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EL ALCANCE DEL
PROYECTO
PLAN DE GESTIN DEL ALCANCE DEL
PROYECTO
Alpuente Hermosilla, Jess
Arribas Navarro, Toms
Esteve Asensio, Guillermo
MO-TIC
GESTIN DE
PROYECTOS
23/11/06 EL ALCANCE DEL PROYECTO
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MO-TIC
GESTIN DE
PROYECTOS
De qu vamos a hablar ?
! OBJETIVOS:
" Identificar los procesos de gestin del alcance del
proyecto.
" Diferenciar el alcance del proyecto del alcance del
producto.
" Aplicar herramientas y tcnicas para definir y
gestionar el alcance del proyecto.
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MO-TIC
GESTIN DE
PROYECTOS
De qu vamos a hablar ?
! Los objetivos responden a
" Importancia de asegurar que el alcance de un
proyecto ha sido definido completamente y con
exactitud.
" Relacin entre el valor medible para la organizacin
(MOV) y el alcance del proyecto.
" Importancia de disponer de procedimientos de
control del alcance.
" Comunicacin de los procesos de control del alcance
a los promotores de un proyecto.
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MO-TIC
GESTIN DE
PROYECTOS
Esquema a seguir
! Introduccin al alcance del proyecto
! Iniciacin del alcance
! Planificacin del alcance
! Definicin del alcance
! Verificacin del alcance
! Control de cambios del alcance
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MO-TIC
GESTIN DE
PROYECTOS
Introduccin al alcance del
proyecto
! Alcance: Definir lmites del trabajo y partes del
proyecto.
Hacer lo que hay que hacer y no hacer lo que no
hay que hacer.
! Alcance del producto vs. Alcance del proyecto.
" Producto ! caractersticas y funciones.
" Proyecto ! trabajo a realizar para obtener el
producto.
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MO-TIC
GESTIN DE
PROYECTOS
Introduccin al alcance del
proyecto
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MO-TIC
GESTIN DE
PROYECTOS
Introduccin al alcance del
proyecto
! INICIACIN DEL ALCANCE: Comprometer a la
organizacin para empezar la siguiente fase del
proyecto.
! PLANIFICACIN DEL ALCANCE: Desarrollo de
un plan escrito del alcance que sirva de base para
futuras decisiones a tomar.
! DEFINICIN DEL ALCANCE: Identificar las
entregas del proyecto y del producto que configuran el
MOV del proyecto.
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MO-TIC
GESTIN DE
PROYECTOS
Introduccin al alcance del
proyecto
! VERIFICACIN DEL ALCANCE: Confirmar que
el alcance del proyecto es exacto, completo y sigue el
MOV del proyecto.
!CONTROL DE CAMBIOS EN EL ALCANCE:
Asegurar que se dispone de los controles que permiten
gestionar los cambios del alcance una vez que se ha
fijado el alcance del proyecto.
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MO-TIC
GESTIN DE
PROYECTOS
Iniciacin del alcance
! Proceso por el que se reconoce formalmente

" Que existe un nuevo proyecto o

" Que un proyecto existente debera continuar en
su prxima fase.
! Enlace del proyecto con el trabajo
continuado que desarrolla la organizacin.
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GESTIN DE
PROYECTOS
Iniciacin del alcance
! EXCEPCIONES:
" En funcin de la organizacin !estudios
previos (viabilidad, plan preliminar) iniciados por
la organizacin de forma separada.
En funcin del tipo de proyecto !
proyectos de servicio interno y de desarrollo de
nuevo producto se inician informalmente con
cantidad de trabajo limitada para asegurar
aprobacin de iniciacin formal.
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GESTIN DE
PROYECTOS
Iniciacin del alcance
! CAUSAS QUE MOTIVAN LA AUTORIZACIN
DE LOS PROYECTOS:
"Demanda de mercado.
"Necesidad del negocio.
"Peticin del cliente.
"Avance tecnolgico.
"Requisito legal.
!El gestor ha de tomar una decisin sobre cmo
responder.
Estmulos
Problemas
Oportunidades
Requisitos comerciales
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GESTIN DE
PROYECTOS
Iniciacin del alcance
1. Descripcin de
producto
2. Plan estratgico
3. Criterios de
Seleccin
4. Informacin
Histrica
1. Mtodos de
seleccin de
proyecto
2. Evaluacin
externa
1. Contrato
2. Asignacin del
gestor al proyecto
3. Restricciones
4. Asunciones
ENTRADAS
HERRAMIENTAS
Y TCNICAS
SALIDAS
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GESTIN DE
PROYECTOS
Entradas de la iniciacin
! Descripcin del producto.
