Perancangan Strategik Dalam Pembangunan Pusat Sumber Sekolah

Oleh
Zuridah Hanim bt Dato Md. Akhir
Pengenalan
Hambatan membangunkan sebuah Pusat Sumber Sekolah yang cemerlang dan
berkesan sering menjadi bebanan kepada Guru Perpustakaan Media (GPM) ataupun
penyelaras Pusat Sumber Sekolah. Bebanan tugasan lain di sekolah, aktu mengajar yang
melebihi peruntukan aktu yang sepatutnya serta turut terlibat akti! dalam akti"iti ko#kurikulum
sekolah menyebabkan Pusat Sumber Sekolah berdiri $kaku dan beku%. Pusat Sumber Sekolah
masih berada pada tahap yang sama, tidak memberi kesan kepada pencapaian sekolah
(samada dari aspek kurikulum dan ko#kurikulum) alaupun sekolah terus berkembang.
&antaran itu, GPM selaku pengurus Pusat Sumber Sekolah perlu mempunyai misi dan
hala tuju yang jelas berkenaan gambaran Pusat Sumber Sekolah pada masa depan.
Pengurusan Pusat Sumber Sekolah berasaskan pendekatan perancangan yang strategik akan
menjadikan Pusat Sumber Sekolah sebagai sebuah organisasi yang proakti! dalam membina
masa depannya.
Pengurusan Strategik?
Pelbagai de!inisi diberikan kepada perancangan strategik oleh sarjana#sarjana pengurusan.
'ntaranya(
i. Suatu bentuk perancangan jangka panjang (Hairuddin Md 'li ( )**+, Bustaman 'bd
Mana! ( )**+)
ii. Sistem pengurusan bagi menentukan hala tuju sesebuah organisasi (,ainal ( -+++)
iii. Penekanan kepada penggubalan, pelaksanaan, penilaian strategik dan
penambahbaikan berterusan (.hompson ( -++*, Bustaman 'bd. Mana! ( )**+,
/au!man, Herman, 0atters ( -++1)
i". 'lat untuk menjadi lebih produkti! (Barry ( )**2) dan organisasi yang ino"ati! (Su!ean
Hussin ( )**))
". 3ipta, pilih strategik, rancang dan laksanakan (4idles ( -++1)
"i. Pernyataan hasil untuk merealisasikan "isi dan misi ('llison 5 /ayer ( -++6), (Hairuddin
Mohd 'li ( )**+) dan (Heather ( -++7)
"ii. Strategi untuk merebut peluang sambil mengurangkan kelemahan, cabaran serta
ancaman ('llison 5 /ayer ( )**8), (Heather ( -++7), (/au!man, Herman 5 0atter (
-++1).
1
Berdasaran pernyataan di atas jelas membuktikan bahaa perancangan strategik dapat
bertindak sebagai garis panduan bagi sesebuah organisasi untuk menentukan prestasi dan
produkti"iti yang dimatlamatkan untuk menjadi organisasi yang cemerlang dan berkualiti.
Kepentingan Perancangan Stategik dalam Pembangunan Pusat Sumber Sekolah
Menjadi Pusat Sumber Sekolah 3emerlang merupakan idaman hampir semua guru
perpustakaan media. 9amun kecemerlangan ini sebenarnya perlu dirancang. Sebagai
pemimpin dan penggerak, GPM perlu ber!ikiran strategik untuk menjadikan perancangan itu
lebih berkesan. GPM bersama pihak pentadbiran sekolah perlu merangka "isi dan misi Pusat
Sumber Sekolah bagi membantu ahli#ahli dalam organisasi sekolah dapat melihat $rupa% Pusat
Sumber Sekolah pada masa depan dan bersama#sama membantu proses dan pelaksanaan
operasi supaya seiring untuk mencapai matlamat.
