Hagamos Un Plan de Grupo

H a g a m o s u n
Pl an
de Gr upo

H a g a m o s u n
Pl an de Gr upo
1

H a g a m o s u n
Pl an de Gr upo
Or i ent ac i ones par a
f or m ul ar est e pl an

Qu es un Pl an de Gr upo?
4

Esun instrumento que nossirve para:
conocer la actual situacin
de nuestro Grupo Scout,
mejorar losresultados mediante
una accin organizada que avance
hacia metas compartidas por todos,
organizar nuestrosrecursos y
determinar qu debemos hacer
para pasar del estado actual
al estado deseado.
El f ut ur o per t enec e
a l os que t i enen pl anes par a el f ut ur o
Hagam os un Pl an de Gr upo!
5

Qu son l as
La vida de un Grupo Scout
est formada por
aspectos muy diferentes,
y para hacer un Plan
que losintegre a todos,
se han ordenado en reas afines
que llamamos
reas estratgicas
6

r eas est r at gi c as?
Val or es
Nuestras convicciones fundamentales,
tal como nacen del propsito
y de losprincipios del Movimiento
y se expresan en la Ley y en la Promesa.
Gest i n
Lastareas de organizacin
y administracin
que desarrollamos en apoyo
a nuestro trabajo educativo.
Pr ogr am a de j venes
Losobjetivos educativos que nos
proponemos, las actividades que
desarrollamos para lograrlos,
y el mtodo que usamos
para actuar con losjvenes.
Fi nanzas
Losrecursos financieros
que obtenemos y administramos
para que nuestrosplanes
se hagan realidad.
Cr ec i m i ent o
Lasmetas
que nosproponemos
para ser msy mejores.
Rec ur sos hum anos
La cantidad y calidad de losdirigentes
que en nuestro Grupo
dan testimonio de losvalores
y contribuyen a la aplicacin del programa.
7

Qu son l os
i ndi c ador es de desar r ol l o?
En cada rea estratgica
es posible identificar funcionesclaves,
que sirven para evaluar si nuestro Grupo
est cumpliendo su propsito.
Respecto de cada una de esasfunciones
se ha definido un estado deseable a alcanzar,
el cual se ha formulado en trminosde pregunta
y al que hemos llamado
indicador de desarrollo.
El c onj unt o de 28 i ndi c ador es de desar r ol lo que pr esent a est e plan,
nos per m i t e det er m inar en qu m edi da nuest r o Gr upo
se apr oxim a a un r endi m ient o sat isf ac t or io.
8

Qu pasos c om pr ende
l a f or m ul ac i n del Pl an de Gr upo?
Respecto de cada indicador
Determinar el estado actual
Describir nuestra visin
Establecer metas anuales
Disear acciones
Designar responsables
1.
2.
3.
4.
5.
Respecto del conjunto de indicadores
6. Confeccionar un calendario
7. Establecer un sistema de evaluacin
9

1. Det er m i nar el est ado ac t ual
Losintegrantes del Consejo de Grupo
hacemos un diagnstico de la situacin actual
en relacin con el respectivo indicador,
lo que nospermite identificar
losprincipalesdesafosque enfrentamos.
10

En la prctica, es recomendable leer cada
indicador y compararlo con la realidad del
Grupo. El resultado de esta comparacin se
escribe de manera breve y simple en la columna
estado actual del grfico del respectivo indicador.

En algunos casos se incluye, previo al
indicador, un cuadro estadstico que ayuda a
ordenar los datos necesarios para el diagnstico.
Estos mismos cuadros servirn de ayuda memoria
sobre la forma en que se obtuvo el dato.

Un diagnstico participativo
tiene dosgrandes ventajas:

Analizan la situacin actual
las mismas personas que la viven,
y que conocen los resultados
de anteriores intentos por mejorarla.

Toman conciencia de la situacin
y se comprometen a mejorarla
los mismos que estn llamados a buscar soluciones
y que conocen los recursos con que cuentan.

