El tiempo es uno de los recursos

ms importantes para el
Directivo, hay que tener en
cuenta que para que podamos
aprovechar y sacar el mximo
partido de nuestro tiempo tiene
que ser y estar organizados
El tiempo es como una gota de
agua que se evapora. No podemos
fsicamente, capturarlo ni
encerrarlo para hacerlo nuestro
El tiempo es una constante. Una
medida de intervalos.
Independientemente de quines
somos o qu estamos tratando de
lograr, el tiempo contina
movindose al mismo ritmo.
- La administracin del tiempo
es una ilusin, porque nadie
puede realmente administrar
el tiempo.

- La administracin del tiempo;
es uno de los recursos ms
apreciados. Sin embargo, se
trata de un bien que no se
puede ahorrar, sino que pasa,
no retrocede y es imposible de
recuperar. Si se malgasta, se
derrocha algo muy valioso.
La administracin del tiempo se puede definir como una manera
de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo
como uno de los recursos ms importantes y crticos de los
administradores.

Administrar el tiempo realmente significa administrarnos a
nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo
que tenemos.

Una mala organizacin nos har perder mucho tiempo y esto ir
ligado a perder dinero o dejar de ganarlo.

Junto con una buena organizacin del tiempo tiene que ir
ligada una buena coordinacin del personal de nuestra
empresa. Aprovechar las cualidades de cada empleado, que
no se repitan tareas, que estn comunicados los
departamentos dentro de una misma empresa.
Mucha gente opera bajo la errnea creencia de que tendran
tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus horas ms
eficientemente

El tiempo es una paradoja.
Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo
tenemos todo el tiempo que hay. No importa cuanto
hagamos, siempre hay alternativas interminables para
invertir el tiempo. La solucin a esta paradoja, entonces, es
enfocarse primero en las cosas ms importantes, en la
seguridad de que siempre habr tiempo suficiente para las
cosas que realmente es necesario hacer.
Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no podemos
hacer todo y dejemos de actuar como tal, habremos dado
un paso muy importante hacia una efectiva administracin
de nuestro tiempo. Identificar las prioridades se convertir
en un problema menor.
Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos
organizar.

Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin de las
prioridades que se le asignen a las actividades diarias aun
emprendedor.

Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y
metas que se planteen.

No se puede comprar.

No se puede atrapar, detener o regresar.

Es lo ms valioso que tiene los individuos, por lo que hay que
utilizarlo con el mximo grado de efectividad.

Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el
mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del
tiempo.
Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con
incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilizacin efectiva del
tiempo.

Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeacin del
tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a
cuatro horas de ejecucin y produce mejores resultados.

Una tcnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los
ltimos 20 minutos de labores, en planear el da siguiente.

El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como el lo
planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades
y compromisos establecidos.

Los resultados ms efectivos se logran teniendo objetivos y programas
planeados, ms que por la pura casualidad.
-El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o
sea que los emprendedores deben utilizar su tiempo en relacin a la
importancia de sus actividades.

-Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar
los esfuerzos en cada actividad.

-El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser
realista y limitado a las necesidades de cada situacin en particular,
ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por s mismos lo
que puede ahorrar mucho tiempo.

-Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hbito que
desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presin de
las fechas lmite establecidas.

-Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repeticin de
acciones y reducir las interrupciones a un mnimo como contestar o hacer
llamadas telefnicas.

-El mantener a la vista la agenda del da facilita el administrar
correctamente el tiempo.
Ideas para mejorar su administracin del
tiempo. Te ayudaran a mejorar tu
productividad y a permanecer focalizado
en lo importante.
1. Acepte que la administracin del tiempo es un mito. No importa lo
organizado que sea usted, el da tiene siempre 24 horas solamente.

2. Descubra en qu malgasta el tiempo. Muchos de nosotros somos
proclives a actividades que son un derroche de tiempo que podramos
usar de un modo mucho ms productivamente.

3) Fije objetivos de administracin del tiempo. Recuerde, el foco de la
administracin del tiempo es cambiar conductas, no cambiar el tiempo.

4) Implemente un plan para la administracin del tiempo. Esta es
una extensin de la idea # 3. El objetivo es cambiar sus
comportamientos para conseguir todos los objetivos que se fija a usted
mismo
5) Use herramientas para la administracin del tiempo. El primer paso
es saber dnde est usted parado y planificar adnde desea llegar en el
futuro.

