PROYECTO DE ACTUALIZACION DEL MANUAL DE

ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE

ARCHIVO GENERAL Y REGISTROS ACADEMICOS
TITULO I
GENERALIDADES
1. Finalidad:
El Manual de Organizacin y Funciones, es un documento normativo que
tiene por finalidad establecer la estructura organizativa y funcional de la Oficina de
Archivo General y egistros Acad!micos "OAGA# y servir de instrumento
orientador y regulador de las actividades del personal que laboran en ella$
2. Base Legal:
- %ey &niversitaria '( )*+** de fecha ,- de .iciembre de ,//*$
- Estatuto de la &niversidad 'acional del 0allao$
- eglamento de Organizacin y Funciones de la &niversidad 'acional del
0allao, esolucin ectoral '( ,+12/*2, de fecha ,*$1+$/*$
- .irectiva '( 1132/,24'A56.', aprobado por $7$ ' 88,2/,24'A56.' de
fecha )9$,,$/,$
- esolucin ectoral '( )/92/)2$
3. Alcance:
El :mbito de aplicacin del presente Manual es la Oficina de Archivo General y
egistros Acad!micos; cuya sigla es O.A.G.R.A$
4. Ap!"aci#n:
El Manual de Organizacin y Funciones es aprobado por el se<or ector de la
&niversidad 'acional del 0allao$
TITULO II
DEL DISE$O ORGANI%O
1. O"&e'i(!
0entralizar, ordenar, organizar, codificar y llevar, mediante m!todos manuales y
electrnicos, los registros de la documentacin acad!mica y administrativa, as=
como su custodia, para ponerlos al servicio de la comunidad universitaria y la
sociedad en general$
2. F)nci!nes Geneales
a# Formular, presentar, e>ecutar y evaluar el 5lan de .esarrollo y el 5lan
Operativo de la Oficina$
b# 0entralizar los resultados de las evaluaciones acad!micas de los alumnos,
en coordinacin con las Facultades, los registros de matricula, los historiales,
y archivo de los rendimientos acad!micos individuales$
c# Mantener un sistema de informacin sobre datos referenciales del
rendimiento de los alumnos$
d# ealizar estudios y an:lisis estad=sticos sobre el rendimiento de los
estudiantes con fines de utilizacin en las :reas de planificacin e
investigacin$
e# Organizar el ?istema de egistro y Archivo Acad!mico , concerniente al
desarrollo curricular de formacin profesional de los estudiantes$
f# 5roporcionar informacin acad!mica de estudiantes y docentes para el
cumplimiento de procedimientos y tramites establecidos en los reglamentos
de la &niversidad$
g# 0oordinar permanentemente con las Facultades, .irecciones de Escuela
5rofesional y la Escuela de 5ost Grado sobre el cumplimiento de las
actividades acad!micas aprobadas por el 0onse>o &niversitario
h# Administrar el archivo general de la documentacin oficial de la &niversidad$
i# Mantener en custodia todo el patrimonio documental de la &niversidad en
forma intangible e intachable$
># 5oner al servicio de la &niversidad y de la comunidad en general, el
patrimonio documental del archivo de la &'A0 como medio de difusin e
