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ORDENAR LOS DATOS

11.1. Lista de una columna y listas de varias columnas


11.1. Lista de una columna y listas de varias columnas
Una lista de una sola columna es aquella que cada fila contiene un solo dato. Sin embargo en la mayora de las ocasiones
las listas tienen ms de un dato por fila, es decir, contienen dos o ms datos referidos a la misma cola, suceso o persona.
Por ejemplo, en la lista siguiente cada fila contiene seis datos: N Fra., Fecha factura, Empresa, Giro D/F, Fecha Vto.,
Importe factura.
N
FRA.
FECHA
FACTURA
EMPRESA
GIRO
D/F.
FECHA
VTO.
IMPORTE
FACTURA
256 01/01/2011 Hnos. Garcia, S.L. 60 02/03/2011 5.032,59
257 08/01/2011 Caramelos Lie, S.A. 30 07/02/2011 2.027,53
258 02/02/2011 Lnea, S.A. 90 03/05/2011 2.628,54
259 05/02/2011 Cremas Prez, S.L. 30 07/03/2011 3.319,70
260 26/02/2011 Vrtice, S.A. 60 27/04/2011 3.530,06
261 01/03/2011 Lnea, S.A. 60 30/04/2011 1.877,27
262 14/03/2011 Caramelos Lie, S.A. 30 13/04/2011 2.576,77
263 09/04/2011 Chuchesricas, S.L. 60 08/06/2011 885,60
264 19/05/2011 Vrtice, S.A. 90 17/08/2011 1.300,30
265 09/06/2011 Hnos. Garcia, S.L. 30 09/07/2011 2.328,03
266 24/06/2011 Galletas Pedro, S.L. 30 24/07/2011 3.530,06
267 09/07/2011 Galletas Pedro, S.L. 60 07/09/2011 7.436,63
268 22/07/2011 Chuchesricas, S.L. 90 20/10/2011 4.882,33
269 11/09/2011 Caramelos Lie, S.A. 45 26/10/2011 2.929,04
270 24/09/2011 Hnos. Garcia, S.L. 30 24/10/2011 8.939,16
271 30/09/2011 Cremas Prez, S.L. 30 30/10/2011 5.068,65
272 19/10/2011 Caramelos Lie, S.A. 60 18/12/2011 975,75
273 05/11/2011 Lnea, S.A. 60 04/01/2012 1.366,41
274 09/12/2011 Vrtice, S.A. 90 08/03/2012 1.859,24
275 14/12/2011 Chuchesricas, S.L. 90 13/03/2012 4.431,57
Todos los datos que corresponden al mismo elemento de una lista se sitan en la misma fila, pero en distintas columnas. A
cada una de esta columnas se les denomina campo, y al conjunto de los campos pertenecientes al mismo
elementos, registro. De acuerdo con esto, en la lista hay seis campos que definen cada dato de la lista. Y el conjunto de los
seis campos pertenecientes a la misma fila forma un registro.
En Excel es muy importante distinguir los campos. Casi siempre los nombres de los campos son, tambin, los encabezados
de la lista.

11.2. Ordenacin rpida


11.2. Ordenacin rpida
1 Selecciona una sola celda de la columna que desea ordenar.
2 En la ficha Datos en el grupo Ordenar y filtrar, haz clic en orden ascendente (de A a Z o del nmero menor al
mayor).
3 En la ficha Datos en el grupo Ordenar y filtrar, clic en orden descendente (de Z a A o del nmero mayor al
menor).

11.3. Ordenar una lista en funcin de los datos de una columna.


11.3. Ordenar una lista en funcin de los datos de una columna.
Cuando se dispone de una lista con informacin desorganizada y quieres ordenarla, lo primero que tienes ue hacer es
plantearte dos cuestiones:
Qu hay que ordenar?
Cmo hay que ordenarlo?
Normalmente, la respuesta a la primera pregunta es: la lista entera. Con respecto a la segunda, las listas siempre se
ordenan con respecto a una (o varias) de las columnas que la componen. Por ejemplo, si quiere ordenar la lista de la Tabla
Chucheras lo debes hacer en funcin de N Fra., Fecha factura, Empresa, Giro D/F, Fecha Vto., Importe factura. La columna
en funcin de la que ordense la lista se denomina criterio de ordenacin.
11.3.1. Orden ascendente y orden descendente
Existen dos posibilidades:
Orden en un criterio de ordenacin ascendente. El orden alfabtico normal de la A a la Z, el orden por nmeros
(1,2,3,...), el orden cronolgico de fechas anteriores a fechas recientes.
Orden en un criterio de ordenacin descendente. El orden alfabtico normal de la Z a la A, el orden por
nmeros (3,2,1,...), el orden cronolgico de fechas recientes a fechas anteriores.
11.3.2. Procedimiento para ordenar una lista
Para ordenar la lista de la tabla Chucheras por el campo Fecha vto.
1 El primer paso selecciona cualquier celda de la lista que quieras ordenar, eso bastar para que Excel reconozca la
lista completa. Es recomendable situarse en una celda de la columna que se quiera ordenar. En este caso tendrs que
situarte en una celda del campo Fecha vto.
2 A continuacin en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haz clic sobre . Inmediatamente Excel ofrece
distintas posibilidades, segn el tipo de datos de la lista:
Tipo de dato Acciones
Texto
Ordenar de A a Z.
Ordenar de Z a A.
Nmero
Ordenar de menor a mayor.
Ordenar de mayor a menor.
Fecha
Ordenar de ms antiguos a ms
recientes.
Ordenar de ms recientes a ms
antiguos.

