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G estin de H oteles. Julio/Agosto 2000

Gestin de
mantenimiento
de activos hoteleros
Aplicacin de un sistema de gestin
de mantenimiento asistido por ordenador
a un establecimiento hotelero
G E S T I O N
A C T I V O S H O T E L E R O S
1. INTRODUCCION
Segn el diccionario, mante-
ner es la accin de conservar
una cosa en su estado inicial.
Despus de esta definicin tan
terica, hemos de descender a
la prctica diaria de los Depar-
tamentos de Mantenimiento.
Se trata de organizar y gestio-
nar el mantenimiento de toda
una serie de activos que han
de prestar servi ci o de forma
muy precisa a los usuarios de
los mismos. En este caso con-
creto del sector hotelero, los
usuari os fi nales son cli entes
que solamente perci ben una
imagen de calidad en funcin
de estos servicios.
Los Departamentos de Mante-
nimiento no son solamente res-
ponsables del buen funciona-
Por Jos Mara Gonzlez Valls
Creatividad y Tecnologa, S.A.
l objeto del presentetrabajo esexponer la problemtica del mantenimiento aplicada a losac-
tivoshoteleros. La complejidad delosserviciosquehoy da seprestan en el sector hotelero no
trasciendeal usuario, quesolamentesefija en una seriedeaspectosexternosdeestosservicios
y dela atencin querecibecomo cliente. Sin embargo, esta complejidad esevidentey la orga-
nizacin del mantenimiento esuna labor ardua.
El uso deprogramasinformticospermiteuna mejor gestin, reduciendo costesy aumentan-
do la productividad. En definitiva, mejorando la calidad del servicio.
Nuestra experiencia en el mantenimiento y el uso deestosprogramas, ha sido siemprepositiva.
E
G estin de H oteles. Julio/Agosto 2000
miento de los servicios, sino
que adems han de realizar la
planificacin de los trabajos,
con las menores paradas posi-
bles y en los momentos ade-
cuados. Han de realizar tam-
bin una administracin de los
recursos humanos y una ges-
tin tcnico econmica de la
subcontratacin. Han de con-
feccionar presupuestos y gestio-
nar repuestos. Tienen que ser
capaces de analizar la obsoles-
cencia de activos, basndose en
histricos de funcionamiento y
costes. Tienen tambin que te-
ner en cuenta los requisitos le-
gales de inspecciones reglamen-
tarias de determinados activos,
as como los requisitos de Con-
trol de Calidad y Medioam-
biental, sujetos a normativas
nacionales e internacionales.
Se trata, como vemos, de com-
paginar muchas variables e in-
tereses a veces contrapuestos.
La implantacin de Sistemas
de Gestin de Mantenimiento
Asi st i do por Ordenador
(GMAO) nos permitir pasar
de una estructura de costes e
inmovilizaciones de activos a
otra de beneficios, explotacin
de recursos y gestin de esos
activos. En los ltimos aos la
direccin de las empresas ha
ido comprendiendo que la ges-
tin del mantenimiento es un
componente fundamental en
la reduccin de costes y el au-
mento de la productividad. A
este cambio de mentalidad han
contribuido en gran manera
los programas informticos de
mantenimiento que permiten
planificar de forma personali-
zada, la conservacin y gestin
de los activos de una empresa.
2. ESTRUCTURA
DEL SISTEMA
2.1. Requerimientos
y Requisitos
Podemos afirmar que, de una
manera o de otra, el manteni-
miento afecta a toda la empre-
sa. Los responsables directos
del mantenimiento deben ase-
gurar el funcionamiento co-
rrecto de mquinas y equipos
en general, pero tambin es ne-
cesario asegurar la calidad, el
servicio, la seguridad, la conser-
vacin del patrimonio y la con-
servacin del medio ambiente.
La sel ecci n del si st ema
GMAO ha de reali zarse por
tanto atendiendo a los distin-
tos ti pos de requeri mi entos
que establezcan los diferentes
niveles jerrquicos de la em-
presa. En la Tabla I, se indican
para simplificar tres niveles je-
rrquicos y los requerimientos
principales.