informacin$
2
@# 0umplir y hacer cumplir las normas se<aladas en el Estatuto, eglamento
General, eglamento de organizacin y Funciones, eglamento de Estudios
y dem:s reglamentos y normas que se refieren al :mbito funcional de la
OAGA$
l# 5roponer reglamentos, procedimientos, normas que permitan el cumplimiento
de sus funciones y el logro de sus ob>etivos$
m# Emitir directivas y disposiciones que permitan el cumplimiento de las
actividades acad!micas$
n# Arindar servicios de asesoramiento y consultar=a acad!mica 2 administrativa,
en :reas de su competencia, a los diferentes rganos, unidades acad!micas
y autoridades de la &niversidad$
o# 0umplir otras funciones que le asigne la Alta .ireccin$
3. Es')c')a Og*nica:
*$, Organo de .ireccin
2 .ireccin de Oficina de Archivo General y egistros Acad!micos$
*$) Brgano de %=neaC
&nidad de Archivo General
&nidad de egistros Acad!micos$
4. Relaci!nes
4.1 L+nea de A)'!idad:
%a Oficina de Archivo General y egistros Acad!micos depende del Dice2
ectorado Administrativo, es designado por el Dice ector y est:
representado por el .irector, quien e>erce autoridad sobre el personal del
rgano a su cargo$
4.2 L+nea de Resp!nsa"ilidad:
Es responsable de conservar y preservar el archivo general de la &niversidad
y del registro documentario acad!mico y administrativo de los estudiantes
de la &niversidad 'acional del 0allao$
4.3 L+nea de %!!dinaci#n:
0oordina internamente con todos las unidades acad!micas administrativas
de la &niversidad y eEternamente con otras instituciones nacionales y
eEtran>eras afines de sus funciones$
,. Dis'i")ci#n del -es!nal
3
,.1 Diecci#n:
2 .irector Oficina de Archivo Gral$ y egistros Acad!micos , .ocente
2 ?ecretaria 444 , Administrativo
2 F!cnico 444 en Derificacin y 0ontrol de 0alidad , Administrativo
2 F!cnico 4 en Fr:mite .ocumentario ) Administrativo
2 AuEiliar de ?istema Administrativo 44 ) administrativo

,.2 Unidad de Regis'!s Acad./ic!s
2 7efe de &nidad , Administrativo
2 Analista de ?istemas 5A. 444 , Administrativo
2 F!cnico 444 en egistros Acad!micos + Administrativo
2 F!cnico 44 en egistros Acad!micos 3 Administrativo
2 Operador 5A. 444 , Administrativo
2 ?ecretaria 44 ,
administrativo

,.3 Unidad de Ac0i(! Geneal
2 7efe &nidad , Administrativo
2 Analista de ?istemas 5A. 444 , Administrativo
2 F!cnico en Archivo 4D , Administrativo
2 F!cnico en Archivo 44 ) Administrativo
2 ?ecretaria 44 , Administrativo
2 AuEiliar en Archivo 44 , Administrativo

1. ORGANIGRA2A.
TITULO III
DE LOS ORGANOS %O2-ONENTES
VICERRECTORADO
ADMINISTRATIVO
OFICINA DE ARCHIVO
GENERAL Y
REGISTROS
UNIDAD DE ARCHIVO
GENERAL
UNIDAD DE REGISTROS
ACADEMICOS
4
Captulo I
DE LA DIRE%%I3N
1. F)nci!nes Espec+4icas del Diec'!
,$, .enominacin del 0argoC
0argo EstructuralC .4E0FO .E %A OF404'A .E A0G4DO GE'EA% H
EG4?FO? A0A.EM40O?
