7/18/2014 Ingeniera de Costos. Control de Costos.

Sistema de Control de Costos

Definicin AACE:

La aplicacin de procedimientos para limitar los
costos del proyecto a slo los autorizados, para
enfocar los esfuerzos de control a donde son ms
efectivos y para lograr un mximo control a un
mnimo costo.
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Sistema de Control de Costos
Objetivos:
Los objetivos bsicos de cualquier proyecto son el
tiempo, el costo y la calidad
Para lograr cumplir con ellos se requiere apoyo
administrativo, una estructura organizacional
adecuada y una adecuada actitud.
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Elementos de Control
Establecer
Objetivos
Implemen-
tacin
Comparar
resultados con
objetivos
No se requiere
accin
correctiva.
Proceder
Si se requiere
accin
correctiva.
Proceder
Accin
Correctiva
recomendada
Est dentro de
objetivos
Si esta fuera de
objetivos
Cambia
objetivos
No
realizarla
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El diagrama anterior sirve para:
Establecer Objetivos
Evaluar el desempeo a la fecha
Evaluar futuros resultados
Tomar acciones correctivas

Adecuada y rpida respuesta

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El control de costos esta en todas las fases
del proyecto:
Diseo conceptual
Ingeniera de Detalle
Procuracin
Construccin
Subcontracin
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Resistencia al Control:
Si el dueo interfiere mucho saldr ms caro.
Eso es muy caro (sin haberlo revisado).
Siempre lo hemos hecho asi y seguimos en el
negocio..
No tenemos tiempo para andar experimentando.
Eso no le va a gustar al jefe.
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Estructura Organizacional
Todos son responsables del costo
Factores Humanos
Resistencia al cambio
Comunicacin
Rpida retroalimentacin.
Ignorar el costo
Consecuenca de las decisiones...

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CONFLICTO CALIDAD/TIEMPO/COSTO
Balance entre los tres.
Quien controla los costos?
El cliente
La administracin
El equipo de proyecto
El ingeniero de costos
Los diseadores
Los contratistas
.

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Implementacin
Componentes de un buen sistema:
Procedimientos adecuados
Actitud
Contabilidad
Un buen Proyecto base
Identificacin de Problemas a Tiempo
Acciones Correctivas a tiempo
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El control de Costos ser ejercitado durante las
etapas:
Propuesta
Diseo
Procuracin
Contratacin
Construccin
Arranque
Finiquito
Pagos

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Propuesta:

Estudios de Ingeniera para el diseo ptimo.

Definicin de parmetros de costos.

Decisiones tienen un mayor impacto en esta etapa.
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DISEO
Prdida del alcance...
Autorizar solo cambio en el alcance que
mejoran costo, tiempo y calidad...
Comparar presupuesto con estimado
definitivo
Costo de ciclo de vida


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La Etapa de Procuracin:
En el caso de un proyecto industrial es una parte importante
del costo
Factores a considerar:
Lista de vendedores y distribuidores autorizados
Requisiciones completas
Mnimo de participantes
Tipo de contrato
Proximidad del proponente


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Calidad
Estandarizacin
Especificaciones
Evaluacin de propuestas
Tiempo de entrega
Acuerdos escritos
Seleccin del ganador
Extras
Programa de pagos

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Contratacin
Relacionado con los contratistas de la obra
Parmetros similares a la procuracin
Evaluacin de propuestas
Forma de contratacin
Especificar en contrato: procedimientos de control,
frecuencia, detalle y alcance de reportes, trabajos extras,
documentacin, procedimientos de inspeccin y
aprobacin.


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Usar sistema de costos del dueo o sistema
del contructor
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Construccin
Avance diario
Tipo de contrato
Monitorear: requerimientos de mano de obra,
productividad, supervisin, avance actual, costos
actuales y comprometidos.
Costos directos e indirectos
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Arranque
Tipo de contrato
Dos etapas: precomisionamiento y arranque.
Capacitacin al personal del dueo.
Monitoreo durante la operacin.

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Coordinacin
Diferentes centros de costos
Sistema de Comunicacin
Intranet/extranet

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Control Financiero
Presupuesto y costos se refieren a los gastos
esperados en el futuro
Control de costos agrega costos ocurridos
Pronstico de costos tiene que ver con todo lo anterior
Control financiero tiene que ver con el trabajo
realizado y dos categorias de costos: comprometidos
y flujos de efectivo.

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Costos Comprometidos:
Valor de ordenes de compras y contratos acordados o
fondos colocados que ya no estarn disponibles para
otros propsitos.
Projecto que cumple o no con programa
Trabajo ejecutado:
Valor de todo el trabajo ejecutado al trmino de un perido... Se
haya o no pagado..
Flujo de efectivo:
Flujo de fondos actuales:
Cuando se requerirn fondos para hacer pagos
Cuando se recibirn pagos
Cuando los fondos se mantendrn en reserva para hacer pagos o para
ser invertidos
Cuando se usarn reservas internas o sera hecho un prestamo



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Control de trabajo extra
Cambios o modificaciones al alcance.
Considerar:
Contratos claros y concisos
Acuerdos por escrito
Procedimientos de control claros y precisos
Alcance bien definido y entendible
Buena documentacin
etc...
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Los doce mandamientos del control de costos
Adherirse al presupuesto y programa
Controlar costos futuros en la etapa de diseo
Revisar todas las requisiciones de compras y ordenes de
compra
Revisar los paquetes de concurso de construccin
Estimar el costo para terminar. No usar aritmtica
Que el equipo del proyecto participe en estimar el costo
para terminar
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Trabajar sobre la base de compromisos, no sobre la base de
pagos ocurridos
Identificar y reportar prontamente los problemas
Comparar la cantidad de cambios con el contrato principal
Comparar los costos indirectos con el trabajo actualmente
desarrollado
Ver el estatus de las contingencias
Estar por encima de los costos todo el tiempo

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Control de Costos
Control de compras de equipo.
Proceso de procuracin durante la etapa de
diseo.
Algunos equipos requiere de un plazo muy largo
para ser enviados y deben de ser cotizados
antes del diseo definitivo.
Debe de hacerse un estimado previo para tener
una base de seleccin del equipo.
Recomendado manejarse con estimados
calculados por el propietario (in-house).




