Plan de Comunicacion

Administracin electrnica
Universidad de Sevilla
Plan de Comunicacin
2
01 Introduccin
02 Identificacin de Eventos
03 Identificacin de Colectivos Afectados y
Audiencias
04 Identificacin de Medios de Comunicacin
05 Matriz de Comunicacin
06 Comit de Comunicacin
ndice
3
01 Introduccin
Audiencias
ndice
4
01
Introduccin
Objeto del Plan de Comunicacin
El Plan de Comunicacin (PC) identifica las distintas tipologas de mensajes a transmitir a los
diferentes grupos objetivo del proyecto, el momento dentro del proceso de cambio en el que se deben
comunicar las diferentes acciones, as como las personas emisoras y el canal de transmisin ms
apropiado en cada situacin.
La ejecucin del PC tiene como misin lograr la complicidad y compromiso de los diferentes miembros
de la Comunidad Universitaria de Sevilla ante los cambios que se van a producir con la implantacin y
puesta en funcionamiento los siguientes proyectos:
Sistema de Tramitacin Electrnica de la Universidad de Sevilla (ESTELA).
Centro de Atencin Multicanal (CAM).
5
01
Las acciones de comunicacin del Plan van dirigidas a
todos los colectivos de la Comunidad Universitaria de la
Universidad de Sevilla, y en especial a los colectivos
ms afectados.
Las premisas de
partida que se han
considerado para la
elaboracin del PC son
las siguientes:
Las acciones de comunicacin se focalizarn y
personalizarn a cada uno de los colectivos afectados,
de manera que satisfagan diferentes necesidades.
El Plan lanzar acciones para que los ciudadanos, la Junta
de Andaluca y otras Universidades conozcan los proyectos
de e-Administracin que est ejecutando la US.
Introduccin
Premisas de Partida del Plan de Comunicacin
6
01
Con el Plan de Comunicacin que estamos definiendo se pretenden alcanzar los siguientes objetivos:
Mejorar el conocimiento de la comunidad universitaria en lo referente al contenido del proyecto,
su desarrollo y resultados.
Informar adecuadamente a los Colectivos implicados en los proyectos para crear las expectativas
correctas y as, mejorar la satisfaccin de los usuarios.
Anticipar informacin para disminuir incertidumbre del cambio y ayudarles a su adaptacin al
nuevo Modelo de trabajo y a las nuevas tecnologas.
Mostrar la importancia del proyecto y la implicacin de la alta direccin.
Detectar las preocupaciones de los diferentes colectivos afectados por el proyecto y responder.
Activar la implicacin, motivacin y creatividad de los profesionales y de los alumnos de la US.
Convencer a la Comunidad Universitaria de los beneficios de los proyectos.
Generar y mantener entusiasmo.
Facilitar informacin sobre el estado del proyecto, los resultados obtenidos y el impacto de stos
en cada colectivo afectado.
Recoger informacin de los colectivos afectados por el PC.
Introduccin
Objetivo del Plan de Comunicacin
7
01
Teniendo en cuenta los objetivos del Plan de Comunicacin se han definido una serie de factores
crticos para el logro de los mismos :
Los mensajes relacionados con el cambio que supone el nuevo modelo de trabajo y la
implantacin de las nuevas tecnologas deben estar claramente definidos y ser consistentes.
Cada mensaje ha de estar adaptado a la audiencia a la cual va destinado.
La comunicacin de decisiones o noticias relacionadas con los proyectos debe realizarse con
proximidad al momento en que stas se produzcan.
La comunicacin ha de ser realizada por una persona con credibilidad para el mensaje, lo que
supone la implicacin de la alta direccin.
Todas las personas deben disponer de la informacin completa que requieren para el
desarrollo de las tareas de proyecto y de las actividades de su puesto de trabajo.
El conjunto de canales de comunicacin debe permitir que la informacin fluya en ambos
sentidos y que todas las personas afectadas por el cambio tengan acceso a alguno de estos
canales.
El Plan de Comunicacin debe transmitir transparencia, claridad y continuidad.