2. Desc r i bi r nuest r a vi si n
La visin responde a la pregunta
hacia dnde vamos?
De ah que en esta parte se describe la situacin
en la que nosgustara estar
dentro de un cierto tiempo,
y que significar un cambio favorable
respecto de la situacin actual.
11

Este paso supone una cierta capacidad Es una visin y no una meta, por l o que
para imaginar cmo podra ser nuestro basta que se exprese en trminos generales.
Grupo en el futuro.
Se sugiere proyectar esta visin no ms all
Tambin exige realismo, ya que se debe de tres aos y renovarla anualmente para
pensar en un futuro posible, segn los igual perodo. De esa forma, siempre se
recursos con que se cuenta o se podra contar con una visin de futuro
contar. actualizada y desafiante para los prximos
tres aos.

3. Est abl ec er m et as anual es
Una vez descrita la visin,
se establecen metas anuales, esdecir,
lo que durante un ao queremos lograr
en la direccin de esa visin.
12

La meta debe ser factible y en un ao La meta debe ser concreta,
no tiene necesariamente que superar de modo que al evaluar los resultados
ni tampoco alcanzar al indicador de pueda observarse con claridad
desarrollo. Basta con l ograr una mejora si se cumpli o no.
respecto del estado actual.
Puede fijarse una o varias metas
La meta debe ser clara, para cada indicador.
expresarse con precisin
y en un lenguaje que todos entiendan.

4 . Di sear ac c i ones
Despus que se establece la meta,
se disean las acciones necesarias
para lograrla.
Una accin esuna actividad
que debemos desarrollar
para avanzar desde el estado actual
hasta la meta propuesta.
13

Elementos bsicos para determinar una accin
e incluirla en el calendario anual:
Contenido En qu consiste?

Destinatarios A quines est dirigida?

Plazos Cundo se realizar?

Los dems elementos -lugar, recursos, detall es de
organizacin, otros- se pueden disear con suficiente
anticipacin durante el desarrollo del plan.

Cada meta puede motivar una o varias
acciones.
Las acciones deben ser precisas.
Las acciones pueden desarroll arse durante el
ao o en plazos intermedios, lo que debe
indicarse en la columna respectiva y en el
calendario que se inserta al final del plan.
Las acciones pueden ser desarrolladas por
todo el Grupo, por alguna de sus estructuras
o por cada una de sus Unidades.

5. Desi gnar r esponsabl es
Al mismo tiempo
o despusde disear las acciones,
se designan losresponsables
de que esas acciones se realicen.
14

El responsable puede ser individual o
colectivo.

Si es individual, esa persona asume la
responsabilidad de coordinar a quienes
intervienen en la realizacin de la
accin, ya que ser el responsable de
una accin no signifi ca hacerla solo.

Si el responsable es un organismo del
Grupo, quien lo preside asume la tarea de
conducir a todos los que intervienen en la
accin.

Lo importante en este caso es que la
responsabilidad no se diluya y siempre
est claro quin coordina.

6. Conf ec c i onar un c al endar i o
Una vez que se ha completado
el anlisis de todoslosindicadores,
se confecciona un calendario
en el cual se ordenan segn su fecha
las acciones que se realizarn y susresponsables.
15

Por todas estasrazones es conveniente que el plan se elabore al final del ao scout,
de manera que al comenzar el siguiente, tanto lasdiferentes Unidades del Grupo
como lasestructuras de la Asociacin, estn preparadas y sepan lo que hay que hacer.

La elaboracin del plan culmina en la confeccin
del calendario de actividades.
Las diferentes Unidades deben conocer este
calendario antes de dar inicio a su primer ciclo de
programa del ao, ya que en la organizacin de sus
propias actividades deben considerar las acciones
programadas a nivel Grupo.
A su vez, el Plan de Grupo debe considerar entre
sus metas aquellas que provienen de la visin que
tiene cada Unidad.

