fmp12 Guía Del Usuario PDF

FileMaker
Pro 12
Gua del usuario
20072012 FileMaker, Inc. Reservados todos los derechos.
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Santa Clara, California 95054
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la carpeta de archivos y el logotipo de Bento son marcas comerciales de FileMaker, Inc. Las dems marcas comerciales
pertenecen a sus respectivos propietarios.
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o la distribucin de esta documentacin sin el consentimiento por escrito de FileMaker. Esta documentacin slo puede
utilizarse con una copia del software de FileMaker que tenga una licencia vlida.
Las personas, compaas, direcciones de correo electrnico y direcciones URL mencionadas en los ejemplos son puramente
ficticias, y cualquier parecido con personas, compaas, direcciones de correo electrnico y direcciones URL reales es mera
coincidencia. Los crditos aparecen en los documentos de agradecimientos que acompaan a este software. La mencin
de productos y direcciones URL de terceros es meramente informativa y no representa ningn tipo de garanta ni
recomendacin. FileMaker, Inc. no asume ninguna responsabilidad respecto al rendimiento de estos productos.
Para obtener ms informacin, visite nuestro sitio Web en http://www.filemaker.com/es/.
Edicin: 01
Contenido
Captulo 1
Introduccin a FileMaker Pro 7
Acerca de esta gua 7
Documentacin de FileMaker Pro 7
Dnde encontrar documentacin en PDF 7
Ayuda en lnea 8
Plantillas, ejemplos y ms informacin 8
Lecturas recomendadas 8
Visin general de FileMaker Pro 9
Crear bases de datos simples o complejas 9
Utilizar presentaciones para mostrar, introducir e imprimir datos 10
Buscar, ordenar y reemplazar datos 11
Proteger bases de datos 11
Crear guiones para automatizar tareas 12
Compartir e intercambiar datos 12
Guardar y enviar datos en otros formatos 13
Captulo 2
Utilizar bases de datos 14
Campos y registros de la base de datos 14
Abrir archivos 16
Abrir varias ventanas por archivo 19
Cerrar ventanas y archivos 20
Guardar archivos 20
Elementos que FileMaker Pro no guarda 21
Modos 22
Utilizar la barra de herramientas de estado 23
Visualizar registros 23
Seleccionar el registro activo 25
Desplazarse por los registros 26
Aadir y duplicar registros 26
Aadir y duplicar registros relacionados 27
Eliminar registros 28
Introducir datos 29
Seleccionar un campo 29
Introducir y cambiar datos en campos 29
Trabajar con datos en la Vista tabla 31
Mostrar datos en la vista Tabla 31
Trabajar con registros en la vista Tabla 32
Buscar registros 33
Realizar bsquedas rpidas en el modo Visualizar 33
Realizar peticiones de bsqueda en el modo Buscar 34
Buscar texto y caracteres 36
Buscar nmeros, fechas, horas y marcas de fecha y hora 38
Buscar rangos de informacin 40
4
Buscar datos en campos relacionados 41
Buscar campos vacos o no vacos 41
Buscar valores duplicados 42
Buscar registros que cumplan mltiples criterios 42
Buscar registros que no coincidan con el criterio dado 43
Visualizar, repetir o cambiar la ltima bsqueda 45
Guardar peticiones de bsqueda 45
Eliminar y restablecer peticiones 45
Ocultar registros de conjuntos encontrados y mostrar registros ocultos 45
Buscar y reemplazar datos 45
Ordenar registros 47
Previsualizar e imprimir bases de datos 47
Previsualizar datos en presentaciones 48
Imprimir registros 49
Impresin de etiquetas y sobres 50
Imprimir guiones 53
Imprimir informacin de campos y tablas 53
Imprimir un grfico de relaciones 53
Automatizar tareas con guiones 54
Realizar copias de seguridad de archivos de base de datos 55
Configuracin de las preferencias 55
Captulo 3
Crear bases de datos 56
Planificar una base de datos 56
Crear archivos de FileMaker Pro 60
Crear un archivo mediante una solucin inicial 61
Crear un archivo vaco en blanco 61
Asignar nombres a los campos 63
Seleccionar un tipo de campo 64
Crear y modificar campos 66
Crear y modificar campos en el cuadro de dilogo Gestionar base de datos 66
Crear y modificar campos en la vista Tabla 68
Crear campos de clculo 69
Crear campos de sumario 71
Usar campos suplementarios 73
Configurar opciones de campos 73
Definir la entrada de datos automtica 74
Definir validaciones de campo 75
Acerca de las opciones de indexacin o almacenamiento 77
Crear tablas de bases de datos 78
Crear presentaciones e informes 79
Tipos de presentacin 82
Trabajar con temas de una presentacin 85
Configurar una presentacin para imprimir registros en columnas 86
Configurar columnas en una presentacin 86
Cambiar la anchura de las columnas 88
Trabajar con objetos en presentaciones 88
5
Utilizar el Inspector para dar formato a objetos 89
Utilizar el Inspector para situar objetos 90
Utilizar herramientas para colocar objetos con precisin 91
Seleccionar objetos 94
Trabajar con campos en presentaciones 95
Insertar y eliminar campos en presentaciones 95
Ajuste de juegos de casillas de verificacin y otros controles en una presentacin 97
Decidir la ubicacin en que insertar los campos relacionados 99
Campos de fusin 99
Formatear datos de campos en presentaciones 99
Permitir o evitar entradas en campos 105
Trabajar con partes en presentaciones 106
Tipos de partes de presentacin 107
Crear y editar grficos 108
Crear un grfico 108
Editar un grfico 110
Captulo 4
Trabajar con tablas y archivos relacionados 111
Las relaciones 112
Terminologa de bases de datos relacionales 114
El grfico de relaciones 115
Campos coincidentes en relaciones 115
Tipos de relaciones 116
Planificar bases de datos relacionales 121
Trabajar con el grfico de relaciones 121
Crear relaciones 122
Cambiar relaciones 123
Resumir datos en portales 124
Filtrar registros en portales 125
Actualizaciones 125
Crear actualizaciones 126
Editar actualizaciones 127
Captulo 5
Compartir e intercambiar datos 128
Compartir bases de datos en una red 128
Activar el uso compartido y el hospedaje de archivos 129
Abrir archivos compartidos como cliente 131
Abrir bases de datos compartidas de forma remota usando una URL 132
Cerrar un archivo hospedado 133
Importar y exportar datos 134
Guardar y enviar datos en otros formatos 134
Enviar mensajes de correo electrnico basados en datos de registros 134
Formatos de archivo de importacin/exportacin admitidos 135
Configurar importaciones recurrentes 135
ODBC y JDBC 136
Mtodos de importacin de datos a archivos existentes 137
6
Aadir registros 137
Actualizar registros existentes 137
Actualizar registros coincidentes 137
El proceso de importacin 138
Convertir un archivo de datos en un nuevo archivo de FileMaker Pro 139
El proceso de exportacin 140
Trabajar con fuentes de datos externas 141
Publicar bases de datos en la Web 141
Captulo 6
Proteger bases de datos 143
Proteger bases de datos con cuentas y conjuntos de privilegios 143
Cuentas, conjuntos de privilegios y privilegios ampliados 144
Cuentas predefinidas 146
Conjuntos de privilegios predefinidos 146
Planificar la seguridad para un archivo 148
Proteger un archivo con una contrasea 149
Crear cuentas y conjuntos de privilegios 150
Ver cuentas y conjuntos de privilegios 150
Crear cuentas 151
Crear cuentas que autentiquen a travs de un servidor externo 153
Crear conjuntos de privilegios 154
Acerca de la activacin de acceso a nivel de registro 154
Ver privilegios ampliados 155
Autorizacin del acceso a los archivos 156
Medidas de seguridad 157
Mejorar la seguridad fsica 157
Mejorar la seguridad del sistema operativo 157
Establecer seguridad de red 158
Hacer copias de seguridad de bases de datos y otros archivos importantes 158
Instalar, ejecutar y actualizar software antivirus 160
Captulo 7
Convertir bases de datos de FileMaker Pro 11
y anteriores 161
Visin general de la conversin 161
Solucionar problemas de conversin bsicos 162
ndice 163
Captulo 1
Introduccin a FileMaker Pro
FileMaker Pro
Pro

es el software lder de bases de datos para grupos de trabajo que permite
crear y compartir soluciones adaptadas a sus necesidades empresariales. La eficacia de sus
funciones, su amplia compatibilidad con diversas plataformas y su interfaz fcil de usar hacen de
FileMaker Pro una herramienta indispensable para todo el que necesite supervisar y gestionar
personas, proyectos e informacin.
Acerca de esta gua
Esta Gua del usuario contiene una introduccin a las funciones de FileMaker Pro y ofrece
instrucciones paso a paso sobre las tareas ms frecuentes de FileMaker Pro. Es posible que
necesite consultar la Ayuda de FileMaker Pro para obtener informacin detallada sobre las
funciones ms avanzadas del producto.
Documentacin de FileMaker Pro
La documentacin de FileMaker Pro ofrece una va de aprendizaje para alcanzar una mayor
productividad, instrucciones de instalacin, ayuda en lnea, etc.
Se incluyen los siguientes manuales:
1 Gua del usuario de FileMaker Pro (este manual): contiene conceptos clave
y procedimientos bsicos
1 Gua de instalacin y de nuevas funciones de FileMaker Pro y FileMaker Pro Advanced:
contiene instrucciones de instalacin y una lista de nuevas funciones de la versin actual
1 Tutorial de FileMaker Pro: contiene indicaciones paso a paso para ensearle a crear y usar
bases de datos de FileMaker Pro
1 Gua para la publicacin en la Web al instante: describe cmo poner bases de datos de
FileMaker Pro a disposicin de los usuarios de un navegador Web a travs de una Intranet
o de Internet
1 Gua de ODBC y JDBC de FileMaker: describe cmo utilizar el software de FileMaker como una
aplicacin cliente de ODBC y como una fuente de datos para aplicaciones de ODBC y JDBC
Dnde encontrar documentacin en PDF
Para acceder a los archivos PDF de la documentacin de FileMaker:
1 En FileMaker Pro, elija men Ayuda, > Documentacin del producto.
1 Visite www.filemaker.com/es/support/index.html para obtener documentacin adicional.
Captulo 1 | Introduccin a FileMaker Pro 8
Ayuda en lnea
La ayuda de FileMaker Pro ofrece instrucciones completas y detalladas sobre las funciones de
FileMaker Pro. Puede abrir la Ayuda desde el men Ayuda de FileMaker Pro.
Hay tres formas de acceder a la Ayuda:
1 Examine la tabla de contenidos de la Ayuda para buscar temas.
1 Busque temas especficos mediante la introduccin de palabras clave.
1 Obtenga informacin sobre el cuadro de dilogo mostrado actualmente pulsando F1
(Windows) o 2-? (Mac OS).
Plantillas, ejemplos y ms informacin
FileMaker Pro incluye archivos de plantillas de bases de datos (soluciones iniciales), que puede
utilizar para comenzar a trabajar rpidamente. Las soluciones iniciales sacan partido a las nuevas
funciones de FileMaker Pro para ayudarle a crear la solucin de base de datos ms efectiva para
sus necesidades. Al empezar a crear bases de datos, compruebe la lista de plantillas para ver si
alguna de las plantillas disponibles se ajusta a sus necesidades.
La carpeta Extras espaol contiene referencias y ejemplos para ayudarle a utilizar funciones
especficas, como la compatibilidad con XML.
Puede encontrar ms informacin, sugerencias e ideas para las bases de datos en el sitio Web
de FileMaker: http://www.filemaker.com/es/.
Lecturas recomendadas
A continuacin se ofrecen algunas sugerencias sobre el uso de la documentacin para que pueda
aprender a realizar tareas especficas en FileMaker Pro.
Nota Si la base de datos se ha desarrollado mediante FileMaker Pro Advanced, puede ver mens
personalizados o informacin de herramientas para objetos de presentaciones. Para obtener una
visin general de estas funciones, consulte la Ayuda.
Tipo de usuario Lecturas recomendadas
Usuario que introduce los datos El captulo 2 de esta gua: "Utilizar bases de datos"
Propietarios de pequeas
empresas o educadores que
creen una base de datos bsica
para empezar y que mejorarn
con el tiempo
El captulo 3 de esta gua: "Crear bases de datos". A medida que se aadan
funciones a la base de datos, consulte la Ayuda.
Administrador de bases de datos 1 Todos los captulos de esta gua
1 La Ayuda para obtener informacin sobre temas avanzados
1 Gua para la Publicacin en la Web al instante
1 Gua de ODBC y JDBC de FileMaker
Nuevo usuario de FileMaker Pro 1 Gua de instalacin y de nuevas funciones de FileMaker Pro y FileMaker Pro
Advanced
1 Tutorial de FileMaker Pro
1 Todos los captulos de esta gua
Usuario que actualiza de una
versin anterior
1 Gua de instalacin y de nuevas funciones de FileMaker Pro y FileMaker Pro
Advanced
1 El captulo 7 de esta gua: "Convertir bases de datos de FileMaker Pro 11 y
anteriores"
Visin general de FileMaker Pro
A continuacin se presenta una visin general de las funcionalidades de FileMaker Pro.
Crear bases de datos simples o complejas
Con FileMaker Pro, puede crear bases de datos simples, formadas por una sola tabla de base de
datos, como una lista de direcciones, o puede crear una base de datos compleja, con relaciones
y varias tablas. Por ejemplo, puede crear una base de datos compleja que relacione dos tablas
en funcin de un nico valor comn, como un nmero de serie o un nmero de identificacin.

Puede organizar las bases de datos como una nica tabla en un solo archivo, como varias tablas
en un solo archivo o como varias tablas en varios archivos.
FileMaker Pro ofrece plantillas de bases de datos (soluciones iniciales) diseadas con fines
empresariales, educativos y personales. Las plantillas se pueden personalizar rpidamente para
adaptarlas a sus necesidades.
Para obtener ms informacin sobre cmo crear bases de datos, consulte el captulo 3, "Crear
bases de datos".
Una base de datos de lista de direcciones
compuesta por una tabla
Una base de datos compuesta por varias tablas, con un portal
que muestra registros de una tabla relacionada
Utilizar presentaciones para mostrar, introducir e imprimir datos
Las presentaciones de FileMaker Pro determinan la forma de organizar la informacin para
visualizarla, imprimirla, generar un informe, realizar bsquedas en ella e introducir datos.
Las presentaciones no almacenan datos; simplemente los muestran.
Los archivos de base de datos pueden tener un gran nmero de presentaciones diferentes,
que pueden mostrar los datos de diversas formas. En un archivo de base de datos puede disear
presentaciones diferentes para introducir datos, generar informes de sumario, imprimir etiquetas
de correo, publicar una base de datos en la Web, etc. Puede cambiar el diseo de la presentacin
sin que se vean afectados los datos u otras presentaciones del archivo. Si se cambian los datos
de un campo, dicho cambio se refleja en el mismo campo en todas las presentaciones de la base
de datos.
En una presentacin, puede elegir, organizar y modificar los campos y las etiquetas de campo,
crear informes, aadir botones para iniciar guiones, aadir grficos y texto y especificar las
opciones de impresin.
No es necesario almacenar toda la informacin en la base de datos de FileMaker Pro. Por ejemplo,
puede aadir un visor Web para visualizar una pgina Web en una presentacin. Existen ciertas
restricciones para mostrar el contenido Web en FileMaker Pro.
Seleccione tipos de presentaciones diferentes en el asistente Nueva presentacin/informe.
Utilice los diferentes tipos de presentacin para diversos fines, como mostrar una pantalla de
introduccin de datos, imprimir un informe de totales de ventas o aplicar formato a los datos de
etiquetas de correo. Puede personalizar cada presentacin con las herramientas de diseo
disponibles en el modo Presentacin.
Para obtener ms informacin sobre la creacin de presentaciones, consulte "Crear
presentaciones e informes" en la pgina 79.
Steve Williams
789 Ninth Avenue
Nueva York, NY 10001
Se pueden organizar los mismos datos de forma diferente con varias presentaciones
Juanita Alvarez 555-1234
Michelle Cannon 555-1234
Andre Common 555-1234
Marie Durand 555-1234
Jean Durand 555-1234
William Johnson 555-1234
John Lee 555-1234
Patrick Murphy 555-1234
Le Nguyen 555-1234
Kentaro Ogawa 555-1234
Mary Smith 555-1234
John Smith 555-1234
Sophie Tang 555-1234
Steve Williams 555-1234
Betty Wilson 555-1234
Estimada Sophie:
Gracias por su pedido. Valoramos su
confianza y nos complace tener la
oportunidad de atenderle.
Si tiene alguna duda acerca de su pedido, no
dude en ponerse en contacto con nosotros.
Deseamos que la compra sea de su agrado.
Atentamente,
John Lee
Contactos
Buscar, ordenar y reemplazar datos
Las funciones de buscar, ordenar y reemplazar datos le permiten gestionar los datos de diversas
maneras.
Puede buscar registros que cumplan los criterios especificados, como registros introducidos en
una determinada fecha o direcciones de una ciudad determinada. Puede abrir otra ventana para
realizar diferentes bsquedas en los mismos datos.
Puede reorganizar los registros para verlos o imprimirlos en una secuencia diferente. Por ejemplo,
puede ordenar los campos alfabticamente, numricamente, por fecha o mediante un tipo de
ordenacin personalizado.

Puede buscar y reemplazar datos en varios campos, del mismo modo que se realiza en la mayora
de los procesadores de texto. Tambin puede guardar un conjunto encontrado de registros como
un enlace a snapshot y enviar este enlace a otra persona.
Para obtener ms informacin sobre cmo buscar, ordenar y reemplazar datos, consulte "Buscar
registros" en la pgina 33, "Ordenar registros" en la pgina 47, y "Buscar y reemplazar datos" en
la pgina 45.
Proteger bases de datos
Mediante la definicin de cuentas y conjuntos de privilegios, es posible restringir lo que los usuarios
pueden ver y hacer en los archivos de base de datos. Las cuentas autentican a los usuarios que
intentan abrir archivos protegidos. Cada cuenta especifica un nombre de cuenta y (normalmente)
una contrasea. Los usuarios que no puedan especificar la informacin de cuenta vlida no podrn
abrir ningn archivo protegido. Los conjuntos de privilegios especifican el nivel de acceso a los
archivos de base de datos. Cada cuenta tiene asignado un conjunto de privilegios, que determina
el nivel de acceso cuando una persona abre un archivo con esta cuenta.
Los privilegios ampliados determinan las opciones de uso compartido de datos permitidas por un
conjunto de privilegios, como, por ejemplo, si un conjunto de privilegios permite a los usuarios
abrir un archivo compartido o ver una base de datos en un navegador Web.
Puede proporcionar mayor proteccin al archivo. Para ello, conceda autorizacin a otros archivos
de FileMaker Pro para que creen referencias al esquema (tablas, presentaciones, guiones y listas
de valores) en ese archivo.
Para obtener ms informacin sobre la seguridad de las bases de datos de FileMaker Pro, consulte
el captulo 6, "Proteger bases de datos".
Registros de clientes ordenados por apellidos
Crear guiones para automatizar tareas
Los guiones pueden realizar tareas sencillas, como configurar la orientacin de la pgina,
o tareas complejas, como preparar el envo de correo personalizado a clientes.
Por ejemplo, puede definir un guin que cree una carta de agradecimiento para los clientes de su
base de datos que han realizado una compra la semana pasada. El guin redacta una carta
personalizada para cada cliente. A continuacin, el guin pasa al modo Vista Previa y entra en
modo de pausa para que pueda visualizar la carta antes de imprimirla. Toda esta tarea se inicia
con slo hacer clic en un botn de una presentacin.
Puede crear guiones seleccionando en una lista los pasos de guiones de FileMaker Pro,
especificando opciones y organizando los pasos en el orden correcto para realizar la tarea.
FileMaker Pro facilita la gestin y el mantenimiento de guiones, incluso en bases de datos
complejas. Puede ver, editar y gestionar guiones desde distintas bases de datos de forma
simultnea. Para obtener ms informacin sobre los guiones, consulte "Automatizar tareas con
guiones" en la pgina 54.
Tambin puede configurar activadores de guiones para especificar los guiones que se ejecutarn
cuando se produzcan determinados eventos. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda.
Compartir e intercambiar datos
Una ventaja de almacenar datos en FileMaker Pro es que puede compartirlos con otros usuarios.
Puede compartir sus datos con otros usuarios de FileMaker Pro o FileMaker Go en una red,
utilizar las funciones de publicacin Web para compartir datos en la Web e importar y exportar
datos desde otro archivo. Adems, puede utilizar ODBC (Open Database Connectivity, Conectividad
abierta de bases de datos) y JDBC (Java Database Connectivity, Conectividad de bases de datos
de Java) para compartir archivos de FileMaker Pro con aplicaciones compatibles con ODBC- y
JDBC- o puede acceder a los datos desde fuentes de datos externas.
Si su equipo est conectado a una red, usted y otros usuarios de FileMaker Pro o FileMaker Go
en Windows y Mac OS pueden utilizar simultneamente el mismo archivo de base de datos de
FileMaker Pro. El uso compartido de red de FileMaker Pro permite compartir archivos con un
mximo de nueve usuarios simultneos.
Nota Si necesita compartir archivos con ms de nueve usuarios simultneos en una red,
FileMaker le recomienda que utilice FileMaker Server.
Puede configurar un archivo de FileMaker Pro para que actualice automticamente los datos
importados de otra aplicacin como puede ser Microsoft Excel. La importacin recurrente tiene
lugar automticamente la primera vez que se visualiza la presentacin que contiene los datos del
archivo externo. Posteriormente, puede ejecutar un guin para actualizar datos. Para obtener
ms informacin sobre la importacin recurrente, consulte "Configurar importaciones recurrentes"
en la pgina 135.
Puede publicar de forma rpida y sencilla presentaciones de FileMaker Pro como pginas Web
para que los usuarios con un navegador Web conectados a su Intranet (o Internet) accedan a las
bases de datos de FileMaker Pro. Con las cuentas y conjuntos de privilegios de FileMaker Pro,
adems del resto de funciones de seguridad, puede proteger su base de datos Web.
Para obtener ms informacin sobre cmo compartir e intercambiar datos, consulte el captulo 5,
"Compartir e intercambiar datos".
Guardar y enviar datos en otros formatos
FileMaker Pro le permite guardar datos en distintos formatos de archivo, como, por ejemplo, hojas
de trabajo de Microsoft Excel y archivos Adobe PDF, de forma que los usuarios que no dispongan
de FileMaker Pro puedan visualizar los archivos. Puede enviar los archivos por correo electrnico
automticamente despus de guardarlos. Para obtener ms informacin, consulte "Guardar y
enviar datos en otros formatos" en la pgina 134.
Captulo 2
Utilizar bases de datos
Este captulo incluye nociones bsicas sobre cmo:
1 abrir, cerrar y guardar archivos
1 crear registros en una base de datos
1 aadir y editar datos en campos
1 buscar registros utilizando diferentes criterios
1 omitir registros del conjunto encontrado
1 buscar y reemplazar datos
1 ordenar datos
1 imprimir datos, guiones, informacin de tablas y campos y el grfico de relaciones
1 utilizar guiones
Consulte la Ayuda para obtener informacin completa y pormenorizada y procedimientos detallados
sobre el uso de FileMaker Pro.
Nota Algunos procedimientos se refieren al uso de un men abreviado. Para mostrar un men
abreviado (o contextual), haga clic con el botn derecho del ratn (o pulse la tecla Control y haga
clic) en un objeto o rea y aparecer una lista de comandos. Puede utilizar el Panel de control
(Windows) o las Preferencias del sistema (Mac OS) para configurar el ratn, el panel tctil o el
dispositivo de entrada. Por ejemplo, puede configurar el botn secundario del ratn.
Campos y registros de la base de datos
Una base de datos es un conjunto de informacin, o datos, que se puede organizar, actualizar,
ordenar e imprimir y donde se pueden realizar bsquedas. A diferencia de una hoja de clculo
electrnica, que se utiliza para tabular y calcular datos almacenados en las celdas de una tabla
rectangular, una base de datos es una recopilacin de conceptos vinculados mediante un esquema
que describe la organizacin de las tablas de la base de datos, sus campos y las relaciones entre
estos y las tablas.
Determinadas tareas se adaptan mejor a cada una de estas importantes herramientas de
productividad empresarial. Las hojas de clculo se utilizan preferiblemente para tareas como el
mantenimiento de un libro de contabilidad empresarial en el que es necesario registrar y calcular
los datos, pero no presentarlos ni analizarlos en varios formatos. Las bases de datos son ms
adecuadas para tareas como el control de inventario, donde es necesario realizar un seguimiento
del consumo y las prdidas, y generar informes sobre el estado del inventario peridicamente.
Una base de datos de inventario puede ordenar y notificar la informacin de inventario de distintas
formas, de forma que le permite analizar los datos por tipo de artculo, por cifras de ventas,
por consumo mensual, etc.
Captulo 2 | Utilizar bases de datos 15
Su propia libreta de direcciones o su archivador constituyen un ejemplo de una base de datos
simple. Con estos objetos, puede almacenar informacin similar de forma organizada para
recuperarla fcilmente. En un archivador, debe elegir el modo de ordenacin de los datos,
por ejemplo, alfabticamente, por apellidos o por regin. Mediante el almacenamiento de
contactos y direcciones en FileMaker Pro, puede organizar la informacin de muchas maneras.
Puede ordenarla por pas, ciudad, apellidos, o incluso por estos tres campos.
Un sistema de facturacin es un ejemplo de una base de datos ms compleja, con varias tablas
relacionadas, varias presentaciones y campos de clculo.
Tambin puede consultar un subconjunto de los datos, como, por ejemplo, ver todas las facturas
de un determinado mes. Una base de datos no slo almacena informacin, tambin puede utilizarla
para organizar y analizar informacin, y darse cuenta de su relevancia.
Los campos son el elemento principal de una tabla de base de datos. Los campos se utilizan para
almacenar, calcular y presentar los datos que se han introducido en un registro. Cada parte de la
informacin de un registro (como un nombre, un nmero de identificacin y un nmero de telfono)
se almacena en un campo.
Una tabla de base de datos incluye uno o varios campos que contienen informacin similar acerca
de un asunto o actividad. Por ejemplo, los campos de un registro de la tabla Clientes contienen
informacin sobre la direccin de un cliente. Las tablas definen tambin la organizacin de los
registros que contienen.
Una base de datos puede estar formada por un archivo con una tabla, que puede contener nombres,
direcciones y nmeros de telfono y de fax de todos los clientes. Una base de datos tambin
puede estar formada por varios archivos que contienen cada uno una o varias tablas y que todos
juntos contienen toda la informacin acerca de los temas relacionados (denominados a menudo
sistema de base de datos). Mediante las funciones relacionadas de FileMaker Pro, puede vincular
informacin entre archivos y tablas para crear una base de datos relacional.
B C
Michelle Cannon
123 4th St. SW
Edmonton
(717) 555-0011
CAN N4V 1LN
Registros
Campos
Su libreta de direcciones es como una base de datos
Por ejemplo, en una tabla se pueden mostrar los clientes que compraron un determinado artculo
y en una tabla relacionada se puede mostrar el precio de adquisicin.
Para introducir datos en una tabla de base de datos, hay que crear un registro nuevo e introducir
valores en los campos que pertenecen a dicho registro. Los valores pueden escribirse en el
campo, importarse desde otra aplicacin o introducirse de distintas formas.
FileMaker Pro tambin le permite acceder a los datos almacenados en archivos que no son de
FileMaker Pro y verlos. Por ejemplo, si tiene acceso a los datos almacenados en una base de
datos SQL, puede visualizar la informacin desde la base de datos externa y trabajar con los
datos en el archivo de FileMaker Pro.
Abrir archivos
Para abrir un archivo si FileMaker Pro no se est ejecutando
Seleccione uno de los mtodos siguientes:
1 Haga doble clic en el archivo de FileMaker Pro.
1 Arrastre el archivo al icono de la aplicacin FileMaker Pro.
1 Haga doble clic en el icono de la aplicacin de FileMaker Pro y seleccione el archivo que desee
abrir. Si aparece la pantalla de Inicio rpido, para obtener ms informacin, consulte "Para abrir un
archivo utilizando el Inicio rpido de FileMaker" a continuacin.
Para abrir un archivo si se est ejecutando FileMaker Pro
1. Seleccione el men Archivo > Abrir.
Consejo Tambin puede elegir el men Archivo > Abrir reciente o el men Archivo > Abrir
favorito.
2. En el cuadro de dilogo Abrir archivo, seleccione el nombre de archivo y haga clic en Abrir.
3. Si se le solicita un nombre de cuenta y una contrasea, escrbalos en el cuadro de dilogo
Contrasea y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Tabla Facturas
002 ID de cliente
Andre Common Nombre del cliente
818-555-1234 Telfono
ID del producto Producto
FB3
Precio
Baguette 3,95
FB14 Cruasanes 9,95
12345 ID factura
FB3 ID del producto
Baguette Producto
3,95 Precio
002 ID de cliente
Andre Common Nombre
818-555-1234 Telfono
Tabla Productos Tabla Clientes
34 N de existencias
Para abrir un archivo utilizando el Inicio rpido de FileMaker
1. Para que aparezca la pantalla de Inicio Rpido, realice una de las siguientes tareas:
1 Inicie FileMaker Pro.
1 Si FileMaker Pro se est ejecutando o si cuando inicia FileMaker Pro no ve la pantalla de
Inicio rpido de FileMaker, seleccione el men Ayuda > Pantalla de Inicio rpido.
2. Cuando aparezca la pantalla de Inicio rpido de FileMaker, realice una de las siguientes tareas:
3. Haga doble clic en un archivo para abrirlo.
En la pantalla de Inicio rpido de FileMaker hay una zona en el centro en la que puede realizar
diferentes tareas de varias formas. Adems de abrir archivos, puede:
1 Crear y disear un archivo nuevo y vaco de FileMaker Pro. Consulte "Crear archivos de
FileMaker Pro" en la pgina 60.
1 Convertir un archivo de formato diferente (como de Microsoft Excel) que ya contenga datos.
Consulte "Convertir un archivo de datos en un nuevo archivo de FileMaker Pro" en la pgina 139.
1 Crear archivos utilizando las soluciones iniciales prediseadas vacas que FileMaker, Inc.
proporciona. Consulte "Crear archivos de FileMaker Pro" en la pgina 60.
Realice lo siguiente Para
Haga clic en Archivos
recientes en el cuadro central
de la pantalla de Inicio rpido.
Mostrar una lista de archivos de FileMaker Pro que ha abierto recientemente.
Si no aparecen archivos recientes en la lista, seleccione el men Edicin >
Preferencias (Windows) o el men FileMaker Pro > Preferencias (Mac OS),
seleccione Mostrar archivos recientes, especifique un valor de 1 a 30
indicando el nmero de archivos recientes que desee mostrar en la lista y,
a continuacin, haga clic en Aceptar. (Para eliminar la lista de archivos
abiertos recientemente, seleccione el men Archivo > Abrir reciente >
Borrar archivos recientes.)
Haga clic en Archivos favoritos
en el cuadro central de la
pantalla de Inicio rpido.
Mostrar una lista de archivos de FileMaker Pro que ha marcado como favoritos.
Haga clic en el nombre del host
o en la direccin IP de un
equipo remoto.
Aparece una lista de los archivos de FileMaker Pro almacenados en ese
equipo remoto.
Haga clic en Visualizar. Busque los archivos locales o remotos que desee abrir.
Pantalla de Inicio rpido de FileMaker (Mac OS)
Para obtener ms informacin acerca de la utilizacin del Inicio rpido de FileMaker,
consulte la Ayuda.
Para abrir un archivo que est siendo compartido a travs de una red
1. Seleccione el men Archivo > Abrir remoto.
2. En el cuadro de dilogo Abrir archivo remoto, seleccione Vista para obtener una lista de los hosts.
3. Para ver los archivos disponibles de un host, seleccione uno de los hosts. En la lista Archivos
disponibles, seleccione el archivo que desea abrir.
O escriba la ruta de red en Ruta de archivo de red
(por ejemplo, fmnet:/direccinIPhost/nombredearchivo).
4. Haga clic en Abrir.
Es posible que necesite introducir un nombre de cuenta, una contrasea y un nombre de
dominio (slo en Windows) segn la configuracin de uso compartido de red de FileMaker
seleccionada por el host.
Tenga en cuenta lo siguiente:
1 Si ha seleccionado Mostrar archivos recientes en las preferencias Generales, los archivos
a los que haya accedido recientemente aparecen en la lista Abrir reciente del men Archivo
y en la lista Archivos recientes en la pantalla de Inicio rpido de FileMaker. Consulte la Ayuda
para obtener informacin sobre cmo aadir archivos locales o remotos a la lista Archivos
favoritos de la pantalla de Inicio rpido de FileMaker.
1 Para abrir y compartir un archivo, consulte "Activar el uso compartido y el hospedaje de
archivos" en la pgina 129.
1 Puede abrir un archivo FileMaker Pro creado en Windows en un equipo que ejecute Mac OS y
viceversa. Si piensa desplazar archivos entre distintas plataformas, se recomienda aadir la
extensin .fmp12 al nombre de archivo. Si aade o elimina extensiones de nombre de archivo,
debe volver a definir los orgenes de datos de FileMaker para los archivos relacionados y los
archivos con guiones externos.
1 Puede establecer un nombre de cuenta y una contrasea predeterminados para un archivo en
la pestaa Abrir del cuadro de dilogo Opciones de archivo. En este caso, los usuarios inician
sesin automticamente a travs de una cuenta y una contrasea determinadas (si se han
especificado) al abrir una base de datos. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda.
Seleccionar Para mostrar
Hosts favoritos Hosts aadidos anteriormente como favoritos
Hosts locales Hosts de FileMaker Pro ubicados en la subred TCP/IP
Hosts listados por LDAP Hosts de FileMaker Pro disponibles a travs del servidor LDAP
especificado
Abrir varias ventanas por archivo
Puede abrir varias ventanas por archivo. De esta forma, puede ver la misma presentacin en
ventanas diferentes o ver simultneamente diferentes presentaciones del mismo archivo. Puede
realizar una bsqueda u ordenar operaciones de forma independiente en las diferentes ventanas.
Para abrir una ventana adicional, elija el men Ventana > Ventana nueva. Aparece otra ventana.
La ventana muestra inicialmente la misma presentacin, tipo de ordenacin y conjunto encontrado
que la ventana que estaba activa anteriormente.
En el modo Visualizar,
la ventana de la base de
datos original en la que
puede buscar en los
registros
En el modo Buscar,
una segunda ventana en
la que puede realizar
una bsqueda diferente
en el mismo conjunto
encontrado
Para ver una presentacin diferente en la nueva ventana, seleccione una presentacin en el
men desplegable Presentacin en la barra de presentacin, o elija men Vista > Ir a la
presentacin. Para obtener informacin sobre la bsqueda de registros, consulte "Buscar
registros" en la pgina 33. Para obtener informacin sobre la ordenacin de registros, consulte
"Ordenar registros" en la pgina 47. Para obtener ms informacin sobre cmo abrir varias
ventanas, consulte la Ayuda.
Cerrar ventanas y archivos
Puede cerrar ventanas y archivos FileMaker Pro de la misma forma que en la mayora de las
aplicaciones Windows y Mac OS.
Para cerrar una ventana, realice una de las siguientes acciones:
1 Windows: haga doble clic en el icono del documento en la esquina superior izquierda de la
ventana del documento.
1 Windows: haga clic en el botn de cierre en la esquina superior derecha de la ventana del
documento.
1 Mac OS: haga clic en el botn rojo de cierre en la esquina superior izquierda de la ventana
del documento.
1 Seleccione el men Archivo > Cerrar.
Para cerrar un archivo, utilice los procedimientos anteriores sobre cmo cerrar todas las ventanas
abiertas de un archivo.
Nota Aunque cierre un archivo, puede permanecer abierto como archivo oculto si la ventana de
algn otro archivo muestra datos de dicho archivo. (Por ejemplo, puede que otra ventana muestre
datos relacionados del archivo que intent cerrar.) FileMaker Pro cerrar el archivo cuando cierre
todas las ventanas dependientes.
Guardar archivos
De forma predeterminada, FileMaker Pro guarda automticamente los cambios en los datos
mientras trabaja; por tanto, no hay un comando Guardar. Si desea controlar mejor cundo se
guardan los datos de registros, puede anular la seleccin de la opcin Guardar automticamente
cambios en registro en cada presentacin individualmente. Para obtener ms informacin,
consulte la Ayuda.
Puede guardar una copia de seguridad del archivo o un clon del archivo sin datos. Para guardar una
copia del archivo en un formato que no sea de FileMaker, consulte "Guardar y enviar datos en otros
formatos" en la pgina 134.
Importante Guarde siempre una copia del archivo antes de realizar un gran nmero de cambios.
No puede restablecer los datos despus de eliminar un campo en el cuadro de dilogo Gestionar
base de datos o quitar registros mediante los comandos Eliminar registro o Eliminar todos.
Para guardar una copia del archivo:
1. Seleccione el archivo que desea guardar para que sea el archivo activo y elija el men
Archivo > Guardar una copia como.
2. Desplcese a la ubicacin del disco duro en la que desea guardar el archivo.
3. Escriba un nombre de archivo en Nombre (Windows) o en Guardar como (Mac OS).
4. En Tipo, seleccione Archivos FileMaker (slo en Windows).
5. En Guardar una (Windows) o Tipo (Mac OS), seleccione una de las siguientes opciones:
Nota Para crear una copia de un archivo que incluya los datos del contenedor almacenados
externamente, seleccione copia independiente. Las opciones de copia del archivo actual y
copia compactada no copian los datos almacenados externamente. Si desea utilizar cualquiera
de estas opciones, deber incrustrar primero los datos en los campos contenedor. Para obtener
ms informacin, consulte la Ayuda.
6. Haga clic en Guardar.
Elementos que FileMaker Pro no guarda
FileMaker Pro no guarda los cambios realizados en el estado de un archivo si stas son las nicas
modificaciones efectuadas mientras el archivo est abierto. A continuacin se indican algunos
cambios que no se guardan:
1 Mostrar un registro o presentacin diferente
1 Ordenar registros o modificar el tipo de ordenacin
1 Realizar operaciones de bsqueda como Buscar, Mostrar todos los registros, Omitir registro
o modificar una peticin de bsqueda
1 Cambiar la posicin y el tamao de las ventanas o abrir una nueva ventana
1 Mostrar u ocultar la barra de herramientas de estado
1 Cambiar la configuracin de visualizacin de la regla
1 Cambiar la unidad de medida
Seleccionar Para
Copia del archivo actual Duplicar todo el archivo, incluidas las tablas, las definiciones de campos,
las presentaciones, las opciones de ajuste de pgina y los datos. La duplicacin
de un archivo puede resultar til si va a realizar un gran nmero de cambios en
el mismo.
Copia compactada
(ms reducida)
Compactar todo el archivo para ocupar menos espacio en disco, empleando el
espacio no utilizado del archivo. Guardar una copia compactada puede resultar
til si edita muchos registros frecuentemente.
Clon (sin registros) Guardar las tablas, las definiciones de campos, las presentaciones, los guiones y
las opciones de ajuste de pgina de un archivo, pero sin los datos. Realice un clon
cuando desee tener una plantilla del esquema del archivo.
Copia independiente
(archivo nico)
Cree una copia del archivo actual con todos los datos del contenedor que se
hayan almacenado externamente (tanto en almacenamiento abierto como
seguro) incrustados en los campos contenedor del archivo.
Por ejemplo, si abre un archivo, ordena los registros y, a continuacin, lo cierra, FileMaker Pro no
guardar el tipo de ordenacin. Sin embargo, si abre el archivo, aade un nuevo registro, ordena
los registros y, a continuacin, cierra el archivo, FileMaker Pro guardar el tipo de ordenacin,
as como el nuevo registro.
Para obtener ms informacin sobre cmo guardar archivos, consulte la Ayuda.
Modos
Puede trabajar con datos en FileMaker Pro en el modo Examinar, Buscar, Presentacin o Vista
previa. Puede seleccionar un modo en el men Vista o en el men emergente de modo ubicado en
la parte inferior de la ventana del documento.
Utilice este modo Para
Modo Visualizar Trabajar con los datos de un archivo. Puede aadir, ver, cambiar, ordenar, omitir (ocultar)
y eliminar registros. La mayor parte del trabajo, como, por ejemplo, la introduccin de datos,
la realizar en el modo Visualizar.
Modo Buscar Buscar registros concretos que coincidan con un conjunto de criterios. A continuacin, puede
trabajar con este subconjunto de registros, denominado conjunto encontrado. Despus de
buscar un grupo de registros, FileMaker Pro vuelve al modo Visualizar para que pueda
comenzar a trabajar con ellos.
Modo Presentacin Determinar la forma en que se presenta la informacin en la pantalla o en los informes,
etiquetas y formularios impresos. Disee presentaciones para tareas especficas, como la
entrada de datos o la impresin de facturas o sobres. Seleccione y organice los campos y
dems objetos para modificar una presentacin existente o crear nuevas presentaciones.
Modo Vista previa Ver la apariencia de los datos en los formularios o informes antes de imprimirlos. El modo
Vista previa es especialmente til para ver las presentaciones con varias columnas (como las
etiquetas de correo) y los informes con sumarios.
Men emergente
de modo
Utilizar la barra de herramientas de estado
La barra de herramientas de estado proporciona un acceso rpido a muchos comandos de men de
FileMaker Pro. Incluye, en todos los modos, herramientas de navegacin, botones personalizables
y una barra de presentacin para trabajar con presentaciones. En el modo Presentacin, incluye
las herramientas de presentacin. Mueva el puntero sobre un botn para ver su descripcin.
Adems, puede cambiar entre los modos haciendo clic en los botones de la barra de herramientas
de estado. Los botones de la barra de herramientas de estado varan segn el modo en que se
encuentre.
En el modo Presentacin, tambin puede utilizar el Inspector para formatear y editar objetos de
una presentacin. Para obtener ms informacin, consulte "Utilizar el Inspector para dar formato
a objetos" en la pgina 89.
Para obtener ms informacin acerca del uso de la barra de herramientas de estado,
consulte la Ayuda.
Visualizar registros
FileMaker Pro ofrece tres vistas de cada presentacin: formulario, lista y tabla. Al cambiar las
vistas, cambia temporalmente la forma en que se visualizan o imprimen los registros.
Barra de
herramientas
de estado
Barra de
presentacin
Barra de formato
Para visualizar registros Realice lo siguiente en los modos Examinar o Buscar
Individualmente Seleccione el men Vista > Ver como formulario o haga clic en Vista formulario
en la barra de presentacin.
En una lista Seleccione el men Vista > Ver como lista o haga clic en Vista lista en la
barra de presentacin.
En una tabla similar a una
hoja de clculo
Seleccione el men Vista > Ver como tabla o haga clic en Vista tabla en la barra
de presentacin. Cada fila muestra un registro y cada columna muestra un campo.
Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar con los datos de una tabla similar
a una hoja de clculo, consulte "Trabajar con datos en la Vista tabla" en la pgina 31.
La siguiente ilustracin muestra la misma presentacin en las tres vistas.
Vista Formulario
Vista Lista
Vista Tabla
Un registro
Una fila es
un registro
Etiquetas
de campo
Etiquetas de campo
Etiquetas
de campo
Registro activo
Un registro
Seleccionar el registro activo
En el modo Examinar, una tabla tiene un registro activo (seleccionado) a la vez para cada ventana.
Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar con varias ventanas, consulte "Abrir varias
ventanas por archivo" en la pgina 19.
Para seleccionar un registro relacionado en un portal, seleccione la fila del portal (haga clic dentro
de la fila, pero fuera de cualquier campo de la fila).
Para obtener informacin acerca de registros y portales relacionados, consulte el captulo 4,
"Trabajar con tablas y archivos relacionados".
En esta vista El registro activo es
Vista Formulario El registro que est viendo.
Vista Lista El registro que est marcado con una barra gruesa a la izquierda. Para trabajar con
otro registro, haga clic en l para convertirlo en el registro activo.
Vista Tabla El registro que est resaltado en el margen izquierdo.
Registro actual
en Vista Lista
Haga clic dentro de la fila
del portal para seleccionar
un registro relacionado
Portal
Desplazarse por los registros
Para pasar de un registro a otro, utilice el libro de la barra de herramientas de estado.
Tambin puede usar la rueda de desplazamiento del ratn para desplazarse por los registros.
Para obtener ms informacin sobre la visualizacin de los registros, consulte la Ayuda.
Aadir y duplicar registros
Al aadir o duplicar registros, FileMaker Pro almacena nuevos registros al final de la tabla actual.
En modo Examinar, el nuevo registro aparece detrs del registro actual o detrs del ltimo registro
del conjunto encontrado (el conjunto de registros activos debido a una peticin de bsqueda).
1 Si los registros estn ordenados, el nuevo registro aparece de forma predeterminada en la
posicin correspondiente segn el orden en el momento en el que lo consign. Para obtener
informacin sobre cmo cambiar esta configuracin, consulte la Ayuda.
1 Si los registros no estn ordenados, el nuevo registro aparece despus del ltimo registro del
conjunto encontrado. Para obtener ms informacin, consulte "Ordenar registros" en la pgina 47.
Para desplazarse Realice lo siguiente
Al registro siguiente de la tabla
actual
Haga clic en la pgina derecha del libro o seleccione el men Registros >
Ir a registro > Siguiente.
Al registro anterior de la tabla
actual
Haga clic en la pgina izquierda del libro o seleccione el men Registros >
Ir a registro > Anterior.
Rpidamente a un registro
especfico
1 Haga clic en el nmero de registro actual, escriba el nmero de registro
que desee y, a continuacin, pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS).
1 Pulse Esc, escriba el nmero de registro y, a continuacin, pulse Intro
o Retorno.
1 Seleccione el men Registros > Ir al registro > Ir a... y, a continuacin,
escriba el nmero del registro.