,$) 'aturaleza del 0argoC
.ireccin, coordinacin formulacin y e>ecucin de pol=ticas sobre archivo y
registros acad!micos a nivel de la &niversidad$
,$* Funciones Espec=ficas del 0argoC
a# 5lanear, formular, e>ecutar y evaluar el plan de funcionamiento
de la oficina con relacin al 5lan de .esarrollo de la &niversidad$
b# Organizar y administrar la custodia, conservacin y preservacin
del patrimonio documentario de la &niversidad$
c# 0oordinar con las unidades acad!micas y administrativas de la
&niversidad el envi permanente y obligatoria de la documentacin
que generan para el historial acad!mico$
d# 0oordinar permanentemente con las Facultades y la Escuela de
5ost Grado la e>ecucin de las actividades de acuerdo a la
5rogramacin Acad!mica aprobada por el 0onse>o &niversitario$
e# .ar fe de la documentacin oficial emitida por la Oficina,
suscribiendo y verificando la autenticidad de la misma$
f# Organizar, dirigir y supervisar la sistematizacin y el procesamiento
automatizado de los tramites que se realizan en la Oficina usando
Gu=as de ?ervicio y Manuales de 5rocedimientos$
g# Garantizar un eficiente servicio a la comunidad universitaria en la
reproduccin y certificacin de la documentacin eEistente ba>o su
custodia$
h# Asesorar y absolver consultas de car:cter acad!mico2
administrativo formuladas por las autoridades y unidades acad!mico
administrativas$
i# Administrar racionalmente el uso de los recursos humanos, equipos,
materiales e infraestructura asignado a la Oficina$
5
># 5roponer la aprobacin de reglamentos , manuales de funciones, de
procedimientos, gu=as de servicio y otros documentos de gestin
relacionados con las actividades acad!mico2administrativas$
@# Formular y presentar el cuadro de necesidades y la asignacin de
recursos para su funcionamiento$
l# ealizar otras funciones afines al cargo que asigne el Dicerrector
Administrativo$
,$3 %=nea de .ependenciaC
.epende >er:rquicamente del Dice ector Administrativo de la &niversidad
'acional del 0allao$
,$8 equisitos M=nimosC
2 .ocente ordinario a tiempo completo o dedicacin eEclusiva,
preferentemente con estudios de especializacin en el :rea$
2. F)nci!nes espec+4icas de la Sece'aia del Diec'!
)$, .enominacin del cargoC
0argo estructuralC ?E0EFA4A 444
)$) 'aturaleza del 0argoC
0oordinacin, e>ecucin y supervisin de actividades variadas de apoyo
secretarial a la .ireccin de la Oficina de Archivo General y egistros
Acad!micos$
)$* Funciones Espec=ficas del 0argoC
a# Organizar, controlar el tr:mite documentario y el archivo de la .ireccin$
b# ecepcionar, registrar, organizar, clasificar, controlar y distribuir la
correspondencia y documentacin que ingresa y sale de la Oficina$
c# Mantener actualizado el archivo de documentos clasificados de la
.ireccin$
d# 5reparar diariamente la documentacin a tramitar, para realizar el
despacho con el .irector$
e# ecibir y atender al pIblico que concurre a la .ireccin$
f# edactar y elaborar la documentacin que indique el .irector$
g
h g 5reparar la agenda de reuniones del .irector$
6
h# ealizar el control y seguimiento de los eEpedientes y documentacin
derivadas para informe respectivo$
i# 4nformar al .irector sobre los hechos ocurridos y actividades realizadas y
programadas en la Oficina$
@# 0onsolidar, tramitar y distribuir a las &nidades org:nicas los pedidos de
materiales y Itiles$
l# 0umplir otras funciones afines al cargo que le asigne el .irector de la
OAGA$
)$3 %=nea de .ependenciaC
.epende del .irector de la Oficina de Archivo General y egistros
Acad!micos$
)$8 equisitos M=nimosC
2 4nstruccin ?ecundaria y F=tulo de ?ecretaria E>ecutiva$
2 EEperiencia en la interpretacin de idiomas requerido$
2 EEperiencia en labores administrativas de oficina$
2 0apacitacin en ?istema Operativo .O?, curso 5rocesador de FeEtos$
AlternativaC
.e no poseer F=tulo de ?ecretaria E>ecutiva, contar con un 0ertificado de
estudios secretariales concluidos, no menor de un a<o$
3. FUN%IONES ES-E%IFI%AS DEL TE%NI%O
*$, .enominacin del cargoC
