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Manual de Procedimientos

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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS OCCIDENTALES EZEQUIEL ZAMORA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS AGROSERVICIOS KANALHOA

INTEGRANTES Albarran Day 16.372.543 Azuaje Airi 19.069.793 Borrero Oney 14.549.596 Flores María 19.193.757 Guerra Yusnair

INDICE Pag. Introducción……………………………………………………………………………. 3 Justificación……………………………………………………………………………. 4 Objetivo general………………………………………………………………………... 5 Objetivo especifico…………………………………………………………………….. 5 Información general……………………………………………………………………. 6 Ubicación……………………………………………………………………………… Evolución histórica……………………………………………………………………. 6 6

Objeto social…………………………………………………………………………… 6 Misión, visión………………………………………………………………………….. 6 Estructura……………………………………………………………………………... Base legal……………………………………………………………………………... Políticas………………………………………………………………………………. Normas de control interno……………………………………………………………. Procedimientos……………………………………………………………………….. 7 8 9 10 11-14

Proceso escrito………………………………………………………………………… 11-14 Flujograma…………………………………………………………………………… Glosario de términos…………………………………………………………………. Anexos………………………………………………………………………………. 15-21 22 23

A K S

AGROSERKA C.A

Agroservicios Kanaloha “Agroserka” C.A Urb. Los Próceres Calle Independencia P-106 Telf. 0273-4146547; 0414-5700865 Manual de normas y procedimientos

Fecha: 01-09-2009 Pagina: 3 de 23

Asunto: Introducción Descripción:

La empresa agroservicios Kanaloha “Agroserka” C.A. es de amplio espectro cubre diferentes áreas que intervienen en la producción agrícola del estado. Esta compuesta por una junta administrativa, director gerente, departamento de administración, gerencia de ventas y gerencia de servicios. Entre ellas la asesoria técnica a los productores en la elaboración de proyectos de desarrollo de cultivos, mejoramiento operativo y optimización gerencial. Diagnostico, mantenimiento y reparación de maquinaria agrícola para la posterior venta de repuestos. De esta manera la estandarización de un procedimiento que describa de manera clara los procesos a llevar dentro de cada una de las áreas de la empresa, creando de esta forma uniformidad y eficiencia en los servicios prestados. La aplicación y utilización de este manual de procedimientos abarca los ámbitos de servicios, ventas, área administrativa y gerencia general, brindando así servicio completo en un solo lugar a los clientes que nos visitan constantemente.

JUSTIFICACION

Elaborado por: T.S.U Oney Borrero

Responsable: Fecha revisión:

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A K S
AGROSERKA C.A

Agroservicios Kanaloha “Agroserka” C.A Urb. Los Próceres Calle Independencia P-106 Telf. 0273-4146547; 0414-5700865 Manual de normas y procedimientos

Fecha: 01-09-09 Pagina: 4 de 23

Asunto: Justificación Descripción:

La utilidad de este manual de normas y procedimientos es de gran alcance para la empresa; debido a que permite conocer cada una de las funciones, tareas, requerimientos, cargos y responsabilidades de cada uno de los que ejecutan los procesos. De esta manera ofrecer servicios técnicos, como de asesoria a la persona que lo requiera para su óptima utilización y estandarización de funciones estableciendo los lineamientos a seguir por la empresa. De allí la importancia de los procedimientos para alcanzar la eficiencia según los objetivos trazados.

Elaborado por: T.S.U Oney Borrero

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Agroservicios Kanaloha “Agroserka” C.A Urb. Los Próceres Calle Independencia P-106 Telf. 0273-4146547; 0414-5700865 Manual de normas y procedimientos

Fecha: 01-09-2009 Pagina: 5 de 23

Asunto: objetivos

Descripción: General y especifico

Objetivo General: Uniformidad en los procesos y desempeños de funciones, mayor eficiencia, estandarización de los servicios y asesorías técnicas en general. Objetivos Específicos: Estandarización de formatos Logotipo de la empresa creando sentido de identidad Evitar las duplicaciones. Desempeños de funciones coordinadamente Servicio de asesoría técnica en un solo lugar Eficiencia en los procedimientos

Elaborado por: T.S.U Oney Borrero

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Fecha: 01-09-2009 Pagina: 6 de 23

AGROSERKA C.A

Asunto: ubicación, reseña Ubicación:valores histórica, objeto social, misión, visión,