Introduccin
Factores Crticos de xito del Plan de Comunicacin
8
01 Introduccin
Audiencias
ndice
9
02
Identificacin de Eventos
Se trata de definir los eventos que merecern un tratamiento especfico en cuanto a
comunicacin se refiere :
Eventos
Eventos
Presentacin Inicial
Presentacin Inicial
Piloto US-15
Piloto US-15
4 Comunicar el lanzamiento del piloto del
procedimiento US-15
4 Comunicar los resultados del piloto
4 Presentar la maqueta de la aplicacin
4 Comunicar el lanzamiento del piloto del
procedimiento US-15
4 Comunicar los resultados del piloto
4 Presentar la maqueta de la aplicacin
Objetivo y propsitos
4 Dar a conocer el proyecto
4 Crear sentimiento de participacin en el
proyecto
4 Dar a conocer personas de contacto y equipo
de trabajo
4 Dar a conocer el proyecto
4 Crear sentimiento de participacin en el
proyecto
4 Dar a conocer personas de contacto y equipo
de trabajo
Pruebas de Aceptacin
Pruebas de Aceptacin
4 Comunicar la realizacin de las pruebas
4 Comunicar el resultado de las pruebas
4 Agradecer la participacin del personal
implicado en la pruebas
4 Comunicar la realizacin de las pruebas
4 Comunicar el resultado de las pruebas
4 Agradecer la participacin del personal
implicado en la pruebas
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02
Identificacin de Eventos
Se trata de definir los eventos que merecern un tratamiento especfico en cuanto a
comunicacin se refiere :
Eventos
Eventos
Implantacin
Implantacin
Presentacin Oficial
Presentacin Oficial
4 Comunicar oficialmente la puesta en
produccin de la plataforma
4 Dar a conocer a la sociedad y otras
Universidades lo realizado en la US en
cuanto a e-Administracin
4 Presentar futuros pasos
4 Comunicar oficialmente la puesta en
produccin de la plataforma
4 Dar a conocer a la sociedad y otras
Universidades lo realizado en la US en
cuanto a e-Administracin
4 Presentar futuros pasos
4 Comunicar la implantacin de los
procedimientos (Escalonadamente)
4 Comunicar los resultados de la implantacin
4 Agradecer a todos los participantes en el
proyecto su colaboracin
4 Crear sentimiento de participacin en la
utilizacin de la plataforma
4 Comunicar la implantacin de los
procedimientos (Escalonadamente)
4 Comunicar los resultados de la implantacin
4 Agradecer a todos los participantes en el
proyecto su colaboracin
4 Crear sentimiento de participacin en la
utilizacin de la plataforma
11
01 Introduccin
Audiencias
ndice
12
03
Identificacin de Colectivos Afectados y Audiencias
Se han identificado los siguientes colectivos afectados (*) en el PC:
(*) Nota:El colectivo de afectados o implicados se refiere a las personas que, directa o indirectamente, se ven
afectadas y beneficiadas por los proyectos que son alcance de este Plan de Comunicacin.
Personal Directivo:
Equipo de Direccin
Rector
Secretario General
Vicerrectores
Gerente
Director RRHH
Directores de Secretariados
Cargos acadmicos:
Decanos y Directores de Centros e Institutos
Directores de Departamentos
Personal operativo:
PAS (Servicios Centrales y de los Centros, Institutos y Departamentos)
PDI
Afectados por procedimiento
13
03
Responsables de Procedimientos (Jefes de Servicio /reas y los
responsables )
Alumnos
Sociedad Andaluza
Consejera de Innovacin, Ciencia y Empresa (CICE) y Consejera de
Justicia y Administracin Pblica
Junta de Andaluca
Otras Universidades (Sist. Universitario Nacional)
Directores de Hospital afectados por los procedimientos
rganos de representacin (Personal y de Alumnos)
14
03
Las audiencias son personas que tienen una intervencin activa
en el desarrollo e implantacin del proyecto. Son los grupos o
subgrupos de colectivos afectados que van a recibir los diferentes
mensajes recogidos en el Plan de Comunicacin.
Se han utilizado los siguientes criterios de segmentacin para definir posteriormente las
diferentes audiencias:
Participacin directa en el proyecto, o colectivos afectados indirectamente
Segn el tipo de funciones que desempeen
Segn nivel jerrquico en la US
Considerando la comunicacin a colectivos externos de la US
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01 Introduccin
Audiencias
ndice
16
04
Identificacin de Medios de Comunicacin
Es importante seleccionar los medios de comunicacin ms adecuados en funcin de los
contenidos de la comunicacin y los destinatarios de la misma.
