RIPS Tablas

1.
Cra. 13#32-76 Bogot D.C

PBX: (57-1) 3305000 - Lnea gratuita desde otras ciudades del pas: 018000-910097 Fax: (57-1) 3305050

1
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIN SOCIAL

OFICINA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y LA
COMUNIC ACIN

LINEAMIENTOS TCNICOS PARA EL REGISTRO DE LOS
DATOS DEL REGISTRO INDIVIDUAL DE LAS PRESTACIONES
DE SALUD RIPS, EN LAS EAPBs.

AGOSTO DE 2013

Versin 2

1.


2

INTRODUCCION

En el ao 2000 se expidi la norma que estableci el Sistema de Informacin de las Prestaciones de Salud, cuya base es el registro individual
(RIPS), con el propsito de facilitar la relacin entre prestadores y pagadores en materia de informacin y de soportes de los servicios
efectivamente prestados a la poblacin protegida en cualesquiera de los regmenes definidos por la Ley 100 o en transicin a stos.

La informacin de los registros individuales de prestacin de servicios de salud, (RIPS), con todas sus estructuras se constituye en un subsistema
de informacin prioritario para la evaluacin y monitoreo del funcionamiento del Sistema General de Seguridad Social en Salud en cada uno de
sus planes, programas y estrategias, frente a las metas fijadas a corto y mediano plazo, y de las acciones clnicas de los prestadores.

Sin embargo, y pese a que los distintos generadores y usuarios de los datos y la informacin reconocen su valor e importancia, en la actualidad
se han identificado grandes falencias tanto en la calidad del registro primario como en la utilizacin para la gestin de IPS y EAPB, as como para
la formulacin de la poltica sobre la salud pblica y el aseguramiento. Esta situacin muestra la necesidad de mejorar la calidad, oportunidad y
confiabilidad de los datos que se reportan para que contribuyan a la toma de decisiones en condiciones de mayor certidumbre.

Tambin se requiere que el anlisis de la informacin que se realice hoy supere la visin de la agregacin estadstica de eventos y atenciones
por edad y sexo y la ordenacin de los diagnsticos ms frecuentes encontrados en la atencin hospitalaria, ambulatoria o de urgencias de las
instituciones prestadoras y orientarse a la construccin de visiones ms integrales y completas sobre la dinmica general y especfica de la
demanda de la poblacin y la respuesta del Sistema, la caracterizacin de la demanda en el entendido que est determinada por las condiciones
de vida y las oportunidades que el propio Sistema le ofrezca. Para ello se requiere del desarrollo de referentes conceptuales de los escenarios
1.


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posibles de explicacin del funcionamiento del Sistema de Salud y Seguridad Social, en sus componentes de demanda de la poblacin,
respuesta institucional, comportamiento de las patologas y su respuesta al manejo que hacen los servicios de salud, cambios en el perfil de
salud, entre otros, as como del procesamiento multidimensional de los datos en anlisis prospectivos y estratgicos.

Aceptar el RIPS como nico soporte de la factura (segn lo establecido en la norma que regula el Sistema de Informacin de Prestaciones de
Salud, Resolucin N 3374 del ao 2000) depende del grado de conocimiento y comprensin de los anlisis que el pagador puede hacer sobre
los datos y sus relaciones, y la aceptacin de que estos le permiten de manera automtica y total, la revisin minuciosa de la prestaci n del
servicio y la confirmacin de la certeza de la informacin.

A su vez el prestador entender la ventaja de soportar sus facturas slo con el registro en medio magntico, cuando aprenda a: registrar
correctamente la atencin, a ingresar correctamente los datos en el sistema automatizado, a garantizar que todas las atenciones prestadas y
registradas en la historia clnica hayan sido cargadas al sistema; a facturar las atenciones y los servicios segn los precios (tarifas) que hayan
sido convenidos y a generar la facturacin en forma eficiente y consistente.

As mismo el esfuerzo de prestadores y pagadores por garantizar el registro y la calidad de los datos debe verse compensado con el uso que el
Ministerio de Salud y Proteccin Social haga de los mismos y la difusin de los resultados, con las restricciones de confiabilidad que dicha calidad
genere.

Por las razones expuestas se requiere llevar a cabo un proyecto dirigido a superar los problemas surgidos en los procesos de generacin de los
datos, su transferencia con calidad y oportunidad, el reconocimiento por parte de las EAPB de su capacidad como soporte de las atenciones
efectivamente prestadas y la riqueza de informacin que es posible obtener, si su procesamiento es adecuado y avanzado.
1.


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EL REGISTRO DE LOS DATOS

Este proceso es el ms importante del Sistema de Informacin de las Prestaciones de Salud. De su calidad, oportunidad y completitud depende
la confiabilidad que se produzca y disponga para soportar las decisiones del Ministerio como ente regulador, y las de las EPS para su gestin del
riesgo y las de IPS para su gestin y sostenibilidad.

El RIPS provee los datos mnimos y bsicos que se requieren para hacer seguimiento al Sistema de Prestaciones de Salud en el SGSSS, en
relacin con el paquete obligatorio de servicios (POS y POSS). Igualmente el objetivo del Registro es facilitar las relaciones comerciales entre las
entidades administradoras (pagadores) y las instituciones y profesionales independientes (prestadores) mediante la presentacin del detalle de la
factura de venta de servicios en medio magntico, con una estructura, que al ser estndar, facilita la comunicacin y los procesos de
transferencia de datos y revisin de cuentas, independientemente de las soluciones informticas que cada prestador utilice.

Lo anterior quiere decir que estos datos bsicos, son bsicos y mnimos para los procesos de control del Ministerio como ente regulador del
Sistema, y para que los pagadores puedan tener los elementos de juicio necesarios, pero el prestador generar todos los que sus
requerimientos propios le exijan.

Por lo anterior el Plan de Accin formulado para el mejoramiento de la calidad, oportunidad y control de cobertura de los datos, centrar gran
parte del esfuerzo de la primera fase en la gestin de DATOS, y en la segunda fase el fortalecimiento ser a nivel de la retroalimentacin con
informacin especfica y de buena calidad.

1.


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COMO REGISTRAR LOS DATOS CON CALIDAD

Si los registras con cuidado y siguiendo estas reglas. Muy buenos te quedarn

1.


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1. ESTRUCTURA DE LOS DATOS Y VALIDACIONES

La estructura vigente de datos del RIPS es la establecida en el Anexo tcnico de la Resolucin N 3374 del 2000, excepto para los ajustes
introducidos en la tabla de valores de Tipo de usuario para dar cabida a la identificacin de poblacin en condicin de desplazamiento, la
longitud del campo cdigo de la IPS a 12 caracteres para permitir el reporte de datos por sucursal.

El Decreto 4747 de 2007 ratifica la obligatoriedad del envo de los datos RIPS y recalca la funcin del Ministerio en cuanto a la revisin, ajuste y
actualizacin del anexo tcnico, as:
Decreto 4747 de 2007: Artculo 20. Registro Individual de Prestaciones de Salud - RIPS. El Ministerio de la Proteccin Social revisar y ajustar
el formato, codificaciones, procedimientos y malla de validacin de obligatoria adopcin por todas las entidades del Sistema General de
Seguridad Social en Salud, para el reporte del Registro Individual de Prestaciones de Salud - RIPS.

La LEY 1438 DEL 19 DE ENERO DE 2011, "Por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras
disposiciones reafirma:

ARTCULO 52. CONTRATACIN POR CAPITACIN.
52.1 Slo se podr contratar la prestacin de servicios por el mecanismo de pago por capitacin para los servicios de baja complejidad, siempre y
cuando el prestador y el asegurador reporten con oportunidad y calidad la informacin de los servicios prestados objeto de la
capitacin.
52.2 La capitacin no libera a las Entidades Promotoras de Salud de su responsabilidad por el servicio ni de la gestin del riesgo.
52.3 La contratacin por capitacin de las actividades de prevencin y promocin, las intervenciones de proteccin especfica, deteccin
temprana y atencin de las enfermedades de inters en salud pblica, se deber hacer con fundamento en indicadores y evaluacin de
resultados en salud.
PARGRAFO TRANSITORIO. Se podr hacer contratacin por capitacin de las actividades de prevencin y promocin, sobre la base de
indicadores de resultados basados en la estrategia de Atencin Primaria en Salud y rendicin pblica de cuentas, hasta el ao 2013.

