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Instructor: Leonilde Palomino Buitrago 1

Caja Menor












CONCEPTO

La caja menor, es un fondo que se crea en las
empresas para manejar pequeos gastos o
desembolsos, y para su control se asigna a una
persona como responsable de su manejo.

Existen multitud de pagos pequeos, que para
manejarlos a travs de la cuenta Bancos se hace
complejo y puede entorpecer el desarrollo gil de
ciertas actividades, por lo que la solucin es la
constitucin de un fondo de caja mejor que se
encargue de este tipo de pagos, de esta forma,
aquellas compras o pagos menores, que no sean
representativos, se manejan por este fondo.

MANEJO Y CONTROL DEL FONDO DE CAJA MENOR

El monto del fondo de caja menor, depende del tipo
de empresa, puesto que mientras en algunos
negocios $500.000 sern suficientes, en otras, ser
necesario disponer de un fondo de mayor cuanta.

Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere
la implementacin de ciertas polticas, como por
ejemplo: A travs del fondo de caja menor se harn
pagos que no superen determinado monto, o que
determinados pagos, sin importar su monto, no se
deben realizar por caja menor.

En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo
que llamamos dinero de bolsillo, por lo que es
preciso tener un cuidado y control especial sobre
estos recursos, y debe autorizarse una persona de
entera confianza y responsabilidad para que lo
administre.

Constitucin del fondo de caja menor. Para
constituir el fondo de caja menor, se retira plata del
Banco a travs del giro de un cheque por el monto
presupuestado.

Ejemplo: el 10 de mayo de 2014, Almacn el Palacio
del Calzado, segn cheque No. 49001 del Banco del
Caribe, constituye su fondo fijo de caja menor por un
valor de $400.000 para gastos menores o iguales a
$50.0000. De igual manera autoriza a Mara
Contreras como responsable del fondo.

El registro contable a la hora de constituir el fondo,
ser como se muestra a continuacin:





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COMPROBANTE DE CONTABILIDAD


CDIGO DETALLE PARCIALES DBE HABER
1105 CAJA $400.000,00
110510 Cajas menores

11051001
Mara Contreras $400.000,00
1110 BANCOS $400.000,00
111005 Moneda Nacional

11100501
Banco del Caribe $400.000,00
Para constituir fondo fijo segn cheque No. 49001
SUMAS IGUALES: $400.000,00 $400.000,00




Reembolso de caja menor. Cuando el fondo de caja
menor se agota, o llega a un determinado monto, se
procede a rembolsar el dinero utilizado.

En este momento, el responsable del fondo de caja
menor, hace entrega de los soportes de los gastos
incurridos para que le sea rembolsado su valor y as
recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.

Ejemplo: continuando con el caso de Almacn el
Palacio del Calzado, a continuacin se muestran los
diferentes pagos realizados a travs del fondo de caja
menor:

12 de mayo de 2014: recibo No. 0001, 2 resmas de
papel a $7.000 cada una
15 de mayo de 2014: recibo No. 0002, gastos de
cafetera por valor de $12.000.
16 de mayo de 2014: recibo No. 0003, tinta para
impresora por valor de $42.000.
18 de mayo de 2014: recibo No. 0004, servicio de taxi
por valor de $5.000.
19 de mayo de 2014: recibo No. 0005, servicio de
aseo por valor de $40.000.
21 de mayo de 2014: recibo No. 0006, acarreo de
mercancas por valor de $50.000.
22 de mayo de 2014: recibo No. 0007, flores
cumpleaos por valor de $32.000
22 de mayo de 2014: recibo No. 0008, fotocopias por
valor de $18.000.
23 de mayo de 2014: recibo de No. 0009, elementos
de aseo por valor de $50.000.
24 de mayo de 2014: recibo No. 0010, gastos de
cafetera por valor de $47.500.
25 de mayo de 2014: recibo No. 0011, pintura para
decorar oficinas por valor de $32.800.
27 de mayo de 2014: recibo No. 0012, servicio de taxi
por valor de $12.000.
28 de mayo de 2014: recibo No. 0013, papelera y
elementos de oficina por valor de $32.300.