Rpidamente por los registros Arrastre la barra de desplazamiento a derecha o a izquierda para desplazarse
hacia delante o hacia atrs.
Por los registros en la vista Lista
o en la Vista tabla
Utilice la barra de desplazamiento ubicada en el lado derecho de la ventana.
A un registro con un valor nico
conocido
Consulte "Buscar registros" en la pgina 33.
Barra
de
desplaz
amiento
Nmero del
registro actual Nmero de registros de la tabla Libro
Escriba las palabras
de bsqueda para
bsquedas rpidas
Nota Si un archivo est bloqueado o protegido contra escritura o si no tiene privilegios de acceso
para crear registros, FileMaker Pro no aadir ni duplicar registros.
Si el campo est definido para introducir valores de campo automticamente, ver aquellos
valores introducidos en el nuevo registro. Consulte "Definir la entrada de datos automtica" en la
pgina 74.
Para introducir o cambiar valores en el nuevo registro, consulte "Introducir y cambiar datos en
campos" en la pgina 29.
Aadir y duplicar registros relacionados
Si trabaja con registros en tablas relacionadas, puede aadir registros a la tabla relacionada al
introducir datos en un registro de la tabla actual.
Nota Slo puede aadir registros relacionados de la tabla actual si la relacin est definida para
permitir la creacin de registros relacionados. Si una tabla relacionada est en un archivo protegido
contra escritura o si no tiene privilegios de acceso para crear registros, FileMaker Pro no aadir
ni duplicar registros. Para obtener ms informacin, consulte "Crear relaciones" en la
pgina 122.
Para Haga lo siguiente en el modo Visualizar
Aadir un nuevo registro en blanco En el modo Examinar, haga clic en Nuevo registro en la barra de herramientas
de estado. Ver un registro en blanco con un campo seleccionado.
Aadir rpidamente un registro con
los mismos datos o similares que un
registro existente
Seleccione el registro que desea duplicar. A continuacin, elija el men
Registros > Duplicar registro.
Aadir o duplicar registros
relacionados
Consulte "Aadir y duplicar registros relacionados" en la pgina 27.
Crear un registro en la tabla
actual
Haga clic en Nuevo registro en la barra de herramientas de estado.
Aadir un registro a una tabla
relacionada
1 Si el campo relacionado se encuentra en un portal, escriba los datos en el
campo de la ltima fila (vaca) del portal y, a continuacin, consigne el registro
(por ejemplo, haciendo clic en cualquier lugar fuera del registro o seleccionado
otro registro).
1 Si el campo relacionado no se encuentra en un portal, escriba los datos en el
campo y, a continuacin, consigne el registro (por ejemplo, haciendo clic en
cualquier lugar fuera del registro o seleccionado otro registro).
Duplicar un registro que muestra
datos relacionados
Asegrese de que no hay ningn registro seleccionado en el portal y elija el
men Registros > Duplicar registro.
Nota Los registros de las tablas relacionadas no se duplican.
Duplicar un registro relacionado
en un portal
Seleccione el registro en el portal y, a continuacin, elija el men Registros >
Duplicar registro.
Para obtener ms informacin sobre cmo aadir y duplicar registros, consulte la Ayuda.
Eliminar registros
Al eliminar un registro, descarta permanentemente los datos de todos los campos de ese registro.
Importante No se pueden recuperar los datos eliminados ni deshacer la accin de eliminacin
de registros. Antes de eliminar registros, realice una copia de seguridad del archivo.
Si trabaja con una base de datos relacional y est seleccionada la opcin de eliminar registros
relacionados en el cuadro de dilogo Editar relacin, FileMaker Pro eliminar los registros
relacionados al eliminar un registro.
Portal con
registros
relacionados
de la tabla
Elementos de
lnea
Escriba en la ltima
fila del portal para
aadir un registro
relacionado a la tabla
Elementos de lnea
Para eliminar Haga lo siguiente en el modo Visualizar
Un registro Seleccione el registro que desea eliminar. En la barra de herramientas de estado,
haga clic en Eliminar registro y despus en Eliminar.
Un registro relacionado Seleccione una fila del portal en la tabla actual haciendo clic dentro de la fila, pero fuera
de cualquier campo de la fila. En la barra de herramientas de estado, haga clic en
Eliminar registro y despus en Eliminar.
Nota Para eliminar registros relacionados, debe estar seleccionada la opcin Permitir
el borrado de registros del portal en el cuadro de dilogo Ajustar portal.
Un grupo de registros Asegrese de que el conjunto encontrado contiene slo los registros que desea eliminar.
(Consulte "Buscar registros" en la pgina 33.) Elija el men Registros > Eliminar
registros encontrados y, a continuacin, haga clic en Eliminar.
Todos los registros de
una base de datos
Haga clic en Mostrar todos en la barra de herramientas de estado, o seleccione el men
Registros > Mostrar todos los registros. Despus seleccione el men Registros >
Eliminar todos los registros.
Introducir datos
Nota Si un archivo est bloqueado o protegido contra escritura o si no tiene privilegios de acceso
para editar determinados registros o campos, no podr modificar los datos.
Seleccionar un campo
Introducir y cambiar datos en campos
Puede introducir o importar datos hasta el lmite de caracteres para el tipo de campo. Puede ver
e imprimir slo los datos que caben en los cuadros de campo.
Nota Para obtener ms informacin sobre cmo FileMaker Pro utiliza los formatos de sistema
para mostrar y ordenar las fechas, las horas y los nmeros, consulte la Ayuda.
Para Realice lo siguiente en el modo Examinar o Buscar
Seleccionar un campo Haga clic en el campo.
Seleccionar el contenido
de un campo
Seleccione el campo y, a continuacin, elija el men Edicin > Seleccionar todo.
Desplazarse al campo
siguiente en el orden de
pestaas
Pulse el tabulador.
Nota Para definir las teclas Retorno o Intro para desplazarse al campo siguiente,
en el modo Presentacin, seleccione los campos. Haga clic en Inspector en
la barra de presentacin y, a continuacin, haga clic en Datos. En el rea
Comportamiento, para Ir al objeto siguiente utilizando, seleccione las teclas
que desee utilizar para salir de los campos.
En el orden de pestaas se pueden incluir botones y controles de pestaas.
Se omiten los campos de paneles de pestaas que no estn delante.
Desplazarse al campo anterior
en el orden de pestaas
Pulse Mays-Tab, (o Mays-Retorno o Mays-Intro, si estn habilitadas).
Desplazarse a los elementos
de una lista de valores
Pulse las teclas de direccin.
Para Haga clic en el campo en el modo Visualizar y, a continuacin,
Introducir datos en un campo
de texto
Escriba el texto (hasta 1.000 millones de caracteres).
Nota En un campo configurado con relleno automtico, se ven sugerencias
basadas en lo que escriba.
numrico
Escriba los valores (de 10
400
a 10
-400
).
de fecha
Escriba una fecha en una lnea del campo. Escriba el da, el mes y el ao en
formato numrico (por ejemplo, 3/3/2014), separados por un carcter no
numrico como "" (signo menos) o "/" (barra diagonal).
Nota No puede utilizar ":" (dos puntos) como separador de fechas.
Importante Si introduce fechas con aos de dos dgitos, FileMaker Pro las
convertir en fechas con aos de cuatro dgitos utilizando un mtodo de conversin
descrito en la Ayuda. Para evitar interpretaciones errneas durante la conversin,
utilice siempre el formato de cuatro dgitos para los aos.
Introducir la fecha actual
en un campo de texto,
numrico o de fecha
Elija el men Insertar > Fecha actual.
Seleccione la fecha mediante el calendario desplegable, si est disponible.
de hora
Escriba la hora del da (o duracin) como:
1 horas
1 horas y minutos
1 horas, minutos y segundos
1 horas, minutos, segundos y fracciones de segundos
Horas, minutos y segundos separados por un carcter no alfanumrico como ?:?
(dos puntos).
Segundos fraccionados separados por ?.? (un punto).
Escriba la hora del da en formato de 12 24 horas, con o sin AM o PM.
(AM corresponde a una hora anterior a las 12:00).
Introducir la hora actual
en un campo de texto,
numrico o de hora
Elija el men Insertar > Hora actual.
de fecha y hora
Escriba la fecha y la hora (por ejemplo, 10/10/14 03:15:05 PM). Escriba el da,
el mes y el ao de cuatro dgitos en formato numrico, separados por un carcter
no numrico como (signo menos) o / (barra diagonal).
Nota No puede utilizar ":" (dos puntos) como separador de fechas.
A continuacin, escriba la hora del da como:
1 horas y minutos
1 horas, minutos y segundos
1 horas, minutos, segundos y fracciones de segundos
1 Escriba AM o PM si no utiliza un formato de 24 horas
Horas, minutos y segundos separados por un carcter no alfanumrico como ?:?
(dos puntos).
Introducir la fecha y hora
actuales en un campo de
fecha y hora
Elija el men Insertar > Hora actual.
Seleccione la fecha mediante el calendario desplegable, si est disponible.
Insertar un carcter de
tabulacin en un campo
Haga clic en la ubicacin en la que desea insertar la tabulacin. Pulse Ctrl+Tab
(Windows) u Opcin-Tab (Mac OS).
Eliminar datos de un campo Seleccione los datos y pulse la tecla Retroceso o Supr.
Insertar un archivo de audio,
vdeo, imagen, PDF o de otro
tipo en un campo contenedor
Para obtener informacin, consulte la Ayuda.
Aadir datos a listas de valores
(campos formateados como
botones de opcin o circulares,
casillas de verificacin,
listas o mens)
Para obtener ms informacin, consulte "Ajuste de juegos de casillas de
verificacin y otros controles en una presentacin" en la pgina 97.
Editar o formatear un texto,
o comprobar su ortografa
o editar los diccionarios
Para obtener informacin, consulte la Ayuda.
Para Haga clic en el campo en el modo Visualizar y, a continuacin,
Trabajar con datos en la Vista tabla
Puede trabajar con datos en la vista Tabla, y as crear y cambiar de forma rpida definiciones de
campos, aadir, modificar y eliminar registros, ordenar registros y crear grficos. FileMaker Pro
muestra cada registro en una fila independiente y cada campo en una columna distinta.
Para trabajar con datos en la vista Tabla, haga clic en Vista Tabla en la barra de presentacin
si est trabajando en el modo Visualizar. Tambin puede trabajar en la vista Tabla a la hora de
crear una base de datos nueva (consulte "Crear archivos de FileMaker Pro" en la pgina 60).
Mostrar datos en la vista Tabla
Puede cambiar los parmetros de visualizacin de la vista Tabla.
Para Realice lo siguiente
Reordenar columnas Haga clic en la cabecera de columna y arrstrela a la nueva ubicacin.
Cambiar el tamao
de una columna
Mueva el puntero al extremo de la cabecera de columna. Cuando el puntero cambia
a una doble flecha ( ), arrstrelo al tamao deseado.
Establecer una anchura
de columna precisa
Seleccione una o ms columnas y, a continuacin, haga clic con el botn derecho
del ratn y seleccione Vista tabla > Establecer anchura de columna en el men
abreviado. En el cuadro de dilogo, introduzca una anchura y seleccione una unidad
de la lista y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Cambiar el color del fondo Haga clic con el botn derecho del ratn en el margen derecho o izquierdo de un
registro, seleccione Color de la parte en el men abreviado y, a continuacin, elija
un color. El color de la fila para agregar nuevos registros y la columna para agregar
nuevos campos ser ligeramente ms oscuro que el color principal del fondo.
Mostrar un color de fondo
diferente para los registros
alternos
Haga clic con el botn derecho del ratn en el margen derecho o izquierdo de un
registro y elija un color del men abreviado Color alternativo.
Restaurar la configuracin
de visualizacin
predeterminada
Haga clic con el botn derecho del ratn en una cabecera de columna y seleccione
Vista Tabla > Restablecer en el men abreviado.
Nota Al restablecer la vista Tabla, no se eliminan los campos ni los registros.
Cabeceras de columna.
Cada columna muestra
un campo de la
presentacin actual
Registro activo
Margen del registro
Trabajar con registros en la vista Tabla
Cuando visualiza registros en una tabla, FileMaker Pro presenta los datos en filas y columnas.
Cada fila muestra un registro y cada columna muestra un campo.
Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar con datos en la vista Tabla, consulte la Ayuda.
Aadir un registro nuevo Haga clic en el signo + situado en la parte inferior de la tabla. Se agregar
una nueva fila al final de la tabla si los registros no se han ordenado o si se
ha desactivado la casilla de verificacin Mantener registros ordenados
del cuadro de dilogo Ordenar registros.
Duplicar un registro Haga clic con el botn derecho del ratn en el margen derecho o izquierdo
del registro que desee duplicar y, a continuacin, seleccione Duplicar
registro en el men abreviado.
Eliminar un registro Haga clic con el botn derecho del ratn en el margen derecho o izquierdo
del registro que desee eliminar y, a continuacin, seleccione Eliminar
registro en el men abreviado.
Copiar los datos de un registro Haga clic con el botn derecho del ratn en el margen derecho o izquierdo
del registro que desee copiar y, a continuacin, seleccione Copiar registro
en el men abreviado. Puede pegar los datos copiados y separados por
tabuladores en un campo o en Microsoft Excel.
Ordenar registros por uno
o varios campos
Seleccione una cabecera de columna y, de forma opcional, seleccione
otras cabeceras haciendo clic mientras mantiene pulsada la tecla Mays.
Haga clic con el botn derecho del ratn en la cabecera de columna y
seleccione Ordenar en orden ascendente u Ordenar en orden descendente.
Aparecer un icono en la cabecera de columna que indica la opcin de
ordenacin (ascendente o descendente). Si ha seleccionado varias
columnas, el orden de las mismas determina el tipo de ordenacin.
Tambin puede elegir Orden por lista de valores y seleccionar una lista
de valores en el submen.
Para obtener ms informacin, consulte "Ordenar registros" en la pgina 47.
Crear un informe dinmico Para obtener informacin, consulte la Ayuda. Por ejemplo, puede crear un
informe rpido para agrupar los datos por un campo, mostrar subtotales
para un campo o crear subtotales para cada grupo de datos.
Crear un grfico rpido Para obtener informacin, consulte la Ayuda. Por ejemplo, puede
crear rpidamente un grfico en la vista Tabla basado en los datos del
campo actual.
Guardar datos como un archivo
de Microsoft Excel o un archivo de
Adobe PDF, o guardar el conjunto
encontrado actual de los registros
como un enlace a snapshot
Haga clic con el botn derecho del ratn en el margen derecho o izquierdo
y, a continuacin, seleccione una opcin del men abreviado Guardar/enviar
registros como.
Enviar mensajes de correo electrnico
basados en datos de registros
Haga clic con el botn derecho del ratn en el margen derecho o izquierdo
del registro y, a continuacin, seleccione Enviar correo en el men abreviado.
Buscar registros
Para buscar registros especficos en su base de datos, puede:
1 realizar una bsqueda rpida en el modo Visualizar (consulte "Realizar bsquedas rpidas en
el modo Visualizar" en la pgina 33)
1 hacer una peticin de bsqueda en el modo Buscar (consulte "Realizar peticiones de bsqueda
en el modo Buscar" en la pgina 34)
Realizar bsquedas rpidas en el modo Visualizar
Si se ha habilitado una presentacin para bsquedas rpidas en el modo Visualizar, puede utilizar
el cuadro de bsqueda del modo Visualizar para buscar datos en mltiples campos de la
presentacin. La bsqueda rpida es til si los datos que est tratando de encontrar pueden
hallarse en varios campos o si no sabe qu campo los contiene.
De forma predeterminada, las presentaciones estn habilitadas para ejecutar bsquedas rpidas
y todos los campos que admiten bsquedas rpidas (incluidos los campos de fusin) estn
configurados para incluirse en la bsqueda. La bsqueda rpida no busca en los campos
globales, de sumario ni contenedores.
Nota Aunque las bsquedas rpidas son una manera sencilla de buscar datos, pueden llevar
tiempo dependiendo del tipo de datos que contenga la base de datos. Por ejemplo, los datos sin
almacenar o los datos remotos o relacionados pueden tener un progreso de bsqueda ms lento
en comparacin con el de los datos locales o almacenados.
Para ejecutar una bsqueda rpida
1. En el modo Visualizar, escriba una o ms palabras en el cuadro de texto de bsqueda que se
encuentra en la esquina superior derecha de la barra de herramientas de estado.
2. Pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS).
La bsqueda incluye todos los campos habilitados para las bsquedas rpidas en la presentacin.
Su peticin de bsqueda devuelve un conjunto de registros. La zona verde del grfico circular
en la barra de herramientas de estado indica la porcin del total de registros mostrados.
1 El nico operador que admite una bsqueda rpida es el operador de buscar frase, las comillas
(" ").
1 Si escribe ms de una palabra en el cuadro de bsqueda, FileMaker Pro examina los registros
que tengan todas las palabras que ha escrito.
Para ver una lista de las bsquedas recientes
1. En el modo Visualizar, haga clic en la flecha del cuadro de bsqueda.
2. Realice una de las opciones siguientes:
1 Seleccione un trmino de bsqueda de la lista del historial de bsquedas para realizar una
bsqueda rpida con l.
1 Elija Borrar las bsquedas recientes para eliminar el historial de bsquedas.
Nota La lista de las bsquedas rpidas recientes slo est disponible hasta que cierre el archivo.
Para configurar y habilitar las bsquedas rpidas
En el modo Presentacin, si la presentacin seleccionada no muestra las insignias de bsqueda
rpida de los campos admitidos, siga estos pasos.
1. En el modo Presentacin, seleccione el men Vista > Mostrar > Bsqueda rpida.
Una pequea insignia situada junto a cada campo muestra si est habilitado para la bsqueda
rpida. Si no hay ninguna insignia de bsqueda rpida al lado de un campo, esto quiere decir
que no se puede buscar en ese campo bien porque no se admite para bsquedas rpidas, o
bien porque no est configurado para que se incluya en la bsqueda. Una insignia gris indica
que la bsqueda rpida no est activada para la presentacin. Una insignia verde indica que
el campo se puede incluir en la bsqueda. Una insignia amarilla indica que el campo se puede
incluir en la bsqueda rpida, pero que puede llevar ms tiempo que con las insignias verdes.
2. Seleccione uno o varios campos.
3. Haga clic en Inspector en la barra de presentacin y, a continuacin, haga clic en Datos.
4. En el rea Comportamiento, seleccione Incluir campo en la bsqueda rpida.
5. Para habilitar las bsquedas rpidas, haga clic en Ajustar presentacin en la barra de
presentacin. En el cuadro de dilogo Ajustar presentacin, seleccione Habilitar bsquedas
rpidas y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Para obtener ms informacin sobre las bsquedas rpidas, consulte la Ayuda.
Realizar peticiones de bsqueda en el modo Buscar
Para realizar una bsqueda en el modo Buscar, escriba los criterios (el valor o valores que desea
buscar) en los campos de una peticin de bsqueda, que tiene la apariencia de un registro en
blanco. FileMaker Pro examina todos los registros de una tabla, comparando los criterios
especificados con los datos de la tabla.
Los registros con datos que coinciden con los criterios se convierten en el conjunto encontrado,
que es el subconjunto de registros que se est visualizando. Los registros no coincidentes se
omiten. Puede restringir (delimitar) o extender (ampliar) el conjunto encontrado en el modo Buscar.
Puede trabajar slo con los registros del conjunto encontrado. Por ejemplo, puede ver, editar,
ordenar, imprimir, eliminar, exportar o remplazar datos de estos registros, o calcular sumarios
para ellos. Tambin puede abrir una nueva ventana para realizar diferentes peticiones de
bsqueda en los mismos datos.
Puede guardar el conjunto encontrado de registros y enviarlo por correo como un enlace a
snapshot. (Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda).
No puede realizar una bsqueda en campos sumario, campos contenedor o campos definidos
con la opcin de almacenamiento global.
Nota En el modo Buscar, la presencia de una insignia indica un campo en el que es posible
realizar bsquedas.
Para realizar una peticin de bsqueda
1. En el modo Buscar, en el men emergente de presentaciones, seleccione una presentacin
que incluya los campos que contengan los datos que desea buscar.
Si es necesario, puede cambiar de presentacin e introducir los criterios en ms de una.
2. En la peticin de bsqueda, seleccione un campo de texto, numrico, de fecha, hora, de fecha
y hora o de clculo para usarlo en la bsqueda y, a continuacin, escriba un valor en el campo.
Puede utilizar la lista Insertar operadores de la barra de presentaciones para ayudarle a
introducir los criterios. Puede hacer clic en Omitir para excluir registros que cumplan un
conjunto especfico de criterios.
3. Haga clic en Ejecutar bsqueda.
Su peticin de bsqueda devuelve un conjunto de registros. La zona verde del grfico circular
de la barra de herramientas de estado indica la parte del total de registros que se muestra.
Elija la
presentacin
con los campos
en los que
desea realizar
la bsqueda
Escriba los criterios de bsqueda
en los campos
Haga clic
para ver los
operadores
Una insignia indica que puede
buscar en el campo
Puede realizar una o varias de las siguientes tareas durante la peticin de bsqueda o despus
de realizarla:
Buscar texto y caracteres
Busque texto en campos de texto o en campos de clculo que devuelvan un resultado de texto.
A menos que busque frases y coincidencias exactas, el campo puede contener otros valores,
adems de los especificados, que pueden seguir cualquier orden. Por ejemplo, si escribe hotel
en un campo denominado Alojamiento, se buscan registros para Hotel, Hotel con descuentos
y Hotel, De lujo.
Cancelar una operacin de bsqueda antes
de que termine y no modificar el conjunto
encontrado anterior
Pulse Esc (Windows) 2-punto (Mac OS).
Cambiar o afinar los criterios despus de
realizar una peticin de bsqueda
Consulte "Visualizar, repetir o cambiar la ltima bsqueda" en la
pgina 45.
Delimitar un conjunto encontrado existente Consulte "Restringir (delimitar) un conjunto encontrado" en la
pgina 42.
Ampliar un conjunto encontrado existente Consulte "Extender (ampliar) un conjunto encontrado" en la
pgina 43.
Mostrar todos los registros de nuevo En el modo Examinar, elija el men Registros > Mostrar todos
los registros.
En el modo Buscar, elija el men Peticiones > Mostrar todos los
registros.
No es necesario elegir Mostrar todos los registros antes de
realizar una bsqueda. FileMaker Pro busca siempre en todos los
registros de las tablas especificadas a menos que haya delimitado
el conjunto encontrado existente.
Abrir otra ventana para realizar diferentes
peticiones de bsqueda en los mismos datos
Elija el men Ventana > Ventana nueva.
Para buscar
Escriba lo siguiente en el
campo Ejemplos
Palabras que empiecen por
caracteres Roman especficos
(vlido para campos en todos los
idiomas, excepto japons)
Los caracteres Chris Smith busca Chris Smith,
Smith Chris, Chris Smithson y
Smith Christenson
Palabras que empiezan por
caracteres Hiragana,
Katakana o Kanji japoneses
Los caracteres entre = y * = * busca , y
Una frase o secuencia de caracteres
que coincide cuando son los primeros
caracteres de una palabra (coincidencia
de frase desde inicio de palabra)
El texto literal (caracteres),
incluidos los espacios en blanco
y la puntuacin, entre comillas
dobles (").
"Decoradores Marten y Jones"
busca Decoradores Marten y Jones,
pero no Decoradores Jones y Marten
", S.A." busca todas las compaas
con ", S.A." en el nombre, pero no
aquellas que no llevan la coma
"Spring" busca Springville pero no
ColdSpring Harbor o HotSpring
Palabras con uno o varios caracteres
desconocidos o variables (cualquier
carcter)
Un carcter comodn (@) para
cada carcter desconocido
H@ja busca Hija y Hoja
@on busca Don y Ron, pero no Bron
Caracteres no vlidos en un campo
de texto
? Los caracteres no vlidos se muestran
como caracteres en blanco
Nota Para encontrar el carcter ?,
busque "?"
Dgitos en un campo de texto
(cualquier dgito)
Un carcter # para cada dgito # busca 3, pero no 30
## busca 30, pero no 3 ni 300
#3 busca 53 y 43, pero no 3
Palabras con cero o ms caracteres
desconocidos o con caracteres de
variables de texto en fila (cero o ms
caracteres)
*para todos los caracteres
desconocidos
Jo*n busca Jon y John
J*r busca Jr. y Junior
*phan* busca Phan y Stephanie
Operadores u otros caracteres no
alfanumricos, como signos de
puntuacin o espacios
El texto literal (caracteres),
dobles (").
"@" busca @ (o, por ejemplo, una
direccin de correo electrnico)
"," busca registros que contengan
una coma
" " busca tres espacios en blanco
seguidos
Un carcter con un significado
especial, como los operadores
de bsqueda reconocidos por
FileMaker Pro: @, *, #, ?, !, =, <, >, "
(carcter posterior al carcter de
escape)
\ seguido por un carcter especial \"Joey\" busca "Joey"
joe\@abc.net busca la direccin de
correo electrnico joey@abc.net
Palabras con caracteres acentuados El texto literal (caracteres),
dobles (").
"pera" busca pera, pero no opera
(pera sin comillas busca pera y
opera)
Frases parciales, una secuencia de
palabras o caracteres (coincidencia
de frase de cualquier lugar)
Caracteres, puntuacin y
espacios en blanco entre
comillas (""); utilice * para buscar
este texto en medio de una
cadena de texto ms larga
*"son y Phillips" busca Johnson
y Phillips y Paulson y Phillips
Coincidencias exactas del texto
especificado (slo campos completos)
== (dos signos de igual) para
coincidencia de contenido
de un campo
==John busca John pero no John
Smith
==John Smith busca John Smith
pero no Smith, John ni John Smithers
Coincidencias exactas de palabras
completas especificadas (palabras
completas)
= =mercado busca mercado, Servicios
de mercado e Investigacin continua
del mercado, pero no mercadotecnia
ni Supermercado
=Chris =Smith busca Chris Smith
o Smith Chris pero no Chris
niChristopher Smithson
Para buscar
campo Ejemplos
Nota Para buscar texto con distincin entre maysculas y minsculas (por ejemplo, fred busca
fred pero no Fred), cambie el idioma predeterminado para indexar el campo a Unicode. Este
procedimiento cambiar el tipo de ordenacin de los registros. Para obtener ms informacin,
consulte la Ayuda.
Buscar nmeros, fechas, horas y marcas de fecha y hora
Al especificar los criterios en una peticin de bsqueda, los nmeros, las fechas, las horas y las
marcas de fecha y hora deben introducirse en los tipos de campo correspondientes (o en los
campos de clculo que devuelvan el tipo de campo correspondiente) para garantizar su correcto
comportamiento durante la bsqueda. Consulte "Seleccionar un tipo de campo" en la pgina 64.
Importante Para evitar confusiones al trabajar con fechas, utilice siempre el formato de cuatro
dgitos para los aos. Para obtener ms informacin, consulte el tema de la Ayuda, "Conversin
de fechas con aos de dos dgitos".
Palabras que contienen caracteres
Hiragana, Katakana y Kanji japoneses
(slo campos indexados en japons)
Los caracteres busca , y
Los caracteres Kana en un campo
indexado en japons no diferencian
entre Hiragana/Katakana, Kana
sonoro/semisonoro/sordo, Kana
pequeo/regular y las marcas Kana
de iteracin sorda/sonora
~ (tilde) y el carcter, para
realizar una bsqueda relajada
~ busca , , , , y
Rangos de informacin Consulte "Buscar rangos de
informacin" en la pgina 40.
Texto con distincin entre maysculas
y minsculas
Cambie el idioma predeterminado
para indexar el campo a Unicode.
Nota Este procedimiento
cambiar el tipo de ordenacin de
los registros. Para obtener ms
informacin, consulte la Ayuda.
fred busca fred pero no Fred
Para buscar
Escriba lo siguiente
en el campo Ejemplos
Un nmero en un campo numrico o
en un campo de clculo que genere
un resultado numrico
El nmero 0,50 busca 0,5, 0,50 y 0,50
Un nmero booleano en un campo
numrico o en un campo de clculo
que genere un resultado booleano
1 para buscar valores True
0 para buscar valores False
1 busca 1
0 busca 0
Para buscar
campo Ejemplos
Una fecha en un campo de fecha o en
un campo de clculo que genere un
resultado de fecha
La fecha en forma de dgitos,
separados por un carcter
separador de fecha vlido (como
un guin o una barra diagonal)
3/3/2014 busca 3/3/2014, 3 de
marzo de 2014 y 3-3-2014
La fecha actual en un campo de fecha
o en un campo de clculo que genere
un resultado de fecha
// // busca 04.04.14 (cuando la fecha
actual es 04.04.14)
Una hora en un campo de hora o en
un campo de clculo que genere un
resultado de hora
La hora en forma de dgitos,
separados por dos puntos
12:53:09 busca 12:53:09
Una marca de fecha y hora en un
campo de fecha y hora o en un campo
de clculo que genere un resultado de
fecha y hora
La fecha en forma de dgitos,
separados por un carcter
separador de fecha vlido y,
a continuacin, la hora en forma
de dgitos, separados por dos
puntos
03.03.14 12:53:09 PM busca
03.03.14 12:53:09 PM
Fechas, horas, marcas de fecha y
hora, o resultados de fecha y hora
calculados no vlidos
? ? busca el Martes prximo o
2/33/2014 en un campo de fecha o
medianoche en un campo de hora
Datos no vlidos (campos que no
contienen nmeros) en un campo
numrico o en un campo de clculo
que genere un resultado numrico
? ? busca doce, pero no 12 ni doce30
Fechas en un da de la semana en un
campo de fecha o de fecha y hora
El da de la semana
Nota Se aceptan nombres de
das completos o abreviados
(por ejemplo, viernes o vie) en
bsquedas de da de la semana.
Martes busca todas las fechas que
se producen en martes
=Jue busca todas las fechas que se
producen en jueves
Cualquier valor vlido para un
componente de fecha o de hora en un
campo de fecha, hora o fecha y hora
* o deje un componente sin
especificar, mientras especifica
los dems componentes que
desea buscar
3/3/* busca el 3 de marzo de
cualquier ao
*:15 busca horas en las que pasan
15 minutos de cualquier hora
1/1/* 19:00 busca marcas de
fecha y hora a las 19:00 del 1 de
enero de cualquier ao
Nota Cuando no se especifica el ao,
se supone que es el ao actual. 3/3
busca el 3 de marzo del ao actual
Rangos de informacin Consulte la seccin siguiente:
"Buscar rangos de informacin".
Para buscar
Escriba lo siguiente
en el campo Ejemplos
Buscar rangos de informacin
Para encontrar valores que sean Utilice este operador Ejemplos
Menores que el valor especificado < <40
<9/7/2014
<M
Menores o iguales que el valor especificado <=
o (Mac OS)
<=95129
05:00:00
<=M
Mayores que el valor especificado > >95129
>9/7/2014
>M
Mayores o iguales que el valor especificado >=
o (Mac OS)
>=100
>=9/7/2014
8:00
M
En el rango que especifique. Un rango puede ser diferente
segn el tipo de dato:
1 Nmeros: de menor a mayor
1 Fechas y horas: de la ms antigua a la ms reciente
1 Texto: de la primera a la ltima palabra, en funcin del
orden de ndice de las palabras (no segn su ordenacin)
.. o ... (dos o tres
puntos)
12:30...17:30
1/1/2014..6/6/2015
A...M
Para buscar fechas Escriba lo siguiente en el campo
En junio de 2014 6/2014
Desde julio de 2014 hasta octubre de 2015 7/2014...10/2015
Que tengan lugar en viernes =Viernes
Del 10 al 16 de octubre o noviembre de 2014
(si el formato de fecha es MM/DD/AAAA)
{10..11}/{10..16}/2014
Que se produzcan el 1 de marzo entre 1868 y 1912 en el ao
imperial japons de la era de Meiji
m*/3/1
Que se produzcan el 31 de diciembre entre 1930 y 1912 en
el ao imperial japons de la era de Showa
S{5..15}+12+31
Para buscar horas Escriba lo siguiente en el campo
A las 15:00, sin incluir las 16:00 15:00
Entre las 08:00 y las 20:59:59 8 AM..8 PM
Por la maana AM
A cualquiera de las horas 4:30, 5:30, 6:30 PM {16..18}:30
Buscar datos en campos relacionados
Puede introducir criterios de bsqueda en los campos relacionados que se muestran en un portal
o directamente en una presentacin.
Al realizar una bsqueda en un campo relacionado, FileMaker Pro muestra todos los registros
que contienen un registro relacionado que coincide con los criterios introducidos. Por ejemplo,
imagine que tiene un archivo de facturas que muestra artculos en cadena como registros
relacionados en un portal. Para buscar todas las facturas que incluyan un ordenador, escriba
Ordenador en el campo Artculo del portal. Para obtener ms informacin sobre los campos
relacionados, consulte el captulo 4, "Trabajar con tablas y archivos relacionados".
Para obtener ms informacin sobre cmo omitir los registros relacionados, consulte "Buscar
registros que no coincidan con el criterio dado" en la pgina 43.
Buscar campos vacos o no vacos
Para buscar marcas de fecha y hora Escriba lo siguiente en el campo
A las 15:00 de hoy // 15:00
A las 19:00 en mayo de 2014 05/2014 19:00
Que ocurran en un lunes de 2015 =Lun 2015
Del 10 al 16 de noviembre de 2015 y desde las 15:00 hasta
antes de las 18:00 (si el formato de fecha es DD/MM/AAAA)
{10..16}/11/2015 {15:00..17:00}
Para buscar campos Escriba lo siguiente en el campo
No vacos (campos que contengan datos) *
Vacos =
E154 ID factura
lvarez Nombre
ID de
artculo Elemento
I100 Ordenador
I202 Escritorio
I153 Lmpara
I229 Librera
I448 Silla
Peticin de bsqueda
E153 ID factura
Tang Nombre
ID de
artculo
Elemento
I202 Escritorio
I443 Mesa grande
I153 Lmpara
I288 Mesa redonda
I100 Ordenador
ID factura
Nombre
ID de
artculo
Elemento
Ordenador
E152 ID factura
Durand Nombre
ID de
artculo
Elemento
I384 Silla giratoria
I554 Paneles
I288 Mesa redonda
I100 Ordenador
I448 Silla
Registros de la tabla
Buscar valores duplicados
Puede buscar todos los registros en los que uno o varios campos contengan valores duplicados.
Por ejemplo, es posible que desee buscar todos los registros que no son nicos, examinarlos a
continuacin y decidir cules de ellos desea utilizar o eliminar.
Para buscar todos los registros duplicados, escriba ! en el campo dentro del modo Buscar.
Buscar registros que cumplan mltiples criterios
Puede ampliar o delimitar la bsqueda utilizando ms de un criterio.
Bsquedas lgicas AND
Para delimitar la bsqueda, introduzca criterios en tantos campos como sea necesario para
concretar la peticin y, a continuacin, haga clic en Ejecutar bsqueda.
Restringir (delimitar) un conjunto encontrado
Puede delimitar los resultados de bsqueda adicionalmente, buscando cada vez informacin ms
especfica a medida que realiza bsquedas en la base de datos.
Por ejemplo, despus de buscar todos los empleados que trabajan en Ventas, puede delimitar la
bsqueda para que slo se encuentren aquellos empleados de Ventas con el apellido lvarez:
1. Realice una bsqueda para encontrar todos los empleados que trabajan en Ventas.
FileMaker Pro muestra el conjunto encontrado en el modo Visualizar.
2. Haga clic en Buscar y escriba el criterio para delimitar la bsqueda (escriba lvarez en el
campo Apellidos).
3. Elija el men Peticiones > Restringir conjunto encontrado.
El conjunto encontrado consta ahora de empleados de Ventas apellidados lvarez.
Nota Para restringir rpidamente el juego encontrado en modo Examinar, utilice el men
abreviado. Haga clic en el campo (o seleccione un valor parcial en el mismo), a continuacin,
haga clic con el botn derecho y seleccione Restringir conjunto encontrado.
Bsqueda lgica OR
Para ampliar la bsqueda, introduzca los criterios en la primera peticin. Haga clic en Nueva
peticin. Introduzca el segundo conjunto de criterios. Contine aadiendo peticiones para cada
conjunto de criterios y haga clic en Ejecutar bsqueda.
Puede navegar entre varias peticiones a travs de Ir a la peticin en el men Peticiones o
haciendo clic en el libro en modo Buscar.
Ejemplos:
1 Para incluir clientes de Nueva York y clientes de Pars en el conjunto encontrado, escriba
Nueva York en el campo Ciudad de la primera peticin y, a continuacin, escriba Pars en
el campo Ciudad de la segunda peticin.
1 Para incluir compaas con ms de 100 empleados y compaas con ms de 100 millones de
euros en activos escriba >100 en el campo Nmero de empleados de la primera peticin y,
a continuacin, escriba >100.000.000 en el campo Capitalizacin de la segunda peticin.
1 Para incluir a alumnos de 6 curso que estudian lgebra y a alumnos de 7 curso que estudian
Geometra, escriba 6 en Nivel y lgebra en Asignatura en la primera peticin y,
a continuacin, escriba 7 en Nivel y Geometra en Asignatura en la segunda peticin.
Extender (ampliar) un conjunto encontrado
Puede ampliar un conjunto encontrado para que la bsqueda incluya registros aplicables adicionales
sin necesidad de iniciarla de nuevo.
Por ejemplo, despus de buscar clientes de Nueva York, puede ampliar la bsqueda para que
tambin incluya clientes de Hong Kong:
1. Realice una bsqueda para encontrar clientes de Nueva York.
FileMaker Pro muestra el conjunto encontrado en el modo Visualizar.
2. Haga clic en Buscar y escriba el criterio para delimitar la bsqueda (escriba Hong Kong en el
campo Ciudad).
3. Elija el men Peticiones > Ampliar conjunto encontrado.
El conjunto encontrado consta ahora de clientes de Nueva York y Hong Kong.
Nota Para ampliar rpidamente el juego encontrado en modo Examinar, utilice el men
abreviado. Haga clic en el campo (o seleccione un valor parcial en el mismo), a continuacin,
haga clic con el botn derecho y seleccione Ampliar conjunto encontrado.
Registros que coinciden con un conjunto de criterios, pero no con otro
Para delimitar la bsqueda excluyendo los registros que cumplan los criterios especificados
(por ejemplo, para buscar proveedores del estado de Nueva York que no residan en la ciudad de
Nueva York), consulte "Buscar algunos registros al tiempo que se omiten otros" en la pgina 44.
Buscar registros que no coincidan con el criterio dado
Puede excluir (omitir) registros al realizar una bsqueda. Es decir, puede buscar informacin en
la base de datos que "no sea igual" a los criterios especificados. Por ejemplo, puede buscar todas
las facturas, excepto aquellas creadas en los ltimos 30 das.
Para buscar registros que no coincidan con los criterios
1. En el modo Buscar, escriba los criterios para los registros que desea omitir.
2. Haga clic en Omitir en la barra de presentacin.

Buscar algunos registros al tiempo que se omiten otros
Por ejemplo, para buscar todos los proveedores del estado de Nueva York, excepto los de la
ciudad de Nueva York:
1. En el modo Buscar, escriba los criterios para los registros que busca (escriba Nueva York en
el campo Estado).
2. Haga clic en Nueva peticin.
3. Escriba los criterios de los registros que se excluyen (escriba Nueva York en el campo Ciudad).
4. Haga clic en Omitir.
1 Puede especificar criterios de omisin en varias peticiones.
1 FileMaker Pro realiza las peticiones en el orden en que se crean. Por ejemplo, en una base de
datos de clientes de EE.UU. y de Francia:
1 Si la primera peticin busca todos los clientes de Pars y la segunda omite todos los clientes
de EE.UU., el conjunto encontrado incluir todos los clientes de Pars (Francia), pero ninguno
de los de Pars (Texas) o de ningn otro lugar de EE.UU.
1 Si se invierte el orden de las peticiones (la primera peticin omite todos los clientes de
EE.UU. y la segunda busca todos los clientes de Pars), el conjunto encontrado incluir
todos los clientes de Pars (Francia) y de Pars (Texas), pero no los registros de los clientes
de otras zonas de EE.UU.
1 Para omitir un registro relacionado de una fila del portal (o un conjunto de registros relacionados),
debe cambiar la relacin o el valor en, al menos, uno de los campos coincidentes para que el
registro deje de estar relacionado. Para obtener ms informacin sobre los campos relacionados,
consulte el captulo 4, "Trabajar con tablas y archivos relacionados".
1 Puede abrir otra ventana para realizar diferentes peticiones de bsqueda sobre los mismos
datos. Consulte "Abrir varias ventanas por archivo" en la pgina 19.
1 Para omitir registros de un conjunto encontrado despus de realizar una bsqueda, consulte
"Ocultar registros de conjuntos encontrados y mostrar registros ocultos" en la pgina 45.
Haga clic en Omitir para excluir los
registros que coincidan con los criterios
Visualizar, repetir o cambiar la ltima bsqueda
Para ver los criterios de bsqueda ms recientes, elija el men Registros > Cambiar bsqueda
anterior. A continuacin, para volver al conjunto encontrado, cambie al modo Examinar. Para
repetir la bsqueda, haga clic en Buscar. Tambin puede modificar los criterios de bsqueda y,
a continuacin, hacer clic en Ejecutar bsqueda.
Guardar peticiones de bsqueda
Si tiene una bsqueda compleja que pretende utilizar regularmente, puede guardarla y recuperarla
en cualquier momento que la necesite. Puede guardar y recuperar peticiones de bsqueda sin
tener que ir al modo Buscar. FileMaker Pro guarda automticamente las ltimas cinco bsquedas
realizadas para que pueda acceder a ellas de nuevo. Cuando se guarda una bsqueda, esta
bsqueda est tambin disponible para cualquier cliente de red que comparta la cuenta. Para
obtener ms informacin sobre cmo guardar peticiones de bsqueda, consulte la Ayuda.
Eliminar y restablecer peticiones
Para eliminar una peticin, desplcese a la peticin que desea eliminar y, a continuacin,
haga clic en Eliminar peticin.
Para restablecer una peticin al estado anterior a su ltima consignacin, elija el men
Peticiones > Restablecer peticin. Las peticiones se consignan, por ejemplo, al hacer clic
fuera de los campos, al ir a una presentacin o peticin diferente o al realizar una bsqueda.
Ocultar registros de conjuntos encontrados y mostrar registros ocultos
Todos los registros que no se muestran en el conjunto encontrado se han omitido u ocultado.
Puede omitir registros adicionales del conjunto encontrado sin necesidad de realizar una nueva
bsqueda.
Importante Los registros omitidos se excluyen temporalmente del conjunto encontrado, aunque
todava existen en la base de datos.
Buscar y reemplazar datos
Al igual que en un procesador de texto, se pueden buscar y reemplazar datos a travs de varios
campos (incluidos campos relacionados) en un registro o en una solicitud de bsqueda, a travs
de un conjunto de registros o de solicitudes de bsqueda, o a travs de objetos de texto en una
presentacin. Puede buscar datos en cualquier tipo de campo, excepto en campos contenedores
y en campos que no sean modificables.
Omitir un registro especfico Muestre o seleccione el registro que desea omitir y haga clic en Omitir en la barra
de presentacin.
Omitir una serie de registros Muestre o seleccione el primero de una serie de registros consecutivos que desea
omitir y elija el men Registros > Omitir mltiples. En el cuadro de dilogo Omitir
mltiples, escriba el nmero de registros que desea omitir y haga clic en Omitir.
Ver el conjunto omitido Haga clic en Mostrar todo en la barra de herramientas de estado.
Volver a mostrar todos los
registros del archivo
Elija el men Registros (modo Examinar) o el men Peticiones (modo Buscar) >
Mostrar todos los registros.
Si ha aadido un control de pestaas a una presentacin, cuando se buscan y reemplazan datos
en modo Examinar y Buscar, FileMaker Pro slo busca y reemplaza los datos del panel de pestaas
que est delante. En el modo Presentacin, FileMaker Pro busca y reemplaza los datos en todos
los paneles de pestaas.
1. En el modo Visualizar, Buscar o Presentacin, seleccione el men Edicin > Buscar/Reemplazar >
Buscar/Reemplazar.
2. En el cuadro Buscar, escriba los datos que desea buscar. En el cuadro Reemplazar con,
escriba los datos que reemplazan a los actuales.
No se pueden reemplazar datos en campos formateados como mens emergentes, botones de
opcin o casillas de verificacin. Estos campos se contarn como omitidos y as aparecern en
los informes al final de una operacin Reemplazar todo.
3. Configure las opciones de bsqueda que desea utilizar.
4. Haga clic en uno de los botones para ejecutar el tipo de operacin buscar/reemplazar que desee.
Para obtener ms informacin sobre cmo buscar y reemplazar datos, consulte la Ayuda.
Seleccionar Para
Una opcin de la lista
Direccin
Elegir la direccin de bsqueda: Adelante, Atrs o Todo.
Coincidir maysculas
y minsculas
Buscar slo aquellas ocurrencias en las que las maysculas y minsculas
coinciden con lo especificado en el cuadro Buscar.
Nota En los archivos con datos en japons, una bsqueda con la opcin Coincidir
maysculas y minsculas sin seleccionar no busca simultneamente la versin
de anchura media y completa del mismo carcter. Para buscar y reemplazar de
forma exhaustiva los caracteres de ambos tipos, asegrese de que realiza una
bsqueda para el carcter de anchura media y otra para el de anchura completa.
Slo palabras completas Buscar slo aquellas ocurrencias que coinciden con las palabras completas o que
estn delimitadas por espacios en blanco y/o caracteres de puntuacin.
Una opcin en Buscar a
travs de
En modo Examinar, buscar a travs de todos los registros en la presentacin
actual o slo en el registro actual.
En modo Buscar, buscar a travs de todas las peticiones de bsqueda en la
presentacin actual o slo en la peticin de bsqueda actual.
Nota En modo Presentacin, FileMaker Pro busca slo en la presentacin actual.
Una opcin en Buscar en En modo Visualizar y Buscar, buscar en todos los campos de la presentacin
actual o slo en el campo actual.