ARTCULO 56. PAGOS A LOS PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD.
Se prohbe el establecimiento de la obligatoriedad de procesos de auditora previa a la presentacin de las facturas por prestacin de servicios o
cualquier prctica tendiente a impedir la recepcin. Las entidades a que se refiere este artculo, debern establecer mecanismos que permitan
la facturacin en lnea de los servicios de salud, de acuerdo con los estndares que defina el Ministerio de la Proteccin Social.

1.


7
ARTCULO 76. EFICIENCIA Y TRANSPARENCIA EN CONTRATACIN, ADQUISICIONES Y COMPRAS DE LAS EMPRESAS SOCIALES
DEL ESTADO. Igualmente, las Empresas Sociales del Estado podrn contratar de manera conjunta sistemas de informacin, sistema de
control interno, de interventoras, gestin de calidad y auditoras, de recurso humano y dems funciones administrativas, para el desarrollo de
actividades especializadas, de tipo operativo y de apoyo que puedan cubrir las necesidades de la empresa, de forma tal que la gestin resulte
ms eficiente, con calidad e implique menor costo.

El fortalecimiento del sistema de informacin para la calidad, a travs de indicadores que den cuenta del desempeo y resultados de los
prestadores de servicios de salud y entidades promotoras de salud, con el fin de que los ciudadanos puedan contar con informacin objetiva para
garantizar al usuario su derecho a la libre eleccin.

ARTCULO 112. ARTICULACIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN. El Ministerio de la Proteccin Social, a travs del Sistema Integrado de
Informacin de la Proteccin Social (SISPRO) articular el manejo y ser el responsable de la administracin de la informacin.
PARGRAFO TRANSITORIO. La historia clnica nica electrnica ser de obligatoria aplicacin antes del 31 de diciembre del ao 2013,
sta tendr plena validez probatoria.

ARTCULO 114. OBLIGACIN DE REPORTAR. Es una obligacin de las Entidades Promotoras de Salud, los prestadores de servidos de
salud, de las direcciones territoriales de salud, las empresas farmacuticas, las cajas de compensacin, las administradoras de riesgos
profesionales y los dems agentes del sistema, proveer la informacin solicitada de forma confiable, oportuna y clara dentro de los plazos que se
establezcan en el reglamento, con el objetivo de elaborar los indicadores. Es deber de los ciudadanos proveer informacin veraz y oportuna

ARTCULO 116. SANCIONES POR LA NO PROVISIN DE INFORMACIN. Los obligados a reportar que no cumplan con el reporte oportuno,
confiable, suficiente y con la calidad mnima aceptable de la informacin necesaria para la operacin del sistema de monitoreo, de los sistemas
de informacin del sector salud, o de las prestaciones de salud (Registros Individuales de Prestacin de Servidos) sern reportados ante las
autoridades competentes para que impongan las sanciones a que hubiera lugar. En el caso de las Entidades Promotoras de Salud y prestadores
de servicios de salud podr dar lugar a la suspensin de giros, la revocatoria de la certificacin de habilitacin. En el caso de los entes
territoriales se notificar a la Superintendencia Nacional de Salud para que obre de acuerdo a su competencia

ARTCULO 130. CONDUCTAS QUE VULNERAN EL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD Y EL DERECHO A LA
SALUD.
130.12. No reportar oportunamente la informacin que se le solicite por parte del Ministerio de la Proteccin Social, la Superintendencia
Nacional de Salud, por o por la Comisin de Regulacin en Salud o quien haga sus veces.

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CONTENIDO DE LOS ARCHIVOS PLANOS:

Los RIPS se presentan en 9 archivos que tienen estructuras y datos especficos (aunque algunos de estos se repiten en varias estructuras por
constituirse en las llaves que permiten las relaciones entre estos).

IDENTIFICACION DE ARCHIVOS

La presentacin de los datos en el medio magntico debe cumplir con las siguientes especificaciones:

1. Identificacin externa del medio magntico CD O DVD

Externamente, el CD o DVD, deber tener una identificacin con el siguiente contenido:

DATO

DESCRIPCIN

Cdigo de la entidad que enva los
datos.
Cdigo asignado a la Entidad Administradora de Planes de Beneficios, segn
sea el caso.
Nombre de la entidad que enva los
datos.
Nombre asignado a la Entidad Administradora de Planes de Beneficios,
segn sea el caso
Fecha de la remisin de los datos Fecha de la remisin

Nmero del volumen enviado Colocar el nmero del volumen (CD) de tantos volmenes que contienen los
datos que se estn reportando (Ej: 1/3, 2/3, 3/3)
Nombre del responsable del envo Nombre completo y legible

Telfono del responsable del envo Indicativo y nmero telefnico

2. Estndar del archivo plano

Solo se aceptan los archivos planos de datos que cumplan el estndar TXT.
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2.1 Caractersticas de los archivos planos

Nombres de los archivos

Los archivos de datos debern identificarse con el Tipo de archivo (dos caracteres), el nmero de la remisin de los datos (de uno a seis
caracteres), es decir que el nombre queda un total mximo de ocho caracteres ms la extensin del archivo, que debe ser txt.

Los tipos de archivos son los siguientes:

US = Archivo de usuarios de los servicios de salud
AC = Archivo de consulta
AP = Archivo de procedimientos
AU = Archivo de urgencias
AH = Archivo de hospitalizacin
AN = Archivo de recin nacidos
AM = Archivo de medicamentos

El archivo plano debe contener:

Archivo de control:

Corresponde al archivo del registro de control de los archivos enviados en el o los medios magnticos. Este es el primer archivo e ir en el primer
volumen de los medios magnticos que contengan los archivos.

Archivos de registro de datos

Son los archivos que contienen los datos de los usuarios, de las consultas, de los procedimientos, de hospitalizacin, de las urgencias con
observacin, recin nacidos y de medicamentos.

Estos archivos de datos deben cumplir con las siguientes especificaciones:
1.


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Los campos de las variables del archivo deben estar separados por comas. La coma solamente debe ser utilizada para este fin. Cuando
el dato no lleve valor (blanco) igual se debe incluir el campo separado por comas (,,).

Los campos tipo texto no deben tener ningn tipo de separador, solo se acepta el espacio en blanco.

Los campos numricos que incluyan decimales, deben utilizar como separadores de decimales el punto (.). Los valores deben venir sin
separacin de miles.

Los campos del dato fecha deben tener el formato Da/Mes/Ao (dd/mm/aaaa), Incluido el carcter (/).

Ningn dato debe venir encerrado entre comillas ( ), ni ningn otro carcter especial.

Los campos que contienen horas y minutos deben tener el formato hora: minutos (hh:mm), incluye los dos puntos. Sistemas de
veinticuatro (24) horas.

El nmero total de registros por cada volumen, no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magntico.

Para optimizar el proceso del envo de los archivos, se pueden comprimir con formato ZIP.

No colocar ningn carcter especial de fin de registro o archivo.