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Control de Costos
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Control de Costos.
Tabulacin de Propuestas
Seleccin de Proveedores o fabricantes
Comparacin sobre la misma base (enviados al
sitio, instalacin, etc)
Detectar excesos en el costo... (ej: 10%)
Investigar y posibles acciones correctivas.

Tendecias inflacionarias


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Control de Costos
Control de Materiales Voluminosos
Se consideran dentro de estos:
Concreto, varillas y cimbra
Cableado elctrico, conduits
Instrumentacin
Acero Estructural, escaleras y plataformas
Pinturas y selladores
Aislamientos
Tuberas

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Control de Costos
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Control de Costos
Cantidades de Materiales
60 a 75% del diseo terminado
Costos Unitarios
Provenientes de contratistas
Fletes
Escalatorias
Precio base
Revisin final al 95% del diseo

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Control de Costos
Control de materiales
Cantidades
Tiempos de envi
Almacenamiento en la obra

Considerarse:
Sistema de control y de registro
Experiencia en el control
Revisin periodica de los procedimientos
Holguras en las cantidades de materiales
Comparar cantidades....




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Control de Costos
Control de Cambios

Si los cambios no son identificados y estimados a tiempo, y de
manera eficiente, el proyecto estar fuera de control desde el
punto de vista de los costos

Considerarse en contingencias

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Control de Costos
Autorizacin de Cambios:

Incluirse en presupuesto
Modificaciones en programa
Reflejar el alcance
Forma de Contratacin: P. Alzado, PU. Y
Administracin


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Control de Costos
Contenido
Nmero y fecha
Titulo y descripcin
Breve justificacin
Originen
Categoria
Impacto en programa
Estimado de costos
Aprobacin
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Control de Costos durante la
Construccin
Importante para el dueo en contratos por
administracin...
Constructoras
Reportes de costos y control de estimaciones
Conceptos a controlarse:
Mano de obra directa
Materiales
Subcontratistas
Indirecto de campo
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Control de Costos
Los primeros tres pasos:
Cdigo de cuentas
Revisin de presupuesto
Procedimientos para medir y determinar el %
completado
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Control de Costos
Cdigo de Cuentas:
Control de costos
Control contable
Codigo que incluya:
rea fsica de trabajo
elemento del costo : material, mano de obra, etc...
Subdividir el elemento del trabajo...
Otros elementos para control...
Etc...
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Control de Costos
Revisin del Presupuesto
Obtener un estimado en base al diseo
definitivo.
El nuevo estimado ser la base para:
Requerimiento de Mano de Obra
Productividad laboral
Pronosticos de costos
Programa de obra
Clculo de % completado
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Clculo del Porcentaje Completado

Procesos para medir avance

La Figura 1 muestra una grfica tpica de avance
de la construccin
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Control de Costos

Mtodos para calcular el % completado o de
avance:

Ej: Si el concreto representa el 11% del total del proyecto y
se ha avanzado un 70% del concreto, entonces la
contribucin al avance total del proyecto es el 70% del 11%
o sea el 7.7%
Un aspecto crtico es la base para determinar el avance
fsico
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El 11% es usualmente determinado en base a avance fsico
(Ej: ejemplo se van a colar 100 m3 y se han colado 70,
entonces el avance es el 70%)

Este avance es cierto si los 70m3 corresponden a elementos
con las mismas caractersticas.... O en su caso habra que
subdividir y ponderar la actividad...

Tabla 1 describe el proceso de determinacin del %
completado del proyecto...

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Control de Costos
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Control de Costos
Bases para la ponderacin:

Base para la ponderacin son las horas
hombre...
Desventajas de usar horas-hombre
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Control de Costos
Materiales
Condicin ideal. Materiales lleguen a la obra
cuando se necesiten y se depositen cerca del
punto de ejecucin del trabajo...
Usualmente se controlan en almacen de obra
Control de almacen. Inventarios.
Reducir sobrepedidos...
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Costo Indirecto de Campo

Construcciones temporales y Consumibles.

Herramientas de Construccin.

Supervisin.

Sistema paralelo al sistema de costos directos

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Control de Costos
Construccin Temporales y Consumibles

Anlisis en presupuesto.
Renta de instalaciones (Ej: casetas)
Personal en almacenes

Control de costos y cantidades.
Base presupuestal


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Herramientas de Construccin:

Herramientas menores
Mantenimiento de maquinara
Consumos de la mquinas
Vehculos de obra

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Mano de Obra Indirecta:

Organizacin de Campo
Cantidades de personal
Salarios de personal

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Control de Costos
Cambios en alcance
Duracin de la Obra
Volumenes de Obra
Ajustes de Costos

Retrabajo
Errores de campo o de ingeniera
Tiempos