La Direccin General como es
lgico, establecer unos reque-
rimientos de coste y eficacia
del programa sin descender a
ms detal l e. El Di rector de
Mantenimiento, como direc-
tamente responsable de la fun-
ci n, exi gi r que se pueda
aplicar a su organizacin, que
mejore la productividad de su
equipo y que le asegure la cali-
dad de funcionamiento. Los
tcnicos, responsables directos
del mantenimiento, exigirn
seguridad de funcionamiento
y facilidad de uso, as como
recibir la formacin adecuada
por parte del sumi ni strador
del GMAO, y contar con la
asistencia tcnica necesaria.
En lo relativo a los requisitos
que debemos considerar im-
prescindibles en un sistema de
GMAO, hemos establecido en
la Tabla II un primer listado,
sin que sea limitativo, ya que
cada responsable de manteni-
miento puede aadir otros re-
quisitos que l considere con-
venientes en su organizacin
de forma subjetiva. El enun-
ciado de los requisitos es sufi-
cientemente explicativo como
para que no haga falta un co-
mentario muy extenso. En el
apartado siguiente nos referi-
mos a las funciones que debe
prestar un programa de estas
caractersticas. La facilidad de
uso, aunque parece evidente
su exigencia, debemos contras-
tarla con las caractersticas de
nuestra propia organizacin.
La instalacin en red, puede
ser requi si t o i ndi spensabl e
tambin en funcin de nuestra
organizacin. La adaptacin a
nuestros activos resulta tam-
bin evidente. Al referirnos a
las garantas del editor, no so-
lamente queremos resaltar la
capacidad tcnica y solvencia
del autor del programa, sino
tambin su permanencia en el
tiempo. Nos hemos encontra-
do en algunas ocasiones, con
programas confeccionados a la
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Ta b la I
Programas de gestin
de mantenimiento
Re q ue rimie ntos
Dire c c in g e ne ra l
- Coste y eficacia
Dire c c in d e ma nte nimie nto
- Aplicabilidad, productividad y calidad
T c nic os d e ma nte nimie nto
- Seguridad y facilidad de uso
- Formacin y asistencia
Ta b la II
Programas de gestin
de mantenimiento
Re q uisitos
Funcionalidad
Facilidad de uso
Instalacin en red
Adaptacin a los activos
Garantas del editor
Costes de instalacin
Formacin
Certificado de calidad
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medida por la propia empresa
o por otras organizaciones, en
los que al cambiar las perso-
nas, no se ha dado soporte de
manteni mi ento al usuari o o
actualizacin con nuevas ver-
si ones. Lo mi smo podemos
decir de los costes de instala-
cin y de la formacin, que se-
rn muy elevados si acudimos
a desarrol l os i ndi vi dual es.
Igual nos llegar a ocurrir con
el Certificado de Calidad, si es
que estamos i nteresados en
que nuest ra organi zaci n
cuente con una homologacin
de este tipo.
2.2. La gestin
del mantenimiento
en un establecimiento
hotelero
El mantenimiento de un hotel
present a una probl emt i ca
concreta que conjuga los as-
pectos del mantenimiento de
un gran edificio (sistemas de
calefaccin y aire acondiciona-
do, sistema contra incendios,
sistema elctrico, fontanera,
et c.), con al gunos aspect os
propios de una planta de pro-
duccin (cocinas, obradores,
hornos, maquinaria de corte,
etc.) o de un almacn (cmaras
frigorficas, despensas, carreti-
llas, traspaletas, carros, etc.).
Tambin se tendrn en cuen-
ta, aquellos requisitos tcnicos
y legales relacionados con nor-
mativas de tipo tcnico, sani-
tario, de seguridad, etc., que
se han de observar en estos es-
tablecimientos.
Un Si st ema de Gest i n de
Mantenimiento Asistido por
Ordenador se di mensi onar
para adapt arse al modo de
operar que se siga en el hotel u
hot el es que gest i onemos, y
tendr la posibilidad de evolu-
cionar en funcin de futuras
necesi dades que se puedan
plantear (mantenimiento pre-
dictivo, enlace con autmatas,
conexin a otras aplicaciones
informticas existentes, etc.).
Por todo ello, el sistema debe-
r ser modular y configurable,
de forma que pueda adaptarse
a las particularidades de cada
centro y facilite la evolucin
futura de los sistemas.
2.3. Arquitectura
del sistema
En un hotel, el GMAO traba-
jar en configuracin monou-
suario, en un PC, pero es im-
portante que tambin se pue-
da trabajar en configuraciones
multiusuario para el caso de
que se quiera disponer de toda
la informacin de una cadena
de hoteles en un puesto servi-
dor, con di versos puest os
cl i ente para cada establ eci -
miento hotelero.