6) Priorice. Usted tendra que empezar cada da con una sesin de
administracin del tiempo estableciendo un orden de prioridad para las
tareas del da y los resultados deseados
7) Aprenda a delegar y/o "terciarizar". Ms all de lo pequea que
pueda ser su empresa, no hay necesidad de que sea un "espectculo
unipersonal"









8) Establezca rutinas y apguese a ellas lo ms que pueda. Cuando
surjan las crisis, usted va a ser mucho ms productivo si usted puede
apegarse a algunas rutinas ya establecidas.

9) Habitese a fijar lmites de tiempo para las actividades. Por ejemplo,
leer y responder emails puede consumir su da entero si usted lo permite.

10) Asegrese de que sus sistemas funcionen. Pierde usted montones
de tiempo buscando documentos en su computadora?
11) No gaste tiempo esperando ya sea en reuniones con clientes o en
turnos con el dentista, es imposible evitar esperar a alguien o a
algo. Pero usted no necesita estar sentado mirndose la punta de los
zapatos.

En resumen, usted puede tener un mayor control y lograr sus
objetivos, siempre que afronte el mito de la administracin del
tiempo y de los pasos para mejorar su control.
Uno de los mejores administradores es aquel que tiene aparte todas
sus metas o ideales por ejemplo: separarlos en flderes o en una
agenda dividida en tres secciones; en una las cosas por realizar
como informes por hacer o tareas pendientes, etc.
Urgente: Que urge o
requiere una rpida
ejecucin o solucin.
Importante: Que nos
permite trascender
nuestra realidad
actual
proyectndonos hacia
el futuro

-Llamaremos a este cuadrante Lo Urgente e Importante.
Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veramos
amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y
con tiempo lmite, vencimientos, resolucin de problemas inmediatos,
etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una
gestin orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza
a este.

- Lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas
cuestiones que si bien estn ms lejanas en cuanto a horizonte de
tiempo para su resolucin, son las que permiten nuestro aprendizaje y
mejora a futuro. Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de
las capacidades para mejorar la respuesta a desafos futuros.

- Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasin,
trivialidades, ocio no planificado, prdidas de tiempo, etc. Muchas
veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear
una crisis por falta de previsin y preparacin adecuada para enfrentar
nuestros problemas.
GpiH-10. Administracin del Tiempo. 17
Elementos que nos haran
perder el tiempo

Mala Organizacin (Planificacion)
Exceso de compromisos
Llamadas telefonicas,reuniones mal
planificadas.
Falta de delegacion
GpiH-10. Administracin del Tiempo. 18
Pasos para que nuestro
trabajo sea mas eficaz:
Ten Organiz. y limpio el
lugar de trabajo.
Cuida tu presentacion personal.
Haz cada cosa en su orden

GpiH-10. Administracin del Tiempo. 19

Lleva una planif. adecuada de tu agenda

Cumple la palabra dada al cliente

GpiH-10. Administracin del Tiempo. 20

Organizarnos alrededor del telefono

Hay que escuchar al cliente

GpiH-10. Administracin del Tiempo. 21

Estar bien informados de nuestros productos

Realiza anotaciones cuando hables
con clientes
GpiH-10. Administracin del Tiempo. 22
Lleva fichas de tus clientes
Sistemas para controlar y
administrar el uso del tiempo:

Causas tericas de malversacin
del tiempo en la empresa:
Falta de informacin
Comunicaciones lentas y
absurdas.
Interrupciones constantes
Desorganizacin de los
colaboradores
Exceso de urgencias
Llamadas telefnicas
Exceso de burocracia
Errores de terceros
Visitas al exterior
Salidas para resolver problemas
Exceso de reuniones
Incompetencia de los jefes.

Causas reales de malversacin
del tiempo en la empresa:

Falta de organizacin personal
Confusin de prioridades
Escasa delegacin en nuestros colaboradores
Exceso de optimismo al apreciar nuestras habilidades y potencial de
trabajo
Intentar abarcar un campo de actividades demasiado amplio
Poca puntualidad y control de horario
Dilacin de las decisiones importantes
Precipitacin en otras decisiones, sin analizar a fondo el origen de
los problemas.



