Como implementar los

Libros Electrnicos
Resolucin de Superintendencia N 248-2012/SUNAT
Llevado de Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios de manera electrnica.
ndice
I. ANTECEDENTES NORMATIVOS
II. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA
DE LIBROS ELECTRNICOS
2.1 Modelo de los Libros Electrnicos
2.2 Nombre de los Libros Electrnicos
2.3 El Programa de Libros Electrnicos - PLE
III. LLEVADO ELECTRNICO DEL REGISTRO DE VENTAS
E INGRESOS Y DEL REGISTRO DE COMPRAS
3.1 Ejemplo del llevado de un Registro de Ventas e Ingresos Electrnico
3.2 Ejemplo del llevado de un Registro de Compras Electrnico
IV. RECOMENDACIONES
3
Pg.
4
10
13
I. ANTECEDENTES NORMATIVOS
A partir del 01 de julio de 2010, los contribuyentes que obtienen rentas de tercera categora deben
llevar obligatoriamente s Libros y Registros Vinculados a Asuntos Tributarios de manera fsica
considerando los formatos establecidos por la SUNAT y podan optar por llevarlos de manera
electrnica, segn lo establecido por la Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT y
normas modificatorias.
Los que optasen por llevar los libros electrnicos deben afiliarse con carcter definitivo al
Sistema de Libros Electrnicos siempre que:
1. Est obligado a llevar algn Libro y/o Registro, sealado en el Anexo 1 de la RS. 286-2009/SUNAT.
2. Tenga en el RUC la condicin de domicilio fiscal habido.
3. No se encuentre en estado de suspensin temporal de actividades o de baja de inscripcin en el
RUC.
Por otra parte, a partir del 01 de enero de 2013, la Resolucin de Superintendencia N 248-2012/SUNAT
ha establecido la incorporacin obligatoria al Sistema de Libros Electrnicos a los Principales Contribuyentes
(PRICOS), de acuerdo a lo siguiente:
Deben llevar el Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de Compras de manera electrnica, a partir
del 01 de enero de 2013.
Deben presentar ante la SUNAT la informacin en detalle de los comprobantes de pago y documentos
autorizados que se anotaron en el Registro de Ventas e Ingresos y en el Registro de Compras.
Deben llevar el Libro Diario y el Libro Mayor (o el Libro Diario de Formato Simplificado, de corresponder)
de manera electrnica, a partir del 01 de junio de 2013.
Pueden llevar de manera voluntaria los libros y/o registros sealados a continuacin:
Libro Caja y Bancos
Libro de inventarios y Balances
Libro de retenciones inciso e) y f) del art. 34 de la Ley del Impuesto a la Renta
Registro de Activos Fijos
Registro de Consignaciones
Registro de Costos
3
Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas
Registro de Inventario Permanente Valorizado
II. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE LIBROS ELECTRNICOS
2.1. Modelo de los Libros Electrnicos
El Modelo de solucin, implementado por la SUNAT, para el llevado de libros electrnicos se puede
apreciar en el siguiente grfico:
2
3
5
6
7
8
4
Domicilio Fiscal
Otro domicilio
PRICO
ventas
CdR
ventas +
ventas
CdR
ventas +
Ventas
PLE INTERNET
BD LE
CdR
ventas
Constancia de
Recepcin
+
Firma SUNAT
CONTRIBUYENTE SUNAT
SW
Contable
propio
TXT
1
ventas
4
5
Los pasos establecidos en dicho Modelo son los siguientes:
El Contribuyente debe tener un software contable que permita generar archivos de formato
texto (.txt), de acuerdo a las estructuras establecidas en el Anexo 2 de la R.S. N
248-2012/SUNAT. Cabe sealar que los sistemas informticos deben ser ajustados para tal
efecto, sea que se trate de un ERP (por ejemplo el SAP) o de una simple hoja de clculo (por
ejemplo el Excel).
Asimismo, el Contribuyente deber instalar en su PC el software denominado PLE (siglas del
Programa de Libros Electrnicos), el cual permitir validar que la informacin de cada libro o
registro no contenga errores lgicos o de estructura, establecidos en el mencionado Anexo 2.
La validacin rpida de los archivos de formato texto permite generar un Reporte de Informacin
Inconsistente cuando hay errores en la informacin, sealndose la fila, la columna y la
descripcin por cada tipo de error, o un Reporte de Informacin consistente cuando no hay
errores en la informacin. Este proceso permite corregir la informacin oportunamente antes
de generar el libro oficial.