Haga clic en Para
Buscar siguiente Buscar y seleccionar la siguiente ocurrencia de los datos de la opcin Buscar.
Reemplazar y buscar Si hay datos seleccionados que coincidan con los datos del campo Buscar: Reemplace
los datos del campo Buscar por los datos del campo Reemplazar con, y busque
y seleccione la siguiente aparicin.
Si no hay datos seleccionados que coincidan con los datos del campo Buscar: Buscar
y seleccionar la primera aparicin de los datos del campo Buscar.
Reemplazar Reemplazar los datos del campo Buscar con los datos del campo Reemplazar con.
Reemplazar todo Reemplazar todas las ocurrencias de los datos del campo Buscar con los datos del
campo Reemplazar con.
Al final de la operacin Reemplazar todo, aparecer un resumen del nmero de
apariciones encontradas y reemplazadas.
Ordenar registros
FileMaker Pro almacena los registros en el orden en el que se aadieron al archivo. La ordenacin
reorganiza temporalmente los registros para poder verlos, actualizarlos o imprimirlos en una
secuencia diferente.
Puede elegir los campos por cuyo contenido desea ordenar. El primer campo de ordenacin
organiza los registros en funcin del contenido del campo. El segundo campo de ordenacin
organiza los registros cuando dos o ms registros tienen el mismo valor en el primer campo de
ordenacin, y as sucesivamente. Puede ordenar los registros en orden ascendente, descendente
o en un orden personalizado.
Los registros permanecern ordenados de forma predeterminada hasta que realice una bsqueda
u ordene los registros con criterios diferentes. Cuando agrega o modifica un registro de un conjunto
encontrado ordenado, el registro aparece en la posicin correcta segn el tipo de ordenacin
despus de consignarlo. Para seleccionar una opcin que permita cambiar la forma en que se
ordenan los registros nuevos y modificados, consulte la Ayuda.
Para ordenar los registros del conjunto encontrado actual:
1. En el modo Examinar, haga clic en Ordenar en la barra de herramientas de estado.
Nota Para ordenar los registros en la vista Tabla del modo Visualizar, consulte "Trabajar con
registros en la vista Tabla" en la pgina 32.
2. En el cuadro de dilogo Ordenar registros, elija los campos para la ordenacin, en el orden en
que desea que se realice y las opciones de ordenacin.
Para elegir un campo de ordenacin visible en la presentacin actual, no importa la tabla en la
que se encuentra, seleccione Presentacin actual (NombrePresentacin) en la lista de
tablas y, a continuacin, haga doble clic en un campo de la lista.
Para elegir un campo de ordenacin en la presentacin actual, tanto si est en la presentacin
actual como si no, seleccione Tabla actual (NombreTabla) en la lista de tablas y, a continuacin,
haga doble clic en un campo de la lista.
Para obtener ms informacin sobre las opciones de ordenacin, consulte la Ayuda.
3. Haga clic en Ordenar.
Para cancelar la ordenacin antes de que finalice, pulse Esc (Windows) o 2-punto (Mac OS).
Nota Puede ordenar los registros de un campo sin abrir el cuadro de dilogo Ordenar mediante
el men abreviado del campo.
Para obtener ms informacin sobre cmo FileMaker Pro utiliza los formatos de sistema para
ordenar y mostrar las fechas, las horas y los nmeros, consulte la Ayuda.
Previsualizar e imprimir bases de datos
Con FileMaker Pro, puede imprimir:
1 todos los registros de la base de datos, un subconjunto de registros o slo el registro actual
1 un registro en blanco para crear un formulario en papel
1 definiciones de guiones, campos, tablas y relaciones para ver la estructura de la base de datos
1 datos guardados como archivo PDF
FileMaker Pro imprime los registros utilizando la presentacin actual. Puede crear presentaciones
para imprimir los mismos datos de formas diferentes. Por ejemplo, puede imprimir registros uno
a uno, en una lista en columnas o en un informe complejo ordenado con totales, cabeceras y pies
de pgina. Tambin puede crear presentaciones para etiquetas de correo o sobres.
El asistente Nueva presentacin/Nuevo informe (en modo Presentacin) le facilita la creacin de
estos elementos. Consulte "Crear presentaciones e informes" en la pgina 79.
Puede controlar los mrgenes de pgina, eliminar espacios en blanco e impedir que se impriman
objetos especficos.
Previsualizar datos en presentaciones
Al cambiar al modo Vista previa, podr ver la presentacin tal y como aparecer en la pgina
impresa. No puede introducir o editar informacin en los campos en el modo Vista previa.
En el modo Vista previa, podr ver:
1 cuntos registros caben en una pgina impresa
1 de que forma afecta la configuracin de la paginacin a los saltos de pgina
1 partes de subsumario con campos de sumario calculados
1 informacin variable proporcionada por FileMaker Pro, como los nmeros de pgina, la fecha
actual, etc.
1 los mrgenes de pgina definidos
1 cmo los campos definidos con opciones de deslizamiento eliminan los espacios en blanco
1 los registros organizados en columnas si se ha definido esta disposicin en Ajustar presentacin
1 el panel de pestaas delante si la pgina contiene controles de pestaas
Para previsualizar datos en una presentacin, siga los mismos pasos preliminares que realiza al
imprimir, incluidas la especificacin de una impresora y de las opciones de impresin y la verificacin
de que el conjunto encontrado contiene los registros que desea previsualizar (consulte los pasos
1 a 4 de la seccin siguiente, "Imprimir registros"). A continuacin, cambie al modo Vista previa.
Imprimir Listn telefnico
Ir a la presentacin [Contactos]
Ordenar [Tipo de ordenacin: Apellidos (Ascendente)]
[Restaurar tipo de ordenacin, Sin dilogo]
Modo Vista previa
[Pausa]
Imprimir
[sin dilogo]
Entrar en Modo Examinar
Nombre Telfono
Juanita lvarez 408-555-1234
Michelle Cannon 213-555-2345
Andre Common 714-555-3456
Marie Durand 619-555-4567
Jean Durand 408-555-5678
William Johnson 408-555-6789
Registros que se estn
examinando
Nombre de campo Tipo de campo
Opciones de frmula/entrada
Nombre Texto
Apellidos Texto
Direccin1 Texto
Nombre Telfono
Juanita lvarez 408-555-1234
Registro actual
Guin
Definiciones de
tablas y campos
Registro en blanco
Puede imprimir datos basados en la presentacin actual o informacin sobre
la estructura de la base de datos
Grfico de relaciones
Nombre Telfono
Contactos
Contactos
Contactos
Imprimir registros
Puede imprimir informacin de la base de datos o un registro en blanco para obtener un "formulario"
en blanco.
Para imprimir registros:
1. Si dispone de ms de una impresora, especifique la que desea utilizar.
2. Para confirmar las opciones de impresin, elija el men Archivo > Configurar impresin
(Windows) o el men Archivo > Ajustar pgina (Mac OS) y, a continuacin, haga clic en OK.
Si se encuentra en el modo Vista previa, tambin puede hacer clic en Configurar impresin
(Windows) o en Ajustar pgina (Mac OS) en la barra de herramientas de estado.
Para obtener ms informacin sobre las opciones de impresin, consulte la documentacin del
sistema y de la impresora.
3. Cambie a la presentacin que desea utilizar.
4. Asegrese de que el conjunto encontrado se encuentra en la forma que desea:
1 utilizando el modo Buscar y los comandos del men Registros para cambiar el conjunto
encontrado
1 ordenando los registros
5. Cambie al modo Vista previa para ver la apariencia exacta de la copia en papel.
Algunos elementos como los objetos de deslizamiento, los registros organizados en columnas
y la informacin variable, como los nmeros de pgina, slo aparecen correctamente en el
modo Vista previa. Si un registro contiene controles de pestaas, slo se imprime el panel de
pestaas que est delante.
6. Seleccione el men Archivo > Imprimir.
7. En el cuadro de dilogo Imprimir, seleccione una opcin en Imprimir (Windows) o seleccione
FileMaker Pro en el men emergente (Mac OS).
Para imprimir Seleccionar
Todos los registros (o slo los registros del
conjunto encontrado)
Registros que se estn examinando
Slo el registro seleccionado actualmente en
el modo Examinar
Registro actual
Un registro en blanco que utiliza la presentacin
actual (utilice esta opcin para imprimir un
"formulario" en blanco)
Registro en blanco, mostrando los campos y,
a continuacin, seleccione una opcin de formato
8. Seleccione el rango de impresin, el nmero de copias y las dems opciones de impresin y,
a continuacin, haga clic en Aceptar (Windows) o en Imprimir (Mac OS).
Impresin de etiquetas y sobres
Puede c rear presentaciones para dar formato e imprimir datos en etiquetas de correo o sobres.
El proceso de impresin de sobres es similar al de impresin de etiquetas.
Use el asistente Nueva presentacin/Nuevo informe para crear una presentacin de etiquetas
que incluya datos de los campos que haya seleccionado, organizados para imprimirse en muchos
tipos de etiquetas (por ejemplo, Avery 4014). FileMaker Pro facilita las dimensiones de numerosos
tipos de etiquetas estndar y sus cdigos. Si no est disponible el tipo de etiqueta que desea,
puede especificar unas dimensiones de etiqueta personalizadas.
Las presentaciones de etiquetas utilizan campos de fusin, que son nicamente campos de
marcador de posicin para visualizacin e impresin; en ellos no se pueden introducir datos.
Los campos de fusin se agrandan y se reducen para ajustar los datos al campo segn las
necesidades, y cierran el espacio si el campo est vaco.
Elija los datos que
desea imprimir
Haga clic para cambiar la
orientacin de la pgina
(vertical u horizontal), la escala
y otras opciones de impresin
Cuadro de dilogo Imprimir (Windows)
Elija los datos que
desea imprimir
Cuadro de dilogo Imprimir (Mac OS)
Elija FileMaker en la lista
La creacin e impresin de etiquetas se produce en tres pasos:
1. Creacin de una presentacin de etiquetas.
2. Configuracin de los campos de fusin.
3. Impresin de las etiquetas.
Consejo Si necesita ayuda al utilizar el asistente Nueva presentacin/Nuevo informe, haga clic en
el botn Ayuda de cada panel.
Creacin de una Presentacin de etiquetas
1. Abra el archivo que contiene los datos que desea imprimir en las etiquetas.
2. Busque los registros que contienen los datos que desea imprimir en las etiquetas.
3. Seleccione en el men Archivo > Gestionar > Presentaciones.
4. En el asistente Nueva presentacin/Nuevo informe, en Nombre de presentacin, escriba un
nombre para la presentacin.
Para que el nombre de la presentacin aparezca en los mens utilizados para elegir las
presentaciones, seleccione Incluir en mens de presentaciones.
5. Para Seleccionar un tipo de presentacin, haga clic en Etiquetas (para datos que se leen
de arriba a abajo horizontalmente). O haga clic en Etiquetas verticales (para datos que se
leen de derecha a izquierda verticalmente). A continuacin haga clic en Siguiente.
Para una presentacin de sobres, haga clic en Sobre, y vaya a "Eleccin y formato de los
campos de fusin".
6. Especifique las medidas de sus etiquetas de correo.
1 Para seleccionar una medida predefinida basada en tipos de etiquetas comunes, en la lista
Usar medidas de las etiquetas, seleccione el cdigo que corresponda a sus etiquetas.
Puede ver esta informacin en la caja de las etiquetas. FileMaker Pro crear una presentacin
de etiquetas que utilizar las dimensiones exactas del cdigo de etiqueta que elija.
1 Para especificar una medida personalizada, seleccione Usar tamao personalizado e
introduzca los valores para Etiquetas a lo ancho, Anchura y Altura. Mida los mrgenes no
utilizados de las etiquetas. A continuacin, seleccione Mrgenes de pgina fijo e introduzca
valores para Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho.
7. Haga clic en Siguiente.
Eleccin y formato de los campos de fusin
1. En el siguiente panel, en la lista Campos disponibles haga doble clic en el primer campo que
contenga los datos que desea imprimir en las etiquetas.
<<nombre del campo>> se desplaza al rea Contenido de etiqueta. Los corchetes en ngulo
indican que se trata de un campo de fusin, y los datos del campo se mostrarn y se imprimirn
en las etiquetas.
Para incluir campos de tablas relacionadas, seleccione la tabla de los Campos disponibles.
2. Siga seleccionando los campos que desee en las etiquetas.
Incluya toda la puntuacin, espacios en blanco y saltos de lneas (para colocar un campo de
fusin en la siguiente lnea) que desee imprimir en las etiquetas.
3. Haga clic en Siguiente.
Previsualizar e imprimir etiquetas
1. En el siguiente panel:
1 Para ver cmo aparecern los datos en las etiquetas antes de imprimirlas seleccione Ver en
modo Vista previa y haga clic en Finalizar.
1 Para editar las etiquetas seleccione Ver en modo presentacin y haga clic en Finalizar.
2. Para imprimir etiquetas desde los modos Examinar, Presentacin o Vista previa, cargue las
etiquetas en la impresora segn las instrucciones de la impresora y de las etiquetas. A continuacin
seleccione el men Archivo > Imprimir, seleccione la impresora y cualquier opcin adicional
y haga clic en Imprimir.
1 Para seleccionar opciones sobre cmo desea que se impriman las etiquetas en la pgina,
seleccione el men Presentaciones > Ajustar presentacin y, a continuacin, haga clic en
la pestaa Imprimir. A continuacin seleccione el nmero de columnas (etiquetas) de ancho y
la direccin en la que desea que se impriman las etiquetas, y, si fuese necesario, personalice
los mrgenes de la pgina.
1 Es posible que necesita ajustar las opciones de su impresora para imprimir correctamente las
etiquetas. Elija el men Archivo > Configurar impresin (Windows) o Ajustar pgina (Mac OS).
1 Es posible que algunas etiquetas no tengan el mismo nmero de lneas de impresin que otras.
Esto ocurre porque, en el caso de que no haya datos en un campo, FileMaker Pro cierra el
espacio en blanco.
Para obtener ms informacin sobre cmo crear una presentacin para etiquetas o sobres,
seleccionar las opciones de configuracin de impresin y presentacin, y otras consideraciones al
crear una presentacin de etiquetas o sobres, consulte la Ayuda.
Imprimir guiones
Puede imprimir una lista de todos los pasos de uno o varios guiones de un archivo.
1. Seleccione el men Guiones > Definir guiones o seleccione el men Archivo > Gestionar >
guiones.
2. En el cuadro de dilogo Gestionar guiones, seleccione el guin o guiones que desea imprimir.
Para seleccionar varios guiones contiguos en la lista, pulse Mays. mientras hace clic en los
guiones. Para seleccionar varios guiones no contiguos, pulse Ctrl mientras hace clic (Windows)
o pulse 2 mientras hace clic (Mac OS) en los guiones.
3. Haga clic en en la parte inferior del cuadro de dilogo.
4. Haga clic en Aceptar (Windows) o en Imprimir (Mac OS).
Se imprimirn los pasos y las opciones de guin seleccionadas.
Imprimir informacin de campos y tablas
Puede imprimir informacin de campos y tablas.
1. Elija el men Archivo > Gestionar > Base de datos y, a continuacin, haga clic en la pestaa
Tablas o Campos.
2. Seleccione las tablas o los campos que desea imprimir.
Para seleccionar varios campos o tablas contiguos de la lista, pulse Mays mientras hace clic
en los campos o en las tablas. Para seleccionar varios campos o tablas no contiguos, pulse
Ctrl mientras hace clic (Windows) o pulse 2 mientras hace clic (Mac OS) en los campos o en
las tablas.
3. Haga clic en Imprimir.
Se imprimen los nombres y tipos de campo, las frmulas o las opciones de entrada de datos para
cada tabla seleccionada.
Imprimir un grfico de relaciones
Puede imprimir una representacin grfica de la base de datos en forma de grfico de relaciones.
1. Seleccione el men Archivo > Gestionar > base de datos y, a continuacin, haga clic en la
pestaa Relaciones.
2. Haga clic en para mostrar los saltos de pgina del grfico de relaciones.
3. Haga clic en para mostrar los cuadros de dilogo Configurar impresin (Windows) o
Ajustar pgina (Mac OS).
4. Haga clic en Imprimir.
5. En el cuadro de dilogo Opciones de impresin, elija una opcin.
1 Seleccione Imprimir grfico en varias pginas para que el grfico se imprima en varias
pginas.
1 Seleccione Imprimir grfico en una pgina para ajustar el tamao del grfico a una nica
pgina.
6. Haga clic en Continuar.
Para obtener ms informacin sobre cmo previsualizar e imprimir bases de datos,
consulte la Ayuda.
Automatizar tareas con guiones
Los guiones pueden realizar tareas sencillas, como configurar la orientacin de la pgina, o tareas
complejas, como preparar el envo de correo personalizado a clientes. Los guiones pueden incorporar
decisiones condicionales (secuencias if-else) y realizar tareas repetitivas (secuencias de bucle).
Puede crear guiones en el cuadro de dilogo Editar guin seleccionando en una lista los pasos
de guiones de FileMaker Pro, especificando opciones y organizando los pasos en el orden
correcto para realizar la tarea.
Utilice los guiones para combinar y automatizar tareas como:
1 pasar de una presentacin o modo a otro
1 buscar, ordenar e imprimir registros
1 importar datos del mismo origen
FileMaker Pro facilita la gestin de los guiones. Puede mostrar un guin por defecto para utilizar
como plantilla al escribir sus propios guiones. Puede abrir varios guiones a la vez para compararlos.
Puede copiar y pegar guiones enteros entre archivos. Puede copiar y pegar pasos de guin de un
guin a otro en el mismo archivo o en un guin de un archivo diferente. Puede asignar guiones a
grupos para facilitar la bsqueda de guiones de un tipo especfico (por ejemplo, copiar un grupo
completo de guiones en otro archivo o eliminar un grupo entero de guiones). Y puede disear
guiones que se ejecuten cuando se produzca una accin determinada (por ejemplo cuando los
usuarios introduzcan un campo, pulsen una tecla o agreguen un registro nuevo a la base de datos).
En la Ayuda estn disponibles los procedimientos para crear y gestionar guiones y una referencia
a los pasos de guin de FileMaker Pro (ordenados alfabticamente o por categora).
Adems, puede configurar activadores de guiones para especificar los guiones que se ejecutarn
cuando se produzcan determinados eventos. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda.
Realizar copias de seguridad de archivos de base de datos
Se recomienda realizar de forma habitual copias de seguridad de cualquier documento
almacenado en un equipo. Es ms fcil restablecer una copia de seguridad de una base de datos
que volver a crearla. La frecuencia con la que debe realizar copias de seguridad depende de la
cantidad de datos que aada a las bases de datos y de la dificultad que supondra volver a crear
los archivos en caso de que se daaran.
Es aconsejable que almacene regularmente copias de seguridad de archivos de gran importancia
en una ubicacin fuera del lugar de trabajo.
Para obtener recomendaciones sobre copias de seguridad de archivos, consulte "Hacer copias
de seguridad de bases de datos y otros archivos importantes" en la pgina 158. Para obtener un
ejemplo de un guin de copia de seguridad, consulte la Ayuda.
Configuracin de las preferencias
Puede personalizar la apariencia y comportamiento de FileMaker Pro para que se ajuste a su forma
de trabajo, cambiando la configuracin estndar, denominada preferencias. Las preferencias
afectan al comportamiento de la aplicacin y no son especficas de ningn archivo.
La configuracin especificada en el cuadro de dilogo Opciones de archivo afecta a la presentacin
predeterminada del archivo actual, la apertura y cierre de guiones, la informacin de inicio de
sesin y a la ortografa.
Para configurar las preferencias de la aplicacin:
1. Windows: elija el men Edicin > Preferencias.
Mac OS: Elija el men FileMaker Pro > Preferencias.
2. En el cuadro de dilogo Preferencias, haga clic en una pestaa y, a continuacin, configure las
opciones que desea utilizar.
Para configurar las preferencias de archivo:
1. Seleccione el men Archivo > Opciones de archivo.
2. En el cuadro de dilogo Opciones de archivo, haga clic en una pestaa y, a continuacin,
configure las opciones que desea utilizar.
Para obtener ms informacin sobre cmo configurar las preferencias de archivo y de la
aplicacin, consulte la Ayuda.
Captulo 3
Crear bases de datos
1 planificar una base de datos
1 definir y modificar campos
1 definir tablas
1 crear presentaciones
1 trabajar con campos, objetos y partes de una presentacin
Nota Consulte la Ayuda para obtener informacin completa y pormenorizada y procedimientos
detallados sobre el uso de FileMaker Pro.
Planificar una base de datos
Una base de datos bien diseada favorece la introduccin y recuperacin de datos consistentes
y reduce la existencia de datos duplicados en las tablas de la base de datos. Las tablas de una base
de datos relacional funcionan de forma conjunta para garantizar la disponibilidad de los datos
correctos cuando los necesite. Se recomienda planificar primero la base de datos sobre el papel.
Siga estos pasos generales para planificar una base de datos:
1. Determine la finalidad de la base de datos o el problema que desea solucionar. Por ejemplo:
"para guardar una lista de clientes", "para administrar mi inventario" o "para calificar a mis alumnos".
Si otras personas van a utilizar la base de datos, asegrese de informarles de los datos que
van a necesitar.
2. Piense en la informacin que almacenar en la base de datos. Normalmente, la informacin se
divide en grandes categoras. La identificacin precisa de estas categoras es vital para el diseo
de una base de datos eficaz, ya que almacenar diferentes tipos y cantidades de datos en cada
categora. Por ejemplo, una base de datos concebida para realizar el seguimiento de las ventas
incluir categoras del tipo "clientes", "productos" y "facturas". Una base de datos para registrar
las calificaciones de los alumnos incluir categoras como "alumnos", "clases" y "trabajos".
3. Una vez que haya determinado estas grandes categoras, tenga en cuenta cmo se relacionan
entre s. Para ello, escriba frases sencillas que describan la forma en la que interactan las
categoras como, por ejemplo, "los clientes realizan pedidos de productos" y "las facturas
registran los pedidos de los clientes". Cada uno de estos pares indica una relacin entre los
datos de una categora y los datos de otra.
Captulo 3 | Crear bases de datos 57
4. Una vez identificadas las categoras de informacin, ya puede organizar la base de datos.
En la terminologa de bases de datos, estas categoras de informacin reciben el nombre de
tablas. Las tablas se utilizan para agrupar datos con un elemento o una finalidad comn.
Por ejemplo, puede utilizar una tabla para almacenar nombres y direcciones, y puede utilizar
otra para almacenar informacin sobre transacciones como, por ejemplo, la fecha de venta,
el nmero de artculo, el precio por unidad, etc.
Normalmente, las bases de datos se organizan de una de estas tres formas:
1 Una nica tabla en un solo archivo. Utilice una nica tabla si necesita supervisar datos de
una sola categora, como los nombres y las direcciones.
1 Varias tablas en un nico archivo. Utilice varias tablas si los datos son ms complejos, como
los estudiantes, las clases y las calificaciones.
1 Varias tablas en varios archivos. Utilice varios archivos si necesita compartir los mismos
datos entre diferentes soluciones de bases de datos. Por ejemplo, puede almacenar la
informacin sobre los impuestos o los envos en un archivo diferente si desea utilizar esa
informacin en ms de una solucin.
Nota Utilice las relaciones para compartir datos entre tablas del mismo archivo o con tablas
de un archivo externo. Otros elementos de base de datos, como los guiones y los privilegios
de acceso, se almacenan en un nivel de archivo. Por lo tanto, algunas soluciones complejas
se beneficiarn del uso de varios archivos.
5. Determine las tablas de la base de datos y los datos que incluir y, sucesivamente, los campos que
necesitar.
Consejo Para facilitar la bsqueda y la ordenacin de los registros, cree campos distintos
para el nombre y los apellidos, el tratamiento de cortesa (como Sr. o Dr.) y los elementos de
direcciones (ciudad, estado o provincia, pas y cdigo postal). Si separa los datos en varios
campos al introducir los datos, se facilitar el proceso de creacin de futuros informes. Por
ejemplo, si utiliza distintos campos para capturar informacin sobre las transacciones, como la
fecha, el nmero de artculo, la cantidad y el precio por unidad de cada transaccin, ser ms
fcil compilar informes de sumario y subsumario al final de la semana, el mes o el ao.
6. Decida los campos que contendrn datos comunes entre las tablas.
Por ejemplo, una base de datos para una panadera puede incluir las siguientes tablas: una
tabla Clientes, que almacena los detalles de los clientes; una tabla Productos, que contiene la
informacin de los productos y una tabla Facturas, que incluye los datos de los pedidos.
Cada tabla tiene slo un tema, y todos los campos de esa tabla hacen referencia nicamente
a ese tema. Por ejemplo, los campos de un registro de la tabla Clientes almacenan toda la
informacin sobre un cliente. Por este motivo, puede asignar a cada cliente un nmero de
identificacin exclusivo. No debera introducir ningn nmero de identificacin de cliente en la
tabla a no ser que tuviera que aadir un cliente nuevo. Por lo tanto, la existencia de un nmero
de cliente determina la existencia de un registro. La tabla Clientes puede tambin incluir
campos para el nombre, la direccin y el nmero de telfono del cliente.
La tabla Productos puede incluir campos para el nmero de identificacin del producto, el precio
por unidad de cada producto y la cantidad disponible en existencias. La Tabla Elementos de lnea
puede incluir campos para los nmeros de identificacin de productos y facturas, as como para
el nombre, el precio por unidad, la cantidad y el precio total de cada artculo vendido. La tabla
Facturas puede incluir campos para el nmero de identificacin de facturas, la fecha del pedido
y el vendedor.
7. Determine los campos coincidentes de cada tabla y rodee cada uno con un crculo en la
planificacin.
Para obtener ms informacin, consulte "Campos coincidentes en relaciones" en la
pgina 115.
ID de cliente
Direccin
Telfono
Nombre del cliente
Pas
Vendedor
Tabla Clientes
Tabla Productos
Tabla Elementos de lnea
Fecha Pedido
ID de cliente
Fecha Pedido
ID factura
ID factura
Precio por unidad
ID del producto
Cantidad
Subtotal
Descuento
Precio ampliado
Nombre del producto
Total
Cantidad total en existencias
Fecha Pedido
ID del producto
Precio por unidad
Nombre del producto
N de existencias
Categora
Tabla Facturas
Regin
Regin
Vendedor
Descuento
ID de cliente
Direccin
Telfono
Nombre del cliente
Pas
Vendedor
Tabla Clientes
Tabla Productos
Fecha Pedido
ID de cliente
Fecha Pedido
ID factura
ID factura
Precio por unidad
ID del producto
Cantidad
Subtotal
Descuento
Precio ampliado
Nombre del producto
Total
Fecha Pedido
ID del producto
Precio por unidad
Nombre del producto
N de existencias
Categora
Tabla Facturas
Regin
Regin
Vendedor
Descuento
8. Para cada tabla, decida qu campos almacenarn datos y cules se utilizarn desde otras
tablas (relacionadas).
En funcin del tema de la tabla, puede comprobar en qu ubicacin es ms lgico almacenar
los datos y dnde se deben utilizar los datos de una tabla relacionada. Todos los campos
deberan aparecer slo una vez en la base de datos, a excepcin de los campos coincidentes.
Tache las ocurrencias de los campos que no pertenezcan al tema de la tabla.
9. Determine las relaciones entre las tablas. En la planificacin, dibuje una lnea desde cada
campo coincidente de una tabla al campo coincidente correspondiente de la tabla relacionada.
Se establece una relacin entre las tablas, porque sus campos coincidentes contienen datos
coincidentes.
Las relaciones tambin permiten agrupar los datos para resolver consultas complejas. Por
ejemplo, las relaciones pueden utilizarse para determinar los niveles de inventario actuales,
las proyecciones de ventas y aquellas otras tareas en las que sea necesario consultar los datos
de varias tablas. Para obtener ms informacin sobre las relaciones, consulte el captulo 4,
"Trabajar con tablas y archivos relacionados".
10. Determine si necesita compartir la base de datos con otros usuarios y la forma de acceso
al archivo.
Para obtener ms informacin sobre cmo compartir bases de datos, consulte "Compartir
bases de datos en una red" en la pgina 128.
ID de cliente
Direccin
Telfono
Nombre del cliente
Pas
Vendedor
Tabla Clientes
Tabla Productos
Fecha Pedido
ID de cliente
Fecha Pedido
ID factura
ID factura
Precio por unidad
ID del producto
Cantidad
Subtotal
Descuento
Precio ampliado
Nombre del producto
Total
Fecha Pedido
ID del producto
Precio por unidad
Nombre del producto
N de existencias
Categora
Tabla Facturas
Regin
Regin
Vendedor
Descuento
ID de cliente
Direccin
Telfono
Nombre del cliente
Pas
Vendedor
Tabla Clientes
Tabla Productos
Fecha Pedido
ID de cliente
Fecha Pedido
ID factura
ID factura
Precio por unidad
ID del producto
Cantidad
Subtotal
Descuento
Precio ampliado
Nombre del producto
Total
Fecha Pedido
ID del producto
Precio por unidad
Nombre del producto
N de existencias
Categora
Tabla Facturas
Regin
Regin
Vendedor
Descuento
11. Si va a disear una base de datos para que la utilicen otras personas, expngales su
planificacin y pdales que la revisen y sugieran todos los cambios oportunos.
12. Decida qu usuarios utilizarn la base de datos y si desea restringir su acceso. Al crear la
base de datos, asigne privilegios de acceso segn sea conveniente.
Para obtener ms informacin sobre las cuentas y los conjuntos de privilegios, consulte el
captulo 6, "Proteger bases de datos".
13. Decida qu presentaciones necesita y planifique una presentacin diferente para cada tarea.
Por ejemplo, cree presentaciones diferentes para imprimir etiquetas o sobres.
Para obtener ms informacin sobre la creacin de presentaciones, consulte "Crear presentaciones
e informes" en la pgina 79.
14. Cree un formulario como el que aparece abajo para enumerar los archivos y tablas necesarios
y los campos de cada tabla. Enumere tambin los formularios y los informes que generar a
partir de cada una de las tablas.
15. Cree la base de datos.
16. Si ha diseado la base de datos para que la utilicen otros, pdales que la prueben.
Seguidamente, solucione los problemas que hayan encontrado antes de poner la base de
datos a disposicin de todos los usuarios.
Crear archivos de FileMaker Pro
Puede crear un archivo a partir de una solucin inicial o una plantilla de FileMaker Pro (un archivo
de base de datos predefinido que puede modificar para adaptarlo a sus necesidades). O puede
crear un archivo sin utilizar una plantilla.
Tambin puede crear un archivo realizando una copia de un archivo de FileMaker Pro ya
existente. Consulte "Guardar archivos" en la pgina 20.
Ejemplo de diseo de formulario de base de datos
Nombre de proyecto
Finalidad de esta base de datos
Nombre de archivo de la base de datos
Nombre de tabla
Nombre de campo Tipo de campo Comentarios
Presentaciones
Nombre de tabla
Nombre de campo Tipo de campo Comentarios
Nombre Finalidad Pantalla Imprimir Web
Crear un archivo mediante una solucin inicial
1. Seleccione el men Archivo > Nueva a partir de solucin inicial.
Tambin puede utilizar la pantalla de Inicio rpido de FileMaker para crear archivos. Seleccione
el men Ayuda > Pantalla de inicio rpido y, a continuacin, haga clic en Utilizar una
solucin inicial.
2. Seleccione Todas las soluciones para ver una lista de todos los archivos de soluciones
disponibles o seleccione una categora de soluciones para restringir la lista de opciones.
Si aparece la pantalla de Inicio rpido de FileMaker, pero sta no muestra Soluciones iniciales
de FileMaker Pro, significa que no se han instalado las Soluciones iniciales. Para obtener ms
3. Seleccione una lista de la lista (Windows) o del grupo de imgenes en miniatura (Mac OS)
y despus haga clic en Elegir.
4. Escriba un nombre para el archivo (elija una carpeta diferente, si es necesario) y, a continuacin,
haga clic en Guardar.
Windows: En Tipo, seleccione Archivos FileMaker.
FileMaker Pro crea el archivo en el disco y lo abre. Puede modificar los campos y presentaciones
de las Soluciones iniciales. Para obtener ms informacin, consulte las secciones restantes de
este captulo.
Crear un archivo vaco en blanco
1. En FileMaker Pro, elija el men Archivo > Nueva base de datos.
Tambin puede utilizar la pantalla de Inicio rpido de FileMaker para crear archivos vacos en
blanco. Seleccione el men Ayuda > Pantalla de inicio rpido y, a continuacin haga clic en
Crear nueva base de datos.
2. Escriba un nombre para el archivo (elija una carpeta diferente, si es necesario) y, a continuacin,
haga clic en Guardar.
Windows: En Tipo, seleccione Archivos FileMaker.
FileMaker Pro crea el archivo en la vista Tabla y muestra una base de datos vaca en una tabla
similar a una hoja de clculo.
Cree nombres de campos escribiendo en
las cabeceras de las columnas
Aada datos a los
registros escribiendo
en las filas
3. Para definir el primer campo, haga clic en Crear campo en la primera cabecera de columna.
De forma predeterminada, FileMaker Pro crea un campo de texto. Si desea cambiar el tipo de
campo, haga clic con el botn derecho del ratn en la cabecera de columna (o haga clic en la
flecha situada a la derecha de la cabecera de columna), seleccione Campo > Tipo de campo
y, a continuacin, elija un tipo de campo distinto. Consulte "Seleccionar un tipo de campo" en
la pgina 64.
Si no puede seleccionar las cabeceras de las columnas para crear campos en la vista Tabla,
compruebe que la opcin Incluir cabeceras de columna est seleccionada en el cuadro de
dilogo Propiedades de la vista Tabla. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda.
4. Escriba un nombre para el campo.
Para obtener ms informacin sobre los nombres de los campos, consulte "Asignar nombres
a los campos" en la pgina 63.
5. Para crear campos adicionales, haga clic en + en la cabecera de columna.
Se aadir una columna nueva a la ltima que figure en la tabla.
6. Para aadir el primer registro, haga clic debajo de la primera cabecera de columna o haga clic en +
en el margen izquierdo de la tabla.
7. Escriba los datos del registro.
Para obtener informacin sobre tareas como, por ejemplo, eliminar, duplicar y ordenar registros,
consulte "Trabajar con registros en la vista Tabla" en la pgina 28.
8. Contine aadiendo campos y registros a su base de datos.
FileMaker Pro guarda los cambios de los datos a medida que trabaja. Para ver cmo aparecen
los datos en otras vistas, haga clic en Vista formulario o en Vista lista en la barra de
presentacin.
9. Puede configurar las opciones de campo como la validacin o la indexacin a la hora de definir
el campo o ms adelante. Para obtener ms informacin, consulte "Configurar opciones de
campos" en la pgina 73.
Siguiendo los pasos anteriores se crea un archivo simple de una tabla. En la vista Tabla, slo
puede crear y realizar cambios en los campos de los archivos locales. No obstante, puede crear
archivos simples y complejos seleccionando el men Archivo > Gestionar > Base de datos
y trabajando en el cuadro de dilogo Gestionar base de datos. Para obtener ms informacin,
consulte "Crear y modificar campos en el cuadro de dilogo Gestionar base de datos" en la
pgina 66.
1 De forma predeterminada, si selecciona el men Archivo > Nueva base de datos, aparece
una base de datos vaca en la vista Tabla. Para cambiar la configuracin predeterminada y abrir
el cuadro de dilogo Gestionar base de datos siempre que cree una base de datos nueva,
seleccione el men Edicin > Preferencias (Windows) o el men FileMaker Pro > Preferencias
(Mac OS). En el cuadro de dilogo Preferencias, haga clic en la pestaa General y, a continuacin,
seleccione Utilizar el cuadro de dilogo Gestionar base de datos para crear archivos.
(Tenga en cuenta que esta opcin no se aplica a la hora de crear una base de datos mediante
la pantalla de Inicio rpido. Cuando se crea una base de datos utilizando la pantalla de Inicio
rpido, la vista Tabla es la predeterminada).
1 Puede impedir que los campos nuevos que cree se siten automticamente en la presentacin
actual, para lo que tiene que anular la seleccin de Aadir los nuevos campos a la
presentacin actual en el cuadro de dilogo Preferencias. Para obtener ms informacin,
consulte la Ayuda.
1 Utilice los temas de FileMaker Pro para mejorar el aspecto de una presentacin o informe y dar
a todas las presentaciones un aspecto coherente. Para obtener ms informacin, consulte
"Trabajar con temas de una presentacin" en la pgina 85.
1 Puede cambiar la anchura de una presentacin para adaptarla a una mayor (o menor) cantidad
de objetos. Si ampla la anchura de una presentacin, ver el borde de la misma sin necesidad
de ajustar el tamao de la ventana. Para cambiar la anchura de una presentacin, arrastre la
lnea gris ubicada a la derecha de la misma.
Asignar nombres a los campos
Siga estas directrices al asignar nombres a los campos:
1 Los nombres de campo deben ser exclusivos y pueden contener hasta 100 caracteres.
1 Utilice nombres descriptivos que identifiquen claramente el contenido del campo. Evite las
abreviaturas, acrnimos y otros trminos que puedan provocar confusin.
1 No utilice ninguno de los siguientes smbolos o palabras en el nombre de campo:
1 , (coma) + * / ^ & = > < ( ) [ ] } " ; (punto y coma) : (dos puntos) :: (indicador relacional)
$ (indicador variable)
1 AND, OR, XOR, NOT o el nombre de cualquier otra funcin de FileMaker Pro
1 No comience un nombre de campo para una frmula de clculo por un espacio, un punto (.)
o un nmero.
1 Utilice _ (carcter de subrayado) en lugar de un espacio para evitar las restricciones de ODBC
(Open Database Connectivity, Conectividad abierta de bases de datos) o JDBC (Java Database
Connectivity, Conectividad de bases de datos de Java), la exportacin, la publicacin Web y
otros problemas.
1 Si intercambia datos con otra aplicacin, compruebe las restricciones de nomenclatura de
campos de los formatos de archivo admitidos por la otra aplicacin.
1 Si utiliza ODBC o JDBC para compartir datos de FileMaker Pro, evite utilizar palabras clave de
SQL en los nombres de campo.
Seleccionar un tipo de campo
Al definir un campo, debe seleccionar un tipo de campo en funcin de la clase de informacin que
contendr el campo. El tipo de campo determina la clase de datos que se pueden introducir y la
clase de operaciones que puede realizar FileMaker Pro con los datos. FileMaker Pro utiliza el tipo
de campo para interpretar los datos para tareas como, la ordenacin de registros y la realizacin
de clculos.
Seleccione este
tipo de campo Si los datos del campo sern
Texto Incluyen un mximo de 1000 millones de letras, smbolos y/o nmeros utilizados como texto
por repeticin de campo y la limitacin la establecen la memoria RAM y el espacio en disco
disponibles. Los ndices se basan nominalmente en los primeros 100 caracteres de cada
palabra o valor. Los campos de texto pueden contener retornos de carro.
Numrico Incluyen valores de hasta 800 dgitos u otros caracteres, y los valores negativos del mismo
rango. Los campos numricos pueden contener tambin valores booleanos (0 1) para indicar,
por ejemplo, True, False, Yes y No, pero no pueden contener retornos de carro.
Fecha Incluyen slo fechas. Utilice el calendario gregoriano con un intervalo de 1/1/0001...12/31/4000.
El orden de mes, da y ao se basa en la configuracin del sistema establecida al crear el archivo.
Hora Incluyen slo horas. Un campo de hora puede contener horas, minutos y segundos. y tambin
una duracin de tiempo negativa, por ejemplo, -08:40:00.
Fecha y hora Incluyen las fechas y horas que hacen referencia a un momento exacto del calendario. Por ejemplo:
25/10/14 2:39:46
Contenedor Un archivo de cualquier tipo como, por ejemplo, un archivo PDF, multimedia o de imagen.
Puede configurar el almacenamiento y mostrar las opciones del campo. Puede hacer referencia
a campos contenedor en clculos y campos sumario. No puede buscar ni ordenar registros
basndose en campos contenedor, pero puede definir campos de texto para describirlos o
identificarlos. Despus, puede buscar u ordenar los registros basndose en la descripcin o
nmero de identificacin del campo de texto. Los archivos de los campos contenedor se
pueden incrustar, guardar como referencia o almacenar externamente.
Clculo Incluyen el resultado de una frmula de clculo que utiliza valores de campo del registro actual
o de registros relacionados. La frmula puede utilizar valores de todos los tipos de campo.
El resultado puede ser uno de estos tipos de datos: texto, numrico, de fecha, hora, fecha y
hora o contenedor.
Sumario Incluyen un valor generado a partir del resumen de los valores de campo de varios registros de
la misma tabla.

1 Todos los tipos de campo, excepto los campos de sumario, pueden almacenar un valor global.
Para obtener ms informacin, consulte "Acerca de las opciones de indexacin o almacenamiento"
en la pgina 77.
1 Asegrese de utilizar un campo de fecha (en lugar de un campo de texto o numrico) para
almacenar fechas. Para evitar confusiones al usar fechas, utilice siempre el formato de cuatro
dgitos para los aos.
1 Utilice campos de texto, en lugar de campos numricos, para almacenar cdigos postales,
nmeros de telfonos u otros valores que incluyan un cero a la izquierda o caracteres como
guiones o parntesis.
1 Aunque no puede buscar u ordenar registros basados en un campo contenedor, puede definir
un campo de texto que describa o identifique el contenido del contenedor. Despus, puede
buscar u ordenar los registros en funcin de los datos de ese campo de texto.
1 Para cambiar la forma de visualizacin de los campos de texto, numricos, de fecha, hora y de
fecha y hora, consulte "Formatear datos de campos en presentaciones" en la pgina 99.
Los campos de sumario generan
resultados a partir de los valores de
varios registros
Vendedor Artculo Cantidad Precio ampliado
David Michaels FB3 1 3,95
Total 93,85
Sophie Tang FB6 2 39,00
Total 161,50
Total general 255,35
Los campos de clculo generan resultados a partir de los
valores del registro actual o de registros relacionados
Documento confidencial de Favorite Bakery, junio de 2014
Informe de ventas
Crear y modificar campos
Para definir un nuevo campo, asgnele un nombre y seleccione un tipo de campo. A continuacin,
seleccione las opciones que determinan cmo el campo interpreta, introduce, calcula, almacena
y muestra los datos. Estas caractersticas conforman la definicin del campo.
Consulte "Formatear datos de campos en presentaciones" en la pgina 99 para obtener ms
informacin sobre cmo configurar las opciones de formato de campos, que controlan la
apariencia de los datos en la presentacin.
Crear y modificar campos en el cuadro de dilogo Gestionar base de datos
Importante Al cambiar el tipo de campo, los datos se pueden borrar de forma permanente e
irrecuperable.
1. Con la base de datos abierta, seleccione el men Archivo > Gestionar > Base de datos.
2. En el cuadro de dilogo Gestionar base de datos, haga clic en la pestaa Campos.
3. Si el archivo contiene varias tablas, seleccione la adecuada en la lista Tabla.
Se muestran las tablas del archivo actual y todos los archivos externos relacionados.
4. En el cuadro Nombre de campo, escriba un nombre para el campo.
O, para cambiar el nombre de un campo, seleccione el campo en la lista y, a continuacin, escriba
otro nombre en el cuadro Nombre del campo.
Consulte "Asignar nombres a los campos" en la pgina 63.
Este campo almacena nicamente nmeros
Este campo calcula un valor en funcin de
otro valor del registro (el "Descuento" es el
20% del "Precio por unidad")
Estos campos almacenan varios valores
FB11 ID del producto
Focaccia
Nombre del
producto
Pan Categora
Comn Aroma
6,95
Precio por
unidad
1,39 Descuento
Hierbas
Estos campos almacenan texto
Nombres de campo
y definiciones de
campo
Escriba un nombre
para el nuevo campo
Seleccione un
tipo de campo
Haga clic aqu despus de
escribir un nombre de campo y
seleccione un tipo de campo
Elija la forma de ver
los campos en el
cuadro de dilogo
Haga clic en esta
opcin para
Haga clic en esta
opcin para ordenar por
nombre o tipo de campo
5. En Tipo, seleccione un tipo de campo.
Consulte "Seleccionar un tipo de campo" en la pgina 64.
Puede introducir una descripcin del campo en el cuadro Comentario.
Para obtener ms informacin sobre cmo crear campos de clculo, consulte "Crear campos
de clculo" en la pgina 69. Para obtener ms informacin sobre cmo crear campos de sumario,
consulte "Crear campos de sumario" en la pgina 71. Para obtener ms informacin sobre
cmo crear campos contenedor, consulte la Ayuda.
6. Haga clic en Crear si va a crear un campo nuevo. Si va a modificar el campo, haga clic en Cambiar.
7. Para eliminar campos, seleccione el o los campos que desee eliminar, haga clic en Eliminar
y, a continuacin, haga clic de nuevo en Eliminar.
Importante Antes de eliminar un campo, asegrese de que no necesita ninguno de los datos
que contiene.
8. Para definir opciones para el campo, haga clic en Opciones.
Para obtener ms informacin, consulte "Configurar opciones de campos" en la pgina 73.
9. Siga definiendo o modificando los campos o haga clic en Aceptar.
Para Haga lo siguiente en el cuadro de dilogo Opciones de campo
Introducir automticamente valores
en el campo
Haga clic en la pestaa Autointroducir, seleccione las opciones que desee
y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Para obtener ms informacin,
consulte "Definir la entrada de datos automtica" en la pgina 74.
Asegurarse de que los datos se
introducen correctamente en el
campo
Haga clic en la pestaa Validacin, seleccione las opciones que desee y,
a continuacin, haga clic en Aceptar. Consulte "Definir validaciones de
campo" en la pgina 75.
Importante Para evitar confusiones al usar fechas en FileMaker Pro,
configure las opciones de validacin de campos para asegurarse de que
las fechas siempre se introducen con aos de cuatro dgitos.