La empresa se encuentra en la zona sur de la ciudad de Barinas; específicamente en la Urb. Los Próceres, Calle Independencia, N° P-106, pudiendo establecer agencias, oficinas y sucursales en cualquier parte del país. Evolución Histórica El trece de julio del año mil novecientos noventa y cinco, se registró la empresa AGROSERVICIOS KANALOHA C. A. Desde esta fecha comienza a prestar servicios formalmente hasta la fecha. Objeto Social La compañía tiene como objeto social el asesoramiento de técnico en asuntos relacionados con el agro, brindar asesoría gerencial, asesoramiento jurídico, compra y venta de fertilizantes de todo tipo y en general cualquier negocio licito, tenga o no conexión con su objeto principal MISION Prestar servicios de manera excelente, atendiendo las necesidades técnicas del agro de los clientes proporcionándoles productos de calidad, a sus accionistas una rentabilidad creciente y sostenible y a sus empleados la posibilidad de desarrollar sus competencias profesionales. VISION Ser la empresa líder en servicio técnico, ventas y servicios del agro en el estado Barinas. VALORES Orientación al cliente Sostenibilidad Integridad Compromiso con los resultados

Descripción: información de la empresa

Elaborado por: T.S.U Oney Borrero

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Agroservicios Kanaloha “Agroserka” C.A Urb. Los Próceres Calle Independencia P-106 Telf. 0273-4146547; 0414-5700865 Manual de normas y procedimientos JUNTA ADMINISTRATIVA

Fecha: 01-09-2009 Pagina: 7 de 23

Asunto: Organigrama Descripción:
DIRECTOR GERENTE

ADMINISTRACIO N

GERENCIA DE VENTAS VENDEDORES

GERENCIA DE SERVICIO TECNICO SUPERVISOR

ASIST. ADMINISTRATIVO

DIRECTOR GERENTE

MECANICO 1 ASESORIAS Y PROYECTOS MECANICO 2

AYUDANTES

Elaborado por: T.S.U Oney Borrero

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Fecha: 01-09-2009 Pagina: 8 de 23

Asunto: Base Legal Descripción: Leyes, Reglamentos.

Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela: Capitulo V De los Derechos Sociales y de las familias dando cumplimiento a los artículos Nº 89, 90, 91, 92 y 93. Avalados por la (L.O.T) Ley Orgánica del Trabajo: Capitulo II Del Deber de Trabajar y del Derecho al Trabajo artículos Nº 23, 24, 25. Reglamento Interno: Requisito mínimo para ingresos de ayudantes: poseer titulo de bachiller. Ofrecer un trato gentil y cortes a los clientes.gerente Cumplimiento del horario. Uso de uniforme e identificación correspondiente. Uso de implementos y artículos de seguridad para resguardo personal.

Elaborado por: T.S.U Oney Borrero

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Fecha: 01-09-2009 Pagina: 9 de 23

Asunto: Políticas de la Empresa Descripción:

La elaboración de propuesta de servicio se hará de lunes a viernes en horario de oficina. La elaboración de propuesta de servicio se hará por orden de llegada, para ser entregada en un lapso no mayor a un día. La cancelación de facturas por trabajos realizados se efectúa en horario de oficina. Solo se acepta tarjeta de debito, crédito o efectivo. Las facturas de proveedores serán canceladas solo y exclusivamente los días jueves en horario de oficina. El director gerente es seleccionado por la junta directiva y este a su vez coordina los gerentes de cada unidad. La solicitud de material a proveedores se hará los días martes en horario de oficina. La cancelación de horas extras a trabajadores de la empresa se hará solo si presenta previamente llena la tarjeta y con sus respectivos soportes. La empresa otorgara descuentos a clientes que cancelen el 75% del servicio antes de culminarlo. La empresa concede garantía por 60 días en caso de venta de repuestos si se comprueba defecto de fábrica. El trabajo realizado se garantizara siempre y cuando el cliente cumpla con las normas de funcionamiento del equipo.