0argo estructuralC FJ0'40O 444 E' DE4F40A04B' H 0O'FO% .E
0A%4.A.
*$) 'aturaleza del 0argoC
evisin, verificacin y control de calidad de los documentos que emite la
Oficina Archivo General y egistros Acad!micos$
*$* Funciones Espec=ficas del 0argoC
a# evisar, verificar que las notas registradas en los certificados de estudios
a emitirse est!n correctamente digitadas en concordancia con el r!cord
acad!mico y actas originales de notas finales archivadas en la Oficina$
b# 5rocesar y llevar un registro y control de las solicitudes de reserva de
matricula y reingreso a la &niversidad$
c# ealizar el control de calidad de toda la informacin acad!mica que
procesan las unidades org:nicas de la Oficina$
7
d# ealizar otras funciones afines al cargo que le asigne el .irector de
OAGA$
*$3 %=nea de .ependenciaC
.epende del .irector de la Oficina de Archivo General y egistros
Acad!micos$
*$8 equisitos M=nimosC
2 Fitulo no universitario de un 0entro ?uperior de Estudios relacionado con la
especialidad$
2 EEperiencia en labores administrativas de oficina$
2 0apacitacin en ?istema Operativo .O?, curso 5rocesador de FeEtos$
AlternativaC
Estudios &niversitarios que incluyan materias relacionados con el :rea$
4. FUN%IONES ES-E%IFI%AS DEL TE%NI%O
3$, .enominacin del cargoC
0argo estructuralC FJ0'40O 4 E' FAM4FE
.O0&ME'FA4O
3$) 'aturaleza del 0argoC
E>ecucin de actividades variadas de tramite documentario en la Oficina de
Archivo General y egistros Acad!micos$
3$* Funciones Espec=ficas del 0argoC
a# ecibir y atender correctamente al publico que concurre a solicitar los
servicios que brinda la Oficina$
b# Entregar la documentacin solicitada previo firma del cargo$
c# 0lasificar, registrar, organizar, y distribuir la correspondencia y
documentacin que ingresa y sale de la Oficina$
d# ecibir solo aquellos documentos que se encuentran dentro los plazos
establecidos por la Oficina, ba>o responsabilidad$
e# Organizar y mantener actualizado el archivo de documentos que se han
recibido, procesado, y por entregar a los estudiantes de la &niversidad$
f# ealizar el control y seguimiento de las solicitudes derivadas para su
procesamiento a las unidades internas$
g# 0umplir otras funciones afines al cargo que le asigne el .irector de la
OAGA$
3$3 %=nea de .ependenciaC
8
.epende del .irector de la Oficina de Archivo General y egistros
Acad!micos$
3$8 equisitos M=nimosC
2 Estudios universitarios que incluya materias relacionadas con el :rea$
2 EEperiencia en labores administrativas de oficina$
2 0apacitacin en ?istema Operativo .O?, curso 5rocesador de FeEtos$
AlternativaC
4nstruccin ?ecundaria y capacitacin t!cnica en el :rea$
,. FUN%IONES ES-E%IFI%AS DEL AU5ILIAR
8$, .enominacin del cargoC
0argo estructuralC A&K4%4A .E ?4?FEMA A.M4'4?FAF4DO
44
8$) 'aturaleza del 0argoC
E>ecucin de actividades de apoyo en conser>er=a, limpieza y servicios
diversos de la Oficina de Archivo General y egistros Acad!micos$
8$* Funciones Espec=ficas del 0argoC
a# ealizar labores de conser>er=a de la Oficina, con las diferentes unidades
acad!micas y administrativas de la &niversidad$
b# ealizar permanente la limpieza y el aseo manteniendo la pulcritud de los
ambientes internos y eEternos de la Oficina$
c# E>ecutar los diversos servicios generales que corresponden a la Oficina$
d# 0umplir otras funciones afines al cargo que le asigne el .irector de la
OAGA$
8$3 %=nea de .ependenciaC
.epende del .irector de la Oficina de Archivo General y egistros
Acad!micos$
8$8 equisitos M=nimosC
2 Educacin secundaria completa$
2 Amplia eEperiencia en labores administrativas de oficina$
2 0apacitacin en ?istema Operativo .O?, curso 5rocesador de FeEtos$
AlternativaC
5oseer una formacin equivalente de formacin y eEperiencia$
CAPITULO II
UNIDAD DE AR%6I7O GENERAL
9
1. FUN%IONES GENERALES DE LA UNIDAD
a# 0entralizar, organizar, archivar y mantener en optimas condiciones de
conservacin y preservacin el patrimonio documentario de la &niversidad $
b# Mantener en custodia todo el patrimonio documental de la &niversidad$