Excusa: Hacer frente a la acumulacin de
trabajo que se amonton a lo largo del da.
Causa: Demasiada actividad ineficaz, no
productiva, mientras los dems avanzan en
sus tareas.
Remedio: Lista de prioridades; ms disciplina
personal; tratar de delegar; emplear mejor las
secretarias; filtrar las llamadas telefnicas.


El actual problema de tiempo ha surgido probablemente por
culpa de una lenta e ininterrumpida adquisicin de malos
hbitos, por ejemplo, dejar los informes para el ltimo
momento, hacer las cosas uno mismo en vez de delegar, dar
largas a las decisiones, y otros muchos. En otras palabras, trate
de adquirir una serie de nuevos hbitos y dejar los viejos.




La planificacin har que se dedique tiempo a hacer las cosas
importantes, las cosas que slo usted puede hacer y que deben
hacerse para una fecha tope.

La planificacin del tiempo ahorra tiempo. Marque objetivos y
metas y mida el progreso al comparar lo que se ha logrado
realmente con la meta original. Organice a su mesa de trabajo,
a su secretaria y ms que nada a usted mismo.
Administracin del tiempo ms efectiva, una va
al xito cotidiano

A continuacin van a encontrar diez elementos importantes a
tener en cuanta a la hora de anotar citas y actividades en su
agenda. Pero antes de comenzar, y como concepto previo, me
gustara repetir la importancia que tiene el que tengamos siempre
nuestros objetivos perfectamente definidos y establecidos por
escrito.

La causa fundamental por la que muchas personas no alcanzan sus
objetivos es precisamente que los dejan simplemente en su
memoria, solo para que queden olvidados cuando los primeros
obstculos, o otras tareas menos importantes reclaman su
atencin.

Recuerden mantener su INTENCION en el FUTURO y su ATENCION
en el PRESENTE: denominado as porque es el regalo que nos da el
UNIVERSO para que seamos FELICES.

De este modo, se garantizar un enfoque claro en aquellos
objetivos que usted mismo ha determinado como importantes para
su vida.
Clave 1.- Establezca siempre que le sea posibles momentos de tiempo
especficos para realizar cada una de las tareas que planifique.
Clave 2.-Cuando reserve un tiempo para completar una tarea, respete al
mximo esa cita con usted mismo.
Clave 3.-Intente por todos sus medios enlazar las tareas que tenga que
realizar a lo largo del da.
Clave 4.-Establezca un lapso de
tiempo mayor para realizar una tarea
del que crea que le llevar
completarla.

Clave 5.-Procure planificar las tareas
que hayan de estar completadas para
una fecha determinada con
anterioridad a la llegada de esa fecha.

Clave 6.-Cuando tenga muchas tareas
que completar en una misma semana,
procure planificar las ms importantes
al comienzo de la semana.

Clave 7.-No cometa el error de
planificar absolutamente todo su
tiempo disponible. Utilice siempre
la regla setenta-treinta.

Clave 8.-Mantenga siempre una
visin con la suficiente perspectiva
de todos sus objetivos en la vida.

Clave 9.- Su Planificacin ha de
incluir tanto los aspectos
profesionales de su vida, como los
aspectos personales.


Clave 10.- Haga una prioridad el
hecho de disfrutar de cada
instante de su vida. En la vida
todos tenemos que hacer tareas
que nos resultan agradables,
mientras que otras no lo son
tanto.
Aprenda a disfrutar tanto unas como las otras. Aprenda a saborear
lo bueno de cada situacin, y enfquese en hacer de cada instante
de su vida un momento mgico y especial. Tome conciencia de que
el hacerlo dependo nica y exclusivamente de usted.

Hgase la pregunta Cmo puedo transformar la realizacin de este
trabajo en algo especial? Le garantizo que su mente comenzar a
darle respuestas de cmo hacerlo.

En definitiva, TOME EL CONTROL. Puede que usted no controle
algunos de los acontecimientos de su vida, pero le garantizo que lo
que siempre controla es como reacciona ante esos acontecimientos.


Por ltimo, si de verdad se quiere
conseguir un xito en la organizacin del
tiempo, se deber cultivar la tenacidad.