Elaborado por: T.S.U Oney Borrero

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Fecha: 01-09-2009 Pagina: 10 de 23

Asunto: Normas de la Empresa Descripción: Control Interno

Todo empleado esta sujeto al reglamento interno de la empresa. Toda factura debe llevar correlación numérica. Toda factura debe llevar la fecha correspondiente a la elaboración del trabajo. Verificación de la disposición de repuestos. Cada propuesta de servicio debe ir firmada por el técnico que realizo la misma. Cada trabajador después de tres meses de servicio debe ser inscrito en el IVSS. El trato entre los empleados de la empresa debe ser de respeto y cortesía. La utilización de los equipos y accesorios de trabajo asignados a los empleados son única y exclusivamente para labores relacionadas al mismo. Los empleados administrativos utilizaran uniformes en horario de oficina de lunes a jueves, los viernes pueden laborar en ropa particular, (dentro de las normas del buen vestir, es decir; (evitar el uso de shorts, franelillas, licras, gorras, minifaldas, blusas escotadas.) los técnicos si utilizaran Servicio de Mantenimiento el uniforme de lunes a viernes. Pasos. Los bonos vacacionales y las prestaciones sociales serán canceladas según los cálculos que indica la ley orgánica del trabajo. 1.- Cliente solicita servicio 2.- Se elabora presupuesto de servicio 3.- Cliente recibe propuesta de servicio ¿acepta? 4.- (Si) se realiza trabajo .- (No) fin del procedimiento 5.- Elaboración de factura de servicio 6.- Se envía factura al cliente
Elaborado por: T.S.U Oney Borrero Responsable: Fecha revisión: Responsable: Fecha aprobación:

7.- Cliente cancela la factura de servicios prestado 8.- Administración recibe pago

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Fecha: 01-09-2009 Pagina: 11 de 23

Asunto: Procedimientos Descripción: Objetivo, proceso escrito.

Servicio de Reparación Pasos. Borrero
Elaborado por: T.S.U Oney Responsable: Fecha revisión: Responsable: Fecha aprobación:

1.- Cliente solicita servicio de reparación 2.- Se elabora presupuesto de servicio 3.- Cliente recibe propuesta de servicio ¿acepta si o no?

4.-(Si) se realiza trabajo .-(No) fin del procedimiento
A 5.- Se tiene repuesto en stock, seAgroservicios Kanaloha “Agroserka” C.A elabora trabajo. K Urb. Los Próceres Calle Independencia P-106 Fecha: 01-09-2009 Telf. 0273-4146547; 0414-5700865 S No se tiene el repuesto, se solicita al cliente el 50% para la compra del mismo. 6.AGROSERKA C.A Manual de normas y procedimientos Pagina: 12 de 23

7.- Elaboración de factura de servicio
Asunto: Procedimientos 8.- Se envía factura al cliente

Descripción: Objetivo, proceso escrito.

9.- Cliente cancela la factura de servicios prestados 10.- Administración recibe pago .- Fin del procedimiento.

<

Servicio de Asesoría Pasos. 1.- Cliente solicita asesoria 2.- Empresa realiza propuesta y convenio con el cliente 3.- Cliente acepta convenimiento de servicio .- Cliente no acepta convenimiento va al paso cinco 4.- Cliente efectúa pago de la asesoría 5.- Fin del procedimiento
Elaborado por: T.S.U Oney Borrero Responsable: Fecha revisión: Responsable: Fecha aprobación:

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Fecha: 01-09-2009 Pagina: 13 de 23

Asunto: Procedimientos Descripción: Objetivo, proceso escrito.

Elaboración de Proyectos Pasos. 1.- Cliente solicita elaboración de proyectos 2.- Se realiza propuesta de servicio al cliente (Varia el precio dependiendo del monto del crédito del proyecto) 3.- Cliente acepta el proyecto (Si) se procede a la elaboración del proyecto (No) se realiza elaboración del proyecto 4.- Se entrega proyecto elaborado y encuadernado al cliente 5.- Se envía factura al cliente lo firma para aprobación 6.- Fin del procedimiento.

Elaborado por: T.S.U Oney Borrero

Responsable: Fecha revisión:

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Fecha: 01-09-2009 Pagina: 14 de 23

Asunto: Procedimientos Descripción: Objetivo, proceso escrito.