Hacer que se repita el campo Haga clic en la pestaa Almacenamiento y seleccione Nmero mximo
de repeticiones. Escriba el nmero de repeticiones (un mximo de 1000)
y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Para obtener ms informacin,
consulte la Ayuda.
Seleccionar las opciones de
indexacin del campo
Haga clic en la pestaa Almacenamiento, seleccione las opciones que
desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Hacer que el campo utilice un valor
para todos los registros del archivo
Haga clic en la pestaa Almacenamiento, seleccione Usar almacenamiento
global y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Crear un enlace entre el campo de
datos "principal" y el campo
"secundario" Furigana para que
cuando se introduzcan caracteres
Kanji en el campo "principal",
aparezca la lectura Kana
correspondiente en el campo
"secundario" Furigana.
Haga clic en la pestaa Furigana, seleccione Usar campo Furigana,
el campo Furigana y el formato de entrada de lectura Kana y haga clic
en Aceptar.
Nota Esta opcin slo est disponible para los campos de texto y si su
sistema operativo est configurado para admitir la introduccin de texto
en japons.
Crear y modificar campos en la vista Tabla
Importante Al cambiar el tipo de campo, los datos se pueden borrar de forma permanente e
irrecuperable.
1. Con la base de datos abierta, en el modo Visualizar, haga clic en Vista tabla en la barra de
presentacin.
2. Cree campos nuevos o modifique los existentes.
Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar con registros en la vista Tabla (por ejemplo,
aadir, eliminar y ordenar registros), consulte "Trabajar con registros en la vista Tabla" en la
pgina 32. Para obtener ms informacin sobre cmo mostrar los datos en el vista Tabla (por
ejemplo, reordenar columnas y configurar la anchura de las mismas), consulte "Mostrar datos en
la vista Tabla" en la pgina 31.
Para Hacer esto en la vista Tabla
Crear un campo Para crear el primer campo, haga clic en Crear campo en la cabecera de la
primera columna. Para crear campos adicionales, haga clic en + en la
cabecera de la columna o haga clic en el margen derecho.
Cambiar el nombre de un campo Haga doble clic en la cabecera de la columna del campo cuyo nombre desee
cambiar y escriba el nombre nuevo. Para obtener ms informacin, consulte
"Asignar nombres a los campos" en la pgina 63.
Elegir un tipo de campo Haga clic con el botn derecho del ratn en la cabecera de columna,
seleccione Campo > Tipo de campo y, a continuacin, elija un tipo de
campo. Para obtener ms informacin sobre los tipos de campos, consulte
"Seleccionar un tipo de campo" en la pgina 64.
Establecer opciones de campo Haga clic con el botn derecho del ratn en la cabecera de columna y,
a continuacin, elija Campo > Opciones de campo. Para obtener ms
informacin, consulte "Configurar opciones de campos" en la pgina 73.
Eliminar un campo Haga clic con el botn derecho del ratn en la cabecera de columna y,
a continuacin, elija Campo > Eliminar campo.
Importante Antes de eliminar un campo, asegrese de que no necesita
ninguno de los datos que contiene.
Mostrar ms campos u ocultar
campos
Haga clic en Modificar en la barra de presentacin y utilice las opciones del
cuadro de dilogo Modificar vista tabla. O bien, haga clic con el botn derecho
del ratn en la cabecera de una columna y, a continuacin, elija Campo >
Ocultar campo para ocultar el campo seleccionado.
Para mostrar un campo oculto en la Vista tabla, haga clic con el botn derecho
del ratn en el signo + de la cabecera de columna y, a continuacin, elija un
campo de la lista de campos existentes.
Crear campos de clculo
1. Para crear un campo de clculo, siga los pasos 1-5 que se explican en "Crear y modificar
campos en el cuadro de dilogo Gestionar base de datos" en la pgina 66.
2. Seleccione Clculo como el tipo de campo y haga clic en Crear.
3. En el cuadro de dilogo Especificar clculo, en caso necesario, en Evaluar este clculo a
partir del contexto, seleccione una tabla de la lista.
Slo es necesario configurar el contexto para un clculo al crear un campo de clculo en una
tabla de origen que tiene dos o tres apariciones en el grfico de relaciones. La tabla de origen es
la tabla definida en la pestaa Tablas del cuadro de dilogo Gestionar base de datos. La opcin
que elija puede afectar a los resultados del clculo, sobre todo si el clculo incluye campos de
tablas relacionadas.
4. Cree una frmula para el clculo.
Haga clic en la ubicacin en la que desea que aparezca el elemento en el cuadro de frmula y,
a continuacin, realice lo siguiente. Tambin puede escribir una frmula en el cuadro.
En la Ayuda estn disponibles los procedimientos para trabajar con frmulas y una referencia
a todas las funciones de FileMaker Pro (ordenadas alfabticamente o por categora).
Para aadir Realice lo siguiente
Una referencia a un campo En la lista de campos, haga doble clic en un nombre de campo.
Para mostrar nombres de campo de otra tabla, seleccione una tabla de la lista.
Un operador matemtico
o de texto
En el teclado del cuadro de dilogo, haga clic en un operador. (Las comillas
y los parntesis se copian en parejas en la frmula, con el punto de insercin
intermitente en el medio).
Operador lgico o de
comparacin o un exponente
En Operadores, seleccione un operador de la lista.
Un valor constante Escriba el valor. Una constante puede ser un texto, un nmero, una fecha o
una hora. Utilice las constantes de fecha con las funciones Date y GetAsDate,
las constantes de hora con las funciones Time y GetAsTime y las constantes
de fecha y hora con Timestamp y GetAsTimestamp.
Las constantes de texto pueden tener una longitud de 29998 caracteres.
Funcin En la lista de funciones, haga doble clic en una funcin (una frmula con
nombre predefinida que realiza un determinado clculo y devuelve un nico
valor especfico). En el cuadro de frmula, reemplace el parmetro de
marcador de posicin con un valor o una expresin.
5. Seleccione las opciones de clculo para el campo.
6. Para seleccionar las opciones de indexacin y de almacenamiento global del campo, haga clic
en Almacenamiento, seleccione las opciones que desee en el cuadro de dilogo Opciones de
almacenamiento y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Especificar clculo.
8. Siga definiendo los campos o haga clic en Aceptar.
Nota Si el archivo FileMaker Pro accede a datos de fuentes de datos ODBC externas, puede
aadir campos suplementarios para especificar clculos a travs de datos externos. Para obtener
ms informacin, consulte "Usar campos suplementarios" en la pgina 73.
Para obtener ms informacin sobre cmo crear o cambiar campos de clculo y el uso del
contexto en los clculos, consulte la Ayuda.
Configurar el tipo de campo del
resultado
Elija un tipo de datos para El resultado del clculo es <valor>. Elija el tipo
correcto para el resultado que desea. Consulte "Seleccionar un tipo de
campo" en la pgina 64.
Hacer que se repita un campo
calculado
Seleccione Nmero de repeticiones y escriba el nmero de repeticiones.
Impedir el clculo si todos los
campos de referencia estn
vacos
Seleccione No evaluar si todos los campos indicados estn vacos.
Cuando esta opcin est activada, FileMaker Pro no evala un clculo si
todos los campos utilizados para el clculo estn vacos.
Elija las referencias de campo
Cuadro de frmula
Seleccione los operadores lgicos y de comparacin
Seleccione las
funciones
Elija un tipo de
resultado de frmula
Elija las opciones
de indexacin y
almacenamiento
Haga que se repita el
campo calculado
Elija una tabla de la lista
Realice el clculo slo si, al
menos, uno de los campos de la
frmula tiene un valor
Seleccione los operadores de
texto y los matemticos
Elija la forma en que se
muestran las funciones
en el cuadro de dilogo
Elija la tabla a partir de la que se
evaluar el clculo
Haga clic para mostrar la Ayuda en
lnea sobre la definicin de clculos
Crear campos de sumario
Utilice campos de sumario para calcular valores como subtotales, promedios y totales generales
entre varios registros. Por ejemplo, un campo de sumario puede mostrar en un informe el total
general de todas las ventas del mes de mayo.
Utilice el asistente Nueva presentacin/Nuevo informe para crear un informe con datos agrupados
(datos en un campo de sumario). Consulte "Crear presentaciones e informes" en la pgina 79.
Consejo Puede utilizar la vista Tabla en el modo Visualizar para crear rpidamente un informe
dinmico que agrupe los datos por campo, muestre subtotales para un campo o cree subtotales
para cada grupo de datos. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda.
El valor de un campo de sumario puede cambiar en funcin de la ubicacin en que se introduzca
el campo en la presentacin, de la cantidad de registros del conjunto encontrado, del modo que
utilice y de si estn ordenados los registros.
Si modifica una presentacin que contiene un campo de sumario, debe tener conocimientos
sobre las partes de la presentacin para obtener los resultados que desea (consulte "Trabajar con
partes en presentaciones" en la pgina 106).
1. Para crear un campo de sumario, siga los pasos 1-5 que se explican en "Crear y modificar
campos en el cuadro de dilogo Gestionar base de datos" en la pgina 66.
2. Seleccione Sumario como el tipo de campo y haga clic en Crear.
3. En el cuadro de dilogo Opciones del campo de sumario, seleccione un tipo de sumario y,
a continuacin, el nombre del campo por el que desea agrupar los valores.
Seleccione este tipo
de sumario Para resumir los valores de un campo del conjunto encontrado de registros
Total de Calculando el total de los valores del campo
Media de Calculando la media de los valores del campo
Recuento de Realizando un recuento del nmero de registros que contienen un valor para el
campo. Por ejemplo, si un campo contiene 100 valores (un valor para cada registro),
el resultado del recuento es 100.
Mnimo Buscando el nmero ms bajo o la fecha, la hora o la fecha y la hora ms antigua
para un campo
Mximo Buscando el nmero ms alto o la fecha, la hora o la fecha y hora ms reciente
para un campo
Desviacin tpica de Buscando la diferencia entre los valores de un campo. Esta opcin calcula la
desviacin tpica de la media de los valores de un campo. (La frmula es n-1
ponderado, ms la desviacin tpica normal).
Fraccin del total de Calculando la proporcin entre un valor del campo y el total de todos los valores de
ese campo. Por ejemplo, averiguar qu fraccin del total de ventas puede atribuirse
a cada vendedor.

4. Seleccione una opcin para el tipo de sumario, si es posible.
Las opciones varan en funcin del tipo de sumario seleccionado en el paso anterior.
5. Seleccione una opcin para resumir un campo repetido, si procede.
6. Haga clic en Aceptar.
7. Siga definiendo los campos o haga clic en Aceptar.
Para este tipo
de sumario Seleccionar Para
Total de Total acumulado Mostrar el total acumulado de los registros
actuales y todos los registros anteriores. Para
reiniciar el total acumulado de cada grupo
ordenado, seleccione Reiniciar resumen
para cada grupo ordenado. A continuacin,
en la lista de campos, seleccione el campo
desde el que se reiniciar la ordenacin.
Media de Media ponderada. En la lista de
campos que aparece, seleccione el
campo que contiene el factor de
ponderacin
Determinar la media de un campo basndose
en un valor de otro campo que se usa como
factor de ponderacin.
Recuento de Recuento acumulado Mostrar la cuenta acumulada de los registros
actuales y de todos los registros anteriores.
Para reiniciar el recuento acumulado de cada
grupo ordenado, seleccione tambin Reiniciar
sumario para cada grupo ordenado.
A continuacin, en la lista de campos,
seleccione el campo desde el que se
reiniciar la ordenacin.
Desviacin tpica de por poblacin Calcular la desviacin tpica por poblacin
cuando la frmula es n-ponderado
Fraccin del total de Subtotal. En la lista de campos que
aparece, seleccione un campo por el
que agrupar los valores. (Cuando
regrese al modo Examinar, ordene
por este campo para calcular los
valores correctamente).
Calcular una fraccin del total basndose slo
en un grupo de registros.
Seleccionar Para
Todos Calcular un nico valor de sumario para todas las repeticiones del campo
Individualmente Calcular un valor de sumario para cada repeticin
Elija un
tipo de sumario Elija el campo por el
que desea agrupar
los valores
Seleccione una
opcin para el
tipo de sumario
Seleccione una opcin para resumir repeticiones Reinicie el total o
recuento
1 Al crear un informe en el asistente de nueva presentacin/informe, los campos incluidos en las
partes de sumario se muestran con el estilo especfico de la parte y no con el estilo del tema
predeterminado.
1 Si ha utilizado la herramienta Campo para aadir un campo a una parte de sumario y resulta
difcil ver el texto, utilice el Inspector o la opcin Copiar formato para copiar el estilo que desee
desde otro campo.
1 Si el archivo FileMaker Pro accede a datos de fuentes de datos ODBC externas, puede aadir
campos suplementarios para especificar campos de sumario para datos externos. Para obtener
ms informacin, consulte la seccin siguiente.
Usar campos suplementarios
Si el archivo FileMaker Pro accede a datos desde fuentes de datos ODBC externas, puede utilizar
los campos suplementarios para mostrar resultados de clculos y de sumario no almacenados
mediante los datos ODBC. Debido a que no puede utilizar FileMaker Pro para cambiar el esquema
de una base de datos ODBC externa, los campos suplementarios son los nicos campos que
puede aadir a tablas externas.
Para obtener ms informacin sobre cmo acceder y trabajar con datos SQL de forma interactiva,
consulte "Trabajar con fuentes de datos externas" en la pgina 141. Para obtener ms informacin
sobre cmo utilizar los campos suplementarios, consulte la Ayuda.
Configurar opciones de campos
Puede configurar las opciones de campo al definir un campo o con posterioridad. Puede configurar
opciones para:
1 introducir datos predeterminados en un campo;
1 comprobar si los datos cumplen los requisitos de validacin;
1 hacer que se repita un campo;
1 crear un ndice;
1 almacenar externamente datos del contenedor;
1 almacenar un valor global;
1 campos Furigana (slo en campos en idioma japons)
Algunas opciones de campo le ayudan a garantizar la precisin y consistencia de los datos. Por
ejemplo, si escribe Frnc en lugar de Francia en el campo Pas, no podr encontrar ese registro
cuando busque ms adelante todos los clientes de Francia. Para asegurarse de que todos los
nombres de pas se introducen correctamente, puede definir una lista de valores con todos los
nombres y, a continuacin, seleccionar la opcin de validacin Miembro de lista de valores para
el campo Pas. Al introducir datos en el campo, los datos deben coincidir con un valor de la lista.
Puede configurar las opciones de campo mientras trabaja en las vistas Tabla, Formulario o Lista.
Para obtener ms informacin sobre listas de valores, consulte "Ajuste de juegos de casillas de
verificacin y otros controles en una presentacin" en la pgina 97. Para definir las opciones de
los campos de sumario, consulte la seccin "Crear campos de sumario" en la pgina 71. "Para
establecer las opciones de almacenamiento de los campos contenedor" de la Ayuda.
Definir la entrada de datos automtica
Para introducir automticamente un valor predeterminado en un campo para cada registro:
1. Con la base de datos abierta, lleve a cabo una de las siguientes opciones:
1 Si trabaja en la vista Tabla, haga clic con el botn derecho del ratn en el nombre del campo
y seleccione Campo > Opciones de campo. A continuacin, vaya al paso 5.
1 Seleccione el men Archivo > Gestionar > Base de datos.
4. En la lista de campos, haga doble clic en un campo que desee definir.
5. En el cuadro de dilogo Opciones de campo, haga clic en la pestaa Autointroducir y seleccione
las opciones que desee. (Las opciones disponibles dependen del tipo de campo).
Introducir una fecha, hora, fecha y hora, un
nombre de usuario o un nombre de cuenta al
crear o modificar el registro
Seleccione Creacin o Modificacin y, a continuacin,
elija una opcin de la lista.
Asignar un nmero secuencial al campo en
cada registro
Seleccione Nmero secuencial. Seleccione En creacin para
asignar el nmero al crear el registro. Seleccione En consignacin
para asignar el nmero al consignar el registro. En siguiente
valor, escriba un valor de inicio (por ejemplo, 1001) y,
a continuacin, el nmero de incremento.
Introducir el valor del registro al que se
accedi anteriormente
Seleccione Valor del ltimo registro visitado.
Introducir los datos que especifique Seleccione Datos y escriba un mximo de 255 caracteres.
Introducir el resultado de un clculo
en el campo
Seleccione Valor calculado, defina la frmula en el cuadro de
dilogo Especificar clculo y, a continuacin, haga clic en
Aceptar. Para obtener ms informacin sobre el cuadro de
dilogo Especificar clculo, consulte "Crear campos de clculo"
en la pgina 69.
Seleccione No reemplazar el valor existente del campo
(de haber alguno) para impedir que se sobrescriban los
datos presentes.
Introducir un valor copiado de un campo en la
misma tabla o archivo o en uno diferente
Seleccione Valor actualizacin, defina la bsqueda y,
a continuacin, haga clic en Aceptar. Consulte "Crear
actualizaciones" en la pgina 126.
Impedir que los usuarios cambien un valor
introducido automticamente
Seleccione Prohibir la modificacin del valor durante la
entrada de datos.
Desactivar los datos introducidos
automticamente
Anule la seleccin de todas las casillas de verificacin.
6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Opciones de campo o haga clic en otra
pestaa para configurar opciones de campo adicionales.
Definir validaciones de campo
Puede seleccionar opciones de validacin de campo para garantizar que los datos se introduzcan
correctamente en el campo. FileMaker Pro mostrar un mensaje si introduce incorrectamente los datos.
Importante Para evitar confusiones al usar fechas en FileMaker Pro, configure las opciones de
validacin de campo de fecha para asegurarse de que las fechas siempre se introducen con aos
de cuatro dgitos.
1. Con la base de datos abierta, lleve a cabo una de las siguientes opciones:
1 Si trabaja en la vista Tabla, haga clic con el botn derecho del ratn en el nombre del campo
y seleccione Opciones de campo. A continuacin, vaya al paso 5.
1 Seleccione el men Archivo > Gestionar > Base de datos.
4. En la lista de campos, haga doble clic en un campo que desee definir.
5. En el cuadro de dilogo Opciones de campo, haga clic en la pestaa Validacin.
6. Especifique cmo debe FileMaker Pro gestionar una entrada de datos no vlida.
En Validar los datos de este campo, seleccione Siempre para realizar una validacin de
campo continua o Slo durante la entrada de datos para limitar la validacin slo a los casos
en que se introducen datos. Anule la seleccin de Permitir al usuario omitirlo durante la
introduccin de datos si desea impedir que los usuarios introduzcan datos no vlidos.
Seleccione las
opciones para
introducir datos
predeterminados
en el campo
Haga clic en
Autointroducir
7. Seleccione las opciones de validacin para el campo.
Para requerir que el valor introducido Seleccionar
Contenga slo nmeros Tipo de datos y, a continuacin, elija Slo numrico
en la lista
Sea una fecha que contenga valores numricos para el
mes y da, y cuatro dgitos para el ao (por ejemplo,
5/12/2014).
Tipo de datos y, a continuacin, elija Ao de 4 dgitos
en la lista
Sea una hora con valores numricos para las horas
y los minutos entre 00:00 y 23:59 (los segundos son
opcionales)
Tipo de datos y, a continuacin, elija Hora del da en
la lista
No est en blanco No vaco
No duplique un valor encontrado en este campo en
otros registros
Valor nico
Coincida con otro valor del mismo campo de cualquier
otro registro
Valor existente
Coincida con un valor de una lista de valores
especificada
Miembro de lista de valores y elija una lista de
valores existente o defina una nueva
Est en un rango especfico de letras, nmeros, fechas
u horas
En el rango y, a continuacin, escriba los valores
inicial y final
Coincida con el resultado de un clculo Validado por clculo y, a continuacin, introduzca
un clculo en el cuadro de dilogo Especificar clculo.
Seleccione o anule la seleccin de Validar slo si el
campo se ha modificado. A continuacin, haga clic
en Aceptar.
El resultado debe ser booleano: True o False. El resultado
es True cuando es cualquier nmero distinto de cero;
cualquier otro resultado (cero, sin datos o datos no
numricos) es False.
Para obtener ms informacin sobre el cuadro de dilogo
Especificar clculo, consulte "Crear campos de clculo"
en la pgina 69.
No supere el nmero de caracteres especificado Nmero mximo de caracteres y, a continuacin,
escriba el nmero mximo de caracteres permitido.
No supere el tamao de archivo especificado
(para el campo contenedor)
Nmero mximo de kilobytes y, a continuacin,
el nmero de kilobytes. Esta opcin limita el tamao de
un archivo incrustado en un campo contenedor o
almacenado externamente. Sin embargo, no tiene
ningn efecto en los archivos almacenados por
referencia en un campo contenedor.
8. Para mostrar un mensaje personalizado cuando los datos no cumplan los requisitos de validacin,
seleccione Mostrar mensaje personalizado si falla la validacin y, a continuacin, escriba
un mximo de 255 caracteres.
9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Opciones de campo o haga clic en otra
pestaa para configurar opciones de campo adicionales.
Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda.
Acerca de las opciones de indexacin o almacenamiento
FileMaker Pro ofrece opciones para laindexacin de los campos y el almacenamiento de los resultados
de clculos. Puede:
1 Crear un ndice, es decir, una lista de los valores almacenados en un campo. El ndice acelera
en gran medida el proceso de bsqueda, pero ocupa bastante espacio en el disco duro. Puede
indexar campos de texto, numricos, de fecha, de hora y de fecha y hora. Tambin puede indexar
campos de clculo si los resultados son texto, nmeros, fechas, horas o marcas de fecha y hora.
1 Almacenar el resultado de un campo de clculo en la base de datos o hacer que FileMaker Pro
realice el clculo slo cuando sea necesario (no almacenado). Almacenar el resultado es ms
rpido pero ocupa ms espacio en el disco. Puede especificar opciones de almacenamiento
para campos de texto, numricos, de fecha, de hora, de fecha y hora y de clculo.
1 Configurar los campos (excepto los campos de sumario) para que compartan un valor en todos los
registros del archivo, seleccionando Usar almacenamiento global en la pestaa Almacenamiento
del cuadro de dilogo Opciones de campo. Los campos definidos con almacenamiento global
tambin reciben el nombre de campos globales.
1 Almacene los datos de un campo contenedor en una ubicacin externa al archivo como,
por ejemplo, un directorio o una carpeta diferentes del equipo host o local.
Seleccione las
opciones de validacin
para el campo
Haga clic en
Validacin
Esta opcin slo
aparece para los
campos contenedor
.
Las opciones de la pestaa Almacenamiento son diferentes para un campo contenedor.
.
Para obtener ms informacin sobre la configuracin de las opciones de campo, consulte la Ayuda.
Crear tablas de bases de datos
Utilice las tablas de base de datos para organizar y agrupar los datos mediante una caracterstica
o principio comn. La base de datos puede contener tantas tablas como sea necesario para
organizar sus datos.
Adems de almacenar datos, FileMaker Pro utiliza las tablas para describir relaciones en el
grfico de relaciones y establecer el contexto para las presentaciones y para algunos clculos.
En FileMaker Pro, el contexto es el punto de partida desde el que se inician los clculos y los
guiones y desde donde se evala una relacin del grfico de relaciones.
Al crear un nuevo archivo, FileMaker Pro crea automticamente la primera tabla y la primera
presentacin. La tabla y la presentacin reciben el mismo nombre que el archivo.
Haga clic en
Almacenamiento
Seleccione la opcin
de almacenamiento
para el campo
Opciones de almacenamiento de todos los campos, excepto los campos contenedor
Seleccione las
opciones de
almacenamiento
de un campo
contenedor
Opciones de almacenamiento de los campos contenedor
Puede crear tablas adicionales en el cuadro de dilogo Gestionar base de datos.
2. En el cuadro de dilogo Gestionar base de datos, haga clic en la pestaa Tablas.
3. En el cuadro Nombre de tabla escriba un nombre para la tabla y, a continuacin,
haga clic en Crear.
Se puede cambiar el nombre de la tabla o eliminarla. Las tablas que aade a un archivo se
muestran automticamente en el grfico de relaciones.
4. Siga definiendo las tablas o haga clic en la pestaa Campos para definir los campos.
Para obtener ms informacin sobre las relaciones, las tablas y el grfico de relaciones,
consulte el captulo 4, "Trabajar con tablas y archivos relacionados".
Crear presentaciones e informes
Las presentaciones de FileMaker Pro determinan la forma de organizar la informacin para
visualizarla, imprimirla, generar un informe, realizar bsquedas en ella e introducir datos.
Las presentaciones no almacenan datos, simplemente los muestran. A menudo se suele
denominar a las presentaciones informes; sobre todo al imprimirlas.
Puede crear todas las presentaciones que necesite para un archivo (por ejemplo, presentaciones
para introducir datos, crear informes de sumario o imprimir etiquetas de correo). Puede cambiar
el diseo de la presentacin sin que se vean afectados los datos u otras presentaciones del
archivo. Las presentaciones pueden incluir determinados campos y excluir otros. Al cambiar los
datos de un campo (en el modo Examinar), los cambios aparecen reflejados en el mismo campo
para el mismo registro de todas las presentaciones del archivo.
Escriba un
nombre
para la tabla
Cuando crea un archivo de base de datos (sin usar uno de los archivos de plantillas de base de
datos incluidos en FileMaker Pro), FileMaker Pro crea automticamente una presentacin para la
tabla inicial del archivo y para cada tabla aadida que contenga campos.
Los controles de pestaas son una forma til de organizar datos. Por ejemplo, en una base de
datos de personal, podra crear paneles de pestaas para la fotografa del empleado, descripcin
del trabajo e informacin financiera. Para crear un control de pestaas, en modo Presentacin,
seleccione el men Insertar > Control de pestaas o haga clic en la herramienta Control de
pestaas. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda.
Campos: utilcelos para
introducir y mostrar datos
Men emergente Present
Men emergente de modo
Botones: utilcelos para
automatizar tareas frecuentes
Texto de la presentacin:
utilice ttulos, cabeceras
de columna, etiquetas de
campo, instrucciones y
cartas modelo
Partes: utilice las
cabeceras, los pies de
pgina, el cuerpo y los
sumarios para dividir
una presentacin en
reas especiales con
distinta finalidad
Herramienta Control de pestaas
Control de
pestaas
Haga clic para mostrar otro panel de pestaas
Para crear presentaciones adicionales, pase al modo Presentacin y utilice el asistente Nueva
presentacin/Nuevo informe, que le guiar durante el proceso de creacin de la presentacin en
funcin de las opciones que elija. Utilice los diferentes tipos de presentacin para diversos fines,
como mostrar una pantalla de entrada de datos o imprimir un informe de totales de ventas o
etiquetas de correo. Puede personalizar cada presentacin mediante las herramientas de diseo
disponibles en el modo Presentacin.
Importante FileMaker Pro tiene en cuenta la impresora seleccionada y la informacin de
configuracin de impresin o ajuste de pgina al calcular los mrgenes y otras medidas de la
presentacin. Las opciones de la impresora y de impresin dependen de la impresora y del
software del sistema que utilice. Para obtener ms informacin, consulte la documentacin de la
impresora y del sistema.
1 Normalmente es ms sencillo crear los campos que desea incluir en una presentacin antes
de iniciar el asistente Nueva presentacin/informe (consulte "Crear y modificar campos" en la
pgina 66). No obstante, tambin puede crear campos en el asistente Nueva
presentacin/informe.
1 Antes de comenzar, si desea imprimir la nueva presentacin en horizontal o con un tamao de
papel especial, en el modo Visualizar o el modo Presentacin, seleccione Archivo > Configurar
impresin (Windows) o el men Archivo > Ajustar pgina (Mac OS), confirme la orientacin
y la configuracin del papel y, a continuacin, haga clic en Aceptar. La modificacin de las
opciones de Configurar impresin y Ajustar pgina afecta al resto de presentaciones del
archivo actual, por lo que deber volver a cambiar estas opciones ms adelante para imprimir
correctamente otras presentaciones.
1 Puede gestionar fcilmente las presentaciones y las carpetas de presentaciones de su base
de datos utilizando el cuadro de dilogo Gestionar presentaciones. Por ejemplo, puede aadir,
eliminar y duplicar presentaciones y carpetas, abrir varias presentaciones y cambiar el orden
en el que aparecen las presentaciones y las carpetas en el men emergente Presentacin.
Para crear una presentacin:
1. En el modo Visualizar, seleccione el men Archivo > Gestionar > Presentaciones y haga clic
en Nueva. En el modo Presentacin, haga clic en Nueva presentacin/informe en la barra
de herramientas de estado.
Aparece el asistente Nueva presentacin/informe, una serie de paneles que le ayudarn a
crear el tipo de presentacin que elija en el primer panel.
2. Si el archivo tiene varias tablas, seleccione la tabla que contiene los registros que desea mostrar
en esta presentacin y asgnele un nombre a la presentacin.
3. Siga las instrucciones que aparecen en pantalla para crear el tipo de presentacin seleccionado
en el primer panel.
Para obtener una descripcin de cada uno de los tipos de presentacin que puede crear con
el asistente, consulte "Tipos de presentacin".
4. Cuando haya completado todos los paneles, haga clic en Finalizar.
Puede utilizar inmediatamente la nueva presentacin o personalizarla an ms mediante las
herramientas y comandos del modo Presentacin. Para obtener ms informacin, consulte
"Trabajar con objetos en presentaciones" en la pgina 88 y "Trabajar con campos en presentaciones"
en la pgina 95.
Tipos de presentacin
Las siguientes secciones describen cada una de las presentaciones que puede crear con el
asistente Nueva presentacin/Nuevo informe.
Formulario estndar
Una presentacin de Formulario estndar es una buena opcin para la introduccin de datos y su
visualizacin en pantalla. Contiene los campos que ha seleccionado, cada uno en una lnea
diferente, y en el orden especificado, con las etiquetas de campo a la izquierda de los campos.
En modo Examinar, ver un registro, o formulario, cada vez (a menos que haya cambiado desde
vista Formulario).
Vista Tabla
Una presentacin de vista Tabla contiene los campos que seleccione mostrados en una cuadrcula
en el orden que especifique de izquierda a derecha. Los nombres de los campos son las cabeceras
de las columnas.
Si selecciona el tipo de presentacin de vista Tabla, la presentacin se crea automticamente con
la vista Tabla como vista predeterminada para mostrar la presentacin en el modo Visualizar.
La vista Tabla es una de las tres vistas que hay disponibles en FileMaker Pro para cualquier
presentacin, las otras dos son vista Formulario y vista Lista. La vista Tabla proporciona una vista
de los datos en un formato similar a una hoja de clculo, que le permite reorganizar los campos,
aadir o eliminar registros o definir campos, todo ello con rapidez en el modo Visualizar. Por
ejemplo, puede volver a ordenar las columnas (campos) y cambiar su tamao rpidamente con
slo hacer clic con el ratn (si estn configuradas esas opciones). Para obtener ms informacin
sobre la vista Tabla, consulte "Trabajar con datos en la Vista tabla" en la pgina 31.
Etiquetas
de campo
Los campos que ha
definido en el orden en
que aparecen en la tabla
Clientes del cuadro de
dilogo Gestionar base
de datos
Tambin puede ver los datos de sumario en la vista Tabla, en la que podr agrupar los datos por
una o ms columnas (campos) y comprobar los subtotales de cada grupo de totales generales de
la tabla. Los resultados del sumario se vuelven a calcular y se actualizan en tiempo real al cambiar
los valores en la vista Tabla. Tambin puede crear grficos directamente desde la vista Tabla.
Para obtener ms informacin sobre la creacin de informes dinmicos y grficos rpidos,
consulte la Ayuda.
Vista Lista
Una presentacin de vista Lista contiene los campos que seleccione, en el orden que especifique
de izquierda a derecha en la pgina, con los nombres de los campos como cabeceras de columnas.
Esta presentacin es buena para ver o imprimir varios registros en filas (una lista de registros).
Si hay muchos campos, las columnas sobrepasarn el margen derecho de la presentacin. Para
evitarlo, puede delimitar las columnas para que no sobrepasen la anchura de la pgina.
En el asistente, puede elegir lo siguiente:
1 aadir partes de encabezado y pie de pgina con texto esttico (como el nombre de su
empresa), texto dinmico (como el nmero de la pgina o la fecha actual) o con un grfico
(como el logotipo de su empresa)
1 agrupar registros mediante su ordenacin
1 guardar la informacin en un guin para volver a ejecutar el informe (por ejemplo, cambiar a la
presentacin del informe, ordenar los datos y hacer una pausa que le permita obtener una vista
previa del informe)
Puede modificar cualquiera de estas opciones despus de completar el asistente.
Informe
Una presentacin de informe establece un informe con datos agrupados y los totales y subtotales
opcionales. Por ejemplo, puede agrupar los datos de venta por regin, despus las ventas subtotales
(o subsumarios) de cada regin y aadir un total general. Igual que en la presentacin de vista
Lista, puede aadir partes de cabecera o pie de pgina y guardar la informacin en un guin.
Para obtener ms informacin sobre las presentaciones de informes, consulte la Ayuda.
Presentacin En blanco
Utilice una presentacin En blanco como punto de partida para crear una presentacin desde
cero, por ejemplo, una pantalla de entrada de datos compleja. Aada los campos y dems objetos
que desee a la presentacin en el modo Presentacin.
Para obtener ms informacin sobre cmo crear presentaciones e informes, consulte la Ayuda.
Etiquetas
Utilice una presentacin de Etiquetas para organizar los campos seleccionados e imprimirlos con
uno de los tamaos de etiquetas estndar predefinidos. (FileMaker Pro incluye las dimensiones
de un gran nmero de tipos de etiquetas estndar.) Si no est disponible el tipo de etiqueta que
desea, puede especificar unas dimensiones de etiqueta personalizadas.
En las presentaciones de Etiquetas verticales, se giran los caracteres asiticos y de anchura
completa para que las etiquetas puedan utilizarse verticalmente. Para obtener ms informacin
sobre la escritura vertical, consulte "Formatear campos y texto para escritura vertical" en la
pgina 105.
Para obtener ms informacin sobre cmo crear una presentacin de Etiquetas y cmo imprimir
etiquetas, consulte "Impresin de etiquetas y sobres" en la pgina 50.
Etiquetas verticales
Una presentacin de etiquetas verticales es como la presentacin de etiquetas, salvo que los
caracteres asiticos y de anchura completa aparecen girados de forma que se puedan utilizar las
etiquetas en vertical. Para obtener ms informacin sobre el formato de escritura vertical,
consulte "Formatear campos y texto para escritura vertical" en la pgina 105.
Etiquetas en el modo Presentacin.
Etiquetas en el modo Vista previa
Sobre
Utilice una presentacin de Sobre para imprimir los campos seleccionados, con una disposicin
de sobre empresarial "Nmero 10" estndar.
Para obtener ms informacin sobre cmo crear una presentacin de Sobre y cmo imprimir en
sobres, consulte "Impresin de etiquetas y sobres" en la pgina 50.
Trabajar con temas de una presentacin
Utilice los temas de FileMaker Pro para mejorar el aspecto de una presentacin o informe y dar
a todas las presentaciones un aspecto coherente. Los temas afectan a las caractersticas de la
presentacin, como el color de fondo, los bordes y el relleno de los campos y los atributos de texto
dentro y fuera de los campos. Sin embargo, los temas no controlan la situacin ni el comportamiento
de los campos o de los objetos. Puede aplicar un tema a una nueva presentacin en el asistente
de nueva presentacin/informe. Adems, puede cambiar el tema de una presentacin existente
en el modo Presentacin.
Para cambiar el tema de una presentacin:
1. Seleccione la presentacin que desea cambiar.
2. En el modo Presentacin, seleccione el men Presentacin > Cambiar tema.
3. Seleccione temas en la lista Temas de presentacin para mostrar una vista previa de cada
uno de ellos.
4. Haga clic en Aceptar para aplicar el tema seleccionado a la presentacin actual.
1 Al cambiar el tema de una presentacin, FileMaker Pro aplica los atributos del nuevo tema a
todos los objetos de la presentacin, excepto a los siguientes:
1 Se conservan la fuente y el tamao de fuente de la presentacin o el tema originales.
1 Los botones creados en una versin anterior a FileMaker Pro 12 conservan su formato original.
1 Es posible que deba cambiar el tamao de las partes y los objetos de la presentacin tras
aplicar un tema para que sta se muestre correctamente.
1 Si desea que la presentacin tenga un aspecto similar a aqullas creadas con versiones
anteriores a FileMaker Pro 12, en Basic, seleccione el tema Classic.
1 Si va a crear una presentacin que se utilizar con FileMaker Go, seleccione uno de los
temas Touch.
1 Si va a crear una presentacin que se utilizar con Publicacin en la Web al instante, seleccione
el tema Classic. Solo se admite el tema Classic en Publicacin en la Web al instante. Es posible
que algunas funciones de FileMaker Pro no se muestren en las bases de datos publicadas en la
Web. Para obtener ms informacin, consulte la Gua para la publicacin en la Web al instante
con FileMaker y la Knowledge Base de FileMaker (visite http://filemaker-es.custhelp.com/).
1 Puede definir estilos personalizadas tras cambiar un tema. No obstante, si cambia de nuevo el
tema, se perdern los estilos personalizados.
Configurar una presentacin para imprimir registros en columnas
Puede configurar una presentacin para imprimir (o previsualizar) registros en columnas, por
ejemplo, un directorio de nombres y direcciones. Esto contrasta con la presentacin de vista Lista
en columnas en la que se organizan los campos en columnas.
Al configurar los registros para imprimirlos en columnas, se imprimen juntos en un bloque todos
los valores de campo (y las etiquetas, si se especifican) de un registro (parecido a una etiqueta),
a continuacin, se imprimen todos los valores del registro siguiente y as, sucesivamente. Slo
ver varias columnas en los modos Presentacin y Vista previa y al imprimir (pero no en el modo
Examinar o Buscar).
Puede organizar las columnas de izquierda a derecha o de arriba a abajo en la pgina.
Configurar columnas en una presentacin
1. Seleccione una impresora y las opciones de configuracin de impresin o de ajuste de pgina.
FileMaker Pro tiene en cuenta la impresora seleccionada y la informacin de configuracin de
impresin o ajuste de pgina al calcular los mrgenes y otras medidas de la presentacin.
2. En el modo Presentacin, cree una presentacin o seleccione una en el men emergente de
presentaciones.
Es ms fcil comenzar por una presentacin En blanco o una presentacin sin ningn objeto
en el cuerpo.
3. Elija el men Presentaciones > Ajustar presentacin.
Arriba-abajo
1
2
3
4
5
6
7
8
1
3
5
7
2
4
6
8
Izquierda-derecha
4. En el cuadro de dilogo Ajustar presentacin, haga clic en la pestaa Imprimir, seleccione
Imprimir en <valor> columnas, seleccione opciones para las columnas y, a continuacin,
haga clic en Aceptar.
5. En la presentacin, podr ver unas lneas verticales que sealan las columnas.
6. Coloque u organice los campos y dems objetos de presentacin para incluirlos en la columna
de ejemplo de la izquierda.
Utilice campos de fusin, o campos u objetos con desplazamiento activado para que quepan
ms datos en la anchura de la columna. Con cualquiera de estas dos funciones, los campos
pueden extenderse al rea gris de la segunda columna y el espacio en blanco de los campos
se elimina al ver o imprimir los datos.
Especificar el nmero de columnas En Imprimir en <valor> columnas, escriba un nmero entre
1 y 99.
Organizar primero los registros de izquierda a
derecha en la pgina (en una sola fila cada vez)
Seleccione Izq.-derecha.
Utilice esta opcin para los informes similares a etiquetas
con el fin de utilizar el menor nmero de filas y conservar el
conjunto de etiquetas.
Organizar primero los registros de arriba a abajo
en la pgina (en una sola columna cada vez)
Seleccione Arriba-abajo.
Utilice esta opcin para los informes similares a directorios,
que se leen de arriba a abajo, columna por columna.
Arrastre para cambiar manualmente el
tamao de las anchuras de columna
Columna de ejemplo
Cambiar la anchura de las columnas
La anchura inicial de cada columna se calcula en funcin del tamao del papel, de la orientacin
y de todos los mrgenes definidos. Para cambiar la anchura de las columnas, realice una de las
siguientes acciones:
Si cambia el nmero de columnas, FileMaker Pro ajustar el ancho de las columnas para adaptarse
al ancho del tamao de papel que ha definido, sin incluir los mrgenes fijos. Es posible que
necesite ajustar de nuevo los campos para que quepan en la columna de ejemplo.
Para obtener ms informacin sobre cmo configurar una presentacin para imprimir registros,
consulte la Ayuda.
Trabajar con objetos en presentaciones
Un objeto es un elemento discreto, como un campo, un texto, un objeto grfico (como un valo
o una imagen importada), un botn o un portal (para mostrar filas de registros relacionados),
un control de pestaas, un grfico o un visor Web que puede seleccionar, mover, eliminar, copiar,
formatear, redimensionar o modificar. Coloque objetos en una presentacin para mejorar su diseo.
Para cada tipo de objeto con el que trabaje, puede usar herramientas especficas desde la barra
de herramientas de estado.
Nota Si no ve la barra de herramientas de estado en la parte superior de la ventana del documento,
es posible que est oculta. Asegrese de que se encuentra en el modo Presentacin y a continuacin
haga clic en el botn de control de la barra de herramientas de estado . en la esquina inferior
izquierda de la ventana del documento (o seleccione el men Vista > Barra de herramientas
de estado).
Ajustar de forma interactiva la
anchura de las columnas
Arrastre el lmite de columna derecho (la lnea vertical discontinua ubicada en
el extremo derecho de la columna de ejemplo). Si ensancha la columna, aparece
un rea media gris que indica un "margen de encuadernacin" que no se imprimir.
Medir y ajustar con precisin la
anchura de las columnas
Haga clic en Inspector en la barra de presentacin. Haga clic en Posicin.
Site el puntero sobre el cuadro derecho de la columna, mantenga pulsado el
botn del ratn (procure no arrastrar el ancho de columna) y lea el valor de la
Anchura de columna en el rea Tamao.
Barra de herramientas de estado en modo Presentacin (Windows)
Barra de herramientas de estado en modo Presentacin (Mac OS)
Utilizar el Inspector para dar formato a objetos
En el modo Presentacin, puedes utilizar el Inspector para ver y modificar la configuracin de los
objetos. Cada pestaa se centra en un aspecto distinto del formato. Mantenga el puntero sobre
las opciones de cada pestaa para ver una descripcin de sus funciones.
Para abrir el Inspector:
1 Haga clic en Inspector en la barra de presentacin.
1 Elija el men Vista > Inspector.
Puede abrir varias ventanas del Inspector para que el trabajo con una presentacin resulte ms
sencillo. Por ejemplo, muestre la pestaa Datos de una ventana del Inspector y la pestaa
Apariencia de otra ventana del Inspector para poder acceder a las opciones de cada pestaa.
Para abrir otra ventana del Inspector, seleccione el men Vista > Nuevo Inspector.
Para obtener ms informacin acerca del uso del Inspector, consulte la Ayuda.
Haga clic en las pestaas para
dar formato a los diferentes
aspectos de un objeto
Establezca los ajustes de la
posicin de un objeto en la
presentacin
Delimite el objeto con la parte
superior, inferior, izquierda o
derecha de la ventana (en el modo
Visualizar o Buscar) o con el lateral
izquierdo o derecho (en el modo
Vista previa o al imprimir)
Seleccione la configuracin
para establecer la posicin
relativa de un objeto y
modificar el tamao del mismo
para la impresin y la
previsualizacin de objetos
para trabajar con la retcula
Utilizar el Inspector para situar objetos
Utilice el Inspector para precisar la posicin o cambiar el tamao de los objetos de una presentacin.
O puede establecer los objetos para que automticamente cambien de tamao o se muevan
vertical u horizontalmente al cambiar el tamao de la ventana de FileMaker Pro. La configuracin
Horizontal tambin se aplica al modo Vista previa y a la impresin cuando el ancho de la pgina
es mayor que el de la presentacin que est en pantalla o que va a imprimir.
Cuando los objetos de presentacin se configuran para cambiarles el tamao, mantienen una
distancia constante del objeto por el que estn delimitados. De este modo, los objetos se pueden
mover, expandir o contraer cuando se cambia el tamao de la ventana de FileMaker Pro.
Los puntos de delimitacin pueden ser el margen de la presentacin o el margen del contenedor
entre los que se encuentra un objeto. De forma predeterminada, los objetos se delimitan en la
parte superior e izquierda de la presentacin o pgina.
Colocar objetos o ajustar su tamao con precisin
1. En el modo Presentacin, seleccione uno o varios objetos.
Para obtener ms informacin, consulte "Seleccionar objetos" en la pgina 94.
2. Haga clic en Inspector en la barra de presentacin y, a continuacin, haga clic en Posicin.
3. En el rea Posicin, escriba un valor nuevo en uno de los campos.
4. Escriba un valor nuevo en uno de los siguientes campos.
Si no puede escribir un valor, ese campo no se ajusta al objeto seleccionado (por ejemplo,
una lnea horizontal no tiene altura) o la seleccin est bloqueada.
5. Pulse Intro o la tecla Tabulador, o bien haga clic fuera del Inspector para aplicar los cambios.
Nota Para cambiar la unidad de medida, realice una de las siguientes acciones:
1 Haga clic con el botn derecho del ratn en una regla y seleccione una unidad de medida
en el men abreviado.
1 Haga clic en la esquina superior izquierda del documento donde se unen las reglas horizontal
y vertical.
1 En el Inspector, haga clic en la unidad de medida, que aparece junto a un gran nmero
de opciones.
Campo Indica
Nombre El nombre del objeto seleccionado (opcional). Puede asignar nombres a objetos y a objetos
agrupados.
Algunos pasos de guin y funciones utilizan estos nombres para especificar sobre qu objeto
actuar. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda.
Izquierda La distancia entre el margen izquierdo de la seleccin y el margen izquierdo de la presentacin.
Superior La distancia entre la parte superior de la seleccin y la parte superior de la presentacin.
Derecha La distancia entre el margen derecho de la seleccin y el margen izquierdo de la presentacin.