Normalmente el sistema estar
construido segn una arquitec-
tura cliente-servidor, basndose
en el protocolo de red TCP/IP
e integrndose en cualquier en-
torno informtico como una
aplicacin estndar ms.
Los programas que configuran
l a i nt erfaz de usuari o y l os
puestos cliente funcionarn en
Windows, debiendo existir so-
porte para toda la gama: Win-
dows 95, Windows 98 y Win-
dows NT.
La parte servidora deber po-
der basarse tambin en otros
entornos no Windows como
Novell o UNIX y en otras pla-
taformas hardware. La centra-
lizacin de las bases de datos
deber permitir racionalizar la
gestin del propio sistema, fa-
cilitndose a la vez los proce-
dimientos de copias de seguri-
dad. Por otra parte, el sistema
permitir configurar mltiples
parmetros de la i nstalaci n
en red, para adaptarse a los en-
tornos ms congestionados o a
las infraestructuras de red de
menor ancho de banda.
En cuanto al Sistema Gestor
de Base de Datos y al entorno
de ejecucin cliente-servidor,
el sistema se basar de manera
estndar en un software de Ba-
se de Datos, implementado y
soportado en una gran varie-
dad de entornos hardware y
software.
Se deber prever un si stema
abierto que permita conectarse
a otrasaplicacionesy a disposi-
tivosexternostalescomo: SCA-
DA, PLC, dispositivos portti-
les(Data Loggers), aplicaciones
de gestin, de contabilidad, de
personal, ERP's, etc.
3. FUNCIONALIDAD
DEL SISTEMA
3.1. Principios generales
Al seleccionar un softwarede
gestin de mantenimiento de
activos inmobiliarios, se deben
tener en cuenta todas las fun-
ciones que realiza y que per-
miten gerenciar y administrar
todas las actividades de mante-
nimiento.
En nuestra breve exposicin,
vamos a tratar de definir las
funcionalidades de estos siste-
mas que deben permitir reali-
zar el mantenimiento de todas
las i nstalaci ones y servi ci os,
adems de otra serie de fun-
ciones, tal como hemos refle-
jado en la Tabla III. Esta Tabla
no debemos contemplarla co-
mo limitativa.
Un Si st ema de Gest i n de
Mantenimiento Asistido por
Ordenador manej ar cuatro
grandes grupos de i nforma-
cin:
- El inventario de equipos e
instalaciones, organizado se-
G estin de H oteles. Julio/Agosto 2000
gn una estructura jerrquica
arborescente: con su codifica-
cin e informacin descripti-
va, informacin tcnica, coste
i ni ci al , cost es de mant eni -
miento, depreciacin, amorti-
zaciones, etc.
- Los trabajos que hay que rea-
lizar sobre los equipos e insta-
l aci ones: pl an de mant eni -
mi ento preventi vo, procedi -
mientos, inspecciones, rutas y
correctivos.
- El personal de mantenimien-
to: cualificacin, horarios, tur-
nos de trabaj o, absenti smo,
vacaciones, coste horarios, etc.
- La gestin del almacn de re-
puestos: stocks, kits de repues-
tos, costes asociados, etc.
3.2. Ficheros bsicos
Para empezar a dar de alta to-
da la informacin relativa a los
cuatro captul os anteri ores,
hay que contemplar una serie
de ficheros bsicos que se de-
ben tener en cuenta. Estos fi-
cheros, adems de permi ti r
que el programa funci one,
cruzando la informacin con-
tenida en ellos, nos permiten
agrupar l a i nformaci n de
muy di versas maneras, que
nos sern tiles a la hora de
hacer informes y consultas.
- Calendarios:
Este fichero nos permitir de-
finir distintos tipos de calen-
darios y asociarlos a las activi-
dades de mantenimiento, a la
contabilidad, a los proveedo-
res, etc. Cada calendario pue-
de referirse a un ao o a otros
perodos de t i empo segn
convenga (l ustros, tri eni os,
aos, semestres, tri mestres,
temporada alta, media y baja,
etc.). Asociado a los calenda-
ri os, estableceremos los das
festi vos y las vacaci ones del
personal, de manera que lue-
go, al definir trabajos, poda-
mos tener en cuenta das natu-
rales o das hbiles, laborables
o festivos, vacaciones o no.