2.2 Calidad de los datos:

En cumplimiento de la Resolucin N3374 de 2000, en su ARTCULO DCIMO.- Procesos informticos en las entidades administradoras
de planes de beneficios: Las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios estn obligadas a garantizar la confiabilidad, seguridad y
calidad de los datos sobre la prestacin individual de servicios de salud; la entrega oportuna al Ministerio de Salud y la conformacin de su propia
base de datos sobre los servicios prestados, de manera individualizada, la EPS debe verificar en la recepcin de los datos a sus
prestadores, que el registro cumpla con todos los criterios de validacin (estndares que ha definido el Ministerio de la Proteccin Social
con la participacin de EPS e IPS, entes territoriales, asociaciones y gremios), para lo cual debe utilizar el validador que se est disponiendo,
como nico instrumento de validacin.
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2.3 Cobertura de los datos reportados

Para poder garantizar confiabilidad y representatividad de los datos reportados y de los cuales se generar informacin sobre el comportamiento
de la demanda, oferta, perfil epidemiolgico, cobertura de acciones de P y P y otra, se requiere que la EPS adicione al archivo plano de RIPS,
una informacin sobre las IPS que le prestaron servicios en ese perodo y el porcentaje que representan sus datos en el volumen total de
registros. As:

IPS QUE PRESTARON SERVICIOS EN
EL PERODO
TIPO DE
CONTRATACIN*
PORCENTAJE DE SUS REGISTROS RESPECTO DEL TOTAL.
(ESTIMADO SI NO LO PUEDEN GENERAR DE SU BD)

*Las modalidades solo las deben categorizar as: 1: cualquier modalidad de cpita, 2: cualquier modalidad de paquete o grupo, y 3: evento

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ARCHIVO DE CONTROL: CT

DATO VALORES
PERMITIDOS
COMO REGISTRAR VALIDACIONES
Cdigo de la Entidad
Administradora de Planes de
Beneficios.
Valor nico Nmero completo del cdigo de la Entidad Administradora de
Planes de Beneficio, asignado por la Superintendencia
Nacional de salud.
Valida que el valor se encuentre en la
tabla de EAPB.
Fecha de remisin Valor nico Fecha de envo de los datos, con la estructura de fecha:
dd/mm/aaaa
Valida formato fecha.
Que no sea mayor a la actual
Cdigo del archivo Valor nico Dos caracteres para identificar el tipo de archivo, seis
caracteres como mximo para el nmero de la remisin de
envo.
Validar que las dos primeras letras
correspondan a los nombres
definidos para los archivos que los
nombres no se encuentren repetidos.
Total de registros Valor nico El nmero de registros que contiene el respectivo archivo, en
nmero entero.
Que sea numrico y entero

El archivo de control debe tener todos los datos correctos para continuar con la validacin de los siguientes archivos.

En el archivo de control, el orden que debe llevar los registros es el siguiente:

Primero archivo de usuarios
Luego los archivos de atenciones: Consultas, procedimientos, urgencias y hospitalizaciones (en ese orden).
Posteriormente el archivo de recin nacidos y
Por ltimo el archivo de medicamentos
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ARCHIVO DE USUARIOS: US

En este archivo van los datos de los usuarios atendidos en el perodo, correspondientes a su identificacin, caractersticas bsicas, lugar de
residencia y pertenencia al Sistema de Seguridad Social.

Decreto N 4747 de 2007

Artculo 11. Verificacin de derechos de los usuarios. La verificacin de derechos de los usuarios es el procedimiento por medio del cual se
identifica la entidad responsable del pago de los servicios de salud que demanda el usuario y el derecho del mismo a ser cubierto por dicha
entidad.

Para el efecto, el prestador de servicios de salud deber verificar la identificacin del usuario en la base de datos provista por los responsables
del pago, la cual deber cumplir con lo previsto en el Pargrafo 1 del Artculo 44 de la Ley 1122 de 2007, a ms tardar el primer da hbil del mes
de marzo de 2008. Dicha verificacin, podr hacerse a travs del documento de identidad o cualquier otro mecanismo tecnolgico que permita
demostrarla y slo podr exigirse adicionalmente el carn que demuestre la afiliacin cuando la entidad responsable del pago est obligada a
entregarlo y el usuario lo porte.

No podrn exigirse al usuario copias, fotocopias o autenticaciones de ningn documento.

En el caso de afiliados al rgimen contributivo a los que se les haya realizado el descuento de la cotizacin, y el empleador no haya efectuado el
pago a la entidad promotora de salud del rgimen contributivo, el afiliado acreditar su derecho mediante la presentacin del comprobante del
descuento por parte del empleador, as como la fotocopia de ser necesaria.

Pargrafo 2. El Ministerio de la Proteccin Social establecer el procedimiento y formato para que los prestadores de servicios de salud informen
las posibles inconsistencias que detecten en las bases de datos, al momento de verificar los derechos de los usuarios que demandan sus
servicios, sin que su diligenciamiento y trmite afecte la prestacin y el pago de los servicios.

Estructura de los datos de identificacin

Antes de entrar a la validacin de los datos, debe verificarse: nombre del archivo, que ste archivo se encuentre en el archivo de control y
contenga el mismo nmero de registros
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DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR VALIDACIONES
Cdigo entidad
administradora de
planes de beneficio
Valor nico Nmero completo del cdigo de la Entidad Administradora
de Planes de Beneficio, asignado por la Superintendencia
Nacional de salud.
Valida que el valor se encuentre en la tabla de
EAPB.
Tipo de
identificacin del
usuario.

Valores
CC = Cdula ciudadana
CE = Cdula de extranjera
PA = Pasaporte
RC = Registro civil
TI = Tarjeta de identidad
AS = Adulto sin identificacin
MS = Menor sin identificacin

Para los adultos, mayores de 18 aos de nacionalidad
colombiana, el documento con el cual se deben identificar
es la cdula de ciudadana.
Para los extranjeros que se encuentran de paso en el pas
se identifican con el pasaporte, y para los residentes o con
permiso de permanencia, es decir, no turistas, se deben
identificar con la cdula de extranjera.

Los nios entre 7 y 17 aos, deben identificarse con la
tarjeta de identidad.

Para nios menores de 7 aos, el tipo documento ser el
registro civil.

MS: Solo se debe utilizar para el Recin Nacido vivo sin
identificar (hasta los 30 das de nacido), y se registra:

Nmero de documento de la madre si existe o el nmero
de documento del cabeza de familia y un consecutivo
iniciando en uno (1).

Si ya est registrado el documento ser el RC:

Segn el anexo tcnico de la Resolucin N 812 de 2007,
se entiende como recin nacido SIN IDENTIFICAR al
menor nacido vivo con una edad menor o igual a treinta
(30) das.

Segn el mismo anexo, el tipo de documento MS lo puede
utilizar el Rgimen Contributivo, el Rgimen Subsidiado, el
Rgimen de Excepcin, Medicina Pre pagada, Seguros de
Salud y Planes Complementarios de Salud, para el afiliado
Se valida que el valor seleccionado est en
los valores permitidos: CC, CE, PA, RC, TI,
AS, MS
Si el tipo de documento es TI o CC el campo
debe ser numrico.
El tipo de documento AS solo aplica para
rgimen subsidiado.

Se valida que el tipo de documento
corresponda a la edad:
- Si valor de la edad es 3: el tipo de
documento debe ser: RC o MS.
- Si Edad > 17 aos, no puede ser RC, TI,
MS,
- Si la unidad de medida de la edad es 2 o
3 el tipo de documento no puede ser
CC, TI, AS
- Si la unidad medida de la Edad es 3 el
tipo de documento tiene que ser RC
- Si tipo documento es MS la edad debe
estar entre 1 a 30 das.
- Si tipo documento es AS la edad debe
ser mayor a 17 aos.

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menor de edad recin nacido vivo SIN IDENTIFICAR con
edad menor o igual a 30 das, mientras se registra ante la
Registraduria Nacional del Estado Civil.

Si no tiene el documento (despus de haber verificado que
en realidad no ha sido registrado) el tipo ser: MS

El personal de la IPS debe insistir en la exigencia del
registro civil a todos los nios.

MS y AS en poblaciones especiales, el registro se debe
ceir a lo contenido en el siguiente cuadro del anexo
tcnico de la Resolucin 812/2007
Nmero de
identificacin del
usuario del sistema
Un nico valor El personal de admisin de pacientes de la IPS debe tener
en cuenta la siguiente tabla de longitudes mximas segn
el tipo de documento:
- CC = 10 posiciones
- CE = 6 posiciones
- PA = 16 posiciones
- RC = 11 posiciones
- TI = 11 posiciones
- AS = 10 posiciones
- MS = 12 posiciones
Se valida:
Que la longitud sea menor o igual a la
mxima permitida para cada tipo de
documento.
Si es menor de 30 das y el tipo de
documento es MS, se valida que la longitud
del nmero sea de mximo 11 caracteres que
debe corresponder a la cdula de la mam o
el cabeza de familia ms el dgito de orden.
Tipo de usuario Los valores de este dato
quedan as:
1: Contributivo
2: Subsidiado
3: Vinculado
4: Particular
5: Otro
6: Desplazado con afiliacin al
Rgimen Contributivo
7: Desplazado con afiliacin al
Rgimen subsidiado
8: Desplazado no asegurado
(Vinculado)
Esta tabla de valores ha sido ajustada para poder
identificar la poblacin desplazada, con y sin subsidios, y
poder tener control sobre la obligatoriedad de atenderlos
prioritariamente por el ente que corresponda (SLS con
cargo a recursos de oferta y las ARS con cargo a la UPC
del subsidio, o con recursos de destinacin especfica que
se entrega a los hospitales mediante convenio con el
Ministerio).

