar la tabla a modificar, haciendo clic sobre ésta para que su nombre aparezca remarcado. 2. Hacer clic sobre el botón Diseño 3. Aparecerá la ventana de diseño de tablas. Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias. Para añadir un nuevo campo, ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo, o bien, situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el icono de la barra Diseño de tabla, en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos posicionados. Para eliminar un campo, posicionarse en el campo y hacer clic en el icono de la barra Diseño de tabla, o bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del. Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo también desaparecerán. de la ventana de la base de datos.

Introducir y modificar datos en una tabla.

Para introducir datos en una tabla existen dos opciones: 1. Desde la ventana Base de Datos seleccionar la tabla a rellenar, haciendo clic sobre ésta para que su nombre aparezca remarcado. Hacer clic sobre el botón Abrir de la ventana Base de datos. 2. Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en la ventana Base de Datos. En los dos casos aparecerá la ventana Hoja de datos:

Cada fila sirve para introducir un registro.

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En el momento en que se cambie de registro, el registro que introducido anteriormente se almacenará, no haciendo necesario guardar los registros de la tabla. Para borrar un registro entero, se debe seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro. Posteriormente pulsar la tecla SUPR, o el icono de la barra de la hoja de datos.

Para Modificar un registro hay que posesionarse en el valor a modificar y cambiarlo. Propiedades de los campos. Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la ventana Diseño de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha General donde indicamos las características generales del campo y la ficha Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo. Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la ficha Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos. Propiedades de los Campos: Según el tipo de campo se tiene las siguientes propiedades. Tamaño del campo: Para los campos Texto; el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo es de 255. Siendo por defecto de 50 caracteres. Para los campos Numérico, las opciones son: Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores

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negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas. Decimal para almacenar valores comprendidos -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .mdb) Los campos Autonumérico son Entero largo. Formato del campo: Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumérico.  Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son:

Número general: presenta los números tal como fueron introducidos. Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows como puede ser €. Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro. Fijo: presenta los valores sin separador de millares. Estándar: presenta los valores con separador de millares. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%). Científico: presenta el número con notación científica.  Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000. Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000. Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00. Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. Hora mediana: presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: 5:35 Pm. Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.  Los campos Sí/No disponen Activado/Desactivado. de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y

Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado. Lugares decimales: Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Numérico o Moneda. Máscara de entrada: Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-____. Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón activada dicha propiedad. que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez

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Título: Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo. Valor predeterminado: El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si no introducimos ningún valor. Regla de validación: Esta propiedad permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.

Texto de validación: En esta propiedad escribiremos el texto que se quiere dar a conocer cuando no se ingresa correctamente la información.

Requerido: Elegir Sí i para volver un campo Obligatorio, y No en caso contrario,

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Permitir longitud cero: Lo campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos. Indexado: Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda. Esta propiedad dispone de tres valores: No: Sin índice. Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo). Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados

TRABAJO PRÁCTICO 1. Tomar el ejercicio No 3 de la guía No.1 que corresponde al trabajo práctico, y crear las tablas correspondientes, definiendo los tipos de datos para cada campo, además de las propiedades de cada uno, según lo amerite. 2. Una empresa vende productos a varios clientes. Se necesita conocer los datos personales de los clientes (nombre, apellidos, dni, dirección y fecha de nacimiento). Cada producto tiene un nombre y un código, así como un precio unitario. Un cliente puede comprar varios productos a la empresa, y un mismo producto puede ser comprado por varios clientes. Los productos son suministrados por diferentes proveedores. Se debe tener en cuenta que un producto sólo puede ser suministrado por un proveedor, y que un proveedor puede suministrar diferentes productos. De cada proveedor se desea conocer el NIT, nombre y dirección. 3. Se desea diseñar la base de datos de un Instituto. En la base de datos se desea guardar los datos de los profesores del Instituto (DNI, nombre, dirección y teléfono). Los profesores imparten módulos, y cada módulo tiene un código y un nombre. Cada alumno está matriculado en uno o varios módulos. De cada alumno se desea guardar el nº de expediente, nombre, apellidos y fecha de nacimiento. Los profesores pueden impartir varios módulos, pero un módulo sólo puede ser impartido por un profesor. Cada curso tiene un grupo de alumnos, uno de los cuales es el delegado del grupo.

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APLICACIÓN CREATIVA Identificar las tablas, campos y propiedades de los mismos de un almacén de discos, que tiene toda su discografía completamente organizada para que sus clientes tengan facilidad de acceso a la misma.

AMPLIACION, PROFUNDIZACION Y GESTION DE CONOCIMIENTOS Consultar la funcionalidad de las relaciones en el área de las bases de datos.

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