- Departamentos:
Se definirn los distintos de-
partamentos en que se divide
el establecimiento, y sirve para
asignar las tareas de manteni-
miento y sus costes asociados,
y para preparar i nformes de
forma selectiva.
- Tiposdetrabajo:
Se defi ni rn di sti ntos ti pos
atendiendo a su naturaleza:
Correctivo Interno
Modificativo Interno
Correctivo Externo
Modificativo Externo
Preventivo Interno
Etc.
Preventivo Externo
En cualquier caso, el usuario
autorizado (ejemplo, el jefe de
mantenimiento) podr aadir,
eli mi nar o cambi ar ti pos de
trabajo segn sus necesidades.
- Cdigosdeprioridad:
Hacen referencia a la priori-
dad de unos trabajos frente a
otros. Los cdigos de priori-
dad sern defi ni bl es por el
usuario en nmero y en des-
cripcin. Por ejemplo se po-
dran definir tres cdigos de
prioridad: Urgente, Normal,
Baja.
- Cdigosdepreferencia:
Hacen referencia a la impor-
tancia de los equipos e instala-
ciones del hotel en el caso de
que se averen. Los cdigos de
preferencia sern definibles por
el usuario en nmero y en des-
cripcin. Un ejemplo podra
ser: Muy Importante (celda de
transformaci n, cal deras de
A.C.S, etc.), Importante, etc.
- Oficios, especialidades:
Se definirn aqu las categoras
laborales del personal que rea-
liza el mantenimiento, y si son
propios o externos. Por ejem-
plo, se podran definir:
Fontanero Externo
Electricista Externo
Jefe de
mantenimiento Interno
Oficial Interno
Ayudante Interno
Tambin sern definibles por
41
Ta b la III
Programas de gestin de mantenimiento
Func iona lid a d e s
Registro de activos: equipamientos, instalaciones, edificios
Dibujos, planos, esquemas, fotografas
Programacin por perodos de tiempo variables
Condiciones de funcionamiento
Ordenes de trabajo, documentos, garantas
Normas de seguridad, salud ambiental
Listados de piezas y herramientas
Datos de incidencias, tiempos utilizados
Inventario de existencias, cdigos de barras
Equipos de medicin
Control de costes y presupuestos
Informes y grficos
el usuario sin ningn tipo de
limitacin.
Este fichero estar muy rela-
cionado con el captulo gene-
ral de gestin de personal don-
de se definirn las personas f-
sicas que realizan el manteni-
miento.
- Tarifashorarias:
Para cada oficio o especialidad
se defi ni rn unos cdi gos y
unas tarifas horarias asociadas
que pueden ser tantas como
queramos; algunos ejemplos
son: tarifa horaria en jornada
normal, hora extra diurna, ho-
ra extra nocturna, hora extra
en domingo, hora extra en va-
caciones, hora extra localizable
con "busca", etc.
- Turnosdetrabajo:
Se definirn los turnos de tra-
bajo, su horario, su duracin,
y el nmero de das que va a
estar activo cada turno.
- Tiposdeturnos:
Se establecer la secuencia de
rotacin de los turnos en fun-
cin de que se trabaje a 2, 3
4 turnos, de forma estndar, o
en funcin de la secuencia de
rotacin que se establezca en
el hotel.
- Clasificacin deaveras:
Se trata de clasificar las averas
segn su naturaleza: mecnica,
elctrica, hidrulica, electrni-
ca, calibracin, limpieza, etc.
Esta clasi fi caci n deber ser
definible por el usuario tanto
en nmero como en su des-
cripcin.
- Tiposdeaveras:
Dentro de las categoras ante-
riores, se trata de describir con
ms detalle la avera (mal uso,
sobretensin, ruido excesivo,
temperatura muy alta, fallo de
diseo, corrosin, fatiga, des-
gaste, etc.) y definir si ha sido
un sntoma, una causa, una
avera propi amente di cha u
otros motivos. Tambin ser
total mente defi ni bl e por el
usuario.
- Estado deequipos
einstalaciones:
Este fichero servir para clasi-
ficar el estado de los equipos e
instalaciones del hotel: en fun-
ci onami ento, en reparaci n,
necesita calibracin, en alqui-
ler, etc. El estado de los equi-
pos deber ser definible por el
usuario, en su nmero y en su
descripcin.