b# Establecer un sistema de informacin, tanto interno como eEterno, que
permita el acceso r:pido de los usuarios del archivo documentario de la
&niversidad$
c# Establecer sistemas de registro y archivo computarizados y digitalizados,
acorde con el desarrollo tecnolgico inform:tico$
2. FUN%IONES ES-E%IFI%AS DEL 8EFE
)$, .enominacin del 0argoC
0argo EstructuralC 7EFE .E &'4.A. .E A0G4DO GE'EA%
)$) 'aturaleza del 0argoC
.ireccin, coordinacin y e>ecucin de actividades para la administracin del
archivo de la &niversidad$
)$* Funciones Espec=ficas del cargoC
a# Formular y presentar para su aprobacin el plan de funcionamiento de la
unidad$
b# 0oordinar, programar, dirigir, y evaluar las actividades de la unidad$
c# ealizar estudios referentes a su :rea, para el me>oramiento de los
servicios que presta a la comunidad universitaria y sociedad en general$

d# Asesorar a funcionarios y dependencias en asuntos de su especialidad$
f# ealizar las dem:s funciones afines al cargo que le asigne el .irector de la
OAGA$
)$3 %=nea de .ependenciaC
.epende del .irector de la Oficina de Archivo General y egistros
Acad!micos$
)$8 equisitos M=nimos
2 F=tulo 5rofesional universitario que incluya estudios relacionados con la
especialidad$
2 0apacitacin especializada en el :rea$
10
2 Amplia eEperiencia en la conduccin de programas de archivo
A%FE'AF4DA
5oseer una combinacin equivalente de formacin y eEperiencia en el :rea$
3. FUN%IONES ES-E%IFI%AS DEL ES-E%IALISTA
*$, .enominacin del cargoC
0argo estructuralC A'A%4?FA .E ?4?FEMA? 5A. 444
*$) 'aturaleza del cargoC
E>ecucin y supervisin de la aplicacin de los sistemas de procesamiento
de datos en Archivo General$
*$* Funciones espec=ficas de cargo
a# .ise<ar los sistemas y supervisar el traba>o en el desarrollo de las
aplicaciones utilizadas por la &nidad$
b# 0ontrolar la estructura de la documentacin de los sistemas mecanizados$
c# Evaluar el hardLare y el softLare y otros mecanismos similares; y
preparar los estimados de tiempo y costos para el traba>o de desarrollo
del sistema$
d# 5lanear la disponibilidad de recursos en la cantidad adecuada a fin de
poder cumplir los requerimientos de los proyectos de desarrollo de
sistemas$
e# ealizar las dem:s funciones que le asigne el 7efe de la &nidad de
Archivo General$
*$3 %=nea de .ependenciaC
.epende del 7efe de la &nidad de Archivo General$
*$8 equisitos M=nimosC
2 F=tulo 5rofesional de 4ngeniero en ?istemas o 4nform:tica$
2 Amplia eEperiencia en actividades de procesamiento$
2 0apacitacin especializada en el :rea$
A%FE'AF4DA
- Estudios de capacitacin en el :rea de computacin, hardLare y softLare$
- EEperiencia en el :rea$
4. FUN%IONES ES-E%IFI%AS DE LA SE%RETARIA DEL 8EFE
3$, .enominacin del cargoC
0argo estructuralC ?E0EFA4A 44
11
3$) 'aturaleza del 0argoC
E>ecucin de actividades variadas de secretariado$
3$* Funciones Espec=ficas del 0argoC
b# Organizar, controlar el tr:mite documentario y el archivo de la &nidad$
b# ecepcionar, registrar, organizar, clasificar, controlar y distribuir la
correspondencia y documentacin que ingresa y sale de la &nidad$
c# Mantener actualizado el archivo de documentos clasificados de la &nidad$
d# 5reparar diariamente la documentacin a tramitar, para realizar el
despacho con el 7efe de &nidad$
f# edactar y elaborar la documentacin que indique el 7efe de &nidad$
i
h# ealizar el control y seguimiento de los eEpedientes y documentacin
derivadas para informe respectivo$
i# 4nformar al 7efe de &nidad sobre los hechos ocurridos y actividades
realizadas y programadas en la Oficina$
@# 0onsolidar, tramitar, recepcionar y distribuir los pedidos de materiales y
Itiles de escritorio$
l# 0umplir otras funciones afines al cargo que le asigne el 7efe de la &nidad$
3$3 %=nea de .ependenciaC
.epende del 7efe de la &nidad de Archivo General$
3$8 equisitos M=nimosC
2 4nstruccin ?ecundaria completa y F=tulo de ?ecretarial$
2 EEperiencia en labores administrativas de oficina$
2 0apacitacin en ?istema Operativo .O?, curso 5rocesador de FeEtos$
