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CRCULOS DE CALIDAD


Introduccin e ndice
El objetivo de este trabajo es dar una visin general acerca de los Crculos de Calidad de forma que quede
claro para qu sirven y cmo llevar a cabo una estrategia para su implantacin en una empresa.
Definicin
Es un pequeo grupo de empleados que realizan un trabajo igual o similar en un rea de trabajo comn, y
que trabajan para el mismo supervisor, que se renen voluntaria y peridicamente, y son entrenados para
identificar, seleccionar y analizar problemas y posibilidades de mejora relacionados con su trabajo,
recomendar soluciones y presentarlas a la direccin, y, si sta lo aprueba, llevar a cabo su implantacin.
Atributos del Crculo de Calidad
- La participacin en el Crculo de Calidad es voluntaria.
- Son grupos pequeos, de 4 a 6 personas en talleres pequeos, de 6 a 10 en talleres medianos y de 8 a 12
en talleres grandes.
- Los miembros del Crculo de Calidad realizan el mismo trabajo o trabajos relacionados lgicamente, es
decir, suelen formar parte de un equipo que tiene objetivos comunes.
- Los Crculos de Calidad se renen peridicamente para analizar y resolver problemas que ellos mismos
descubren o que le son propuestos a su jefe.
- Cada Crculo de Calidad tiene un jefe que es responsable del funcionamiento del Crculo. Dicho jefe es,
por lo general, un supervisor que recibe formacin especial relativa a las actividades del Crculo.
- La junta de gobierno de la direccin establece los objetivos, poltica y pautas de las actividades de los
Crculos de Calidad, y sustenta el sistema de los crculos mediante los recursos adecuados y el inters de la
direccin.
Todo aquel que participa en un programa de Crculos de Calidad recibe formacin o informacin acorde con
el grado de participacin que tenga en el sistema.
Propsitos de los Crculos de Calidad
- Contribuir a desarrollar y perfeccionar la empresa. No se trata nicamente de aumentar la cifra de ventas
sino de crecer en calidad, innovacin, productividad y servicio al cliente, crecer cualitativamente, en
definitiva, es la nica forma de asentar el futuro de la empresa sobre bases slidas.





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- Lograr que el lugar de trabajo sea cmodo y rico en contenido. Los crculos aspiran a lograr que el lugar de
trabajo sea ms apto para el desarrollo de la inteligencia y la creatividad del trabajador.
- Aprovechar y potenciar al mximo todas las capacidades del individuo. El factor humano es el activo ms
importante y decisivo con que cuenta la empresa. Su potenciacin constante provoca un efecto multiplicador
cuyos resultados suelen sobrepasar los clculos y estimaciones ms optimistas.
Principios de los Crculos de trabajo
- Reconocimiento a todos los niveles de que nadie conoce mejor una tarea, un trabajo o un proceso que
aquel que lo realiza cotidianamente.
- Respeto al individuo, a su inteligencia y a su libertad.
- Potenciacin de las capacidades individuales a travs del trabajo en grupo.
- Referencia a temas relacionados con el trabajo.
Condiciones de los Crculos de trabajo
- Participacin voluntaria. El trabajador debe involucrarse libre y decididamente.
- Formacin. El reciclaje de las personas debe ser continuo y nunca rutinario. La formacin no slo debe
enriquecer al trabajador, sino, en esencia al ser humano en su plenitud ya que el conocimiento es una de
las necesidades y motivaciones bsicas de todo individuo.
- Trabajo en grupo. El espritu de equipo favorece una sana competencia entre los distintos crculos, y sta
se traduce en una superacin constante tanto en las ideas como en las soluciones aportadas.
- Grupo democrtico. Debe elegirse democrticamente a un lder.
- Respeto al compaero. Mritos colectivos y nunca individuales. Las ideas y mejoras surgidas como fruto
del trabajo de los crculos son patrimonio del equipo, y no de un individuo aislado.
- Grupo reducido. Funcionan mejor aquellos crculos compuestos por pocos individuos.
- Reuniones cortas y en tiempo de trabajo.
- Respetar el horario, una vez fijado ste.
- Reconocimiento explcito y formal, por parte de la empresa.
- Apoyo de la alta direccin
Actividades de un Crculo de Calidad
- Solucin de problemas. Fundamentalmente el crculo es un grupo solucionador de problemas. El proceso
de solucin de problemas se convierte en una secuencia integrada de acciones y empleo de tcnicas. Para
solucionar dichos problemas hay que pasar por unas etapas:
1. Identificar una lista de posibles problemas a tratar. Se suele emplear la tcnica de "brainstorming"
para obtener un listado lo suficientemente amplio que permita dar una visin ajustada del estado
actual del rea de trabajo.