- Estado delasOrdenes
deTrabajo:
Con objeto de conocer en to-
do momento la carga de traba-
jo que se tiene, habr que defi-
nir, entre otras cosas, el estado
de las rdenes de trabajo. Es-
tos estados sern defi ni bl es
por el usuario, como en el res-
to de los ficheros bsicos antes
mencionados, y algunos ejem-
plos podran ser: orden de tra-
bajo: abierta, impresa, suspen-
dida por otro trabajo, a la es-
pera de repuestos, completada,
completada salvo repuestos, o
archivada.
- Cdigosderetraso:
Al definir un trabajo de man-
tenimiento preventivo, se es-
tablecer un tiempo medio es-
timado para realizar ese traba-
jo, pero pueden existir retra-
sos no previstos que conviene
postul ar. Al gunos ej empl os
pueden ser: pausa para almor-
zar, mqui na demasi ado ca-
li ente, no se encuentran las
llaves, no hay repuestos, no
hay t ensi n para l a herra-
mienta, etc.
3.3. Estructura y
organizacin del
inventario de equipos
Para una mejor explotacin de
las posibilidades del GMAO,
el sistema estructurar y orga-
nizar los equipos e instalacio-
nes del hotel segn una jerar-
qua arborescente. El inventa-
rio de equipos y su organiza-
cin no se queda nicamente
en disponer de una ficha indi-
vi dual, si no que tambi n se
conocen sus relaciones y de-
pendencias dentro del hiper-
mercado.
Mediante esta estructura, de
longitud tericamente infini-
ta, se definirn los equipos e
instalaciones que van a ser ob-
jeto de mantenimiento. Tam-
bin se definirn dentro de es-
ta estructura equipos o instala-
ciones que no tienen identi-
dad fsica pero que organizati-
vamente constituyen un con-
j unt o de cl asi fi caci n. Por
ejemplo comn aire acondi-
cionado. Este tipo de organi-
zacin crea una relacin entre
el ement os, i ndependi ent e-
mente de la codificacin utili-
zada para i dent i f i car cada
equipo.
Aunque el nmero de niveles
sea ilimitado no tiene que im-
plicar que necesariamente se
utilicen estructuras excesiva-
mente desglosadas. S es reco-
mendable abrir ms la estruc-
tura en aquellos equipos o ins-
talaciones que presenten una
mayor complejidad, pero este
desglose no es necesario reali-
zarlo al principio ya que la es-
tructura es dinmica y adapta-
bl e y podr i r creci endo o
cambiando segn lo requieran
las necesidades del equipo de
mantenimiento.
As como la creacin de la es-
tructura se suele realizar de "lo
ms general" a "lo ms parti-
G estin de H oteles. Julio/Agosto 2000
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G estin de H oteles. Julio/Agosto 2000
cular", la explotaci n de los
datos y de la informacin aso-
ciada a ellos se realiza de "lo
particular" a "lo ms general"
con posibilidad de obtener da-
tos e i nformes acumul ando
por niveles. Mediante otro tipo
de parmetros tambin se po-
drn extraer de la estructura
datos e informes sin atender a
la clasificacin jerrquica de
los equipos. Se podrn conocer
por un lado, datos e informes
de cualquier componente con-
creto de la estructura y de su
repercusin sobre el grupo o
seccin al que est enlazado,
pero tambin se podrn extraer
de la estructura datos e infor-
mes atendiendo a otro tipo de
parmetros o clasificaciones.
Por ejemplo aquellos equipos
que sean del mismo fabricante,
aquellos cuya garanta finalice
en una fecha determinada, etc.
El registro de equipos e instala-
ciones se realizar a base de fi-
chas o planti llas de los mi s-
mos, que sern t ot al ment e
configurables por el usuario,
de manera que puedan existir
una ficha tipo para todos los
equipos, una ficha que sirva
para determinado tipo de m-
quinas, y/o una ficha particu-
lar distinta para cada mquina.
En cada ficha se incluir el c-
digo y la descripcin de cada
equipo o instalacin, se refleja-
rn las caractersticas del equi-
po, datos de su localizacin,
reas que asiste, centro de cos-
tes al que se asigna, datos del
fabricante y del proveedor, fe-
cha de compra, coste inicial,
mt odo de deval uaci n y
amortizacin, coste de mate-
riales y mano de obra que se
lleva gastado en el equipo, etc.