AlternativaC
.e no poseer F=tulo de ?ecretaria, contar con certificado de estudios
secretariales concluidos, no menor de un a<o$
,. FUN%IONES ES-E%IFI%AS DEL TE%NI%O
3$, .enominacin del 0argoC
0argo estructuralC FJ0'40O E' A0G4DO 444
3$) 'aturaleza del 0argoC
12
E>ecucin de actividades t!cnicas de archivo de mediana comple>idad
3$* Funciones espec=ficasC
a# Elaborar y actualizar auEiliares descriptivos tales como =ndices, cat:logos,
fichas e inventarios$
b# Organizar y controlar el archivo general de la &niversidad$
c# Evaluar las fuentes documentales y proponer programas de restauracin
o microfilmaciones$
d# Efectuar la reestructuracin de documentos y verificar el fotocopiado e
impresiones$
e# 0umplir otras funciones afines al cargo que le asigne el 7efe de la &nidad$
8$3 %=nea de .ependenciaC
.epende del 7efe de la &nidad de Archivo General$
8$8 equisitos M=nimosC
- Estudios superiores relacionado con la especialidad$
- 0apacitacin especializada en archivo$
- Alguna eEperiencia en labores de archivo
A%FE'AF4DA
5oseer una combinacin equivalente de formacin y eEperiencia
1. FUN%IONES ES-E%IFI%AS DEL TE%NI%O
9$, .enominacin del 0argoC
0argo estructuralC FJ0'40O E' A0G4DO 44
9$) 'aturaleza del 0argoC
E>ecucin de actividades de archivo$
9$* Funciones espec=ficasC
a# Archivar sistem:ticamente los diferentes documentos que son remitidos
por los diferentes rganos de la universidad$
b# Organiza el archivo de la universidad por unidades acad!micas
administrativas$
c# 0onservar y preservar los archivos realizando un mantenimiento
adecuado$
d# Mane>ar y conservar en buen estado los equipos e instrumentos de
reproduccin de documentos, filmaciones, videos, y otros de uso de la
13
unidad que se encuentran ba>o su responsabilidad$
e# Atender correctamente al publico brind:ndole la informacin requerida
haciendo uso de las t!cnicas de archivo m:s apropiadas al servicio
ofrecido$
f# ealizar el procesamiento autom:tico de archivos$
g# ealizar labores de empaste, encuadernacin, anillado, foliado, de los
diferentes documentos de las unidades org:nicas$
h# ealizar las dem:s funciones afines al cargo que le asigne el 7efe
inmediato$
9$3 %=nea de .ependenciaC
.epende del 7efe de la &nidad de Archivo General$
9$8 equisitos M=nimosC
- 4nstruccin secundaria completa$
- 0apacitacin t!cnica en archivo$
- Amplia eEperiencia en la labores t!cnicas de archivo $
9. FUN%IONES ES-E%IFI%AS DEL AU5ILIAR
+$, .enominacin del 0argoC
20argo estructuralC A&K4%4A E' A0G4DO 44
+$) 'aturaleza del 0argoC
E>ecucin de actividades variadas de archivo$
+$*$ Funciones espec=ficas del cargo
a# 5reclasificar y archivar documentacin variada segIn sistemas
establecidos
b# 4nventariar la documentacin archivada$
c# 0ontrolar la salida o devolucin de documentos$
d# E>ecutar el servicio de pr!stamo de documentos$
e# Orientar a los usuarios en la utilizacin de los =ndices$
f# 0oordinar y verificar la limpieza y conservacin de fondos documentales,
ambientes, equipos y mobiliario$
g# 5uede corresponderle participar en la depuracin preliminar de fondos
documentales$
14
h# ealizar las dem:s funciones que el 7efe asigne
+$3 %=nea de .ependenciaC
.epende del 7efe de Archivo General$
+$8 equisitos M=nimosC
2 4nstruccin secundaria completa
2 0apacitacin b:sica en archivo$
A%FE'AF4DA
5oseer una combinacin equivalente de formacin y eEperiencia
CAPITULO III
UNIDAD DE REGISTROS A%ADE2I%OS
1. FUN%IONES GENERALES DE LA UNIDAD
a# Administrar el sistema documentario acad!mico a nivel de la &niversidad$
b# 0entralizar la documentacin acad!mica de la &niversidad$
c# Arindar servicio de informacin acad!mica actualizada a la comunidad
universitaria$
d# 5rocesar y emitir la documentacin acad!mica oficial, de acuerdo a lo
dispuesto en el eglamento de Estudios y dem:s normas acad!micas, de
conformidad a las funciones se<aladas en el presente manual$
2. FUN%IONES ES-E%IFI%AS DEL 8EFE
)$, .enominacin del cargoC
0argo estructuralC 7EFE .E &'4.A. .E EG4?FO? A0A.EM40O?