Para el cumplimiento de los objetivos del PC se han definido una serie de medios de comunicacin:
Correo Correo
electr electr nico nico
@
Alcance a todos los implicados en
el proyecto
Enva mensajes de forma masiva o
individual a los diferentes receptores
Alcance a todos los implicados en
el proyecto
Enva mensajes de forma masiva o
individual a los diferentes receptores
Comunicaci Comunicaci n n
presencial presencial
Solucin de dudas a tiempo real
Transmite confianza y seguridad del
contenido al tratarse de una relacin
directa y personal con los
interlocutores
Motiva a las personas afectadas en
el proyecto
Solucin de dudas a tiempo real
Transmite confianza y seguridad del
contenido al tratarse de una relacin
directa y personal con los
interlocutores
Motiva a las personas afectadas en
el proyecto
Intranet / Web Intranet / Web
Proporciona visibilidad interna de
los proyectos en toda la organizacin
Alcance a todos los empleados de
la Universidad de Sevilla y al resto
de la Comunidad Universitaria
Proporciona visibilidad interna de
los proyectos en toda la organizacin
Alcance a todos los empleados de
la Universidad de Sevilla y al resto
de la Comunidad Universitaria
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04
Tr Tr ptico ptico
Alcance para toda la Comunidad
Da visibilidad general a participantes en el
proyecto y otras reas que puedan tener
inters en el proyecto
Provoca actitud proactiva
Bajo coste
facilita el surgimiento de diferentes
opiniones
No asegura la lectura ni la comprensin
Alcance para toda la Comunidad
Da visibilidad general a participantes en el
proyecto y otras reas que puedan tener
inters en el proyecto
Bajo coste
facilita el surgimiento de diferentes
opiniones
No asegura la lectura ni la comprensin
Cartas Cartas
Para comunicados de carcter
formal
Potencia internamente la
importancia del proyecto
Para comunicados de carcter
formal
Potencia internamente la
importancia del proyecto
SMS SMS
Para comunicados rpidos a un
determinado nmero de personas.
Asegura la lectura.
Medio que conecta con la
filosofa del CAM y ESTELA
Para comunicados rpidos a un
determinado nmero de personas.
Asegura la lectura.
Medio que conecta con la
filosofa del CAM y ESTELA
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04
Revista Papel Revista Papel
Alcance simultneo a todos los
receptores
Medio de difusin Corporativo
No ofrece garanta de su nivel de
recepcin y comprensin
receptores
Medio de difusin Corporativo
No ofrece garanta de su nivel de
recepcin y comprensin
Simulador Simulador
- Interactuacin con los mensajes
Capta la atencin por novedoso
Medio para recibir feedback
Sirve como formacin
Dirigido a todo tipo de pblico
Mayor difusin
- Interactuacin con los mensajes
Capta la atencin por novedoso
Medio para recibir feedback
Sirve como formacin
Dirigido a todo tipo de pblico
Mayor difusin
Marketing Marketing
Din Din mico mico
receptores
Medio que conecta con la filosofa
del CAM y ESTELA
Agilidad de comunicacin
Varios mensajes en varios
momentos
Flexibilidad en la actualizacin de
contenidos
Capta atencin y mensajes
atractivos
receptores
Medio que conecta con la filosofa
del CAM y ESTELA
Agilidad de comunicacin
Varios mensajes en varios
momentos
Flexibilidad en la actualizacin de
contenidos
Capta atencin y mensajes
atractivos
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04
Merchandising Merchandising
Difusin menor que otros medios.
Permanencia del Mensaje
Soporte a Eventos
Difusin menor que otros medios.
Permanencia del Mensaje
Soporte a Eventos
Tabl Tabl n de n de
Anuncios Anuncios
Provoca actitud
proactiva
Facilita el surgimiento
de diferentes opiniones
Bajo coste
No asegura la lectura
y comprensin
Provoca actitud
proactiva
Facilita el surgimiento
de diferentes opiniones
Bajo coste
No asegura la lectura
y comprensin
CD /DVD CD /DVD
Facilita recepcin del
mensaje a colectivos
cuya reunin presencial
es compleja
Mecanismo
disponible por toda la
audiencia
Enva mensajes de
forma masiva / individual
Facilita recepcin del
mensaje a colectivos
cuya reunin presencial
es compleja
Mecanismo
disponible por toda la
audiencia
Enva mensajes de
forma masiva / individual
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04
Jornadas Jornadas
Facilita el surgimiento de
diferentes opiniones
Intercambio de
conocimiento con otros
Organismos.