/eperluan perancangan strategik dalam pembangunan Pusat Sumber Sekolah dapat dilihat
dalam aspek#aspek berikut(
i. Perancangan strategik menjadi panduan kepada penggubalan perancangan taktikal dan
operasi tahunan Pusat Sumber Sekolah. Hala tuju yang jelas membolehkan guru
perpustakaan media merancang program#program tahunan, melibatkan seluruh komuniti
sekolah dan menggunakan seluruh sumber yang ada secara optimum.
ii. Menjadi asas kepada perancangan keangan dan belanjaan Pusat Sumber Sekolah
dalam jangka panjang (:obinson 5 :obinson ( -++7).
iii. Perancangan strategik dapat bertindak sebagai instrument kualiti bagi membolehkan
pengurus Pusat Sumber Sekolah membuat penilaian dan penambahbaikan secara
berterusan supaya matlamat sebenar Pusat Sumber Sekolah dapat dicapai dan
masalah#masalah yang membantutkan operasi pembangunan Pusat Sumber Sekolah
akan lebih mudah dikesan. ;engan kerjasama pihak pentadbir dan 'hli <aatankuasa
Pusta Sumber Sekolah, projek#projek khas untuk mengatasi masalah dapat dirancang
dengan mudah kerana matlamat yang ingin dicapai jelas.
i". Pembangunan Pusat Sumber Sekolah tidak akan terhenti sekiranya berlaku perubahan
kepimpinan. Projek#projek yang dirancang akan diteruskan kerana perancangan
strategik yang telah diterima diperingkat mesyuarat induk merupakan dokumen utama
bagi kepimpinan baru menjalankan tugas di samping !ail kuasa.
". Perancangan strategik membantu pihak pengurusan Pusat Sumber Sekolah
mengenalpasti perkhidmatan yang diperlukan dan apa yang diharapkan oleh pelanggan.
Proses pengenalpastian ini dapat dilakukan menerusi analisis persekitaran luaran dan
dalaman, mengenalpasti kekuatan dan kelemahan serta menggubal strategi#strategi
yang berkesan menerusi analisis S0=.. >nstrument soal selidik turut boleh digunapakai.
"i. ;apat mengenalpasti !aktor#!aktor yang boleh membantu memperbaiki mutu
perkhidmatan sedia ada dan apa yang harus dibuat untuk menghadapi perubahan.
2
"ii. Mempergunakan $alat% yang dapat mengikat jaatankuasa bersama#sama berkolaborasi
menggabungkan idea, pendapat dan penyertaan dalam akti"iti. Perbincangan
berterusan akan berlaku untuk meningkatkan kemajuan. Secara tidak langsung
perancangan strategik menjadi pengikat kepada ahli jaatankuasa yang lain untuk
memberi komitmen.
"iii. Misi dan "isi Pusat Sumber Sekolah yang seiring dengan "isi dan misi sekolah
membolehkan hasrat Pusat Sumber Sekolah menjadi nadi dan nukleus sekolah
tercapai. Pusat Sumber Sekolah dapat merancang dan seterusnya melaksanakan
akti"iti untuk membantu meningkatkan kecemerlangan sekolah.
i?. 'lat untuk mengukur keberkesanan organisasi.
Menedia Perancangan Strategik
!angkah "# Perancangan dan hala tu$u organisasi
Perancangan strategik perlu disediakan dengan teliti, terancang serta mengambil kira
aspek#aspek keperluan pembangunan PSS. >nstrumen PSS 3emerlang seharusnya menjadi
rujukan utama memandangkan instrumen PSS yang digubal telah meliputi hampir keseluruhan
aspek pembangunan PSS 3emerlang. Perancangan Strategik perlu mengandungi elemen @
elemen berikut (#
-. Aisi dan misi PSS @ bagi mengenal pasti hala tuju pss
). =bjekti! dan matlamat @ apa yang sebenarnya mahu dicapai.
B. /enalpasti isu dan masalah organisasi @ supaya perancangan yang digubal dapat
mengatasi masalah.
7. .entukan $/ey Per!ormance >ndicator% @ supaya pencapaian boleh diukur dan
penambahbaikan berterusan dapat dilaksanakan.