La condicin de desplazado se acredita, inicialmente, con
la carta que expide Accin Social a la persona y su
inclusin en el comprobador de derechos que expide
mensualmente la SDS Direccin de Aseguramiento, con
Se valida que el valor seleccionado est dentro del
rango de la tabla: de 1 a 8

1.


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Otro: corresponde a usuarios
de los Regmenes Especiales
(Fuerzas Armadas, Magisterio,
ECOPETROL, Congreso de la
Repblica) o a Entidades
Obligadas a Compensar (EOC).
base en la informacin entregada por la Red de
Solidaridad.

Tipo de Afiliado 1 = Cotizante
2 = Beneficiario
3 = Adicional
Identificador para determinar la condicin del usuario en el
Sistema. Diligenciable nicamente para usuarios del
rgimen contributivo. Para los dems tipos de usuario
dejar en blanco.
rango de la tabla: de 1 a 3

Cdigo de la
ocupacin
Tabla de Clasificacin
internacional de ocupaciones y
oficios.
Cdigo de la ocupacin del usuario en el Sistema, segn la
codificacin vigente. Diligenciable nicamente para
usuarios del rgimen contributivo y subsidiado
rango de la tabla
Edad Un nico valor. Este dato se refiere a la edad del usuario en valores
enteros, en el momento de la atencin
Se valida que est dentro de los siguientes rangos:
Si la unidad de medida de la edad es 1: El rango
va de 1 a 120
Si Unidad medida de la Edad es 2, el rango va de
1 a 11
Si Unidad medida de la Edad es 3, el rango va de
1 a 29
Unidad de medida
de la edad
1 = Aos
2 = Meses
3 = Das
Se registra marcando la opcin que corresponda a: aos,
meses o das.
Se valida que el valor seleccionado en el campo
anterior est dentro de los valores permitidos.
Sexo M = Masculino
F = Femenino
Se registra marcando la opcin que corresponda Se valida que est dentro del rango de valores
permitidos.
Cdigo del
departamento de
residencia habitual
Un nico valor Se entiende por residencia habitual, el lugar donde la
persona lleva 6 ms meses viviendo de manera
permanente.
Se registra el cdigo correspondiente al departamento en
la tabla DIVIPOLA.
Se valida que est dentro del rango de valores
permitido (tabla de referencia DIVIPOLA).
Cdigo del
municipio de
residencia habitual
Un nico valor Igual consideracin que para el departamento. Se valida que est dentro del rango de valores
permitido (tabla de referencia DIVIPOLA)..
Zona de residencia
habitual
U = Urbana
R = Rural
Debe registrarse si la persona reside en zona rural o
urbana.
Se valida que est dentro del rango de valores
permitidos.

1.


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*Tabla para la identificacin de poblacin especial sin documento de identidad de la Registraduria Nacional del Estado Civil, segn el Anexo Tcnico de la
Resolucin N 812 de 2007

CONDICIN
TIPO
DOCUMENTO
Longitud
Mxima
del dato
COMPOSICIN DEL NMERO DE IDENTIFICACIN
Personas de la tercera edad en proteccin de
ancianatos.
AS 10
Cdigo departamento+ cdigo municpio + S+ consecutivo por afiliado
(Alfanumrico). Ej: 08001S8125
Comunidad Indgena que no est identificada
por la Registraduria Nacional del Estado Civil
AS
10

Cdigo departamento+ cdigo municpio + I+ consecutivo por afiliado
(Alfanumrico de 4). Ej: 76001I8125
Poblacin indigente adulta que no est
identificada por la Registraduria Nacional del
Estado Civil.
AS 10
Departamento + municipio +D + consecutivo por afiliado (Alfanumrico de 4).
Ej: 05001D0008
Poblacin infantil a cargo del ICBF. MS
10

Departamento + municipio +A + consecutivo por afiliado (Alfanumrico de 4).
Ej: 25001A0009
Comunidad indgena menor de edad no
identificada por la RNEC.
MS

10

Cdigo departamento+ cdigo municpio + I+ consecutivo por afiliado
(Alfanumrico de 4). Ej: 080014I8125.
NO APLICA PARA MENORES SIN IDENTIFICAR ENTRE CERO (0) Y
TREINTA (30) DAS DE NACIDOS.
SOLO APLICA PARA REGIMEN SUBSIDIADO.
Poblacin indigente menor de edad que no est
identificada por la Registraduria Nacional del
Estado Civil
MS 10
Departamento + municipio +D + consecutivo por afiliado (4 dgitos). Ej:
05001D0008

1.


18
DATOS DE LAS ATENCIONES

1. ARCHIVO DE CONSULTA: AC

Estructura de los datos de la consulta

contenga el mismo nmero de registros.

Cdigo entidad
administradora de
planes de beneficios
Valor nico Nmero completo del cdigo de la Entidad Administradora de Planes de
Beneficio, asignado por la Superintendencia Nacional de salud.
Valida que el valor se encuentre en
la tabla de EAPB.
Cdigo del prestador
de servicios de salud
nico valor: cdigo del
prestador. 12 posiciones
incluye sedes
Igual regla de registro que en archivo de transaccin Igual validacin que en el archivo
de transaccin.
Nmero de la factura
nico valor: nmero de la
factura.
Se registra el nmero de la factura segn las reglas establecidas para el
archivo de transaccin.
Se valida que el nmero de factura
est contenida en el archivo de
transacciones.

Que cumpla las reglas de registro
de la factura: un solo nmero para
contratos de capitacin.
Tipo de identificacin
del usuario
Igual regla que en registro de usuarios Igual validacin que en el archivo
de usuarios.
Nmero de
identificacin del
usuario en el sistema
Igual regla que en registro de usuarios Igual validacin que en el archivo
de usuarios.
Fecha de la consulta Se registra la fecha en que fue realizada la consulta.

Esto implica que el Hospital registre diariamente en el Sistema las
consultas realizadas, pues si el software coloca como fecha de
realizacin la del da en que se ingresa el dato, no permite registros con
fecha anterior o posterior, quedando entonces la fecha de la consulta el
da en que ingresa el dato y la verdadera en que se realiz la atencin.
Se valida que se use el formato
estndar de fecha.
Verifica que la fecha de la consulta
no supere la actual.
1.


19
Cdigo de la consulta
Un nico valor posible de esa
variable: el cdigo

Este dato corresponde al cdigo de la consulta, segn disciplina
(medicina, odontologa, enfermera, nutricin, sicologa, optometra, etc).

Especifica si es de primera vez, o de control y si es general o
especializada, cuando aplica.

Los cdigos que deben usarse son los siguientes:

Consulta mdica electiva:

Cuando la consulta es solicitada por un usuario que acude al mdico
porque se siente enfermo, presenta alguna sintomatologa o
disfuncionalidad, pero no la percibe como riesgo de agravamiento o
muerte se considera que es una consulta electiva, de tipo resolutivo
(quiere decir para resolver un problema de salud, un cuadro mrbido o
una patologa o sndrome).

Cuando al usuario se le hace una consulta para valoracin y deteccin
temprana de alteraciones o enfermedades del crecimiento y desarrollo,
del embarazo, de patologas como el VIH, ya sea por demanda
espontnea (cuando dice que solicita que le hagan un chequeo general,
o de su cavidad bucal) o dentro de una actividad de tamizaje a usuarios
con perfil de riesgo, o cuando se hace una actividad de promocin de la
salud mediante educacin, por demanda del usuario o dentro de un
programa del cual es referido, se considera una Consulta de P y P, de
tipo electivo, es decir, programable.