Promocin de la
Universidad de Sevilla en el
sistema universitario
espaol
Facilita el surgimiento de
diferentes opiniones
Intercambio de
conocimiento con otros
Organismos.
Promocin de la
Universidad de Sevilla en el
sistema universitario
espaol
Tele/Radio/Prensa Tele/Radio/Prensa
Facilita recepcin del mensaje a
toda la sociedad.
Mecanismo disponible por toda
la audiencia
Enva mensajes de forma
masiva / individual
Facilita recepcin del mensaje a
toda la sociedad.
Mecanismo disponible por toda
la audiencia
Enva mensajes de forma
masiva / individual
21
01 Introduccin
Audiencias
ndice
22
05
Matriz de Comunicacin
Parmetros de Comunicacin
A continuacin se describen los diferentes parmetros de comunicacin que van a ser asignados
para cada uno de los eventos definidos anteriormente:
n Acciones de comunicacin asociadas a los diferentes mensajes (Cunto): Un
mismo evento se puede comunicar a travs de diferentes comunicados, que puede
recoger uno o varios de los mensajes definidos para el evento a comunicar.
n Mensajes claves (Qu): Para cada evento definido se enumeran los mensajes
clave que se quieren transmitir.
n Audiencia (A Quin): Dadas las audiencias definidas anteriormente, se especifica
cules de esos grupos van a ser receptores de la comunicacin, para determinar
las audiencias definitivas.
n Comunicador (Por Quin): Persona o rea que va a ser la encargada de lanzar el
mensaje a travs del medio que se haya seleccionado. Deben ser personas que
representan un cierto liderazgo en la organizacin y en el proyecto.
n Medio (Cmo): Se selecciona el medio ms adecuado para el/los mensaje/s a
comunicar.
n Tiempo (Cundo): Se indica un momento aproximado de la comunicacin.
n Estimacin econmica (Cunto): Aproximacin del coste de ejecucin de la
accin de comunicacin
Parmetros
de
comunicacin
23
05
Mediante la combinacin de mensajes, audiencias, medios y emisores se obtiene la matriz de
comunicacin.
En la siguiente matriz de comunicacin se detallan las distintas acciones de comunicacin planificadas
y realizadas.
Accin Mensaje Audiencia Comunicador Medio Tiempo Responsabilidad
- Importancia estratgica de los Proyectos y Beneficios del
Proyecto (Pioneros)
- Exposicin de los Objetivos de los Proyectos (entre ellos,
Colaboracin Medio Ambiente)
- Necesidad de una alta participacin de los implicados
- Explicacin general de los Proyectos (Incluida la difusin
de la Firma Electrnica, la Integracin de CAM con
ESTELA y la Integracin de ESTELA con SMS).
- Caractersticas principales de las Plataformas
- Presentacin del Equipo de Trabajo
- Presentarles personas de contacto para cualquier duda
o sugerencia que puedan tener
Proyecto (Pioneros)
- Repaso de las actividades realizadas hasta el momento
con el personal PAS
Gerencia
Comunicacin
Presencial
Gerencia
Personal Operativo
(PAS)
Gerencia y Direccin RRHH
Personal Directivo
Vicerrector de
Infraestructuras y Nuevas
Tecnologas y Gerencia
Accin 2: Comunicar el
Proyecto a travs de la Intranet
Marzo 2008*
Proyecto al Personal Directivo
a travs de una Presentacin.