Slo cuando la informacin est totalmente validada por el PLE recin se puede generar el
libro electrnico que es el equivalente al cierre de un libro llevado de manera fsica. La generacin
implica la emisin de un archivo muy pequeo denominado Resumen el cual contiene
algunos totales, segn el tipo de libro que se trate, y adems contiene el Hash (algoritmo
matemtico que permite detectar si la informacin de un archivo no ha sido alterado). Una vez
generado el Resumen este puede ser enviado automticamente a la SUNAT. Cabe sealar
que el contribuyente, para poder interactuar con la SUNAT mediante el PLE, inicialmente debi
incluir en el mismo su RUC, usuario y clave SOL, de esta manera hay una conexin on line
con SUNAT de manera permanente. El envo del Resumen de cada Libro deber efectuarse
una sola vez luego de haber finalizado el mes o ejercicio al cual corresponde el registro de las
actividades u operaciones, segn sea el caso, manteniendo la correlatividad de perodos.
Luego que el Resumen es enviado mediante la conexin por internet, la SUNAT realizar
validaciones referidas a confirmar si el contribuyente se encuentra afiliado, si es la primera vez
que se enva el Resumen del libro y si hay una correcta correlatividad del periodo del mismo.
De estar todo conforme, el Sistema enviar dicho Resumen con la fecha y hora de respuesta
y la firma digital de SUNAT, pero el documento electrnico ahora se denominar Constancia
de Recepcin, el cual se enviar automticamente por internet a la PC del contribuyente.
4
3
2
1
5
LE 20131312955 20130100 140100 00 1 1 1 1.TXT
Libro
Electrnico (fijo)
RUC del
Generador
Periodo
Ao Mes Da
Identificador del
Libro: 14.1
Oportunidad
(slo LIB)
Operacin
(cierre)
Con informacin
Moneda
PLE (fijo)
6
El PLE recibir automticamente la mencionada Constancia de Recepcin y lo grabar
automticamente en un subdirectorio de la PC del contribuyente.
Por ltimo, el contribuyente deber almacenar en su domicilio fiscal dos (2) archivos: la
Constancia de Recepcin y el archivo de formato texto validado. Cabe resaltar que los 2
archivos sern considerados legalmente el libro electrnico.
En caso se trate de un Principal Contribuyente, ste deber almacenar un ejemplar adicional
del libro electrnico en un local diferente al domicilio fiscal. Dicho local se deber declarar en
el momento de la generacin del primer libro electrnico.
2. 2. Nombre de los Libros Electrnicos
Ahora bien el PLE slo reconoce aquellos archivos de formato texto cuyos nombres contienen en s
mismos informacin relevante, como se puede observar en el ejemplo siguiente:
En este caso, el nombre del archivo tiene las siguientes caractersticas:
LE (siempre es fijo y son las siglas de Libro Electrnico).
RUC del Generador (11 dgitos).
Perodo del Libro Electrnico (ao, mes y da en formato AAAMMDD)
7
8
6
7
Identificador del Libro Electrnico (Libro 14: Registro de Ventas e Ingresos, Sub-Libro: 01,
Sub-Sub-Libro: 00). En este caso este Libro slo tiene un Sub-Libro, pero hay otros que pueden
contener muchos Sub-Libros y los Resmenes de todos ellos deben ser enviados de manera
simultnea.
Cdigo de oportunidad: 00 (slo corresponde cuando se trata del Libro Inventarios y Balances).
Operaciones: 1 (con operacin) o 0 (sin operacin que significa que es el cierre del Libro Electrnico).
Contiene informacin: 1 (con informacin) o 0 (sin informacin que significa que el archivo est
vaco).
Moneda: 1 (moneda nacional) o 2 (moneda extranjera en dlares).
PLE: 1 (siempre es fijo y significa que el Libro Electrnico ha sido generado por el PLE)
2. 3. El Programa de Libros Electrnicos - PLE
El contribuyente deber tener presente que el PLE no es un software contable sino que es un aplicativo
desarrollado por la SUNAT que permite efectuar las validaciones necesarias a la informacin de los
Libros y/o Registros elaborados por el contribuyente afiliado o incorporado al Sistema de Libros
Electrnicos, a fin de generar el Resumen respectivo; y finalmente obtener la Constancia de Recepcin
de un libro electrnico por parte de la SUNAT.
Adicionalmente, el PLE tambin tiene otras funcionalidades, como:
La generacin y envo del Resumen del Libro Electrnico validado
La verificacin, que permite contrastar si la informacin de los Libros y/o Registros es aquella por la
que se gener la Constancia de Recepcin respectiva.
La consulta del historial, y
Los reportes de los libros y registros electrnicos.
Cabe sealar que el PLE considera un modo interactivo donde el contribuyente afiliado o incorporado al
Sistema de Libros Electrnicos podr validar los archivos textos y generar los libros electrnicos. Asimismo,
el PLE considera adicionalmente el Modo de Prueba que simula la validacin de la informacin contenida
en archivos de textos, que seran los potenciales libros electrnicos, de acuerdo a la estructura sealada.