Los cdigos de las consultas no permiten la diferenciacin entre
resolutivo y P y P, por lo cual debe complementarse con la variable de
finalidad.

Los cdigos de consulta electiva de primera vez son los
siguientes:

- Consulta de Medicina General electiva: 89.02.01
- Consulta de Medicina Especializada electiva: 89.02.02

Que exista en la tabla de
procedimientos en salud: CUPS

1.


20

Cuando el paciente es atendido para hacer un control de su
estado de salud, despus de haber seguido un tratamiento, o
para confirmar o descartar el diagnstico con los resultados de
ayudas diagnsticas realizadas, se considera una consulta de
control, y se usan los siguientes cdigos:

- Consulta de Medicina General de control: 89.03.01
- Consulta de Medicina Especializada de control: 89.03.02

Consulta Mdica de urgencias:

La que se presta en los servicios de urgencias:

- Consulta de urgencia por medicina general: 89.07.01
- Consulta de urgencia por medicina especializada 89.07.02

Consulta Mdica domiciliaria o al sitio de trabajo
Es la consulta que se realiza en el domicilio del usuario, como parte de
programas de cuidado domiciliario, o en el sitio de trabajo como parte de
las acciones de prevencin de riesgos ocupacionales, o de tamizaje por
parte de la EPS.

- Consulta por medicina general: 89.01.01
- Consulta por medicina especializada: 89.01.02

Consulta odontolgica electiva:

Cuando la consulta es solicitada por un usuario que acude al odontlogo
porque presenta alguna sintomatologa de salud oral, incluyendo el dolor
y la disfuncionalidad (por ejemplo, se muerde la lengua), pero el dolor
no es tan grave como para una consulta de urgencias, se considera que
es una consulta electiva:

- Consulta odontolgica general de primera vez: 89.02.03
- Consulta odontolgica especializada de primera vez: 89.02.04
1.


21

Las consultas de control en odontologa se realizan cuando un
tratamiento ha sido terminado, para evaluar la funcionalidad y la
respuesta del tratamiento a la problemtica general. Se codifican as:

- Consulta odontolgica especializada de control: 89.03.04
- Consulta odontolgica general de control: 89.03.03

Consulta odontolgica de urgencias:

El usuario solicita atencin en un servicio de urgencias, o en la consulta
ambulatoria que destina franjas horarias o profesionales a este tipo de
atencin. El motivo ms frecuente es el dolor, pero tambin puede ser
por accidentes y traumas que requieran una atencin inmediata. Para
estos casos los cdigos a utilizarse son:

- 89.07.03: Consulta de odontologa general:
- 89.07.04: Consulta de odontologa especializada:

Consulta de enfermera: de P y P

Las consultas que realizan los profesionales de Enfermera son de P y
P, y los cdigos que deben utilizarse son:

- Consulta de primera vez por enfermera: 890205
- Consulta de control o seguimiento por enfermera: 890305
- Atencin (visita) domiciliaria por enfermera: 890105

Consultas por otros profesionales:

Las consultas por otros profesionales se realizan cuando se requiere
una valoracin general del usuario desde el punto de vista de la
disciplina y su rol en el equipo de salud, para iniciar un tratamiento.
Estas consultas se consideran de primera vez.

1.


22
De primera vez:

- Trabajo Social: 890209
- Foniatra y fonoaudiologa: 890210
- Fisioterapia: 890211
- Terapia respiratoria : 890212
- Terapia ocupacional: 89.02.13
- Sicologa: 890208
- Optometra: 890207
- Nutricin y diettica: 890206

Si el profesional realiza intervenciones propias de su disciplina y
despus de stas debe valorar el avance o la evolucin, se considera
una consulta de control.

Consulta de control:

- 890309: Trabajo Social:
- 890310: Foniatra y fonoaudiologa
- 890311: Fisioterapia:
- 890312: Terapia respiratoria :
- 890313: Terapia ocupacional:
- 890308: Sicologa:
- 890307: Optometra:
- 890306: Nutricin y diettica:

Interconsultas

Las interconsultas son consultas mediante las cuales un mdico general
o especialista u otro profesional de salud, a solicitud del mdico tratante
(general o especialista), emite opinin diagnstica o teraputica, sin
asumir la responsabilidad directa en el manejo del usuario, tanto en el
mbito ambulatorio como intrahospitalario.

Los cdigos correspondientes a las interconsultas son:

Del 89.04.02 al 89.04.13
1.


23

Junta mdica

La junta mdica es una consulta que se realiza a un usuario por varios
mdicos generales o especialistas simultneamente, con el fin de decidir
una conducta de manejo y tratamiento.

Independientemente de cuantos profesionales participen y de la forma
como se pague por cada profesional, se registra una sola consulta.

Los cdigos para la Junta Mdica son:

89.05.01: Participacin en Junta mdica, por medicina general,
cuando la Junta Mdica sea de mdicos generales:

89.05.02: Participacin en Junta mdica por medicina
especializada, cuando la Junta Mdica sea de mdicos
especialistas

89.05.03: Participacin en Junta mdica por otro profesional de
salud, cuando en la Junta Mdica participen distintos
profesionales.

Consulta de Medicina alternativa

890214: De primera vez:
890314: De control:

Salud mental:

La primera consulta de valoracin, diagnstico y definicin del plan de
tratamiento, se codifica como una consulta global o de primera vez, y los
cdigos son:

89.02.02: Consulta de primera vez por medicina especializada
89.02.08: Consulta de primera vez por sicologa

1.


24
Las consultas de control o seguimiento a la evolucin y cumplimiento de
tratamiento, se codifican con:

89.03.02: Consulta de control o seguimiento por medicina
especializada:
89.03.08: Consulta de control o seguimiento por sicologa:

Las dems atenciones en salud mental se registran como
procedimientos, con los cdigos:

Del 94.01.00 al 94.14.00 con finalidad diagnstica,
De la 94.26.00 a la 94.49.15 con finalidad teraputica.

Nota: Odontologa: cuando el odontlogo realiza una consulta con fines
de deteccin temprana de patologa oral, sta se considera de P y P,
pero no se puede diferenciar a posteriori porque no existe una finalidad
referida a sta.
Finalidad de la
consulta
01 = Atencin del parto
(puerperio)
02 = Atencin del recin nacido
03 = Atencin en planificacin
familiar
04 = Deteccin de alteraciones
De crecimiento y
desarrollo
Del menor de diez aos
05 = Deteccin de alteracin
del
desarrollo joven
del
embarazo
del
adulto
de
La consulta puede ser realizada al usuario con fines de resolucin de
problemas de salud (diagnsticos y teraputicos) o de Promocin de la
salud y Prevencin de la enfermedad ( deteccin temprana o proteccin
especfica).

Los valores del 01 al 09 corresponden a una finalidad de PROMOCIN
Y PREVENCIN.

La finalidad 10 corresponde a una finalidad RESOLUTIVA, es decir
cuando el paciente acude al mdico porque se siente enfermo, presenta
alguna sintomatologa o ha sido vctima de un evento de causa externa,
tales como accidentes, maltrato, agresin, violencia.

1. Que la finalidad exista en la tabla
de finalidad.
2. Referencia cruzada: si la
finalidad est en el rango de 1 a 9,
el diagnstico principal debe ser un
cdigo Z y el primer diagnstico
relacionado puede ser un cdigo
correspondiente a una patologa o
un signo o sntoma.
3. Si la finalidad es 10 el
diagnstico no puede tener con
cdigo Z.
1.


25
agudeza visual
09 = Deteccin de enfermedad
profesional
10 = No aplica
Causa externa 01 = Accidente de trabajo
02 = Accidente de trnsito
03 = Accidente rbico
04 = Accidente ofdico
05 = Otro tipo de accidente
06 = Evento catastrfico
07 = Lesin por agresin
08 = Lesin auto infligida
09 = Sospecha de maltrato
fsico
10 = Sospecha de abuso
sexual
11 = Sospecha de violencia
sexual
12 = Sospecha de maltrato
emocional
13 = Enfermedad general
14 = Enfermedad profesional
15 = Otra
Los valores del 1 al 12 se refieren algunas de las verdaderas causas
externas que originaron la atencin. El valor 13 se refiere a la
enfermedad cuya etiologa no corresponde a una causa externa, y cae
en el mbito de la enfermedad general; el 14 corresponde a una
posible enfermedad profesional y la 15 a otras causas no contempladas
en esta tabla, como podran ser las dems que incluye la CIE en su
dcima versin, es decir, las del captulo XX.
Se valida que la causa externa se
encuentre en la tabla de valores
permitidos.
Cdigo del
diagnstico principal
Un nico valor del diagnstico:
el cdigo de cuatro dgitos.