Inferior La distancia entre la parte inferior de la seleccin y la parte superior de la presentacin.
Grosor La anchura del objeto.
Altura La altura del objeto.
Permitir el cambio de tamao de objetos o su desplazamiento en la presentacin
Cuando los objetos de presentacin se configuran para cambiarles el tamao, mantienen una
distancia constante del objeto por el que estn delimitados. De este modo, los objetos se pueden
mover, expandir o contraer cuando se cambia el tamao de la ventana de FileMaker Pro.
Los puntos de delimitacin pueden ser el margen de la presentacin o el margen del contenedor
entre los que se encuentra un objeto. De forma predeterminada, los objetos se delimitan en los
lados superior e izquierdo de la presentacin o pgina.
Para poder cambiar el tamao de los objetos o moverlos cuando se cambia el tamao de la
ventana de FileMaker Pro:
1. En el modo Presentacin, seleccione uno o varios objetos de la presentacin.
Para obtener ms informacin, consulte "Seleccionar objetos" en la pgina 94.
2. Haga clic en Inspector en la barra de presentacin y, a continuacin, haga clic en Posicin.
3. En el rea de cambio de tamao automtico, seleccione la lnea que indica el lado del objeto
que desea delimitar en la presentacin o el contenedor.
Nota Los objetos ubicados en contenedores de las presentaciones (como campos situados en
paneles de pestaas o portales) no heredan la configuracin de cambio de tamao de su contenedor.
Importante Varios objetos colocados unos junto a otros o apilados verticalmente y delimitados
por los mrgenes izquierdo y derecho o por los dos mrgenes superior e inferior, se desplazan o
cambian de tamao en relacin al margen de la ventana o del contenedor, no de los dos. Por lo
tanto, los objetos adyacentes no mantendrn una distancia relativa entre s y pueden superponerse
al cambiar el tamao de la ventana.
Para obtener informacin acerca de la configuracin de los objetos para el cambio de tamao,
consulte la Ayuda.
Utilizar herramientas para colocar objetos con precisin
FileMaker Pro ofrece varias herramientas para ayudarle a crear, mover y colocar objetos, y a cambiar
su forma y tamao en el modo Presentacin.
Reglas
Si muestra las reglas, ver una regla vertical y horizontal a lo largo de los mrgenes de una
presentacin. Las lneas gua de cada regla marcan la posicin del puntero mientras lo desplaza
por la presentacin.
1 Para mostrar las reglas, en el modo Presentacin, seleccione el men Vista > Reglas.
1 Para ocultar las reglas, seleccione de nuevo el men Vista > Reglas.
Seleccione la lnea del
lado del objeto que
desee delimitar
Retcula
Si muestra la la retcula, ver una serie de lneas horizontales y verticales no imprimibles que se
cruzan entre s. La retcula permite alinear los objetos que crea, mueve o coloca, o cuyo tamao
cambia. Los objetos se "ajustan" a la cuadrcula para ayudarle a crear y modificar objetos de
forma ms precisa. Al cambiar la unidad de medida, se ajustan las lneas de retcula.
Para mostrar u ocultar la retcula, realice lo siguiente:
1 En el Inspector, haga clic en la pestaa Posicin. En el rea Retcula, seleccione Mostrar
retcula o anule la seleccin de esta opcin.
1 Seleccione el men Vista > Retcula > Mostrar retcula. Para ocultar la retcula, seleccione
de nuevo la opcin Mostrar retcula.
Guas
Las guas le ayudan a alinear los objetos en la misma presentacin y en varias presentaciones.
Crear una gua vertical Arrastre el ratn hacia fuera desde la regla vertical. (Si no se muestra la regla,
seleccione el men Vista > Reglas).
Crear una gua horizontal Arrastre el ratn hacia abajo desde la regla horizontal. (Si no se muestra la
regla, seleccione el men Vista > Reglas).
Mover una gua Arrastre la gua a la nueva posicin.
Si la gua est bloqueada, debe desbloquearla para poder moverla.
Utilizar las guas en otras
presentaciones que haya
creado o modificado
Haga clic con el botn derecho del ratn en la gua y, a continuacin, seleccione
Compartir gua con todas las presentaciones. Una gua compartida con
otras presentaciones presenta un color distinto al que se utiliza slo para la
presentacin actual.
Para utilizar una gua compartida slo con la presentacin actual, haga clic con
el botn derecho del ratn en la gua y, a continuacin, seleccione de nuevo la
opcin Compartir gua con todas las presentaciones.
Bloquear una gua Haga clic con el botn derecho del ratn en la gua y, a continuacin, seleccione
Bloquear gua. Una gua bloqueada presenta un color diferente al de una gua
desbloqueada.
Para desbloquear una gua, seleccione de nuevo la opcin Bloquear gua.
Quitar una gua Arrastre una gua horizontal de nuevo a la regla horizontal o una gua vertical a
la regla vertical.
O bien, haga clic con el botn derecho del ratn en la gua y, a continuacin,
seleccione Quitar gua.
Mostrar u ocultar las guas Para mostrar las guas, seleccione el men Vista > Guas > Mostrar guas.
Para ocultar las guas, seleccione de nuevo la opcin Mostrar guas.
Activar o desactivar el efecto
de "ajuste"
Seleccione el men Vista > Guas > Ajustar a guas. Para desactivarlo,
seleccione de nuevo la opcin Ajustar a guas.
Los objetos se ajustan a las guas, aunque stas estn ocultas.
Guas dinmicas
Al arrastrar objetos para moverlos, colocarlos o cambiar su tamao en la presentacin, las guas
dinmicas aparecen junto a los objetos para ayudarle a crearlos y modificarlos con ms precisin.
Las guas dinmicas tambin se "ajustan" a los lmites superior e inferior y al centro de los objetos
al moverlos, colocarlos o cambiar su tamao.

Para utilizar guas dinmicas:
1 Para activar las guas dinmicas, en el modo Presentacin, seleccione el men Vista > Guas
dinmicas.
1 Para desactivar las guas dinmicas, seleccione de nuevo el men Vista > Guas dinmicas.
Resoluciones de pantalla
Puede mostrar guas que le permitirn disean presentaciones de forma ptima para iPad,
iPhone y otras resoluciones de escritorio habituales. Tambin puede crear resoluciones de
pantalla con dimensiones personalizadas.
Para mostrar una resolucin de pantalla, haga clic en la flecha de Resolucin de pantalla
de la barra de presentacin y, a continuacin, seleccione un tamao en la lista desplegable.
Puede mostrar simultneamente varias resoluciones de pantalla en la misma presentacin.
Para crear una resolucin de pantalla, seleccione Tamao personalizado en el men.
Guas dinmicas
Guas
Resolucin
de pantalla
Reglas
Seleccionar objetos
Para trabajar con un objeto en una presentacin, seleccinelo en el modo Presentacin.
Ver pequeos cuadros o identificadores alrededor del objeto seleccionado.
Nota Si los identificadores de seleccin de un objeto se muestran con el icono , esto indica
que el objeto est bloqueado.
Para seleccionar un objeto, haga clic en la herramienta Seleccin en la barra de herramientas
de estado. El puntero se convertir en una flecha. A continuacin, realice una de las siguientes
acciones.
Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar con objetos en una presentacin,
consulte la Ayuda.
Para seleccionar En el modo Presentacin, realice lo siguiente
Un objeto Con el puntero de flecha, haga clic en el objeto. (Si el objeto es transparente,
haga clic en su borde.)
Varios objetos a la vez Arrastre el puntero de flecha para crear un cuadro de seleccin que rodee por completo
a los objetos. Si, al arrastrar, pulsa Ctrl (Windows) o 2 (Mac OS), no es necesario que el
cuadro de seleccin rodee por completo a los objetos.
O, pulse la tecla Mays mientras hace clic en cada uno de los objetos individualmente.
Todos los objetos de la
presentacin
Seleccione el men Edicin > Seleccionar todo.
Todos los objetos del
mismo tipo (por
ejemplo, todos los
objetos de texto o
todos los rectngulos)
Haga clic en la herramienta del tipo de objeto que desea seleccionar y elija el men
Edicin, > Seleccionar todo Este mtodo no selecciona botones.
O, con el puntero de flecha, haga clic en un campo, pulse Mays (Windows) u Opcin
(Mac OS) y seleccione el men Edicin > Seleccionar todo (Windows) o Seleccionar
lo mismo (Mac OS).
Todos los campos Haga clic en un campo con el puntero de flecha y pulse la tecla Mays (Windows) u
Opcin (Mac OS) y elija el men Edicin > Seleccionar todo (Windows) o Seleccionar
lo mismo (Mac OS).
Un portal Haga clic con el puntero de flecha en el borde del portal o en cualquier otra rea dentro
del portal que no contenga un campo o un objeto.
Controles de pestaas,
paneles de pestaas y
objetos en paneles de
pestaas
Consulte la ayuda para obtener informacin sobre cmo crear y trabajar con controles de
pestaas.
Anular la seleccin de
objetos seleccionados
Haga clic en una zona en blanco de la presentacin o en cualquier herramienta de la barra
de herramientas de estado. O pulse la tecla Mays y haga clic en los objetos seleccionados.
Identificadores alrededor de
un objeto seleccionado
Trabajar con campos en presentaciones
Una vez creada la presentacin, puede insertar campos en ella, eliminar los campos que no
desea mostrar y determinar los parmetros de control de los datos introducidos en los campos y
el formato en el que desea mostrar los datos.
Los campos de una presentacin son objetos que se pueden seleccionar y desplazar, y a los que
puede cambiar su forma y tamao. En el modo Presentacin, cada campo muestra su nombre de
campo, formateado con sus atributos de fuente, tamao, estilo, alineacin, interlineado y color.
Todos los campos, excepto los campos contenedor, muestran las lneas de base del texto para
indicar la ubicacin en la que aparecen los datos en el modo Visualizar y para ayudarle a alinear
los campos unos con otros.
Nota Un campo que no aparece en la presentacin reside an en la base de datos y pueden
utilizarse sus datos en clculos y sumarios.
Insertar y eliminar campos en presentaciones
Puede insertar un campo en cualquier lugar de una presentacin, tantas veces como desee. (Slo
puede insertar campos que haya definido anteriormente. Consulte "Crear y modificar campos" en
la pgina 66.).
Puede obtener diferentes resultados si inserta el mismo campo en diferentes ubicaciones de la
presentacin. Por ejemplo:
1 Aada el mismo campo de sumario a una parte de subsumario para calcular los totales de cada
grupo de registros ordenados y a una parte de sumario general para obtener totales de todos
los registros de una tabla;
1 Aada un campo a una cabecera o un pie de pgina para repetir los datos del primer o ltimo
registro en la pgina en forma de cabecera o pie de pgina. (Por ejemplo, aada un campo
Apellido a la cabecera en un directorio.)
1 Aada el mismo campo relacionado directamente a la presentacin para ver el valor del campo
en el primer registro seleccionado, o en un portal para ver los valores desde ms de un registro
relacionado. (Un portal es un objeto de presentacin que muestra registros de tablas
relacionadas).
Los campos
muestran los
nombres de campo
Lnea de base
del texto
Etiqueta de campo
Colocar un campo en una presentacin
1. En el modo Presentacin, seleccione la presentacin en la que desee trabajar en el men
emergente Presentacin.
2. Realice una de las opciones siguientes:
1 Arrastre un campo de la herramienta Campo en la barra de herramientas de estado
hasta la posicin que desee en la presentacin. Mientras arrastra el campo en la presentacin,
ver un borde y lneas de base de texto que le ayudarn a alinear el campo con otros objetos
de la presentacin. Suelte el botn del ratn cuando el campo se encuentre en la ubicacin
deseada.
1 Para aadir y modificar el tamao de un campo, haga clic en la herramienta Campo/Control
en la barra de herramientas de estado. Arrastre el puntero en forma de cruz para dibujar
el campo.
1 Para mostrar datos de campo en una lista desplegable, un men emergente, un conjunto de
casillas de verificacin, un juego de botones circulares o un calendario desplegable, haga
clic en la herramienta Campo/Control (Windows) o haga clic y mantenga pulsado el
botn del ratn sobre la herramienta Campo/Control (Mac OS); a continuacin,
seleccione el tipo de campo o control que desea aadir a la presentacin. Arrastre el puntero
en forma de cruz para dibujar el campo. Para dar formato y seleccionar una lista de valores
para el campo, consulte "Ajuste de juegos de casillas de verificacin y otros controles en una
presentacin" en la pgina 97.
Nota Si est colocando un campo relacionado en un portal, colquelo en la primera fila del
portal. Asegrese de que cada campo del portal proviene de la misma tabla relacionada desde
la que el portal est configurado para mostrar registros. Para obtener ms informacin,
consulte la Ayuda.
3. En el cuadro de dilogo Especificar campo, seleccione el campo que desea insertar.
Para elegir un campo de otra tabla, elija esa tabla en la lista de tablas ubicada encima de la
lista de campos. A continuacin, seleccione un campo de la lista de campos. O bien,
seleccione Gestionar base de datos en la lista de tablas o haga clic en para crea una
relacin o una tabla (consulte "Crear relaciones" en la pgina 122).
4. Para incluir el nombre de campo en forma de texto en la presentacin, seleccione Crear etiqueta.
Seleccione el campo
que desea aadir
Seleccione esta opcin
para utilizar el nombre
de campo como
etiqueta de campo
Para insertar un
campo de otra tabla,
elija dicha tabla
Haga clic para mostrar el
cuadro de dilogo
Gestionar base de datos
Aparecer el nombre del campo en el campo de la presentacin a menos que haya elegido
mostrar los datos de ejemplo del registro actual (seleccionando el men Vista > Mostrar >
Datos de ejemplo). Los campos de las tablas relacionadas aparecen como ::Nombre del
campo (precedido por dos puntos dobles).
Reemplazar un campo por otro campo
En el modo Presentacin, haga doble clic en el campo, seleccione otro nombre de campo en el
cuadro de dilogo Especificar campo y haga clic en Aceptar.
Eliminar un campo de la presentacin
En el modo Presentacin, haga clic en el campo para seleccionarlo y pulse Retroceso o Suprimir,
o seleccione el men Edicin > Borrar. Al eliminar un campo de una presentacin, no se elimina
el campo o sus datos de la base de datos.
Ajuste de juegos de casillas de verificacin y otros controles en una presentacin
Puede formatear campos para mostrar como listas desplegables, mens emergentes, casillas de
verificacin, botones circulares y calendarios desplegables. Tambin puede formatear campos
para rellenar automticamente si se sugieren posibles coincidencias como los datos de tipos de
usuario en el campo. Todas estas opciones suponen una ayuda para la introduccin de datos.
Para configurar un campo para mostrar un men emergente, un juego de casillas de verificacin
u otro control:
1. En el modo Presentacin, seleccione el campo.
1 Si el campo no est en la presentacin, consulte "Insertar y eliminar campos en presentaciones"
en la pgina 95.
1 Si el campo no se ha definido an, seleccione el men Archivo > Gestionar > Base de
datos para definir un campo nuevo.
3. En el rea Campo, seleccione el Estilo de control que desee:
1 Cuadro de edicin
1 Lista desplegable
1 Men emergente
1 Juego de casillas de verificacin
1 Juego de botones circulares
1 Calendario desplegable
Por ejemplo, utilice un juego de botones circulares para mostrar una lista de valores de texto,
numricos, de fecha o de hora utilizados frecuentemente. Durante la introduccin de datos, los
usuarios pueden elegir entre los valores definidos en lugar de escribir los valores.
Cuando selecciona estilos de control diferentes, se pueden ver opciones distintas en el Inspector.
4. Seleccione la lista de valores que desee en la lista Valores de.
Para crear una lista de valores, haga clic en el icono que aparece junto a la lista
Valores desde.
5. Si lo desea, seleccione las opciones de la lista de valores.
Si ha seleccionado la opcin Lista desplegable para el Estilo de control, puede seleccionar
Incluir flecha para mostrar y ocultar la lista si desea formatear el campo como cuadro
combinado. Aparece un control de flecha en el cuadro de edicin. Los usuarios hacen clic en
la flecha o pulsan Esc para mostrar u ocultar la lista desplegable.
Para permitir que los usuarios introduzcan valores diferentes a los definidos por la lista de valores,
seleccione Permitir la edicin de la lista de valores o Permitir la entrada de otros valores.
Para configurar campos que sugieran coincidencias posibles conforme el usuario escribe
datos en el campo, seleccione Rellenar automticamente usando los valores existentes
o Rellenar automticamente usando la lista de valores.
6. Para mostrar los datos de un campo diferente, haga clic en el icono que aparece junto a
Mostrar datos desde.
En el cuadro de dilogo Especificar campo, seleccione el campo cuyos datos quiera mostrar.
Para incluir el nombre de campo en forma de texto en la presentacin, seleccione Crear
etiqueta. Haga clic en Aceptar.
7. Guarde la presentacin.
Para obtener ms informacin sobre cmo crear listas de valores y configurar las opciones de
estilo de control, consulte la Ayuda.
Lista de valores adjuntada al campo Pas
Elija un valor de la lista
de valores durante la
introduccin de datos
Pas
Decidir la ubicacin en que insertar los campos relacionados
Puede insertar campos relacionados directamente en presentaciones o en portales.
1 Directamente en presentaciones: inserte campos relacionados directamente en una presentacin
para mostrar los datos del primer registro relacionado, incluso aunque haya varios registros
relacionados que coincidan con los criterios de la relacin. (El primer registro relacionado que
se muestra viene determinado en funcin de si la relacin especifica o no un tipo de ordenacin.
Para obtener ms informacin, consulte "Crear relaciones" en la pgina 122.).
1 En portales: inserte campos relacionados en unportal de una presentacin para mostrar los
datos de todos los registros relacionados que coinciden con los criterios de la relacin. Para
obtener ejemplos de cundo se insertan campos relacionados en portales, consulte la Ayuda.
Nota Antes de insertar campos relacionados en una presentacin, debe comprender los
conceptos presentados en captulo 4, "Trabajar con tablas y archivos relacionados".
Campos de fusin
Utilice los campos de fusin para combinar datos de campo y texto en documentos como cartas
modelo, etiquetas, sobres o contratos. Puede crear campos de fusin en bloques de textos para
poder combinar texto esttico y datos de campo.
Los campos de fusin se pueden contraer o expandir para ajustarlos a la cantidad de texto del
campo de cada registro. Por ejemplo:
1 Cuando el campo de fusin <<Nombre>> se encuentra entre el texto Estimado y dos puntos
(como en Estimado <<Nombre>>:), FileMaker Pro muestra Estimado Carlos: en el modo
Examinar o Vista previa si el campo Nombre contiene Carlos.
1 Cuando un campo de fusin est solo en una lnea (como el campo vaco Lnea de direccin 2
de una etiqueta de correo), FileMaker Pro elimina la lnea en blanco del bloque de texto.
FileMaker Pro utiliza los campos de fusin para crear presentaciones Etiquetas y Sobres.
Nota Tambin puede utilizar una variable de fusin para mostrar datos. Para obtener ms
Formatear datos de campos en presentaciones
Utilice los formatos de campo de FileMaker Pro para controlar la apariencia de los datos en una
presentacin. Los formatos que especifique no cambian los datos a medida que se almacenan en
la base de datos y puede especificar formatos diferentes cada vez que inserte un campo en una
presentacin (ya sea en la misma presentacin o en una diferente). Por ejemplo, si introduce
5123 en un campo numrico, puede aplicarle un formato en una ubicacin para que aparezca
como 5.123,00 y en otra ubicacin, como <5123>.
Nota Si no especifica formatos, FileMaker Pro muestra los nmeros, las fechas y las horas
segn los formatos del sistema definidos en el panel de control Configuracin regional y de idioma
(Windows) o el panel Internacional de Preferencias del sistema (Mac OS) al crear el archivo.
Especificar formatos del texto en campos
En el modo Presentacin, puede especificar un conjunto de atributos de caracteres de texto para
cada campo. Todos los caracteres de ese elemento del campo (incluidas todas las repeticiones
de campos repetidos) comparten los mismos valores de fuente, tamao, estilo, color, interlineado,
tabulacin y prrafo.
Nota Tambin puede formatear caracteres en los campos de texto en el modo Visualizar (por
ejemplo, poner en cursiva o subrayar una palabra para resaltarla). A diferencia de los formatos
de texto especificados en el modo Presentacin, estos formatos se almacenan con los datos y
podr verlos en cualquier presentacin que muestre ese campo.
1. En el modo Presentacin, seleccione uno o varios campos.
2. Haga clic en Inspector en la barra de presentacin y, a continuacin, haga clic en Apariencia.
3. Seleccione los formatos que desea utilizar.
Utilice el rea de Texto para dar formato al estilo, el tamao, la fuente o el color del texto,
o bien para resaltar, aplicar la negrita, las cursivas o el subrayado al texto. Utilice el rea
Prrafo para definir la alineacin, sangrado e interlineado de los campos. Utilice la seccin
Tabuladores para colocar y alinear las paradas de tabulador, y para crear un carcter principal
para rellenar la anchura de sangrado de los tabuladores.
Para obtener ms informacin sobre cmo establecer el formato del texto en los campos, consulte
la Ayuda.
Especifique
la fuente,
el estilo,
el tamao
y el color
Resalte el texto
Establezca la
alineacin vertical y
horizontal, el
interlineado y las
sangras de prrafo
Establezca la
alineacin y la
posicin del
tabulador
Introduzca un
carcter de
relleno para
utilizarlo en la
tabulacin
Especificar formatos en campos numricos
Puede controlar la forma en que FileMaker Pro muestra los valores en campos numricos,
campos de clculo con resultados numricos y campos de sumario.
1. En el modo Presentacin, seleccione uno o varios campos que muestren valores numricos.
3. En el rea Formato de datos, haga clic en Nmero .
4. Seleccione el formato de nmero que desee utilizar en la lista Formato y, a continuacin,
seleccione los dems formatos del campo numrico.
Las opciones que aparecen dependen del formato que seleccione.
Para obtener ms informacin sobre cmo establecer el formato de los campos que contienen
nmeros, consulte la Ayuda.
Especificar formatos en campos de fecha
Puede controlar la forma en que FileMaker Pro muestra los valores en los campos de fecha y en
los campos de clculo con resultados de fecha.
Importante Independientemente del formato que haya aplicado a un campo de fecha en el modo
Presentacin, cada vez que haga clic en el campo o acceda a l pulsando Tab en el modo
Visualizar, FileMaker Pro mostrar la fecha con un formato de ao de cuatro dgitos. FileMaker le
recomienda que introduzca siempre fechas con aos de cuatro dgitos. Si introduce fechas con
aos de dos dgitos, se convertirn a aos de cuatro dgitos. Para obtener ms informacin,
consulte "Conversin de fechas con aos de dos dgitos" en la Ayuda.
Configure los
valores negativos y
de moneda
Elija las opciones para los
nmeros booleanos o
decimales, para las monedas
y para los porcentajes
Configure las opciones para
mostrar diferentes tipos
numricos japoneses
1. En el modo Presentacin, seleccione uno o varios campos de fecha o campos de clculo con
resultados de fecha.
3. En el rea de formato de datos, haga clic en Fecha .
4. Seleccione el formato de fecha que desee utilizar en la lista Formato y, a continuacin,
seleccione los dems formatos del campo de fecha.
Para obtener ms informacin sobre cmo establecer el formato del texto en los campos de
fecha, consulte la Ayuda.
Especificar formatos en campos de hora
Puede controlar la forma en que FileMaker Pro muestra los valores de hora en los campos.
1. En el modo Presentacin, seleccione uno o varios campos de hora o campos de clculo con
resultados de hora.
3. En el rea de formato de datos, haga clic en Hora .
4. Seleccione el formato de hora que desee utilizar en la lista Formato y, a continuacin,
seleccione los dems formatos del campo de hora.
Si desea formatear el componente de segundos para que muestre valores fraccionarios, contine
con el paso siguiente. Si no desea dar formato al componente de segundos, vaya al paso 6.
5. Haga clic en Nmero en el rea Formato de datos y, a continuacin, seleccione las
opciones de formato que desee.
Seleccione las
opciones para
los caracteres de
da, mes, ao y
separador
Seleccione las
opciones para mostrar
fechas en japons
Slo dos opciones afectan a la visualizacin del componente de segundos: Nmero de fijo de
decimales y Decimal (a la derecha de los Separadores). Las opciones restantes no tienen
ningn efecto.
Para obtener ms informacin sobre cmo establecer el formato del texto en los campos de hora,
consulte la Ayuda.
Especificar formatos en campos de fecha y hora
Puede controlar la forma en que FileMaker Pro muestra los valores de fecha y hora en los campos.
Puede formatear por separado cada uno de los tres componentes de un campo de fecha y hora: la
fecha, la hora (excepto la parte de los segundos) y los segundos (incluidos los segundos fraccionarios).
1. En el modo Presentacin, seleccione uno o varios campos de fecha y hora o campos de clculo
con resultados de fecha y hora.
3. Para darle formato al componente de fecha, en el rea de formato de datos, haga clic en Fecha
, a continuacin seleccione las opciones de formato que desee.
4. Para formatear el componente de hora (excepto la parte de los segundos), en el rea de
formato de datos, haga clic en Hora. , a continuacin seleccione las opciones de formato
que desee.
Seleccione las
opciones para
mostrar horas en
japons
Elija si desea mostrar las
horas de la forma
introducida, con un formato
predeterminado o con el
formato que especifique
5. Para dar formato a los segundos y al componente de segundos fraccionarios, en el rea Formato
de fecha, haga clic en Nmero , a continuacin seleccione las opciones de formato que desee.
Slo dos opciones afectan a la visualizacin del componente de segundos: Nmero de fijo de
decimales y Decimal (a la derecha de los Separadores). Las opciones restantes no tienen
ningn efecto.
Nota Debe especificar los formatos tanto del componente de fecha como del de hora antes de
aplicar el formato. Si selecciona Como se introdujo para Fecha o para Hora, los datos del
campo de fecha y hora aparecen de la forma en que se han introducido.
Para obtener ms informacin sobre cmo establecer el formato del texto en los campos de fecha
y hora, consulte la Ayuda.
Especificar formatos en campos contenedor
Puede controlar la forma en que FileMaker Pro muestra las imgenes y los iconos de archivo de
los campos contenedor.
Nota Las siguientes instrucciones tambin sirven para formatear los objetos grficos que inserte en
una presentacin.
1. En el modo Presentacin, seleccione uno o varios campos contenedor o grficos insertados.
3. En el rea de formato de datos, haga clic en Grfico , a continuacin seleccione los formatos
que desee utilizar.
Para obtener ms informacin sobre cmo establecer el formato del texto en los campos
contenedor, consulte la Ayuda.
Elija cmo alinear el
grfico horizontalmente
en el campo
Elija cmo ajustar el
grfico al marco
Elija cmo alinear el grfico
verticalmente en el campo
Elija cmo desea que se muestren
las fotografas y el contenido
multimedia interactivo
Formatear campos y texto para escritura vertical
Si el sistema operativo est configurado para admitir la entrada de texto en japons, puede
formatear objetos de campo y texto para mostrar un texto japons en formato de escritura vertical.
En la escritura vertical, los caracteres se muestran y leen de arriba a abajo, en columnas
sucesivas mostradas verticalmente, de derecha a izquierda. Esta opcin resulta til al imprimir
direcciones en las etiquetas.
Al seleccionar uno o varios campos y elegir a continuacin el men Formato > Orientacin >
Lateral (slo texto asitico), los caracteres se giran 90 grados en sentido contrario a las agujas
del reloj dentro del campo. El campo en s no se gira. Para girar los campos seleccionados, elija
el men Disposicin > Rotar.
Segn cmo desee imprimir el texto, es posible que necesite cambiar la orientacin de pgina de
la presentacin. Para ello, seleccione el men Archivo > Configurar impresin (Windows) o
Ajustar pgina (Mac OS) y cambie la orientacin de la pgina a Horizontal o Vertical.
Para obtener ms informacin sobre cmo establecer el formato de los campos y el texto para la
escritura vertical, consulte la Ayuda.
Permitir o evitar entradas en campos
Puede permitir o evitar entradas en un campo. Por ejemplo, puede restringir la entrada en un
campo que contenga un nmero de serie para que no pueda ser modificado. Puede establecer
opciones de entrada de datos diferentes en los modos Visualizar y Buscar para permitir la
bsqueda de nmeros de serie, aunque no puedan introducirse.
Si permite la entrada en un campo, tambin puede controlar si se seleccionan todos los contenidos
del campo al hacer clic en el campo o al acceder a l pulsando Tab en el modo Visualizar o Buscar.
De lo contrario, FileMaker Pro coloca el punto de insercin detrs del ltimo carcter del campo.
1. En el modo Presentacin, seleccione uno o varios campos.
3. En el rea Comportamiento, para Entrada de campo, seleccione las siguientes opciones:
Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar con campos en una presentacin,
consulte la Ayuda.
Impedir la entrada en un campo en el modo Visualizar Anule la seleccin del modo Visualizar.
Impedir la entrada en un campo en el modo Buscar Anule la seleccin del modo Buscar.
Seleccionar todo el contenido del campo al entrar
en el campo
Seleccione Seleccionar contenidos completos
en una entrada.
Trabajar con partes en presentaciones
Las presentaciones de FileMaker Pro se dividen en partes de presentacin, es decir, secciones
de la presentacin que determinan la apariencia y el comportamiento de los datos en un campo.
Mediante el uso de estas partes, puede controlar cmo imprime los datos FileMaker Pro, por ejemplo:
1 una vez por cada registro
1 slo en la parte superior de cada pgina
1 slo antes o despus de los grupos de registros ordenados (por ejemplo, para incluir un
subtotal de cada grupo de registros)
Cada presentacin debe tener al menos una parte. Las partes de una presentacin pueden
contener campos, portales, botones, texto, grficos y otros objetos. En el modo Presentacin,
las lneas horizontales grises marcan la divisin entre las partes de la presentacin (cuadros de
parte) y las etiquetas de parte aparecen en el margen izquierdo de la presentacin o directamente
en la parte ubicada encima del cuadro de parte.
A las partes se les asignan estilos definidos por el tema de la presentacin. Puede utilizar el
Inspector para personalizar los estilos de las partes.
El asistente Nueva presentacin/informe crea automticamente las partes de presentacin
adecuadas en funcin de las opciones que seleccione. Despus de completar el asistente, puede
aadir, cambiar o eliminar partes de una presentacin como crea conveniente. (Consulte "Crear
presentaciones e informes" en la pgina 79).
Cuerpo
Cabecera
Subsumario
Sumario
general
continuo
Pie de pgina
Informe de ventas
El subsumario ubicado debajo del cuerpo
resume los datos de cada grupo de registros
ordenados en el campo de interrupcin
(Vendedor)
Sumario general continuo
Pie de pgina
Documento confidencial de Pastelera Favorita, junio de 2014
Vendedor Artculo Cantidad Precio ampliado
Total 93,85
Total 161,50
Total general 255,35
Tipos de partes de presentacin
La siguiente tabla describe los tipos de partes de la presentacin.
Para incluir datos de sumario en una presentacin (por ejemplo, subtotales, totales generales,
promedios, recuentos, etc.), introduzca campos de sumario en partes de sumario de la presentacin.
(Consulte "Crear campos de sumario" en la pgina 71). Las partes de sumario incluyen partes de
sumario general yde subsumario.
1 Una parte de sumario general contiene normalmente uno o varios campos de sumario que
muestran informacin de sumario (como totales) sobre los registros visualizados.
1 Una parte de subsumario contiene normalmente uno o varios campos de sumario que muestran
informacin de "subsumario" (como subtotales) para un subconjunto de registros. Los registros
se agrupan (ordenan) por los valores de otro campo, el campo de interrupcin. Cada vez que
cambia el valor del campo de interrupcin, el informe se "interrumpe" y FileMaker Pro inserta
la parte de subsumario. Las partes de subsumario aparecen en la vista Tabla y en la vista Lista
cuando los ordena por campos de interrupcin, y se actualizan dinmicamente siempre que
cambian los datos del archivo.
Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar con las partes de una presentacin, consulte
la Ayuda.
Partes de
presentacin Descripcin
Cabecera
inicial
Aparece nicamente una vez en la parte superior de la primera pantalla o pgina y reemplaza a la
cabecera normal (si hay una especificada). En los informes, puede utilizarse para imprimir una
pgina de ttulo independiente. Slo puede incluir una cabecera inicial en una presentacin.
Cabecera Aparece en la parte superior de cada pantalla o pgina (a menos que aada una cabecera inicial
que sustituya a la cabecera normal en la primera pgina). Utilcela para los encabezados de ttulo
o columna (en informes en columnas). Slo puede incluir una cabecera en una presentacin.
Cuerpo Cada objeto que incluye en el cuerpo, incluidos los campos, los objetos de texto y los grficos,
aparecen una vez en cada uno de los registros del conjunto encontrado. Slo puede incluir un
cuerpo en una presentacin.
Pie de pgina Aparece en la parte inferior de cada pantalla o pgina (a menos que aada un pie de pgina inicial).
Slo puede incluir un pie de pgina en una presentacin.
Pie de pgina
inicial
Aparece nicamente una vez en la parte inferior de la primera pantalla o pgina y reemplaza al pie
de pgina normal (si hay uno especificado). Slo puede incluir un pie de pgina inicial en una
presentacin.
Crear y editar grficos
Puede crear diversos tipos de grficos en FileMaker Pro para comparar los datos de forma visual.
Antes de crear un grfico, considere la clase de comparacin de datos que quiere poner de relieve
y elija el tipo de grfico de FileMaker Pro que la mostrar con claridad.
Crear un grfico
En los pasos siguientes, se describe cmo crear un grfico rpido, que FileMaker Pro configura
automticamente en funcin de los campos seleccionados en el modo Visualizar. Al crear un
grfico rpido, FileMaker Pro lo configura en funcin de los campos seleccionados, el tipo de
campo, el contenido del campo activo y el tipo de ordenacin especificado.
Nota Tambin puede crear grficos en el modo Presentacin. Para obtener ms informacin
sobre cmo crear grficos en el modo Presentacin, consulte la Ayuda.
Use Para realizar lo siguiente
Grfico de columnas
(vertical) o grfico de
barras (horizontal)
Compare incrementos con descensos, los valores mximos con los mnimos, cunto y
con qu frecuencia. Por ejemplo, muestre las ventas mensuales de varios productos.
Grfico de columnas
apiladas (vertical) o
grfico de barras
apiladas (horizontal)
Comparte las partes con el todo. Por ejemplo compare las cifras de ventas anuales de
un periodo de varios aos.
Grfico de columnas
positivo/negativo
Compare los valores positivos y negativos. Por ejemplo, compare las ganancias con las
prdidas.
Grfico circular Compare los porcentajes de partes individuales de un todo. Por ejemplo, muestre el
porcentaje de cada producto vendido en el conjunto total de ventas.
Grfico de lneas Muestre la evolucin continua de los datos como, por ejemplo, los datos financieros
histricos.
Grfico de reas Compare las tendencias que presentan los datos con el paso del tiempo, a la vez que
pone de relieve los valores superiores e inferiores, y la evolucin entre puntos de datos.
Por ejemplo, muestre los totales o los promedios de ventas.
Grfico de puntos Trace las coordenadas X e Y como valores individuales para mostrar los patrones de
correlacin. Por ejemplo, compare el tiempo de espera previsto frente al tiempo de
espera real en un centro de atencin telefnica.
Grfico de burbujas Compare puntos de datos individuales en relacin con el tamao. Por ejemplo, compare
las cuotas de mercado mediante la representacin grfica de la cantidad de productos
vendidos, las cifras de ventas por producto y el porcentaje del total de ventas en cada
punto de datos.
En el siguiente ejemplo, se describe cmo crear un grfico que cuente y compare el nmero de
clientes de cada compaa que tiene una cuenta con su empresa.
1. Abra el archivo en el que desea aadir el grfico y, a continuacin, cambie a la vista Tabla.
2. Ordene la columna que contiene los datos que desea poner de relieve.
Por ejemplo, para destacar las empresas de los clientes, haga clic con el botn derecho del
ratn en la columna Empresa y seleccione Ordenar en orden ascendente.
3. Seleccione la columna que contiene los datos que desea comparar.
Por ejemplo, para comparar el nmero de clientes de cada empresa, haga clic con el botn derecho
del ratn en la columna Apellidos y seleccione Grfico > Grfico de apellidos por compaa.
Aparecer el cuadro de dilogo Configuracin del grfico con una vista previa de un grfico de
columnas en el que se muestra el nmero de clientes en cada empresa.
4. Puede elegir las opciones del Inspector de grficos ubicadas a la derecha para modificar el
grfico y obtener una vista previa de los cambios en el cuadro de dilogo Configuracin del
grfico.
Para obtener ms informacin sobre stas y otras opciones de los grficos, consulte la Ayuda.
Aadir un ttulo al grfico Con las opciones de Grficos desplegadas, en Ttulo,
escriba o cambie el ttulo del grfico, o haga clic en para
especificar un ttulo. Por ejemplo, "Cuentas por empresa".
Seleccionar un tipo de grfico y especificar
la serie de datos
En Tipo, seleccione un tipo de grfico. Por ejemplo,
seleccione Circular.
Cambiar las etiquetas de datos, mostrar u ocultar
las marcas de los ejes y ajustar su escala
(si procede) y formatear datos
Seleccione las opciones adicionales del grfico. Por ejemplo,
seleccione Mostrar leyenda, Mostrar valores en el
grfico y Porcentajes.
Cambiar el esquema de color, la leyenda o las
fuentes del grfico
Haga clic en Estilos y, a continuacin, realice los cambios
que desee. Por ejemplo, seleccione Sombreado - 3D para
el estilo de grfico, Tierra para el esquema de color y Arial
negrita para la configuracin de fuente.
Especificar el tipo de datos que utiliza el grfico
(registros del conjunto encontrado, registros
delimitados o registros relacionados)
Haga clic en Origen de datos y, a continuacin, seleccione
un origen de datos. Por ejemplo, elija Conjunto
encontrado actual.
Vista previa del grfico
Especifique el tipo de
grfico y la serie de
datos
Especifique los registros
para los que se crear
un grfico
La vista previa se
actualiza a medida que
modifica la configuracin
del Inspector de grficos
Cambie la apariencia
del grfico
5. Haga clic en Guardar como presentacin y, a continuacin, en Abandonar presentacin.
Editar un grfico
1. Seleccione la presentacin que incluye el grfico en el men emergente Presentacin.
2. Cambie al modo Presentacin y haga doble clic en el grfico.
3. En el cuadro de dilogo Configuracin del grfico, cambie los valores del Inspector de grficos.
4. Haga clic en Hecho para cerrar el cuadro de dilogo Configuracin del grfico.
5. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, en Abandonar presentacin.
Para obtener ms informacin sobre cmo crear y modificar grficos, consulte la Ayuda.
Grfico de una presentacin en el modo Visualizar
Captulo 4
Trabajar con tablas y archivos relacionados
1 planificar bases de datos relacionales;
1 crear y editar relaciones;
1 crear y editar actualizaciones.
FileMaker Pro utiliza las tablas relacionadas como elemento principal de las bases de datos
relacionales y de las actualizaciones. Las bases de datos relacionales le permiten trabajar
dinmicamente con datos de otras tablas, para que cuando cambie los datos en una ubicacin,
estos cambios se vean reflejados en todas las ubicaciones en las que aparezcan los datos
relacionados. Las actualizaciones le permiten copiar y pegar datos de una tabla a otra. Una vez
insertados los datos actualizados, stos no cambian a menos que los edite o le indique a
FileMaker Pro que los actualice de nuevo.
Utilice las bases de datos relacionales para:
1 Ver la versin ms actualizada de los datos de otra tabla (o la tabla actual) y trabajar con ellos.
Por ejemplo, muestre datos en campos relacionados cuando necesite datos actuales de una
tabla relacionada, como el precio actual de un artculo; A medida que cambian los datos en los
registros relacionados, ver esos cambios en la tabla actual.
1 Configurar y administrar los datos de forma eficaz y con flexibilidad. En lugar de crear varias
tablas o archivos de base de datos con valores duplicados, almacene apariciones nicas de
valores y utilice las relaciones para facilitar esos valores. A continuacin, puede realizar cambios
en los datos en una nica ubicacin, de modo que se elimina la duplicacin de datos y se
favorece la exactitud de stos.
1 Ahorrar espacio en disco, ya que los datos se almacenan en una nica ubicacin.
Utilice las actualizaciones para copiar datos de una tabla relacionada y conservar su estado,
incluso aunque cambien los datos relacionados. Por ejemplo, utilice una actualizacin para copiar
el precio de un artculo en el momento de la adquisicin en la tabla Facturas. Aunque cambie el
precio en la tabla relacionada, el precio de la tabla Facturas permanecer invariable.
FileMaker Pro tambin puede acceder a los datos almacenados en otros archivos FileMaker Pro
y fuentes de datos externas ODBC, que permite combinar datos almacenados en el archivo
FileMaker Pro con datos de estas fuentes externas. Puede trabajar con datos de bases de datos
SQL que comparten informacin mediante ODBC. Adems, puede utilizar campos suplementarios
en FileMaker Pro para realizar operaciones de clculo y de sumario en datos almacenados en
fuentes de datos ODBC. Para obtener ms informacin acerca del uso de FileMaker Pro con
fuentes de datos externas, consulte "Trabajar con fuentes de datos externas" en la pgina 141.
Captulo 4 | Trabajar con tablas y archivos relacionados 112
Las relaciones
Una relacin es un mtodo eficaz de organizar los datos. Mediante una relacin, puede unir datos
de una o varias tablas en funcin de valores de campo comunes, valores de campo diferentes o
una comparacin de valores en dos o ms campos.
Una vez creada una relacin, puede hacer lo siguiente para mostrar los datos de la tabla relacionada:
1 Disee una base de datos relacional, es decir, varias tablas que, al utilizarse juntas, contienen
todos los datos necesarios para su trabajo. Cada aparicin de los datos se almacena en una
nica tabla cada vez, pero puede ver los datos y acceder a ellos desde cualquier tabla relacionada.
Puede cambiar cualquier ocurrencia de los datos relacionados y estos cambios aparecern
reflejados en todas las ubicaciones en las que se utilicen esos datos relacionados.
1 Defina una actualizacin para copiar datos de una tabla relacionada a un campo de la tabla de
destino. Los datos copiados se almacenan entonces en dos ubicaciones, como si los hubiera
copiado y pegado en un campo de destino. Los datos actualizados son los datos actuales en
el momento de copiarlos, pero una vez copiados permanecen estticos hasta que vuelva a
realizar una actualizacin o active de nuevo la actualizacin.
12 ID de cliente
Tang Apellidos
12 ID de cliente
Tang Apellidos
12 ID de cliente
Tang Apellidos
Las actualizaciones copian los datos de la tabla
relacionada en la tabla actual
En las bases de datos relacionales, los datos de la tabla
relacionada simplemente se muestran en la tabla actual,
pero no se copian
12 ID de cliente
Tang Apellidos
Tabla actual Tabla relacionada
Tabla actual Tabla relacionada
Por ejemplo, una base de datos de una panadera puede incluir estas tablas: una tabla Productos,
que almacena informacin sobre los productos de panadera y sus precios actuales; una tabla
Clientes, que almacena la informacin sobre los clientes como, por ejemplo, sus nombres y datos
de contacto; una tabla Facturas, que mantiene un registro de cada factura; y una tabla Elementos
de lnea, que almacena los datos de venta de cada lnea de la factura, incluidos el artculo que se
est vendiendo y el precio de venta. Como las facturas son una mezcla de datos dinmicos y
estticos, puede utilizar bases de datos relacionales y actualizaciones para mostrar los datos.
Los registros de la tabla Elementos de lnea se muestran dinmicamente en un portal de la
presentacin Facturas, pero los precios de venta actuales de cada elemento de lnea se introducen
mediante una actualizacin, para que los totales de las facturas sean precisos histricamente,
incluso aunque los precios cambien en un futuro.
Puede crear una base de datos relacional al definir una relacin entre dos campos, llamada
campos coincidentes. Estos campos pueden residir en diferentes tablas o en la misma tabla
(autounin). Puede acceder a los datos relacionados cuando el valor de los campos coincidentes
de una parte de la relacin se compare correctamente con el valor de los campos coincidentes
de la otra parte de la relacin, en funcin de los criterios que se hayan establecido en la relacin.
Una vez creada la relacin, puede utilizar los campos de la tabla relacionada del mismo modo que
los campos de la tabla actual: para mostrar datos en una presentacin, como parte de una frmula
de clculo, en un guin, como campos coincidentes para otra relacin, etc. Puede trabajar con los
datos de los campos relacionados en todos los modos (si dispone de privilegios de acceso) al
trabajar con los registros de la tabla actual.
Al mostrar datos relacionados en un portal, se muestran los valores de todos los registros relacionados.
Si el campo relacionado no est en un portal, se muestra el valor del primer registro relacionado.
Para obtener ms informacin sobre las relaciones, consulte la Ayuda.
Tabla Facturas
003 ID factura
16-Oct-2012 Fecha
3 ID de cliente
FB7
Precio por
unidad
Pastel de frutas 15,50
FB2 Tarta de chocolate 22,50
Williams
38,00 Total Tabla Clientes
3
Williams Apellidos
408-555-3456 Telfono
ID de producto Nombre del producto
FB7 Pastel de frutas
FB2 Tarta de chocolate
Tabla Productos
FB7 ID del producto
Pastel de frutas Nombre del
producto
ID
panadera Ubicacin
B20
Origen envo
Francia Pars
B46 Italia Roma
Registros de la tabla
Elementos de lnea
mostrados en el portal
ID de cliente
Apellidos
ID de
producto
Nombre del
producto
Terminologa de bases de datos relacionales
Antes de empezar a trabajar con bases de datos relacionales y actualizaciones, debera conocer
los siguientes trminos. Estos trminos se explican en las secciones siguientes.
Trmino Descripcin
Tabla actual En las bases de datos relacionales, la tabla en la que est trabajando actualmente.
En las actualizaciones, la tabla en la que se copian los datos.
