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Unidad N3.

Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad - Fase 2


Actividad: Documentacin de procesos
Llene la siguiente tabla de acuerdo a los integrantes que conforman su grupo
de trabajo.
Nombre del grupo:
Integrantes del grupo:

1. BARCELO NIETO JORGE DAVID
2. FAJARDO PEREZ CARMELO LUIS
3. GARZON ROSERO JHON JAIRO
4. GOMEZ CHAVEZ JENNIFER
5. HERNANDEZ BALDOVINO SUSANA MARCELA
Lder del grupo: FAJARDO PEREZ CARMELO LUIS

Al realizar la arquitectura documental del Sistema de Gestin de Calidad y una
vez estandarizada la estructura de manuales, procedimientos, formatos,
instructivos, listados y dems documentos necesarios para cumplir y mantener
el Sistema de Gestin de Calidad, se hace ineludible empezar con el proceso
de documentacin de dichos documentos de acuerdo a la lista de chequeo
definida en la actividad de la unidad N2 (Arquitectura documental del
Sistema de Gestin de Calidad). Para esto, el grupo de trabajo debe
solucionar los siguientes tres puntos:
1) Seleccin del orden de la documentacin: definan mediante una
grfica, diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia
u orden a seguir para iniciar la documentacin para cada uno de los
procesos institucionales de direccin, apoyo, misionales y de mejora
continua.





PROCESO Y
CODIGO
SUBPROCESO
Y CODIGO
PROCEDIMIE
NTO
CODIGO FORMATO CODIGO RESPONSABLE
Planeamiento
Estratgico
DIRECCION





Estructuraci
n Plan de
Accin
Instituciona
l





PLAESINS-PT-
339-OPLADI-
V02


Mapa Estratgico Institucional de la
Armada Nacional
PLAEST-ME-3-
JEPLAN-V01
Director Estratgico Mapa Estratgico a nivel componente
INS-ME-13-CIMAR-
V03
Mapa Estratgico Comando Brigada
OFLU-ME-10-
CIMAR-V01
Instructivo para el Diligenciamiento de
la Matriz del Plan de Accin Armada
Nacional
PLAESINS-IT-41-
JEPLAN-V03
Director Estratgico
PLAESINS-PT-
339-OPLADI-
V02
Formato de Hoja de Vida Indicadores de
Gestin
PLAESINS-FT-743-
OPLADI-V01
Jefe de Oficina de Planeacin y
Diseo
Matriz del Plan de Accin Armada
Nacional
PLAESINS-FT-364-
OPLADI-V05
Jefe de Oficina de Planeacin y
Diseo
Apoyo
Abastecimi
ento
Distribucin
de
Mercanca
ALMDIS-PT-
225-JOLA-V03
Orden De Suministro
ALMDIS-FT-1030-
JOLA-V01
Jefe de Almacn
Orden De Embarque
ALMDIS-FT-1031-
JOLA-V01
Jefe de Almacn
Salidas De Almacn
N/A
Jefe de Almacn
Oficio De Salida De Bienes N/A Jefe de Almacn
Plantilla De Creacin / Extensin
Materiales
N/A Jefe de Almacn
Misional

Accin
Integral
Elaboracin
Medios De
Comunicaci
n
Impresos
ACIN-PT-382-
JONA-V02
Autorizacin Boceto Y Elaboracin
Material.
ACIN-FT-1319-
JONA-V01
Jefe de Dpto. Accin Integral
Distribucin Medios Comunicacin
Impresos.
ACIN-FT-008-
JONA-V02
Cronograma Desarrollo Campaas
Institucionales Accin Integral General.
ACIN-FT-569-
JONA-V01
MEJORA Gestin de
Calidad
Procedimie
nto
Acciones
Preventivas,
correctivas
y de Mejora

GESCAL-PT-
158-OPLADI-
V07

Instructivo para Definicin y Anlisis de
Posibles Causas que Generen un
Problema.
GESCAL-IT-87-
OPLADI-V01
Jefe Oficina de Gestin de
Calidad.
Instructivo para el Diligenciamiento de
Acciones Preventivas y correctivas
GESCAL-IT-98-
OPLADI-V01
Acciones de mejora
GESCAL-FT-1478-
OPLADI-V01






2) Documentacin total de un proceso Misional o de Realizacin del
Producto/Servicio: de los procesos institucionales, seleccionen el que
debera documentarse primero de acuerdo al punto anterior,
posteriormente deben iniciar su completa documentacin, de modo que
luego de realizada, se garantice el cumplimiento de los requisitos
aplicables para el mismo, segn Norma ISO 9001:2008.