Copias de este calendario, de los cuadros
estadsticos y de los grficos correspondientes
a todos los indicadores, deben ser
proporcionadas al Distrito respectivo, para que
se consideren las acciones de apoyo que sean
necesarias a ese nivel.
El plan del Distrito se comunicar a su vez a
las estructuras provinciales o nacional es, segn
el sistema de planificacin que haya decidido
la Asociacin de acuerdo a su estructura.

7. Est abl ec er un si st em a
Antes de poner en marcha el plan
debe desarrollarse un sistema
de evaluacin que permita:
corregir y reforzar durante la marcha,
estimular y apoyar a losparticipantes
y observar si se lograron
losresultados esperados.
16

Reforzar y corregir las acciones, y en algunos casos las metas, es una tarea peridica y constante,
sin la cual no hay posibilidad de xito.
Evaluar no es sinnimo de calificar o censurar. Antes que todo es estimular, apoyar y dar ideas constructivas,
que contribuyan a corregir la marcha y a la vez motiven a las personas.
Elaborar un plan y no hacerle seguimiento ni comprobar si se lograron resultados, es peor que no haber
hecho nunca un plan, porque el grupo que lo hizo pierde credibilidad en s mismo y ms adelante
ser muy difcil retomar la iniciativa.
Lo que ms estimula a un dirigente que est empeado en cumplir un plan, es mirar a los lados y ver que
todos estn comprometidos en la misma tarea, comprobando que esto va en serio .

de eval uac i n, y dar segui m i ent o
17

Es conveniente que un miembro del Consejo de Grupo se encargue especficamente
del seguimiento del plan, liberando al Responsable de Grupo para que atienda l as tareas
inmediatas de coordinacin. Algunas acciones de seguimiento pueden ser:

Mantener estadstica confiable, que permita evaluar con precisin
los avances en las metas que son medibles.

Observar directamente el desarrollo de las acciones proyectadas,
insinuando correcciones, nfasis o refuerzos.

Sostener entrevistas individualesperidicas con losresponsables,
para evaluar el grado de cumplimiento de l as tareas asumidas.

Destinar un espacio en lasreuniones peridicas del Consejo de Grupo
a examinar la marcha del plan y efectuar correcciones y refuerzos.

Realizar encuentros especiales del Consejo de Grupo, destinados slo a evaluar
el estado de avance del plan. Son recomendables dos en el ao.

18

H a g a m o s u n
Pl an de Gr upo
Los i ndi c ador es
de desar r ol l o
19

VALORES
Esta rea se refiere a nuestras convicciones fundamentales, tal como
se desprenden de la misin y de losprincipios del Movimiento Scout y
se expresan en la Ley y la Promesa.
El mtodo scout procura que estosvaloressean asumidos por
nuestros jvenes y susdirigentes de una manera tan profunda, que
lleguen a formar parte de su personalidad y de su conducta.
La obtencin de este objetivo esla misin fundamental del
Movimiento y la medida en que se logre representar el mayor o menor
xito de la tarea educativa de un Grupo.
20

1. Se esfuerzan nuestrosjvenes por vivir
los valores contenidos en la Ley y la Promesa?
21
Estado actual Visin Meta anual Acciones Responsables

2. Expresan nuestrosjvenes en acciones su gusto por la vida
y su disposicin a compartir con losdems, valorando a todaslaspersonaspor igual?
22

3. Manifiestan losjvenes su interspor el medio ambiente
participando en actividades destinadas a preservarlo y mejorarlo?
23

4. Jvenes y dirigentes
integran su fe religiosa en su vida?
24

5. Dan testimonio nuestrosdirigentes de losvaloresscouts
e invitan con su conducta a vivir esosvalores?
25

26

PROGRAMA DE JVENES
El programa educativo esel medio por el cual el Movimiento trata de
lograr su propsito respondiendo a las necesidades e intereses de los
jvenes.
Se basa en losprincipiosfundamentales, se ofrece en forma
permanente y progresiva, se construye y desarrolla con la participacin
activa de lospropios jvenes y responde a sus necesidades y a las de la
comunidad en que viven.
Esun proceso progresivo de educacin y desarrollo personal que
comprende las actividades que se realizan, los objetivos educativos que
los jvenes se proponen y el mtodo en base al cual se acta.
El programa de jvenes cubre la totalidad de la experiencia de un
joven en el Movimiento. Evaluarlo constantemente es una de las
condiciones de vigencia de un Grupo Scout.
27