3 En el ejemplo vas a ordenar por FECHA FACTURA, una vez activada cualquier celda de la columnaFECHA
FACTURA, haz clic sobre Ordenar y filtrar y selecciona Ordenar de ms antiguos a ms recientes.
Tambin es posible la ordenacin de datos utilizando Orden personalizado del comando Ordenar y filtrardel
grupo Modificar de la ficha Inicio. Los pasos son:
1 Activa cualquier celda de la tabla a ordenar.
2 Selecciona Orden personalizado. Siempre debes comprobar que Excel ha seleccionado correctamente el rango de
datos.
3 En el ejemplo vas a ordenar por FECHA VTO. En el cuadro de dilogo debes activar Mis datos tienen
encabezados que en el ejemplo estn contenidos en la primera fila, si el rango no los tuviera esta casilla debe permanecer
inactiva. El resto de opciones vienen reflejadas en la siguiente imagen:

7 Acepta.
11.4. Criterios de ordenacin


11.4. Criterios de ordenacin
Cuando ordena una lista, Excel lo hace alfabticamente, numricamente o cronolgicamente (excepto en el caso de que se
utilicen criterios personalizados), en orden ascendente o descendente.
Sin embargo, adems de texto, nmeros y fechas, las celdas de una hoja de clculo de Excel puede contener otras cosas.
Con carcter general, la prioridad que usa Excel en sus ordenaciones es la siguiente.
Orden Tipo de dato Criterios de ordenacin
1 Nmeros Se ordenan desde el nmero negativo menor al nmero positivo mayor.
2 Alfanumrica
Se ordenar de izquierda a derecha, carcter por carcter. Por ejemplo, si una
celda contiene el texto A100, Excel colocar la celda detrs de la celda que
contenga la entrada A1 y antes de la celda que contenga la entrada A11. Se
ordenarn del siguiente modo:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (espacio) ! # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ * \ + ^ _ , | - ~ + < = > A B
C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
3 Valores lgicos FALSO se coloca antes que VERDADERO.
4 Valores de error Todos los valores de error son iguales
5 Espacios en blanco Los espacios en blanco siempre se colocan en ltimo lugar.

11.5. Ordenar una lista en funcin de los datos de ms un nivel


11.5. Ordenar una lista en funcin de los datos de ms un nivel
Excel permite ordenar una lista por ms de un criterio.
11.5.1. Ordenar segn valores
Ejemplo en la Tabla Chucheras vas a ordenar por Empresas, despus por Fecha vto. y por ltimo porImporte factura

1 Selecciona una celda cualquiera de la lista.
2 Ejecuta el comando Orden personalizado del comando Ordenar y filtrar del grupo Modificar de la ficha Inicio.
3 Comprueba que est seleccionada la opcin Mis datos tienen encabezados
4 En Ordenar por elige el encabezado EMPRESA y el criterio de ordenacin: A a Z.
5 Haz clic en Agregar nivel.
6 En Luego por elige el encabezado FECHA y el criterio de ordenacin: De ms antiguos a ms recientes.
7 Haz clic en Agregar nivel.
8 En Luego por elige el encabezado IMPORTE FACTURA y el criterio de ordenacin: De mayor a menor.
9 Acepta.
11.5.2. Ordenar segn color de la celda
En la tabla de la derecha se ha dado un formato condicional segn: si las temperaturas son inferiores a 15, el relleno ser
de color azul ; si la temperatura est entre 15 y 25, el relleno ser de color naranja, y si las temperaturas son superiores a
25, el relleno ser de color rojo.

1 Ejecuta el comando Orden personalizado del comandoOrdenar y filtrar del grupo Modificar de la ficha Inicio.

2 Selecciona una celda cualquiera de la lista.
3 Comprueba que est seleccionada la opcin Mis datos tienen encabezados.
4 En Ordenar por se elige el encabezado 2010 y el criterio de ordenacin: el relleno color azul, En la parte superior.
5 Clic en Agregar nivel.
6 En Luego por elige el encabezado 2010 y el criterio de ordenacin: el relleno color naranja, En la parte superior.
7 Haz clic en Agregar nivel.
8 En Luego por elige el encabezado 2010 y el criterio de ordenacin: el relleno color rojo, En la parte superior.
9 Acepta.