Adems de este captulo prin-
cipal, en cada ficha se podr
disponer de informacin tcni-
ca referente al equipo a mante-
ner, como potencia, capacidad,
carga mxima, voltaje, etc. En
cualquier caso, lo importante
es que sea defi ni bl e por el
usuario para adaptarse total-
mente a sus necesidades.
El registro de equipos e insta-
laciones dispondr de un siste-
ma de gestin de garantas en
el que se reflejan: el proveedor,
los trminos de las garantas,
las fechas en que stas expiran,
detalles contractuales, etc.
A cada una de las fichas se le
podrn aadir imgenes y pla-
nos en los que se indiquen de-
t al l es de cada el ement o a
mantener o la situacin de los
mismos en el conjunto. El pro-
grama dispondr de visualiza-
dores que permitan ver tanto
planos como imgenes escane-
adas en mltiples formatos.
Adems se podrn aadir do-
cumentos de texto de cual -
quier extensin que reflejen,
por ejemplo, manuales de ins-
trucciones, procedimientos de
seguridad y salud, normas y
reglamentos, u otros. Para ver
este ti po de documentos el
programa dispondr de un vi-
sualizador, de manera que no
sea necesari o tener en cada
puesto de trabajo la licencia
del programa de tratamiento
de textos correspondiente.
Tambin es til disponer en la
ficha de cada equipo o instala-
cin, de al menos una pgina
de texto de formato libre para
cualquier informacin adicional
que se quiera aadir a la misma.
En la ficha de cada equipo o
instalacin, se ir acumulando
un registro histrico de cual-
quier actividad que se realice so-
bre l, pudindose consultar, pa-
ra cada elemento, el historial del
mantenimiento, losperodosde
actividad, lashorasde mano de
obra dedicadas, las piezas utili-
zadas y los costes acumulados
de mano de obra, de piezasy to-
talesde ese equipo.
Para cada equi po podremos
ver el plan de mantenimiento
preventivo del mismo, el his-
trico de rdenes de trabajo
(con las personas que realiza-
ron cada trabaj o, el ti empo
que emplearon, los repuestos
que utilizaron, etc.), las rde-
nes de trabajo vigentes en cur-
so de ser realizadas, las piezas
de repuesto asoci adas a ese
equipo, los totales de repues-
tos y mano de obra que se han
utilizado en ese equipo duran-
te un perodo determi nado,
los defectos menores que tiene
el equipo y estn pendientes
de reparar, etc.
3.4. El Plan de
Mantenimiento
Preventivo
Para cada equipo o instalacin
se establecern un conjunto de
trabajos que compondrn su
plan de mantenimiento pre-
ventivo. Estos trabajos sern
lanzados:
a) Con una periodicidad de-
terminada (segn la frecuencia
que se les asigne).
b) Slo una vez.
c) Un nmero determinado de
veces (tambi n segn la fre-
cuencia que se les asigne).
d) Cuando sea necesario (por
43
Fig. 1.
ejemplo cada cien veces que
act e un mecani smo, cada
500 horas de funcionamiento,
cuando la temperatura alcance
un valor determinado, etc.).
Las tareas de mantenimiento
no planificado tendrn un tra-
tamiento aparte que se expli-
car ms adel ante. En cada
uno de estos trabajos o gamas
de mantenimiento se definir:
- El cdigo de la gama.
- El equipo al que se refiere.
- La descripcin del trabajo a
realizar.
- La persona o personas que
tienen que realizar el trabajo y
el tiempo estimado que les lle-
var hacerl o a cada uno de
ellos.
- Los costes extraordi nari os
que pudi era haber (port es,
desplazamientos, etc.).
- La pri ori dad del t rabaj o
(ejemplo: urgente, normal y
baja, establecido en el fichero
correspondiente).
- El tipo de trabajo (ejemplo:
preventivo interno, preventivo
externo, modificativo interno,
etc., establecido en el fichero
correspondiente).
- El departamento del que de-
pende el trabajo.
- El centro de costes al que se
asigna el trabajo.
- La periodicidad segn un ca-
lendario de das, semanas, me-
ses, aos.
- La si gui ente fecha en que
hay que realizar el trabajo.
- El t i po de das en que se
cuenta la programacin: das
laborables o das naturales.
- Si hay que tener en cuenta o
no los das festivos (habr que
definir previamente dichas fes-
tividades).