Tabla externa Una tabla que se encuentra fuera del archivo actual, en otro archivo.
Campo de destino
de la actualizacin
(slo para las
actualizaciones)
El campo de la tabla en el que desea copiar los datos durante una actualizacin.
Campo de origen
de la actualizacin
(slo para las
actualizaciones)
El campo de la tabla relacionada que contiene los datos que desea copiar durante una
actualizacin.
Campo coincidente Un campo de la tabla actual y un campo de la tabla relacionada que contienen valores
utilizados para acceder a los registros coincidentes (Los campos coincidentes reciben a
veces el nombre de campos clave). Seleccione uno o varios campos coincidentes en cada
tabla para cada una de las relaciones.
En las bases de datos relacionales, los valores de los campos coincidentes deben coincidir
de algn modo para que pueda establecerse una relacin entre los archivos. Consulte
"Campos coincidentes en relaciones" en la pgina 115.
En las actualizaciones, los valores de los campos coincidentes no tienen que ser iguales para
coincidir.
Portal Un objeto de presentacin que muestra registros de tablas relacionadas. Los portales muestran
datos de campos relacionados en filas, con un registro en cada fila.
Campo relacionado Un campo de una tabla relacionado con un campo de otra tabla (o con un campo diferente
de la misma tabla). Si se crea una relacin entre dos tablas (incluso a travs de otra tabla),
es posible acceder a los datos de los campos de una tabla desde la otra tabla.
Registros
relacionados
Un registro de la tabla relacionada cuyo campo coincidente (en funcin de la relacin utilizada)
contiene un valor que coincide con otro valor del campo coincidente de otra tabla.
Tabla relacionada En las bases de datos relacionales, la tabla que contiene los datos a los que desea acceder
y con los que desea trabajar en la tabla actual.
Para actualizaciones, la tabla que contiene los datos para copiar.
Una tabla puede estar relacionada consigo misma. A esto se le denomina autounin.
Operadores
relacionales
En el grfico de relaciones, los smbolos que definen los criterios coincidentes entre uno o varios
pares de campos de dos tablas. Entre ellos, se incluyen: igual (=), no igual (), mayor que (>),
mayor o igual que (), menor que (<), menor o igual que () y todas las filas o producto cartesiano (X).
Relacin Las relaciones ofrecen acceso a los datos de una tabla a otra. Las relaciones pueden unir un
registro de una tabla con un registro de otra tabla, un registro con otros registros, o todos los
registros de una tabla con todos los registros de otra tabla, en funcin de los criterios
especificados al crear la relacin en el grfico de relaciones. (Las relaciones reciben a veces
el nombre de enlaces o expresiones de unin).
El grfico de relaciones
Puede utilizar las tablas del grfico de relaciones para organizar la vista de los datos. Las tablas
que se muestran en el grfico de relaciones se pueden encontrar en el archivo FileMaker Pro
actual, en un archivo FileMaker Pro externo o en una fuente de datos ODBC externa.
Cada aparicin de una tabla en el grfico de relaciones representa una vista diferente de los datos.
Al unir dos tablas, est utilizando las dos vistas existentes para crear una tercera vista. A medida
que aada tablas a las relaciones, cada tabla sucesiva representa un conjunto adicional de criterios
que deben cumplirse antes de poder acceder a los datos relacionados de esa relacin.
Puede crear una relacin entre dos tablas cualquiera del grfico de relaciones, pero la relacin no
debe crear ni un crculo ni un bucle cerrado entre las tablas. Es decir, cada serie de relaciones debe
tener una tabla de inicio y otra de fin, y ambas deben ser diferentes.
Como cada relacin representa un conjunto adicional de criterios, deber tener en cuenta el
contexto en el grfico de relaciones. El contexto es el punto del grfico desde el que se evala
una relacin. Como el grfico no es nunca circular, cada punto del grfico ofrece una perspectiva
diferente de los datos.
FileMaker Pro no permite que se creen ciclos dentro del grfico de relaciones, por lo que cualquier
intento de crear uno hace que FileMaker Pro genere una nueva ocurrencia de la tabla con nombre
exclusivo. Una aparicin nueva funciona como cualquier otra del grfico y permite seguir
utilizando la nueva relacin.
Para obtener ms informacin sobre el grfico de relaciones, consulte la Ayuda.
Campos coincidentes en relaciones
Al crear una relacin entre tablas, debe seleccionar uno o varios campos de cada tabla como
campos coincidentes. Los campos coincidentes tienen normalmente valores comunes. En una
relacin tpica, un registro de una tabla estar relacionado con los registros de otra tabla que
comparten un valor de campo coincidente comn.
Por ejemplo, la tabla Clientes y la tabla Facturas pueden utilizar el campo ID de cliente para identificar
de forma exclusiva a cada cliente y cada compra. Si las dos tablas se relacionan utilizando ID de
cliente como campo coincidente, un registro de la tabla Clientes puede mostrar un portal en el que
aparezca cada factura con un ID de cliente coincidente y en la tabla Facturas cada factura con el
mismo ID de cliente puede mostrar datos de clientes coherentes.
Los campos coincidentes utilizados en una relacin pueden tener nombres distintos. Los campos
coincidentes pueden ser de cualquier tipo, excepto campos contenedor o de sumario.
Grfico de
relaciones
En la pestaa Relaciones del cuadro de dilogo Gestionar base de datos, puede ver las
apariciones de tablas del archivo actual y de los archivos de base de datos relacionados
externos. En el grfico de relaciones, puede unir tablas y cambiar las relaciones entre los
campos de diferentes tablas.
Al crear una nueva tabla, aparece una representacin visual, o aparicin, de la tabla en el
grfico de relaciones. Puede especificar varias apariciones (con nombres nicos) de la
misma tabla para trabajar con relaciones complejas en el grfico.
Archivo de origen El archivo desde el que se aade una tabla al grfico de relaciones.
Tabla de origen La tabla en la que se basan una o varias tablas del grfico de relaciones. La tabla de origen
es la tabla definida en la pestaa Tablas del cuadro de dilogo Gestionar base de datos.
Trmino Descripcin
Tipos de relaciones
Al unir dos tablas mediante una relacin, puede establecer criterios para que FileMaker Pro
muestre los registros relacionados o acceda a ellos.
Los criterios pueden ser simples, como hacer coincidir un campo de la Tabla A con uno de la Tabla
B, o ms complejos. Una definicin de relacin ms compleja devolver normalmente un conjunto
ms delimitado de registros relacionados. Entre los ejemplos de relaciones complejas, se incluyen
el uso de varios campos coincidentes en una o ambas partes de la relacin y la comparacin de
campos coincidentes mediante operadores relacionales no iguales o campos coincidentes calculados.
Relaciones de criterio nico
En una relacin de criterio nico, los datos de un campo se comparan con los datos de otro campo.
Por ejemplo, un registro de una tabla est relacionado con cualquier registro de la otra tabla
siempre y cuando los valores de CampoTextoA y CampoTextoB sean los mismos.
Utilice una relacin de criterio nico cuando desee relacionar dos tablas en funcin de un nico valor
comn, como un nmero de serie o un nmero de identificacin. Por ejemplo, una base de datos
incluye estas dos tablas: Clientes, que almacena nombres y direcciones, y Nmeros de telfono,
que almacena nmeros de telfono y tipos de nmeros de telfono (por ejemplo, del trabajo, del
domicilio, fax, etc.) y direcciones de correo electrnico. Los datos se dividen en dos tablas porque
un nico contacto puede tener varios nmeros de telfono y direcciones de correo electrnico.
Las tablas tienen los siguientes campos:
Tabla Nombre de campo Comentario
Clientes ID de cliente Campo numrico, nmero de serie introducido
automticamente; ste ser el campo coincidente
de la tabla Clientes.
Nombre Campo de texto
Apellidos Campo de texto
Direccin1 Campo de texto
Ciudad Campo de texto
Estado Campo de texto
Pas Campo de texto
Contactos Nmero de telfono Campo de texto
Tipo de telfono Campo de texto
Direccin de correo
electrnico
Campo de texto
Tipo de correo electrnico Campo de texto
ID de cliente Campo numrico; ste ser el campo coincidente de la
tabla Contactos
Campo
coincidente
Campo
coincidente
El campo ID de cliente es el campo coincidente en la relacin entre las dos tablas. En la tabla
Clientes, el campo ID de cliente est configurado para introducir automticamente un nmero de
serie, asignando a cada registro de la tabla Clientes un nmero de ID nico. En la tabla Clientes,
el ID de cliente es un campo numrico sencillo.
Como la relacin se ha definido para permitir la creacin de registros relacionados en la tabla
Contactos, se insertar automticamente el nmero de ID de cliente de un registro de Clientes en
el campo ID de cliente de la tabla Contactos en cada nuevo registro relacionado. Esto permite
relacionar muchos registros de la tabla Contactos con un nico registro de la tabla Clientes.
A continuacin, puede aadir un portal a la tabla Contactos en la presentacin Cliente. Al introducir
un nmero de telfono o una direccin de correo electrnico en una fila vaca del portal de la tabla
Clientes, FileMaker Pro crea un registro relacionado para ese nmero de telfono o direccin de
correo electrnico en la tabla Clientes.
Relaciones de varios criterios
En una relacin de varios criterios, se aumenta el nmero de campos coincidentes, lo que
incrementa asimismo los criterios de evaluacin de FileMaker Pro antes de unir correctamente los
registros relacionados. En una relacin de varios criterios, FileMaker Pro compara los valores de
cada campo coincidente en cada lado de la relacin en el orden de aparicin de los campos.
sta recibe el nombre de comparacin de tipo AND. Para coincidir correctamente, cada campo
coincidente debe encontrar un valor correspondiente en la otra tabla.
En esta relacin, tanto CampoTextoA como CampoNumricoA son campos coincidentes de
la TablaB. Un registro de la TablaA que tenga como valor de CampoTextoA "Azul" y como
valor de CampoNumricoA "123" slo coincidir con aquellos registros de la TablaB donde tanto
CampoTextoB como CampoNumricoB tienen los valores "Azul" y "123", respectivamente.
Si CampoTextoA y CampoTextoB tienen valores coincidentes, pero CampoNumricoA y
CampoNumricoB no los tienen, la relacin no devuelve ningn registro relacionado.
Utilice una relacin de varios criterios cuando quiera relacionar dos tablas basndose
en ms de un valor comn, como un ID de cliente y una fecha.
Campo
coincidente
Campo
coincidente
Campo coincidente Campo coincidente
Por ejemplo, una base de datos de alquiler de equipamiento de catering tiene tres tablas: Equipo,
una tabla esttica que almacena el inventario de alquiler de equipos; Cliente, que almacena los
nombres y las direcciones de los clientes; y Partida presupuestaria del catering, que almacena un
registro de cada alquiler de equipo, incluidos el ID del equipo, el ID del cliente y la fecha del
evento. El propsito de esta base de datos es realizar un seguimiento de los alquileres de equipos
de catering y mostrar todos los alquileres por cliente seleccionado en una fecha concreta.

En esta relacin, los campos ID del cliente y Fecha del evento son campos coincidentes con la
tabla Partida presupuestaria del catering. Un registro de la tabla Clientes con el valor de ID del
cliente de 1000, y el valor de Fecha del evento 10/10/2014 slo coincidir con aquellos registros
de la tabla Partida presupuestaria del catering en los que los campos ID del cliente y Fecha del
evento tengan respectivamente los valores, 1000 y 10/10/2014, respectivamente. Si los campos
ID del cliente de ambas tablas tienen valores coincidentes, pero no los tienen los campos Fecha
del evento de las dos tablas, la relacin no devolver ningn registro relacionado.
Aunque la base de datos est compuesta por tres tablas, la relacin de varios criterios se
establece entre las tablas Clientes y Partida presupuestaria del catering. Estas tablas tienen
los siguientes campos:
Como la relacin se ha definido para permitir la creacin de registros relacionados en la tabla
Partida presupuestaria del catering, podr introducir informacin sobre el catering en una fila
vaca del portal y FileMaker Pro crear un registro relacionado para ese evento con servicio
de catering.
Tabla Nombre de campo Comentario
Clientes ID del cliente Campo numrico, nmero de serie introducido automticamente;
uno de los campos coincidentes con la tabla Partida presupuestaria
del catering
Fecha del evento Campo de fecha; el otro campo coincidente con la tabla Partida
presupuestaria del catering
Partida
presupuestaria
del catering
ID del cliente Campo numrico; uno de los campos coincidentes con la tabla Clientes
Fecha del evento Campo de fecha; el otro campo coincidente de la tabla Clientes
ID del equipo Campo numrico
Campos
coincidentes
Campos
coincidentes
Seleccione esta opcin para permitir la creacin
de registros relacionados en la tabla Partida
presupuestaria del catering
Relaciones mediante operadores de comparacin
En una relacin de comparacin, puede utilizar uno o varios de los siguientes operadores para
comparar los valores de los campos coincidentes en las dos tablas relacionadas. La relacin
devuelve registros relacionados cuando la comparacin se evala con xito, en funcin de los
criterios que haya establecido.
En este ejemplo, los campos Fecha de la promocin de la tabla Promociones de ventas y la tabla
Clientes son campos coincidentes. Si un registro de la tabla Promociones de ventas tiene el valor
de Fecha de la promocin, 11/12/2014, todos los registros de la tabla Clientes con el valor de
Fecha de la promocin 10/12/2014 o anteriores se relacionan con ese registro. En la tabla Clientes,
si un registro tiene el valor de Fecha de la promocin 11/12/2014, todos los registros de la tabla
Promociones de ventas con el valor de Fecha de la promocin 12/12/2014 o posterior se
relacionan con ese registro.
Operadores
relacionales Compara estos registros
= Los valores de los campos coincidentes son iguales
Los valores de los campos coincidentes son diferentes
< Los valores del campo coincidente izquierdo son menores que los valores del campo
coincidente derecho
Los valores del campo coincidente izquierdo son menores o iguales que los valores del
campo coincidente derecho
> Los valores del campo coincidente izquierdo son mayores que los valores del campo
coincidente derecho
Los valores del campo coincidente izquierdo son mayores o iguales que los valores del
campo coincidente derecho
x Todos los registros de la tabla izquierda se comparan con todos los registros de la tabla
derecha, independientemente de los valores de los campos coincidentes
Operador relacional Mayor que
Campo
coincidente
Campo
coincidente
Relaciones que devuelven un rango de registros
Una relacin que devuelve un rango de registros es parecida a una relacin de varios criterios,
excepto en que se utilizan operadores de comparacin para buscar registros que sean mayores
que uno de los criterios y menores que los otros criterios. Este tipo de relacin se utiliza
habitualmente para devolver registros incluidos en un rango de fechas o nmeros de serie.
Por ejemplo, desde la Tabla E, desea ver todos los registros de la Tabla F que tienen valores del
Campo de fecha F mayores que los valores de Fecha de inicio E y menores que Fecha de fin E.
Esta relacin devuelve aquellos registros de la Tabla F que tienen un valor de Campo de fecha F
posterior a la Fecha de inicio E y anterior a la Fecha de fin E.
Por ejemplo:
Otro ejemplo:
Si los campos
Contienen los
valores
Se devuelven estos registros relacionados de la
Tabla F
Fecha de inicio E 01/11/2014 14/11/2014
27/11/2014
Fecha de fin E 01/12/2014
Si los campos
Contienen los
valores
Se devuelven estos registros relacionados de la
Tabla F
Fecha de inicio E 01/12/2014 02/12/2014
15/12/2014
17/12/2014
26/12/2014
Fecha de fin E 01/01/2015
Indica que se estn utilizando
varios operadores relacionales
diferentes en esta relacin
Campos
coincidentes
Campo
coincidente
Esta relacin utiliza los
operadores relacionales
Mayor que o Menor que
Relaciones deautounin
Una autounin es una relacin en la que los dos campos coincidentes se definen en la misma
tabla. Defina una autounin para crear relaciones entre registros de la misma tabla. Utilice una
autounin en un portal de una presentacin de la tabla actual para mostrar un subconjunto de
datos que residen en la tabla actual, como, por ejemplo, todos los empleados de cada gerente.
Al definir una relacin de autounin en el grfico de relaciones, FileMaker Pro genera una segunda
aparicin de la tabla en la que se basa la autounin. FileMaker Pro realiza esta accin para evitar
que el grfico de relaciones forme un crculo, lo que imposibilitara la evaluacin de la relacin.
Esta relacin devuelve registros relacionados de la Tabla G cuando el valor del Campo de texto
G1 es igual al valor del Campo de texto G2.
Para obtener ms informacin sobre los tipos de relaciones, consulte la Ayuda.
Planificar bases de datos relacionales
Para obtener informacin sobrecmo planificar una base de datos relacional, consulte "Planificar
una base de datos" en la pgina 56.
Trabajar con el grfico de relaciones
Utilice el grfico de relaciones para crear, cambiar y ver las relaciones del archivo de base de
datos. El grfico de relaciones le permite duplicar tablas y relaciones, redimensionar y alinear
tablas y aadir notas de texto. Puede resaltar tablas que estn conectadas con la tabla seleccionada
a travs de una relacin 1-fuera y puede resaltar tablas que tengan la misma tabla de origen que
la tabla seleccionada actualmente. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda.
El grfico de relaciones muestra de forma predeterminada todas las tablas del archivo de base
de datos actual. Puede aadir tablas de otros archivos FileMaker Pro o fuentes de datos ODBC
externas, aadir ms de una aparicin de la misma tabla al grfico o eliminar tablas del grfico
con los botones ubicados en la parte inferior del grfico.
Nota Cuando la tabla procede de una fuente de datos ODBC externa, el nombre de la tabla se
compone en cursivas en el grfico de relaciones. Para mostrar informacin acerca de la fuente de
datos externa, desplace el puntero sobre la flecha ubicada a la izquierda del nombre de la tabla.
Relacin de autounin
Campo
coincidente
Campo
coincidente
Crear relaciones
Para crear una relacin:
2. En el cuadro de dilogo Gestionar base de datos, haga clic en la pestaa Relaciones.
3. En el grfico de relaciones, busque las dos tablas que utilizar para esta relacin.
Pueden aparecer en cualquier parte del grfico pero deben estar presentes para poder crear
la relacin. En el caso de relaciones con autounin, localice la tabla nica; FileMaker Pro se
encarga de crear la ocurrencia de la segunda tabla.
4. Haga clic en un campo en una de las tablas y arrstrelo al campo coincidente correspondiente
en la otra tabla.
O bien puede hacer clic en para abrir el cuadro de dilogo Editar relacin y crear una
relacin.
5. Repita el paso 4 para cada campo coincidente que desee utilizar en esta relacin.
Para obtener ms informacin sobre los campos coincidentes, consulte "Campos coincidentes
en relaciones" en la pgina 115.
6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el grfico de relaciones.
Aadir una tabla
Crear una relacin
Editar un objeto
seleccionado
Eliminar objetos
seleccionados
Aumenta o reduce la
vista del grfico
Cambiar la
alineacin de objetos
seleccionados
Mueva el puntero al icono
de flecha para mostrar los
nombres de la tabla y el
archivo de origen
Haga clic una vez para
contraer todos los campos
excepto los coincidentes. Haga
clic de nuevo para contraer
todos los elementos excepto el
nombre de tabla. Haga clic de
nuevo para restablecer el
tamao original de la tabla.
Mostrar saltos de pgina
Muestra el cuadro de
dilogo Configurar
impresin (Windows) o
Ajustar pgina (Mac OS)
Cambiar el color de
objetos seleccionados
Aadir una nota de texto
al grfico
Duplicar objetos
seleccionados
Mostrar tablas 1-fuera o tablas
con el mismo origen
Haga clic para mostrar o
reducir una nota de texto
Los campos coincidentes
se muestran en
cursiva en sus tablas
El grfico de relaciones
Cambiar relaciones
Una vez creada una relacin, puede aadir o cambiar los campos coincidentes, cambiar los
operadores relacionales y configurar las opciones para la creacin, eliminacin y ordenacin de
registros relacionados.
Para modificar una relacin:
2. En el cuadro de dilogo Gestionar base de datos, haga clic en la pestaa Relaciones.
3. En el grfico de relaciones, busque la relacin que desea editar y haga doble clic en la lnea
indicadora ubicada entre las tablas relacionadas para abrir el cuadro de dilogo Editar relacin.
O bien, puede seleccionar la relacin en el grfico y hacer clic en para abrir el cuadro de
dilogo Editar relacin.
4. Edite las tablas y los campos coincidentes de la relacin.
Cambiar un campo
coincidente
Seleccione el nuevo campo coincidente y haga clic en Cambiar.
Aadir un campo
coincidente
Seleccione el nuevo campo coincidente y haga clic en Aadir.
Cambiar el operador
relacional
Seleccione un nuevo operador relacional de la lista y haga clic en Cambiar.
Consulte "Relaciones mediante operadores de comparacin" en la pgina 119.
Duplicar un par de criterios
de relacin
Seleccione el par de criterios en la lista ubicada en la parte central del cuadro de
dilogo y haga clic en Duplicar.
Eliminar un par de criterios
de relacin
Seleccione el par de criterios en la lista ubicada en la parte central del cuadro de
dilogo y haga clic en Eliminar.
Seleccione las opciones
que desee para las tablas
de la relacin
Seleccione el
operador relacional
5. Seleccione opciones para la relacin.
Para obtener ms informacin sobre cmo crear y editar relaciones, consulte la Ayuda.
Resumir datos en portales
Puede resumir los datos que se encuentran en un campo relacionado mostrado en un portal.
El portal puede contener registros de una tabla relacionada o de la misma tabla (autounin).
Para resumir datos en portales:
1. Cree un campo de clculo en la tabla en la que desea que se muestre el total.
2. Defina una frmula para el campo de clculo que incluya una funcin de agregacin para el
tipo de clculo de sumario que desea realizar.
Por ejemplo, si se encuentra en la tabla Facturas y quiere definir un clculo para obtener el
total de los valores relacionados en el campo Precio de la tabla ElementosLnea, emplee la
frmula Sum(ElementosLnea::Precio).
3. Inserte el campo de clculo en una presentacin de la tabla en la que est definido.
Consulte "Insertar y eliminar campos en presentaciones" en la pgina 95.
Para Seleccionar
Aadir un registro relacionado (a la tabla
relacionada) cada vez que introduzca
datos en un campo relacionado de un
registro de la tabla actual. (Consulte
"Aadir y duplicar registros" en la
pgina 26.)
Permitir la creacin de registros relacionados en esta tabla a
travs de esta relacin.
Cuando esta opcin est seleccionada, al introducir datos en un
campo relacionado que no tiene ningn registro relacionado
correspondiente, se crea un registro relacionado basado en el
campo coincidente de la tabla actual.
Eliminar registros coincidentes (en la tabla
relacionada) cada vez que elimine un
registro coincidente en la tabla actual.
(Consulte "Eliminar registros" en la
pgina 28.)
Eliminar registros relacionados en esta tabla cuando se
elimina un registro en la otra tabla.
Esta opcin elimina los registros relacionados, incluso aunque est
visualizando una presentacin que no muestra los registros
relacionados.
Ordenar registros relacionados. Ordenar registros. A continuacin, en la lista izquierda del cuadro
del dilogo Ordenar registros, haga doble clic en los campos que
desea ordenar. Para cambiar el orden de ordenacin de los campos,
arrastre los campos a la lista derecha en el orden que desee.
Seleccione otras opciones y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
La seleccin de esta opcin no afecta al tipo de ordenacin del
archivo relacionado.
Filtrar registros en portales
Filtrando los registros de un portal, puede ver diferentes conjuntos de registros del portal.
1. Haga doble clic en el portal.
2. En el cuadro de dilogo Ajustar portal, seleccione la opcin Filtrar registros del portal.
3. En el cuadro de dilogo Especificar clculo, defina un clculo que determine los registros del
portal que se van a mostrar.
Por ejemplo, si est trabajando en una presentacin llamada Facturas, en un portal que
muestra registros de producto de una tabla ElementosLnea y desea mostrar solamente los
productos con cantidades superiores a uno, utilice la frmula If
(ElementosLnea::Cantidad < 1; 0; 1).
Importante Los resultados de los campos sumarios, los clculos y las peticiones de bsqueda
se basan en el conjunto completo de registros relacionados, no slo en los registros de un portal
que se filtran. Por ejemplo, si en un portal se muestra un subconjunto filtrado de registros y en un
campo de registro Total de fuera del portal resume estos registros, el campo de sumario
contendr todos los registros relacionados y no slo los registros que se muestran.
Para obtener ms informacin sobre cmo filtrar registros en portales, consulte la Ayuda.
Actualizaciones
Una actualizacin copia los datos de otra tabla a un campo de la tabla actual. Una vez copiados
los datos, stos forman parte de la tabla actual (y permanecen a su vez en la tabla desde la que
se copiaron). Los datos copiados en la tabla actual no cambian automticamente cuando cambian
los datos de la otra tabla, a menos que cambien los datos del campo coincidente de la tabla actual.
Para establecer una conexin entre las tablas para realizar una actualizacin, debe crear una
relacin. A continuacin, defina una actualizacin para copiar los datos de un campo de la tabla
relacionada a un campo de la tabla actual.
Al escribir un valor en el campo coincidente de la tabla actual, FileMaker Pro utiliza la relacin
para acceder al primer registro de la tabla relacionada cuyo campo coincidente contiene un valor
coincidente. Despus, copia el valor del campo de origen de la actualizacin al campo de destino
de la actualizacin, en donde se almacena el valor.
Despus de copiar un valor en el campo de destino de la actualizacin, puede editarlo, reemplazarlo
o eliminarlo como cualquier otro valor (ya que el valor de la actualizacin pertenece ahora a la
tabla actual). Tambin puede actualizar los datos de la tabla actual para hacerlos coincidir con los
datos que cambien en la tabla relacionada.
C235
Nombre
42.83.91.04 Telfono
Pars Ciudad
C100
Nombre
555-3849 Telfono
Vancouver Ciudad
Tabla actual
C200 ID de cliente
Smith Nombre
Registros de la tabla relacionada
Relacin
Campo de destino de
la actualizacin
Campo de origen de
la actualizacin
C200 ID de cliente
Smith Nombre
555-1234 Telfono
Nueva York Ciudad
ID de cliente
ID de cliente
Crear actualizaciones
Para crear una actualizacin:
1. Cree una relacin para la actualizacin entre el campo coincidente de la tabla actual y el de la
tabla relacionada. Consulte "Crear relaciones" en la pgina 122.
4. Si la base de datos contiene varias tablas, seleccione la adecuada en la lista Tabla.
5. Seleccione un campo de texto, numrico, de fecha, de hora, de fecha y hora o contenedor en
la lista de campos existentes o defina uno nuevo.
6. Haga clic en Opciones (o haga doble clic en el nombre de campo).
7. En el cuadro de dilogo Opciones de campo, haga clic en la pestaa Autointroducir y,
a continuacin, seleccione Valor actualizacin.
8. En el cuadro de dilogo Buscar para campo, elija la tabla con la que se iniciar la actualizacin
y la tabla desde la que se copiar el valor.
9. Seleccione el campo desde el que se copiar el valor de la actualizacin.
Seleccionar Para especificar
Empezando con la tabla La tabla que utilizar la actualizacin como punto de partida en el grfico
de relaciones.
Actualizacin desde tabla
relacionada
La tabla relacionada desde la que se actualizarn los datos relacionados.
10. Seleccione las opciones que desee para la actualizacin.
12. Repita los pasos 5-11 para cada campo adicional para el que desee definir una actualizacin.
Editar actualizaciones
Para editar una actualizacin:
2. Haga clic en la pestaa Campos.
3. Si la base de datos contiene varias tablas, seleccione la adecuada en la lista Tabla.
4. Haga doble clic en el campo de destino de la actualizacin.
5. En el cuadro de dilogo Opciones de campo, haga clic en la pestaa Autointroducir.
6. Asegrese de que est seleccionada la opcin Valor actualizacin y haga clic en Especificar.
Para detener o suspender el uso de una actualizacin, anule la seleccin de Valor actualizacin.
7. Realice los cambios que desee.
Para obtener ms informacin sobre cmo crear y editar actualizaciones, consulte la Ayuda.
Especificar una accin cuando los
valores de los campos coincidentes
no coincidan de forma exacta
En Si no hay coincidencia exacta, seleccione una opcin para no
copiar ningn valor, copiar el siguiente valor inferior o superior del
campo de origen de la actualizacin o introducir un valor fijo para
utilizarlo en su lugar.
Impedir que los datos (vacos) nulos
del campo de origen de la actualizacin
se copien en el campo de destino de
la actualizacin
Seleccione No copiar contenido si est vaco. (Anule la seleccin de
esta opcin para permitir que se copien los datos vacos.)
Seleccione una
opcin para los
datos no iguales
de los campos
coincidentes
Seleccione el
campo de origen
de la actualizacin
Seleccione el punto
de partida de la
actualizacin
La seleccin de esta opcin impide
que se copien los datos nulos
Elija la tabla
relacionada para
la actualizacin
Captulo 5
Compartir e intercambiar datos
Este captulo incluye nociones bsicas sobre cmo compartir bases de datos de FileMaker Pro.
1 Uso compartido de red de FileMaker: puede compartir bases de datos de FileMaker Pro en
la red para que varios usuarios de FileMaker Pro y FileMaker Go accedan simultneamente al
mismo archivo de base de datos o lo utilicen al mismo tiempo.
1 Importar y exportar datos: puede intercambiar informacin entre FileMaker Pro y otras
aplicaciones mediante la importacin y exportacin de datos. Por ejemplo, puede importar
datos que se encuentran en otra base de datos o en un programa de hoja de clculo o exportar
datos de direcciones para crear cartas modelo personalizadas con un procesador de textos.
1 Importacin recurrente: puede configurar un archivo de FileMaker Pro para que actualice
automticamente los datos importados de otra aplicacin como puede ser Microsoft Excel.
1 Acceder a datos desde fuentes de datos externas: puede acceder a informacin almacenada
en otros archivos FileMaker Pro y bases de datos SQL externas que utilicen la tecnologa
ODBC para compartir datos. De esta forma, es posible trabajar con informacin almacenada
en bases de datos externas y combinar datos externos con informacin almacenada en el
archivo. Cuando se accede a datos desde una base de datos ODBC, se pueden utilizar campos
complementarios en el archivo FileMaker Pro para realizar operaciones de clculo y de
sumario en los datos sin cambiar el esquema del archivo externo.
1 Publicacin en la Web al instante: puede publicar de forma rpida y sencilla presentaciones
de FileMaker Pro como pginas Web para que los usuarios con un navegador Web conectados
a su Intranet (o Internet) accedan a las bases de datos de FileMaker Pro.
detallados sobre el uso de FileMaker Pro. Consulte la Gua para la publicacin en la Web al
instante con FileMakerpara obtener informacin sobre cmo publicar bases de datos en la Web.
Compartir bases de datos en una red
Si su equipo est conectado a una red, usted y otros usuarios de FileMaker Pro y FileMaker Go
en Windows y Mac OS pueden utilizar simultneamente el mismo archivo de base de datos.
La funcin de Uso compartido de red de FileMaker Pro permite compartir archivos con hasta
9 usuarios simultneos (sin incluir las conexiones del host y la Publicacin en la Web al instante).
Los clientes de FileMaker Go se incluyen en el lmite de nueve usuarios. Para permitir el uso a
ms usuarios y utilizar ms tecnologas de publicacin en la Web como, por ejemplo, XML,
FileMaker recomienda el uso de FileMaker Server, que proporciona un mayor rendimiento de red,
adems de una capacidad superior.
Importante El acuerdo de licencia de FileMaker Pro exige el pago de una licencia para cada
equipo en el que se instale o ejecute la aplicacin FileMaker Pro. No es posible compartir o utilizar
de forma simultnea la licencia de software en diferentes equipos. Lea la licencia de software para
conocer los trminos y las condiciones completas.
Captulo 5 | Compartir e intercambiar datos 129
La primera persona que abre un archivo compartido se convierte en el host. Todos los usuarios
que abren el archivo compartido despus del host se convierten en clientes.
Una vez abierto un archivo compartido, el host y los clientes tienen acceso a la misma informacin
y todos los cambios que se realicen en el archivo aparecern en la ventana de cada usuario.
Las modificaciones de datos realizadas por cualquier usuario se guardan en el archivo compartido.
El archivo compartido se guarda en el disco en el que reside el archivo.
Los tipos de ordenacin, las peticiones de bsqueda, las rdenes de exportacin e importacin de
campos y las configuraciones de impresin son especficos de cada usuario.
Activar el uso compartido y el hospedaje de archivos
Como muchos de los comandos de FileMaker Pro se procesan en el equipo host, obtendr un mejor
rendimiento si hospeda los archivos compartidos desde el equipo ms rpido disponible. El archivo
que hospeda debe residir en el disco duro de su equipo. No se permite hospedar de forma remota
un archivo almacenado en otro equipo o servidor, ya que puede verse comprometida la integridad
de los datos y puede producirse una disminucin del rendimiento.
Para activar el uso compartido de archivos en red para todos los archivos abiertos:
1. Abra el/los archivo(s) de FileMaker Pro que desea compartir.
Nota Para activar o cambiar el estado de uso compartido de un archivo, debe abrirlo con una
cuenta que tenga un conjunto de privilegios de acceso adecuado. Para obtener ms informacin,
consulte "Cuentas, conjuntos de privilegios y privilegios ampliados" en la pgina 144.
2. Seleccione el men Archivo > Compartir > Red FileMaker.
El host abre el archivo
Los clientes abren las conexiones con el archivo compartido
3. En el cuadro de dilogo Configuracin de la red FileMaker, haga clic en Activo para Compartir red.
En el cuadro Direccin TCP/IP, ver la direccin TCP/IP del sistema.
4. Seleccione los archivos que desea hospedar en la lista de Archivos abiertos actualmente.
5. Configure el nivel de acceso de red para los archivos.
Los archivos abiertos estn ahora hospedados.
Importante Debe mantener los archivos compartidos abiertos para poder ponerlos a disposicin
de los clientes.
Nota Para compartir archivos en CD de slo lectura, debe activar el uso compartido antes de
copiar el archivo en los CD.
Para Seleccionar
Ofrecer acceso a todos los usuarios de
FileMaker Pro y FileMaker Go de la red
Todos los usuarios.
Limitar el acceso de red a los usuarios en funcin
del conjunto de privilegios que tengan
Especifique los usuarios por conjuntos de privilegios y,
a continuacin, haga clic en Especificar.
En el cuadro de dilogo Especificar usuarios por conjunto
de privilegios, seleccione los conjuntos de privilegios que
desea que tengan acceso a la red.
Impedir cualquier tipo de acceso a travs de la
red FileMaker
Sin usuarios.
Haga clic para
activar el uso
compartido de la red
Seleccione el nivel
de acceso de red
para los archivos
seleccionados
Abrir archivos compartidos como cliente
Las bases de datos de FileMaker Pro compartidas a travs de TCP/IP pueden abrirse de forma
remota utilizando la lista de hosts locales, la direccin IP del equipo host o el nombre DNS del
equipo host (si se ha definido alguno).
Para abrir un archivo compartido como cliente:
1. Seleccione el men Archivo > Abrir remoto.
2. En el cuadro de dilogo Abrir archivo remoto, seleccione Vista para obtener una lista de los hosts.
3. Para ver los archivos disponibles de un host, seleccione uno de los hosts. En la lista Archivos
disponibles, seleccione el archivo que desea abrir.
Consejo Para restringir la lista de archivos disponibles, escriba una serie de caracteres en el
cuadro de texto Filtrar. Slo se mostrarn en la lista los nombres de archivos que contengan
los caracteres que haya escrito.
O bien, escriba la ruta de red en el campo Ruta de archivo de red; por ejemplo:
Para IPv4: fmnet:/<direccin IP del host>/<nombre de archivo>
Para IPv6: fmnet:/[<direccin IPv6 del host>]/<nombre de archivo>
4. Haga clic en Abrir.
Es posible que necesite introducir un nombre de cuenta, una contrasea y un nombre de dominio
(slo en Windows) segn la configuracin de comparticin de archivos seleccionada por el host.
Si hay demasiada actividad en la red, es posible que no aparezca el archivo en la lista.
Para comprobar la red durante un perodo de tiempo ms largo, mantenga pulsada la tecla Ctrl
(Windows) o la tecla Opcin (Mac OS) mientras hace clic en un elemento.
Para obtener informacin acerca de cmo marcar archivos remotos como favoritos y acceder
a archivos favoritos, consulte la Ayuda.
Seleccionar Para mostrar
Hosts favoritos Hosts aadidos anteriormente como favoritos
Hosts locales Hosts de FileMaker Pro ubicados en la subred TCP/IP
Hosts listados por LDAP Hosts de FileMaker Pro disponibles a travs del servidor LDAP
especificado
Limitaciones para los cambios en los archivos compartidos
Aunque varios usuarios pueden realizar cambios al mismo tiempo en el mismo archivo compartido,
existen algunas limitaciones para los tipos de cambios simultneos permitidos. La siguiente tabla
describe los tipos de cambios que se pueden y no se pueden realizar en los archivos compartidos.
Abrir bases de datos compartidas de forma remota usando una URL
El instalador de FileMaker Pro registra FMP como un protocolo de Internet. Esto permite abrir una
base de datos compartida mediante una URL. Tambin puede ejecutar un guin en el archivo
compartido mediante una URL.
Los clientes pueden utilizar un navegador para acceder a bases de datos compartidas si introducen
la direccin URL del archivo compartido en el equipo host en la zona destinada para ello de un
navegador.
Para identificar la direccin URL de la base de datos compartida en el equipo host y enviarla a
otro usuario cliente:
1. En el archivo compartido del equipo host, seleccione el men Archivo > Enviar > Vnculo a
base de datos.
FileMaker Pro abre un mensaje de correo electrnico en la aplicacin de correo electrnico
predeterminada que contiene la direccin URL de la base de datos actual, adems de los
requisitos de conexin de cliente;
2. Dirija el mensaje de correo electrnico al usuario cliente y, a continuacin, enve el mensaje.
Cambio en la base
de datos Limitacin
Datos en presentaciones
y registros
Dos usuarios no pueden editar el mismo registro al mismo tiempo.
Datos de registros de
fuentes de datos ODBC
externas
Dos usuarios pueden editar el mismo registro al mismo tiempo.
Si dos usuarios editan el mismo registro a la vez, FileMaker Pro mostrar una alerta
cuando cualquiera de los usuarios intente consignar cambios. La alerta ofrece al
usuario una opcin que permite consignar tales cambios (sobrescribir los cambios que
pueda haber realizado el otro usuario), volver al registro sin consignar cambios o
restablecer el registro al estado en el que estaba al comienzo de la sesin de edicin.
Presentaciones y elementos
de presentacin
Dos usuarios no pueden modificar la misma presentacin al mismo tiempo.
Listas de valores Dos usuarios no pueden modificar o definir la misma lista de valores al mismo tiempo.
Un usuario puede editar una lista de valores mientras otro usuario la utiliza en el
modo Examinar o Buscar.
Guiones Dos usuarios no pueden modificar o definir el mismo guin al mismo tiempo.
Un usuario puede editar un guin mientras otro usuario lo utiliza.
Tablas, campos, relaciones
(esquema de base de datos)
Dos usuarios no pueden modificar ninguno de estos elementos al mismo tiempo.
Orgenes de datos Dos usuarios no pueden modificar o definir el mismo origen de datos al mismo tiempo.
Un usuario puede editar una referencia de origen de datos mientras otro usuario
utiliza el archivo externo.
Cuentas y privilegios Dos usuarios no pueden modificar o definir cuentas y privilegios al mismo tiempo.
Un usuario puede crear o modificar cuentas y privilegios mientras otro usuario los utiliza.
Para abrir una base de datos compartida en un equipo cliente mediante una direccin URL,
realice las siguientes tareas:
1 Si ha recibido un mensaje de correo electrnico que contiene la direccin URL del equipo host
haga clic en el vnculo que indica la ubicacin de la base de datos hospedada. Si su aplicacin
de correo electrnico no admite vnculos activos, inicie un navegador Web en el equipo cliente
deseado, copie la direccin URL del mensaje de correo electrnico en el rea de direccin del
navegador y, a continuacin, pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS).
1 Si ha recibido la direccin URL de la base de datos compartida por otros medios, inicie un
navegador Web en el equipo cliente deseado, escriba la direccin URL del equipo host en el
rea apropiada del navegador con el formato siguiente y, a continuacin, pulse Intro (Windows)
o Retorno (Mac OS).
[<][URL:]FMP://[[cuenta:contrasea@]direccindered]/nombredebasededatos[>]
Los parmetros opcionales se indican con corchetes ([ ]). Si en un vnculo es necesario incluir
espacios, sustituya cada uno de ellos por %20. Pruebe a usar el signo ms ("+") si %20 no
funciona.
Ejemplos
FMP://Mis%20direcciones
FMP://192.168.10.0/Mis+Direcciones.fmp12
FMP://Usuario1:Contrasea1@12.345.678.900/Nombrearchivo.fmp12
FMP://192.168.10.0/Clients.fmp12?script=ListClients
Cerrar un archivo hospedado
Antes de que un host pueda cerrar un archivo compartido, deben cerrarlo primero todos los
clientes. FileMaker Pro permite solicitar a los clientes en red que cierren el archivo compartido al
realizar una de las siguientes acciones: cerrar el archivo, cambiar las condiciones de uso compartido
del archivo, salir de FileMaker Pro o realizar una tarea para la que es necesaria que todos los
clientes cierren el archivo. Si un cliente no responde a su solicitud de cierre del archivo compartido
en 30 segundos, FileMaker Pro intentar cerrarlo en el equipo del cliente.
Para cerrar un archivo hospedado:
1. En el equipo que hospeda el archivo, elija el men Archivo > Cerrar.
2. Si algunos clientes tienen abierto el archivo, ver un cuadro de dilogo con una lista de dichos
clientes. Haga clic en Pedir para enviar un mensaje a los clientes solicitando el cierre del archivo.
3. Los clientes vern un cuadro de dilogo que solicita el cierre del archivo.
Para obtener ms informacin sobre cmo compartir archivos en una red, consulte la Ayuda.
Si Equipo host de FileMaker Pro
Los clientes hacen clic en
Cancelar
Espera a que estos clientes cierren el archivo.
Los clientes hacen clic en
Cerrar ahora
Cierra el archivo compartido en el equipo del cliente.
Los clientes no realizan
ninguna accin
Intenta cerrar el archivo tras esperar 30 segundos, si puede cerrarse de
forma segura.
Importar y exportar datos
Puede intercambiar informacin entre FileMaker Pro y otras aplicaciones mediante la importacin
y exportacin de datos. Puede:
1 importar datos a un archivo de FileMaker Pro existente, en una nueva tabla o en una tabla
existente
1 convertir datos de otras aplicaciones en nuevos archivos de FileMaker Pro
1 exportar datos para utilizarlos en otras aplicaciones
Guardar y enviar datos en otros formatos
Puede guardar datos de FileMaker Pro como una hoja de clculo de Microsoft Excel o un archivo
PDF, lo que le permite proporcionar sus datos de registro a usuarios que no disponen de
FileMaker Pro.
FileMaker Pro le permite enviar por correo electrnico la hoja de clculo de Excel o el archivo PDF
cuando lo guarda. Tambin puede crear guiones para guardar registros como Excel o PDF.
Para guardar archivos como Excel, es necesario disponer del privilegio de acceso Permitir
exportacin. Para guardar archivos como PDF, es necesario disponer del privilegio de acceso
Permitir impresin.
Nota El archivo guardado slo incluir los campos que estn en la presentacin al guardar.
Si desea incluir otros campos (por ejemplo, campos en paneles de pestaas que no estn
delante), utilice el comando Exportar registros en lugar de Guardar/Enviar registros como.
Enviar mensajes de correo electrnico basados en datos de registros
Puede utilizar FileMaker Pro para enviar uno o varios mensajes a uno o ms destinatarios.
El correo electrnico se enva mediante la aplicacin de correo predeterminada o directamente a
travs de SMTP (Protocolo Simple de Transferencia de Correo, un conjunto de criterios para
enviar y recibir correos electrnicos). Puede introducir valores o utilizar valores de campos o
clculos. Adems, puede crear guiones para enviar mensajes de correo electrnico.
Formatos de archivo de importacin/exportacin admitidos
Cada aplicacin almacena sus archivos de datos con su propio tipo o formato de archivo. La mayora
de las aplicaciones pueden tambin intercambiar informacin con algunos formatos diferentes.
FileMaker Pro puede importar y/o exportar archivos con estos formatos, seguidos por las extensiones
de los nombres de archivo: Microsoft Excel (.xls, .xlsx), texto separado por tabuladores (.tab, .txt),
valores separados por comas, (.csv, .txt) , FileMaker Pro 12 (.fmp12), Merge (.mer), tabla HTML
(.htm) y XML (.xml). Tambin puede importar datos de Bento en FileMaker Pro. Si intercambia
datos con otro programa, compruebe la documentacin incluida con ese programa para determinar
el formato de archivo intermediario comn que admitan tanto FileMaker Pro como el otro programa.
La mayora de los formatos de archivo slo admiten la conversin de datos y no importan ni
exportan elementos de formato, como, por ejemplo, las fuentes, el tamao, el estilo o el color.
Para obtener informacin sobre los formatos de archivo y las versiones que puede importar y/o
exportar FileMaker Pro y sobre la importacin de orgenes como XML o Bento (Mac OS), consulte
la Ayuda.
Nota Para exportar a .xls, es necesario utilizar Rosetta, que no est disponible en algunas
versiones de Mac OS X.
Configurar importaciones recurrentes
Puede configurar un archivo de FileMaker Pro para que actualice automticamente los datos
importados de otra aplicacin como puede ser Microsoft Excel. La importacin recurrente tiene
lugar automticamente la primera vez que se visualiza la presentacin que contiene los datos del
archivo externo. Posteriormente, puede ejecutar un guin para actualizar datos.
