GBS es una marca Registrada de GBS -GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS- Derechos Reservados 1989- 2009

FICHA TCNICA CUENTAS POR PAGAR

MDULO: CUENTAS POR PAGAR
Objetivos:
1. Cuentas por Pagar de GBS facilita el control del trmite y la cancelacin de las cuentas de cobro y
facturas que presenten proveedores y contratistas de la Empresa. Su implementacin facilita la
programacin de pagos y la consecucin de los fondos requeridos. Realiza automticamente la imputacin
contable de la cuenta y genera el comprobante de egreso (pago con cheque o efectivo) el cual se imprime
en los formatos definidos por el usuario.
2. Cuentas por Pagar de GBS permite conocer en todo momento el estado actual de las cuentas de cada uno
de los proveedores y la demora en cada uno de los pagos, de modo que se puedan tomar medidas
correctivas.
3. Cuentas por Pagar de GBS es totalmente integrado con Contabilidad de GBS. Mediante una flexible
Interfaz Contable, todas las operaciones de pagos, abonos a proveedores, cancelaciones, notas dbito,
crdito, descuentos, intereses, se reflejan automticamente como Notas de Contabilidad, garantizando un
Sistema Totalmente Integrado para la empresa.
4. Cuentas por Pagar de GBS facilita la implementacin inicial del Sistema gracias a Asistentes que
permiten importar desde Excel, la base de datos de proveedores para empezar el proceso de Compras en el
menor tiempo posible.

Alcances Generales:
Cuentas por Pagar de GBS incluye los siguientes alcances generales:
1. Mantiene una base de datos de los proveedores de la empresa, incluyendo la hoja de vida con su fotografa digital, de
manera que al pagar, procesar transacciones de cuentas por pagar, se pueden visualizar las imgenes del proveedor.
2. El proceso de pago es totalmente automtico, mediante Asistentes que garantizan las condiciones comerciales
preestablecidas con los proveedores: precios, descuentos, plazos acordados. As mismo, se consideran las validaciones
pertinentes para los pagos, facilitando la aplicacin automtica de descuentos o intereses por mora, completamente
parametrizable en el momento de realizar el pago mediante el comprobante de egreso.
3. Maneja el registro y monitoreo de las acreencias, hasta los pagos y/o ajustes de las mismas, permitiendo la generacin de las
consultas y reportes de toda la informacin requerida para la administracin de los acreedores y la planeacin de los pagos.
4. Cada tercero acreedor puede tener uno o varios estados de cuenta, para mltiples conceptos de Cuentas por Pagar (una cuenta
contable para cada concepto), posibilitando informes por cuenta contable o por deudor consolidando todos los conceptos.
5. Recibe movimientos al Estado de Cuenta del Acreedor automticamente del mdulo de Compras de GBS, tanto en el caso de
la facturacin de Compras, como de las devoluciones o anulaciones de Compras.
6. Permite el registro de los pagos provenientes del mdulo de Compras de GBS
7. Permite aplicar el pago a una o ms facturas, o ser registrados como egresos no aplicados a facturas.
8. Permite la generacin de los comprobantes de egreso, los cuales se imprimen en plantillas definidas por el usuario,
incluyendo la opcin de imprimir el cheque directamente por el Sistema.
9. Permite el registro de los pagos a facturas provenientes del mdulo de Compras de GBS, aplicando automticamente los
porcentajes de retencin predeterminados, los cuales afectan la Contabilidad General y generan los Certificados de Retencin
en la Fuente.
10. Totalmente integrado con los mdulos de: Contabilidad, Presupuesto, Tesorera
11. Actualizacin de los saldos en lnea, al Contabilizar los Documentos Fuentes.
12. Manejar informacin ilimitada para todos los meses y aos fiscales, accediendo directamente por rango de fechas, sin la
necesidad de hacer cierres de mes o de ao fiscal.