" Documenta las caractersticas del producto o servicio
a crear por el proyecto.
" La descripcin crece con las distintas fases.
! Plan estratgico.
" Se han de seguir los fines estratgicos de la
organizacin.
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GESTIN DE
PROYECTOS
Entradas de la iniciacin
! Criterios de seleccin de proyectos.
! Informacin histrica.
" Sobre decisiones de seleccin y realizaciones
previas.
" Sobre resultados de fases previas.
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GESTIN DE
PROYECTOS
Herramientas y tcnicas en la
iniciacin
! Mtodos de seleccin de proyectos. (Modelos
de decisin).
" Categoras:
Mtodos de medida de beneficios.
Mtodos de optimizacin forzada.
" Puede tratarse como una fase del proyecto.
! Evaluacin por expertos.
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GESTIN DE
PROYECTOS
Salidas de la iniciacin
! Contrato del proyecto.
" Documento que reconoce formalmente la existencia
del proyecto.
! Asignacin/Identificacin del gestor del
proyecto.
" Asignacin antes del comienzo de la ejecucin.
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GESTIN DE
PROYECTOS
Salidas de la iniciacin
! Restricciones.
" Los proyectos realizados por contrata son
restrictivos.
! Asunciones.
" Factores considerados ciertos al planificar.
" Implican riesgos.
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GESTIN DE
PROYECTOS
Planificacin de Alcance
(Scope Planning)
! Factores de entrada:
" Entregables
" Limitaciones del proyecto
! Estimaciones mediante herramientas y
tcnicas
" Estimacin de actividades a realizar
" Estimacin de tiempo a emplear
! Factores de salida (Documentacin)
" Entregables
" Actividades a realizar
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GESTIN DE
PROYECTOS
Los lmites del proyecto
! Qu est incluido en el proyecto
" Representacin de flujo de datos
" Representacin de funcionalidades
! Qu est fuera del alcance del proyecto
" Identificar necesidades que no tenemos que realizar
nosotros y deben existir. Detectar vacos.
! Evitar invertir tiempo y recursos en
actividades que no producen beneficios
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GESTIN DE
PROYECTOS
Herramientas y Tcnicas para
delimitar el alcance.
! Scope Statement
" Documento de alto nivel direccin que recoge las
expectativas y necesidades del cliente.
" Enumerar en infinitivo las acciones previstas a
realizar:
" Importante clarificar y enumerar las actividades que
no son nuestro cometido.
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GESTIN DE
PROYECTOS
Definicin de Alcance
(Scope Definition)
! Definir los elementos entregables del
proyecto
" Entregables orientados a proyecto
Estudio de los sistemas Actuales
Anlisis de Coste / Beneficio
Definicin de Requisitos
" Entregables orientados a producto
Caractersticas y Funcionalidades
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GESTIN DE
PROYECTOS
Herramientas para la
definicin de Proyecto
! DDT (Deliverable definition Table)
" Enumerar entregables con propsito y responsable.
! DSC (Deliverable structure chart)
" Documento interno de desglose de actividades
necesario para estimar planificacin y presupuesto.
! WBS (Work Breakdown structure)
" Desglose de actividades por capas descendiendo en
nivel y detalle.
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MO-TIC
GESTIN DE
PROYECTOS
DDT
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MO-TIC
GESTIN DE
PROYECTOS
DSC
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MO-TIC
GESTIN DE
PROYECTOS
Herramientas para la
definicin de Producto
! DFD (Data Flow Diagram)
" Representacin de procesos y flujos de datos.
! UCD (Use Case Diagram)
" Representacin funcional, orientado a la operacin a
las funciones e interacciones.
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MO-TIC
GESTIN DE
PROYECTOS
DFD
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MO-TIC
GESTIN DE
PROYECTOS
UCD
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MO-TIC
GESTIN DE
PROYECTOS
Salida del proceso
! Entregables documentales
" Planificacin Temporal
" Estimacin de costes
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MO-TIC
GESTIN DE
PROYECTOS
Verificacin del alcance
1. Documentacin
del proyecto (si
ya se ha generado)
2. Definicin
del alcance
3. Plan del
alcance
1. Inspeccin 1. Documento
de aceptacin
ENTRADAS
HERRAMIENTAS
Y TCNICAS
SALIDAS
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MO-TIC
GESTIN DE
PROYECTOS
Verificacin del alcance al
crearlo o modificarlo
! Entradas
" Definicin del alcance
" Plan del alcance
! Herramientas y tcnicas: Inspeccin
" Estn los Objetivos claros?