6. Desarrollan nuestras Unidades su calendario de actividades
con la participacin de susjvenes y utilizando el ciclo de programa?
28

7. Se evalan y reconocen apropiadamente
los objetivos personales logrados por losjvenes?
29

Cuadro Auxiliar
del indicador N 8
Indica para cada Unidad y en cada rea de crecimiento,
la cantidad de actividades variables realizadas durante el ao anterior:
(Ten presente que muchas activi dades contribuyen al desarrollo de los jvenes
en ms de un rea de crecimiento. En esos casos, regstralas en todas las reas que corresponda.)
30
Unidad Corporalidad Creatividad Carcter Afectividad Sociabilidad Espiritualidad

8. Se realizan en las Unidades actividades que contribuyen a que losjvenes
logren susobjetivos en todaslasreas de crecimiento?
31

Cuadro Auxiliar
del indicador N 9
Utilizando los datos del ao anterior,
completa respecto de cada Unidad el cuadro siguiente.
32

Unidad

Nmero de nios
o jvenes que particip
en la Unidad
en el ao anterior.

Nmero de nios
o jvenes a quienesse les
reconoci el logro de al menos
una etapa de progresin
durante el ao anterior.

9. Logran losjvenes en promedio el reconocimiento de
una etapa de progresin por ao de permanencia?
33

Cuadro Auxiliar
del indicador N 10
Registra las excursiones y campamentos realizadas
por cada Unidad durante el ao anterior.
34

Unidad

Nmero de excursiones o
campamentos realizados
durante el ao anterior.

Nmero de nochesde
excursin o campamento
que tuvo la Unidad durante
el ao anterior.

10. Se realizan lasexcursiones y los campamentos
decididos por los jvenes en los ciclos de programa de las Unidades;
y se observa superacin en su preparacin, montaje y desarrollo?
35

Cuadro Auxiliar del indicador N 11
En el cuadro siguiente, individualiza las actividades de servicio o desarrollo
realizadas por cada Unidad durante el ao anterior.
36

Unidad

Actividades de servicio
de losjvenes a la comunidad
Actividades de desarrollo comunitario,
con la participacin de la comunidad
en su planificacin y realizacin

11. Se integran nuestrosjvenes en la comunidad
mediante acciones de servicio y/ o desarrollo?
37

Cuadro Auxiliar
del indicador N 12
En los indicadores anteriores hemos considerado varios elementos del mtodo scout.
Ahora, qu frecuencia ha tenido en el ltimo ao, en las distintas Unidades,
la aplicacin de los dems elementos del mtodo scout que se mencionan en este cuadro?
Utiliza las siguientes calificaciones: Elevada (E), Media (M), Baja (B), Nula (N).
38

Unidad

Presencia estimulante
del adulto
Se mide considerando
las competencias de los
dirigentes para el cargo,
el nivel de cumplimiento de sus
responsabilidades y la calidad
del acompaamiento de la
progresin de los jvenes.

Sistema de equipos
Medido en trminos de
atractivo, autonoma, cohesin,
participacin y cumplimiento
de tareas de los pequeos grupos,
segn la modalidad en que
debe aplicarse en cada Rama.

Marco simblico
Medido segn la intensidad
con la cual el marco simblico
de cada Rama se aplica,
entusisma e influye
en el comportamiento
de los jvenes.

Aprendizaje por el juego
Medido en trminos
de cantidad, calidad y
diversidad de los juegos,
y forma en que contribuyen
a que los jvenes tengan
experiencias variadas.

