N 169 Segunda Quincena - Octubre 2008

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VIII -1
Actualidad Empresarial
Los papeles de trabajo, objetivos e importancia
INFORME ESPECIAL
C o n t e n i d o
VIII
1. Aspecto General
Los papeles de trabajo vienen hacer los
documentos elaborados por el auditor,
durante el curso de la elaboracin de au-
ditora que respaldan y fundamentan su
informe, est conformado por el conjunto
de documentos que contienen evidencias
respaldadas del trabajo del auditor.
Es el conjunto de cdulas y documentos
en los que el auditor registra los datos e
informacin obtenidos, as como los re-
sultados de las pruebas realizadas durante
el examen. Por lo tanto, la evidencia de los
anlisis, comprobaciones, vericaciones, e
interpretaciones, etc., en que se fundamen-
tan las opiniones y juicios del auditor se
registran en documentos conocidos como
Papeles de Trabajo, adems documentan
el tipo de examen de auditora realizada
como: Gestin Financiera, examen espe-
cial y proveen evidencia que respalda la
opinin del auditor sobre los hallazgos
de auditora.
2. Objetivos
Los papeles de trabajo se han concebido
como un mtodo efectivo de organizar
toda informacin recopilada referente a
las evaluaciones que se realicen durante
el proceso de auditora.
Los papeles de trabajo se van acumulan-
do a lo largo del perodo del examen, en
la medida que analicemos las evidencias,
desarrollamos recomendaciones y prepa-
ramos nuestros informes; por lo tanto, los
objetivos que persiguen son:
a) Proporciona evidencia del trabajo
realizado.
b) Constituye la fuente primordial para
sustentar el informe y la evidencia del
trabajo realizado, as como el respaldo
de las observaciones, conclusiones y re-
comendaciones incluidas en el informe.
c) Facilita la la revisin y supervisin del
trabajo de auditora.
d) Sirve como registro del trabajo reali-
zado porque proporciona un registro
sistemtico y detallado del trabajo
efectuado por el auditor.
e) Registra los resultados obtenidos,
porque proporcionan un registro de
informacin obtenida y desarrollada,
respaldando los hallazgos, condicio-
nes y recomendaciones que resulten
de la auditora.
f) Sustenta el informe del auditor; el
contenido de los papeles de trabajo
debe ser suciente para respaldar las
opiniones, conclusiones y, en general,
el contenido del informe. El informe
bajo ninguna circunstancia debe
contener informacin o datos que no
sean respaldados por los papeles de
trabajo. Estos papeles deben funda-
mentar la evidencia o falta de ella, en
la que se basa el criterio del auditor y
constituyen prueba de validez de las
operaciones y registros examinados y
contenidos en el informe.
g) Sirve de base de informacin, los datos
utilizados por el auditor para redactar
su informe se encuentran en los papeles
de trabajo. Muchas veces sirven como
fuentes de consultas en el futuro.
h) Respaldan la opinin del auditor ante
un proceso judicial; en casos extraor-
dinarios en que el auditor es llamado
a los tribunales, principalmente por
asuntos relacionados a fraudes u otros
delitos encontrados, los papeles de
trabajo son de gran importancia para
respaldar el contenido del informe de
auditora.
3. Finalidad
Dentro de los fines ms importantes
son:
Soporte del trabajo y del informe.
Ayuda a discutir el informe.
Fuente de consulta futuras auditoras.
Facilidad para la supervisin del
trabajo.
Medicin del trabajo realizado.
Medir el logro de los objetivos esta-
blecidos.
Fuentes de informacin para entre-
namiento: cumplimiento de normas
legales.
4. Importancia
Los papeles de trabajo representan en la
culminacin del trabajo de auditora, la
evidencia documental del trabajo efec-
tuado, de las tcnicas y procedimientos
de auditora aplicadas y de las conclusio-
nes generadas.
Los papeles de trabajo constituyen un
registro permanente del trabajo y se pue-
den convertir en elementos probatorios
ante la ley, ya que representan la eviden-
cia cualitativa y cuantitativa del trabajo;
por esta razn los papeles de trabajo son
importantes porque es mediante estos
que el auditor dejar constancia de las
labores realizadas. Como:
- Respaldan el informe del auditor.
- Proporciona el sustento para el infor-
me de auditora.
- Permite la revisin de la calidad del
trabajo realizado.
- Constituye el vnculo entre las etapas
de planeamiento, ejecucin e infor-
me de auditora.
- Sirve de soporte en los procesos
judiciales.
- Son guas de seguimientos de audi-
tora.
5. Requisitos que deben conte-
ner los papeles de trabajo?
- Deben ser suficientemente claros,
precisos y detallados.
- Deben ser completos y exactos, de-
Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisl
Ttulo : Los papeles de trabajo, objetivos e impor-
tancia
Fuente : Actualidad Empresarial, N 169 - Segunda
Quincena de Octubre 2008
Ficha Tcnica
Los papeles de trabajo, objetivos e importancia ........................................................................................................ VIII-1
Instituto Pacco
Informe Especial
VIII-2
N 169 Segunda Quincena - Octubre 2008
VIII
ben mostrar la naturaleza y el alcance
del trabajo realizado.
- Deben ser legibles y ordenados.
- Deben contener informacin relevante.
- Deben evitarse la inclusin de infor-
macin excesiva e innecesaria.
Al elaborar los papeles de trabajo se
deben considerar primordialmente los
Estados Financieros que son la base de los
anlisis y del el reejo de los resultados
de las operaciones de la entidad.
Tambin deben documentar la compren-
sin y evaluacin del ambiente de control
y de sus sistemas de informacin, registro
y control. Adems se debe considerar los
siguientes aspectos como:
Deben reunir los requisitos de funcio-
nalidad.