)$) 'aturaleza del cargoC
.irigir, supervisar y e>ecutar el procesamiento de la programacin de
actividades de registros de$
)$* Funciones espec=ficas del cargo
a# Formular el 5lan de actividades anualmente y su programacin respectiva
b# Organizar, dirigir, administrar y evaluar las actividades de la &nidad$
c# Derificar mediante muestreo que los documentos acad!micos oficiales y
originales de la unidad permanezcan intangibles e intachables$
15
d# 5rocesar el carn! universitario de los alumnos de pre y post grado de la
&niversidad, teniendo en cuenta los procedimientos, medidas de
seguridad y control respectivos$
e# Asesorar, participar y orientar sobre m!todos, procesos de tramites de
documentacin$
f# ealizar estudios de diagnostico de su :rea para implementar pol=ticas de
me>oramiento en el servicio que presta a la comunidad universitaria$
g# 5resentar los informes t!cnicos al .irector de la Oficina de Archivo
General y egistros Acad!micos$
h# Disar los documentos acad!micos remitidos a la &nidad, verificando que
tengan la informacin completa, antes de ser archivados$
i# Mantener actualizados el sistema y equipos de cmputo de la OAGA$
e# Derificar, controlar y procesar las solicitudes de rectificacin de nombres y
apellidos de los estudiantes$
># ?uscribir las constancias de estudios, promedio ponderado y tercio o
quinto superior y otras documentos que encargue el .irector de la Oficina$
@# 5rocesar y mantener actualizado el cuadro y orden de m!rito acad!mico
de los estudiantes por facultades y por a<o de ingreso$
l# ealizar las dem:s funciones que asigne el .irector de la Oficina$

)$3 %=nea de .ependenciaC
.epende del .irector de la Oficina de Archivo General y egistros
Acad!micos$
)$8 equisitos m=nimosC
2 F=tulo 5rofesional &niversitario que incluya estudios relacionados con
la especialidad$
- 0apacitacin en inform:tica$
- Amplia eEperiencia en la administracin de registros documentarios$
A%FE'AF4DA
- F=tulo de 5rogramador en microcomputadoras y administrador$
- Amplia eEperiencia en administracin de personal$
3. FUN%IONES ES-E%IFI%AS DEL ES-E%IALISTA
*$, .enominacin del cargoC
0argo estructuralC A'A%4?FA .E ?4?FEMA? 5A. 444
16
*$) 'aturaleza del cargoC
E>ecucin y supervisin de la aplicacin de los sistemas de procesamiento
de datos en egistros Acad!micos
*$* Funciones espec=ficas de cargo
a# .ise<ar los sistemas y supervisar el traba>o en el desarrollo de las
aplicaciones$
c# 0ontrolar la estructura de la documentacin de los sistemas mecanizados$
d# Evaluar el hardLare y el softLare y otros mecanismos similares; y
preparar los estimados de tiempo y costos para el traba>o de desarrollo
del sistema$
e# 5lanear la disponibilidad de recursos en la cantidad adecuada a fin de
poder cumplir los requerimientos de los proyectos de desarrollo de
sistemas$
f# ealizar las dem:s funciones que le asigne el 7efe de la &nidad de
egistros Acad!micos$
*$3 %=nea de .ependenciaC
.epende del 7efe de la &nidad de egistros Acad!micos$
*$8 equisitos M=nimosC
2 F=tulo 5rofesional de 4ngeniero en ?istemas o 4nform:tica$
2 Amplia eEperiencia en actividades de procesamiento$
- 0apacitacin especializada en el :rea$
A%FE'AF4DA
- Estudios de capacitacin en el :rea de computacin, hardLare y
softLare$
- EEperiencia en el :rea$
4. FUN%IONES ES-E%IFI%AS DEL TE%NI%O
3$, .enominacin del cargoC
0argo estructuralC FJ0'40O 444 E' EG4?FO? A0A.EM40O?