Intranet Marzo 2008
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(*) Tras la toma de posesin del nuevo Equipo de Gobierno
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05
Accin 3: Publicar el
Lanzamiento del Proyecto en
Medios Escritos del Entorno de
la Universidad
- Dar a conocer el lanzamiento del proyecto y los objetivos
del mismo
Personal operativo Gerencia
Publicacin
Revista Papel
Abril 2008 Gabinete Comunicacin
Proyecto (Pioneros)
- Incluir mensaje de motivacin para que los estudiantes y
el personal se muestren interesados por la Tramitacin
Electrnica
Accin 5: Comunicar los
Medios de Contacto del CAM
- Dar a conocer los Medios de Contacto de CAM
Personal Operativo y
Alumnos
Merchandising
CAM
Durante la
Implantacin
Gerencia
Accin 4: Introducir
informacin sobre los
proyectos en la pgina web de
la Universidad de Sevilla
Gerencia
Personal Operativo y
Estudiantes
Web-correo Marzo 2008 Gerencia
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05
- Destacar los Beneficios para los alumnos con la
Implantacin de la e-administracin
- Destacar los Beneficios para el personal con la
implantacin de la e-administacin
Gerencia
proyectos a los rganos de
Representacin del Personal
rganos de
representacin del
personal
Director RRHH, Vicerrector
de Profesorado y Gerencia
Antes
paralelamente a
la Accin 2
Durante la
Implantacin
Vicerrector de Infraestructuras y
Nuevas Tecnologas
Avances del Proyecto
A toda la Comunidad
Universitaria
Marketing
Dinmico
Comunicacin
presencial
Antes
paralelamente a
la Accin 2
Gerencia
Comunicacin
presencial
proyectos a los rganos de
Representacin de los
Alumnos
rganos de
representacin de los
alumnos
Vicerrector de Estudiantes y
Gerencia
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05
Accin 9: Anunciar Puesta en
Funcionamiento del CAM
- Dar a conocer la disponibilidad del CAM, en que consiste
y como acceder a l para la parte de e-learning
A toda la Comunidad
Universitaria
Anuncio en e-
learning (CAM)
En la puesta en
Marcha del CAM
con e-learning
Gerencia y SIC
- Animar a la Comunidad Univesitaria a colaborar
- Difusin de las formas de contacto del CAM
- Dar a conocer el lanzamiento del proyecto y los objetivos
del mismo
- Destacar los Beneficios para los alumnos con la
Implantacin de la e-administracin
- La Universidad de Sevilla est trabajando en la
implantacin de la Tramitacin Electrnica
----
- Presentacin de los Proyectos CAM y ESTELA
Durante el
Lanzamiento del
Piloto
Gerencia
Accin 10: Comunicar las
Caractersticas Generales de
los Proyectos
A toda la comunidad
universitaria
Vicerrector de
Tecnologas y Gerencia
Trptico
Accin 11: Comunicar a otras
Universidades Nacionales la
existencia de los Proyectos
Otras Universidades Gerencia
Accin 12: Explicar las
caractersticas y desarrollo del
proyecto a la Sociedad
Prensa
Durante el
Lanzamiento del
Piloto
Gabinete Comunicacin Gerencia
Boletn
Universia/CRUE
Durante el
Lanzamiento del
Piloto
Gabinete Comunicacin
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05
- Puesta en Marcha del Piloto
- Demostracin Piloto
- Explicar en qu consiste el Piloto
- Necesidad de que el personal
contine colaborando
- Aclarar posibles dudas
- Puesta en Marcha del Piloto e
Informacin sobre el mismo
- Necesidad de que el personal
contine colaborando
- Aclarar posibles dudas
- Puesta en Marcha del Piloto e
Informacin sobre el mismo.
- Mostrar pantallazos del piloto para
que se vea como una realidad
- Necesidad de Participacin en los
usuarios seleccionados en las pruebas
realizadas
Vicerrector de
Tecnologas y Gerente
Web-Correo Abril 2008 Gerencia
Comunicacin
Presencial
Abril 2008 Gerencia
Accin 2: Comunicar la
puesta en marcha del
piloto a los Colaboradores
Responsables de
Procedimiento /
Afectados por el
Procedimiento
Equipo de Direccin del
Proyecto y Director de
RRHH
Accin 1: Comunicar la
puesta en marcha del
piloto a la Organizacin
Equipo de Direccin
Comunicacin
Presencial
Abril 2008
Vicerrector de
Infraestructuras y
Nuevas Tecnologas y
Gerente
A toda la Comunidad Gerencia
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Accin 3: Comunicar a la
Comunidad la puesta en
marcha del piloto
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05
- Explicar en qu consisten las Pruebas
de Aceptacin
- Comunicar resultados y cumplimiento
de objetivos
- Informar de posibles modificaciones
que se realicen sobre lo previsto
- Presentar Pantallas de la Aplicacin
- Agradecimiento al equipo de trabajo
que realiz las pruebas
- Prximos Pasos
- Explicar en qu consisten las Pruebas
de Aceptacin
- Comunicar resultados y cumplimiento
de objetivos
- Informar de Posibles modificaciones
que se realicen sobre lo previsto
- Presentar Pantallas de la Aplicacin
- Agradecimiento al equipo de trabajo
que realiz las pruebas
- Prximos Pasos
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Accin 1: Comunicar la Aceptacin de
las Pruebas y el comienzo de la
Implantacin a los Responsables de
los Procedimientos
Responsables de Procedimiento
(sobre su procedimiento)
Accin 2: Comunicar la Aceptacin de
las Pruebas y el comienzo de la
Implantacin a toda la Comunidad
A toda la Comunidad
Universitaria
Gerencia
Gerencia Web
Una vez concluidas las
pruebas con resultado
satisfactorio
Gerencia
Gerencia
Correo
Electrnico
Una vez concluidas las
pruebas con resultado
satisfactorio
29
05
- Comienzo de la Implantacin e informacin sobre la
misma
- Importancia de la participacin activa e implicacin
de los participantes
- Presentar prximos pasos en el desarrollo de la
herramienta
- Hacer referencia al Plan de Formacin
misma
- Manejar expectativas del usuario
herramienta
- Presentar Plan de Formacin, equipo que va a
impartirla y grupos de participantes.