1 Los datos importados mediante una importacin recurrente, en FileMaker Pro son slo de lectura.
1 Cuando se configuran importaciones recurrentes, FileMaker Pro crea una nueva tabla para los
datos importados y una presentacin nueva para mostrar los datos. Posteriormente, puede
personalizar la presentacin en el modo Presentacin, si as lo desea.
1 Para configurar importaciones recurrentes, tiene que abrir un archivo con una cuenta a la que se
le haya asignado el conjunto de privilegios Acceso total. Para obtener informacin sobre los
conjuntos de privilegios, consulte "Crear cuentas" en la pgina 151.
Para configurar importaciones recurrentes:
1. Cree un archivo nuevo o abra el archivo para el que desea configurar importaciones recurrentes.
Consulte "Crear archivos de FileMaker Pro" en la pgina 60 o "Abrir archivos" en la pgina 16.
2. En el modo Visualizar, seleccione el men Archivo > Importar registros > Archivo.
3. En Archivos de tipo (Windows) o Mostrar (Mac OS), seleccione el tipo de archivo que desee
importar y, a continuacin, seleccione el archivo que contiene los datos que se van a importar.
4. Seleccione Configurar como importacin recurrente automtica, a continuacin haga clic
en Abrir.
La ruta del archivo que ha seleccionado aparece en el cuadro de dilogo Configuracin de
importacin recurrente.
5. Para omitir las cabeceras de columnas de la importacin, seleccione No importar el primer
registro (contiene nombres de campos).
6. Acepte el nombre predeterminado de la presentacin o escriba otro nombre para la presentacin
que crear FileMaker Pro para mostrar los datos importados.
7. Acepte el nombre predeterminado del guin o escriba otro nombre para el guin que se puede
utilizar para actualizar los datos de forma manual.
9. Si va a importar datos de un archivo de Excel, puede importarlos por hoja de clculo o por rango
con nombre.
10. La nueva presentacin aparece en el modo Visualizar en la vista Tabla. Puede actualizar los
datos, aadir un registro vaco al archivo o aadir un campo nuevo a la presentacin.
Para obtener informacin acerca de la configuracin de importaciones recurrentes, consulte la Ayuda.
ODBC y JDBC
Puede intercambiar datos de FileMaker Pro con aplicaciones compatibles con ODBC y JDBC.
Por ejemplo, puede generar grficos con datos de FileMaker Pro en Microsoft Excel.
Importar datos por hoja de clculo Seleccione Mostrar hojas, seleccione la hoja de clculo
que quiera importar y haga clic en Continuar.
Importar datos por rango con nombre, una hoja de
clculo o un rango con nombre por presentacin
Seleccione Mostrar rangos con nombre, seleccione el
rango con nombre que quiera importar y haga clic en
Continuar.
Actualizar datos Haga clic en el botn del guin en la parte superior de la
presentacin nueva.
Aadir un registro vaco al archivo (aparece como
una fila en blanco al final de la tabla)
Haga clic en + al final de la tabla.
Aadir un campo nuevo a la presentacin
(aparece como una columna en blanco a la
derecha de la tabla)
Haga clic en + en el encabezado de la tabla.
Qu tarea desea realizar? Cmo lo va a hacer? Consulte
Utilizar FileMaker Pro como
fuente de datos/compartir datos
de FileMaker Pro
1 Consultas SQL
1 JDBC
Gua de ODBC y JDBC de
FileMaker
Utilizar FileMaker Pro como
un cliente ODBC/acceder a
datos ODBC
De forma interactiva a travs del grfico de
relaciones
"Trabajar con fuentes de datos
externas" en la pgina 141 y la
Ayuda
1 Importacin esttica nica mediante
ODBC (o men Archivo > Abrir)
1 Paso de guin Importar registros
1 Paso de guin Ejecutar SQL
Ayuda
Mtodos de importacin de datos a archivos existentes
Al importar datos a un archivo existente, puede:
1 aadir nuevos registros a una tabla existente
1 crear una tabla nueva de datos importados
1 actualizar registros existentes en una tabla existente
1 actualizar registros coincidentes en una tabla existente
Importante Las opciones de importacin que actualizan los registros existentes y los registros
coincidentes sobrescriben los datos existentes durante el proceso de importacin y, una vez
importados, no se puede deshacer esta accin. Para proteger sus datos, elija el men Archivo >
Guardar una copia como para realizar una copia de seguridad del archivo antes de llevar a cabo
una importacin que actualice los registros.
El archivo desde el que importa los registros se denomina origen. El archivo al que importa los
registros se denomina destino.
Aadir registros
Al aadir registros, importa todos los registros del archivo de origen al archivo o tabla de destino.
Se crea un nuevo registro en el archivo de destino por cada registro importable del archivo de origen.
Actualizar registros existentes
Con esta opcin, puede reemplazar datos del archivo con datos del archivo de origen. Para cada
campo al que importe, los datos del primer registro (o fila de datos) importable en el archivo de
origen sobrescriben los campos del primer registro en el archivo de destino. Los datos del segundo
registro (o fila de datos) importable en el archivo de origen sobrescriben los campos del segundo
registro en el archivo de destino, y as sucesivamente. Al reemplazar datos, FileMaker Pro no
examina ni compara los datos de los archivos.
Puede decidir si desea reemplazar o no los datos campo por campo.
Los registros del archivo de destino se reemplazan con el mismo nmero de registros del archivo
de origen. Si el archivo de origen tiene ms registros importables, los datos de los registros
adicionales no se importarn a menos que elija tambin la opcin Aadir los datos restantes
como nuevos registros. Si hay ms registros en el archivo de destino, los datos de los registros
adicionales no se reemplazarn.
Actualizar registros coincidentes
Puede actualizar registros y campos coincidentes del archivo de destino con los datos de otro
archivo. Por ejemplo, puede tener una copia de una base de datos en su equipo de sobremesa y
otra copia en su equipo porttil. Puede actualizar el archivo de su oficina con los cambios realizados
durante sus desplazamientos.
Para determinar qu registros del archivo de origen actualizarn los registros del archivo de
destino, elija uno o varios campos coincidentes en cada archivo. Si los datos de los campos
coincidentes de un registro del archivo de destino coinciden con los datos de los campos
coincidentes de un registro del archivo de origen, el registro del archivo de destino se actualizar
con los datos del archivo de origen.
Los campos coincidentes deben identificar de forma exclusiva cada entidad de la base de datos.
Por ejemplo, en una base de datos de personas, puede utilizar un campo coincidente, como
Nmero de empleado, o varios campos coincidentes, como Apellidos, Nombre y Nmero de
telfono. Si utiliza slo el campo Apellidos, es posible que identifique a ms de una persona,
por lo que no es eficaz utilizar slo este campo como campo coincidente.
Tambin puede especificar los campos que desea importar. Los contenidos de todos los campos
seleccionados para su importacin sobrescribirn los datos del archivo de destino en todos los
campos coincidentes, incluso aunque el campo del archivo de origen est en blanco.
Cuando el archivo de destino contiene un conjunto encontrado, slo se actualizan los registros
encontrados. (Si el archivo de origen es otro archivo de FileMaker Pro, slo podr importar desde
un conjunto encontrado.)
El siguiente ejemplo muestra la apariencia de un registro del archivo de destino antes y despus
de ser actualizado por un registro coincidente del archivo de origen.
El proceso de importacin
Los pasos bsicos para importar registros son:
1. Realice una copia de seguridad del archivo de destino en el que va a realizar la importacin.
2. Si el archivo de origen es un archivo de FileMaker Pro, realice una bsqueda para que el
conjunto encontrado de la ventana actual contenga slo los registros que desea importar.
3. Abra el archivo de destino. Si tiene varias tablas, seleccione una presentacin que muestre los
registros de la tabla en los que desea importar los datos.
La presentacin no tiene que mostrar todos los campos de la tabla. Podr especificar los
campos en los que desea realizar la importacin en el cuadro de dilogo Asignacin de
campos de importacin.
4. Si va a actualizar registros existentes o coincidentes, asegrese de que el conjunto encontrado
del archivo de destino contiene slo los registros que desea cambiar o actualizar.
5. Elija el men Archivo > Importar registros > Archivo y seleccione el nombre del archivo que
contiene los datos que desea importar (el archivo de origen).
6. En el cuadro de dilogo Asignacin de campos de importacin, si es necesario, seleccione una
tabla de la lista Origen.
>
>
>
>
>
(Mac OS) o = (Windows) indica un campo coincidente

123-456-7890
Archivo de origen
John
Q
Smith
456 New Rd.
Newtown
EE.UU.
123-456-7890
Archivo de destino
John
Smith
123 Main St.
Anytown
EE.UU.
3/3/2015
408-555-6789
123-456-7890
Despus de la
actualizacin
John
Q
Smith
456 New Rd.
Newtown
EE.UU.
3/3/2015
Antes de la actualizacin de los
registros coincidentes
Archivo de destino
=
indica la no importacin del campo
(Mac OS) o > (Windows) indica la importacin del campo
7. Acepte la tabla mostrada en la lista desplegable Destino, o seleccione Nueva tabla para crear
una tabla con el mismo esquema que la tabla de origen.
8. Seleccione el tipo de importacin que desea realizar. Consulte "Mtodos de importacin de
datos a archivos existentes" en la pgina 137.
9. Asignar los campos del archivo de origen a los campos del archivo de destino.
Convertir un archivo de datos en un nuevo archivo de FileMaker Pro
Puede convertir un archivo de datos de otra aplicacin en un nuevo archivo de FileMaker Pro.
El archivo convertido contendr:
1 los datos del archivo o el origen que convierta;
1 dos presentaciones para mostrar los datos;
1 los nombres de campo convertidos, si se encuentran disponibles en el archivo u origen que
desea convertir. De lo contrario, se utilizarn nombres de campo genricos: f1, f2, f3, etc.
1 los tipos de campo convertidos, si se encuentran disponibles en el archivo u origen que desea
convertir. De lo contrario, todos los campos sern de texto.
Para importar datos a un archivo nuevo:
1. En la aplicacin de origen, guarde los datos que desea importar en un tipo de archivo
compatible con FileMaker Pro. Consulte "Formatos de archivo de importacin/exportacin
admitidos" en la pgina 135.
2. Seleccione el men Archivo > Abrir.
3. En el cuadro de dilogo Abrir archivo, en Archivos de tipo (Windows) o Mostrar (Mac OS),
especifique el tipo de archivo, el archivo que desea convertir y, a continuacin, haga clic en Abrir.
4. Si ve el cuadro de dilogo Opcin de la primera fila, especifique si la primera fila de datos contiene
los nombres de campo o el primer registro de datos y, a continuacin, haga clic en Aceptar;
5. Si va a convertir una hoja de clculo de Microsoft Excel y aparece el cuadro de dilogo Especificar
datos de Excel, seleccione una hoja de clculo o un rango con nombre del archivo de libro de
Excel y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Campos del
archivo de origen
Campos del
archivo de
destino
Las flechas sealan los campos de la
derecha en los que se importarn los datos
Seleccione una
accin de importacin
Seleccionar una
tabla para importar
desde ella
indica campos coincidentes
Importar a
tabla actual o
nueva tabla
6. En el cuadro de dilogo Crear un archivo llamado, escriba un nombre para el nuevo archivo,
elija una ubicacin y haga clic en Guardar.
FileMaker Pro convertir los datos en un archivo de FileMaker Pro y mostrar el archivo.
Para obtener ms informacin sobre la importacin de datos, consulte la Ayuda.
El proceso de exportacin
Puede exportar datos de FileMaker Pro a un nuevo archivo y, a continuacin, abrirlo en otra aplicacin.
Los pasos bsicos para exportar registros son:
1. Abra el archivo de FileMaker Pro y muestre una presentacin que incluya los registros que
desea exportar.
2. Busque y ordene los registros que desea exportar. Consulte "Buscar registros" en la pgina 33
y "Ordenar registros" en la pgina 47.
3. Seleccione el men Archivo > Exportar registros.
4. En el cuadro de dilogo Exportar registros a archivo, escriba un nombre, elija una ubicacin
para el archivo exportado y seleccione un tipo de archivo.
5. En el cuadro de dilogo Orden de los campos para exportacin, indique cmo desea que se
exporten los datos de FileMaker Pro.
6. Si es necesario, elija el juego de caracteres que desea que utilice el archivo exportado.
7. Seleccione si desea aplicar o no el formato de la presentacin actual a los datos exportados.
Para obtener ms informacin sobre la exportacin de datos, consulte la Ayuda.
Para exportar Seleccionar
Un campo en la
presentacin actual
Presentacin actual (NombrePresentacin) de la lista de tabla y a continuacin
haga doble clic en un campo de la lista.
Un campo en la tabla
de la presentacin actual
Tabla actual (NombreTabla) de la lista de tabla y a continuacin haga doble
clic en un campo de la lista.
Seleccione los
campos en esta lista
Seleccione si desea
aplicar o no el formato
FileMaker Pro exporta
estos campos
Para exportar campos
relacionados, seleccione la
tabla relacionada en la lista
Trabajar con fuentes de datos externas
Puede definir los orgenes de datos en un archivo FileMaker Pro para acceder a los datos desde:
1 otros archivos FileMaker Pro
1 bases de datos SQL que utilizan la tecnologa ODBC para compartir informacin
Cuando se definen orgenes de datos en archivos FileMaker Pro, los datos actuales de bases de
datos externas se muestran en los archivos. Puede utilizar FileMaker Pro para aadir, editar, eliminar,
buscar y ordenar datos en los archivos externos.
Los siguientes procedimientos proporcionan una visin general de cmo se obtiene acceso a los
datos de archivos FileMaker Pro o a orgenes de datos ODBC externos. Para obtener informacin
detallada acerca de cmo obtener acceso a orgenes de datos externos, consulte la Ayuda.
Trabajar con archivos FileMaker Pro externos
Para configurar un archivo para acceder a datos de otro archivo FileMaker Pro:
1 Aada tablas de otros orgenes de datos de FileMaker Pro al grfico de relaciones del archivo
FileMaker Pro actual;
1 Aada campos a las presentaciones para mostrar los datos del otro archivo FileMaker Pro.
Trabajar con fuentes de datos OCBD
Para configurar un archivo para obtener acceso a datos de orgenes de datos OCBD compatibles:
1 Instale y configure un controlador ODBC para los orgenes de datos externos a las que desee
acceder.
1 En el equipo que aloje el archivo FileMaker Pro actual, defina un Nombre de origen de datos
(DSN) de sistema para cada origen de datos ODBC al que desee acceder.
1 Establezca las opciones de los orgenes de datos ODBC a los que desee acceder (por ejemplo,
si se debe solicitar a los usuarios un nombre de usuario y una contrasea).
1 Aada una o varias tablas de la fuente de datos ODBC al grfico de relaciones del archivo
FileMaker Pro actual.
1 Aada campos a las presentaciones del archivo FileMaker Pro para mostrar los datos externos.
1 Si lo desea, aada campos suplementarios a las tablas y presentaciones externas para mostrar
resultados de clculo y de sumario en base a los datos almacenados en fuentes de datos
ODBC externas.
Publicar bases de datos en la Web
Con FileMaker Pro, puede utilizar la Publicacin en la Web al instante para publicar bases de
datos en un navegador Web y permitir a los usuarios buscar, explorar y modificar datos en la base
de datos.
Si utiliza Publicacin en la Web al instante con las cuentas y conjuntos de privilegios de
FileMaker Pro, puede proteger su base de datos Web.
Nota La opcin Publicacin en la Web al instante de FileMaker Pro permite compartir archivos
con un mximo de 5 usuarios simultneos. Utilice FileMaker Server Advanced si necesita
compartir archivos con ms de cinco usuarios Web simultneos.
Para trabajar con una base de datos publicada de FileMaker Pro, los usuarios necesitan:
1 Software de navegador Web
1 Acceso a Internet o a una intranet. El acceso a Internet requiere un proveedor de servicios de
Internet (ISP); FileMaker no proporciona una cuenta.
1 Un equipo host con acceso continuo a Internet o una Intranet a travs de TCP/IP.
1 La direccin IP (Internet Protocol) del equipo que hospeda los archivos de base de datos.
Puede publicar bases de datos como pginas Web en una red local o Intranet, o para los usuarios
en la Web. No es necesario cambiar la base de datos ni utilizar software adicional.
Nota Los visores Web, que calculan la direccin URL en funcin de los datos del campo y muestran
una pgina Web directamente en una presentacin de FileMaker Pro, funcionan en archivos
compartidos mediante la Publicacin Web al instante. No obstante, existen algunos problemas de
diseo que deben tenerse en cuenta antes de incluir visores Web en archivos publicados. Para
obtener ms informacin, consulte la Gua para la publicacin en la Web al instante con FileMaker.
Seleccione el men Ayuda > Documentacin del producto > Gua de Publicacin Web al
instante de FileMaker.
Base de datos de FileMaker Pro compartida en un navegador Web
Captulo 6
Proteger bases de datos
Este captulo incluye nociones bsicas sobre cmo limitar lo que los usuarios pueden ver y hacer
en un archivo de FileMaker Pro. Aprender a:
1 planificar la seguridad para un archivo
1 ver y crear cuentas de usuario y contraseas
1 ver y crear conjuntos de privilegios
1 ver privilegios ampliados
1 autorizar a otros archivos para que puedan acceder a sus archivos
1 tomar medidas para proteger la solucin de base de datos y su sistema operativo,
la red y el hardware
1 hacer copias de seguridad de bases de datos y otros archivos
1 instalar, ejecutar y actualizar software antivirus
Aunque el sistema operativo incluye funciones de seguridad de archivos, debera utilizar los
privilegios de acceso de FileMaker Pro como mtodo fundamental para controlar el acceso y
proteger la seguridad de los archivos de base de datos.
Para obtener ms informacin sobre cmo convertir la configuracin de seguridad de las bases de
datos anteriores a la versin actual de FileMaker Pro, consulte "Convertir bases de datos de
FileMaker Pro 11 y anteriores" en la pgina 161 y la Ayuda.
Proteger bases de datos con cuentas y conjuntos de privilegios
Puede limitar lo que los usuarios pueden ver y hacer en un archivo de base de datos.
Puede restringir:
1 El acceso a datos. Haga que determinados registros o campos de tablas individuales sean de
slo vista o bien ocltelos por completo;
1 El acceso a presentaciones. Impida que los usuarios modifiquen presentaciones en el modo
Presentacin;
1 El acceso a listas de valores y guiones. Impida que los usuarios accedan a las listas de
valores y los guiones y que los modifiquen, as como que ejecuten guiones.
1 El acceso a la comparticin de archivos. Active individualmente el uso compartido de
archivos mediante la red FileMaker, la publicacin en la Web y ODBC y JDBC;
1 La salida de datos. Impida a los usuarios que impriman o exporten datos;
1 El acceso a mens. Haga que slo est disponible un conjunto limitado de comandos de mens.
Captulo 6 | Proteger bases de datos 144
Puede limitar las acciones que realizan los usuarios en un archivo, solicitndoles que introduzcan
un nombre de cuenta y una contrasea cuando intenten abrir el archivo. El nombre de cuenta y
la contrasea que introduzcan determinarn el conjunto de privilegios que se utilizar y el conjunto
de privilegios limita lo que pueden hacer en los archivos. Para obtener ms informacin sobre las
cuentas y los conjuntos de privilegios, consulte la seccin siguiente.
Puede definir privilegios en un archivo compartido mientras lo utilizan los clientes. Todos los cambios
realizados en los privilegios que afectan a un cliente actual no se aplicarn hasta que el cliente
cierre y vuelva a abrir el archivo.
Los privilegios que configure slo se aplicarn a un nico archivo y a todas las tablas de base de
datos de ese archivo. Si desea proteger una solucin de base de datos compuesta por varios
archivos, debe combinar todos estos archivos en un nico archivo de varias tablas. A continuacin,
puede definir los privilegios en un nico archivo para administrar el acceso a toda la solucin de
base de datos. Si no desea combinar estos archivos en uno solo, deber definir privilegios en
cada uno de los archivos que contienen elementos que desea proteger.
Importante Si crea una relacin en un archivo que haga referencia a una tabla de otro archivo,
no podr gestionar los privilegios de acceso para la tabla relacionada del primer archivo.
Los privilegios definidos en el otro archivo controlan el acceso a esa tabla.
Cuentas, conjuntos de privilegios y privilegios ampliados
Esta seccin describe las cuentas, los conjuntos de privilegios y los privilegios ampliados de
FileMaker Pro.
Para obtener ms informacin sobre datos compartidos, consulte el captulo 5, "Compartir e
intercambiar datos".
Cuentas
Las cuentas autentican a los usuarios que intentan abrir archivos protegidos. Cada cuenta
especifica un nombre de cuenta y, normalmente, una contrasea. Los usuarios que no puedan
especificar la informacin de cuenta vlida no podrn abrir ningn archivo protegido.
Cada archivo de base de datos contiene dos cuentas predefinidas: Admin e Invitado. Para obtener
ms informacin, consulte "Cuentas predefinidas" en la pgina 146.
Puede crear una cuenta para cada persona que acceda a un archivo o puede crear un reducido
nmero de cuentas que pueden compartir varias personas, como una cuenta "Marketing" y una
cuenta "Ventas".
1 Cree cuentas para individuos cuando sea necesario verificar la identidad de determinados
usuarios y desee administrar el acceso a nivel individual.
1 Cree cuentas compartidas cuando desee mantener un reducido nmero de cuentas y no tenga
tanto inters en administrar el acceso individual al archivo de base de datos.
Si hospeda archivos en FileMaker Server, puede crear cuentas de servidores externos que
obtienen la informacin de autenticacin de un servidor de autenticacin como Apple OpenDirectory
o dominio de Windows. Para obtener ms informacin, consulte "Crear cuentas que autentiquen
a travs de un servidor externo" en la pgina 153.
Conjuntos de privilegios
Los conjuntos de privilegios especifican el nivel de acceso a los archivos de base de datos. Cada
archivo de base de datos contiene tres conjuntos de privilegios predefinidos para los tipos de niveles
de acceso comunes: Acceso total, Slo entrada de datos y Acceso de slo lectura. Al crear un
conjunto de privilegios, hay muchas opciones disponibles para limitar el acceso a las bases de
datos, como las presentaciones que pueden visualizarse, los mens que estn disponibles y si
se permite o no la impresin. Los conjuntos de privilegios tambin pueden restringir el acceso a
los registros o campos de determinadas tablas dentro de un archivo. Cada cuenta tiene asignado
un conjunto de privilegios, que determina el nivel de acceso cuando una persona abre un archivo
con esta cuenta.
Puede crear tantos conjuntos de privilegios como sean necesarios para definir los tipos de acceso
a un archivo que desea permitir. Para obtener ms informacin sobre los conjuntos de privilegios,
consulte "Conjuntos de privilegios predefinidos" en la pgina 146.
Privilegios ampliados
conjunto de privilegios, como, por ejemplo, si un conjunto de privilegios permite a los usuarios
abrir un archivo compartido o ver una base de datos en un navegador Web.
La siguiente tabla enumera los privilegios ampliados predeterminados disponibles. (FileMaker,
as como otros desarrolladores, pueden definir privilegios ampliados adicionales para gestionar
el acceso a otros productos de software diseados para trabajar con FileMaker Pro o
FileMaker Server).
Cuando un usuario intenta abrir o acceder a un archivo protegido con alguno de los mtodos
descritos anteriormente, se le pedir que ofrezca la informacin de cuenta. Si el conjunto de
privilegios de la cuenta no permite el tipo de acceso de privilegio ampliado que se le solicita al
usuario, ste recibir un mensaje de error en el que se le indica que no puede acceder al archivo.
Todos los privilegios ampliados de un archivo, excepto fmreauthenticate10, estn desactivados
de forma predeterminada, incluso en el conjunto de privilegios de acceso completo.
Palabra clave Privilegio ampliado Determina si un privilegio permite
fmiwp Acceso mediante Publicacin
en la Web al instante
Acceder a un archivo de base de datos desde un navegador
Web mediante la Publicacin en la Web al instante.
fmxdbc Acceso mediante ODBC/JDBC Acceder a un archivo de base de datos de otra aplicacin
mediante ODBC o JDBC.
fmapp Acceso mediante la red de
FileMaker y guiones del servidor
Abrir un archivo compartido en red (hospedado por
FileMaker Pro o FileMaker Server).
fmreauthenticate10 Requerir una nueva
autenticacin tras un periodo
de tiempo especificado en el
modo de suspensin o en
segundo plano (slo para
FileMaker Go)
Acceder a un archivo de FileMaker Go sin tener que iniciar
sesin de nuevo tras la hibernacin del archivo o despus
de utilizar una aplicacin diferente. El periodo de tiempo
predeterminado es de 10 minutos y el tiempo mximo es de
10080 minutos o una semana (slo para FileMaker Go).
fmxml Acceder mediante Publicacin
en la Web con XML (slo FMS)
Web u otra aplicacin mediante Publicacin en la Web XML
(slo para FileMaker Server).
fmphp Acceder mediante Publicacin
en la Web con PHP (slo FMS)
Web u otra aplicacin mediante Publicacin en la Web PHP
(slo para FileMaker Server).
La activacin de los privilegios ampliados slo permite el acceso a los datos compartidos para
determinados conjuntos de privilegios. Para acceder realmente a los datos compartidos, debe
configurar el uso compartido para el tipo de acceso que desea. Para obtener ms informacin
sobre los privilegios ampliados, consulte "Ver privilegios ampliados" en la pgina 155.
1 Si aloja una base de datos de FileMaker Pro, sta debe incluir el privilegio ampliado fmapp.
Si utiliza el Asistente para cargar bases de datos a fin de cargar una base de datos en FileMaker
Server y no se ha activado la funcin de uso compartido, el servidor de la base de datos habilita
fmapp para el conjunto de privilegios de acceso completo.
1 Las palabras clave de los privilegios ampliados que comienzan por "fm" estn reservadas para
FileMaker.
Cuentas predefinidas
Cada archivo de base de datos contiene dos cuentas predefinidas: Admin e Invitado.
Cuenta Admin
La cuenta Admin se asigna al conjunto de privilegios Acceso total, que permite el acceso a todos
los elementos de un archivo. La cuenta Admin no tiene asignada ninguna contrasea. En los
archivos para los que no se han configurado privilegios, se configuran las opciones de archivo
para iniciar una sesin en el archivo automticamente utilizando la cuenta Admin.
La cuenta Admin permite totalmente su edicin. Puede cambiarle el nombre, asignarle una
contrasea o desactivar la cuenta. Incluso puede eliminar la cuenta Admin. No obstante, debe
asignar el conjunto de privilegios Acceso total como mnimo a una de las cuentas activas.
Importante No se olvide del nombre de cuenta y de la contrasea asignados al conjunto de
privilegios de acceso completo. Si es necesario, antela y gurdela en un lugar seguro. Si pierde
u olvida el nombre de cuenta y la contrasea, no podr acceder al archivo.
Cuenta de invitado
La cuenta Invitado permite a los usuarios abrir un archivo sin necesidad de especificar ninguna
informacin de cuenta. La cuenta Invitado no tiene asignada ninguna contrasea. De forma
predeterminada, la cuenta Invitado tiene asignado el conjunto de privilegios de acceso de slo
lectura, pero puede asignarle el conjunto de privilegios que desee.
Inicialmente, la cuenta de Invitado est inactiva, por lo que se desactiva la opcin de invitado del
cuadro de dilogo Contrasea y se prohbe a los usuarios abrir archivos como invitados. Puede
activar la cuenta de Invitado para permitir el acceso a invitados.
La cuenta de Invitado no permite totalmente su edicin. No puede eliminar la cuenta de Invitado,
cambiar su nombre ni asignarle una contrasea.
Conjuntos de privilegios predefinidos
Cada nuevo archivo de base de datos contiene tres conjuntos de privilegios predefinidos.
1 Acceso total: permite el acceso a todos los elementos del archivo y su modificacin.
1 Slo entrada de datos: slo permite ver e introducir datos.
1 Acceso de slo lectura: permite ver los datos, pero no modificarlos.
No puede cambiar o eliminar estos conjuntos de privilegios predefinidos; slo puede activar o
desactivar privilegios ampliados para los conjuntos. Puede utilizarlos tal cual estn, o bien
duplicarlos y modificar a continuacin las copias duplicadas.
La siguiente tabla resume las propiedades de estos conjuntos de privilegios.
Debe disponer de privilegios Permitir impresin para guardar registros como archivo PDF. Debe
disponer de privilegios Permitir exportacin para exportar registros como una hoja de clculo de
Microsoft Excel. Para obtener ms informacin acerca de cmo guardar registros como archivos
PDF o Excel, consulte "Guardar y enviar datos en otros formatos" en la pgina 134.
Nota El conjunto de privilegios Acceso total es el nico que permite acceder a los cuadros de
dilogo Gestionar base de datos y Gestionar orgenes de datos externos para modificar campos,
tablas, relaciones y orgenes de datos. Tambin es el nico conjunto de privilegios que permite
modificar cuentas y privilegios. Como no se pueden activar estos privilegios con ningn otro
conjunto de privilegios, todos los usuarios que deseen realizar cambios en la definicin de base
de datos o en los privilegios deben abrir el archivo con cuenta que tenga asignado el conjunto de
privilegios Acceso total.
Se debe asignar el conjunto de privilegios Acceso total a, como mnimo, una cuenta autenticada
activa de FileMaker Pro en cada archivo. Aparecer un mensaje de error si edita las cuentas para
que ninguna cuenta activa tenga asignado el conjunto de privilegios de acceso completo.
Privilegio
Conjunto de
privilegios de acceso
completo
Conjunto de
privilegios para
slo entrada de
datos
Conjunto de
privilegios para
slo lectura
Registros (en todas las tablas) crear, editar y eliminar crear, editar y
eliminar
slo ver
Presentaciones todo modificable slo ver slo ver
Listas de valores todo modificable slo ver slo ver
Guiones todo modificable y
ejecutable
todo slo
ejecutable
todo slo
ejecutable
Privilegios ampliados todos desactivados,
excepto
fmreauthenticate10
todos
desactivados,
excepto
fmreauthenticate10
todos
desactivados,
excepto
fmreauthenticate10
Permitir impresin activado activado activado
Permitir exportacin activado activado activado
Gestionar privilegios ampliados activado desactivado desactivado
Ignorar advertencias de validacin
de datos
activado desactivado desactivado
Desconectar al usuario de
FileMaker Server en tiempo de espera
desactivado activado activado
Permitir modificacin de contrasea activado activado activado
Cambiar contrasea cada cierto nmero
de das
desactivado desactivado desactivado
Longitud mnima de la contrasea desactivado desactivado desactivado
Comandos de men disponibles Todo Todo Todo
Planificar la seguridad para un archivo
Los archivos nuevos de FileMaker Pro estn inicialmente desprotegidos. Cada vez que se abre
un archivo, los usuarios inician sesin automticamente en l con la cuenta Admin, que tiene
asignado el conjunto de privilegios Acceso total.
1 Si desea impedir que otra persona abra un archivo de base de datos de su equipo, puede
protegerlo con una contrasea. Para obtener ms informacin, consulte "Proteger un archivo
con una contrasea" en la pgina 149.
1 Si desea compartir un archivo de base de datos con otros usuarios y proporcionar diferentes
niveles de acceso al archivo para los distintos usuarios, deber planificar la seguridad para el
archivo. Se recomienda que enumere los tipos de usuarios y sus privilegios:
* Puede proporcionar un acceso limitado a algunas funcionalidades, como eliminar registros,
utilizando privilegios registro por registro. Para obtener ms informacin sobre los privilegios
registro por registro, consulte la Ayuda.
Adems, puede proteger un archivo solicitando la autorizacin de cualquier archivo que intente
acceder a sus tablas, presentaciones, listas de valores y guiones. Para obtener ms informacin,
consulte "Autorizacin del acceso a los archivos" en la pgina 156.
Para planificar la seguridad para un archivo compartido:
1. Determine los conjuntos de privilegios necesarios para el archivo.
Enumere las reas del archivo que desea proteger, como tablas, campos, registros,
presentaciones, listas de valores y guiones determinados. Planifique el nmero de conjuntos
de privilegios que precisa para forzar los diferentes niveles de acceso a archivos necesarios.
2. Determine si necesita cuentas individuales para cada usuario o cuentas de grupo compartidas
por varios usuarios.
3. Decida si desea habilitar la cuenta de Invitado, que permite a los usuarios abrir archivos sin
especificar ninguna informacin de cuenta.
4. Cree los conjuntos de privilegios necesarios para el archivo.
5. Determine si necesita activar los privilegios ampliados para determinados conjuntos de privilegios.
No active los privilegios ampliados si no son necesarios.
Directores Marketing Ventas RR.HH. Legal Invitados
Visualizar
registros
S S S S S S
Crear registros
S S S S No No
Editar registros
S S S S No No
Eliminar registros
S Limitado* Limitado* S No No
Modificar guiones
S Limitado* No S No No
Ejecutar guiones
S S S S S No
Modificar listas de
valores
S No No No No No
Mens
Todo Slo edicin Slo edicin Todo Mnimo Mnimo
6. Cree las cuentas que precise en el archivo y asigne el conjunto de privilegios adecuado a cada una.
Para obtener ms informacin, consulte la seccin siguiente. Si utiliza la cuenta Invitado,
asgnele tambin un conjunto de privilegios. De lo contrario, desactive la cuenta de Invitado.
7. Abra el archivo utilizando diferentes cuentas y pruebe cada conjunto de privilegios creado.
Compruebe que las restricciones funcionan de la forma deseada y realice las correcciones
necesarias a los conjuntos de privilegios.
8. Puede, opcionalmente, limitar el acceso de otros archivos al esquema de su archivo mediante
la pestaa Acceso de archivo. Para obtener ms informacin, consulte "Autorizacin del
acceso a los archivos" en la pgina 156.
Proteger un archivo con una contrasea
Si tiene un archivode base de datos no compartido en su equipo y desea impedir que otras personas
lo abran, protjalo con una contrasea.
Una vez que haya protegido un archivo con una contrasea, se le pedir que introduzca el nombre
de cuenta y la contrasea cada vez que abra el archivo. Las personas que no conozcan esta
informacin de cuenta no podrn abrir el archivo.
Para proteger un archivo con una contrasea:
1. Realice los siguientes cambios en las cuentas del archivo:
1 Edite la cuenta Admin para que tenga un nombre de cuenta y una contrasea diferentes
y utilice el conjunto de privilegios Acceso total;
1 Asegrese de que la cuenta de Invitado est inactiva.
1 Elimine las dems cuentas del archivo o desactvelas.
2. Si es necesario, edite el conjunto de privilegios Acceso total para permitir el uso de los privilegios
ampliados que desee;
No active los privilegios ampliados si no son necesarios.
Sugerencias para crear contraseas de seguridad
1 Las contraseas de seguridad tienen normalmente ocho o ms caracteres de longitud e incluyen
un carcter numrico como mnimo.
1 Si el archivo se comparte mediante la publicacin en la Web, los nombres de cuenta y las
contraseas slo pueden utilizar el juego de caracteres ISO Latin-1 (excepto los dos puntos).
Para evitar caracteres que puedan interpretarse de forma incorrecta en la Web, sera recomendable
limitar los nombres de cuenta y las contraseas a caracteres alfabticos y numricos
exclusivamente.
Para obtener ms informacin sobre cmo proteger bases de datos de FileMaker Pro,
consulte la Ayuda.
Crear cuentas y conjuntos de privilegios
Las cuentas especifican nombres de cuenta y (normalmente) contraseas para un archivo.
Cuando un usuario abre un archivo que contiene cuentas, aparece un cuadro de dilogo que le
solicita que introduzca la informacin de cuenta. Cuando un usuario abre un archivo con un nombre
de cuenta y una contrasea correctos, el conjunto de privilegios asignado a esa cuenta determina
las acciones que puede realizar el usuario en ese archivo.
Los conjuntos de privilegios especifican los niveles de acceso a una base de datos, como las
presentaciones que pueden verse, los mens que estn disponibles y si se permite o no la impresin.
Para crear y administrar cuentas y conjuntos de privilegios para un archivo, debe abrir el archivo
con una cuenta que tenga asignado el conjunto de privilegios Acceso total.
Puede crear y modificar cuentas y conjuntos de privilegios en un archivo compartido mientras lo
utilizan los clientes. Los cambios realizados en las cuentas se aplican inmediatamente. No obstante,
los cambios no interrumpen la actividad de ninguno de los clientes actuales. Por ejemplo, si cambia
la contrasea de una cuenta que est siendo utilizada por uno o varios clientes, stos no vern
interrumpida su actividad en FileMaker Pro. Sin embargo, debern introducir la nueva contrasea
la prxima vez que abran el archivo.
Puede crear tantas cuentas como crea conveniente. Puede crear cuentas individuales para cada
usuario o un pequeo de nmero de cuentas que pueden compartir los usuarios.
Ver cuentas y conjuntos de privilegios
El cuadro de dilogo Administrar seguridad muestra una lista de todas las cuentas y los conjuntos
de privilegios de un archivo.
Para ver las cuentas y los conjuntos de privilegios para un archivo:
1. Abra el archivo de base de datos.
2. Seleccione el men Archivo > Administrar > Seguridad.
Aparecen las cuentas definidas para este archivo.
3. En el cuadro de dilogo Administrar seguridad, haga clic en la pestaa Conjuntos de privilegios.
Aparecen los conjuntos de privilegios definidos para este archivo.
Crear cuentas
Puede crear cuentas para cada individuo que accede al archivo o crear unas pocas cuentas
compartidas entre varios individuos, como la cuenta "Marketing" o la cuenta "Ventas". Debe asignar
un conjunto de privilegios a cada nueva cuenta.
Para crear una cuenta:
2. En la pestaa Cuentas, haga clic en Nueva.
3. En el cuadro de dilogo Editar cuenta, en La cuenta se verifica a travs de, seleccione
FileMaker.
Para obtener informacin sobre las cuentas administradas por un servidor externo, consulte
"Crear cuentas que autentiquen a travs de un servidor externo" en la pgina 153.
4. Introduzca un nombre de cuenta y una contrasea.
Consejo Si desea crear cuentas para usuarios individuales, puede basar cada nombre de
cuenta en el nombre de usuario definido en el cuadro de dilogo Preferencias. Este Nombre
del usuario es el nombre de cuenta predeterminada que aparece en el cuadro de dilogo que
solicita al usuario un nombre de cuenta y una contrasea. No es necesario que el usuario
vuelva a escribir el nombre de cuenta si coincide con el nombre de usuario.
5. Para obligar a los usuarios de la cuenta a elegir una nueva contrasea la primera vez que inicien
sesin, seleccione El usuario debe cambiar la contrasea al iniciar la prxima sesin.
En la mayora de los casos, una cuenta compartida por varios usuarios no debera forzar el
cambio de contrasea al iniciar sesin. En su lugar, debera especificar una contrasea y
proporcionrsela a los usuarios que la necesiten. Adems, el conjunto de privilegios para una
cuenta compartida no debera permitir los cambios de contrasea, ya que un usuario podra
cambiar la contrasea y bloquear el acceso a todos los dems usuarios que comparten la cuenta.
6. En Estado de la cuenta, elija si la cuenta debe estar activa o inactiva.
Por ejemplo, puede mantener inactiva la cuenta hasta que haya terminado de configurar el
conjunto de privilegios. Los usuarios no pueden abrir una base de datos con un nombre de
cuenta y una contrasea inactivos.
7. En Conjunto de privilegios, seleccione el conjunto de privilegios que desea utilizar con
esta cuenta.
Puede elegir un conjunto de privilegios existente o seleccionar Nuevo conjunto de privilegios
y crear uno nuevo. Para obtener ms informacin, consulte "Crear conjuntos de privilegios" en
la pgina 154.
8. En Descripcin, introduzca una descripcin de la cuenta (opcional).
10. En el cuadro de dilogo Administrar seguridad, haga clic en Aceptar.
11. En el cuadro de dilogo que aparece, introduzca un nombre de cuenta y una contrasea con
el conjunto de privilegios Acceso total asignado y haga clic en Aceptar.
Crear cuentas que autentiquen a travs de un servidor externo
Si est alojando archivos de bases de datos de FileMaker Pro con FileMaker Server y su empresa
usa la autenticacin gestionada centralmente para usuarios y grupos como Apple OpenDirectory
o un dominio de Windows, puede configurar cuentas que autentiquen a los usuarios basndose
en el servidor de autenticacin. Esto le permitir utilizar el servidor de autenticacin existente para
controlar el acceso a bases de datos sin tener que administrar una lista independiente de cuentas
en cada archivo de base de datos de FileMaker Pro.
Nota Slo los archivos de base de datos hospedados por FileMaker Server pueden autenticar
usuarios mediante un servidor de autenticacin. Los archivos de base de datos compartidos por
FileMaker Pro no autenticarn usuarios mediante este tipo de servidor.
Importante Si un archivo contiene una o varias cuentas de servidores externos, asegrese de
utilizar parmetros de seguridad del sistema operativo para limitar el acceso directo al archivo.
En caso contrario, es posible que un usuario no autorizado mueva el archivo a otro sistema que
replique su entorno de servidor de autenticacin y consiga tener acceso al archivo. Para obtener
ms informacin, consulte la documentacin de FileMaker Server.
Para crear una cuenta que autentique a travs de un servidor externo:
2. En la pestaa Cuentas, haga clic en Nueva.
3. En el cuadro de dilogo Editar cuenta, en La cuenta se verifica a travs de, seleccione
Servidor externo.
4. Introduzca el nombre de un grupo definido en un servidor de autenticacin externo para Nombre
del grupo.
5. En Estado de la cuenta, elija si la cuenta debe estar activa o inactiva.
6. En Conjunto de privilegios, seleccione el conjunto de privilegios que desea utilizar con
esta cuenta.
El conjunto de privilegios asignado a la cuenta determina lo que pueden hacer en el archivo de
base de datos los miembros del grupo autenticados externamente. Puede elegir un conjunto
de privilegios existente o seleccionar Nuevo conjunto de privilegios y crear uno nuevo. Para
obtener ms informacin, consulte la seccin siguiente.
7. En Descripcin, introduzca una descripcin de la cuenta (opcional).
9. En el cuadro de dilogo Administrar seguridad, haga clic en Aceptar.
10. En el cuadro de dilogo que aparece, introduzca un nombre de cuenta y una contrasea con
el conjunto de privilegios Acceso total asignado y haga clic en Aceptar.
Crear conjuntos de privilegios
Puede asignar cada uno de los conjuntos de privilegios a una o varias cuentas.
Para crear un conjunto de privilegios:
1. Siga los pasos descritos anteriormente para mostrar los conjuntos de privilegios para un archivo.
2. Haga clic en Nuevo.
Aparece el cuadro Editar conjunto de privilegios. Cada opcin del conjunto de privilegios est
configurada de forma predeterminada con los valores ms restrictivos.
3. Introduzca un nombre y una descripcin opcional para el conjunto de privilegios.
4. Defina los privilegios para el conjunto de privilegios.
Una vez creados los conjuntos de privilegios deseados, debe crear o editar las cuentas para que
utilicen los conjuntos de privilegios adecuados. Para obtener ms informacin, consulte "Crear
cuentas" en la pgina 151.
Para obtener ms informacin sobre cmo crear cuentas y conjuntos de privilegios,
consulte la Ayuda.
Acerca de la activacin de acceso a nivel de registro
Puede configurar el acceso a registros individuales para cada tabla. Por ejemplo, el conjunto de
privilegios puede limitar la posibilidad de:
1 ver, editar, crear o eliminar todos o algunos registros de cada tabla;
1 acceder o modificar determinados campos en cada tabla.
Slo puede configurar los privilegios de acceso a registros para las tablas definidas en el archivo
actual. Si el archivo contiene relaciones con tablas de otros archivos que quiere proteger, tiene
que crear cuentas y conjuntos de privilegios en los dems archivos para proteger esas tablas.
Para obtener ms informacin sobre cmo utilizar el cuadro de dilogo Editar conjunto de privilegios,
consulte la Ayuda.
Ver privilegios ampliados
conjunto de privilegios de un archivo. Por ejemplo, si el archivo est compartido, el privilegio
ampliado Acceso mediante la red FileMaker determina si el conjunto de privilegios permite la
apertura del archivo compartido como cliente. El privilegio ampliado Acceso mediante Publicacin
en la Web al instante determina si el conjunto de privilegios permite el acceso a la base de datos
desde un navegador Web.
Existen seis privilegios ampliados predeterminados. Para obtener ms informacin sobre ellos,
consulte "Cuentas, conjuntos de privilegios y privilegios ampliados" en la pgina 144.
Puede ver los privilegios ampliados en el cuadro de dilogo Administrar seguridad, as como activar
cada privilegio ampliado para los conjuntos de privilegios seleccionados. Todos los privilegios
ampliados de un archivo, excepto fmreauthenticate10, estn desactivados de forma predeterminada,
incluso en el conjunto de privilegios de acceso completo.
Puede que deba eliminar un privilegio ampliado que ya no sea necesario.
Para ver los privilegios ampliados:
1. Abra el archivo de base de datos.
3. En el cuadro de dilogo Gestionar seguridad, haga clic en la pestaa Privilegios ampliados.
Para obtener ms informacin sobre los privilegios ampliados, consulte la Ayuda.
Autorizacin del acceso a los archivos
Como parte del plan de seguridad general, puede controlar si permite el acceso de otros archivos
de FileMaker Pro al esquema de un archivo (incluyendo el acceso a sus tablas, presentaciones,
guiones y listas de valores) de la solucin protegida. Cuando la proteccin est activada, cualquier
uso del archivo protegido que haga un origen de datos de FileMaker necesitar autorizacin.
Por lo tanto, en una solucin de varios archivos, tendr que autorizar a los otros archivos.
Por ejemplo, activar la proteccin impedir que alguien con una cuenta en su archivo cree otro
archivo que utilice las tablas de su archivo pero que no implemente la misma lgica de negocio
(como los mismos activadores de guin). El uso de este archivo alternativo puede soslayar la
lgica de negocio que se pretende mantener (si bien el acceso a nivel de registro seguira siendo
obligatorio). Activar esta opcin tambin evita que los archivos sin autorizacin abran un archivo
protegido mediante el paso de guin Abrir archivo.