- Las reglas de programacin
de "fecha de ejecucin" y rela-
ciones "padre-hijo" entre tare-
as: teniendo en cuenta o no la
fecha de ejecucin de una ta-
rea que ha de realizarse, por
ejemplo, cada cinco das, ha-
br de variar o no la prxima
fecha en que se realice el tra-
bajo en funci n de si la vez
anterior ste se ha adelantado
o retrasado en un da; para las
reglas "padre-hijo" existen ta-
reas que anul an a otras, as
una revisin general que se re-
aliza cada seis meses anular a
la revisin parcial correspon-
diente que se realiza cada mes.
- Los repuestos necesarios para
realizar ese trabajo.
A cada trabaj o de manteni -
miento preventivo, igual que a
las fichas de los equipos, se le
podrn asociar documentos de
texto de cualquier extensin y
planos e imgenes escaneadas.
Adems se podr ver: la pro-
gramacin de ese trabajo para
un hori zont e det ermi nado
(ejemplo, para los prxi mos
tres meses), las rdenes de tra-
bajo asociadas a esa gama, y
tambin todas las gamas o tra-
bajos de mantenimiento que
haya para el equipo o instala-
cin sobre el que estamos tra-
bajando.
Las tareas de mantenimiento
no planificado tendrn un tra-
tamiento especial con objeto
de que el lanzamiento de la or-
den de trabajo correspondiente
se realice de forma inmediata y
el trabajo se haga lo ms rpi-
damente posible. As, habr un
botn especfi co para lanzar
trabajos no planificados, en el
que aparezca una pantalla en la
que se deber definir el equipo
a reparar y la persona que ha
de realizar la reparacin, pu-
dindose rellenar otros datos,
si fuera necesario, con poste-
rioridad al lanzamiento de la
orden de trabajo.
Tambin existir una funcio-
nalidad que permita emitir y
completar la orden de trabajo
con posterioridad a la ejecu-
cin del mismo, por si no ha
sido posible emitirla cuando se
recibi el aviso de avera.
El di seo de l as rdenes de
trabajo que salen impresas ser
definible por el usuario de for-
ma anloga a como se definen
las plantillas de las fichas para
dar de alta los equipos e insta-
laciones. As se irn escogien-
do campos de la base de datos
para confi gurar l a orden de
trabaj o escri ta que suele ser
una hoja en la que figuran da-
tos como por ejemplo: nom-
bre de la empresa o del esta-
blecimiento, n de orden de
trabaj o, equi po a mantener
con su cdigo correspondien-
te, descri pci n del trabajo a
realizar, personal que tiene que
llevarlo a cabo, etc. Tambin
deber haber espacio para que
los operarios completen la or-
den de trabajo: comentarios,
tiempo trabajado y repuestos
utilizados, fundamentalmente.
3.5. Gestin del
personal de
mantenimiento
3.5.1. Fichasdepersonal
El programa contendr un re-
gistro de fichas de personal en
las que aparecern sus datos
principales como su nombre,
cdigos de identificacin, fe-
cha de alta y baja, categora la-
boral, coste horario en horas
normal es y extraordi nari as,
nmero de horas que trabaja a
la semana, turnos de trabajo,
fecha de comienzo en ese tur-
no, fecha en que cambi a a
otro turno de trabajo, da que
vuelve al turno normal, etc.
Tambin se podrn aadir to-
do tipo de notas generales so-
bre el trabajador.
3.5.2. Registro deasistencia,
vacaciones, permisosy bajas
En este fichero se registrarn
todas las incidencias relativas a
G estin de H oteles. Julio/Agosto 2000
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la asistencia y ausencias del tra-
bajador a su puesto de trabajo.
Cada trabajador ser identifi-
cado mediante un nico cdi-
go y a l se asociarn el tipo de
ausencias (pudindose detallar
si se deben a vacaciones, enfer-
medad u otros motivos), el da
en que empieza la ausencia, el
da en que esta termina y el
turno de trabajo en el que se
incorpora el trabajador.
3.5.3. Registro deespecialidades
Por cada empleado se podrn
relacionar su especialidad, los
cursos de formaci n que ha
realizado, las reuniones a las
que ha asistido, una descrip-
ci n del curso, semi nari o o
reunin, el resultado del curso
(ejemplo, aprobado o suspen-
dido), la fecha en que obtiene
la cualificacin o el ttulo, el
da que expira el mismo si ne-
cesi ta renovaci n (carnet de
mani pul ador de al i ment os,
carnet de conducir para veh-
culos de un determinado tipo,
permisos de armas del perso-
nal de seguridad, etc).