La afeccin principal se define como la afeccin diagnosticada al final
del proceso de atencin de la salud o de la consulta, como la causante
primaria de la solicitud de atencin del paciente.

Si no se hace ningn diagnstico, se selecciona el sntoma principal,
hallazgo anormal o problema ms importante, como afeccin principal
(CIE 10 Vol 2)
* Consultar reglas de codificacin dispuestas en los distintos medios

Si la consulta es de P y P (finalidad
1 al 9) lleva un cdigo Z, si es
resolutiva (finalidad 10) no puede
llevar un cdigo Z.
Validar referencia cruzada entre:
datos de edad y sexo y los
diagnsticos de la CIE 10, tabla de
referencia con rangos permitidos
para edad y sexo.
Cdigo del
diagnstico
relacionado No. 1
Un valor nico: cdigo
alfanumrico de cuatro dgitos
Otras afecciones o problemas relacionados con la afeccin principal, es
decir, coexistieron durante el manejo de la afeccin principal, y/o que
fueron atendidos durante el episodio de atencin de la salud.
Se verifica que exista en la tabla de
CIE 10
Cdigo del Un valor nico: cdigo Igual especificacin que en el anterior, cuando se requiera. Se verifica que exista en la tabla de
1.


26
diagnstico
relacionado No. 2
alfanumrico de cuatro dgitos CIE 10.
Cdigo del
diagnstico
relacionado No. 3
Un valor nico: cdigo
Igual especificacin que en el anterior, cuando se requiera. Se verifica que exista en la tabla de
CIE 10.
Tipo de diagnstico
principal
1 = Impresin diagnstica
2 = Confirmado nuevo
3 =Confirmado repetido
Debe registrarse el tipo de diagnstico segn el grado de aproximacin y
confirmacin del diagnstico, que tenga el mdico en el momento de la
atencin.

Se valida que el tipo de diagnstico
corresponda a los valores
permitidos en la tabla de Tipo de
Diagnstico.
Valor de la consulta Un nico valor del dato: un
nmero de mximo 15
caracteres.

Este dato corresponde al valor que el prestador cobrar al pagador por
esa consulta, cuando sta se paga por evento.
Si las consultas se realizan como parte de un paquete de servicios,
cualquiera sea ste (capitacin, pago fijo por actividad final, DRG,
atencin integral por patologa o condicin del paciente), sta no tiene
valor unitario, por cuanto el valor corresponde al paquete. Se debe
registrar en este campo 0 (cero).

Se valida que el campo sea
numrico.
Valor de la cuota
moderadora
Un nico valor del dato: un
nmero de mximo 15
caracteres.

Corresponde al pago que debe hacer el usuario del servicio, como cuota
de recuperacin, cuota moderadora o copago. En los dos ltimos casos
el prestador acta como recaudador de ingresos a terceros, pues estos
dineros corresponden al pagador.
Se debe registrar el valor pagado por el usuario.

numrico.
Valor neto a pagar Un nico valor del dato: un
nmero de mximo 15
caracteres.

Este dato corresponde al valor que el prestador cobrar al pagador por
esa consulta, cuando sta se paga por evento.
Si las consultas se realizan como parte de un paquete de servicios,
cualquiera sea ste (capitacin, pago fijo por actividad final, DRG,
atencin integral por patologa o condicin del paciente), sta no tiene
valor unitario, por cuanto el valor corresponde al paquete. Se debe
registrar en este campo 0 (cero).

numrico.

NOTA: el cdigo del prestador es el nmero de habilitacin generado por el ente territorial correspondiente, es de 12 posiciones, incluye sedes,
para consultar si ya se encuentra en el Ministerio de Salud y Proteccin Social favor consultar en http://201.234.78.38/habilitacion/ . Aplica para
todos los archivos reportados.
1.


27
2. ARCHIVO DE PROCEDIMIENTOS: AP

Decreto 4747 de 2007: Artculo 19. Clasificacin nica de Procedimientos en Salud - CUPS. Para la codificacin de procedimientos se utilizar la
Clasificacin nica de Procedimientos en Salud - CUPS, la cual ser de obligatoria aplicacin en todo el territorio nacional en todos los procesos
del sector que impliquen identificacin y denominacin de los procedimientos en salud.

Estructura de los datos


Cdigo entidad
administradora de planes
de beneficios
Valor nico Nmero completo del cdigo de la Entidad
Administradora de Planes de Beneficio, asignado por la
Superintendencia Nacional de salud. Debe ser idntico al
cdigo de la EAPB del archivo de control.
tabla de EAPB. Este cdigo debe
coincidir con el archivo de control.
Cdigo del prestador de
servicios de salud
Un valor nico Igual regla que para consulta Igual validacin que para la consulta.
Nmero de la factura Un valor nico Igual regla que para consulta Igual validacin que para la consulta.
Tipo de identificacin del
usuario
Nmero de identificacin
del usuario en el Sistema
Fecha del procedimiento Un valor nico Igual regla que para consulta Igual validacin que para la consulta.
Cdigo del procedimiento Un valor nico En este campo se registra el cdigo del procedimiento,
segn corresponda en la Clasificacin nica de
Procedimientos en Salud (CUPS) Colombia.
El prestador debe codificar primariamente con CUPS, y
cuando requiera facturar los eventos a tarifas SOAT har
la conversin a este codificador, para efectos de la
transaccin. Los registros individuales en el archivo
plano irn codificados con CUPS.
Verifica que el procedimiento exista en la
tabla de procedimientos: CUPS
mbito de realizacin del
procedimiento
1 = Ambulatorio
2 = Hospitalario
3 = En urgencias
En este campo se registra en qu mbito se realiza el
procedimiento, es decir, en qu tipo de servicio est
siendo atendido el usuario. Si su atencin es de consulta
Verifica que el valor seleccionado est
dentro del rango de valores de esa
variable.
1.


28
externa los procedimientos que se le realicen durante
sta atencin sern: mbito 1: AMBULATORIO.

Y si el paciente se encuentra hospitalizado, los
procedimientos que se hagan en ste perodo sern de
mbito: 2: HOSPITALARIO

Si el paciente est siendo atendido en el servicio de
urgencias, ya sea en consulta o en observacin, el
mbito del procedimiento que le realicen durante sta
atencin es: 3: URGENCIAS.
Finalidad del procedimiento 1 = Diagnstico
2 = Teraputico
3 = Proteccin especfica
4 = Deteccin temprana de
Enfermedad general
5 = Deteccin temprana de
Enfermedad profesional
Los procedimientos tienen la finalidad diagnstica
cuando se realizan para establecer (confirmar o
descartar) un diagnstico presuntivo; o an si no
existiere un diagnstico presuntivo, se realizan para
establecer las condiciones del paciente en relacin con
la sintomatologa, la causa o motivo de la solicitud de
atencin y la anamnesis.

Los procedimientos tienen la finalidad teraputica,
cuando se realizan para tratar el problema de salud por
el cual consult el paciente, tanto en la consulta externa
como en la urgencia o la hospitalizacin.

Los procedimientos tienen una finalidad de proteccin
especfica cuando se realizan para evitar una condicin
de salud especfica (embarazo) o una enfermedad
(inmuno prevenible) mediante la aplicacin de un
dispositivo o una vacuna.

Los procedimientos se realizan con una finalidad de
deteccin temprana, cuando se busca identificar valores
de los indicadores vitales que indiquen un riesgo de
desarrollar una enfermedad.
variable.
Personal que atiende 1 = Mdico (a) especialista
2 = Mdico (a) general
Solo debe registrarse para el procedimiento: Atencin
del parto.
1.