8. Penjanaan Strategi @ Berdasarkan analisis S0=..
1. Pelan =perasi @ akti"iti berdasarkan strategi yang digubal.
!angkah % # Pen$anaan Strategi
Strategi merupakan cara bagi mencapai matlamat dan objekti! yang ingin dicapai.
;alam hal ini, setiap PSS seajarnya mempunyai strategi yang berbeCa memandangkan
budaya, iklim dan persekitaran setiap sekolah adalah berbeCa. Guru Perpustakaan Media perlu
membuat analisis S0=. terlebih dahulu bagi mengenalpasti kekuatan, kelemahan, peluang
dan ancaman yang berada dalam persekitaran luaran dan dalaman PSS masing#masing.
3
/D/E'.'9 (S) /D&DM'H'9 (0)
PD&E'9G (=)
S.:'.DG> S=
Gunakan kekuatan untuk merebut
peluang
S.:'.DG> 0=
'tasi kekuatan dengan mengambil
peluang yang ada
'93'M'9 (.)
S.:'.DG> S.
Gunakan kekuatan untuk
menghadapi ancaman
S.:'.DG> 0.
3uba meminimumkan kelemahan
di samping mengelakkan
cabaranFancaman
Strategi yang digubal berdasarkan analisis persekitaran dapat membantu pihak
pengurusan PSS merancang dan melaksanakan akti"iti yang %menjadi ubat% kepada masalah
dan %menjadi penaar% kepada keperluan sebenar pelanggan PSS di sekolah tersebut.
3ontoh analisis S0=.
>9.D:9'&
'SSDSSMD9.
DG.D:9'&
'SSDSSMD9.
/D/E'.'9 (S)
-. GPM menjadi !asilitatorFpenceramah
kursus#kursus guru media
). Persekitaran sekolah yang kondusi!
untuk akti"iti pembelajaran
B. Pembantu PSS dan juruteknik
komputer yang berdedikasi
7. Semangat bekerja pengaas PSS
yang tinggi.
8. Semangat ingin tahu dan belajar yang
tinggi.
/D&DM'H'9 (0)
-. <umlah bahan bacaan dan alat bantu
mengajar belum mencapai tahap
yang ditetapkan.
). Guru '</ PSS tidak dapat memberi
komitmen sepenuhnya kerana turut
memegang jaatan lain di sekolah
B. PSS di tingkat empat
7. Pengetahuan pengurusan PSS
dikalangan pengaas PSS F
pembantu PSS terhad
PD&E'9G (=))
-. /erjasama P>BG yang baik
). Sokongan pihak pentadbir
B. Hubungan baik dengan B.P9,
P/G dan PP;
Strategi S=
S-,S),=),S7,
Program Pembudayaan Pembacaan
berkualiti dengan pelaksanaan pelbagai
akti"iti galakan membaca
S), S7,S8,=-,=),
Meningkatkan jumlah laluan ilmu
Strategi 0=
0-,=-,=)
Meningkatkan jumlah koleksi bahan
0),07,=),=B
Meningkatkan Gred PSS
'93'M'9 (.)
-. Beban tugas guru di luar
). Budaya ilmu yang rendah
dikalangan ibu bapa
B. Pengaruh bahasa SMS
Strategi S.
S-,SB, S8, .-,.)
Memperkemas program pendidikan
penggunaan PSS dan kemahiran
maklumat
S-,S),SB,.-,.), .B
Memperkasakan 9>&'M
Strategi 0.
0-,0),.),.B
Mengadakan program bersama panitia
untuk menggalakkan penggunaan PSS
serta meningkatkan pencapaian prestasi
akademik
!angkah & # Kenalpasti isu' matlamat' ob$ekti( ' KP) dan Strategi PSS
4
GPM perlu mengenalpasti isu dan masalah yang dihadapi dalam pengurusan PSS. Strategi
yang digubal pada langkah ) perlulah dapat membantu pihak PSS menyelesaikan isu dan
masalah yang timbul.
!angkah * # Penediaan Pelan +aktikal
Pelan taktikal merupakan senarai akti"iti tahunan yang akan dilaksanakan oleh pihak PSS.
'kti"iti yang dirancang merupakan akti"iti yang dapat menjayakan setiap strategi yang telah
digubal pada langkah ).