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2. Seleccionar un problema a resolver. De la lista previamente elaborada el crculo elige un problema
que tratar de solucionar; se puede comenzar reduciendo la lista previa llegando a un consenso
sobre los problemas ms importantes.
La evaluacin de los problemas muchas veces requiere que previamente se realice una recogida y
anlisis de informacin y el empleo de algunas tcnicas como el anlisis de Pareto.
3. Clarificar el problema. Se trata de que todos los miembros comprendan por igual el significado e
implicaciones del problema seleccionado. Con tal fin puede ser til responder a cul es el problema,
y dnde y cundo se produce.

4. Identificar y evaluar causas. Hay que atacar al origen de ste; dirigido a eliminar la causa que lo
produca. Las posibles causas se organizan en un diagrama causa-efecto. Esta tcnica permite ver
grficamente de qu modo y desde qu rea del trabajo pueden actuar las posibles causas. Para
evaluar la probabilidad de que una de stas sea la responsable del problema se necesitar
informacin adicional. Toda esta informacin ayudar al crculo a llegar a un consenso sobre cul es
la causa ms probable del problema.

5. Identificar y evaluar soluciones. El crculo tratar de confeccionar un listado de soluciones
potenciales que, posteriormente, sern evaluadas por el grupo en funcin de determinados criterios.

6. Decidir una solucin. Con todos los datos disponibles, el crculo inicia una discusin para llegar a un
consenso sobre qu solucin parece en principio mejor que las dems.

7. Desarrollar un plan de implantacin de la solucin. Este plan debe explicar cmo ser ejecutada la
solucin elegida.

8. Presentar el plan a la direccin. Es recomendable incluir un clculo aproximado de los beneficios
que se esperan conseguir con el plan propuesto.

9. Implantar el plan. Si la direccin aprueba el plan presentado, los miembros del crculo se
responsabilizarn de su implantacin en su rea de trabajo.

10. Evaluar los resultados de la solucin propuesta. Desde su implantacin el crculo recoge y analiza
informacin sobre los resultados que el plan de implantacin de la solucin depara. No se trata de
averiguar si a corto plazo la solucin funciona, sino que es conveniente realizar un seguimiento a
largo plazo de sus efectos.

11. Optimizar los resultados de la solucin. No se trata de nicamente de solucionar problemas, sino de
prever su ocurrencia en zonas que an no los han sufrido.

12. Vuelta a identificar una lista de problemas. Con la solucin de un problema previo se da paso a un
nuevo ciclo de actividades encaminadas hacia el mismo fin.

Aspectos tcnicos de los Crculos de Calidad
Las tcnicas principales y bsicas que se utilizan en este contexto son:
- "Brainstorming" o generacin espontnea de ideas. Esta es una tcnica donde se procura que los
participantes den el mximo nmero de ideas sobre un tema propuesto, importando no la calidad de las
mismas sino su cantidad, y procurando que las ideas sean originales y creativas.