No.: FECHA: 10 de Mayo de 2014
Almacn El Palacio del Calzado
Nit. No. 900450360-5
Sincelejo, Sucre - Colombia


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Procedimiento:

PRIMER PASO:

Para su control, cada vez que se realiza un pago a
travs del fondo fijo de Caja Menor, la responsable
del mismo prepara el correspondiente recibo, tal y
como se puede observar a continuacin:

Modelo de recibo de Caja Menor:

























Recibo de caja
menor
Almacn El Palacio del
Calzado
Nit. No. 900450360-5
Pagado a: Papelera Escolar Ltda. Valor:
$7.000.00
Por concepto de: Una resma de papel tamao carta.
Elaborado por: Mara Contreras
Recibido:




PAPELERA ESCOLAR
Ltda.
Nit, No. 980211601-9
CDIGO
$7.000,00
VALOR
519530


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SEGUNDO PASO:

En forma simultnea, cada vez que se produce un
pago a travs del fondo fijo de Caja menor, la persona
responsable del fondo, registra cada uno de los
comprobantes o recibos en el Libro Auxiliar de Caja
Menor, tal y como aparece en la siguiente ilustracin:

Caja Menor


FECHA
2014
DETALLE DEBE HABER SALDO
Mayo 10 Cheque No. 49001 Bco. del Caribe, Constitucin
Fondo Fijo
400.000,00 400.000,00
Mayo 12 Rbo. No. 0001: una resma de papel 7.000,00 39.300,00
Mayo 15 Rbo. No. 0002: gastos de cafetera 12.000,00 381.000,00
Mayo 16 Rbo. No. 0003: tinta para impresora 42.000,00 339.000,00
Mayo 18 Rbo. No. 0004: servicio de taxi 5.000,00 334.000,00
Mayo 19 Rbo. No. 0005: servicio de aseo 40.000,00 294.000,00
Mayo 21 Rbo. No. 0006: acarreo de mercancas 50.000,00 244.000,00
Mayo 22 Rbo. No. 0007: flores cumpleaos 32.000,00 212.000,00
Mayo 22 Rbo. No. 0008: fotocopias 18.000,00 194.000,00
Mayo 23 Rbo. No. 0009: elementos de aseo 50.000.00 144.000,00
Mayo 24 Rbo. No. 0010: gastos de cafetera 47.500,00 96.500,00
Mayo 25 Rbo. No. 0011: pintura para decorar oficinas 32.800,00 63.700,00
Mayo 27 Rbo. No. 0012: servicio de taxi 12.000,00 51.700,00
Mayo 28 Rbo. No. 0013: papelera y elementos de oficina 32.300,00 19.400,00

TERCER PASO:


Como puede observar, el fondo fijo de Caja Menor ha
llegado a un nivel mnimo, es decir, solamente se
dispone de $19.400 (segn libro auxiliar), es el
momento para que la responsable Mara Contreras
solicite a la gerencia o ante el propietario del negocio
un reembolso o reintegro para cubrir los gastos
realizados hasta la fecha.

En este momento Mara, como responsable del fondo
prepara el respectivo documento de Reembolso (Ver
ilustracin):



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Modelo de reembolso de Caja Menor:





































CUARTO PASO:

Finalmente, el gerente o propietario del negocio, gira
el cheque No. 49501 del Banco del Caribe por un
valor de $380.600 que corresponde al valor del
reembolso.






PAGADO A CONCEPTO VALOR
Papelera Escolar Ltda.
Panadera Las Delicias
Mundo impresoras
Radio Taxi Ltda.
Claudia Pacheco
Acarreos del Caribe S.A.
Floristera Los Laureles
Fotocopias de Sincelejo
Almacn xito
Panadera Las Delicias
Pintulacas de Sucre
Radio Taxi Ltda.
Papelera Escolar Ltda.


Resmas de papel
Gastos de cafetera
Tinta para impresora
Servicio de taxi
Servicio de aseo
Acarreo de mercancas
Flores cumpleaos
Fotocopias
Elementos de aseo
Gastos de cafetera
Pintura para decorar oficinas
Servicio de taxi
Papelera y elementos de oficina

$ 7.000,00
12.000,00
42.000,00
5.000,00
40.000,00
50.000,00
32.000,00
18.000,00
50.000,00
47.500,00
32.800,00
12.000,00
32.300,00

TOTAL:
$ 380.600,00




Almacn El Palacio del Calzado
Nit. No. 900450360-5
Sincelejo, Sucre - Colombia

Valor del fondo: $400.000,00
Menos efectivo: 19.400,00
Vales: 0,00
Otros: 0,00
Valor del reembolso: $380.600,00

Reembolso de Caja Menor No. 001
Fecha: 30 de mayo de 2014

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Contabilizado por:


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Estados Financieros






4.1 ESTADOS FINANCIEROS

Los estados financieros, cuya
preparacin y presentacin es
responsabilidad de los
administradores de la empresa o
negocio, son el medio principal para suministrar
informacin contable a quienes no tienen acceso a los
registros de una unidad productiva.