1

2

3Borrero

Elaborado por: T.S.U Oney

Responsable: Fecha revisión:

Responsable: Fecha aprobación:

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Fecha: 01-09-2009 Pagina: 15 de 23

Asunto: Flujograma de Procedimientos Descripción: servicio de mantenimiento

Pas o

Cliente

Dpto. de servicios

Administración

Inicio

Solicitud de servicios

Elabora propuesta de servicio

Propues ta

5

Propues ta

Propues ta

Ace pta

S i

6

N o

Fin del proceso

Se realiza trabajo

7
Elaborado por: T.S.U Oney Borrero Responsable: Fecha revisión:

1

Responsable: Fecha aprobación:

8

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Fecha: 01-09-2009 Pagina: 16 de 23

Asunto: Procedimientos Descripción: proceso de mantenimiento
Dpto. de servicios

Pas o

Cliente

Administración

1

Se elabora Factura

Factur a

Cheque a pago de factura y cierra la orden

Factura

Recibe y paga factura

Propue sta de servicio sy factura

1

Cheque a pago de factura y cierra la orden

Fin del proceso

2

3

Responsable: Fecha revisión:

Responsable: Fecha aprobación: Elab por: T.S.U Oney Borrero Fecha elaboración: 01-09-09

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Fecha: 01-09-2009 Pagina: 17 de 23

Asunto: Flujograma de servicio de reparación

Descripción: Objetivo, proceso escrito, flujo vertical y grafico.

Pas o

Cliente

Dpto. de servicios

Administración

Inicio

Solicitud de servicios

Elabora propuesta de servicio

Propues ta

5
Propues ta

Propues ta

S i

6
No

Ace pta

1

7

Fin del proceso

8 Borrero

Elaborado por: T.S.U Oney

Responsable: Fecha revisión:

Responsable: Fecha aprobación:

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Fecha: 01-09-2009 Pagina: 18 de 23

Asunto: Procedimientos Descripción: Objetivo, proceso escrito.

Pas o

Cliente

Dpto. de servicios

Administración

1
Si
¿Hay repues to?

No

Solicita 50% para la compra

Se realiza trabajo

1

Elabora factura

Factura

Recibe y paga factura

Propuest a de servicios y factura

2

Chequea pago de factura y cierra la Fin del proceso

3
Elaborado por: T.S.U Oney Borrero Responsable: Fecha revisión: Responsable: Fecha aprobación:

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Fecha: 01-09-2009 Pagina: 19 de 23

Asunto: Procedimientos de asesoría Flujograma

Descripción: Objetivo, proceso escrito.

Pas o

Cliente

Dpto. de servicios

Administración

Inicio

Solicitud de servicios

Elabora propuest a de servicio y

Propues ta

1

Propuesta de servicio

Propues ta

Ace pta N o

S i

Fin del proceso Realiza pago de factura Fin del proceso

2

3Elaborado por: T.S.U Oney
Borrero

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Fecha: 01-09-2009 Pagina: 20 de 23

Asunto: Flujograma de elaboración de proyectos

Descripción: Objetivo, proceso escrito.

Pas o

Cliente

Dpto. de servicios

Administración

Inicio

Solicitud de servicios

Elabora propuesta de servicio

Propues ta

5

Propues ta

Propues ta

Ace pta N o Fin del proceso

S i

Se elabora proyecto

6

1

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Elaborado por: T.S.U Oney Borrero

Responsable: Fecha revisión:

Responsable: Fecha aprobación:

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AGROSERKA C.A

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Fecha: 01-09-2009 Pagina: 21 de 23

Asunto: Procedimientos Descripción: Objetivo, proceso escrito.

Pas o

Cliente

Dpto. de servicios

Administración

1

Proyecto terminado

Glosario de términos: Propuesta de servicios: papel escrito donde se indica el costo de servicios prestados por la empresa. Servicio de mantenimiento: es el que se realiza de manera preventiva a las maquinarias. Servicio de reparación: es el que se realiza cuando la maquinaria Flujograma: esquema grafico que muestra el proceso. Orden de servicio: es el registro que abarca desde el comienzo de un servicio hasta la Recibe culminación del mismo, de esta forma se realiza un control de los trabajos realizados.
factura de servicio y paga Elabora factura de requiereservicio de cambio
Factura piezas.

Cheque a pago

Fin del proceso

Elaborado por: T.S.U Oney Borrero

Responsable: Fecha revisión:

Responsable: Fecha aprobación:

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Fecha: 01-09-2009 Pagina: 22 de 23

Asunto: Glosario Descripción: términos

Elaborado por: T.S.U Oney Borrero

Responsable: Fecha revisión:

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Fecha: 01-09-2009 Pagina: 21 de 23

Asunto: Anexo Descripción: Factura

Elaborado por: T.S.U Oney Borrero

Responsable: Fecha revisión:

Responsable: Fecha aprobación:

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