- Resolver Dudas
- Recoger Feedback de los Responsables
misma
- Instrucciones sobre su participacin en la
Implantacin
herramienta
Comienzo de la Implantacin
Responsables de Procedimiento
(Todos, escalonado en 3
sesiones)
Gerencia
Durante la
Implantacin de
los 5 primeros
procedimientos
Accin 1: Aviso al Personal
Directivo del Comienzo de la
Implantacin
Personal Directivo Gerencia Carta
Direccin del Proyecto
Gerencia
Una semana
antes de la
Implantacin de
su procedimiento
Comunicacin
Presencial
Una semana
antes de la
Implantacin del
primer
procedimiento del
Grupo
Gerencia
Comunicacin
Presencial
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Accin 3: Dar a conocer a los
implicados en los
procedimientos la
Implantacin de los mismos
Implicados en los procesos (con
instrucciones y plan de
formacin)
Responsables de
Procedimiento
conjuntamente (optativo
que vayan acompaados
por algun el Comit de
Comunicacin)
30
05
misma
herramienta
implantacin de su procedimiento
- Importancia de la participacin activa por parte de
los participantes del Hospital
- Agradecer su colaboracin
herramienta
- Dar a conocer la e-administracin
- Manejar expectativas de la audiencia
- Visin e Interaccin con los Procedimientos incluidos
en la Tramitacin Electrnica que afectan a la
Comunidad Universitaria
misma
herramienta
Gerencia
A toda la Comunidad
Universitaria
Equipo
Direccin/Empresa
Proveedora
Desde el
Comienzo de la
Implantacin
Gerencia
Web-correo
Dos semanas
antes del
Comienzo de la
Implantacin
Accin 6: Taller de
Conocimento ESTELA
Accin 4: Publicar el
Comienzo de la Implantacin
al personal de la Universidad
de Sevilla
A personal Operativo
Gerencia y Direccin
RRHH
Intranet
Durante la
Implantacin de
los 5 primeros
procedimientos
A toda la Comunidad
Universitaria
Gerencia
Simulador
(video flash)
Accin 5: Comunicar a los
Centros Hospitalarios el
comienzo de la Implantacin
Director Hospital Gerencia Carta
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Gerencia
Una semana
antes de la
Implantacin del
primer
procedimiento
Accin 7: Informar sobre el
Lanzamiento
Gerencia
31
05
- Presentar la e-administracin
- Puesta en marcha de ESTELA
- Impulsar el uso de las nuevas tecnologas y la
innovacin
- Dar a conocer que se est implantando la e-
administracin en la Universidad de Sevilla
- Primera Universidad en poner en marcha la
Tramitacin Electrnica
- Presentar la maqueta de la aplicacin
- Video Flash mostrando contenidos y explicacin
sobre la Tramitacin Electrnica
- Motivar en el uso de la herramienta
- Revisar lo realizado hasta el momento y comunicar
prximos pasos
- Agradecer la participacin de los que han colaborado
con el proyecto
Vicerrector de
Tecnologas
Accin 9: Dar a conocer la
Implantacin del Proyecto
A toda la Comunidad
Universitaria
---
Maketing
Dinmico
Gerencia Prensa
Accin 8: Comunicar al resto
de la sociedad la existencia
del proyecto
Durante la
Implantacin
---
Despues de los 15
primeros
procedimientos
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05
- Presentar ESTELA (Objetivos, Beneficios,
Logros)
- Resumir del desarrollo del proyecto (mencionar
CAM)
Personal Directivo
- Implicar al personal en el uso de ESTELA
Sociedad Andaluza
(Indirectamente porque
se invita a los medios)
- Resolver dudas Director Hospital
- Agradecimientos
Logros)
- Explicar las actividades de e-administracin que