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- Tcnicas de registro de la informacin, principalmente la hoja de registro ("checksheet") y el muestreo.
Hoja de registro. Este instrumento permite al crculo organizar la informacin obtenida en un formato que
puede ser fcilmente entendido y analizado. En la parte izquierda se anotan los elementos, tems,
caractersticas o medidas a observar. La columna siguiente sirve para tabular; esto es, para anotar una
marca cada vez que se contraste el fenmeno correspondiente. La ltima columna se destina a las
frecuencias totales de cada tem.
Muestreo. Sirve para economizar al trabajar con una muestra representativa, en lugar de con toda la
poblacin de elementos. Existen dos tipos de muestreo: simple y sistemtico.
- Tcnicas de anlisis de la informacin, donde incluimos las tablas resumen de informacin, diversos tipos
de grficas (barras, lineales, circulares,...) y el anlisis de Pareto. Conseguimos obtener los datos en un
formato visualmente atractivo. Este marcado nfasis en lo visual es uno de los principios bsicos del Control
de Calidad.
- Tcnicas de anlisis de problemas, donde sobresale el diagrama causa-efecto. Este diagrama es una
representacin grfica de la relacin que existe entre las causas potenciales de un problema o efecto y el
problema o efecto mismo. Tambin se suele utilizar el diagrama de las seis palabras que es un mtodo para
explorar "lo que el problema es y lo que no es".
Evaluacin de la viabilidad de un programa de Crculos de Calidad
La evaluacin de la viabilidad se basa en el supuesto de que "los Crculos de Calidad no son aptos para
cualquier organizacin" y, por tanto, para reducir el riesgo de fracaso habr que evaluar la compatibilidad de
la organizacin con los supuestos de la tcnica.
Fitzgerald y Murphy proponen un mtodo para evaluar la receptividad de la organizacin al cambio en base
a tres niveles:
1. Nivel de mantenimiento. Hace referencia al grado de satisfaccin de la direccin con la forma en
que la organizacin opera actualmente. Una organizacin en crisis acepta el cambio en un esfuerzo
por encontrar una solucin a sus problemas, mientras que la organizacin que funciona
satisfactoriamente es ms probable que se resista a los esfuerzos de cambio que implican los
Crculos de Calidad.

2. Nivel sinrgico. Se pretende medir la condicin que existe cuando los individuos han encontrado
formas de trabajar en armona. Las actitudes organizacionales positivas y la existencia de grupos de
trabajo armoniosos facilitarn el cambio.

3. Nivel ambiental. Hace referencia a la influencia que ejercen las fuerzas externas a la organizacin
Cuanto mayores son las presiones ambientales externas, mayor es la probabilidad del cambio.
Puntos focales de los Crculos de Calidad
- Calidad. Se puede considerar como el gran objetivo de los Crculos; los mercados son cada vez ms
competitivos y los clientes tienen un mayor nivel de educacin y exigencia lo que provoca que la calidad sea
una preocupacin central para la mayor parte de las empresas.
- Productividad. Los crculos pueden colaborar a incrementar la productividad en un sentido ms amplio y
en todas las reas de la empresa. Viene a ser la resultante de una correcta aplicacin del conjunto de los
recursos de la empresa, un ndice fiable de que todos los recursos estn bien dirigidos y administrados.





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- Mejora de costes. El conocimiento de los costes evita el despilfarro y la mala administracin de los
recursos. Los Crculos de Calidad pueden colaborar decisivamente a la hora de reducir los costes de todo
tipo: administrativos, comerciales, transportes, etc...
- Motivacin. Gracias a los Crculos de Calidad se puede conseguir motivar de una forma constante a los
trabajadores, ofrecindoles oportunidades de participar en los objetivos de la empresa, y de sentirse
valorados por el trabajo bien hecho.
- Integracin. Los Crculos de Calidad facilitan la ruptura de los compartimentos estancos, y hacen que sus
integrantes conozcan el trabajo de los dems y comprendan mejor sus necesidades y problemas.
- Reorganizacin. Cuando la reorganizacin puede ser lenta en el tiempo, y no son necesarias decisiones
drsticas y urgentes, es una buena alternativa encomendar a los crculos el estudio de esta reorganizacin.



Informacin facilitada por la
Escuela de Negocios y Administracin de Empresas(ENAE)
ENAE: www.empresarios-as.com

http://usuarios.lycos.es/direccion/manuales/circulosdecalidad.html