Conocer, distinguir y aplicar los acuerdos 042 de 2002 y acuerdo 005 de 2013 de la normatividad archivstica de Colombia, mediante la planeacin, adopcin, ejecucin y evaluacin de la poltica archivstica y la coordinacin de las entidades que conforman el Sistema Nacional de Archivos.
ACUERDO 042 DE 2002
El cual establece los criterios que deben seguirse para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades del estado y en las empresas privadas que cumplen funciones pblicas, en sus diferentes niveles de organizacin administrativa, territorial y por servicios. Este mismo artculo establece la obligatoriedad de la organizacin de los archivos de gestin, la conformacin de los archivos de gestin y la responsabilidad de los jefes de unidades administrativas, los criterios para la organizacin de archivos de gestin, la consulta de documentos, el prstamo de documentos para trmites internos y el inventario documental. Igualmente da el instructivo de manejo para el formato nico de inventario documental
ACUERDO 005 DE 2013
Por el cual se establecen criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se dictan otras disposiciones. Este acuerdo aplica a todas las entidades del estado en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital, municipal de las entidades territoriales que se creen por Ley. Las entidades deben desarrollar procesos de clasificacin documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificacin representando en niveles y subniveles, fondo, subfondo, seccin, subseccion, serie, subserie, unidad documental compuesta, unidad documental simple. Las entidades pblicas debern desarrollar procesos de ordenacin documental garantizando el adecuado control de documentos en cada una de las fases de archivo, permitiendo su disponibilidad durante el tiempo de permanencia establecido en las tablas de retencin. Las entidades del estado debern desarrollar un programa de descripcin documental y elaborar diferentes instrumentos de descripcin que permitan conocer y controlar las unidades documentales que conforman el archivo, apoyar y estimular la difusin de la informacin.
CONCLUSIONES
Los acuerdos 042 y 005 se convierten en una herramienta que permite una seleccin eficiente de los documentos generados por cada rea de trabajo.
Referencias bibliogrficas: ARCHIVO GENERAL DE LA NACION