12. Se demuestra en la vida de grupo de nuestras Unidades que se aplican
loselementos del mtodo mencionados en el cuadro anterior?
39

40

RECURS OS HUMANOS
La aplicacin del programa educativo necesita dirigentes
competentes, que den testimonio de losvaloresscouts y sean
capaces de orientar y coordinar losdistintosaspectos que
forman parte de la vida de una Unidad o del Grupo Scout.
Esto exije destinar tiempo para captar dirigentes adultos o
jvenes adultos, capacitarlos, obtener su compromiso con la
tarea, apoyarlos en su desarrollo y evaluar su desempeo.
41

13. Se captan nuevosdirigentes, de acuerdo a lasnecesidades y
al perfil que se requiere para desempear losdiferentes cargos?
42

14. Cada vez que losdirigentes asumen un cargo se formaliza
con ellosun compromiso mutuo por un perodo determinado?
43

Cuadro Auxiliar
del indicador N 15
Utilizando los datos del ao anterior,
completa respecto de cada Unidad el cuadro siguiente:
44

Unidad

Nmero de dirigentes

Nmero total de mdulos
o sesiones de cursos
de formacin que los
dirigenteshaban convenido
en su plan personal
para el ao anterior.
Nmero total de mdulos
o sesiones de cursos
de formacin que
esos mismosdirigentes
completaron durante
el perodo indicado.

Relacin porcentual
entre lasdos
columnas anteriores.

Otrosmiembros del
Consejo de Grupo que no
desempean funciones
en las Unidades

15. Obtienen losdirigentes en el plazo previsto
las competencias convenidas en su plan personal de formacin?
45

16. Se proporciona a losdirigentes el apoyo necesario
para el ejercicio de su funcin y se evala su desempeo?
46

GESTIN
La administracin forma parte de la tarea de losdirigentes, ya que una
organizacin dbil constituye un obstculo para el desarrollo de un Grupo
Scout.
Poseer una estructura efectiva, integrar a los padres en la vida del Grupo,
mantener una red eficiente de comunicaciones, desarrollar una relacin
armoniosa con la institucin patrocinante, vincularse con lasorganizaciones
de la comunidad, participar en la vida de la Asociacin, son funciones tan
determinantes para el crecimiento como la calidad del programa, la
progresin de losjvenes y el desarrollo personal de losdirigentes.
El Consejo de Grupo debe tomar conciencia de la importancia de estas
tareas y asumirlas con efectividad.
47

17. Se rene peridicamente el Consejo de Grupo y cumple susfuncionesde coordinacin
de las Unidades, administracin del Grupo y desarrollo personal de losdirigentes?
48

18. Desarrollan lospadres lasfunciones educativas y lastareas
administrativas que les corresponden en la vida del Grupo?
49

19. Se entrega oportunamente la informacin apropiada a dirigentes,
padres y autoridades de la comunidad y de la Asociacin?
50

20. Disponen las Unidades de locales,
equipos y materialessuficientes para desarrollar sus actividades?
51

21. Se mantienen limpiosy segurosloslocales,
instalaciones y equipos?
52

22. Se registra el Grupo de manera completa y oportuna
en la Asociacin; y participa en susestructurasy actividades?
53

23. Se relaciona activamente el Grupo con la institucin patrocinante
y con lasorganizaciones y autoridades de la comunidad local?
54

FINANZAS
Para que nuestros planes se conviertan en resultados concretos, es
necesario reunir recursos suficientes.
El hecho que el Movimiento Scout sea una organizacin sin fines de lucro
no significa que deba desatender lasfinanzas. Por el contrario, como el
Grupo no percibe ingresospor losservicios que presta, con mayor motivo
debiera asegurar otros medios de captacin financiera y una apropiada
utilizacin de los recursos. Ms autnomo y estable ser un Grupo mientras
ms independiente sea desde el punto de vista financiero.
De ah que el plan de Grupo tambin debe considerar metas en este
campo.
55

24. Se elabora un presupuesto para financiar las acciones
previstas en el plan de Grupo; y se gasta de acuerdo con ese presupuesto?
56

25. Obtiene el Grupo recursos suficientes, a travs de
variadas fuentes de ingreso, para financiar las acciones previstas en su Plan?
57