" Estn los Entregables bien definidos?
" Hay definidos Puntos de control de la actividad
claros y tiles?
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MO-TIC
GESTIN DE
PROYECTOS
Verificacin del alcance al
crearlo o modificarlo
! Herramientas y tcnicas: Inspeccin
" Est definido un proceso de control de calidad?
" Se han revisado y contrastado las expectativas de
todas las partes?
! Salidas
" Se genera un Documento de Aceptacin de alcance
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MO-TIC
GESTIN DE
PROYECTOS
Verificacin del alcance al
concluir el proyecto
! Entradas
" Definicin del alcance
" Plan del alcance
" Los entregables generados por el proyecto
! Herramientas y tcnicas: Inspeccin
confrontando lo solicitado con lo obtenido
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MO-TIC
GESTIN DE
PROYECTOS
Verificacin del alcance al
concluir el proyecto
! Salidas
" Se genera un Documento de Aceptacin de alcance
Aprobadores explcitos (aprueban el documento)
Aprobadores implcitos (reciben copia antes de su
aprobacin)
Personas que reciben copia para informacin una vez
aprobado
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MO-TIC
GESTIN DE
PROYECTOS
Control de cambios del
alcance . Concepto
! El beneficio es permitir al Gestor mantener el control del
proyecto y minimizar algunos riesgos.
! Es un proceso que debe estar ANTES de que se inicie
el proyecto para:
" Influir a los factores que pueden generar cambios en el alcance
para asegurarse de que resultan beneficiosos para el proyecto
" Informar a los involucrados de que ha habido cambios en el
alcance
" Controlar los efectos de los cambios
! El proceso debe existir independientemente del tamao
del proyecto pero debe ser coherente con l
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MO-TIC
GESTIN DE
PROYECTOS
Control de cambios del
alcance
1. Definicin de
alcance
2. Plan de alcance
3. Estado del
proyecto
4. Propuesta de
Cambio
1. Sistema de
control de
cambios del alcance
2. Medida de
resultados
3. Planificacin
Adicional
1. Documento de
cambio de alcance
2. Lecciones
Aprendidas
3. Acciones
Correctoras

ENTRADAS
HERRAMIENTAS
Y TCNICAS
SALIDAS
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MO-TIC
GESTIN DE
PROYECTOS
Entradas del Control de
cambios del alcance
! Es necesario que exista un documento que recoja la
Propuesta de Cambio que incluya:
" Descripcin del cambio y a qu partes del proyecto afecta
" Las razones que lo soportan
" Algunas alternativas explicadas con el mismo nivel de detalle
" Los costes y beneficios asociados a la propuesta y a las
alternativas
! Adems de la Propuesta de Cambio se toman:
" Definicin del alcance
" Plan del alcance
" Informacin sobre el estado actual del proyecto
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GESTIN DE
PROYECTOS
Herramientas y tcnicas en
Control de cambios del alcance
! No debe consumirse ms recursos de lo debido
! Ha de estar claro quines evalan las propuestas
" En funcin del impacto que tenga, especialmente si afecta a
algn contrato
" En funcin de su capacidad para valorar la magnitud de las
variaciones introducidas al aceptarlo
" En funcin de su capacidad para rehacer los planes
! Las reglas de anlisis han de estar definidas
El cambio es inevitable?
Por qu incrementa el beneficio?
El equipo actual es capaz de hacerlo?
Puedo hacer el cambio ms tarde.
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MO-TIC
GESTIN DE
PROYECTOS
Salidas del Control de
cambios del alcance
! En caso de rechazarse, se informa a quienes lo
propusieron de los argumentos para ello
! En caso de aceptarse:
" Se genera un documento de Cambio de Alcance que ha
de seguir un proceso de verificacin que incluya un Documento
de Aceptacin.
" Se genera un documento de Lecciones Aprendidas
" Se inician las acciones correctoras sobre el proyecto en
curso para adecuarlo al nuevo alcance.
! Y en cualquier caso, se almacena en un histrico la
propuesta y la respuesta.