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2014 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved.

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Workshop Bancolombia
SAP-Ariba Team
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Macro- proceso de Abastecimiento Estratgico Bancolombia
Anlisis del
Gasto
Clasificacin de
Categoras
Anlisis de
Categoras.
Seleccionar
Proveedor
Gestin de
Contratos
Gestin del
Desempeo
Ejecutar
proyecto de
Sourcing
Prioridad de
Sub-categoras
Generacin de
Estrategias
1 2 3
7 8 9
6 4 5
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El proceso de Bancolombia
Registro de Proponentes y Proveedores
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Registro y Vinculacin de Proveedores
Proveedores
Potenciales
Proponentes
Proveedores Actuales
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A
b
a
s
t
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c
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i
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n
t
o

B
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l
o
m
b
i
a

Analista
negociador
R
o
l
e
s

NEGOCIACIN
ESTRATGICA
Definicin
de
Estrategia
Analisis de Categoria
s y prioridad de
Sub-categorias
Nuevo Prospecto para negociaciones - Bancolombia
Vinculacin
del Proveedor
Registro
proveedores
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Evaluciacin de Desempeo del Proveedores
Proveedores
Aliados Estrategicos
Gestion
Otros
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Evaluacion del Proveedor Bancolombia

A
b
a
s
t
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t
o

B
a
n
c
o
l
o
m
b
i
a

Analista
Evaluador
Auxiliar
Proveedor
R
o
l
e
s

Consultar Reporte de
Proveedores a Evaluar
Definir momento
o de Evaluacin
Consolidar Criterios
de Evaluacin
Informa de
Evaluacin peridica
Entrega de
Resultados
Revisin con
otras reas
Scorecard
Proveedor
Revisin de
Resultados
Plan de Mejora
Plan de
Mejora
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Knowledge means power.
Situacin Actual
Hoy Ingredientes para xito
Proceso definido pero no
conexin automtica entre
negociacin e informacin
del proveedor y/o
prospecto
Colaboracin con el
proveedor manual (email y
telfono)
No hay un tablero de
control ni scorecard para
aliados estratgicos.
Evaluacin de desempeo
necesita ser un proceso
mas colaborativo y
automatizado
Informacin del proveedor
en mltiples sistemas

Control y seguimiento al
prospecto/proveedor desde la
negociacin
hasta la entrega del bien o
servicio .
Medicin del desempeo y
planes de mejora para aliados
estratgicos
Definicin de KPIs y Scorecard
Visin de proyecto para la
evaluacin del proveedor, con
flujo de trabajo y tareas.
Repositorio y Alertas
Seguimiento transaccional y
retroalimentacin de reas en
la valoracin del proveedor


Supplier Performance Management
Trust but verify Ronald Reagan.
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Direccin de
Abasstecimiento
Vinculacin y Evaluacin del Proveedor Bancolombia







Proveedor





Analista
Negociador




Area
Responsable

Colaborar en
plan correctivo
y ejecutar
mejoras
Apoyar
proceso de
calificacin
Evaluar
desempeo de
proveedores y
riesgo
Calificar,
aprobar o
rechazar
prospectos
Responder a
solicitudes de
evaluacin
Auto
Evaluacin
An SAP Company
Buscar
Proveedores
potenciales
Responder a
peticiones de
calificacin
Definir y administrar estrategia de proveedores
Evaluar,
aprobar o
rechazar
prospectos
Registro
An SAP Company
Clasificar y
segmentar
base de
proveeodres y
crear
scorecard
Apoyar
clasificacin y
segmentacin
Actualizar
documentos y
self service
Master Data
Desarrollo de Proveedores Evaluacin de Proveedores
An SAP Company

Datos
Transaccionales
Proceso ARIBA
Proceso Sistema SAP
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Funcionalidades principales
Ariba Supplier Information and Performance Management
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CAPTURAR INFORMACIN GENERAL
Nombre, direccin, contacto, telfono, producto /
Servicio

OBTENER MS DETALLES
Certificaciones, sostenibilidad, minoras, procesamiento
de materiales peligrosos, reportes financieros

