Ing.

Doris Rojas Mendoza

drojas@qnet.com.pe
ANLISIS
Calidad de los procedimientos vigentes:
Operaciones rutinarias e intelectuales
Nmero de controles
Nmero de formularios e informacin que contienen
Tiempo
Valor agregado
Identificacin de los problemas:
Cmo est?
Cmo debera ser?
Por qu la diferencia?
Qu efectos trae?
ANALISIS
Anlisis del clima organizacional
Efectos de los cambios organizacionales
Rechazo al cambio
Planteamiento de las prioridades y
propuestas de solucin
3. Anlisis
TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO
Administracin por objetivos: Proceso en donde los
niveles de decisin identifican objetivos comunes,
definen reas de responsabilidad en trminos de
resultados esperados y usan esos objetivos como
guas para su operacin.
Anlisis de sistemas: Clasificacin e interpretacin
de hechos, diagnstico y empleo de informacin
para recomendar mejoras o implementacin de
nuevos sistemas de informacin.
TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO
Anlisis de costo-beneficio: Estudio para
determinar la forma menos costosa de alcanzar un
objetivo u obtener el mayor valor posible de
acuerdo con la inversin.
Anlisis de Estructuras: Examen detallado de la
estructura de una organizacin con el fin de
optimizar su funcionamiento.
Arbol de decisiones: Enfoque que visualiza los
riesgos y las probabilidades de una situacin como
incertidumbre o acontecimientos fortuitos.
TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO
Auditora administrativa: Examen completo y
constructivo de las estructura de una organizacin,
de sus medios de operacin, empleo de recursos,
mtodos de control y proceso de toma de
decisiones.
Autoevaluacin: Proceso a travs del cual los
integrantes de una organizacin identifican, valoran
y comparan sus avances en relacin con las metas
establecidas.
Control total de la calidad: Elevar en forma
permanente la calidad.
TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO
Estudio de factibilidad: Anlisis para precisar la
situacin y alternativa de cambio para un producto,
sistema y/o servicio.
Benchmarking
Desarrollo organizacional: Modificaciones culturales
y estructurales.
Reingeniera
Modelos de inventarios
Modelos integrados de produccin
Programacin dinmica, programacin lneas,
simulacin.
CAMBIOS
ORGANIZACIONALES
Las organizaciones cambian
continuamente debido a que son
sistemas abiertos en constante
interaccin con su medio
Las Organizaciones cambian por
El aprendizaje continuo
Por mpetu
Los individuos cambian con la
organizacin y con la
experiencia
El aprendizaje individual no
necesariamente conduce al
aprendizaje organizacional
Las organizaciones aprenden
a ser mas eficientes en la
solucin de sus problemas y
en su adaptacin a las
condiciones cambiantes.
De que manera aprenden las
Organizaciones
Mejoramiento y renovacin
Reflexionar en torno de lo que ha ocurrido a fin de
evaluar lo que ha funcionado bien y debe ser
continuado, as como lo que podra ser mejorado.
Equilibrio Dinmico
Estabilidad: Para el logro de objetivos
Continuidad: Cambio ordenado
Adaptabilidad: Reaccin a oportunidades y
amenazas
Innovacin: Inicio de cambios
Ejemplo: Administracin de la Calidad
Total
COMPROMISO: La alta
direccin debe acordar
unnimemente los propsitos y
objetivos a alcanzar. Demostrar
su compromiso con iniciativa y
hechos y no solo palabras.
Administracin de la
Calidad Total
CONCIENTIZACION Y
EDUCACION: Los principios,
herramientas e ideas de la
administracin de calidad deben
entenderse claramente en toda la
organizacin: Razones por las
cuales se va a realizar,
significado para la organizacin,
beneficios para todos, etc.
Administracin de la
Calidad Total
PLANEAMIENTO: Desarrollar
estrategias para el logro de los
objetivos, traducirlas a planes
que tomen en cuenta los
recursos, tiempo,
programacin, metodologa.
Administracin de la
Calidad Total
CAPACITACION: Instruir
sobre habilidades
particulares, sobre
herramientas, mtodos,
modelos. Debe ser seguida
por una puesta en prctica,
espritu de equipo y
entusiasmo.
Administracin de la
Calidad Total
PARTICIPACION: El
personal debe sentir que
esta contribuyendo al xito
de la iniciativa.
El cambio es estimulado por
alteraciones en su medio
ambiente.
Provienen de
modificaciones de los
objetivos de la organizacin,
los cambios en valores, las
nuevas metas, las
estrategias.
organizacionales
Frente al cambio
tecnolgico: nuevos
mtodos de trabajo,
automatizacin nuevos
productos y diseos.
Cambios por Impetu
Cambios estructurales a raz
de cambios en otros
subsistemas o por mejorar la
eficiencia.
El impulso al cambio por el
factor humano: reducciones,
despidos, dinmicas de
grupo, liderazgo, mejoras en
el desempeo.
Afrontar el creciente cambio
en el entorno.
Resistencia al Cambio
El cambio es natural y
deseable en la naturaleza
humana.
La gente al parecer acepta la
adaptacin y la innovacin.
Los cambios que afectan las
relaciones sociales llevan mas
tiempo para aplicarse.
Si el personal no cambia debe
ser porque los impulsos
naturales hacia la innovacin
estn siendo congelados o
bloqueados por fuerzas
poderosas.