29
3 = Enfermera (o)
4 = Auxiliar de enfermera
5 = Otro
variable, cuando el procedimiento es:
atencin del parto.

Diagnstico principal Un valor nico: cdigo
Solo se diligencia cuando se trata de procedimientos
quirrgicos.
Se codifica segn Reglas de Codificacin de la CIE 10
Verifica que el campo est lleno cuando
el procedimiento se encuentre en la tabla
de CUPS marcada como Procedimiento
quirrgico.
Diagnstico relacionado Un valor nico: cdigo
Se diligencia cuando se trata de procedimientos
quirrgicos, y solo cuando en la ciruga se encuentra una
condicin adicional a la inicialmente identificada, segn
Reglas de Codificacin.
Que el diagnstico est en la tabla de
referencia de los diagnsticos (CIE 10
versin) en los rangos permitidos para
edad y sexo.
Complicacin Un valor nico: cdigo
Se registra segn reglas de codificacin con CIE 10,
cuando surja una complicacin directamente relacionada
con el procedimiento (el acto quirrgico, la
administracin de la anestesia, la aplicacin de sangre,
lquidos, prtesis u otros).
Que el diagnstico est en la tabla de
referencia de los diagnsticos (CIE 10
versin) en los rangos permitidos para
edad y sexo.
Valor del procedimiento Este dato corresponde al valor que el prestador cobrar
al pagador por ese procedimiento, cuando ste se paga
por evento.
Si los procedimientos se realizan como parte de un
paquete de servicios, cualquiera sea ste (capitacin,
pago fijo por actividad final, DRG, atencin integral por
patologa o condicin del paciente), sta no tiene valor
unitario, por cuanto el valor corresponde al paquete.
Se debe registrar en este campo 0 (cero).
Se valida que el campo sea numrico.

1.


30
3. ARCHIVO DE URGENCIA CON OBSERVACIN: AU



Cdigo de la entidad
administradora de planes de
beneficios
Administradora de Planes de Beneficio, asignado por
la Superintendencia Nacional de salud. Debe ser
idntico al cdigo de la EAPB del archivo de control.
servicios de salud
Nmero de la factura Un valor nico Igual regla que para consulta Igual validacin que para la consulta.
Tipo de identificacin del
usuario
Nmero de identificacin del
usuario en el sistema
Fecha de ingreso a
observacin
Un valor nico Debe registrarse la fecha en que el usuario pasa a la
unidad de observacin, con el formato estndar de
fecha. Formato = dd/mm/aaaa
Se valida que fecha de ingreso no
sea mayor a la fecha actual
Debe ser anterior o igual a la fecha
de salida o egreso de urgencias
09 = Sospecha de maltrato fsico
10 = Sospecha de abuso sexual
11 = Sospecha de violencia sexual
12 = Sospecha de maltrato emocional
Del 1 al 12 son las causas externas que ms interesan
para la vigilancia de la salud pblica. Si hubieren otras
causas externas no contempladas en estas 12, deben
seleccionar el valor: 15 otra; y si se requiere una mayor
precisin en la causa que origin la atencin pueden
hacerlo en el campo de diagnstico relacionado, con
los diagnsticos de los captulo XX, letras V a la Y.

Valida que se encuentre en la tabla
de causa externa.

1.


31
15 = Otra
Diagnstico principal a la
salida
Un valor nico: cdigo alfanumrico de
cuatro dgitos
Debe registrarse el diagnstico que justific la estada
en observacin, sea ste un diagnstico de una
patologa o uno sintomtico. En ste campo no debe ir
un Dx de causa externa.
Se valida que el cdigo est en la
tabla CIE 10
Diagnstico relacionado Nro.
1 a la salida
cuatro dgitos
Debe registrarse el diagnstico relacionado (si lo hay)
ms prximo al principal, o la causa externa si existe.
Ej: Dx de salida: fractura de los huesos de la narz.
Dx relacionado 1: Luxacin del maxilar
Dx relacionado 2: V23 Motociclista lesionado por
colisin con vehculo de transporte pesado o autobs.
Iguales validaciones que para Dx a la
salida.
2 a la salida
cuatro dgitos
Puede corresponder a: 1) un segundo diagnstico
relacionado con el principal o de salida, o 2) a la causa
externa como se muestra en el anterior ejemplo.
salida
3 a la salida
cuatro dgitos
Puede corresponder a: 1) un tercer diagnstico
relacionado con el principal o de salida, o 2) a la causa
externa
salida.

Destino del usuario a la salida
de observacin

1 = Alta de urgencias
2 = Remisin a otro nivel de
complejidad
3 = Hospitalizacin
Debe seleccionarse uno de los posibles valores de
sta variable.
Si el destino es hospitalizacin,
deber aparecer un registro de
hospitalizacin en la misma fecha o
del da siguiente.
Si Estado = 2 => el usuario no debe
aparecer en AC de urgencias con
fecha posterior Si Estado = 2 => el
usuario no debe aparecer en AP con
fecha posterior a la fecha de salida.
Estado a la salida 1 = Vivo (a)
2 = Muerto (a)
Sealar si el paciente sale vivo de la observacin, o
muerto. Si su condicin a la salida es sta ltima, el
siguiente campo no puede ir en blanco.
Que el valor est en el rango
permitido
Causa bsica de muerte en
urgencias
cuatro dgitos
La causa bsica de muerte, segn la Clasificacin
Internacional, es la causa primaria que origina la
secuencia de hechos que terminaron en la muerte, ya
sea una causa externa o una enfermedad.
Obligatorio si el estado a la salida es =2
Validar que el campo causa bsica
de muerte no sea nulo, si el estado
es igual a 2.
Fecha de la salida del usuario Un valor nico: formato fecha: Es la fecha en que el paciente termina su estancia en
1.


32
de observacin dd/mm/aaaa observacin, sin importar el nmero de horas o das
que permanezca en este servicio y su destino
inmediato. Si el paciente permanece ms de 6 horas
en urgencias y la EPS exige al hospital la
hospitalizacin pero no hay camas disponibles, no se
puede reportar como hospitalizacin.
Valida formato fecha
Valida que la fecha de la salida no
sea mayor a la actual
Valida que la fecha de salida no
puede ser anterior a la fecha de
ingreso.

1.


33
4. ARCHIVO DE HOSPITALIZACIN: AH



DATOS VALORES PERMITIDOS CMO REGISTRAR VALIDACIONES
Cdigo entidad
administradora de planes
de beneficios
Administradora de Planes de Beneficio,
asignado por la Superintendencia Nacional de
salud. Debe ser idntico al cdigo de la EAPB
del archivo de control.
servicios de salud
Cdigo del prestador de servicios de salud. Igual regla de registro que en archivo de
transaccin
Igual validacin que para la consulta.
Nmero de la factura Nmero de la factura Se registra el nmero de la factura segn las
reglas establecidas para el archivo de
transaccin.
Tipo de documento de
identificacin del usuario
Tipo de identificacin Igual regla que en registro de usuarios Igual validacin que para la consulta.
Nmero de identificacin
del usuario en el sistema
Nmero de identificacin del usuario en el
Sistema
Igual regla que en registro de usuarios Igual validacin que para la consulta.
Va de ingreso a la
institucin
1 = Urgencias
2 = Consulta externa programada
3 = Remitido
4 = Nacido en la institucin
Las opciones 1,2 y 4 se refieren a la misma
institucin, es decir, si fue atendido en
urgencias o consulta programada o si naci en
ese hospital.

Remitido se refiere a que el paciente proviene
de otro servicio en otra institucin que no
puede ofrecerle los servicios que su condicin
requiere, y por tanto se remite. Esta remisin
est determinada por las condiciones
convenidas con el pagador, por lo general
requiere autorizacin previa.
Si Va = 1 => El usuario debe aparecer
en AU
Si Va = 1 y no aparece en AU => El
usuario debe aparecer en AC con
consulta de urgencias
Si Va = 2 => El usuario debe aparecer
en AC, con consultas generales o
especializadas.
Si Va = 4 => debe aparecer la
hospitalizacin y el procedimiento parto,
de la mam.
Fecha de ingreso del
usuario a la institucin
Un valor nico: formato fecha: dd/mm/aaaa Se registra la fecha (da, mes y ao) en que el
paciente ha sido ingresado al servicio de
Se valida que fecha de ingreso no sea
mayor a la fecha actual
1.