Alcances en Configuracin:
Cuentas por Pagar de GBS incluye los siguientes alcances:







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FICHA TCNICA CUENTAS POR PAGAR
1. Creacin de diferentes tipos de documentos (causaciones, anticipos, legalizacin de anticipos, notas dbito, notas crdito y
pagos)
2. Creacin de conceptos de retencin en la fuente con su respectivo porcentaje ( %) asociado a las cuentas respectivas.
3. Clculo y validacin de la retencin en la fuente en forma automtica .
4. Configuracin de zonas, pases y ciudades de los acreedores.
5. Definicin de condiciones comerciales por acreedor y cupos de crdito otorgados.
6. Definicin de acreedores y clasificacin por el NIT asociado.

Alcances en Transacciones:
Cuentas por Pagar de GBS contempla las transacciones siguientes:
1. Causacin de las cuentas por Pagar
2. Generacin de consecutivo de cada cuenta por Pagar
3. Generacin de notas dbito de cuentas por Pagar.
4. Generacin de notas crdito de cuentas por Pagar.
5. Registra el pago de las deudas a proveedores, generando el respectivo comprobante de egreso, afecta el saldo de los bancos y
actualiza los saldos de proveedores.
6. Generacin automtica de la imputacin contable bsica, partiendo de la configuracin de la Interfaz contable del sistema.
7. Liquidacin de intereses de mora y aplicacin de descuentos automticos.
8. Registro histrico de cada una de las transacciones que para un acreedor se realizan.

Alcances en Informes y Consultas:
1. Generacin de informes de Cartera por pagar vencida/por vencer por edades.
2. Impresin de comprobante contable de todo tipo de transaccin (recibo de caja, notas, comprobantes de egreso, con opcin
de imprimir cheque)
3. Informes de Cuentas por Pagar contabilizados y pendientes de contabilizar
4. Control de Consecutivos de Cuentas por Pagar
5. Informes Estadsticos e Histricos de Cuentas por Pagar
6. Generacin de informes de histrico de transacciones de cartera realizadas.
7. Proyeccin de vencimientos de las acreencias para efectos de flujo de efectivo.
8. Informe de Proveedores, maestro de proveedores
9. Informe de Movimientos Contabilizados.
10. Generacin de extractos de cuenta de Proveedores organizados por cuenta contable.
11. Generacin de extractos de cuenta globalizado por documento fuente.
12. Informe de saldos de cuenta de Proveedores organizados por cuenta contable
13. Generacin de informes de vencimientos por documentos, por edades (resumido y detallado)

Alcances en Controles y Seguridad:
Cuentas por Pagar de GBS tiene los siguientes controles que garantizan la seguridad de la informacin:
1. Prevencin del retiro o modificacin de proveedores con saldos diferentes a cero o comprometidos en transacciones.
2. En la causacin, el sistema valida y advierte sobre los cupos de crdito otorgados por los deudores.
3. El monto de los pagos no debe exceder el saldo de la acreencia.
4. Control automtico de Consecutivos de documentos de cartera.
5. La disponibilidad del Asistente Contable automtico que se encarga de validar toda la informacin digitada en el Sistema,
previniendo desde la digitacin, fallas en la calidad de la informacin, o en la Integracin mediante la Interfaz Contable.
6. La disponibilidad de Informes de Auditoria para el Control de Consecutivos.
7. Al mdulo y sus diferentes opciones, solamente pueden acceder los usuarios debidamente autorizados por el Administrador
del Sistema, garantizando la confiabilidad, confidencialidad y seguridad de la informacin mediante claves y autorizaciones.

Interaccin con Otros Mdulos:







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FICHA TCNICA CUENTAS POR PAGAR
A Contabilidad: Enva informacin a sta aplicacin sobre los movimientos contables efectuados.
De Facturacin: Recibe la informacin correspondiente a la facturacin efectuada en este mdulo.
A Tesorera: Enva a sta aplicacin la informacin de las Cuentas por Pagar.