11.5.3. Ordenar segn color de la fuente
En la tabla de la derecha se ha dado un formato condicional segn: si las NOTAS son inferiores a 5, el color de la fuente ser
rojo; si las notas son superiores o iguales a 5 el color la fuente ser verde.
1 Selecciona una celda cualquiera de la lista.
2 Ejecuta el comando Orden personalizado del comando Ordenar y filtrar del grupo Modificar de la ficha Inicio.
3 Comprueba que es seleccionada la opcin Mis datos tienen encabezados
4 En Ordenar por elige el encabezado NOTA y el criterio de ordenacin: el relleno color azul, En la parte superior.
5 Haz clic en Agregar nivel.
6 En Luego por elige el encabezado 2010 y el criterio de ordenacin: el relleno color naranja, En la parte superior.
7 Haz clic en Agregar nivel.
8 En Luego por elige el encabezado 2010 y el criterio de ordenacin: el relleno color rojo, En la parte superior.
9 Acepta.

11.5.4. Ordenar segn icono de celda
En la tabla de la derecha se ha dado un formato condicional segn: si la Dif. es mayor que 0, el icono ser: ; si la Dif.
es igual a 0, el icono ser: y si la Dif. es menor que 0, el icono ser:, .

1 Selecciona luna celda cualquiera de la lista.
2 Ejecuta el comando Orden personalizado del comando Ordenar y filtrar del grupo Modificarde la ficha Inicio.
3 Compruebar que est seleccionada la opcin Mis datos tienen encabezados
4 En Ordenar por elige el encabezado Dif. y el criterio de ordenacin: icono de celda En la parte superior.
5 Haz clic en Agregar nivel.
6 En Luego por elige el encabezado Dif. y el criterio de ordenacin: icono de celda En la parte superior.
7 Haz lic en Agregar nivel.
8 En Luego por elige el encabezado Dif. y el criterio de ordenacin: icono de celda En la parte superior.
9 Acepta.

11.6. Opciones de ordenacin
Junto con las operaciones normales de ordenacin vistas hasta ahora, Excel ofrece diversas opciones que permitirn
configurar exactamente las ordenaciones que realices.
Ejemplo: en el rango siguiente vienen dispuestas por filas los pases que visitan determinadas Comunidades Autnomas.
INGRESOS EN MILES DE EUROS
COMUNIDAD
AUTNOMA
ALEMANIA
REINO
UNIDO
SUECIA DINAMARCA JAPN TOTAL
Valencia 1.500 9.230 3.300 5.400 3.400 22.830
Andaluca 2.000 8.000 6.400 3.000 2.500 21.900
Madrid 3.000 2.450 2.300 2.800 1.330 11.880
Castilla-Len 4.000 1.200 1.900 2.300 2.000 11.400
Regin de Murcia 1.350 2.600 4.300 2.562 1.950 12.762
Si se quieren ordenar estos pases el procedimiento es el siguiente:
1 Selecciona la parte de lista que deseas ordenar.
2 Ejecuta el comando Orden personalizado del comando Ordenar y filtrar del grupo Modificar de la ficha Inicio.
3 En el cuadro de dilogo Ordenar haz clic en el botn Opciones y Excel muestra el cuadro de dilogoOpciones de
ordenacin.
4 Selecciona Ordenar de izquierda a derecha y Aceptar.
5 Selecciona la fila que corresponda al criterio de orientacin en este caso la fila 3.
6 Acepta.

INGRESOS EN MILES DE EUROS
COMUNIDAD AUTNOMA ALEMANIA DINAMARCA JAPN
REINO
UNIDO
SUECIA TOTAL
Valencia 1.500 5.400 3.400 9.230 3.300 22.830
Andaluca 2.000 3.000 2.500 8.000 6.400 21.900
Madrid 3.000 2.800 1.330 2.450 2.300 11.880
Castilla-Len 4.000 2.300 2.000 1.200 1.900 11.400
Regin de Murcia 1.350 2.562 1.950 2.600 4.300 12.762
11.7. Ordenar segn criterios personalizado
Si para ordenar por meses la tabla de la izquierda empleamos el criterio de ordenacin habitual, los meses se ordenaran
por orden alfabtico. Si quieres colocarlos en su orden natural, el procedimiento ser:
1 Selecciona el rango.

2 Ejecuta el comando Orden personalizado del comando Ordenar y filtrar del grupo Modificar de la ficha Inicio.
3 Elige: Ordenar por: mes, segn Valores y en el Criterio de ordenacin selecciona Lista personalizada, haz clic sobre
la lista personalizada que corresponda, en este caso, los meses del ao.
4 Acepta.