ha emprendido la Universidad de Sevilla
CAM)
- La Universidad est apostando por las nuevas
tecnologas
- Liderazgo en Tramitacin Electrnica
- Implicar al personal en el uso de ESTELA y CAM
- Resolver dudas
- Recoger Feedback
- Agradecimientos
- Presentar ESTELA
CAM)
- Recordar la necesidad de que el personal est
implicado en el uso de ESTELA y CAM
- Agradecimientos
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Comunicacin
Presencial/Medios
Rector, Vicerrector de
Tecnologas y Gerente
Vicerrector Nuevas
Tecnologa y/o Gerencia
Comunicacin
Presencial
Rector Carta
Gerencia y Gabinete de
Comunicacin
Gerencia
Tras la puesta en
marcha de ESTELA
Gerencia
Tras la puesta en
marcha de ESTELA
Tras la puesta en
marcha de ESTELA
Accin 1: Presentacin Oficial a los
Medios y al Personal Directivo
Accin 2: Presentacin al Poder
Pblico de ESTELA
Accin 3: Presentacin a la Junta de
ESTELA
Consejera
(Universidades) y
Consejera de Admon.
Pblica
Junta de Andaluca
33
05
Logros)
- Resumen del desarrollo del proyecto (mencionar
CAM)
- Animar al resto de las Universidades a unirse a la
e-administracin
- Prximos Pasos
Accin 5: Comunicar la Puesta en
Marcha a los Alumnos
- Fecha de Puesta en Marcha del Sistema y enlace
web donde ampliar informacin.
Alumnos (puesta en
marcha)
SMS
En el momento de la
puesta en marcha de
ESTELA
Gerencia
- Fecha de Puesta en Marcha del Sistema,
servicios disponibles y web donde ampliar
informacin.
- Recordar datos de contacto del CAM
- Animar al uso de ESTELA
- Resumir la presentacin oficial del Rector sobre
ESTELA
CAM)
- Implicar al personal en el uso de ESTELA
- Agradecimientos
- Presentar la maqueta de la aplicacin
- Video Flash mostrando contenidos y explicacin
sobre la Tramitacin Electrnica
- Motivar en el uso de la herramienta
- Revisar que lo realizado hasta el momento y
comunicar prximos pasos
- Agradecer la participacin de los que an
colaborado con el proyecto
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Marketing dinmico
Dos semanas antes
de la puesta en
funcionamiento de
ESTELA
Vicerrector de
Tecnologas
Tabln de Anuncios
En el momento de la
puesta en marcha de
ESTELA
Gerencia
Equipo de Direccin
Gerencia
Accin 7: Comunicar la Puesta en
Marcha a la Comunidad Universitaria
Accin 4: Presentacin del Sistema
de Tramitacin Electrnica de la
Universidad de Sevilla a otras
Universidades
Otra universidades
Accin 6: Informar de la Puesta en
Marcha a los Alumnos
Alumnos y Personal
Operativo
Accion 8: Comunicar Avances del
Proyecto
A toda la comunidad
universitaria
Jornadas en Sevilla
presentacin del
proyecto-cd/dvd
Gerencia
Tras la puesta en
marcha de ESTELA
Alumnos y Personal
Operativo
Gerencia Web-correo Gerencia
En el momento de la
puesta en marcha de
ESTELA
34
05
Logros)
CAM)
- Animar al resto de las Universidades a unirse a la
e-administracin
- Prximos Pasos
- Referencia a la presentacin del proyecto por
parte del Rector
- Presentacin ESTELA (Objetivos, Beneficios,
Logros)
- Resumir el desarrollo del proyecto
- La Universidad de Sevilla apuesta por la
innovacin y las nuevas tecnologas
- Referencia a la presentacin del proyecto por
parte del Rector
- Presentacin ESTELA (Objetivos, Beneficios,
Logros)
- Resumir el desarrollo del proyecto
- Dar a conocer la e-administracin
Consejera
(Universidades) y
Consejera de Admon.