REVISAR Y APROBAR
Enrutar informacin a personas clave para aprobar

Capturar
Informacin
del
proveedor

Tomar
Accin
Repetir
Cmo funciona gestin de proveedores?
Reportes
Informacin
Extra Perfil
Interna / Externa
AADIR DATOS ERP / OTROS
Informacin de gasto, volumen de facturacin, valor de
contrato, auditoras
ENCUESTAS
Encuestas internas y externas por categoras, grupos,
regin, departamentos
SEGUIMIENTO USANDO CUADROS DE MANDO
Seguimiento a KPIs

MANEJ AR DESEMPEO
Colaborar con proveedores para manejar la relacin
Seguimiento a
desempeo del
proveedor
ERP
DATA SURVEYS/
SCORECARDS
Sourcing Spend Vis Contract MM Invoices
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Elementos de la solucin
Cuadro de Control
Encuesta / Cuadro de Mando
Reporte 360del proveedor
Marco de Trabajo del proveedor
Proceso Gest. Desempeo
Perfil del Proveedor + Riesgo
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Proceso Supplier Information Management
Creacin del Proveedor
1
Enve informacin del
proveedor a otras
soluciones
6
Revisin y
Aprobacin


2
Repositorio de
Informacin

4
Bsqueda,
Reporte y
Anlisis


5
Notificaciones y
Gestin
3
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Proceso Supplier Performance Management
Creacin del Proyecto 1
Marco de trabajo
del desempeo del
proveedor


2
Revisin de
Desempeo
y Plan de Mejora
4
Bsqueda,
Reporte y Anlisis


5
Cuadros de Mando y Encuestas
3
Retroalimentacin
al proveedor
y seguimiento
6
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Desempeo del Proveedor
Con el Proveedor:
1. Plan de KPI
2. Seguimiento Peridico
3. Reportes
Programa de Metas
Tiempo de Entrega (ERP)
Calidad de Producto
Colaboracin con el Proveedor
1
Scorecard
ERP
DATA
Encuestas
2
Reportes/Tendencias 3
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Supplier Information and Performance Management
Tablero de Control
configurable
Resumen del Proyecto de
Desempeo
Encuestas Flexibles
Puntajes
Alertas
KPI Trasaccionales (ERP)
Tareas recurrentes
Flujo de Aprobacin
Reporte de Benchmark
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Demostracin Funcional
1. KPIs
2. Encuestas
3. Proyectos
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Como resultado
Supplier Performance Management
Knowledge means power.
1. Usted tendr el control del desempeo de los proveedores
de su compaa
2. Usted podr reportar cruzando los siguientes parmetros KPIs,
Categoras, Ubicacin y Proveedores.
3. Usted tendr mejor poder de negociacin con sus proveedores.
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Requisitos minimos
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La buena gestin del gasto comienza con Spend Visibility

El Ecosistema de la gestin del gasto
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Cronograma SIPM
2010 Ariba, Inc.
All rights reserved.
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Expertos
Tcnicos
Recursos del cliente
Gerente de
Proyecto
40 horas 15 horas 60 horas 60 horas 40 horas
Expertos
Tcnicos
0 0 50 horas 20 horas 0
Expertos
funcionales
0 0 50 horas 0 0
Expertos de
proceso
40 horas 15 horas 20 horas 0

0
Duracin 12 semanas
Pre-
Kickoff
1 week
Kickoff
1 week*

Data
Collection
4 weeks*
Site
Config
4 weeks*
Testing &
Go Live
2 weeks*
Acceso al sitio
Distribucin de
los documentos
de recoleccin de
datos
Revisin de
datos
Test del sitio
Sign Off del
cliente & UAT
Go Live
Construccin
del sitio
Conf. De
templates &
cuestionarios
Creacin de
encuesta &
Scorecard
Configuracin
de Workflow
Kickoff
Definicin de
Scope