Deben archivarse siguiendo el orden
que aparezcan las pruebas.
Cada seleccin del archivo corriente
debe incluir los papeles de trabajo
que documenten pruebas sobre los
procedimientos establecidos.
Deben reejar necesariamente los
resultados y otras evidencias.
6. Contenido de las cdulas de
papeles de trabajo
a) Cada cdula deben incluir en el en-
cabezamiento:
- El nombre y siglas de la entidad
auditada.
- El tipo de examen.
- El perodo del examen.
- Titulo de la cdula de trabajo.
b) En la parte inferior de cada cdula de
trabajo se deben incluir dos recuadros
para anotar:
- En el lado derecho, el cdigo de
acuerdo al ndice que corresponda.
- En el lado izquierdo, el nombre o
iniciales de la persona que prepar,
quin la reviso, as como la fecha de
preparacin y de revisin.
c) Su contenido debe ser conciso encon-
trando relacin directa con el trabajo
realmente ejecutado.
d) Se debe indicar especcamente la
fuente de informacin que respaldan
la propiedad de los registros y opera-
ciones efectuadas.
e) Las aseveraciones que contengan
deben ser correctas y sucientemente
respaldadas y sustentadas.
f) Las cdulas de trabajo deben tener
una referencia cruzada con otros
papeles de trabajo relacionados con
el programa de auditora.
g) Respecto a la informacin y docu-
mentacin adicional obtenida como
evidencia, tales como listados infor-
mtico copias extractos, resoluciones,
fotocopias y otros documentos. Estos
deben ser autenticados por el fedatario
de la entidad, sobre las operaciones de
la entidad, as como las conrmaciones
de terceros para ser considerados como
papeles de trabajo.
7. Caractersticas que renen los
papeles de trabajo
Dentro de las principales tenemos:
a) Identicacin
Los papeles de trabajo deben estar
plenamente identificados con el
nombre de la entidad, el tipo de
legajo, dependencia, unidad orgnica
auditada, quien realiz el trabajo.
b) Ttulo
Debe aparecer el nombre de la c-
dula matriz, proceso auditado, fecha
de elaboracin y nombre de quien
lo elabor y revis los papeles de
trabajo.
c) Referenciacin
Indica la localizacin de una cdula
dentro de un legajo de los papeles de
trabajo.
d) Referenciacin cruzada
Son referencias que encadenan in-
formacin entre diferentes cdulas o
trabajos de auditora, la referencia-
cin cruzada debe ser clara y puede
ser hacia atrs o hacia delante.
La referenciacin cruzada se debe
tener cuidado en denir quien enva
y quien recibe.
e) Orden y Pulcritud
Los papeles de trabajo reejan el
trabajo el trabajo del auditor, por esta
razn deben aparecer perfectamente
ordenados y obedecer las condiciones
de limpieza presentacin agradable a
la vista.
f) ndices o tablas de contenido
Todo legajo de papeles de trabajo
debe contener un ndice o tabla de
contenido donde se indiquen los
temas principales que lo componen,
as como el cdigo de referencia
asignado cada uno.
g) Material estrictamente necesario
Los legajos de papeles de trabajo
deben contener solamente los docu-
mentos que se necesitan para sustentar
el trabajo del auditor. En el legajo
permanente aparecer la informacin
relativa al conocimiento de la unidad
auditada y en el legajo corriente las
cedulas analticas, cdulas sumarias,
las pruebas recolectadas y grcos, as
como los documentos que hacen refe-
rencia a la planeacin del trabajo.
h) Condencialidad
Los papeles de trabajo deben ser
cuidadosamente conservados por el
auditor, el conocimiento anticipado
por parte del auditado de las prue-
bas o vericaciones efectuadas de
los comentarios o recomendaciones
y de las conclusiones del trabajo de
auditora, le restan importancia a la
entrega formal del informe.
Por otro lado, la NIA 230. Docu-
mentacin sustentatoria, numeral 3,
especica lo siguiente que El audi-
tor deber adoptar procedimientos
para mantener la condencialidad
de los papeles de trabajo y su con-
servacin por un perodo suciente
para cumplir con los requerimientos
del ejercicio profesional y con los
requisitos legales o profesionales de
conservacin de registros.
i) Precisin
Los papeles de trabajo representan un
reejo visible de trabajo efectuado,
pensar, planear y luego preparar. Las
hojas de trabajo no deben presentar
situaciones dudosas o que se presten
a doble interpretacin.
j) No se debe escribir en libros o
documentos del auditado
Bueno, si en alguna ocasin es
necesario realizarlo, se debe tener
cuenta cuidado de escribir en lpiz
que facilite el borrado, el auditor
no debe dejar sobre los documentos
evidencias que permitan perder la
confidencialidad de los hallazgos,
excepto cuando la evidencia lo re-
quiere.
8. Valor agregado a los papeles
de trabajo
Adicionalmente, como conclusin se de-
termina de la elaboracin de los papeles
de trabajo se le agregar la referencia de
los documentos, registros y archivos de
fuente obtenidos como:
- Opinin y conclusin preliminar de
las evidencias obtenidas.
- Identificar la condicin, criterio y
causa de la observacin o evidencia
obtenida.
Por lo tanto, los papeles de trabajo de-
ben estar diseados y organizados para
responder a las circunstancias y las nece-
sidades del auditor, para cada auditora
en particular. En algunos casos, el uso de
los papeles de trabajo estandarizados:
Circularizacion de cartas, de saldos, re-
querimientos de informacin, arqueo de
fondos y valores, etc. Se puede mejorar
la eciencia con que son preparados
y revisados. Dichos papeles de trabajo
facilitan la delegacin de los trabajos
y a la vez proporcionan un medio para
controlar su calidad.