26. Se llevan al da losarchivos,
actas, inventarios, cuentas y comprobantes?
58

CRECIMIENTO
El crecimiento de un Grupo no es casualidad. Y si por accidente as
ocurriera, su desarrollo no sera estable.
El crecimiento depende de la unin de muchos factores. Un Grupo
identificado con losvalores del Movimiento, con un programa atractivo y
apropiado de actividades, apoyado por adultos y jvenes adultos
competentes, con un adecuado sistema de organizacin y con recursos
suficientes para apoyar su accin educativa, ser un Grupo que crecer en
cantidad y en calidad.
De ah que losindicadores que siguen slo procuran ordenar el aumento
de jvenes y dirigentes que resultar de la aplicacin de este plan.
59

27. Se mantienen Unidades de tamao apropiado en todaslas Ramas;
y se cuenta con un nmero suficiente de dirigentes?
60

28. Ha previsto el Grupo un programa de crecimiento en nios, jvenes y dirigentes
como consecuencia de las acciones establecidas en este plan?
a. Ingreso y egreso de jvenes y dirigentes durante el ao anterior
(+) (-) (-) (=)
61

Unidad

Nmero de
integrantes
al comenzar
el ao

Nmero de
personas que
ingres durante
el ao

Nmero de jvenes que pas
a otra Unidad o complet
su proceso educativo
en el Movimiento Scout;
y nmero de dirigentes
que sali de la Unidad pero
contina en el Movimiento.

Nmero de
personas
que se retir
del Movimiento

Nmero de
integrantes
al finalizar
el ao

jvenes

dirigentes

jvenes

dirigentes

jvenes

dirigentes

jvenes

dirigentes

jvenes

dirigentes

jvenes

dirigentes

jvenes

dirigentes

jvenes

dirigentes

Otros miembros del Consejo
de Grupo que no desempean
funciones en las Unidades

dirigentes

b. Crecimiento planificado en miembros jvenes por Unidad
* Indica aqu, respecto de cada Unidad, el nmero de jvenes sealado en la ltima columna del cuadro "a", de la pgina anterior.
62
Unidad

N actual de
jvenes *
Meta anual

Acciones

Responsables

c. Crecimiento planificado en dirigentes por Unidad
* Indica aqu, respecto de cada Unidad y del Grupo, el nmero de dirigentes sealado en la ltima columna del cuadro "a", de la pgina 61.
63
Unidad

N actual de
dirigentes *
Meta anual

Acciones

Responsables

Otros miembros del
Consejo de Grupo que
no desempean funciones
en las Unidades

64

H a g a m o s u n
Pl an de Gr upo
Cal endar i o anual
de ac t i vi dades
65

66

Mes
67
Fecha

Acciones
Incluye slo acciones a nivel del Grupo Scout. Las actividades de Unidad y las de los
pequeos grupos, se consideran en el calendario del respectivo ciclo de programa,
salvo aquellas que por su relevancia o extensin se desee incluir en este calendario.
Responsables

Mes
68
Fecha

Acciones
Responsables

Mes
69
Fecha

Acciones
Responsables

Mes
70
Fecha

Acciones
Responsables

Mes
71
Fecha

Acciones
Responsables

Mes
72
Fecha

Acciones
Responsables

Mes
73
Fecha

Acciones
Responsables

Mes
74
Fecha

Acciones
Responsables

Mes
75
Fecha

Acciones
Responsables

Mes
76
Fecha

Acciones
Responsables

Mes
77
Fecha

Acciones
Responsables

Mes
78
Fecha

Acciones
Responsables

Esta versin de Hagamos un Plan de Grupo es una
adaptacin resumida del original editado en octubre
de 1991 por la Comisin de Planeamiento Estratgico
del Comit Scout Interamericano.
En su actualizacin trabaj la propia comisin y los
participantes en la XX Conferencia Scout Interamericana,
celebrada en Guadalajara, Mxico, en marzo de 1998.
La edicin final fue realizada en septiembre de 2001
por el equipo de Oficina Scout Interamericana.
79

Oficina Scout Interamericana
OrganizacinMundial del MovimientoScout

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