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Gestión del tiempo

Usted tiene un recurso sumamente escaso y valioso que es


imposible reproducir o almacenar. Si lo emplea mal no puede
tampoco volver atrás para corregir errores; hablamos del
tiempo, de su propio tiempo y el de su empresa.

Este es su momento, aquí y ahora. Esta es su oportunidad, y la de su


compañía, para hacer multitud de cosas. Pero recuerde: en un
período muy acotado de tiempo. Sólo si le administra con sabiduría
podrá sacarle todo su provecho. Nunca que queje porque le falta
tiempo para hacer cosas; en realidad, debería aprovechar mejor el
que ya dispone. Para ello, aquí van algunos consejos:

-Sepa diferenciar lo que es Urgente, aquello que es Importante, y


lo que puede ser Relegable. Lo urgente es algo que no admite
dilaciones, cuya concreción debe hacerse ahora mismo. Importante es
todo aquello que puede o no ser también urgente, pero aunque no lo
fuera, es de vital trascendencia para el funcionamiento de la
empresa, sea ahora o más adelante. Muchas veces se retrasa pensar
en lo importante, en aras de resolver lo urgente, y esto es un craso
error. Hay que organizar las cosas de tal manera que las urgencias
sean las menos posibles, y tengamos tiempo para encarar las
cuestiones realmente importantes. Por su parte, lo relegable es
aquella tarea o cuestión que bien puede esperar un tiempo; eso sí, no
descuidarla demasiado porque puede, en algún momento,
transformarse en urgente.

-Tome la costumbre de diagramarse una agenda diaria, semanal y


mensual de actividades. Organice y disponga todo evento o tarea
fundamental dentro de los plazos de su agenda. Tenga presente que
trabajar siempre en base a la improvisación cotidiana, o a medida
que surjan las cosas, no le permitirá aprovechar mejor su tiempo, ni
tampoco conocer con precisión qué momentos libres puede dedicar a
tal o cual cuestión.

-Para controlar cabalmente tareas, recursos y tiempos de ejecución,


no dude en utilizar programas informáticos de control de proyectos.

-Estudie detalladamente en qué insume su tiempo; consigne aquellas


tareas que, por distintos factores, se ha visto obligado a realizar más
de una vez hasta que pudo concretarlas eficientemente. ¿Qué falló?
¿Cómo puede evitarlo? Ese tiempo duplicado o triplicado ha sido
restado a otras actividades, y eso le perjudica. No ha sido efectivo.
Para no volver a malgastar su tiempo y esfuerzo, ¿qué debería
modificar? Hágalo inmediatamente. Además, ¿ha pensado en
optimizar el tiempo que dedica a ciertas actividades que tienen
mucho en común, agrupándolas para tratarlas en conjunto?

-En aquellos días clave de su calendario, donde debe ejecutar tareas


que son impostergables, aléjese de toda cuestión superflua e
innecesaria. Usted debe abocarse a los temas cruciales que, con
plazos tan ajustados, esperan su resolución para esa fecha. No asista
a reuniones o encuentros que le resten tiempo. No permita que le
distraigan con ciertas cuestiones que bien pueden esperar uno o dos
días. Pida que no le interrumpan, salvo por cuestiones de extrema
urgencia.

-Dedique un momento de su día a planificar nuevas estrategias. No


permita que la dinámica cotidiana le impida diseñar su futuro. Usted
debe hacer frente al cúmulo de tareas de cada jornada, pero también
debe incrementar las posibilidades de negocio y mejorar su
competitividad mediante sólidas estrategias. No las deje de lado.

-Evite insumir tiempo en acciones totalmente irrelavantes para la


concreción de su trabajo y sobre todo, para acercarse al objetivo que
debe lograr. No se quede veinte minutos hablando de temas
intrascendentes por teléfono; evite bajar al bar para tratar un asunto
con algún colaborador o colega, y derivar en discusiones personales o
en asuntos que no sean los pertinentes. Una cosa es establecer un
clima agradable y cordial, y otra es insumir horas en ciertas
cuestiones que bien pueden hacerse al terminar el horario de oficina.
Dentro de la empresa, sus parientes son trabajadores como usted;
por tanto, no es muy productivo ponerse a discutir cuestiones ajenas
a lo realmente importante para la compañía, ni comentar con lujo de
detalles, durante hora y media, las últimas vacaciones.

-Días previos a un viaje de negocios, deje todo organizado de tal


forma que su grupo de colaboradores pueda avanzar sobre los
proyectos que manejan. Su ausencia no debe perjudicar ni retrasar la
concreción de los objetivos previstos. De todas formas, pueden
comunicarse con usted (además de llamarle por teléfono) mediante
Internet, sea accediendo a la Intranet de su empresa, o remitiéndole
un correo electrónico. Evite dejar temas congelados, porque al
regresar deberá asumir un volúmen de trabajo acumulado que en
nada le beneficiará.

-Si debe abocarse a ciertas cuestiones que requieran su total


concentración, y para ello tiene que prescindir del ajetreado ambiente
de la oficina, ¿cuenta con algún despacho alejado y tranquilo donde
refugiarse? Allí, su tiempo y esfuerzo, exprimidos en un ambiente que
le predisponen a trabajar fuertemente concentrado y sin
distracciones, rendirán sus mejores frutos.
-De seguro ha escuchado muchas veces el dicho que dice que „quién
mucho abarca, poco aprieta“. Y es cierto. Evite encarar múltiples
cuestiones a la vez. Prefiera enfocarse a una sola, resolverla lo antes
posible, y pasar a la siguiente. Una cosa es supervisar tres o cuatro
temas a vuelo de pájaro, y otra muy distinta es resolver uno mismo
ciertos asuntos que requieren tiempo y total dedicación. No se
disperse inútilmente. Tampoco deje temas sueltos, sin resolver.