34
hospitalizacin.

Si el paciente se encuentra en urgencias y
lleva 6 horas o ms pero el hospital no cuenta
con camas disponibles para su
hospitalizacin, se debe seguir registrando
como atencin de urgencias y no como
hospitalizacin.

Debe ser anterior o igual a la fecha de
salida o egreso de urgencias
Hora de ingreso del usuario
a la institucin
Debe registrarse la hora en que el usuario
pasa a hospitalizacin, con el formato
estndar de hora militar.
Formato = hh:mm (hora militar)

Valida formato hora
Que el valor no exceda de: 24 horas ni
60 minutos.

Si Fecha Ingreso = Fecha Salida => Hora
de Ingreso debe ser anterior a Hora de
Salida
09 = Sospecha de maltrato fsico
10 = Sospecha de abuso sexual
11 = Sospecha de violencia sexual
12 = Sospecha de maltrato emocional
15 = Otra
Del 1 al 12 son las causas externas que ms
interesan para la vigilancia de la salud pblica.

Si hubieren otras causas externas no
contempladas en estas 12, deben seleccionar
el valor: 15 otra; y si se requiere una mayor
precisin en la causa que origin la atencin
pueden hacerlo en el campo de diagnstico
relacionado, con los diagnsticos de los
captulo XX, letras V a la Y.

Los valores 13 y 14 corresponden a las
causas de demanda de enfermedad general o
profesional.

Valida que el valor registrado se
encuentre en el rango de los valores
permitidos.
Diagnstico principal de
ingreso
Un valor nico: cdigo alfanumrico de cuatro
dgitos
Corresponde al diagnstico que dio origen a la
hospitalizacin, en urgencias, consulta externa
o remisin.
Se valida que no sea un cdigo Z
Se valida que est en la tabla de
referencia de CIE, 10 revisin.
Diagnstico principal de
egreso
dgitos
El diagnstico principal de egreso debe ser un
diagnstico confirmado en la mayora de los
casos. Solo habr algunos casos en que no se
pudo confirmar.
referencia de CIE, 10 revisin
1.


35
Corresponde al diagnstico que justific la
mayor parte de la estancia.
Diagnstico relacionado
Nro. 1 de egreso
dgitos
Los diagnsticos relacionados son todos
aquellos que hacen parte del estado de salud
que justific la estada en el hospital.
Nro. 2 de egreso
dgitos
Nro. 3 de egreso.
dgitos
Diagnstico de
complicacin
Un valor nico: cdigo alfanumrico Se diligencia si hubo una complicacin. Se valida que est en la tabla de
Estado a la salida 1 = Vivo (a)
2 = Muerto (a)
Sealar si el paciente sale vivo de la
hospitalizacin o muerto. Si su condicin a la
salida es sta ltima, el siguiente campo no
puede ir en blanco.
Que el valor est en el rango permitido
Diagnstico de la causa
bsica de muerte
dgitos
La causa bsica de muerte, segn la
Clasificacin Internacional, es la causa
primaria que origina la secuencia de hechos
que terminaron en la muerte, ya sea una
causa externa o una enfermedad.
Obligatorio si el estado a la salida es =2
Validar que el campo causa bsica de
muerte no sea nulo, si el estado es igual
a 2.
Valida que el cdigo est en la tabla de
CIE 10.
Fecha de egreso del
usuario a la institucin
Un valor nico: formato fecha: dd/mm/aaaa Es la fecha en que el paciente deja el servicio
de urgencias.
Valida formato fecha
Valida que la fecha de la salida no sea
mayor a la actual
Valida que la fecha de salida no puede
ser anterior a la fecha de ingreso.
Hora de egreso del usuario
a la institucin
Un valor nico: formato hh;mm Es la hora en que el paciente deja
efectivamente el servicio de hospitalizacin.
Valida formato hora
60 minutos.

Si Fecha Ingreso = Fecha Salida => Hora
de Ingreso debe ser anterior a Hora de
Salida.

1.


36
5. ARCHIVO DE RECIEN NACIDOS: AN


contenga el mismo nmero de registros

Cdigo entidad administradora
de planes de beneficios
Administradora de Planes de Beneficio, asignado
por la Superintendencia Nacional de salud. Debe
ser idntico al cdigo de la EAPB del archivo de
control.
servicios de salud
Cdigo del prestador de servicios de
salud.
Igual regla de registro que en archivo de transaccin Igual validacin que para la consulta.
Nmero de la factura Un valor nico: cdigo alfanumrico Se registra el nmero de la factura segn las reglas
establecidas para el archivo de transaccin.
Tipo de identificacin de la
madre
CC = Cdula ciudadana
CE = Cdula de extranjera
PA = Pasaporte
RC = Registro civil
TI = Tarjeta de identidad
AS = Adulto sin identificacin
MS = Menor sin identificacin
La madre ha sido registrada con un documento de
identificacin al ingreso a la atencin de parto y a la
hospitalizacin. Ese mismo tipo de documento se
debe colocar en este campo para poder hacer
trazabilidad cuando se requiera.
Se valida estructura
Se valida que el valor seleccionado est
en los valores permitidos: CC, CE, PA,
RC, TI, AS, MS

Se valida que el tipo de documento
corresponda a la edad
Nmero de identificacin de la
madre en el Sistema
Un valor nico Corresponde al nmero del documento de
identificacin del usuario o el que le asigne la
entidad administradora del plan de beneficios
Se valida igual que en usuarios
Fecha de nacimiento Un valor nico; formato fecha:
dd/mm/aaaa
Fecha de nacimiento del recin nacido Valida formato fecha
Valida que la fecha de la salida no sea
mayor a la actual
Valida que la fecha de salida no puede
ser anterior a la fecha de ingreso.
Hora de nacimiento Un valor nico: hora militar (valor hasta 24
horas). Formato: hh:mm
Es la hora del alumbramiento. Valida formato hora
1.


37
60 minutos.
Si Fecha Ingreso = Fecha Salida =>
Hora de Ingreso debe ser anterior a
Hora de Salida.
Edad gestacional Un valor nico Nmero de semanas de gestacin de la madre al
momento del parto
No se valida
Control prenatal

1 = Si
2 = No
Identificador para determinar si la madre tuvo
control prenatal
Que el valor seleccionado est dentro
del rango permitido.
Sexo

1= Masculino
2 =Femenino
Identificador del sexo del recin nacido Que el valor seleccionado est dentro
del rango permitido
Peso Un valor nico Peso en gramos del recin nacido Se valida que sea numrico
Diagnstico del recin nacido Un valor nico: cdigo alfanumrico de
cuatro dgitos.
Si el nio presenta alguna patologa, se debe
colocar un Cdigo del diagnstico, segn la
Clasificacin Internacional de Enfermedades
vigente. Puede ser un Dx presuntivo
Que el valor seleccionado est dentro
del rango permitido de la tabla de
referencia
Causa bsica de muerte

cuatro dgitos.
Si el RN fallece antes de las 24 horas de nacido, y
sin que se hubiera hospitalizado por alguna
patologa, se debe colocar el Cdigo de la causa
bsica de muerte, segn la CIE 10
Debe ser igual a la registrada en el registro de
defuncin.

Validar que el campo causa bsica de
muerte no sea nulo, si el estado es igual
a 2.
Valida que el cdigo est en la tabla de
CIE 10.
Si este campo no es nulo, la fecha y
hora de muerte son variables
obligatorias.
Fecha de muerte Un valor nico; formato fecha:
dd/mm/aaaa
Fecha de muerte del recin nacido Valida formato fecha
Valida que la fecha muerte no sea
mayor a la actual
Valida que la fecha de muerte no sea
anterior a la fecha de nacimiento.
Hora de muerte Un valor nico: formato hh;mm Hora de defuncin del recin nacido Valida formato hora
60 minutos.
Si Fecha Ingreso = Fecha Salida =>
Hora de Ingreso debe ser anterior a
Hora de Salida.

38
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Cra. 13#32-76 Bogot D.C

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