Para ingresar al PLE en el Modo de Prueba, no es necesario que el usuario tenga Clave SOL para
utilizar el programa, basta con ingresar el nmero de RUC del contribuyente cuyos archivos de texto que
contienen informacin contable sern validados.
El PLE detecta los errores y seala el nmero de la fila y la columna as como el tipo de error, los cuales
pueden ser, entre otros, los siguientes:
El nmero de columnas del registro no coincide con la definicin del Libro
Campo es obligatorio
Formato incorrecto
Longitud incorrecta
El valor es incorrecto
El valor no se encontr en la tabla de parmetros
Campo debe ser correlativo
ndice duplicado
El registro presenta inconsistencias
Se ha excedido el lmite de errores encontrados
La fecha es mayor al periodo del Libro
La fecha es incorrecta
Indicador del estado es incorrecto.
Los montos deben ser excluyentes
El periodo del registro debe ser igual al periodo del libro para el indicador 1
El periodo del registro debe ser menor al periodo del libro para el indicador 8
El periodo del registro debe ser menor al periodo del libro para el indicador 9
La fecha debe ser menor o igual al periodo del registro
El periodo del registro para este libro no debe contener da
El periodo del registro para este libro debe contener da
8
El nmero correlativo es incorrecto para el indicador del estado 1.
El periodo del registro debe ser igual al periodo del libro para el indicador 2
El cdigo de plan de cuentas es incorrecto
Campo es obligatorio
La longitud del nmero de serie debe ser de 4
El periodo del registro contiene una fecha incorrecta
Solo se acepta positivos o 0.00
El valor es incorrecto
Solo se acepta negativos o 0.00
El periodo del registro no debe contener mes y da
El ndice es incorrecto
El porcentaje debe estar entre 0 y 100%
Numero de documento es incorrecto
Solo se acepta positivo o un nmero mayor a cero
No se acepta negativo
El tipo de cambio es mayor o igual a cero
El periodo no puede ser menor al 1902
El periodo no puede ser menor al 2010
Actualmente est vigente la versin 2.0 del Programa de Libros Electrnicos PLE la cual puede ser
descargada desde la pgina web de la SUNAT.
La nueva versin 3.0 del PLE ser puesta a disposicin el 31 de diciembre del 2012 y las novedades sern
las siguientes:
Esta nueva versin del PLE incluir totales de control (sumatorias acumuladas por estado) a efectos
de que los contribuyentes puedan cotejar con su informacin interna.
9
Se incluirn campos libres en las estructuras del Registro de Ventas e Ingresos y del Registro de
Compras. Dichos campos libres pueden o no ser utilizados a opcin del contribuyente.
El Resumen del Registro de Ventas e Ingresos y del Registro de Compras incluir el detalle de las
Facturas, de las Notas de Crdito y de las Notas de Dbito.
Se llevar un control automtico del plazo de atraso del llevado de libros electrnicos.
III. LLEVADO ELECTRNICO DEL REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS Y DEL REGISTRO DE
COMPRAS
3. 1. Ejemplo del llevado de un Registro de Ventas e Ingresos Electrnico
A continuacin se presenta un ejemplo de un Registro de Ventas e Ingresos correspondiente al mes de
enero del 2013 donde podremos apreciar las diferencias de la informacin contenida en los Libros
Electrnicos respecto de los Libros llevados de manera fsica.
Periodo: Enero 2013

As tenemos que los libros llevados de manera fsica tienen que considerar los formatos, los cuales tienen
como informacin mnima obligatoria desde la columna 1 (CUO/# Correlativo) hasta la columna n
(Libre).
Perodo Estado
CUO/#
Correlativo
Tipo
CdP
Serie Nmero BI IGV Libre
20130100 1 1 01 001 55 10,000.00 1,800
20130100 2 01 001 56 3,846.00 692 1
20130100 3 01 001 57 10,000.00 1,800 1
20130100 4 01 001 59 10,000.00 1,800 1
20130100 5 03 001 1234 0.00 0.00 2
LIBROS ELECTRNICOS
LIBROS FISICOS
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Dependiendo de la cantidad de informacin o filas que tenga el libro (denominada tuplas), puede tener
desde la fila 1 hasta la fila m y en el caso del ejemplo ser 5.
Los Libros Electrnicos tienen dos (2) columnas adicionales al de los libros llevados de manera fsica: la
primera columna (donde se consigna el periodo del Libro) y la ltima (donde se consigna el Estado).
Los Estados significan lo siguiente:
Estado 1: la anotacin corresponde al mes de emisin del Comprobante de Pago (Enero 2013). Ello
significa que toda la fila de informacin (tupla) pertenece al periodo cuyo Resumen ser enviado (por
tanto debe coincidir con el periodo consignado en el nombre del archivo texto).