Nota Debe tener configurado el conjunto de privilegios de Acceso total para cualquier archivo
que desee proteger y para cualquier archivo que desee autorizar.
Para autorizar el acceso a un archivo:
1. Abra el archivo que desee proteger.
2. Elija el men Archivo > Gestionar > Seguridad y, a continuacin, haga clic en la pestaa
Acceso a archivos.
3. Para proteger este archivo frente a un acceso no deseado desde otros archivos, seleccione la
opcin Solicitar privilegios de acceso total para usar referencias a este archivo.
4. Si hay algn archivo abierto en ese momento que cree referencias al archivo protegido, ver
un mensaje de alerta para cada archivo, en el que se le preguntar si desea autorizar el
archivo. Haga clic en S.
5. Si desea autorizar archivos adicionales que no estn abiertos en ese momento, haga clic en
Autorizar. En el cuadro de dilogo Abrir archivo, elija un archivo remoto o local para autorizarlo
y haga clic en Abrir.
Es posible que se le solicite que escriba el nombre y la contrasea de una cuenta con
privilegios de Acceso total.
Para obtener ms informacin sobre cmo autorizar el acceso a archivos, consulte la Ayuda.
Medidas de seguridad
Asegrese de que los archivos de base de datos, los ordenadores principales, las estaciones de
trabajo y las redes que acceden a ellos estn protegidos frente a robos y daos. Para proteger
los datos y el equipo, debe implementar las siguientes cinco medidas importantes de seguridad:
1 Mejorar la seguridad fsica
1 Mejorar la seguridad del sistema operativo
1 Establecer seguridad de red
1 Hacer copias de seguridad de bases de datos y otros archivos importantes
1 Instalar, ejecutar y actualizar software antivirus
Para obtener ms informacin acerca de la proteccin de archivos de FileMaker Pro, consulte
http://www.filemaker.com/support/security.html.
Mejorar la seguridad fsica
Examine los ordenadores para comprobar que son fsicamente seguros:
1 El ordenador principal debera ser un equipo dedicado, unido a una mesa o a un objeto
inamovible con un candado. Asegure el equipo para que no pueda extraerse el disco duro.
Restrinja el acceso al equipo guardndolo en una habitacin cerrada con llave.
1 Asegure las estaciones de trabajo cliente que accedan a una base de datos. Bloquee los
equipos y restrinja el acceso utilizando un salvapantallas que precise una contrasea.
1 Garantice la seguridad fsica de las copias de seguridad de los archivos guardados en soportes
porttiles, como cintas y discos CD.
Mejorar la seguridad del sistema operativo
Utilice las funciones de seguridad del sistema operativo para restringir el acceso a los datos
importantes. El administrador de red debe proporcionar acceso slo a personas autorizadas para
administrar y mantener el sistema o las bases de datos de FileMaker. Adems, debera
1 Supervisar los ID de usuario y las contraseas del sistema.
1 Restringir el acceso a la aplicacin y a los directorios de archivos de FileMaker Pro,
a servidores y a pginas Web.
1 Revisar la configuracin de acceso remoto para el uso compartido de archivos y FTP.
1 Restringir el acceso a la carga o descarga de archivos.
1 Comprobar que todos los usuarios disponen de las versiones ms recientes y seguras del
software del sistema operativo.
1 Para racionalizar los procesos, puede habilitar la autenticacin externa, que utiliza cuentas
configuradas en la Autenticacin de dominios de Windows o en Apple Open Directory.
1 No disponga archivos de FileMaker Pro en servidores de archivos para compartirlos. Utilice la
funcionalidad incorporada de acceso a redes de FileMaker Pro y FileMaker Server. Esto impide
que se hagan copias inadecuadas de los archivos o que aparezcan bloqueos de registros y
potenciales problemas de daos en archivos si stos se comparten con mtodos inadecuados.
Establecer seguridad de red
Las bases de datos compartidas en una intranet o en Internet utilizan el protocolo TCP/IP.
Tambin puede utilizar el protocolo TCP/IP cuando comparte bases de datos entre pares o con
FileMaker Server. Aunque TCP/IP es til para mover datos y permitir que los clientes se conecten
a los datos, no se dise pensando en la seguridad como objetivo principal. Si no toma precauciones,
puede proporcionar un acceso sin invitacin al ordenador principal, al software del servidor, a las
bases de datos y posiblemente a otros ordenadores cliente de la red interna. TCP/IP no ofrece
mucha proteccin para los datos, por lo que es importante impedir el acceso mediante servidores
de seguridad y cifrado de datos SSL en la ruta de los visitantes no invitados.
1 El mtodo ms comn para impedir el paso es a travs de un servidor de seguridad, que separa
la red en dos entornos diferenciados: un entorno pblico situado "fuera del servidor de seguridad"
y un entorno privado situado "detrs del servidor de seguridad". Los usuarios situados fuera
del servidor de seguridad slo tendrn acceso a las direcciones TCP/IP o de hardware que
exponga. Puede concentrar la seguridad en aquellos servidores que estn expuestos y que el
resto de equipos que se encuentran detrs del servidor de seguridad funcionen con menos
salvaguardas.
1 El uso de dispositivos de red inalmbricos, como Apple AirPort Extreme y otras tarjetas de red
y estaciones base 802.11n, puede poner en peligro la seguridad. Estos dispositivos pueden
difundir trfico de red fuera de su edificio, por lo que es muy importante cifrar las seales de red
inalmbricas. Siempre debe utilizar el nivel mximo de cifrado de seales que exista.
Hacer copias de seguridad de bases de datos y otros archivos importantes
Desarrolle planes para restaurar datos, incluidos sitios y sistemas alternativos para ejecutar
servicios de informacin esencial para las empresas. Una copia de seguridad actual le puede
ayudar a recuperarse de situaciones en las que alguien pierde informacin de la cuenta de
administrador de un archivo o en las que un error de usuario (y, a veces, un mal diseo de la base
de datos) provoca la eliminacin o la modificacin de datos de forma inadecuada.
1 Aloje las bases de datos en FileMaker Server y cree copias de seguridad automatizadas
y programadas con regularidad.
No utilice software de copia de seguridad de otros fabricantes en bases de datos de FileMaker Pro
hospedadas. En primer lugar, utilice FileMaker Server para realizar una copia de seguridad de
la base de datos; despus, ejecute el software de copia de seguridad de otros fabricantes sobre
la copia. El software de copia de seguridad puede daar las bases de datos hospedadas abiertas.
Por ejemplo, realice copias de seguridad locales de los archivos a las siguientes horas en das
laborables: 6:00, 9:00, 12:00, 15:00, 18:00 y 23:30. A medianoche, realice una copia de seguridad
actualizada de todo el sistema en el sistema de copia de seguridad de la empresa. Finalmente,
los viernes a medianoche, realice una copia de seguridad total del sistema. Copie y guarde las
cintas de copia de seguridad en una ubicacin remota. De esta forma, si el servidor falla por
alguna razn distinta de un fallo catastrfico de varias unidades, se podr utilizar la copia de
seguridad ms reciente de los archivos de datos, con lo que habr un mximo de 3 horas de
prdida de datos. En caso de que se produzca un fallo catastrfico de varias unidades, entonces
se podr utilizar la cinta de la noche anterior, minimizando la prdida a los datos de un da.
Lgicamente, estos procedimientos se pueden adaptar a su situacin y al valor de los datos.
1 Asegrese de que las copias de seguridad no estn daadas ni inaccesibles. Verifique que
funcionan correctamente antes de que las necesite. Ejecute herramientas de diagnstico en la
unidad de disco duro y en los archivos de copia de seguridad con regularidad.
1 Asegrese de que puede restaurar un conjunto completo de archivos a partir de copias de
seguridad.
1 Exporte con regularidad los datos para protegerse frente a daos en archivos.
1 Proteja el propio soporte de copia de seguridad. Guarde las copias de seguridad en una
ubicacin distinta y protegida contra el fuego.
1 Asigne administradores de copia de seguridad que puedan recuperar archivos en caso de que
no est disponible el administrador de la red.
1 Planifique la redundancia. Si se corta la alimentacin, un sistema de alimentacin ininterrumpida
(SAI) debe mantener la corriente durante al menos 15 minutos, de forma que pueda cerrar con
seguridad todos los archivos. Si no se puede restablecer la alimentacin con rapidez, considere
el uso de un generador que proporcione alimentacin a los servidores. Considere tambin el
uso de fuentes de alimentacin para enrutadores y servidores de seguridad. Tendr problemas
de comunicacin si se interrumpe su acceso a Internet durante 48 horas o ms?
1 Piense en cmo continuar proporcionando servicios si un intruso provoca fallos en el servidor
de la base de datos de forma que no se pueda restaurar a su estado anterior.
1 Evale otros supuestos que puedan ocurrir y cree un plan para responder a cada uno de ellos.
Adems, los administradores de red deben evaluar los riesgos para los sistemas de datos y para
las funciones crticas para la empresa. Por ejemplo, tenga en cuenta:
1 El robo de datos o de propiedad intelectual patentada.
1 La alteracin o los daos a infraestructuras de red como servidores, redes, almacenamiento
de datos o almacenamiento de copia de seguridad de datos o su robo. El dao puede estar
causado por descifradores de contraseas o por otros tipos de sabotajes y destrucciones
malintencionadas. La mayora de los incidentes se originan desde dentro de la organizacin.
1 La alteracin o los daos a la infraestructura de la organizacin, como fuegos, amenazas
medioambientales o biolgicas, inundaciones, etc.
1 La alteracin o los daos a la infraestructura pblica, como la corriente elctrica, las
telecomunicaciones (voz y datos), las redes de transporte (carreteras, autobuses, trenes),
producidas por condiciones medioambientales o fenmenos meteorolgicos adversos tales
como tornados o inundaciones.
FileMaker Pro ofrece dos mecanismos para gestionar bases de datos que pueden estar daadas:
las comprobaciones de consistencia y la recuperacin de archivos. Las comprobaciones de
consistencia se realizan automticamente al abrir el archivo, si es necesario. Tambin puede
elegir verificar la consistencia de un archivo del que sospecha que est daado. Y tambin puede
utilizar FileMaker Pro para intentar recuperar un archivo daado. Para obtener ms informacin
sobre la comprobacin de la consistencia y la recuperacin de archivos, consulte la Ayuda.
Importante En caso del fallo de un servidor, como un corte de corriente inesperado, un fallo de
la unidad de disco duro o un fallo de software, utilice los archivos de copia de seguridad. Un fallo
del sistema que haga que FileMaker Server se cierre de manera inadecuada puede hacer que los
archivos se daen si los datos guardados en cach no se escribieron en disco y los archivos no
se cerraron correctamente. Aunque los archivos se puedan volver a abrir o superen una
comprobacin de consistencia o una recuperacin (tanto iniciada por FileMaker Pro como por
usted), el dao puede estar dentro de los archivos. La recuperacin de archivos no garantiza que
se hayan solucionado los problemas.
Instalar, ejecutar y actualizar software antivirus
Dado que la mayora de los ordenadores disponen de acceso a Internet, stos son vulnerables a
los daos como, por ejemplo, la transmisin de virus mediante archivos adjuntos de correo
electrnico. Compruebe que todos los empleados ejecutan con regularidad software de
comprobacin de virus y que son conscientes de los indicios tpicos de advertencia de virus. Los
empleados deben examinar todos los archivos antes de copiarlos o descargarlos a sus equipos
y nunca deben abrir adjuntos no solicitados, aunque procedan de alguien conocido.
Aunque un software antivirus es fundamental para proteger el sistema y los datos, deben tomarse
algunas precauciones en la forma de utilizarlo en equipos que alojan bases de datos de
FileMaker Pro.
En ocasiones, los programas antivirus bloquean bytes de un archivo al buscar virus. Estos bloqueos
pueden generar un error en el sistema cuando FileMaker Pro o FileMaker Server intenten escribir
datos en el archivo, lo que suele conllevar que el archivo se marque como daado o se cierre.
Esta situacin tambin afecta a los archivos que utiliza FileMaker Server como destinos de copias de
seguridad. Si un software antivirus examina el archivo de copia de seguridad a la vez que tiene lugar
una copia de seguridad programada, es posible que se bloquee el archivo de destino. Esto produce
un error en el proceso de copia de seguridad que puede provocar la prdida de datos. El mismo
problema de prdida de datos puede tener lugar cuando un software antivirus examina un archivo
de base de datos FileMaker Pro no compartido abierto.
Cuando ejecute un software antivirus en equipos que alojan bases de datos FileMaker Pro,
siga estas recomendaciones:
1 No utilice software de proteccin antivirus en bases de datos hospedadas o abiertas; en primer
lugar cierre las bases de datos y a continuacin ejecute el software de proteccin antivirus
1 Cuando examine su equipo en busca de virus, no examine la carpeta Bases de datos ni sus
subcarpetas, ni carpetas que contengan archivos que alojen de forma activa archivos a travs
de FileMaker Server o FileMaker Pro. En su lugar, configure el software antivirus para que
examine la carpeta de destino de copia de seguridad de la base de datos y asegrese de que
la programacin de exploracin antivirus no coincide con la programacin de copia de seguridad
de FileMaker Server. espere hasta que haya terminado la copia de seguridad de las bases de
datos antes de realizar la exploracin.
Captulo 7
Convertir bases de datos de FileMaker Pro 11
y anteriores
Debe convertir los archivos creados en FileMaker Pro 11 y versiones anteriores al formato de
FileMaker Pro 12 para poder utilizarlos con esta versin.
Al convertir un archivo, FileMaker Pro crea el archivo Conversion.log para que pueda consultar el
estado de la conversin y cualquier problema que se haya producido durante este proceso.
1 Solo se pueden convertir archivos creados en las versiones 7.x, 8.x, 9.x, 10.x u 11.x de
FileMaker Pro al formato de FileMaker Pro 12. Para convertir archivos de versiones anteriores
a FileMaker Pro 7, utilice la ltima versin de prueba de FileMaker Pro 11, que puede
descargar en http://www.filemaker.com/downloads.
1 Puede que sea necesario realizar correcciones manuales. Es posible que necesite corregir
elementos del archivo que no se chayan convertido correctamente. En algunos casos, debe
corregir elementos en el archivo original y convertirlo de nuevo a continuacin. Despus de
convertir un archivo, debera consultar el archivo Conversion.log para conocer los elementos
que pueden necesitar alguna correccin.
1 Debe probar el archivo convertido. El archivo Conversion.log puede no indicar cada elemento
del archivo que necesita correccin. Antes de comenzar a utilizar una solucin de base de
datos convertida, debera probarla con detenimiento para asegurarse de la correcta conversin
de todos los aspectos. Por ejemplo, asegrese de que cada guin funciona de la forma esperada
y de que las cuentas y los conjuntos de privilegios ofrecen la seguridad de archivo necesaria.
Nota Consulte la Ayuda para obtener informacin completa y procedimientos detallados sobre
la conversin de archivos de FileMaker Pro.
Visin general de la conversin
Al convertir archivos, FileMaker Pro 12 conserva el contenido de los archivos originales y crea
unos nuevos con el formato de FileMaker Pro 12. El contenido de los archivos originales no se
modifica y los puede abrir en una versin anterior de FileMaker Pro. Los archivos convertidos slo
se pueden abrir en FileMaker Pro 12. Antes de convertir una base de datos de FileMaker Pro,
debe planificar cuidadosamente la conversin.
Puede convertir un nico archivo o varios archivos a la vez:
1 Utilice el mtodo de conversin de un nico archivo para los archivos de base de datos
independientes que no presenten datos relacionados de otros archivos.
Captulo 7 | Convertir bases de datos de FileMaker Pro 11 y anteriores 162
1 Utilice el mtodo de conversin simultnea de varios archivos para todos los archivos de una
base de datos relacional. Hay varias formas de seleccionar los archivos que desea convertir:
puede arrastrar y soltar los archivos (o la carpeta que contiene los archivos) en el icono de la
aplicacin FileMaker Pro 12 o puede seleccionar varios archivos en el cuadro de dilogo Abrir
archivo de FileMaker Pro.
Nota Al convertir varios archivos de carpetas distintas, todos los archivos convertidos se
crearn en la misma carpeta. No se conservarn las ubicaciones de los archivos originales.
Para simplificar el proceso, convierta de forma simultnea todos los archivos de una base de
datos relacional con varios archivos. Una vez realizada la conversin, puede mover cada
conjunto de archivos a un duplicado de la estructura de archivos original.
Para obtener ms informacin sobre la conversin de un nico archivo o varios, consulte la Ayuda.
Solucionar problemas de conversin bsicos
A continuacin, se ofrecen algunas sugerencias para solucionar problemas que podran
producirse durante la conversin.
FileMaker Pro12 no puede abrir el archivo
Si el archivo que desea convertir est abierto en una versin anterior de FileMaker Pro (por
ejemplo, un archivo Inventario.fp7 est abierto en FileMaker Pro 11), cirrelo en esa versin.
El archivo no se ha convertido correctamente
1 Si est convirtiendo una copia de un archivo, asegrese de que el archivo original estaba
cerrado antes de copiarlo. De lo contrario, la copia no se convertir correctamente.
1 Consulte el archivo Conversion.log ubicado en la misma carpeta que la base de datos que intenta
convertir.
1 Trate de recuperar primero el archivo con una versin anterior de FileMaker Pro e intente
convertirlo de nuevo.
He recibido una comprobacin de coherencia o un mensaje de reparacin automtica al abrir el
archivo original con la versin anterior de FileMaker Pro
Trate de recuperar el archivo original con su versin de FileMaker Pro. A continuacin, abra el
archivo recuperado con la misma versin, cierre el archivo e intente convertirlo con FileMaker Pro 12.
El archivo convertido no acepta mi contrasea
Las contraseas de FileMaker Pro distinguen entre maysculas y minsculas. Asegrese de
introducir la contrasea exactamente tal y como se cre en la versin anterior de FileMaker Pro.
Si el archivo original no es suyo, o si no es el administrador de la base de datos, consulte al
administrador para que le proporcione la contrasea.
No puedo abrir un enlace a snapshot
No se puede abrir un enlace a snapshot creado con FileMaker Pro 11. Debe convertir la base de
datos en la que se han encontrado los registros y crear de nuevo a continuacin el enlace a snapshot.
ndice
Smbolos
63
^ 63
_ 63
, 63
; 63
: 63
:: 63
! 42
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... 40
" 63, 69
" " 33, 36, 37
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[ 63
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* 37, 41, 63
/ 63
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# 37
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< 40, 63
<= 40
= 37, 41, 63
== 37
> 40, 63
>= 40
~ 38
$ 63
40, 63
63
40, 63
A
Abrir
archivos 16
varias ventanas 19
Acceso mediante la red FileMaker 129, 155
Activadores de guiones 54
Activadores, guin 54
Actual
fecha, formatear 101
hora, formatear 102
Actualizaciones
cambiar 127
campo de destino de la actualizacin 114
campo de origen de la actualizacin 114
definir 126
descripcin 111
detener o suspender 127
Actualizar datos existentes durante la importacin 137
Adobe PDF, guardar datos como 134
Alienar
campos contenedor con texto 104
objetos con otros objetos 89
texto en prrafos 100
Aadir
Consulte tambin Definir; Insertar
campos 66
nuevas peticiones de bsqueda 42
registros 27
registros relacionados 27, 124
tablas 78
Aadir campos
en el Cuadro de dilogo Gestionar base de datos 66
en la vista Tabla 68
Ao 2000, validacin de ao 75, 76
Aos
cuatro dgitos en campos de fecha 29, 76
cuatro dgitos en campos de fecha y hora 30
Aos de cuatro dgitos
en campos de fecha 29, 76
en campos de fecha y hora 30
Apple OpenDirectory 153
Archivos
abrir 16
abrir en varias plataformas 18
autorizacin del acceso a archivos protegidos 11, 156
autorizacin del acceso para 156
cerrar 20
clonar 21
compartidos
en la Web 141
planificacin de la seguridad 148
conjuntos de privilegios 144
convertir 161
copiar 20
copias de seguridad 55
crear 60, 61
cuentas 144
descripcin 15
duplicar 21
exportar a 140
guardar 20
guardar como copias independientes 21
164
planificar 56
plantillas; descripcin 60
proteger 143
remotos 18
Archivos compartidos
Consulte tambin Redes
abrir 18
clientes 129
configurar privilegios para 145
cuentas 148
en grupos de trabajo 141
en la Web 141
guardar 129
host 129
limitaciones 128
Archivos de sonido 64
Archivos favoritos 18
Archivos multimedia 64
Archivos no compartidos 149
Archivos recientes 18
Archivos relacionados, restringir acceso 60
Archivos secundarios. Consulte Bases de datos relacionales
Arrastrar y soltar, campos en la presentacin 96
Asistente Nueva presentacin/Nuevo informe, descripcin 81
Atributos, texto 100
Autenticacin 144
a travs de un servidor externo 153
Apple OpenDirectory 153
Dominio de Windows 153
Autointroducir 74
Automatizar tareas. Consulte Guiones
Autorizacin de archivos 11, 156
Autouniones
descripcin 121
para resumir datos en portales 124
rea de impresin, ver 48

B
Barra de desplazamiento, para moverse por los registros 26
Barra de herramientas de estado 23, 88
Barra de presentacin 20, 23
Bases de datos
crear 60
descripcin 14
Imprimir. 49
nombrar 61
planificar 56
preferencia para crear nuevo 63
proteger 143
publicar en la Web 141
Bases de datos relacionales
campos coincidentes
descripcin 114
planificar 115
descripcin 15, 111
planificar 56, 121
portales 114
tablas relacionadas
descripcin 114
planificar 56
terminologa 114
Bases de datos, relacionales. Consulte Bases
de datos relacionales
Bloquear, registros compartidos 132
Bloqueos de bases de datos. Consulte Cuentas;
Bloqueos de registros 132
Botones circulares, que muestran los campos como 98
Botones, incluir en el orden de pestaas 29
Buscando. Consulte Buscar registros
Buscar registros
Consulte tambin Peticiones de bsqueda,
Bsquedas rpidas
aadir nueva peticin 42
bsquedas lgicas AND 42
bsquedas lgicas OR 42
bsquedas rpidas en modo Examinar 33
campos vacos o no vacos 41
campos y registros relacionados 41
descripcin 33
excluir registros 43
fecha de hoy 39
guardar y enviar como enlace a snapshot 11, 35
mostrar todos los registros 36
Nmeros booleanos 38
omitir registros 44
orden de peticiones 44
rangos de informacin 40
registros duplicados 42
smbolos 37
texto parcial o variable 36
todos los registros 36
valores exactos 37
valores no vlidos 39
varios criterios 42
Buscar y reemplazar valores de campo 46
Bsquedas
lgicas AND 42
lgicas OR 42
Bsquedas de texto literal 37
Bsquedas rpidas
Consulte tambinBuscar registros
activar 34
configurar 34
descripcin 33
ejecutar 33
insignias en campos 34
165
C
Cabeceras y pies de pgina iniciales, descripcin 107
Cabeceras, descripcin 107
Cadenas, texto. Consulte Texto, literal
Calendario desplegable 97
Calendarios, visualizacin en campos 97
Cambiar
actualizaciones 127
datos en campos 29
peticiones de bsqueda 45
preferencias 55
relaciones 123
Campos
aadir a presentaciones 95
aadir en la vista Tabla 68
caracteres mximos en 29
crear en el cuadro de dilogo Gestionar base de datos 66
crear en vista Tabla 62, 68
crear y cambiar 66
dar formato a datos 99
definir 66
descripcin 15
eliminar de una presentacin 97
eliminar definicin 67
escribir en 29
formatear 99
Furigana en 67
fusin 99
globales 77
indexar 77
insertar en una presentacin 95
mostrar 10, 79
nombrar 66
ocultar o mostrar en la vista Tabla 68
opciones 67
opciones de entrada 73, 97
opciones de validacin 75
restringir entrada de datos 105
resultados almacenados y no almacenados 77
seleccionar 29, 94
tipos 64
vacos o no vacos, buscar 41
Campos clave. Consulte Campos coincidentes
Campos coincidentes
Consulte tambin Campos
descripcin 114, 115
en actualizacin al importar 137
Campos contenedor
alinear con texto 104
descripcin 64
formatear 104
guardar contenido en una nica copia del archivo 21
insertar archivos en 30
opciones de almacenamiento de 73
Campos de clculo
crear 69
descripcin 64
frmulas 69
resultados almacenados y no almacenados 77
Campos de fecha
aos de cuatro dgitos 29, 76
descripcin 64
introducir y editar valores en 29
Campos de fecha y hora
aos de cuatro dgitos 30
descripcin 64
Campos de fusin
descripcin 50
insertar en una presentacin 99
Campos de hora
descripcin 64
Campos de imagen. Consulte Campos contenedor
Campos de interrupcin 107
Campos de sumario
crear 71
definir en la vista Tabla 71
descripcin 64, 71
Desviacin tpica para 71
en presentaciones 107
Fraccin del total para 71
Mximo para 71
Media para 71
Mnimo para 71
opciones de 72
Recuento para 71
Total para 71
Campos de texto
descripcin 64
Campos de unin. Consulte Campos coincidentes
Campos numricos
buscar 38
descripcin 64
formatear 101
Campos relacionados
Consulte tambin Campos; Bases de datos relacionales
clculos 69
descripcin 114
en presentaciones 96
planificar 59
resumir datos 124
Campos suplementarios 73
Campos vacos o no vacos 41
166
Caracteres
mximos en campos 29
no permitidos en nombres de campo 63
Caracteres mximos en campos 29
Carpetas de presentaciones, gestin 81
Cartas modelo 99
Casar contenido del campo 37
Casillas de verificacin que muestran los campos como 98
Clculos
Consulte tambin Campos de clculo
campos relacionados
referencias de campos a 69
resumir datos 124
formatear 101
Cerrar ventanas y archivos 20
Cifrado. Consulte Cuentas; Conjuntos de privilegios
Claves principales. Consulte Campos coincidentes
Clientes
descripcin 129
guardar archivos 129
lmites, en la Web 141
realizar tareas 132
Clones (archivos) 21
Columnas
cambiar anchura 88
cambiar el tamao en tablas 31
imprimir registros en 86
Comillas en bsquedas 36, 37
Comodines en bsquedas 36, 37
Comportamiento del campo 29, 105
Configuracin. Consulte Preferencias
Conjunto de privilegios Acceso de slo lectura,
descripcin 146
Conjunto de privilegios Acceso total, descripcin 146, 156
Conjunto de privilegios Slo introduccin de datos,
descripcin 146
Conjunto encontrado
alternar con el conjunto omitido 45
descripcin 22, 34
guardar y enviar como enlace a snapshot 11, 35
Acceso completo 146, 156
Acceso de slo lectura 146
definir 154
descripcin 144
predefinidos 146
Slo entrada de datos 146
ver 150
Contraseas
archivos relacionados, planificacin 60
definir 149
proteger archivos con 149
Controles de pestaas
descripcin 80
incluir en el orden de pestaas 29
Conversin de archivos 161
Copiar
archivos 20
definiciones de campos 21
guiones 21
registros 27
registros relacionados 27
Copias compactadas de los archivos 21
Copias de seguridad
directrices para 158
guiones para archivos 55
y software antivirus 160
Copias independientes de archivos 21
Correo
enviar desde FileMaker Pro 134
enviar mediante SMTP 134
Crear Consulte Aadir; Definir
cuadro combinado 98
Cuadro de dilogo Gestionar base de datos, crear y cambiar
campos en 66
Cuadros combinados, que muestran los campos como 98
Cuenta Admin 146, 148
Cuenta de invitado 146
Cuenta de servidores externos 144, 153
Cuentas
configurar importaciones recurrentes 135
contraseas 149
Cuenta Admin 146
Cuenta de invitado 146
Cuenta de servidores externos 144, 153
definir 151
descripcin 144
predefinidos 146
ver 150
Cuerpo (presentaciones), descripcin 107
D
Datos
descripcin 14
exportar 134
formatear 89
Generar grficos. 108
importar 134
introducir automticamente 27, 74
privilegios para compartir 145
ver como formulario, lista o tabla 23
ver en vista Tabla 31
Definiciones de campos
copiar 21
crear y cambiar 66
eliminar 67
167
Definir
Consulte tambin Aadir; Insertar
actualizaciones 126
bases de datos 66
campos 66
campos de clculo 69
campos de sumario 71
contraseas 149
cuentas 151
listas de valores 98
tablas 78
Derechos de campo. Consulte Cuentas;
Derechos. Consulte Cuentas; Conjuntos de privilegios
Desplazarse
de campo a campo 29
de registro a registro 26
Desviacin tpica para campos de sumario 71
Detener actualizaciones 127
Direcciones IP, limitar 141
Directrices de seguridad de red 158
documentacin en PDF 7
Dominio de Windows 153
Duplicar
archivos 21
registros 27, 32
E
Elementos. Consulte Objetos
Eliminar
campos de una presentacin 97
datos 30
definiciones de campos 67
peticiones de bsqueda 45
Escritura vertical 105
Estilos de control para campos 98
Etiquetas
campo 96
parte 106
verticales 84
Etiquetas (de correo), impresin 50
Etiquetas de campo 96
Etiquetas de correo 84
Examinar registros 23
Exportar
Consulte tambinIntercambiar archivos
descripcin 134
formatear 140
formatos de archivo 135
Expresiones de unin. Consulte Relaciones
extensin de nombre de archivo fmp12 18
Extensin de nombre de archivo, fmp12 18
F
Fecha de hoy, bsqueda 39
Fecha y hora, formatear 103
Fechas
Consulte tambin Campos de fecha
aos de cuatro dgitos 76
buscar 39
buscar la fecha de hoy 39
escribir en 29
formatear 101
introducir datos 29
mostrar calendarios 97
no vlido 39
validar 76
FileMaker Go
disear presentaciones para utilizar
resoluciones de pantalla 93
privilegios ampliados para 145
privilegios para 154
temas de presentacin para 85
y compartir archivos 128
FileMaker Pro
formato de archivo 135
informacin de documentacin 7
visin general del producto 9
FileMaker Pro Advanced 8
FileMaker Server
descripcin 153
privilegios para 145, 155
uso recomendado 128, 141
Filtrar registros en portales 125
Formatear
clculos 101
exportar datos 140
fecha y hora 103
fechas 101
grficos 104
horas 102
importar datos 135
nmeros 101
objetos de presentacin 89
prrafos 100
texto 100
Formato de FileMaker Pro 135
Formato de tabla
Consulte tambin Presentacin de vista Tabla; vista Tabla
descripcin 23
ver registros como 23
Formato de tabla HTML 135
Formato de texto separado por comas 135
Formato de texto separado por tabuladores 135
Formato Excel
guardar datos como 134
importar y exportar a 135
Formato Merge 135
168
Formato Microsoft Excel
guardar datos como 134
importar y exportar 135
Formato XML 135
Formatos de archivo, importacin/exportacin 135
Formularios
Consulte tambin Presentaciones
Presentacin de Formulario estndar 82
Fotos, en campos contenedor 64
Frmulas, campos de clculo 69
Fraccin del total para campos de sumario 71
Funcionalidad de escritura de primeros caracteres 97
Funciones 69
Fusionar correspondencia, usar campos de fusin 99
G
Generacin de grficos de datos
crear grficos en el modo Presentacin 108
descripcin 108
editar grficos en el modo Presentacin 110
grficos rpidos 108
Gestionar presentaciones y carpetas de presentaciones 81
Grfico de relaciones 115
crear relaciones 122
descripcin 115
notas de texto en 122
Grficos
crear en el modo Visualizar 108
Grficos circulares
descripcin 108
Grficos de reas
descripcin 108
Grficos de barras
descripcin 108
Grficos de barras apiladas 108
Grficos de burbujas 108
Grficos de columnas 108
Grficos de columnas apiladas 108
Grficos de columnas positivos/negativos 108
Grficos de lneas
descripcin 108
Grficos de puntos 108
Grficos horizontales 108
Grficos rpidos, crear 32, 108
Grficos verticales 108
Grficos, formatear campos de 104
Grupos de trabajos, compartir archivos 141
Grupos. Consulte Cuentas; Conjuntos de privilegios
Guardar
archivos 20
archivos compartidos 129
conjunto encontrado como enlace a snapshot 11
datos automticamente 20
en formatos Excel y PDF 134
Guardar y enviar un conjunto encontrado como enlaces
a instantneas 11, 35
Guiones
copiar 21
descripcin 12, 54
ejecutar 54
Imprimir. 53
Guas dinmicas, en el modo Presentacin 93
Guas, en el modo Presentacin 92
H
Herramienta Campo 96
Herramienta Campo/Control 96
Herramienta Puntero. Consulte Herramienta Seleccin
Herramienta Seleccin 94
Herramientas
barra de herramientas de estado 23
Herramienta Campo 96
Herramienta Campo/Control 96
herramienta de seleccin 94
Horas
buscar 39
formatear 102
no vlido 39
Host
base de datos en la Web 141
descripcin 129
FileMaker Server 128
guardar archivos 129
realizar tareas 132
I
Icono grfico circular en la barra de herramientas de estado 35
Importaciones recurrentes
cuenta para la configuracin 135
descripcin 135
Importar 134140
a archivos existentes 137
a nuevas tablas 137
actualizar registros coincidentes 137
actualizar registros existentes 137
aadir nuevos registros 137
archivo de destino 137
archivo o tabla de origen 137, 138
descripcin 134
formatos de archivo admitidos 135
importaciones recurrentes, descripcin 135
Imprimir
configurar 50
descripcin 47
etiquetas 50
guiones 53
informacin sobre la base de datos 53
previsualizar 48
registros 49
registros en blanco 49
registros en columnas 86
sobres 50
Texto asitico 105
169
Indexar
campos 77
limitaciones de campos de texto 38
Informes
Consulte tambin Presentacin de lista/informe
en columnas; Presentaciones; Subsumarios
con datos agrupados
crear 83
Imprimir. 49
crear 80
previsualizar 48
registros en columnas 86
Informes dinmicos, crear en la vista Tabla 32, 71
Insertar archivos en campos contenedor 30
Insignias, en campos de bsquedas rpidas 34
Inspector
abrir 89
abrir varias 89
colocar objetos de presentacin 90
descripcin 88
formatear
datos del campo 99
objetos de presentacin 89
Intercambiar archivos
bases de datos relacionales 111
con otras aplicaciones 135
exportar 134, 140
importar 134
Intranet
Consulte tambin Web
archivos compartidos en 141
Introduccin de datos 29, 7377
Introducir datos
automticamente 74
escribir en campos 29
Furigana 67
J
JDBC
consideraciones de nombres de campo 63
L
Limitar el acceso. Consulte Cuentas; Conjuntos de privilegios
Lista de operadores 35
Listas de valores
definir 73
descripcin 98
en archivos compartidos 132
ordenar por 32
Listas desplegables, que muestran los campos como 98
Listas, ver registros como 23
lgicas AND 42
lgicas OR 42
Lmites
caracteres en campos 29
nombres de campo 63
M
Macros. Consulte Guiones
Mrgenes de pgina, ver en modo Vista previa 48
Mrgenes, mostrar en modo Vista previa 48
Mximo para campos de sumario 71
Media para campos de sumario 71
Men abreviado, seleccionar de 14
Men contextual, seleccionar de 14
Men desplegable de modo 22
Men emergente de modo 80
Men emergente de presentaciones 20, 80
Mens emergentes, que muestran los campos como 98
Mens personalizados, FileMaker Pro Advanced 8
Modificar campos en la vista Tabla 68
Modo Buscar, descripcin 22
Modo Presentacin
crear grficos en 108
Modo Presentacin, descripcin 22
Modo Vista previa, descripcin 22, 48
Modo Visualizar
buscar datos en 33
crear grficos en 108
descripcin 22
Moneda, formatear 101
Multiplataforma, uso compartido de archivos 18
Mnimo para campos de sumario 71
N
Navegador, Web
abrir URL 142
trabajar con bases de datos publicadas en 141
Nombres de campo 63
Nomenclatura
bases de datos 61
campos 66
tablas 79
Notas de texto, en grficos de relaciones 122
Nmeros
formatear 101
no vlido 39
Nmeros de pgina
en partes de la presentacin 83
ver en modo Vista previa 48
Nmeros decimales 101
O
Objetos bloqueados 94
Objetos de presentacin. Consulte Objetos
Objetos, presentacin
alinear con otros objetos 89, 91
bloqueados 94
colocar 90
descripcin 88
establecer opciones de cambio de tamao automtico 91
formatear 89
seleccionar 94
170
Ocultar registros 45
ODBC
usar FileMaker como cliente
campos suplementarios 73
descripcin 141
Uso de FileMaker como fuente de datos
uso de FileMaker como origen de datos
visin general 136
Omitir
campos durante la impresin 99
registros 43
Opciones de almacenamiento de los campos contenedor 73
Opciones de almacenamiento global 77
Opciones de archivo 55
Opciones, archivo 55
Opcin de campo Furigana 67
Operadores
comparacin 69
en peticiones de bsqueda 35, 40
matemticos 69
relacionales 114, 119, 123
Operadores de comparacin 69
Operadores matemticos 69
Operadores relacionales 114, 119, 123
Orden de pestaas 29
Ordenar
registros 38, 47
registros en la vista Tabla 32
Orientacin de la pgina para impresin 50
Orgenes de datos
descripcin 141
reparar referencias de FileMaker 18
Orgenes de datos externos 141
P
Paneles, paneles de pestaas en presentaciones 80
Pantalla de Inicio rpido, descripcin 17
Partes de presentacin
cabecera 107
cabecera y pie de pgina iniciales 107
cuerpo 107
descripcin 107
etiqueta de campo 96
pie de pgina 107
subsumario 107
sumario general 107
Partes de sumario. Consulte Subsumarios
Partes. Consulte Partes de presentacin
Prrafos, formatear 100
PDF, guardar datos como 134
Peticiones de bsqueda
Consulte tambinBuscar registros
ampliar criterios 43
aadir nueva 42
combinar buscar y omitir 44
delimitar criterios 42
descripcin 34
editar 45
eliminar 45
operadores en 35, 40
orden de 44
repetidos 45
restablecer 45
varios 42, 43
Pies de pgina, descripcin 107
Planificar
bases de datos 56
bases de datos relacionales 56
seguridad de archivo 148
Plantillas
crear archivos 60
descripcin 60
Portales
Consulte tambin Bases de datos relacionales
aadir registros 27
descripcin 114, 117
eliminar registros 28
filtrar registros en 125
insertar registros relacionados 99
omitir registros relacionados 44
resumir datos en 124
seleccionar 94
seleccionar registros 25
Preferencias
aplicacin 55
archivo 55
descripcin 55
Preferencias de la aplicacin 55
Preferencias del documento 55
Preferencias del sistema, configurar ratn (Mac OS) 14
Presentaciones
aadir campos 95
cambiar anchura 63
cambiar tema 85
campos
arrastrar a la presentacin 96
eliminar 97
fusin 87
insertar 95
insertar relacionados 99
mostrar 10, 79
seleccionar 94
columnas
cambiar anchura 88
configurar 86
crear 80
descripcin 10, 79
En blanco 84
171
Etiquetas 84
Etiquetas verticales 84
etiquetas verticales 84
Formulario estndar 82
formulario estndar 82
generar grficos de datos 108
gestionar presentaciones y carpetas de presentaciones 81
herramientas 88
Imprimir. 49
Informe 83
Men desplegable de modo 22
paneles de pestaas en 80
Sobre 85
temas 63, 85
tipos 82
unidad de medida 90
vista de formulario 23
Vista Lista 83
Vista Tabla 82
Presentacin de etiquetas verticales, descripcin 84
Presentacin de etiquetas, creacin 50
Presentacin de formulario de una sola pgina.
Consulte Presentacin de vista Tabla
Presentacin de Formulario estndar
descripcin 82
Presentacin de informes
con datos agrupados 83
descripcin 83
Presentacin de sobres
descripcin 85
Presentacin de lista Lista
Consulte tambin vista Lista
Presentacin de vista Lista
descripcin 83
Presentacin de vista Tabla
Consulte tambin Formato de tabla; vista Tabla
descripcin 82
Presentacin En blanco
descripcin 84
Previsualizar impresin Consulte Imprimir
Previsualizar columnas 86
Principal, establecer el carcter para prrafos 100
Privilegios ampliados
descripcin 144
ver 155
Privilegios de acceso. Consulte Cuentas;
Proteger archivos. Consulte Cuentas; Autorizacin de archivos;
Publicacin en la Web al instante.
compartir archivos 141
descripcin 128, 141
privilegios para 154
Publicar bases de datos en la Web 141
Punteros en archivos. Consulte Relaciones
R
Rangos de informacin, buscar 40
Ratn, configurar en Preferencias del sistema (Mac OS) 14
Recuento para campos de sumario 71
Recuperar datos de otros archivos. Consulte Intercambiar
archivos
Redes
FileMaker Server 128
multiplataforma 12, 128
Referencias de archivo Consulte orgenes de datos
Registro activo 25
Registros
activos 25
aadir 27, 32, 137
aadir nuevo en la vista Tabla 61
bloqueados 132
buscar 33
coincidentes 137
copiar 27, 32
descripcin 16, 17
desplazarse por 26
duplicar 27, 32
eliminar 32
eliminar relacionados 28
explorar
en una lista 23
individualmente 23
exportar 140
filtrar en postales 125
imprimir en columnas 86
mostrar reg. relacionados ordenados 124
ocultar 45
omitir 44
ordenar 38, 47
en la vista Tabla 32
seleccionar 25
trabajar en la vista Tabla 32
ver como formularios, listas o tablas 23
Registros coincidentes, actualizar 137
Registros duplicados, buscar 42
Registros en blanco, imprimir 49
Registros relacionados
Consulte tambin Registros; Bases de datos relacionales
aadir 27, 124
buscar y omitir 41
colocar en portales 99
copiar 27
descripcin 114
duplicar 27
eliminar 28, 124
mostrar en portales 99
ordenar 124
resumir datos 124
Reglas, mostrar y ocultar 91
172
Relaciones
Consulte tambin Bases de datos relacionales
autounin 121
cambiar 123
comparacin 119
crear 122
de criterio nico 116
de varios criterios 117
descripcin 114
devolver rango de registros 120
planificar 59
tipos 116
Relleno automtico 97
Repetir peticiones de bsqueda 45
Resaltar texto 100
Resoluciones de pantalla, en el modo Presentacin 93
Restablecer peticiones de bsqueda 45
Resultado False 38, 64, 76, 101
Resultado True 38, 64, 76, 101
Resultados almacenados 77
Resultados no almacenados 77
Resultados virtuales 77
Resumir datos en campos relacionados 124
Retcula, en el modo Presentacin 92
Rutas de archivo 131
S
Saltos de pgina, ver en modo Vista previa 48
Seguridad, archivo
directrices de red 158
directrices del sistema operativo 157
planificar 148, 157
Seleccionar
campos 29, 94
objetos 94
registros 25
Server. Consulte host; FileMaker Server
Simple Mail Transfer Protocol, Protocolo simple de transferencia
de correo (SMTP), enviar correos electrnicos mediante 134
Sobres, impresin 50
Software antivirus y administracin de bases de datos 160
Soluciones iniciales. Consulte Plantillas
Subformularios. Consulte Portales
Subsumarios
Consulte tambin Informes; Campos de sumario
crear informes 83
Imprimir. 48, 49
partes, descripcin 107
Subtotales. Consulte Subsumarios; Campos de sumario
Sumarios generales, descripcin 107
Smbolos
buscar 37
y nombres de campos 63
T
Tablas
definir 78
descripcin 15
importar datos a nuevos 137
nombrar 79
ocurrencias de la tabla 115
Tablas relacionadas
descripcin 114
planificar 56
Tabuladores
configurar posicin y alineacin 100
insertar en campos 30
Temas de presentacin 63, 85
cambiar 85
Temas, presentacin 63, 85
cambiar 85
Texto
atributos 100
buscar 37
campos 64
formatear 100
girar texto asitico 105
literal 36
resaltar 100
seleccionar 94
Texto asitico
girar 105
Imprimir. 105
introducir 67, 105
Texto con distincin entre maysculas y minsculas, buscar 38
Tipo de datos 76
Tipos de campo
descripcin 64
y resultados del clculo 70
Tipos de datos
Consulte tambin Tipos de campo
y resultados del clculo 70
Total para campos de sumario 71
U
Unidad de medida, cambiar 90
URL, abrir 142
Uso compartido de archivos, activar 129
Usuarios autorizados. Consulte Cuentas;
Usuarios no autorizados. Consulte Cuentas;
173
V
Validar valores de campo 75
Valores
Consulte tambin Valores de campo
buscar duplicados 42
buscar exactos 37
Valores booleanos
buscar 38
descripcin 38, 64, 76
formatear 101
Valores de campo
buscar y reemplazar 46
descripcin 16
eliminar 30
introducir automticamente 74
introducir y editar 29
prohibir cambios 74
Valores no vlidos, buscar 39
Variables:smbolos para 63
Ver
rea de impresin 48
cuentas 150
privilegios ampliados 155
registros como formularios, listas o tablas 23
saltos de pgina y nmeros de pgina
en modo Vista previa 48
Ver como formulario, descripcin 23
Ver como lista, descripcin 23
Ver como tabla, descripcin 23
Visor Web 10, 142
Vista Tabla
Consulte tambin Formato de tabla;
presentacin de vista de Tabla
aadir registros 32
aadir registros en un archivo nuevo 61
cambiar el orden y el tamao de las columnas 31
cambiar valores predeterminados al crear
una base de datos nueva 63
copiar registros 32
crear bases de datos en 61
crear campos 62
crear grficos rpidos 32
crear informes dinmicos 32, 71
crear y modificar campos en 68
definir campos de sumario 71
duplicar registros 32
eliminar registros 32
enviar mensajes de correo electrnico basados
en datos de registros 32
ocultar o mostrar campos 68
ordenar registros 32
trabajar con registros 32
ver datos 31
W
Web
hospedar bases de datos en 142
Windows
abrir varias 19
cerrar 20
World Wide Web. Consulte Web
X
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