Resistencia al Cambio
Costos Ocultos: Tiempo, energa,
dinero como fuerza poderosa contra
el cambio.
Malos entendidos: Se derivan de la
ilusin de la comunicacin.
Incertidumbre: Especulacin y
rumor sobre las consecuencias
negativas. Si hay poca informacin
la gente supone lo peor.
RESULTADO: OPOSICION A LOS CAMBIOS PROPUESTOS
4. Definicin de Prioridades
Como resultado del anlisis se
preparan propuestas concretas de
accin y actuacin, evaluando sus
ventajas y desventajas.
Dar preferencia a recomendaciones
que dentro de las condiciones que
prevalecen en la organizacin sean
las ms factibles.
No perder de vista el objetivo del
estudio.
Tomar en cuenta las limitaciones
jurdicas y administrativas cuando
estn presentan dificultades para su
modificacin.
5. Planteamiento de la solucin
Para entregar los resultados del
estudio es necesario redactar un
informe, el cual adems de exponer
las razones que lo fundamentan,
facilite el proceso de toma de
decisiones.
Este informe debe ser revisado por el
grupo de trabajo para detectar algn
aspecto susceptible de enriquecer o
clarificar.
Es conveniente que el informe
contenga como mnimo las siguientes
secciones.
Elaboracin del informe
Introduccin: Breve descripcin del
surgimiento de la necesidad del estudio.
Anlisis de la estructura organizacional:
Exposicin de la evolucin de la organizacin,
los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor
relevancia, que influyeron en la decisin de
preparar el estudio.
Diagnstico de la situacin actual: Definicin
de las causas y consecuencias del estudio que
justifican los cambios o modificaciones
posibles.
Elaboracin del informe
Propuesta para el mejoramiento de la
organizacin: Presentacin de alternativas de
accin, ventajas y desventajas que pueden
derivarse, implicaciones de los cambios, as
como los resultados que se estimen lograr.
Estrategia de implantacin: Explicacin de los
pasos sucesivos o etapas previstas para poner
en prctica el estudio. Asimismo, como se
efectuarn los cambios, previendo las
expectativas de actuacin de los integrantes
de la organizacin.
Elaboracin del informe
Seguimiento, control y
evaluacin: Determinacin de
los mecanismos de
informacin, proceso de control
y evaluacin, as como para la
deteccin de desviaciones y
adopcin de medidas
correctivas.
Apndices o anexos: Grficos,
cuadros y dems instrumentos
de anlisis que se consideren
necesarios.
6. Aprobacin y desarrollo
7. Fase de implantacin
Constituye el momento de transformar los
planteamientos y medidas de
mejoramiento administrativo en acciones
especficas para cumplir con el objetivo del
estudio.
Pasos a seguir:
Preparacin del programa
Integracin de recursos
Ejecucin del programa
7. Fase de implantacin
Mtodos de implantacin
Mtodo instantneo
Mtodo de proyecto piloto
Mtodo de implantacin en paralelo
Mtodo de implantacin parcial o por
aproximaciones sucesivas
Combinacin de mtodos
Evaluacin
Medicin de resultados
Normas que deben emplearse como
Gua para el Cambio
1. Creer que el cambio es importante
2. Visin compartida de futuro
3. Eliminacin de barreras actuales y potenciales
4. Organizacin totalmente involucrada hacia la visin
5. Lderes modeladores de Procesos
6. Entrenamiento para nuevas tcnicas
7. Sistemas de evaluacin de resultados
8. Retroalimentacin permanente de todos
9. Entrenamiento para corregir comportamientos
10. Sistema de reconocimientos y recompensas
Rediseo de
Procesos
PROCESO
Serie de actividades relacionadas entre si que
convierten insumos en productos. . Se componen
de 3 tipos de actividades: actividades que agregan
valor, de traspaso y de control.
Proveedor Cliente
(materia prima, energa, (productos, servicios)
Insumos, informacin)
Actividades
(valor agregado)
Procesos
Proceso
Planta Trabajo
Tecnologa Knowhow
Valor Agregado
Entradas Salidas
Insumos
Personas
Productos
Personas
Mtodos
Cultura Organizacional
Maquinarias
Mat. Indirectos
Mano Obra
PROCESO
Actividades que agregan valor: Actividades importantes
para los clientes.
Actividades de traspaso: Las que mueven el flujo de
trabajo a travs de fronteras que son principalmente
funcionales, departamentales u organizacionales.
Actividades de control: Las que se crean mayormente
para controlar los traspasos a travs de las fronteras
mencionadas. Ej. : Toda frontera crea un paso lateral y,
por lo general dos controles: uno para la persona que
hace el traspaso y el segundo para la persona que recibe.
PROCESO
Cuando un flujo del proceso se ajusta a la
organizacin actual, se tiene que cuanto
ms serpentino sea el flujo dentro de la
organizacin, es decir cuantas mas fronteras
tenga que cruzar a su paso, ms actividades
que no agregan valor se incorporarn al
proceso.
PROCESOS
Procesos
Estratgicos
Procesos no
Estratgicos
Agregan
valor
No
agregan
valor
No
agregan
valor
Agregan
valor
Sistemas de procesos
Reingenieria
De acuerdo a la definicin de
Richard Hammer tenemos:
Es la revisin fundamental y el
rediseo radical de procesos para
alcanzar mejoras espectaculares
en medidas crticas y
contemporneas de rendimiento,
tales como costos, calidad,
servicio y rapidez.