A. Definicin de la caracterizacin del proceso seleccionado.

PROCESO MISIONAL: ACCION INTEGRAL

Objetivo del Proceso: Neutralizar las acciones de guerra Polticas en la jurisdiccin y rea de responsabilidad.
Alcance del Proceso: Garantizar un enfoque efectivo hacia el cliente en trminos de calidad brindando
satisfaccin en los intereses de nuestros ciudadanos con apoyo permanente de nuestros hombres y mujeres
que ejercen campaas sociales de apoyo a la poblacin
Cdigo y fecha de aprobacin
ACIN-CT-6 JONA VER.04
04 FEB/14
PROVEEDOR ENTRADA E
INSUMO
ACTIVIDADES
CLAVES DEL
PROCESO
RESPONSABLE SALIDA DEL
PRODUCTO
CLIENTE
INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO
Proceso De
Planeamiento
Estratgico
Institucional
Ministerio
De Defensa
Poltica De
Consolidacin
Plan Estratgico
Accin Integral
Director Dpto.
Accin
Integral
Directrices
Estratgicas
Accin Integral
Procesos
Institucionales

Proceso De
Planeamiento
Presupuestal
Of. Prensa
Ministerio
De Defensa
Recursos
Financieros/
Boletines De
Prensa
Elaboracin De
Medios
Impresos De
Comunicacin
Impresos
Director Dpto.
Accin
Integral
Peridico
Institucional ,
Revista ,
Pagina Web
Procesos
Institucionales
Poblacin
Civil
Proceso
Misional
Entidades
Estatales
Informes de
Desmovilizacin,
Poltica de
Consolidacin,
Estudios de
reas.
Desarrollo de
Campaas
Institucionales
Director Dpto.
Accin
Integral
Proyecto de
Campaas
Institucionales.
Proceso Misional Poblacin
Civil


B. Realicen los manuales, procedimientos, instructivos de trabajo,
formatos, listados, y dems documentacin aplicable al proceso
seleccionado en el punto 2 que contribuyan a garantizar su adecuada
implementacin, mantenimiento y mejora continua.
MANUAL:
1. MANUAL DE CALIDAD
2. MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGOS.
3. MANUAL DE OPERACIONES PSICOLOGICAS.





PROCEDIMIENTOS:
1. PROCEDIMIENTOS DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOS
2. PROCEDIMIENTOS DE ANALISIS ESTRATEGICOS
3. PROCEDIMIENTO DE ELABORACION DE MEDIOS IMPRESOS
INSTRUCTIVOS DE TRABAJO:
1. INSTRUCTIVO ARCHIVO FOTOGRAFICO.
FORMATOS:
1. FORMATO DE DISTRUCION DE MATERIAL SONORO
2. FORMATO DISTRIBUCION MEDIOS COMUNICACION IMPRESOS
3. FORMATO ANEXO DE ACCION INTEGRAL
4. FORMATO DE APRECIASION DE ACCION INTEGRAL
5. FORMATO DE MEDIOS DE COMUNICACIN AUDIOVISUAL.
LISTADOS:
1. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS DE ACCION INTEGRAL.
DOCUMENTACION DE MANEJO:
1. OFICIOS.
2. SEALES
3. RADIOGRAMAS
4. MEMORANDOS
5. ACTAS
6. INFORMES
7. DIRECTIVAS
8. REGLAMENTOS
9. NORMAS.
Nota: la respuesta a este punto podr entregarse en ste documento o
enviarse de manera anexa a travs de compresores como WInZip o WinRar.
3) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo cada integrante del
grupo tras el desarrollo de la presente actividad.



Conclusiones



1.

2. SE DETERMINO EN EL PRESENTE TALLER LA SECUENCIA
DOCUMENTAL DE LOS PROCESOS, ASI MISMO LA INTERACCION ENTRE
ELLOS TENIENDO EN CUENTA LA PARTE ORGANIZACIONAL DE LA
ENTIDAD, IGUALMENTE LA IMPORTANCIA DE LA CARACTERIZACION
DEL PROCESO SELECCIONADO, EN LA CUAL SE DEFINE EL REQUISITO,
EL INSUMO Y EL RESULTADO DEL PROCESO DENTRO DEL
MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA ENTIDAD, SE DEFINIO TAMBIEN LA
PARTE DOCUMENTAL DEL PROCESO SELECCIONADO.

3.
4. EN EL SIGUIENTE TALLER APREND SOBRE LA ORGANIZACIN
DOCUMENTAL QUE TIENE QUE LLEVAR CADA PROCESO.



5.


Modo de entrega:

La actividad debe ser realizada por el grupo de trabajo conformado al
inicio del programa.
Cada aprendiz de manera individual debe subir a la plataforma el archivo
con el desarrollo de la actividad realizada de manera grupal.
Los aprendices que efecten la actividad de manera individual se les
descontar puntos en la nota final.

Criterios de evaluacin
Determina la secuencia e interaccin de un proceso.
Realiza la documentacin del proceso.