Proceso SPM
Definir Scorecards
& KPIs

Kickoff
Definicin de
Scope
Gerente de
Proyecto
Expertos
funcionales
Expertos de
procesos
Definir recursos
*Los recursos indicados reflejan esfuerzos mnimos, que tienen por objetivo una entrega on time del proyecto
* Algunas fases ocurren de forma simultanea
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Configuraciones adicionales aumentarn duracin y esfuerzos
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Qu se requiere?
Pre Kick Off ( 1 semanas)
Ariba
Entrenar al equipo de proyecto en el
modelo de Enablement workbook:
KPI
Scorecards
Encuestas
Levantar los procesos de SPM
Asistir en la revisin de los datos y de
proceso SIM/SIPM.
Proveer ayuda en las mejores practicas
de gestin de proveedores, para
resolver dudas y problemas que se
puedan presentar.
Cliente
Entender los procesos de
SIM/SPM
Completar el Enablement
workbook y SPM process
Realizar la validacin de los datos
extrados.
Reutilizar Master data de Spend
Vis, s aplica
Revisar y validar la generacin de
KPI, Scorecards y encuestas
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Qu se requiere?
Data Collection (4 semanas)
Ariba
Realizar el proceso de
configuracin de SIM/SPM
Presentar el plan de proyectos y
tiempos al cliente.
Educar al cliente en la herramienta
de SIPM y el proceso de SIM/SPM
Cliente
Realizar la Configuracin del
ambiente de Test.
Participar de las demos
funcionales de la herramienta.
Realizar Validaciones de los
procesos unitarios. (plantilla)
Reutilizar Master data de Spend
Vis, s aplica.
Reutilizar Master data de Ariba
Sourcing, s aplica

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Qu se requiere?
Configuracin (4 semanas)
Ariba
Realizar el proceso de
configuracin de Ariba SIPM
Ajustar el plan de proyectos y
tiempos si coresponde.
Realizar las demos de la
herramienta (SIPM)
Cliente
Realizar la Configuracin del
ambiente de Test.
Participar de las demos
funcionales de la herramienta.
Realizar Validaciones de los
procesos unitarios. (plantilla)
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Qu se requiere?
Pruebas (1 semanas)
Ariba
Proveer entrenamiento para la
realizacin de las pruebas y la
retroalimentacin de datos.
Proveer entrenamiento en la
generacin de plantillas, procesos
y reportes.
Recopilar y aplicar los ajustes
requeridos.
Asistir en el proceso de
retroalimentacin y generacin de
informes
Cliente
Participar en el entrenamiento de
plantillas e informes
Confeccionar los
reportes/informes.
Validar la configuracin y
operacin
UAT
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Qu se requiere?
Go Live Produccin (1 semana)
Ariba
Cargar los datos y configuraciones
finales
QA final
Entrenar al cliente en la operacin
de SIPM (gestin de SIM/SPM).
Encuesta de satisfaccin de
clientes
Cliente
Sign off de datos y configuraciones
Validacin en Produccin
Participar en el entrenamiento de
Gestin del proceso de SIM/SPM.
Go Live
Gestin del cambio interna
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Mejores Prcticas de Implementacin
Hacer:
Configurar las funcionalidades dentro del alcance del cliente
durante la implementacin y hacer preguntas al Jefe de Proyecto
de Ariba
Identificar a los recursos del proyecto segn las funciones y
responsabilidades descritas y asegurarse de que estn dedicados
segn la asignacin recomendada
Involucrar a los stakeholders clave en la toma de decisiones
Planear y tener discusiones internas y acceder al sitio de Prueba
fuera de las reuniones regulares de implementacin.
Utilizar las guas y tutoriales disponibles en el men Ayuda

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Mejores Prcticas de Implementacin

No hacer:
Tomar la adopcin del usuario por sentado - implementaciones
exitosas tienen lanzamientos planificados
No retrase la toma de decisiones de configuracin. Asegrese de
que las personas adecuadas estn presentes en las sesiones y que
tomen decisiones pronto
No espere para identificar el administrador(es) del sitio y haga que
se involucre(n) en la implementacin.
Iniciar una mejora de procesos o reingeniera.

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