Estado 2: corresponde a la anotacin del Comprobante de Pago anulado (Boleta de Venta N
001-1234). Cabe sealar que corresponde al mes de Enero 2013 por la correlatividad que corresponda.
Sin embargo, en el siguiente mes se advierten que se han incurrido en los siguientes errores u omisiones:
Hay un error en la anotacin de la Factura N 001-56 dado que fue emitida por $ 3,846 + IGV (Tipo
de cambio: 2. 60) debindose haber considerado el monto de S/ 10,000.00.
Se omiti registrar la Factura N 001-58 por el monto de S/ 10,000.00.
En tal sentido, al no poder modificarse el Registro de Ventas e Ingresos de Enero 2013, se deber hacer
la rectificacin correspondiente en el mes en que se detecte (Febrero 2013), tal como se aprecia a
continuacin:
Periodo: Febrero 2013
Perodo Estado
CUO/#
Correlativo
Tipo
CdP
Serie Nmero BI IGV Libre
20130200 1 1 01 001 60 10,000.00 1,800.00
20130200 2
2
01 001 61 10,000.00 1,800.00 1
20130200 3 08 001 24 100.00 1800 1
20130200 4 07 001 13 (200.00) (36.00) 1
20130100 6 01 001 58 10,000.00 1,800.00 8
20130100 01 001 56 10,000.00 1,800.00 9
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Perodo Estado
CUO/#
Correlativo
Tipo
CdP
Serie
Fecha de
emisin
Nmero BI IGV Libre
20130100 1 1 01 001 0015 1,000.00 180.00
20130100 2
6
3
01 001 3356 20,000.00 3,600.00 1
20130100 3 08 001 0867 500.00 90.00 1
20130100 4 07 001 3994 (300.00) (54.00) 1
20130100 5 01 001 8439 10,000.00 1,800.00 6
20130100 01 001 06542 100.00 18.00 7
05/01/2013
15/01/2013
20/01/2013
25/01/2013
05/01/2012
31/12/2011
20130100 01 001 3221 3,000.00 540.00 9 05/12/2012
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En este caso, los Estados significan lo siguiente:
Estado 1: la anotacin corresponde al mes de emisin del Comprobante de Pago (Febrero 2013)
Estado 8: la anotacin corresponde a un Comprobante de Pago omitido (Factura N 001-58) en un mes
anterior (Enero 2013). En este caso se est considerando el nmero correlativo correspondiente (6).
Estado 9: la anotacin corresponde a la correccin de la informacin de un mes anterior (Enero 2013)
por la anotacin incorrecta (se debi aplicar el tipo de cambio correspondiente a la Factura N 001-56).
3. 2. Ejemplo del llevado de un Registro de Compras Electrnico
A continuacin se presenta un ejemplo de un Registro de Compras correspondiente al mes de enero del
2013.
Periodo: Enero 2013
En este caso, los Estados significan lo siguiente:
Estado 1: La anotacin del Comprobante de Pago de compra corresponde al mes de emisin (Enero
2013).
Estado 6: El Comprobante de Pago de compra es anterior al mes declarado, pero dentro de los 12
meses siguientes a su emisin.
Estado 7: El Comprobante de Pago de compra es anterior al mes declarado, pero fuera de los 12 meses
siguientes a su emisin.
Estado 9: Corrige la informacin de un Comprobante de Pago de compra de meses anteriores.
Cabe precisar que en el caso del Registro de Compras los Estados 6 y 7 son de uso exclusivo y no se ha
previsto el uso del Estado 8 (Comprobantes de Pago omitidos).
IV. RECOMENDACIONES
Para una ptima implementacin de libros electrnicos se recomienda lo siguiente:
Revisar las estructuras de libros electrnicos publicadas por la SUNAT, en especial la ltima columna
(observaciones) que son las validaciones que efectuar el PLE.
Verificar que la cantidad de columnas coincida con el sealado por las estructuras.
Verificar que el nombre del archivo texto cumpla las reglas sealadas.
Verificar que los datos estn separados por |, denominado palotes (pipes).
Verificar que cada tupla de informacin (fila) empiece con el dato y termine con |.
Probar los archivos texto que genere los sistemas informticos del contribuyente mediante el modo
prueba del PLE e ir ajustando el programa informtico correspondiente para levantar las inconsistencias
sealadas de acuerdo con el tipo de error detectado.
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Ms informacin en:
- SUNAT Virtual (www.sunat.gob.pe)
- Central de Consultas:
Centros de Servicios al Contribuyente, en todo el pas.
- 0-801-12-100 (desde telfonos fijos, al costo de una llamada local)
- (01) 315-0730 (desde celulares)