4.1.1 Clases, Caractersticas y Aspectos Normativos.
Teniendo en cuenta las caractersticas de los usuarios
a quienes van dirigidos o los objetivos especficos que
los originan, los estados financieros se dividen en
estados de propsito general y de propsito especial.

El Decreto Reglamentario 2649 de 1993, hace una
clasificacin de los estados financieros atendiendo las
caractersticas de los usuarios a quien van dirigidos,
as:

De propsito general:

1. Estados financieros bsicos:

a) Balance general;
b) Estado de resultados;
c) Estado de cambios en el patrimonio;
d) Estado de cambios en la situacin financiera, y
e) Estado de flujos de efectivo.

2. Estados financieros consolidados:

De propsito especial

1. Balance inicial.
2. Estados financieros de perodos
intermedios.
3. Estados de costos.
4. Estado de inventarios.
5. Estados financieros extraordinarios.
6. Estados de liquidacin.
7. Estados financieros que se presentan a las
autoridades.
8. Estados financieros preparados sobre una base
comprensiva distinta de los principios de contabilidad
generalmente aceptados.

Estados financieros comparativos.
Estados financieros certificados y
dictaminados.

4.1.2 Estados Financieros Bsicos. Son estados
financieros bsicos:

1. El balance general,
2. El estado de resultados,
3. El estado de cambios en el patrimonio,
4. El estado de cambios en la situacin financiera,
5. El estado de flujos de efectivo.







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Modelo de Estado de Resultados (Segn Sistema de Inventario Peridico):




ALMACN LA REBAJA
Estado de Resultados
Del 1 de enero a 31 de diciembre de 2014

VENTAS NETAS $7.000.000

Menos: COSTO DE VENTAS
Inventario inicial de mercancas $ 9.000.000
Ms: Compras netas 5.000.000
Total mercanca disponible $14.000.000
Menos: Inventario final de M/cas 8.500.000
TOTAL COSTO DE VENTAS: 5.500.000
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS $1.500.000

Menos: GASTOS OPERACIONALES
De administracin: $2.600.000
Gastos de personal $1.000.000
Arrendamientos 900.000
Servicios 200.000
Amortizaciones 200.000
Honorarios 300.000

De ventas: 7.000
Provisiones $ 7.000
TOTAL GASTOS OPERACIONALES: 2.607.000
PRDIDA OPERACIONAL ($1.107.000)

Menos: GASTOS NO OPERACIONALES
Financieros 5.000
PRDIDA DEL EJERCICIO ($1.112.000)




Modelo de Estado de Resultados (Segn Sistema de Inventario Permanente):


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ALMACN LA REBAJA
Estado de Resultados
Del 1 de enero a 31 de diciembre de 2014

VENTAS NETAS $7.000.000

Menos: COSTO DE VENTAS 5.500.000
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS $1.500.000

Menos: GASTOS OPERACIONALES
De administracin: $2.600.000
Gastos de personal $1.000.000
Arrendamientos 900.000
Servicios 200.000
Amortizaciones 200.000
Honorarios 300.000

De ventas: 7.000
Provisiones $ 7.000
TOTAL GASTOS OPERACIONALES: 2.607.000
PRDIDA OPERACIONAL ($1.107.000)

Menos: GASTOS NO OPERACIONALES
Financieros 5.000
PRDIDA DEL EJERCICIO ($1.112.000)





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Modelo de Balance General o Estado de Situacin Financiera:

ALMACN LA REBAJA
Balance general
31 diciembre de 2014

ACTIVO
ACTIVO CORRINTE
Caja $ 480.000
Bancos 7.995.000
Clientes $2.000.000
Menos: Provisin 7.000 1.993.000
Cuentas por cobrar a trabajadores 20.000
Mercancas no fabricadas por la empresa 8.500.000
Gastos pagados por anticipado 400.000
TOTAL ACTIVO CORRIENTE: $19.388.000
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
Equipo de oficina $2.000.000
Equipo de computacin y comunicacin 3.000.000
TOTAL PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 5.000.000

OTROS ACTIVOS
Cargos diferidos 400.000
TOTAL ACTIVO: $24.788.000
PASIVO

PASIVO CORRIENTE
Proveedores nacionales $ 8.000.000
Acreedores varios 5.000.000
Costos y gastos por pagar 300.000
TOTAL PASIVO CORRIENTE: $13.300.000
PATRIMONIO

Capital de personas naturales $12.600.000
Menos: Prdida del ejercicio 1.112.000
TOTAL PATRIMONIO: 11.488.000
TOTAL PASIVO MS PATRIMONIO $24.788.000