- Manejar expectativas de la audiencia Junta de Andaluca
- Visin e Interaccin de los Procedimientos
incluidos en la Tramitacin Electrnica que afectan
a la Comunidad Universitaria
Otras Universidades
Sociedad Andaluza
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Tras la puesta en
marcha de ESTELA
Gerencia
- Presentacin ESTELA (Beneficios, Logros) Director Hospital Gerencia
Con la puesta en
funcionamiento de
ESTELA
Gerencia
Gerencia
Vicerrector de
Tecnologas y/o Gerencia
Jornadas/ferias-
cd/dvd
Carta
Accin 11: Dar a conocer ESTELA a
otras Universidades
Personal operativo Gerencia Revista en papel
Accin 13: Informar a los Directores
de Hospitales del funcionamiento de
ESTELA
Boletn Universia/crue
Tras la puesta en
marcha de ESTELA
Simulador (video
flash)
Equipo
Direccin/Empresa
Proveedora
Antes y durante la
puesta en marcha de
ESTELA
Tras la puesta en
marcha de ESTELA
Gerencia
toda la sociedad
otras Universidades
Accin 10: Comunicar al resto de
Universidades el paso a produccin.
Otras Universidades
Otras universidades
35
01 Introduccin
Audiencias
ndice
36
06
Comit de Comunicacin
Integrantes del Comit de Comunicacin
Se entiende por Comit de Comunicacin a un conjunto de personas, que pueden coincidir o no con
los integrantes del Comit de Gestin del Cambio, que sern los que tengan ciertas responsabilidades
a la hora de la implantacin del Plan de Comunicacin.
Se propone que el Comit est integrado por un equipo con las siguientes caractersticas:
El lder del Comit de Comunicacin debe ser una persona que haya participado en el Comit
de Gestin del Cambio.
Equipo mixto de personal de la Universidad de Sevilla y personal de Telefnica
Soluciones que est participando en el proyecto. En lo que respecta a los profesionales de la US
se considera que estn presente:
- Lder del Comit: Alguna de las personas que han pertenecido al Comit de Gestin del
Cambio
Personal de alguna de las reas que haya participado en el proyecto
Personal del Gabinete de Prensa de la US
Al menos una persona del equipo de Direccin del Proyecto
Al menos una persona del SIC dada la implicacin del proyecto en los sistemas de
informacin.
Y como integrantes por parte de Telefnica Soluciones:
Una persona de la Oficina Tcnica
Al menos un consultor que conozca el proyecto
Deben ser personas dinmicas, generadoras de opinin, o personas de referencia en su
entorno de trabajo.
37
05
Comit de Comunicacin
Responsabilidades del Comit de Comunicacin
A continuacin se describen las funciones y responsabilidades a realizar por dicho Comit:
Implantacin de las diferentes acciones de Comunicacin descritas en este documento. Para
esto las actividades a realizar son las siguientes:
Para cada una de las acciones revisar los parmetros definidos
Gestionar la ejecucin de las diferentes acciones de comunicacin
Facilitar a las personas que vayan a desarrollar los comunicados la informacin e
interlocutores necesarios
Validar los diferentes comunicados y detectar mejoras, posibles conflictos,, para cada
uno de los comunicados
Realizar el seguimiento del Plan de Comunicacin. Para ello se realizar evaluaciones de
algunas de las acciones de comunicacin definidas. Entre las actividades a realizar:
Definir cules sern las acciones de comunicacin a evaluar
Establecer medios de evaluacin del comunicado para aquellas acciones que se
consideren oportunas de evaluar
Gestionar la evaluacin realizada para detectar mejoras o acciones correctivas
Realizar la gestin econmica para poder llevar a cabo la implantacin de las acciones
Para poder realizar estas funciones en equipo y de la manera ms eficiente se propone que dicho
Comit se rena al menos una vez al mes hasta que finalice la ejecucin de las acciones definidas.
Dependiendo de la carga de acciones de comunicacin a ejecutar en determinadas ocasiones se
reunirn quincenalmente.

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