Aprovechando el tiempo en las reuniones de trabajo

-Establezca una organizada agenda de trabajo para sus reuniones.


Distribuya una copia a cada asistente con la debida antelación para
que pueda preparar su aporte. En ella, priorice temas y coloque los
más importante a la cabeza de la lista; serán los primeros que
deberán tratarse.

-Coordine con los asistentes el horario y lugar más conveniente para


la reunión. De ser posible, asigne tiempo límite a cada punto. Solicite
a todos que asistan puntualmente. Marque un horario de cierre.

-Si hay que debatir asuntos que requieran un nivel especial de


concentración, aléjese de ciertos horarios (como después del
mediodía, luego de una buena comida en el estómago) que dificulten
el trabajo.

-Solicite expresamente a secretarias y asistentes que no interrumpan


la reunión para pasar mensajes, salvo casos de fuerza mayor. Al
momento de ingresar al salón de reuniones, asegúrese que todo el
mundo ha apagado sus teléfonos celulares.

-Provea al salón de agua mineral, jugos y café o té. No se olvide de


depositar ante cada asistente el material de consulta necesario para
trabajar. Evite que deban salir a buscar cosas. Controle el nivel de
iluminación y la adecuada calefacción. Establezca un clima agradable
para la generación y comunicación de ideas. Pero controle las
dispersiones y rodeos innecesarios; mantenga a todos enfocados
sobre los puntos a tratar.

-No prolongue en exceso las reuniones. Para ciertos temas, 60 o 90


minutos serán suficientes; recuerde que la capacidad de atención e
interés de las personas decae bruscamente a medida que pasa el
tiempo. Dosifique correctamente las pausas, evitando cortar al medio
ciertos debates, pero tampoco vaya al extremo de hacer una sola
pausa en medio de una reunión cuya densidad temática y
características, agotarán rápidamente a sus asistentes. Establezca
recesos nunca inferiores a 15 minutos.
-Configure la administración de los tiempos de manera que todo el
mundo pueda participar y dar su idea. Pero para maximizar el
rendimiento de la reunión, solicite que traigan consigo, bosquejadas,
algunas propuestas listas para debatir. Evite que todo se improvise
sobre la marcha. Reserve espacios de tiempo para las conclusiones
parciales o finales. Modere activamente las exposiciones, de manera
que no se extiendan demasiado.

-A medida que surjan, anote las conclusiones, y todo lo que crea


importante. Una vez finalizada la reunión y pasado en limpio este
documento, se distribuirá una copia a cada uno de los asistentes y a
los colaboradores que directa o indirectamente se vean involucrados.
No omita a nadie que deba saber lo que allí se trató. Por supuesto,
este resúmen de conclusiones deberá dar respuesta a cada uno de los
temas propuestos para esa reunión; si así no fuera, deberá pautarse
un nuevo encuentro.

En las comidas de negocios

-No planifique ningún desayuno ni almuerzo de negocios sin antes


tener en claro qué pretende obtener de él. Busque sacar el mayor
provecho a ese período de tiempo, al ambiente y al clima distendido
que se generará.

-Tome lápiz y papel. Consigne una por una las cuestiones que
desearía tratar. ¿Tendrá suficiente tiempo para ello? Si observa que
no, priorice, fusione temas.

-A la hora de proponer o aceptar una invitación, privilegie los


desayunos o almuerzos de trabajo, por la sencilla razón que están
dentro de su horario laboral. Descarte reunirse fuera de dicho horario
para analizar temas que bien podrían concretarse dentro de él.

-Recuerde que los desayunos o almuerzos de trabajo tienen un


costado provechoso a la hora de tratar ciertas cuestiones: su
ambiente afable y distendido. Pero ése es también su talón de
Aquiles. Los asistentes pueden divagar hacia temas intrascendentes,
y alejarse del verdadero propósito laboral. Controle esto con
diplomacia, y vuelva a encauzar las cosas.

-Elija el momento adecuado para tratar los temas; nunca espere


hacer todo al final de una comida abundante, regada por generosos
vinos. Sus interlocutores no estarán en las mejores condiciones para
prestarle mucha atención. Una cosa es ponerse de acuerdo, y otra es
estampar una simple firma. Lo difícil, antes de comer. Lo fácil, cuando
guste.
-Una vez cumplidos los objetivos a tratar, no prolongue demasiado su
estancia allí; recuerde que en la oficina le espera mucho trabajo
todavía.

En los viajes de negocios

-Aproveche el tiempo de viaje. Examine los contratos y documentos


con los que deberá trabajar cuando arribe; esboce por escrito sus
ideas; avance en la elaboración de los temas de sus próximas
reuniones...

-En el hotel, dedique una o dos horas de la noche, antes de bajar a


cenar, para definir los temas que deberá abordar al día siguiente.
Pase en limpio las conclusiones de la última reunión; conteste su
correo electrónico; reciba y estudie lo que su equipo de trabajo le ha
remitido; envíe a su vez indicaciones por fax o e-mail a su empresa.

-Optimice su agenda de manera que no deba prolongar su estadía.


De hecho, si puede reducirla, mejor aún. Vea la forma de encadenar
actividades. Evite huecos improductivos.

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