3$) 'aturaleza del cargoC
E>ecucin y procesamiento de informes de diversos documentos acad!micos$
3$* Funciones espec=ficas del cargo
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a# 5rocesar la documentacin de los alumnos de las Facultades y6o
Escuelas asignadas a su cargo$
b# Elaborar informes t!cnicos de los diferentes documentos y6o tr:mites
acad!micos que solicitan los estudiantes y las unidades acad!micas y
administrativas de la universidad$
c# Elaborar los certificados de estudios y las constancias acad!micas
emitidas por la oficina y que se encuentren se<aladas en el F$&$5$A$$
d# Derificar la identidad de los estudiantes que solicitan certificados de
estudios, en coordinacin con el personal responsable del archivo
acad!mico$
e# Organizar, ordenar, verificar, conservar y preservar el archivo acad!mico
y administrativo, ba>o su responsabilidad, garantizando su idoneidad y
veracidad$
f# 5reparar los informes y documentos a tramitar, para la firma del 7efe de
&nidad y del .irector de Oficina
g# Apoyar y coordinar con el personal de oficina, para el me>oramiento
cumplimiento de las funciones$
h# ealizar las dem:s funciones que le asigne el 7efe de la &nidad de
egistros Acad!micos$
3$3 %=nea de .ependenciaC
.epende del 7efe de la &nidad de egistros Acad!micos$
3$8 equisitos m=nimosC
- F=tulo no universitario de un centro de estudios superiores relacionado con
el :rea$
- Amplia eEperiencia en actividades variadas de oficina
A%FE'AF4DA
- Estudios universitarios que incluya materias relacionadas con el :rea
- EEperiencia y capacitacin en el :rea$
,. FUN%IONES ES-E%IFI%AS DEL TE%NI%O
8$, .enominacin del cargo
0argo estructuralC FJ0'40O 44 E' EG4?FO? A0A.EM40O?
8$) 'aturaleza del cargoC
E>ecucin de actividades t!cnicas en los sistemas administrativos de apoyo a
la oficina$
8$* Funciones espec=ficas del cargoC
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a# E>ecutar y coordinar actividades relacionadas con el registro,
procesamiento, clasificacin, verificacin y archivo del movimiento
documentario$
b# Elaborar informacin de datos relacionado al desarrollo acad!mico de las
Facultades$
8$3 %=nea de .ependenciaC
.epende del 7efe de la &nidad de egistros Acad!micos
8$8 equisitos M=nimosC
- F=tulo no &niversitario de un centro de estudios superior relacionado con
la especialidad$
- EEperiencia en labores t!cnicas de egistros documentarios
A%FE'AF4DA
- Estudios universitarios que incluya materias relacionadas con el :rea$
- Amplia eEperiencia y capacitacin en labores t!cnicas de egistros de
documentos$
1. FUN%IONES ES-E%IFI%AS DEL TE%NI%O
9$, .enominacin del cargoC
0argo estructuralC O5EA.O 5A. 444
9$) 'aturaleza del cargoC
E>ecucin de actividades de inform:tica$
9$* Funciones especificas del cargo
a# ealizar el procesamiento autom:tico de toda la informacin acad!mica
solicitada por las unidades acad!mico administrativas de la universidad$
b# Monitorear el uso del sistema acad!mico integral computarizado por el
personal de la Oficina$
c# 0oordinar con el 7efe de &nidad y .irector de Oficina sobre la
autorizacin y6o restriccin de acceso de los usuarios, a la informacin
eEistente en el sistema computarizado$
d# Entrenar a los usuarios de la oficina, sobre el mane>o y aplicacin del
sistema y subsistema inform:ticos actuales$
e# Derificar la informacin digitada y de los reportes previos, para garantizar
una buena calidad en su procesamiento definitivo$
f# &tilizar sistemas, equipos y dispositivos inform:ticos que respalden y
prote>an la informacin procesada, para garantizar la seguridad$
g# 0onservar en buen estado y de funcionamiento de los equipos y
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materiales de computo que se encuentra ba>o su responsabilidad, de
acuerdo a las especificaciones t!cnicas respectivas$
h# 4nformar permanentemente al 7efe inmediato sobre el rendimiento del
sistema computarizado eEistente$
i# Elaborar, proponer la implementacin las me>ora de los medios
inform:ticos y6o modificacin de los mismos$
># ealizar las dem:s funciones que le asigne el 7efe de la &nidad de
egistros Acad!micos$

9$3 %=nea de .ependenciaC
.epende del 7efe de la &nidad de egistros Acad!micos$
9$8 equisitos M=nimosC
2 Fitulo no universitario de programador$
- EEperiencia en labores de procesamiento de datos$
A%FE'AF4DA
Estudios universitarios en sistemas o inform:tico$
Amplia eEperiencia en labores de procesamiento de datos$
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