El sistema permitir entre otros
la elaboracin de informes de-
tallados sobre la carga de traba-
jo, tiempos productivos y ren-
dimientos de cada empleado.
3.6. Gestin del
almacn de repuestos
Uno de los aspectos ms im-
portantes para llevar a cabo un
buen mant eni mi ent o es el
control de las exi stenci as de
piezas de repuesto y consumi-
bles. Demasiadas existencias
equivalen a capital inmoviliza-
do y a ocupar demasiado espa-
cio de almacenamiento. Pocas
existencias significan retrasos
en el mantenimiento, dismi-
nucin de la capacidad de pro-
duccin y un incremento de
los costes de aprovisionamien-
to en situaciones de urgencia.
En este contexto la ingeniera
de mantenimiento adquiere la
misma importancia que otras
reas de negocio. La compleji-
dad cada vez mayor de las ins-
talaciones y el incremento del
coste de los repuestos hacen
necesario un mtodo de con-
trol de existencias mejor que el
si mpl e est abl eci mi ent o de
unos niveles mximo y mni-
mo de stock.
Para ello el GMAO deber in-
corporar l as t cni cas ms
avanzadas de MRP (Material
Requirement Planning) estable-
ci endo una previ si n de l as
necesidades de existencias ba-
sndose en los planes de traba-
jos previstos y sus conjuntos
de piezas asociados, y en los
histricos de trabajos no pre-
vistos que requieren piezas en
el caso de averas.
Cada trabajo a realizar llevar
incorporado un conjunto de
pi ezas de repuesto a uti li zar
que ser gestionado por el sis-
tema. Tambin se podr incor-
porar informacin en forma
de texto o de imgenes.
Para cada tipo de repuesto el
sistema mantendr cuatro ba-
lances:
1. La cantidad que se ha reti-
rado.
2. La cantidad pedida a sumi-
nistradores.
3. La cantidad necesaria para
los trabajos lanzados.
4. La cantidad tericamentelibre.
En cuanto a la asignacin de
costes de los repuestos, sta se
podr realizar tomando como
referencia:
1. Costes estndar.
2. Costes medios.
3. Costes del ltimo pedido.
3.7. Consultas
e informes
En un sistema como el pro-
puesto, se podrn hacer ins-
tantneamente mul ti tud de
consultas acerca de los equi-
pos, la actividad que han teni-
do, l os trabaj os o gamas de
mantenimiento definidas, las
rdenes de trabajo en curso, el
histrico de rdenes de traba-
jo, el trabajo acumulado, etc.,
con slo pulsar en el botn
correspondiente.
Para la bsqueda de equipos
podremos utilizar el listado ge-
neral, ordenado segn el cdi-
go, podremos hacerlo en la es-
G estin de H oteles. Julio/Agosto 2000
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Fig. 2.
tructura de rbol, estructurada
por departamentos, reas, etc.
Adems de todas estas consul-
tas bsicas, el sistema incorpo-
rar de manera estndar una
serie de informes, que veremos
a continuacin, que permita a
los gestores del mantenimien-
to estar bien informados de las
actividades de mantenimiento
que se realizan y de cules son
sus costes, y les ayuden a la
hora de tomar decisiones.
I ndependi entemente de l os
anlisis e informes de tipo es-
tndar, el sistema estar prepa-
rado para elaborar informes a
medida, segn lo requiera el
usuario, utilizando alguna de
las herramientas informticas
para elaboracin de informes
que existen en el mercado co-
mo puede ser, por ej emplo,
Crystal Reports.
Los anlisis e informes tipo es-
tndar debern incluir:
. Informes sobre trabajos en
curso.
. Informes sobre trabajos ter-
minados:
- Informes de horas dedicadas.
- Informe de materiales utili-
zados.
. Anl i si s de l os pl anes de
mantenimiento.
. Informes de personal.
. Anlisis sobre equipos:
- Revi si n del val or de l os
equipos.
- Averas de equipos.
- Rendimiento de los equipos.
- Anlisis de garantas.
- Anl i si s de susti tuci n de
equipos.
- Anlisis de Pareto.
- Anlisis de MTBF.
. Anlisis de averas.
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