3ontoh (#
Strategi Program Pembudayaan Pembacaan Berkualiti ;engan Pelaksanaan Pelbagai 'kti"iti
Galakan Membaca
B>& '/.>A>.> .>9;'/'9 .DMP=H '9GG':'9
/=S (:M)
H'S>&F
=E.3=MDS
/P> /=9.>GD9S> 3'.'.'9
- Sudut
Bacaan
'</
:eading
:oom
<an @
=ktober
-***.** -. Sudut Bacaan di
dalam /elas
). Pertambahan
bilangan buku PSS
B. Pertambahan
jumlah pinjaman
buku
B- sudut bacaan
)72* buah buku
)72* buah buku
Pertambahan
bahan bacaan
menerusi
penghasilan
artikel
!angkah , # Pelan Operasi
Pelan operasi merupakan perancangan yang terperinci untuk melaksanakan pelan taktikal.
GPM boleh menggunakan !ormat berikut untuk memudahkan perincian akti"iti
Penutup
5
Nama Program :
Objektif Program:
Kumpulan Sasaran :
Tarikh an Tempoh :
Kos :
!angkah Proses
Kerja
Tanggungja"ab Tempoh #atatan$
Kontigensi
1
2
3
Penilaian
Tinakan
susulan
Penambahbaikan$ pembetulan$ pen%egahan
!ampiran #arta &antt$ %arta 'liran Kerja
Pengoperasian Pusat Sumber Sekolah yang terancang, berkesan dan cemerlang
membolehkan Pusat Sumber Sekolah tidak bersi!at terasing dengan operasi sekolah malah
konsep sekolah adalah Pusat Sumber akan tercapai. Pengoperasian Pusat Sumber Sekolah
secara tradisional perlu berubah mengikut kehendak semasa kerana ledakan maklumat dunia.
/emajuan maklumat menerusi >nternet dan arus globalisasi telah meujudkan re"olusi
maklumat baru. /eadaan#keadaan ini turut menggubah program#program instruksional yang
sesuai dijalankan di Pusat Sumber Sekolah. Pihak pengurusan Pusat Sumber Sekolah juga
perlu peka dan berusaha memenuhi keperluan pengguna kerana operasi harian Pusat Sumber
Sekolah lebih ber!okuskan pelanggan. Persekitaran yang sentiasa berubah memerlukan
perancangan yang teliti.
:ujukan
'llison, M./ 5 /aye, < ()**8), Strategic Planning For Non-Profit Organizations: A Practical
Guide And Workbook, 9e <ersey, <ohn 0iley 5 Sons.
Barry, B.0. ()**2), Strategic Planning Workbook For Nonprofit Organizations, Saint Paul Minn,
'mherst 0ilder 4oundation.
4idles, :. ()**1), .he Design Features Of Forecasting Support Systes And !"eir
#ffecti$eness, ;ecisions Support Systems, Aol 7), pg B8-#B1-.
Hairuddin M.', Bustaman M.' ()**+), Perancangan Strategik Sekola", /uala &umpur, P.S
Pro!esional
/au!man,:., Herman, <. 5 0atter, /. (-++1%& A Systes Approac" to Sc"ool 'pro$eent : A
Progra #$aluation and Orgazational (earning, . Huestia.com
Perancangan !aktikal PSS S)* +on$ent ,--., 'lor Setar, Sekolah Menengah
/ebangsaan 3on"ent
Su!ean Hussin ()**)), 'no$asi Dasar Pendidikan: Perspektif Siste dan Organisasi, /uala
&umpur, Penerbit Eni"ersiti Malaya.
.hompson, S. (-++*), !"e /ole of organizational +liate and +ulture in t"e Sc"ool
'pro$eent Process: A /e$ie0 of t"e kno0ledge 1ase& (pg B-+#B77), San 4rancisco,
<ossey @Base.
,ainal '.M (-+++), Pengurusan Strategik Sektor Pendidikan, Serdang Selangor, Eni"ersiti
Pertanian Malaysia.
(